Содержание
В данном параграфе рассмотри нормативно — правовую и нормативно — методическую регламентацию работы секретаря, которая включает в себя:
1. законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
2. указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
3. правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства; [45, c.36].
5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
6. государственные стандарты на документацию;
7. унифицированные системы документации;
8. общероссийские классификаторы технико-экономической информации.
9. государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ;
10. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
11. нормативные документы по организации архивного хранения документов [45, c.36].
В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации.
К законодательным и правовым актам в сфере документационного обеспечения управления относятся:
законы РФ;
указы и распоряжения Президента;
постановления и распоряжения Правительства;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
правовые акты органов правительственной и исполнительной
Выдержка из текста
Актуальность исследования заключается в том, что организация работы секретаря – это работа с документами, а работа с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.
Опыт, практика показывает, что правильно организованная работа секретаря предоставляет возможность стабильного получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более объективному ее управлению. Данный факт в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относится происходящего в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новым информационным технологиям. В связи с этим многократный объем информации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.
В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда секретаря, и как результат его работы. Поэтому эффективная деятельность неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования — процесса разработки и оформления документов.
С работой секретаря связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней. С каждым деловым документом проводится трудоемкая работа по составлению, перепечатке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащей информацию. Кроме того при необходимости производится копирование документов, их транспортировка как внутри организации, так и вне ее.
Секретарь работает со служебными документами, используемыми в текущей деятельности организации. Служебная документация в практике управления широко известна под названием управленческая документация.
Процесс создания секретарем служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технологию работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требует свое го методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей.
Деятельность секретарей всех уровней изучена и описана такими авторами, как В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Т.В.Кузнецовой, М.В.Стенюкова и др.
Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.
Целью написания дипломной работы является оценка эффективности деятельности секретаря и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.
Объект исследования – оценка эффективности деятельности секретаря.
Предмет исследования – оценка эффективности деятельности секретаря в ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ.
Задачи исследования:
1. Описать термин секретарь и его роль в управленческой деятельности учреждения;
2. Рассмотреть нормативно – правовую и нормативно – методическую регламентацию организации деятельности секретаря;
3. Раскрыть основные методы оценки эффективности деятельности секретаря;
4. Дать характеристику нормативно – правового и методического обеспечения деятельности секретаря в ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ.
5. Дать оценку эффективности деятельности секретаря ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ.
6. Разработать рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря в ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ.
Методологическая база исследования – системный и сравнительный анализ, беседа, наблюдение, хронометраж, фотография рабочего дня.
Практическая значимость состоит в том, что разработанные рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря в ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ могут быть использованы в практической деятельности ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ и повысить эффективность деятельности секретаря.
Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав и заключения.
Список использованной литературы
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Опубликованные источники:
1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) // Российская газета.- 1993. — 25 декабря.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 26.01.1996 N 14-ФЗ.
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ.
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 28 декабря 2013 г. N 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации».
6. Федеральный Закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ.
7. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ.
8. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
9. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ.
10. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ.
11. Федеральный закон «О языках народов РФ» от 25.10.1991 № 1807-1
1. Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
2. Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59–ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 01 июня 2005 года № 53–ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 25 июля 2011 года № 261–ФЗ «О персональных данных».
5. Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» от 01.07.2005
6. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) «О бухгалтерском учете»
7. Федеральный закон от 03 ноября 2006 г. К 1 74-ФЗ «Об автономных учреждениях».
8. Федеральный закон «Об образовании» от 17.12.2009 N 313-ФЗ.
9. Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях Российской Федерации».
10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
11. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
12. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
13. ГОСТ 6.10.5 – 87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
14. ГОСТ 6.10.4 – 84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
15. ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1970.
16. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
17. ГОСТ Р ИСО 22310-2009. «Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами».
18. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
19. «Инструкция по заполнению трудовых книжек» утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;
20. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37);
21. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 №152).
22. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 26 марта 2002 г. №23).
23. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002
24. Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552;
25. Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290;
26. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19).
27. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51;
28. Правила оказания услуг почтовой связи» (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221);
29. Правила оказания услуг телеграфной связи» (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222);
30. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).
31. Правила подготовки нормативно – правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», утвержденных постановлением Правительства РФ.
32. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения;
33. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
34. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536.
35. Единые нормы времени на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11 – 64.
36. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17 – 42.
37. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России 18 декабря 1992 г. №57).
Неопубликованные источники
38. Должностная инструкция секретаря в ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ от 15.01.2009 г. №1.
39. Номенклатура дел ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ от 13.08.2008 г.;
40. Положение об архиве ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ от 14.06.2007 г.
41. Устав ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ №32 от 29.05.2007 г.;
42. Штатное расписание ГБСУСОССЗН Учалинский ПНИ от 15.01.2006 г.
Литература
43. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 – 208 с.
44. Бобылева М.П. Управленческий докунтооборот: от бумажного к электронному. – М.: изд..дом МЭИ, 2010, — 295с.
45. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник/ М.И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2009 – 320с.
46. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3-е изд. – СПб:Питер, 2010 – 272 с.
47. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие 5-е изд., перераб. и доп. – М., 2010 – 624 с.
48. Делопроизводство: Учебник — Под редакцией Т.В. Кузнецовой – М., 2008 – 560 с.
49. Делопроизводство для секретаря Смирнова Е.П.: Издательство Омега – Л, 2010 г. – 152 с.
50. Делопроизводство. Образцы документов / Т. О. Айман. — М. : РИОР, 2004. — 251 с.
51. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Проспект, 2004. — 455 с.
52. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. — М.: Омега-Л, 2006. — 288 с. — (Б-ка типовых документов). — Библиогр.: с. 265
53. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению управления М. В. Стенюков. 6-е изд., перераб и доп. М. Приор, 2012. 192 с
54. Кузнецова В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2007.-320 с..
55. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб.пособие для вузов – 4-е изд.. – М., 2008 – 304 с.
56. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления // Секретарское дело. – 2011 – 308 с.
57. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство .- СПб.: Питер, 2008 – 224 с.
58. Митрофанов В.В. Оформляем кадровые документы: Настольная книга практика. – 3-е изд., перераб., доп. – М.: Альфа – Пресс, 2010. 315 с.
59. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.
60. Соколова, Ольга Николаевна. Документационное обеспечение управления в организации[Текст] : учеб. пособие / О. Н. Соколова, Т. А. Акимочкина. — 2-е изд., стер. — Москва : КноРус, 2013. – 155.
61. Труханович Л.В, Д.Л.Щур Справочник по кадровому делопроизводству. Образцы и формы документов с комментариями. – 7-е изд.,перераб. – М:Дело и Сервис, 2010 – 605 с.
62. Шувалова Н. Н., Иванова А.Ю. Основы делопроизводства и язык служебного документа: Учебное пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2009 – 396 с.
63. Янковая В.Ф. Секретарь – референт высокой кевалификации: Язык и стиль управленческих документов: Учебное пособие – 2-е изд., стереотип. М.Академия, 2011 г.-272с.
64. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. – С. 500–501.
Интернет-ресурсы
65. Отраслевой портал «Архивы России» – Доступно на: URL: http://www.rusarchives.ru/index.shtml (эдектронный ресурс, режим доступа – свободный).
66. Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления — Доступно на: URL: http://www.edou.ru/ens (эдектронный ресурс, режим доступа – свободный).
67. Информационно – правовой портал http://www.garant. ru..