Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2025 году: Комплексный академический анализ актуальных изменений, методик и вызовов

В мире, где скорость изменений превышает самые смелые прогнозы, а финансовые потоки становятся все более децентрализованными, аудит расчетов с подотчетными лицами перестает быть рутинной процедурой, превращаясь в стратегически важный элемент корпоративного управления. На сегодняшний день, до 30-40% всех ошибок и нарушений, выявляемых в ходе проверок финансово-хозяйственной деятельности, приходятся на расчеты с подотчетными лицами. Эта ошеломляющая статистика подчеркивает критическую важность глубокого понимания и систематизации подходов к аудиту в условиях динамичных экономических изменений 2025 года, усиления налогового контроля и всеобщего распространения удаленной работы, ведь именно здесь скрыты значительные риски как для финансовой стабильности, так и для репутации компании.

Настоящая академическая работа призвана не просто описать процесс аудита, но и предоставить всесторонний анализ актуальных вызовов и возможностей, стоящих перед специалистами. Мы погрузимся в лабиринты нормативно-правового регулирования, осмыслим цели и задачи аудита в изменившихся условиях, разберем до мельчайших деталей методологию планирования и процедур проверки, а также выявим самые изощренные схемы мошенничества и предложим пути совершенствования систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета. Эта работа ориентирована на студентов, аспирантов и практикующих специалистов, стремящихся к глубокому и всестороннему пониманию аудита расчетов с подотчетными лицами в контексте современных требований.

Нормативно-правовое регулирование и ключевые изменения 2025 года

Современный аудит расчетов с подотчетными лицами — это не только искусство, но и точная наука, основанная на строжайших нормативно-правовых актах и стандартах. В 2025 году ландшафт регулирования претерпел значительные изменения, которые требуют от аудиторов и бухгалтеров повышенного внимания и глубокой адаптации. Понимание этих новшеств критически важно для обеспечения достоверности финансовой отчетности и минимизации рисков, поскольку игнорирование даже малейших изменений может привести к серьезным штрафам и искажениям.

Законодательная основа аудиторской деятельности и бухгалтерского учета

Фундаментом, на котором зиждется вся аудиторская деятельность в Российской Федерации, является Федеральный закон №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Этот документ не просто определяет правила игры, но и постоянно эволюционирует, отражая новые вызовы экономики. В редакции 2025 года он продолжает формировать принципы независимости, компетентности и ответственности аудиторов, устанавливая рамки для их профессиональной деятельности.

Параллельно с ним действует Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который задает единые стандарты ведения учета и составления финансовой отчетности. Его последняя редакция 2025 года привнесла существенные изменения, направленные на усиление требований к обеспечению достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это означает, что организации теперь обязаны уделять еще больше внимания качеству и точности данных, а аудиторам приходится проводить более глубокую и тщательную проверку. Повышение ответственности за нарушения в сфере бухгалтерского учета также стало одной из ключевых новелл, стимулируя компании к более строгому соблюдению учетной дисциплины.

Нововведения в международных и федеральных стандартах

С 1 сентября 2025 года в силу вступил Федеральный закон №481-ФЗ от 26.12.2024 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Это событие ознаменовало новую эру в аудиторской практике, особенно в части раскрытия информации. Отныне аудиторские организации обязаны представлять аудиторские заключения о консолидированной финансовой отчетности в Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности (ГИРБО). ГИРБО, как единая база данных, становится централизованным хранилищем бухгалтерской отчетности, обеспечивая беспрецедентную прозрачность и доступность информации для заинтересованных пользователей. Этот шаг не только ужесточает контроль за аудиторской деятельностью, но и повышает значимость качественного и достоверного аудита, включая проверку расчетов с подотчетными лицами, которые могут влиять на консолидированную отчетность.

Одновременно с этим, мир аудита адаптируется к глобальным изменениям. С 15 июля 2025 года обязательны к применению пересмотренные Международные стандарты аудита (МСА) 260 «Информационное взаимодействие с лицами, отвечающими за корпоративное управление» и МСА 700 «Формирование мнения и составление заключения о финансовой отчетности». Эти поправки, связанные с обновлением Международного кодекса этики профессиональных бухгалтеров и правил независимости аудиторов, призваны значительно повысить качество и информативность аудиторских заключений.

• Поправки к МСА 260 (пересмотренный) обязывают аудитора более детально информировать лиц, отвечающих за корпоративное управление, о значимых вопросах, выявленных в ходе аудита. Это включает в себя не только прямые искажения, но и обнаруженные недостатки в системе внутреннего контроля, что напрямую касается расчетов с подотчетными лицами, являющимися одной из самых рискованных областей учета, поскольку именно здесь чаще всего встречаются нарушения, о которых необходимо сообщать.
• Поправки к МСА 700 (пересмотренный) направлены на повышение информативности аудиторского заключения в целом, в частности, через более подробное описание ключевых вопросов аудита. Для пользователей финансовой отчетности это означает возможность более глубокого понимания специфики деятельности компании и рисков, связанных, в том числе, с операциями подотчетных лиц.

В дополнение к этим глобальным сдвигам, с 2025 года введены более строгие и технологически продвинутые требования к аудиту на национальном уровне, включая новые федеральные стандарты бухгалтерского учета: ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» и ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность».

• ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», обязательный к применению с 2025 года, устанавливает новые, более жесткие требования к проведению инвентаризации активов и обязательств. Для расчетов с подотчетными лицами это означает необходимость более тщательного документирования, обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц, а также возможность использования современных технологий для учета и фиксации результатов. Это позволит более оперативно и точно выявлять отклонения и просроченную задолженность.
• ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность», утвержденный Приказом Минфина от 04.10.2023 N 157н, заменяет собой устаревший ПБУ 4/99. Основные отличия заключаются в большей детализации требований к составу и содержанию бухгалтерской отчетности, акценте на примечаниях как источнике раскрытия информации и значительном сближении с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО). Это потребует от аудиторов нового уровня детализации в проверке и раскрытии информации, касающейся расчетов с подотчетными лицами.

Указания Центрального Банка РФ и особенности расчетов

Нельзя забывать и о регулировании кассовых операций, которое напрямую влияет на расчеты с подотчетными лицами. Указания Центрального Банка РФ, такие как от 11.03.2014 № 3210-У, от 05.10.2020 № 5587-У и от 09.12.2019 № 5348-У, играют ключевую роль в формировании порядка выдачи и возврата денежных средств.

• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций и устанавливает, что индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе, что упрощает их расчеты с подотчетными лицами.
• Указание ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У значительно облегчило жизнь бухгалтерам и сотрудникам, разрешив перечисление наличных денег под отчет на банковские карты сотрудников, привязанные к зарплатному проекту. Однако это разрешение сопровождается строгим условием — необходимостью соблюдения целевого использования средств. Это новшество требует от аудиторов более тщательной проверки целевого характера расходов, оплаченных безналичным путем.
• Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У подтверждает лимит наличных расчетов между юридическими лицами в размере 100 000 рублей по одному договору. Это ограничение распространяется и на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами от имени юридического лица, что требует от аудитора контроля за соблюдением этого лимита.

Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году должны проводиться с учетом всех этих последних изменений и в строгом соответствии с утвержденным положением о расчетах с подотчетными лицами в каждой конкретной организации. Следует отметить, что с 1 ноября 2025 года ожидаются и другие важные изменения в бухгалтерском и налоговом учете, включая новые механизмы взыскания долгов и формы для Росстата, направленные на сбор более детализированной информации о финансовой деятельности организаций. Эти изменения, вкупе с уже введенными, создают сложный, но необходимый для понимания контекст аудита расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 1: Ключевые изменения в нормативно-правовой базе, влияющие на аудит расчетов с подотчетными лицами в 2025 году

Нормативный акт / Стандарт	Дата вступления в силу / Актуальность	Суть изменения	Влияние на аудит расчетов с подотчетными лицами
ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»	Редакция 2025 года	Усиление требований к достоверности отчетности и ответственности за нарушения.	Требует более глубокой и тщательной проверки операций, повышает риски и ответственность аудитора.
ФЗ №481-ФЗ «О внесении изменений…»	01.09.2025	Обязанность представлять аудиторские заключения о консолидированной отчетности в ГИРБО.	Повышает прозрачность и доступность информации, требует учета влияния подотчетных операций на консолидацию.
МСА 260 (пересмотренный)	15.07.2025	Уточнение требований к информированию лиц, отвечающих за корпоративное управление, о значимых вопросах и недостатках СВК.	Усиливает роль аудитора в выявлении и сообщении о недостатках СВК в части подотчетных лиц.
МСА 700 (пересмотренный)	15.07.2025	Повышение информативности аудиторского заключения, детальное описание ключевых вопросов аудита.	Требует более подробного раскрытия информации о значимых аспектах расчетов с подотчетными лицами в аудиторском заключении.
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»	2025 год	Новые требования к инвентаризации активов и обязательств, документированию, использованию технологий.	Влияет на процедуры проверки инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, требует проверки соблюдения новых правил.
ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность»	Отчетность за 2025 год	Большая детализация требований к составу и содержанию отчетности, сближение с МСФО.	Требует более глубокого анализа раскрытия информации о расчетах с подотчетными лицами в финансовой отчетности.
Указание ЦБ РФ № 5587-У	05.10.2020	Разрешение перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты при условии целевого использования.	Требует тщательной проверки целевого характера безналичных подотчетных расходов.
Указание ЦБ РФ № 5348-У	09.12.2019	Подтверждение лимита наличных расчетов между юрлицами (100 000 руб.).	Требует контроля за соблюдением лимита при наличных расчетах, осуществляемых подотчетными лицами.
Приказ Минфина России № 53	18.02.2025	План развития бухучета, отчетности и аудита до 2030 года, включая цифровизацию.	Обозначает вектор развития, стимулирует внедрение автоматизации и риск-ориентированного подхода в аудите подотчетных лиц.
Приказ Минфина России № 103н (форма 0504520)	15.06.2020	Утверждение формы авансового отчета для бюджетных учреждений в электронном виде.	Стандартизация форм для бюджетных учреждений, способствует автоматизации контроля.

Актуализация нормативной базы — это непрерывный процесс, и аудиторы должны быть на переднем крае этих изменений, чтобы обеспечить не только соответствие, но и предвидеть будущие тенденции в сфере учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами в современных условиях

В условиях высокой экономической динамики 2025 года, когда бизнес-процессы постоянно трансформируются под влиянием внутренних и внешних факторов, аудит расчетов с подотчетными лицами приобретает особую актуальность. Это уже не просто проверка документов, а комплексный анализ, направленный на обеспечение финансовой стабильности и предотвращение рисков.

Основная цель аудита расчетов с подотчетными лицами – это, прежде всего, установление правильности и достоверности данных операций, их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, а также подтверждение соответствия применяемой методики учета и налогообложения нормативным документам Российской Федерации. В современных условиях, когда налоговые органы усиливают контроль, а популярность безналичных расчетов и удаленной работы растет, риски нецелевого использования средств и ошибок в документальном оформлении значительно возрастают. Аудит призван стать надежным инструментом, подтверждающим достоверность данных статей отчетности и обеспечивающим руководство компании взвешенными, основанными на фактах управленческими решениями.

Для достижения этой глобальной цели, перед аудитом расчетов с подотчетными лицами ставятся следующие конкретные задачи:

1. Рассмотрение порядка учета и состава первичных документов: Эта задача включает в себя глубокий анализ всех документов, сопровождающих операции с подотчетными суммами, от заявлений на выдачу до авансовых отчетов и прилагаемых к ним оправдательных документов (чеков, квитанций, билетов). Аудитор должен убедиться в их наличии, правильности оформления, полноте и соответствии установленным требованиям.
2. Подтверждение своевременности погашения подотчетных сумм и их правильного отражения в учете: Нередко возникают ситуации, когда сотрудники задерживают возврат неизрасходованных средств или представление авансовых отчетов. Аудит должен выявить такие факты, оценить их влияние на дебиторскую задолженность и убедиться в корректности бухгалтерских проводок.
3. Проверка порядка инвентаризации расчетов: С учетом вступления в силу ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», эта задача приобретает особое значение. Аудитор должен убедиться, что инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится в установленные сроки, с соблюдением всех процедур и оформлением надлежащих документов, а ее результаты корректно отражаются в учете.
4. Оценка системы внутреннего контроля (СВК): Эффективная СВК является первой линией защиты от ошибок и злоупотреблений. В рамках аудита оценивается дизайн и операционная эффективность СВК учета расчетов с подотчетными лицами, что позволяет выявить слабые места и дать рекомендации по их устранению.
5. Установление целевого использования средств: Это одна из наиболее сложных и важных задач, особенно при использовании безналичных расчетов. Аудитор должен не только проверить наличие оправдательных документов, но и оценить экономическую целесообразность и соответствие расходов целям, для которых были выданы средства.
6. Соблюдение порядка возмещения командировочных расходов: Детальная проверка командировочных расходов, включая суточные, расходы на проживание, проезд, а также их соответствие установленным нормам и локальным нормативным актам организации. Особое внимание уделяется правильности начисления НДФЛ и страховых взносов на сверхнормативные расходы.
7. Контроль аналитического учета, сверка данных синтетического и аналитического учета: Аудитор должен убедиться в том, что данные аналитического учета (по каждому подотчетному лицу) совпадают с данными синтетического учета (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») и что отсутствуют ошибки, такие как «двойная задолженность».
8. Анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности: В контексте расчетов с подотчетными лицами это означает анализ просроченной дебиторской задолженности (невозвращенные авансы) и кредиторской задолженности (перерасходы, не возмещенные организацией), а также оценка их влияния на финансовое состояние компании.
9. Выявление незаконных и нецелесообразных расходов, оценка системы учета на предмет соответствия налоговому законодательству: Аудитор не только ищет прямое нарушение закона, но и оценивает экономическую обоснованность расходов, что особенно важно для целей налогообложения прибыли.

Высокая динамичность экономических процессов в 2025 году, обусловленная изменениями в налоговом законодательстве, ужесточением государственного контроля, геополитической напряженностью и волатильностью рынков, делает финансовый анализ трудоемким. В этих условиях эффективный аудит расчетов с подотчетными лицами становится не просто желательным, а необходимым элементом управления, позволяющим укрепить расчетную дисциплину, сократить дебиторскую и кредиторскую задолженность, минимизировать финансовые потери и, в конечном итоге, повысить качество и достоверность финансовой отчетности.

Планирование аудита: оценка существенности и аудиторского риска

Эффективный аудит начинается задолго до того, как аудитор впервые приступает к проверке документов. Он начинается с тщательного планирования – стратегического этапа, на котором закладываются основы для успешного и результативного исследования. Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами не является исключением, представляя собой сложный процесс, включающий изучение систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также формирование профессионального суждения аудитора при расчете уровня существенности и оценке аудиторского риска, в строгом соответствии с Международными стандартами аудита (МСА).

Планирование аудита предполагает разработку общей стратегии аудита по заданию, которая задает тон всей проверке. Эта стратегия затем детализируется в плане аудита, который определяет характер, сроки и объемы аудиторских процедур, а также распределяет ответственность между членами аудиторской команды. На этом этапе аудитор должен выявить особенности аудиторского задания, подтвердить цели отчетности, что крайне важно для эффективного планирования сроков и информационного взаимодействия с клиентом. Также проводится анализ значимых факторов, которые могут повлиять на аудит (например, изменения в деятельности компании, особенности ее СВК), и устанавливаются необходимые ресурсы для проведения проверки. Важно отметить, что аудит – это живой процесс, и при необходимости аудитор вносит изменения в общую стратегию и план аудита в ходе его выполнения. Главная цель планирования – обеспечить эффективное и результативное проведение аудита.

Изучение систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (СВК)

Прежде чем углубляться в детализацию операций, аудитор проводит всестороннюю оценку систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (СВК) экономического субъекта. Этот этап является краеугольным камнем планирования, поскольку качество и надежность СВК напрямую влияют на объем и характер дальнейших аудиторских процедур. Оценка СВК осуществляется с помощью специальных тестов, которые позволяют аудитору понять, насколько эффективно работают контрольные процедуры, призванные предотвращать и выявлять ошибки и искажения в учете, включая расчеты с подотчетными лицами.

Эффективная СВК учета расчетов с подотчетными лицами является неотъемлемой частью финансового контроля в любой организации. Она способствует предотвращению злоупотреблений, обеспечивает целевое использование денежных средств, повышает финансовую дисциплину и, в конечном итоге, укрепляет финансовую стабильность компании. Если система внутреннего контроля признается эффективной, аудитор может снизить объем детальных проверок по существу, переключив фокус на тестирование контрольных процедур. И наоборот, слабый контроль требует более обширных и глубоких аудиторских процедур для сбора достаточных аудиторских доказательств. На основании этой оценки разрабатывается детализированный план и программа аудиторской проверки.

Расчет уровня существенности

Концепция существенности — это не просто бухгалтерский термин, это настоящий компас, сопровождающий аудитора на протяжении всего процесса проверки, начиная с определения видов, объемов и сроков аудиторских процедур. Существенность – это величина или характер искажения (ошибки) в финансовой отчетности, которая могла бы повлиять на экономические решения пользователей этой отчетности. Уровень существенности определяется на стадии планирования аудита и служит ориентиром для аудиторской команды, указывая, на какие статьи финансовой отчетности следует обратить особое внимание для обеспечения ее общей достоверности.

Определение уровня существенности основано на глубоком изучении финансовой отчетности компании: баланса, отчета о финансовых результатах, а также сальдо ключевых счетов, групп однотипных операций, приходных и расходных статей. Важно понимать, что существенность – это не абсолютная величина, а относительный показатель, который зависит от величины показателя финансовой (бухгалтерской) отчетности и/или ошибки, оцениваемых в случае их отсутствия или искажения.

Международные стандарты аудита, в частности МСА 320 «Существенность при планировании и проведении аудита» и МСА 450 «Оценка искажений, выявленных в ходе аудита», предоставляют подробные указания по определению и применению существенности. Согласно этим стандартам, аудитору необходимо:

1. Выбрать показатели отчетности, характеризующие ее в целом. Обычно это такие агрегированные показатели, как прибыль до налогообложения, выручка, валюта баланса, собственный капитал, общие расходы.
2. Установить уровни существенности для выбранных показателей. Для этого используются процентные соотношения. Наиболее распространенными базовыми показателями для расчета уровня существенности являются: прибыль до налогообложения (обычно 5%), выручка от продаж (0,5-2%), валюта баланса (0,5-2%), собственный капитал (1-5%) и общие расходы (1-2%). Выбор конкретных показателей и их процентных соотношений зависит от специфики деятельности организации и целей аудита. Например, для некоммерческих организаций, где прибыль не является ключевым показателем, в качестве базы может быть выбрана выручка или общие расходы.
3. Определить «уровень незначительности». Это своего рода «порог», ниже которого искажения считаются настолько малыми, что их нет необходимости накапливать и анализировать. Обычно он составляет 5-10% от общего уровня существенности.

Кроме того, аудитор устанавливает процедурную существенность, которая представляет собой уменьшенное значение существенности. Этот показатель используется аудитором для снижения до приемлемо низкого уровня вероятности того, что суммарная величина неисправленных искажений, выявленных в ходе проверки, окажется выше существенности, выбранной для отчетности в целом. Иными словами, это своего рода «запас прочности», позволяющий аудитору быть уверенным, что даже сумма всех незначительных ошибок не приведет к существенному искажению финансовой отчетности.

Оценка аудиторского риска

Аудиторский риск – это объективно существующая вероятность того, что аудитор выразит некорректное аудиторское мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая содержит существенные искажения. Иными словами, это риск того, что аудитор не выявит существенные неточности и отклонения в бухгалтерской отчетности от реальных данных. Аудитор обязан оценивать аудиторский риск и разрабатывать процедуры, чтобы снизить его до приемлемо низкого уровня.

МСА 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения посредством изучения организации и ее окружения» предоставляет подробные указания по оценке аудиторского риска. Существует обратная зависимость между уровнем существенности и степенью аудиторского риска: чем выше уровень существенности (то есть чем большее искажение аудитор готов допустить, не считая его существенным), тем ниже аудиторский риск. И наоборот, чем ниже уровень существенности, тем выше аудиторский риск, поскольку аудитору придется искать даже мелкие ошибки.

Аудиторский риск традиционно состоит из трех взаимосвязанных компонентов:

1. Неотъемлемый риск (В_р): Это подверженность сальдо счета или виду операций существенным искажениям, которые могут возникнуть при отсутствии каких-либо соответствующих средств контроля. Например, операции с наличными деньгами, включая расчеты с подотчетными лицами, по своей природе имеют высокий неотъемлемый риск из-за возможности хищений или ошибок.
2. Риск средств контроля (К_р): Это риск того, что существенные искажения не будут предотвращены или не будут своевременно обнаружены и исправлены системой внутреннего контроля организации. Чем слабее СВК, тем выше контрольный риск.
3. Риск необнаружения (П_р): Это риск того, что аудиторские процедуры, выполненные аудитором, не обнаружат существенные искажения, существующие в сальдо счета или виде операций. Этот риск находится под прямым контролем аудитора и может быть снижен путем увеличения объема и качества аудиторских процедур.

Для оценки аудиторского риска используются два основных метода:

• Оценочный (интуитивный) метод: Основан на профессиональном суждении и опыте аудитора, его знании отрасли и клиента. Этот метод применяется для формирования первичной оценки рисков.
• Количественный метод: Использует математические модели для более точной оценки. Самая распространенная модель аудиторского риска выглядит следующим образом:

Ар = Вр × Кр × Пр,

где А_р — аудиторский риск (общий риск того, что аудитор не выявит существенные искажения);
В_р — неотъемлемый риск;
К_р — контрольный риск;
П_р — риск необнаружения.

Количественная оценка компонентов аудиторского риска (неотъемлемого риска (В_р), контрольного риска (К_р) и риска необнаружения (П_р)) часто осуществляется путем присвоения им значений в диапазоне от 0 до 1 (или в процентах) на основе профессионального суждения аудитора, результатов тестирования системы внутреннего контроля и оценки факторов, влияющих на вероятность искажений. Например, если операции с наличными под отчет оцениваются как высокорискованные, неотъемлемый риск может быть оценен в 0,8. Если система внутреннего контроля в этой области имеет серьезные недостатки, контрольный риск может быть установлен на уровне 0,5. Допустимый общий аудиторский риск (А_р) обычно устанавливается на низком уровне, например, 0,05. Исходя из этого, аудитор рассчитывает допустимый риск необнаружения (П_р), который должен быть достигнут путем проведения аудиторских процедур: Пр = Ар / (Вр × Кр). Это значение помогает определить необходимый объем и характер аудиторских процедур.

Тщательное планирование, глубокое изучение СВК, адекватный расчет существенности и всесторонняя оценка аудиторского риска – это гарантия того, что аудит будет проведен эффективно, а аудиторское заключение будет достоверным и полезным для пользователей финансовой отчетности.

Методики и процедуры аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

После тщательного планирования и оценки рисков, аудитор переходит к самому сердцу проверки – сбору аудиторских доказательств. Методики и процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами требуют глубокого понимания специфики этих операций, их документального оформления и потенциальных рисков. Цель этого этапа – получить достаточные и надлежащие аудиторские доказательства, чтобы сформировать обоснованное мнение о достоверности учета.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как показывает практика, нередко требует сплошного метода проверки, то есть анализа всех документов за соответствующий период. Это обусловлено высоким риском ошибок и злоупотреблений в данной области, а также относительно небольшим объемом операций по сравнению с другими статьями баланса. Однако, в организациях с большим объемом однотипных операций и, что критически важно, с эффективной системой внутреннего контроля (СВК), может применяться выборочный метод аудита. В таком случае выборка должна быть репрезентативной и достаточной для формирования обоснованного мнения, например, на основе статистических методов или профессионального суждения аудитора при условии низкой оценки контрольного риска. Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности и экономической обоснованности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Общие методы получения аудиторских доказательств

Для получения необходимых аудиторских доказательств аудитор использует разнообразный арсенал методов, позволяющих сформировать полную картину состояния расчетов с подотчетными лицами:

• Наблюдение (или участие в инвентаризации): Аудитор может присутствовать при проведении инвентаризации денежных средств в кассе или иных активов, приобретенных подотчетными лицами, для подтверждения их фактического наличия.
• Устный опрос: Проведение интервью с сотрудниками, участвующими в процессе расчетов с подотчетными лицами (бухгалтерами, руководителями подразделений, самими подотчетными лицами), для получения информации и разъяснений.
• Получение письменных подтверждений: Запросы на подтверждение остатков задолженности у подотчетных лиц, а также получение подтверждений от третьих лиц (например, поставщиков услуг, гостиниц) о проведенных операциях.
• Проверка документов:
  • Полученных от третьих лиц: Счета-фактуры, чеки, квитанции, проездные документы, предоставленные внешними контрагентами, для подтверждения факта и суммы расходов.
  • Подготовленных в организации: Авансовые отчеты, приказы о командировках, заявления на выдачу подотчетных сумм, регистры бухгалтерского учета.
• Проверка арифметических расчетов: Пересчет сумм в авансовых отчетах, проверка правильности вычислений суточных, остатков задолженности.
• Экономический анализ: Анализ динамики расходов, выявление аномалий, сопоставление показателей с аналогичными периодами или отраслевыми данными для выявления потенциальных рисков и искажений.

Детализированные аудиторские процедуры

Конкретные аудиторские процедуры в рамках проверки расчетов с подотчетными лицами включают в себя следующие шаги:

1. Проверка наличия распорядительных документов: Аудитор должен убедиться в наличии и актуальности приказа об учетной политике, в котором прописан порядок расчетов с подотчетными лицами. Также проверяются приказы (распоряжения) руководителя о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности по подотчетным суммам, о командировочных расходах, и журнала учета работников, выбывающих в командировки.
2. Проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под отчет, утвержденному руководством списку лиц, имеющих на это право. Это предотвращает несанкционированную выдачу средств.
3. Проверка соблюдения запрета на выдачу авансов сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные суммы. Это базовое правило финансовой дисциплины, и его нарушение является серьезным индикатором слабости внутреннего контроля.
4. Проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям. Аудитор анализирует содержание расходов и сопоставляет их с целями, указанными в заявлении на выдачу аванса или приказе о командировке.
5. Проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездных билетов и т.д.) по командировочным и другим расходам. Аудитор оценивает их подлинность, читаемость и корректность оформления.
6. Проверка правильности оформления авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов. Включает проверку всех обязательных реквизитов, подписей, дат.
7. Проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку. Отсутствие или некорректное оформление таких приказов может повлечь налоговые риски.
8. Сопоставление сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в Главной книге, а также кредитовых оборотов по этому счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли. Эта процедура позволяет выявить расхождения между синтетическим и аналитическим учетом.
9. Сверка сумм в представленных оправдательных документах с суммами, отраженными в авансовых отчетах.
10. Проверка соблюдения сроков представления авансовых отчетов в бухгалтерию и порядка их оформления.
11. Проверка полноты оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм. Если подотчетное лицо приобретало ТМЦ, аудитор убеждается в их постановке на учет.
12. Проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.
13. Контроль остатков на конец периода по счету 71 и движения по данному счету в журнале-ордере № 7 (или аналогичном регистре) на соответствие авансовым отчетам.
14. Проверка начисления НДС к возмещению из бюджета и наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям. При проверке начисления НДС к возмещению из бюджета по расходам подотчетных лиц аудиторы уделяют особое внимание наличию правильно оформленных счетов-фактур и первичных учетных документов, поскольку без счета-фактуры НДС к вычету не принимается, что является частой ошибкой и предметом претензий налоговых органов.
15. Проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции. Например, в целях налогообложения прибыли представительские расходы нормируются и могут быть отнесены на себестоимость продукции в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период. Важно, чтобы расходы были документально подтверждены и экономически обоснованы.
16. Использование тестов средств контроля в отношении эффективности функционирования систем учета подотчетных сумм и внутреннего контроля, а также процедур проверки по существу.
17. Аналитические процедуры для изучения результатов аудита и рассмотрения взаимосвязей отд��льных показателей (например, соотношение подотчетных сумм к выручке, динамика задолженности).

В некоторых случаях, при проведении инвентаризации, может потребоваться физическая проверка средств, находящихся у подотчетных лиц, если наличные деньги имеют большой удельный вес в остатке задолженности, или при наличии подозрений на злоупотребления.

Всегда следует помнить, что аудиторские доказательства — это информация, собранная аудитором в ходе проверки, и выводы, которые служат обоснованием аудиторского заключения. Источниками аудиторских доказательств являются первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность. Чем более убедительными и достаточными будут эти доказательства, тем более обоснованным и надежным будет аудиторское заключение.

Типичные нарушения, ошибки и схемы мошенничества при расчетах с подотчетными лицами

Практика аудиторских проверок неумолимо свидетельствует: расчеты с подотчетными лицами остаются одной из наиболее уязвимых областей бухгалтерского учета, где допускается наибольшее количество ошибок и нарушений. По данным аудиторских исследований, до 30-40% всех выявленных недочетов в финансово-хозяйственной деятельности компаний связаны именно с этой сферой. Это обусловлено множеством факторов: большим объемом операций, человеческим фактором, а также зачастую недостаточной эффективностью систем внутреннего контроля.

Нарушения документального оформления

Типичные ошибки в документальном оформлении операций с подотчетными лицами являются первым индикатором проблем в системе учета:

• Отсутствие документов на выдачу подотчетных сумм: Заявления сотрудника или распорядительного документа руководителя, подтверждающего факт выдачи средств и их целевое назначение.
• Несвоевременное предоставление авансовых отчетов: Задержки в предоставлении документов искажают учет, затрудняют контроль и увеличивают риски.
• Отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету: В условиях растущей доли безналичных расчетов, отсутствие четких правил перечисления денег на личные банковские карты сотрудников (даже если это разрешено ЦБ РФ) может привести к нецелевому использованию средств, сложностям в подтверждении расходов и рискам налоговых претензий.
• Неоформленные или ненадлежаще оформленные приказы (распоряжения) о командировках и отчеты о поездке: Отсутствие этих документов или их неполнота делает расходы неподтвержденными, что может привести к налоговым доначислениям.
• Нерасшифрованное содержание покупки в первичных документах или их ненадлежащее оформление: Размытые формулировки в чеках или актах затрудняют идентификацию расхода и его целесообразности.
• Отсутствие подписей должностных и подотчетных лиц на документах: Нарушение принципа документального подтверждения хозяйственных операций.
• Допущение подчисток и исправлений в документах: Признак, требующий повышенного внимания аудитора, может указывать на попытку сокрытия информации.
• Отсутствие подтверждающих документов к авансовым отчетам или их нечитаемость: Например, чеки ККТ без QR-кода, который позволяет проверить подлинность чека, могут быть отклонены налоговыми органами.
• Принятие к возмещению НДС на основании кассовых чеков без счета-фактуры: Согласно налоговому законодательству РФ, для принятия НДС к вычету требуется наличие счета-фактуры, и кассовый чек, даже с QR-кодом, без счета-фактуры не является достаточным основанием для возмещения НДС, за исключением строго определенных случаев, например, при оплате услуг такси, где чек может быть приравнен к БСО.
• Неправильная корреспонденция счетов и нарушение методологии отражения хозяйственных операций: Ошибки в бухгалтерских проводках, искажающие реальную картину расчетов.
• Ненадлежащий аналитический учет по счету 71: Например, «двойная задолженность за одним сотрудником», когда одна и та же сумма числится как невозвращенная дважды. Распространенной причиной этого являются ошибки в программном обеспечении, несвоевременное отражение операций, отсутствие сверки данных и недостаточный контроль со стороны бухгалтерии.
• Списание ТМЦ на себестоимость без оправдательных документов: Приобретенные подотчетными лицами материальные ценности должны быть оприходованы и списаны на основании соответствующих актов.

Нарушения порядка выдачи и использования средств

Эти нарушения непосредственно касаются движения денежных средств и их целевого назначения:

• Выдача денежных средств лицам, не входящим в утвержденный список: Отсутствие контроля над тем, кому выдаются подотчетные суммы.
• Выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не погасившим задолженность по ранее полученным суммам: Прямое нарушение Указаний ЦБ РФ и внутреннего регламента, создающее риски увеличения невозвратной дебиторской задолженности.
• Несоблюдение сроков возврата подотчетных сумм: Ведет к накоплению просроченной дебиторской задолженности.
• Нецелевой характер расходов: Покупки для личных нужд (одежда, бытовая техника, авиабилеты) вместо производственных целей.
• Превышение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами: Более 100 000 рублей по одному договору, установленный Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Это ограничение распространяется и на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами от имени организации.
• Возмещение затрат, не входящих в перечень командировочных расходов: Например, покупка страхового полиса при приобретении билета, если это не предусмотрено внутренним положением.
• Оплата проживания свыше установленных норм для командировочных: Нормы могут быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом. Для целей налогообложения прибыли есть ограничения, установленные Налоговым кодексом РФ.
• Неверный расчет или несоблюдение норм суточных расходов: Нормы суточных расходов для целей налогообложения прибыли составляют 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (ст. 217 НК РФ). Суммы, превышающие эти лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
• Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты сотрудников без должного оформления: Хотя Указание ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У разрешает это, если такие перечисления не оформлены должным образом и не подтверждены авансовыми отчетами, налоговые органы могут переквалифицировать их в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.
• Выплата зарплаты за счет подотчетных средств: Прямое нарушение кассовой дисциплины.
• Передача подотчетных сумм от одного лица другому: Нарушение принципа персонифицированной ответственности.

Схемы мошенничества и злоупотреблений

Мошенничество – это преднамеренное искажение информации с целью получения выгоды. Искаженные финансовые операции с подотчетными суммами могут привести к существенным финансовым потерям и подрыву доверия. Распространенные схемы включают:

• Намеренное хищение финансов бухгалтерами: Например, путем создания фиктивных авансовых отчетов или присвоения неизрасходованных сумм.
• Оформление несуществующих командировок: Создание фиктивных документов для выдачи средств из кассы, которые затем присваиваются.
• Подделка документов: Изготовление фальшивых чеков, квитанций, счетов-фактур с целью завышения расходов и присвоения разницы.
• Предоставление фальшивых документов на расходы: Документы от несуществующих контрагентов, дубликаты чеков, чеки изменённые с помощью графических редакторов.
• Вывод активов компании через подотчетные суммы: Списание дорогостоящего оборудования, которое физически отсутствует, или стройматериалов без указания объемов выполненных работ.
• Присвоение неизрасходованных подотчетных сумм: Невозврат остатка аванса после поездки или покупки.

Выявление и документирование нарушений аудитором

Выявление нарушений и мошенничества требует от аудитора не только внимательности, но и системного подхода:

1. Проверка авансовых отчетов: Аудитор проверяет авансовые отчеты как по форме (наличие номера, даты, ФИО подотчетного лица, сумм, назначения аванса, подписей), так и по существу отраженных операций (законность, экономическая обоснованность, целевой характер).
2. Особое внимание командировочным отчетам: Проверяется наличие отметок в командировочных удостоверениях (при их использовании), отсутствие подчисток, соответствие проездным документам и подтверждающим документам о проживании.
3. Анализ признаков «схем с подотчетом» по методикам налоговых органов: Налоговые органы обращают внимание на признаки «схем с подотчетом», такие как систематическое или многократное (например, в 2-3 раза) превышение сумм, выданных под отчет, над среднемесячным окладом сотрудника, особенно при отсутствии четкого экономического обоснования таких расходов. Также подозрение вызывают нецелевой характер расходов, отсутствие авансовых отчетов и подтверждающих документов.
4. Оценка системы внутреннего контроля (СВК): При выявлении мошенничества аудитор оценивает развитость системы внутреннего контроля, наличие кодекса корпоративной этики, частоту нетипичных операций. Для оценки развитости СВК аудитор может использовать такие общепризнанные методологии, как COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), которая включает в себя пять взаимосвязанных компонентов: контрольная среда, оценка рисков, контрольные действия, информация и коммуникация, мониторинг.
5. Анализ персонала: Оценивается персонал на предмет мотивации к искажению отчетности. Оценка мотивации персонала к искажению отчетности проводится путем анализа таких факторов, как давление руководства на достижение финансовых показателей, нестабильность финансового положения компании, система вознаграждения, основанная на краткосрочных результатах.

Все нарушения, встречающиеся при аудите, условно делятся на две группы: допускаемые бухгалтерской службой и руководством организации (системные ошибки) и возникающие по вине подотчетных лиц (индивидуальные нарушения).

Вся информация о фактах нарушений должна быть детально и объективно отражена в рабочей документации аудитора. Каждая помарка или оплошность, допущенные в бухучете, должны подтверждаться конкретными, достаточными и надлежащими аудиторскими доказательствами, что является залогом обоснованности аудиторского заключения.

Отчетность и информирование по результатам аудита

Завершающий этап аудита – это не только подведение итогов, но и эффективная коммуникация выявленных фактов и сформированных выводов. Качество отчетности и информирования заказчика определяет ценность проведенной работы и ее практическую применимость. В 2025 году к этому процессу предъявляются повышенные требования, особенно с учетом изменений в Международных стандартах аудита.

Основным документом, в котором аудитор выражает свое мнение о достоверности финансовой отчетности, является аудиторское заключение. Это официальный документ, имеющий юридическую силу и предназначенный для широкого круга пользователей. Помимо заключения, аудитор также составляет письменную информацию (отчет) руководству экономического субъекта по результатам аудиторской проверки. Этот документ носит более детализированный характер и предназначен для внутреннего использования, содержа в себе подробный анализ выявленных нарушений, недостатков и рекомендации по их устранению.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами могут быть представлены в виде структурированных отчетов или тестов проверки, которые наглядно демонстрируют сильные и слабые стороны существующих контролей. Это помогает руководству компании понять, где именно необходимы улучшения.

Ключевым принципом является полное и точное документирование. Вся информация о фактах нарушений расчетов с подотчетными лицами, выявленных в ходе аудита, должна быть тщательно отражена в рабочей документации аудитора. Эти записи служат основой для выводов и рекомендаций, обеспечивая их обоснованность и возможность проверки.

Аудитор обязан информировать заказчика о выявленных нарушениях в системе бухгалтерского учета и определять степень их влияния на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности. Это означает, что аудитор должен не просто констатировать факт ошибки, но и оценить ее качественное и количественное влияние, что особенно важно для принятия управленческих решений и минимизации налоговых рисков.

Все выводы и рекомендации аудитора, представленные заказчику, должны быть подтверждены конкретными аудиторскими доказательствами. Это обеспечивает объективность и убедительность аудиторского отчета. Текст аудиторского отчета логично завершается рекомендациями по исправлению текущего состояния дел и избежанию ошибок в будущем, что придает ему практическую ценность.

Международные стандарты аудита (МСА) играют центральную роль в регулировании вопросов отчетности аудитора. В частности, МСА 700 (пересмотренный) «Формирование мнения и составление заключения о финансовой отчетности» и МСА 260 (пересмотренный) «Информационное взаимодействие с лицами, отвечающими за корпоративное управление» устанавливают строгие требования к содержанию и форме аудиторских отчетов.

Важно отметить, что с 15 июля 2025 года вступили в силу изменения в МСА 700 и МСА 260, которые оказывают непосредственное влияние на аудиторские заключения и отчетность:

• Поправки к МСА 700 (пересмотренный) требуют от аудитора более детального раскрытия ключевых вопросов аудита. Это означает, что в аудиторском заключении должна быть представлена более полная информация о тех аспектах проверки, которые были наиболее значимыми для формирования мнения аудитора, включая, например, существенные риски, связанные с расчетами с подотчетными лицами, или сложности в получении достаточных аудиторских доказательств в этой области. Это повышает прозрачность аудиторского заключения и его информативность для пользователей.
• Изменения в МСА 260 (пересмотренный) акцентируют внимание на улучшении качества информационного взаимодействия аудитора с лицами, отвечающими за корпоративное управление. Это включает в себя не только обсуждение выявленных недостатков в системе внутреннего контроля, но и диалог о значимых рисках, включая риски мошенничества в расчетах с подотчетными лицами, а также о мерах, которые могут быть предприняты для их снижения. Такое проактивное взаимодействие способствует укреплению корпоративного управления и повышению эффективности функционирования компании.

Таким образом, процесс отчетности и информирования по результатам аудита расчетов с подотчетными лицами в 2025 году стал более сложным и ответственным, требуя от аудитора не только профессионализма, но и умения эффективно коммуницировать выявленные проблемы и предлагать конструктивные решения.

Рекомендации по совершенствованию системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Результаты аудиторской проверки — это не приговор, а скорее дорожная карта к улучшениям. По итогам аудита расчетов с подотчетными лицами могут быть даны конкретные, практически применимые рекомендации, направленные на устранение выявленных типовых ошибок и существенное повышение эффективности как системы внутреннего контроля (СВК), так и бухгалтерского учета. В условиях постоянно меняющегося законодательства и экономических вызовов, эти рекомендации должны учитывать современные правовые и технологические решения.

Совершенствование системы внутреннего контроля

Эффективная СВК является первой и главной линией защиты от финансовых рисков, ошибок и мошенничества. Ее совершенствование в части расчетов с подотчетными лицами включает:

1. Внедрение детализированных регламентов и инструкций:
   • Регламент расчетов с подотчетными лицами: Должен четко описывать порядок, сроки и ответственных за выдачу, использование и возврат подотчетных сумм, включая безналичные расчеты.
   • Инструкция для подотчетных лиц: Детально описывает требования к оформлению подтверждающих документов (чеков, счетов-фактур, накладных) для целей бухгалтерского и налогового учета, с акцентом на актуальные требования (например, QR-коды, необходимость счетов-фактур для НДС).
   • Установление предельно четкого порядка выдачи и возврата подотчетных сумм: Включая сроки, формы документов, ответственность за несвоевременное предоставление.
   • Особый контроль над оформлением авансовых отчетов и оправдательных документов: Обеспечение своевременности, полноты и корректности заполнения.
2. Регулярная оценка и оптимизация СВК:
   • Регулярная оценка СВК: Для выявления ошибок и просчетов, а также адаптации к меняющимся условиям.
   • Сосредоточение на критически важных направлениях контроля: Тех, которые имеют наибольшую оперативную значимость для бизнеса и наибольшие риски.
   • Четкое описание порядка организации контроля: Как, насколько часто, какие мероприятия, объекты и характеристики он затронет.
   • Установление целевых показателей (норм) для определения отклонений: Например, лимиты расходов, сроки отчетности, допустимый процент просроченной задолженности.
3. Распределение ответственности и развитие персонала:
   • Разработка подробных должностных инструкций: И наделение ответственных лиц полномочиями для самостоятельного принятия решений, что снизит нагрузку на высшее руководство.
   • Распределение персональной ответственности: За каждый объект контроля между конкретными должностными лицами.
   • Организация централизованного обучения сотрудников: По этическим правилам ведения бизнеса и внутренним регламентам.
   • Создание «горячей линии»: Для передачи информации о злоупотреблениях с обеспечением кадровой безопасности для сообщивших сотрудников, что способствует выявлению мошенничества.
   • Актуализация организационной структуры: Разграничение критических полномочий и распределение сфер ответственности, исключающее конфликты интересов.
   • Внедрение системы оплаты труда, ориентированной на результат: Стимулирующей выполнение контрольных процедур и соблюдение дисциплины.
4. Внедрение современных технологий:
   • Использование встроенного электронного контроля: Автоматизированные проверки соответствия лимитам, срокам, наличию документов.
   • Запуск непрерывного контроля на основе технологий XBRL (eXtensible Business Reporting Language): XBRL может быть использован для непрерывного контроля расходов подотчетных лиц путем стандартизации и автоматизированной обработки данных авансовых отчетов, что позволяет в режиме реального времени выявлять отклонения от установленных лимитов и политик, а также аномальные транзакции.
   • Исключение дублирующих функций контроля: Типичные дублирующие функции контроля в расчетах с подотчетными лицами могут возникать, например, когда проверку одних и тех же документов осуществляют как бухгалтер, так и руководитель подразделения, или когда проводятся многократные сверки без четкого разграничения ответственности. Их устранение достигается путем оптимизации бизнес-процессов, четкого распределения ролей и использования автоматизированных систем.

Грамотная организация СВК с дополнительной аналитикой по обоснованности затрат значительно повысит эффективность операционной деятельности и исключит неэффективное использование активов. Отчеты внешних аудиторов (включая «записки для руководства») могут содержать ценные рекомендации по устранению недостатков в системе контроля, и их анализ является важным этапом для разработки плана мероприятий по устранению выявленных проблем.

Совершенствование бухгалтерского учета

Оптимизация учетных процессов напрямую влияет на достоверность отчетности и минимизацию ошибок:

1. Разработка внутренних инструкций по первичным документам: Детализирующих требования к каждому типу документа (авансовый отчет, чек, счет-фактура) и порядок их предоставления.
2. Использование корректных бухгалтерских проводок: Для исправления ошибок (допроводки или «красное сторно») и обеспечения методологической корректности учета.
3. Улучшение организации и качества учета: Путем исправления и недопущения выявленных аудиторами недостатков, а также регулярного обучения персонала.
4. Снижение зависимости от человеческого фактора: Через предложенный порядок организации учета и аудита, внедрение автоматизированных систем и стандартизированных процедур.
5. Правильное ведение бухгалтерского учета и соблюдение бухгалтерской дисциплины: Регулярные сверки, контрольные процедуры, анализ сальдо счетов.
6. Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами: С учетом новых требований ФСБУ 28/2023, для выявления просроченной задолженности и содействие в разработке грамотных локальных нормативных актов по ее списанию или взысканию.

Меры по устранению типовых ошибок

Для целенаправленного устранения выявленных типовых ошибок рекомендуется:

• Наложение дисциплинарной ответственности: В соответствии с Трудовым кодексом РФ, наложение дисциплинарной ответственности (например, выговор) за непредставление авансового отчета или непредоставление подтверждающих документов возможно. Удержание задолженности из заработной платы допускается только по решению суда или с письменного согласия сотрудника, при этом размер удержаний ограничен 20% от зарплаты.
• Оформление недостающих документов: На выдачу подотчетных сумм и их визирование руководителем.
• Своевременное утверждение авансовых отчетов и возмещение перерасхода: В соответствии с внутренними сроками, прописанными в локальных актах.
• Исключение выдачи подотчетных сумм лицам, не состоящим в штате предприятия или не имеющим права на их получение.
• Минимизация количества возможных нарушений при расчетах с подотчетными лицами: Систематическая работа по предотвращению ошибок, которая позволит избежать претензий налоговых органов и значительно снизить финансовые риски.

Регулярные аудиты и внедрение рекомендаций аудиторов не просто корректируют текущие недочеты, но и способствуют стратегическому повышению эффективности корпоративных процессов, снижению уровня риска и укреплению финансовой стабильности организации в долгосрочной перспективе.

Заключение

Путешествие по миру аудита расчетов с подотчетными лицами в 2025 году, которое мы совершили, открыло перед нами сложную, но крайне важную картину. В условиях беспрецедентной динамики экономических процессов, усиливающегося налогового контроля и стремительного развития цифровых технологий, эта область бухгалтерского учета перестает быть лишь технической процедурой, трансформируясь в критически важный элемент корпоративного управления и финансовой безопасности.

Мы увидели, как новейшие нормативно-правовые акты – от Федерального закона №402-ФЗ с его ужесточенными требованиями к достоверности отчетности до ФЗ №481-ФЗ, обязывающего предоставлять аудиторские заключения в ГИРБО, – формируют новую реальность для аудиторов. Детальные поправки к Международным стандартам аудита (МСА 260 и 700), вступление в силу новых ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» и ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность», а также актуальные указания Центрального Банка РФ – все это требует от специалистов не просто поверхностного знания, а глубокого понимания их практического влияния на методологию и процедуры проверки.

Основной вывод нашего исследования заключается в том, что современный аудит расчетов с подотчетными лицами требует комплексного, многоуровневого подхода. Это не только подтверждение достоверности и соответствия нормативным актам, но и стратегический инструмент для укрепления расчетной дисциплины, минимизации дебиторской задолженности и предотвращения мошенничества. Мы подробно рассмотрели этапы планирования, где критически важны адекватная оценка существенности и аудиторского риска, а также тщательное изучение систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Особое внимание было уделено детализации аудиторских процедур – от проверки распорядительных и подтверждающих документов до сопоставления данных синтетического и аналитического учета, а также специфике контроля НДС и представительских расходов. Наш анализ типичных нарушений и изощренных схем мошенничества подчеркнул уязвимость данной сферы и обозначил ключевые «маркеры», на которые следует обращать внимание аудитору, включая специфические признаки, используемые налоговыми органами.

Предложенные рекомендации по совершенствованию системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета, учитывающие как правовые нюансы (например, нормы ТК РФ при удержаниях), так и технологические инновации (такие как потенциал XBRL для непрерывного контроля), представляют собой уникальный вклад в академическое и практическое понимание темы. Эти рекомендации выходят за рамки общих советов, предлагая конкретные шаги по внедрению регламентов, распределению ответственности, обучению персонала и использованию современных инструментов для повышения эффективности.

Таким образом, данное исследование не только систематизирует актуальную информацию, но и подтверждает значимость комплексного и постоянно обновляемого подхода к аудиту расчетов с подотчетными лицами. В условиях постоянно меняющегося законодательства и экономических вызовов, лишь глубокое понимание всех аспектов этой работы позволит обеспечить финансовую стабильность и прозрачность, столь необходимые для устойчивого развития любой организации.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон №402-ФЗ от 06 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями).
2. Федеральный закон от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (в редакции от 08.03.2015г.).
3. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006). Утвержден Приказом Минфина РФ от 27 ноября 2006 г. №154н.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (ПБУ 18/02). Утвержден приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. №114н.
5. План счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств», утвержденное Приказом Минфина РФ №11н от 02.02.2011 г. (ПБУ 23/2011).
7. Положение Центрального Банка России от 12 октября 2011 года №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
8. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
9. Постановление правительства РФ от 02 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств Федерального бюджета».
10. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002г. №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
11. Указание Центрального банка РФ от 14.11.01 г. №1050-у. «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами».
12. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У (в редакции Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 года №2003-У).
13. Налоговый Кодекс РФ.
14. Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 26.12.2024 N 481-ФЗ (последняя редакция).
15. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 2007. — 464 с.
16. Алибеков Ш.И. Источники информации при аудиторской проверке и ревизии по поручению правоохранительных органов / Ш.И. Алибеков // Финансы. 2008. №4. С.63-65.
17. Анализ системы внутреннего контроля // Аудит и налогообложение. 2010. №11. С.29-32.
18. Арабян К.К. Организация и проведение аудиторской проверки. М.: ЮНИТИ, 2012. – 384 с.
19. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова др.; Под ред. проф. В.И. Подольского – 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2011. — 583 с.
20. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет. Учебник для ВУЗов. 3-е изд., перераб. и доп. Изд.: Вузовский учебник, 2010. – 587 с.
21. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. – 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 2009. — 528 с.
22. Колосова Е.В., Шеин Р.В., Шиленко С.И. Основы аудита. Учебник. Издательство Кнорус, 2009. – 152 с.
23. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 717 с.
24. Корнеева Т.А. Контроль и ревизия в схемах и таблицах. Учебное пособие. Эксмо, 2011. – 352 с.
25. Кочинев Ю.Ю. Аудит: Теория и практика. 5-е изд. – СПб.: Питер, 2010. – 448 с.
26. Лытнева Н.А., Парушина Н.В. Оценка и инвентаризация имущества, обязательств и капитала. Изд.: Бухгалтерский учет, 2007. – 272 с.
27. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами // Главбух — 2012 — № 9.
28. Парушина Н.В. Кыштымова Е.А. Аудит: основы аудита, технология и методика проведения аудиторских проверок. Издательство Форум, 2012. – 560 с.
29. Проданова Н.А. Внутренний аудит, контроль и ревизия. – М.: ООО ИИА «Налог Инфо», ООО «Статус-Кво 97», 2006. – 292 с.
30. Пугачев В.В. Внутренний аудит и контроль. Организация внутреннего аудита в условиях кризиса. Дело и Сервис, 2009. – 224 с.
31. Рогуленко Т.М., Пономарева С.В. Аудит. Учебник. Изд.: Кнорус, 2010. – 416 с.
32. Цеханов О.В. Методика подготовки и проведения аудиторской проверки // Экономист лечебного учреждения. №9, 2010. – с. 25-32.
33. Четыркин Е.М. Выборочные методы в аудите. 2-е изд., перераб. и доп. Кнорус, 2010. – 131 с.
34. Юдина А.В. Основы аудита. Учебное пособие. Кнорус, 2011. – 352 с.
35. 402-ФЗ о бухгалтерском учете: последняя редакция 2025 года — Главбух.
36. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» 2025, 2021 — Договор-Юрист.Ру.
37. Новые требования к аудиту в 2025 году — ЮРКОМКомпани.
38. Поправки в МСА 260, 700 — в отношении каких аудиторских заключений применять — Audit-it.ru.
39. Информационное сообщение Минфина России 13 января 2025 г. № ИС-аудит-75 «Новое в аудиторском законодательстве: факты и комментарии». Пресс-центр СРО ААС.
40. Минфин России рассказал о нововведениях в аудиторском законодательстве.
41. Изменений в МСА 700 и МСА 260 с 15 июля 2025 года — Audit-it.ru.
42. Обязательный аудит 2025: новые правила и риски — Группа Финансы.
43. О введении в действие актуальных версий МСА 700 и МСА 260. Пресс-центр СРО ААС.
44. Что изменится в порядке представления аудиторских заключений начиная с отчетности за 2025 год? — 1С:ИТС.
45. Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году: изменения, порядок выдачи.
46. Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году — Учет. Налоги. Право.
47. Федеральный закон от 26.12.2024 N 481-ФЗ — Контур.Норматив.
48. Новые поправки в МСА — Мэйнстей.
49. Минфин обновил международные стандарты по аудиту — Ppt.ru.
50. Подотчетные суммы: значение, новый порядок выдачи и расходования в 2025 году.
51. Расчеты с подотчетными лицами в 2025: порядок выдачи денежных средств — Rusbase.
52. Новый порядок выдачи подотчетных сумм в 2025 году — Упрощенка.
53. Что ждёт бухгалтеров в 2025 году? Главные изменения | Бухучет и налоги.
54. Обязательный аудит годовой отчетности акционерных обществ за 2025 год.
55. Изменения в 2025 году, о которых нужно знать бухгалтеру — Бухэксперт.
56. Что ждет бухгалтеров с 1 ноября 2025 года: новые правила работы с задолженностями и ФНС — Клерк.ру.
57. ФСАД (федеральные стандарты аудиторской деятельности) — Audit-it.ru.
58. Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году: гайд для бухгалтера — Клерк.ру.
59. Обязательный аудит за 2025 год: критерии и выгода.
60. Новое в бухгалтерском законодательстве: факты и комментарии — Минфин России.
61. Федеральный закон от 26.12.2024 № 481-ФЗ ∙ Официальное опубликование правовых актов.
62. Отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520 в 2025 году: инструкция по заполнению в ЭДО для бюджетных учреждений — PRO-ABILITY.
63. Приказ Минфина России от 18.02.2025 № 53 «Об утверждении Плана мероприятий по реализации основных направлений государственной политики в сфере бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности до 2030 года».
64. Топ-8 нововведений начала 2025 года для бухгалтера и аудитора — Система ГАРАНТ.
65. 8. Цели и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами.
66. Аудит расчетов с подотчетными лицами — Главная книга.
67. Аудит расчетов с подотчетными лицами 17.12.2008 автор Акулич В. — Бизнес-Инфо.
68. 19.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами.
69. Аудит расчётов с подотчётными лицами — Аудит (Ерофеева В.А., 2010).
70. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами.
71. АУДИТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка.
72. Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами — Холд-Инвест-Аудит.
73. ОСОБЕННОСТИ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ — Elibrary.
74. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И МЕТОДИКА ПЛАНИРОВАНИЯ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ГЛ. 17 — Аудит — Studref.com.
75. 13 Аудиторские доказательства при проверке расчетов с подотчетными лицами.
76. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
77. Аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка.
78. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (НА ПРИМЕРЕ МП «ЖЭК-3») Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка.
79. (PDF) КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ОСНОВЫ АУДИТА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ — ResearchGate.
80. Оценка аудиторского риска — Современный предприниматель.
81. Аудиторский риск — Википедия.
82. Аудиторский риск. Методы оценки. — Виды аудита.
83. Уровень существенности в аудите предприятий и организаций.
84. Методы оценки аудиторских рисков — Gaap.ru.
85. Как составить программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами?
86. 3.4. ОЦЕНКА АУДИТОРСКОГО РИСКА: ОСНОВЫ ТЕОРИИ — Аудит и финансовый анализ.
87. Методика расчета уровня существенности в аудите финансовой отчетности.
88. ОЦЕНКА УРОВНЯ СУЩЕСТВЕННОСТИ СОГЛАСНО МЕЖДУНАРОДНЫМ СТАНДАРТАМ АУДИТА Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка.
89. Определение существенности для выполнения аудиторских процедур | Статья в журнале «Молодой ученый».
90. VII. Существенность — КонсультантПлюс.
91. Как определить уровень существенности при планировании и проведении аудита?
92. Расчет существенности в аудите на примере финансовой отчетности — hseipaa.kz.
93. Международный стандарт аудита 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» — Минфин России.
94. Риски в аудиторской деятельности — Profiz.ru.
95. Планирование аудита по МСА: этапы проведения, обязанности аудитора — Штернгофф Аудит.
96. Международный стандарт аудита 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» от 09 января 2019 — docs.cntd.ru.
97. Международный стандарт аудита 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» (не вступил в силу) | Документы ленты ПРАЙМ — Система ГАРАНТ.
98. Аудиторский риск — ACCA Global.
99. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами в организации.
100. Внутренний аудит и система СВК (IAAP). Открытое занятие от 24 июня 2019 г.
101. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, Оформление результатов аудиторской проверки — Studbooks.net.
102. Типичные ошибки ведения расчетов с подотчетными лицами — Альфа-аудит.
103. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами | БУХ.1С.
104. Типовые ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами.
105. Типичные ошибки, допускаемые в организациях при расчетах по подотчетным суммам.
106. Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами — Экономика и Жизнь.
107. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами.
108. Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2025 году — Ppt.ru.
109. Аудит расчётов с подотчётными лицами в 1С: что про него нужно знать — Клерк.ру.
110. Переквалификация подотчета в зарплату: 5 главных критериев для налоговой.
111. МОШЕННИЧЕСТВА, ДОПУСКАЕМЫЕ ПРИ РАСЧЕТАХ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ: СПОСОБЫ ПРЕДОТВРАЩЕНИЯ И ВЫЯВЛЕНИЯ — Elibrary.
112. Методы выявления мошенничества в финансовой отчетности — SearchInform.
113. Нарушения при расчетах с подотчетными лицами (Ю. Васильев, «Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», N 7, июль 2011 г.) — Документы системы ГАРАНТ.
114. Обязательно или по инициативе: когда и зачем компании нужен аудитор? — Myfin.by.
115. Неподтвержденные подотчетные расходы — КонсультантПлюс.
116. Типичные ошибки учета расчетов с подотчетными лицами и способы их исправления.
117. Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами.
118. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами — nalog-nalog.ru.
119. Особенности внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами.
120. УЧЕТ И АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (на примере ООО «Ро-Некс¬) — Московский международный университет.
121. Как контролировать расчеты с подотчетными лицами в учреждении — Audit-it.ru.
122. 2.4 Рекомендации аудитора по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами вОоо «Плодимпэкс».
123. Система внутреннего контроля в организации в 2025 году — статьи от Группы.
124. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ — Elibrary.
125. направления повышения эффективности внутреннего контроля бизнес-процессов — Журнал Вестник Воронежского государственного аграрного университета.
126. Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов — | Статья в материалах «Проблемы и перспективы экономики и управления (V)» — Молодой ученый.
127. Как усовершенствовать системы внутреннего контроля в компании.
128. Повышение эффективности внутреннего контроля экономического субъекта Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка.
129. Актуализация внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами в усл.
130. (PDF) ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ — ResearchGate.
131. Как повысить эффективность службы внутреннего аудита? — Начинайте с плана.
132. Методы и элементы оценки системы внутреннего контроля организации — Группа Финансы.
133. Оптимизация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на предп.
134. СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ — Кубанский государственный аграрный университет.
135. Международные стандарты аудита (МСА) — КонсультантПлюс.
136. Международный стандарт аудита (МСА) 200 «Цель и общие принципы, регулирующие аудит финансовой отчетности — Параграф.
137. Международные стандарты аудита (МСА).
138. Международный стандарт аудита (МСА) 240 «Обязанности аудитора в отношении недобросовестных действий при проведении аудита финансовой отчетности». Приказ Минфина России от 24.10.2016 N 192н ; Международный стандарт аудита (МСА) 250 «Рассмотрение законов и нормативных актов в ходе аудита финансовой отчетности».
139. Международный стандарт аудита 800 «Особенности аудита финансовой отчетности, подготовленной в соответствии с концепцией специального назначения» — Минфин России.
140. Шаблон отчета.
141. Порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами — studwood.net.