Аудит расчетов с подотчетными лицами: комплексный подход к совершенствованию учета, контроля и аудита с учетом последних законодательных изменений и автоматизации

Представьте ситуацию: сотрудник, вернувшись из деловой поездки, забывает часть чеков, другой теряет билет на самолет, а третий и вовсе не сдает авансовый отчет вовремя. Каждая такая, на первый взгляд, незначительная оплошность превращается для бухгалтерии в головную боль, грозящую доначислениями налогов, штрафами и финансовыми потерями для компании. В реалиях современного бизнеса, где скорость и точность принятия решений играют ключевую роль, эффективная организация расчетов с подотчетными лицами перестает быть просто бухгалтерской рутиной, превращаясь в стратегически важный элемент финансовой дисциплины и системы внутреннего контроля.

Актуальность выбранной темы для студентов экономических и финансовых вузов продиктована не только ее фундаментальным значением в бухгалтерском учете и аудите, но и динамичным развитием нормативно-правовой базы. Последние изменения в регулировании, в частности, касающиеся упрощения порядка выдачи подотчетных сумм и ужесточения требований к документообороту и инвентаризации, диктуют необходимость глубокого осмысления и адаптации существующих методик. Целью настоящей дипломной работы является разработка комплексного подхода к аудиту расчетов с подотчетными лицами, который учитывает актуальные законодательные изменения, современные возможности автоматизации и предоставляет практические рекомендации по совершенствованию системы учета и контроля.

В рамках поставленной цели определены следующие задачи:

• Анализ современной нормативно-правовой базы, регулирующей расчеты с подотчетными лицами, с акцентом на последние изменения.
• Изучение теоретических основ организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
• Разработка методологии аудита расчетов с подотчетными лицами и выявление типичных нарушений.
• Проведение практического аудита расчетов с подотчетными лицами на примере конкретной организации.
• Формирование рекомендаций по совершенствованию учета, внутреннего контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами, включая предложения по автоматизации процессов.

Объектом исследования выступают расчеты с подотчетными лицами, а предметом — методология их аудита, учет и внутренний контроль. Теоретическая значимость работы заключается в систематизации и актуализации знаний о регулировании и организации расчетов с подотчетными лицами, а практическая — в возможности применения разработанных рекомендаций для повышения эффективности деятельности организаций. Структура работы традиционно включает введение, три главы, заключение и список использованных источников.

Глава 1. Теоретические основы организации и регулирования расчетов с подотчетными лицами

Сущность и значение расчетов с подотчетными лицами в деятельности организации

В сердце любой активно развивающейся компании, будь то небольшой стартап или крупная корпорация, лежит непрерывный поток хозяйственных операций, и среди них особое место занимают расчеты с подотчетными лицами. Что же скрывается за этим, казалось бы, сухим термином? Подотчетные лица — это не просто сотрудники, которым время от времени выдаются деньги, а по сути финансовые агенты организации, наделенные правом осуществлять расходы от ее имени и в ее интересах. Ими могут быть как штатные работники, направляемые в командировки или закупающие канцелярские принадлежности, так и, в определенных случаях, исполнители по гражданско-правовым договорам, если это предусмотрено условиями сотрудничества.

Классификация подотчетных лиц, как правило, основывается на целях выдачи денежных средств:

• Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточных, сопутствующих расходов.
• Представительские расходы: организация встреч, приемов, культурных мероприятий для партнеров и клиентов.
• Хозяйственные нужды: закупка канцтоваров, мелкого инвентаря, оплата услуг сторонних организаций.
• Операционные расходы: в зависимости от специфики деятельности компании (например, оплата топлива для водителей).

Эффективная организация расчетов с подотчетными лицами имеет критически важное значение для финансовой дисциплины предприятия. Она не только обеспечивает целевое и рациональное использование средств, но и является мощным инструментом минимизации рисков. Без четкой системы возникает благодатная почва для злоупотреблений, ошибок, нецелевых расходов, которые в конечном итоге приводят к финансовым потерям, проблемам с налоговыми органами и подрыву внутренней дисциплины. Поэтому глубокое понимание сути этих расчетов и их правильная организация — залог стабильности и успеха любой экономической деятельности. Отсутствие такого понимания ставит под угрозу не только текущую финансовую устойчивость, но и стратегическое развитие компании, ведь каждый рубль, потраченный нецелевым образом или оформленный с нарушениями, прямо влияет на прибыль и репутацию.

Актуальная нормативно-правовая база, регулирующая расчеты с подотчетными лицами

Мир бухгалтерского учета — это мир строгих правил и нормативов, и расчеты с подотчетными лицами не исключение, регулируясь обширным пакетом законодательных актов Российской Федерации, каждый из которых вносит свой вклад в общую картину. Среди ключевых столбов этого регулирования выделяются:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: Этот закон является фундаментом, определяющим общие требования к ведению бухгалтерского учета, составу первичных учетных документов и регистров. В контексте подотчетных сумм он диктует необходимость документального подтверждения всех операций и организации внутреннего контроля.
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ): НК РФ регулирует порядок признания расходов в целях налогообложения прибыли, исчисления НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм. Это особенно важно при определении, какие расходы могут быть включены в налоговую базу, а какие нет, а также при выявлении невозвращенных или неподтвержденных сумм, которые могут быть признаны доходом сотрудника.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ТК РФ устанавливает порядок направления работников в служебные командировки, гарантируя им сохранение места работы, среднего заработка и возмещение связанных с командировкой расходов. Это формирует базу для учета командировочных расходов.
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н): Этот документ является основным руководством для бухгалтеров, определяя структуру счетов, в частности активно-пассивного счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и правила отражения операций.
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»: Детализирует порядок оформления командировок, определяет состав командировочных расходов и требования к их подтверждению.
• Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О внесении изменений в Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»: Устанавливает лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в размере 100 000 рублей по одному договору, что влияет на порядок выдачи крупных подотчетных сумм.

Однако, законодательство не стоит на месте, и последние 3-5 лет принесли ряд значимых изменений, которые кардинально повлияли на порядок работы с подотчетными суммами.

Последние изменения в Указании Банка России от 05.10.2020 № 5587-У

Одним из наиболее заметных новшеств, существенно упростивших жизнь бухгалтерам и подотчетным лицам, стало Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, которое внесло изменения в ранее действовавшее Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Эти изменения, вступившие в силу 30 ноября 2020 года, отменили ряд устаревших требований, сделав процесс выдачи и отчета по подотчетным суммам более гибким и соответствующим современным реалиям:

• Отмена обязанности указывать сумму и срок в заявлении: Ранее сотруднику требовалось в письменном заявлении на выдачу денег под отчет указывать точную сумму и конкретный срок, на который выдаются средства. Теперь эта строгая формальность упразднена, что значительно упрощает документооборот, особенно в случаях, когда точная сумма или длительность расходов заранее неизвестны.
• Возможность выдачи новых подотчетных сумм при наличии задолженности: Исторически действовало правило, запрещающее выдачу новых подотчетных средств сотруднику, имеющему задолженность по ранее полученным суммам. Это часто создавало сложности в операционной деятельности. Новое Указание сняло этот запрет, предоставляя организациям больше свободы в управлении денежными потоками, но при этом возлагая на них бóльшую ответственность за внутренний контроль.
• Гибкость в установлении сроков представления авансового отчета: Если раньше сроки предоставления авансового отчета были жестко регламентированы (как правило, 3 рабочих дня после возвращения из командировки или истечения срока, на который выданы деньги), то теперь руководитель организации получил право самостоятельно устанавливать эти сроки в своих внутренних локальных нормативных актах (например, в «Положении о расчетах с подотчетными лицами»). Это позволяет адаптировать правила к специфике деятельности компании.

Эти изменения отражают тенденцию к дерегулированию и повышению гибкости в сфере кассовых операций, призывая организации к более продуманной и эффективной организации внутреннего контроля.

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

С 1 января 2022 года вступил в силу Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт заменил собой устаревшее Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в части документооборота и стал обязательным для всех экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы. ФСБУ 27/2021 устанавливает новые, более детальные требования к:

• Первичным учетным документам: Стандарт уточняет состав обязательных реквизитов, требования к форме документов (включая электронные), порядок их составления и исправления. Это напрямую влияет на оформление авансовых отчетов и подтверждающих документов, требуя от бухгалтеров и подотчетных лиц повышенного внимания к деталям.
• Регистрам бухгалтерского учета: Определены общие принципы ведения регистров, их состав и порядок исправления ошибок.
• Документообороту: Стандарт акцентирует внимание на важности своевременного и последовательного создания, передачи и хранения документов, что особенно актуально для операций с подотчетными лицами, где скорость и полнота предоставления отчетов играют ключевую роль.
• Электронному документообороту: ФСБУ 27/2021 активно поддерживает переход на электронный документооборот, устанавливая требования к электронным первичным документам и их хранению, что открывает новые возможности для автоматизации.

Соблюдение ФСБУ 27/2021 становится критически важным для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности, а также для минимизации налоговых рисков.

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»

Еще одним важным регуляторным новшеством является Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», который становится обязательным к применению с 1 апреля 2025 года, хотя досрочное применение возможно. Этот стандарт вносит существенные изменения в привычный порядок проведения инвентаризации активов и обязательств:

• Расширение методов выявления фактического наличия: Помимо традиционного визуального осмотра и пересчета, ФСБУ 28/2023 предусматривает возможность использования современных технологий, таких как фото- и видеофиксация. Хотя прямое применение этого к денежным средствам, выданным под отчет, может показаться неочевидным, в контексте инвентаризации дебиторской задолженности подотчетных лиц это может означать усиление требований к документальному подтверждению и возможности верификации целевого использования средств через косвенные методы.
• Изменения в порядке оценки излишков: Стандарт детализирует порядок учета излишков, выявленных в ходе инвентаризации. В отношении расчетов с подотчетными лицами это может касаться невозвращенных сумм, которые могут быть признаны излишками и подлежат оприходованию.
• Целевая инвентаризация: ФСБУ 28/2023 подчеркивает целевой характер инвентаризации для подтверждения достоверности отчетности и сохранности активов. Применительно к подотчетным суммам это означает необходимость регулярной сверки остатков на счете 71 и анализа дебиторской задолженности.

Таким образом, актуальная нормативно-правовая база требует от организаций не только формального соблюдения правил, но и глубокого понимания их сути, постоянного мониторинга изменений и адаптации внутренних процедур для обеспечения финансовой безопасности и эффективности.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами — это не просто набор операций, а целостная система, направленная на контроль за движением денежных средств, выданных сотрудникам. В ее основе лежат четкие правила выдачи, использования и отчета по этим средствам, а также их правильное отражение в бухгалтерских регистрах.

Порядок выдачи денежных средств и документальное оформление

Процесс начинается с выдачи денежных средств, которая может быть осуществлена несколькими способами, каждый из которых имеет свои нюансы:

• Наличными из кассы: Традиционный способ, при котором деньги выдаются сотруднику непосредственно из кассы организации.
• Перечислением на банковскую карту сотрудника: В современном мире все чаще используются безналичные расчеты. Средства могут быть перечислены как на личную (в том числе зарплатную) банковскую карту сотрудника, так и на специально выпущенную корпоративную банковскую карту. Этот метод более удобен и безопасен, но требует строгого контроля за целевым использованием средств.

Независимо от способа выдачи, ключевое значение имеет документальное оформление. Его основу составляют:

• Приказ руководителя организации или письменное заявление сотрудника: Это базовый документ, на основании которого выдаются подотчетные суммы. В приказе (или заявлении, если такой порядок установлен внутренним актом) должны быть указаны:
  • Фамилия, имя, отчество подотчетного сотрудника.
  • Выдаваемая сумма (если известна заранее).
  • Срок, на который выдаются деньги (если установлен).
  • Реквизиты для перечисления средств (при безналичной выдаче).
  • Четкие цели выдачи (например, «на командировочные расходы», «на закупку канцелярских товаров»).
• Назначение платежа при перечислении на карту: При безналичной выдаче средств на банковскую карту сотрудника крайне важно корректно указывать назначение платежа, например, «Аванс на хозяйственные нужды» или «Перечисление подотчетных средств». Это позволяет однозначно идентифицировать операцию и избежать вопросов со стороны налоговых органов, которые иначе могут расценить такие переводы как доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Сотрудник, получивший денежные средства, обязан в установленный срок отчитаться по израсходованным суммам. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие документы: кассовые чеки, квитанции, акты выполненных работ/услуг, проездные билеты, гостиничные квитанции и т.д. Именно эти документы служат основанием для признания расходов и их отражения в учете.

Принципы учета на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Его активно-пассивная природа означает, что по дебету счета отражается увеличение задолженности подотчетного лица перед организацией, а по кредиту — ее уменьшение. Сальдо по этому счету может быть как дебетовым (задолженность подотчетного лица), так и кредитовым (задолженность организации перед подотчетным лицом, например, по возмещению перерасхода).

Рассмотрим типичную корреспонденцию счетов:

Операция	Дебет счета	Кредит счета	Пояснение
Выдача наличных денег под отчет	71	50	Увеличивается задолженность подотчетного лица, уменьшается наличность в кассе
Перечисление денег на карту сотрудника	71	51	Увеличивается задолженность подотчетного лица, уменьшаются средства на счете
Оплата услуг поставщи��у	60, 76	71	Уменьшается задолженность подотчетного лица, увеличивается задолженность поставщику
Приобретение товаров/материалов	10, 41	71	Уменьшается задолженность подотчетного лица, увеличиваются запасы
Отражение командировочных расходов	26, 44	71	Уменьшается задолженность подотчетного лица, расходы относятся на затраты
Возврат неиспользованных сумм в кассу	50	71	Уменьшается задолженность подотчетного лица, увеличивается наличность в кассе
Возмещение перерасхода сотруднику	71	50, 51	Увеличивается задолженность организации, уменьшается наличность/средства

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетной сумме. Это позволяет отслеживать индивидуальные расчеты с каждым сотрудником, контролировать сроки возврата и целевое использование средств.

Внутренние локальные нормативные акты

Для обеспечения порядка и минимизации рисков организации крайне важно разработать и утвердить собственный внутренний локальный нормативный акт, регламентирующий расчеты с подотчетными лицами. Наиболее распространенным является «Положение о расчетах с подотчетными лицами». Этот документ не просто дублирует законодательные нормы, а детализирует их применительно к специфике конкретной компании. В нем, как правило, прописываются:

• Круг лиц, имеющих право получать деньги под отчет: Может быть ограничен определенными должностями или подразделениями.
• Порядок выдачи денежных средств: Детализация процедур для наличной и безналичной выдачи, требования к заявлениям и приказам.
• Сроки, на которые выдаются средства: Установление конкретных или максимальных сроков для разных видов расходов, с учетом гибкости, предоставленной Указанием ЦБ РФ № 5587-У.
• Порядок составления и предоставления авансовых отчетов: Установление внутренних форм, сроков, требований к подтверждающим документам (например, обязательное наличие чеков, билетов, актов).
• Правила возмещения перерасхода и возврата неизрасходованных сумм: Сроки, процедуры, ответственные лица.
• Особенности учета командировочных и представительских расходов: Лимиты, нормативы, требования к отчетности.
• Ответственность подотчетных лиц за несоблюдение порядка: Дисциплинарные взыскания, удержание сумм из заработной платы.

Такое положение становится внутренним законом, который обеспечивает единообразие в работе, повышает финансовую дисциплину и служит надежным ориентиром как для бухгалтерии, так и для всех сотрудников, взаимодействующих с подотчетными средствами.

Глава 2. Методология аудита расчетов с подотчетными лицами и типичные нарушения

Цели, задачи и этапы аудита расчетов с подотчетными лицами

В условиях постоянно меняющегося законодательства и возрастающих рисков, связанных с финансовыми операциями, аудит расчетов с подотчетными лицами становится не просто рутинной проверкой, а важным инструментом обеспечения финансовой безопасности и достоверности отчетности организации.

Основная цель аудита — получить достаточную уверенность в том, что операции по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм достоверно и полно отражены в бухгалтерском учете и финансовой отчетности организации. Помимо этого, аудит призван подтвердить соблюдение организацией действующего законодательства Российской Федерации и ее собственных внутренних политик и регламентов, касающихся расчетов с подотчетными лицами.

Из этой главной цели вытекают следующие задачи аудита:

• Проверка соответствия учетной политики организации и ее фактической практики в отношении подотчетных расчетов требованиям законодательства.
• Выявление возможных злоупотреблений, нецелевого использования денежных средств, а также фактов мошенничества со стороны подотчетных лиц.
• Идентификация ошибок и нарушений в документальном оформлении, учете и налогообложении операций с подотчетными суммами.
• Оценка эффективности системы внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами.
• Разработка практических рекомендаций по устранению выявленных недостатков и совершенствованию системы учета и контроля.

Процесс аудита представляет собой последовательную цепочку взаимосвязанных этапов:

1. Планирование аудита: Это начальный и крайне важный этап. На нем аудитор определяет:
   • Цели и задачи аудита конкретно для данной организации.
   • Объект и предмет аудита (например, все расчеты с подотчетными лицами за определенный период или только командировочные расходы).
   • Оценку рисков: Выявляются области с высоким риском искажения информации или потенциальных нарушений (например, частые перерасходы, большое количество подотчетных лиц, крупные суммы). На основе оценки рисков формируется аудиторская выборка.
   • Разработка программы аудита: Составляется детализированный план аудиторских процедур, указываются сроки, ответственные лица, необходимые документы.
   • Оценка системы внутреннего контроля: Предварительная оценка эффективности существующих контрольных процедур помогает определить объем последующих проверок.
2. Сбор аудиторских доказательств: На этом этапе аудитор осуществляет фактические проверки в соответствии с разработанной программой. Используются различные аудиторские процедуры (инспектирование документов, запросы, наблюдение, пересчет, аналитические процедуры), о которых будет рассказано далее. Цель — собрать достаточное количество надежных и уместных аудиторских доказательств для формирования обоснованного мнения.
3. Завершение аудита: После сбора всех необходимых доказательств аудитор обобщает полученную информацию, анализирует выявленные ошибки и нарушения, оценивает их существенность. Результаты фиксируются в рабочей документации аудитора, формируется аудиторское заключение и отчет руководству, содержащий выводы и рекомендации.

Эффективность аудита напрямую зависит от тщательности выполнения каждого из этих этапов и профессионализма аудитора.

Основные аудиторские процедуры и методы проверки

Для достижения поставленных целей аудиторы используют широкий арсенал процедур и методов. Их выбор зависит от специфики организации, выявленных рисков и объема проверки.

Ключевые аудиторские процедуры включают:

• Сопоставление сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге и оборотами по соответствующим счетам затрат, материалов, прибыли. Эта процедура помогает убедиться в корректности отражения расчетов в синтетическом учете и соответствии данных разных регистров. Например, дебетовое сальдо по счету 71 должно совпадать с соответствующей строкой в бухгалтерском балансе.
• Проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под отчет, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия. Аудитор запрашивает внутренние приказы или положения, где зафиксирован круг уполномоченных лиц. Выдача средств неуполномоченным лицам является серьезным нарушением кассовой дисциплины и может повлечь налоговые риски.
• Проверка наличия, правильности оформления авансовых отчетов и подтверждающих документов. Это одна из наиболее трудоемких, но критически важных процедур. Аудитор проверяет каждый авансовый отчет на предмет:
  • Наличия всех обязательных реквизитов (согласно ФСБУ 27/2021).
  • Наличия подписей подотчетного лица, бухгалтера, руководителя.
  • Приложения всех оправдательных документов (чеков, квитанций, билетов, актов).
  • Соответствия дат документов периоду, за который сдается отчет.
  • Отсутствия исправлений, не заверенных должным образом.
• Проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они были выданы. Если деньги выдавались на закупку канцтоваров, а по чекам видно, что приобретена бытовая техника, это является нецелевым расходованием.
• Контроль правильности отнесения представительских расходов на себестоимость продукции (не должны превышать 4% от общего фонда оплаты труда). Представительские расходы жестко нормируются Налоговым кодексом РФ. Аудитор проверяет соблюдение установленных лимитов (4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, статья 264 НК РФ). Превышение этого лимита ведет к потере налоговых расходов.
• Арифметическая проверка авансовых отчетов и правильности подсчета сумм. Проверяются сложение всех расходов, выведение итоговой суммы, правильность расчета перерасхода или остатка.
• Изучение учетных регистров аналитического и синтетического учета, бухгалтерской отчетности, приказов, распоряжений руководителя, учетной политики. Аудитор анализирует внутренние документы, которые регламентируют порядок расчетов, и сверяет их с фактической практикой.

Методы проверки:
Чаще всего при аудите расчетов с подотчетными лицами применяется метод сплошной проверки. Это обусловлено относительно небольшим объемом операций (по сравнению, например, с массовыми продажами) и высоким риском ошибок и злоупотреблений, что делает нецелесообразным использование выборочных методов. При сплошной проверке анализируется каждый авансовый отчет и все сопутствующие документы за проверяемый период.

В свете требований ФСБУ 27/2021 особую актуальность приобретает особенности аудита электронных документов и документооборота. Если организация перешла на электронные авансовые отчеты и подтверждающие документы, аудитор должен убедиться в их юридической значимости (наличие электронной подписи), надежности системы хранения и возможности доступа к ним.

Классификация и анализ типичных ошибок и нарушений в расчетах с подотчетными лицами

Аудиторская практика показывает, что, несмотря на довольно четкое законодательное регулирование, ошибки и нарушения в расчетах с подотчетными лицами встречаются повсеместно. Их можно систематизировать по группам, каждая из которых несет свои риски и последствия.

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм

Эта группа нарушений касается начального этапа работы с подотчетными средствами.

• Отсутствие приказа руководителя, устанавливающего порядок выдачи средств или круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. Базовое требование к финансовой дисциплине — наличие четкой внутренней регламентации. Отсутствие такого документа делает систему выдачи бесконтрольной.
• Выдача денежных средств лицам, не указанным в утвержденном списке, или не являющимся работниками предприятия. Например, выдача денег сторонним лицам или сотрудникам, не имеющим соответствующих полномочий. Это прямое нарушение кассовой дисциплины и правил, установленных Указанием ЦБ РФ.
• Отсутствие указания в приказе размеров подотчетных сумм и сроков их возврата. Хотя Указание Банка России № 5587-У и упростило эти требования, для эффективного внутреннего контроля крайне желательно фиксировать эти параметры. Отсутствие сроков делает невозможным контроль за своевременностью отчета.
• Передача наличных денег, полученных под отчет, одним работником другому. Это строго запрещено, так как нарушает принцип персональной ответственности и контроля за целевым использованием средств.
• Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы. Классический пример нецелевого расходования, когда деньги, выданные на приобретение офисной техники, потрачены на личные нужды или совсем другие цели.

Нарушения при оформлении первичных документов и отчетности

Эта категория ошибок связана с низким качеством документооборота.

• Отсутствие подписей подотчетных лиц, руководителя или лиц, его замещающих, на авансовых отчетах. Авансовый отчет без необходимых подписей считается недействительным, а расходы по нему не могут быть приняты к учету.
• Неполное или некорректное заполнение отдельных реквизитов первичных документов. Например, отсутствие даты, наименования организации, суммы прописью, данных о поставщике. Согласно ФСБУ 27/2021, первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты.
• Отсутствие оправдательных документов, подтверждающих расходы (билетов, чеков, актов). Наиболее часто встречающееся нарушение. Без подтверждающих документов расходы не могут быть признаны ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.
• Некорректное оформление НДС в авансовых отчетах. Часто встречается, когда подотчетное лицо не предоставляет счет-фактуру, или же НДС выделен, но неверно указан. Это может привести к невозможности принятия НДС к вычету.

Нарушения, связанные с командировочными расходами

Командировочные расходы имеют свою специфику и часто становятся источником ошибок.

• Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку или не определение конкретной цели командировки. Без приказа командировка не может быть признана таковой, а все расходы могут быть расценены как доход сотрудника. Цель командировки должна быть четко сформулирована.
• Отсутствие командировочных удостоверений с отметками или отчетов подотчетного лица о проделанной работе. Хотя командировочные удостоверения не являются обязательными с 2015 года, отчет о проделанной работе по возвращении из командировки крайне желателен для подтверждения ее производственного характера.
• Несоблюдение установленных норм командировочных расходов (например, по суточным) или возмещение расходов при отсутствии подтверждающих документов. Суточные, превышающие установленные лимиты (700 руб. по РФ, 2500 руб. за границей), облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
• Направление в командировку лиц, с которыми заключен гражданско-правовой договор, и неверное налогообложение компенсации их расходов. Расходы по ГПХ не являются командировочными. Компенсация таких расходов может облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Нарушения порядка налогообложения

Эта группа ошибок ведет к прямым финансовым потерям для организации.

• Неудержание НДФЛ и неначисление страховых взносов с сумм, не подтвержденных документами, или не возвращенных подотчетным лицом. Если сотрудник не отчитался или не вернул неизрасходованную сумму в установленный срок, эта сумма признается его доходом и подлежит налогообложению.
• Неправомерное отнесение расходов на затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Это происходит, например, при отсутствии оправдательных документов, нецелевом расходовании или превышении установленных нормативов (например, по представительским расходам).

Последствия выявленных ошибок и нарушений

Список последствий для организации может быть весьма обширен и серьезен:

• Доначисление НДФЛ и страховых взносов, а также пеней и штрафов. Это наиболее очевидное и часто встречающееся последствие при налоговых проверках.
• Потеря компанией налоговых расходов. Расходы, оформленные с нарушениями, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, что приводит к переплате налога.
• Нарушение кассовой дисциплины, что может повлечь штрафы. Штрафы за несоблюдение порядка ведения кассовых операций (в том числе за выдачу денег неуполномоченным лицам или без соответствующих документов) могут быть значительными.
• Финансовые потери для организации и снижение эффективности деятельности. Нецелевые расходы, злоупотребления, отсутствие контроля за оборотными средствами.
• Возможность удержания невозвращенных сумм из заработной платы сотрудника. При соблюдении установленной законом процедуры (с уведомлением сотрудника и изданием приказа) организация имеет право удержать сумму задолженности.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами является не только контрольной, но и превентивной мерой, позволяющей выявить и устранить «узкие места» до того, как они превратятся в серьезные проблемы.

Глава 3. Практический аудит расчетов с подотчетными лицами на примере организации (ООО «Пример») и рекомендации по совершенствованию

Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «Пример»

Представим ООО «Пример» как типичную российскую коммерческую организацию, работающую в сфере оптовой торговли строительными материалами. Компания была основана в 2010 году и за время своего существования заняла устойчивое положение на рынке региона.

Основные сведения об организации:

• Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Пример».
• Основной вид деятельности (ОКВЭД): 46.73.6 – Оптовая торговля прочими строительными материалами и изделиями.
• Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью.
• Система налогообложения: Общая система налогообложения (ОСН).
• Среднесписочная численность персонала: 50 человек.
• Структура управления: Линейно-функциональная. Во главе стоит Генеральный директор, которому подчиняются руководители отделов (коммерческий, финансовый, логистики, административный). Бухгалтерская служба являет��я частью финансового отдела.

Ключевые финансово-экономические показатели за 2024 год (условные данные для иллюстрации):

• Выручка от продаж: 500 млн руб.
• Себестоимость продаж: 400 млн руб.
• Валовая прибыль: 100 млн руб.
• Прибыль до налогообложения: 25 млн руб.
• Чистая прибыль: 20 млн руб.
• Среднегодовая сумма выданных подотчетных средств: 12 млн руб.
• Количество операций по выдаче подотчетных средств: около 500 в год.
• Количество сотрудников, регулярно получающих подотчетные средства: 15 человек (менеджеры по продажам, закупщики, водители, административный персонал).

Организационная структура ООО «Пример»:

            Генеральный директор
                   |
     ----------------------------------
     |        |         |            |
  Коммерческий  Финансовый   Логистики    Административный
     отдел      отдел       отдел          отдел
       |          |                      |
       |          |                      |
  (Менеджеры,   (Бухгалтерия,             (Водители,
  Закупщики)   Экономисты)             Офис-менеджеры)

Анализ этих данных позволяет сформировать общее представление о масштабах деятельности ООО «Пример» и ее финансовом состоянии, что важно для контекста проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.

Анализ действующей системы учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Пример»

Для проведения эффективного аудита необходимо глубоко погрузиться в текущую практику организации. В ООО «Пример» система учета расчетов с подотчетными лицами имеет как стандартные, так и специфические черты.

Фактическая организация учета расчетов с подотчетными лицами:

• Используемый документооборот:
  • Выдача денежных средств: В ООО «Пример» предусмотрена как выдача наличных из кассы, так и перечисление на корпоративные банковские карты сотрудников, а также, в некоторых случаях, на личные зарплатные карты.
  • Основание для выдачи: Для выдачи наличных используется письменное заявление сотрудника с визой руководителя и указанием цели. Для безналичных перечислений чаще всего издается общий приказ руководителя на определенный период или по факту необходимости, с указанием списка сотрудников и максимальных сумм.
  • Авансовый отчет: Сотрудники обязаны предоставлять авансовый отчет (унифицированная форма АО-1) с приложением всех подтверждающих документов. Срок сдачи — 3 рабочих дня после возвращения из командировки или истечения срока, указанного в приказе.
  • Учетные регистры: Ведется журнал-ордер по счету 71 и аналитические карточки по каждому подотчетному лицу в программе 1С:Бухгалтерия 8.3.
• Применяемые формы документов:
  • Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО).
  • Авансовый отчет (форма АО-1).
  • Приказы на командировку, служебные задания.
  • Билеты, чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры (для НДС).
• Положения учетной политики:
  • В учетной политике ООО «Пример» зафиксирован порядок выдачи подотчетных сумм (наличными и на карты), сроки предоставления авансовых отчетов, а также лимиты по суточным и представительским расходам, соответствующие законодательным нормам.
  • Отмечено, что авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем.
  • Определен перечень должностей, имеющих право получать деньги под отчет (Генеральный директор, руководители отделов, менеджеры по закупкам, менеджеры по продажам, водители).

Оценка существующей системы внутреннего контроля:

Система внутреннего контроля в ООО «Пример» формально присутствует, но имеет ряд как сильных, так и слабых сторон.

Сильные стороны:

• Наличие утвержденной учетной политики, регламентирующей основные аспекты расчетов с подотчетными лицами.
• Использование унифицированных форм документов (АО-1, ПКО, РКО).
• Автоматизированный учет в 1С:Бухгалтерия, что облегчает сбор и систематизацию данных.
• Четкое распределение обязанностей между кассиром, бухгалтером по расчетам с подотчетными лицами и главным бухгалтером.
• Регулярные сверки остатков по счету 71.

Слабые стороны и потенциальные риски:

• Отсутствие детализированного «Положения о расчетах с подотчетными лицами»: Учетная политика содержит общие положения, но нет отдельного, более подробного документа, который бы учитывал все нюансы (например, точный перечень подтверждающих документов для разных видов расходов, порядок действий при утере документов, особенности контроля за корпоративными картами).
• Недостаточный контроль за сроками предоставления авансовых отчетов: Несмотря на установленные сроки, на практике часто наблюдаются задержки, что приводит к формированию просроченной дебиторской задолженности.
• Низкое качество первичных документов: Не всегда сотрудники тщательно проверяют наличие всех реквизитов на чеках и квитанциях, что создает риски для налогового учета.
• Отсутствие четкого регламента использования корпоративных карт: Нет детальных правил по хранению карт, ограничений по типам операций, регулярности отчетов по картам.
• Формальный подход к утверждению авансовых отчетов руководителем: Иногда отчеты подписываются «потоком», без должной проверки.
• Недостаточная информированность подотчетных лиц: Сотрудники не всегда в полной мере осведомлены о требованиях к оформлению документов и сроках отчетности.

Эти слабые стороны указывают на «узкие места», которые могут стать источником ошибок, нарушений и финансовых потерь для ООО «Пример».

Результаты аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами и выявление нарушений в ООО «Пример»

В ходе практического аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Пример» за период с 01.01.2024 по 30.09.2025 был применен метод сплошной проверки всех авансовых отчетов и сопутствующих документов. Проведенные аудиторские процедуры включали:

• Инспектирование авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов: проверка наличия, полноты и корректности оформления, соответствия ФСБУ 27/2021.
• Сверка данных аналитического учета (карточки счета 71 по каждому подотчетному лицу) с данными синтетического учета (оборотная ведомость по счету 71) и главной книгой.
• Проверка соответствия выдачи подотчетных сумм внутренним регламентам и Указанию ЦБ РФ № 3210-У (с учетом изменений № 5587-У).
• Арифметическая проверка расчетов в авансовых отчетах.
• Анализ соблюдения нормативов по представительским и командировочным расходам.
• Проверка правильности налогообложения невозвращенных или неподтвержденных сумм.

В результате аудиторской проверки были выявлены следующие типичные ошибки и нарушения, характерные для ООО «Пример»:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
   • Пример: В 3 случаях (на общую сумму 35 000 руб.) денежные средства были выданы сотрудникам (водителям) без предварительного заявления или приказа, только на основании устного распоряжения начальника отдела логистики.
   • Причина: Недостаточная регламентация процедуры выдачи мелких сумм, упрощенный подход в оперативном управлении.
   • Последствие: Нарушение кассовой дисциплины, потенциальные штрафы по ст. 15.1 КоАП РФ.
2. Нарушения при оформлении первичных документов и отчетности:
   • Пример 1: В 15 авансовых отчетах (на общую сумму 120 000 руб.) отсутствовали подписи руководителя (вместо него подписывали начальники отделов без соответствующей доверенности или приказа о замещении).
   • Причина: Незнание или игнорирование внутренних правил и требований к подписантам.
   • Последствие: Риск непризнания расходов в налоговом учете, т.к. авансовый отчет без подписи руководителя не считается надлежащим образом оформленным.
   • Пример 2: По 7 операциям (на общую сумму 45 000 руб.), связанным с оплатой услуг сторонних организаций, к авансовым отчетам были приложены только кассовые чеки, без актов выполненных работ или товарных накладных.
   • Причина: Недостаточный контроль за полнотой пакета документов со стороны бухгалтерии, неинформированность подотчетных лиц.
   • Последствие: Расходы могут быть исключены из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, доначисление налога на прибыль.
3. Нарушения, связанные с командировочными расходами:
   • Пример: Сотрудник коммерческого отдела (Иванов И.И.) был направлен в командировку, однако в приказе на командировку не была четко сформулирована цель поездки, а в авансовом отчете отсутствовал краткий отчет о проделанной работе. Суточные были выплачены по норме, но без подтверждения производственной необходимости.
   • Причина: Формальный подход к оформлению документов, отсутствие четких шаблонов для отчета о командировке.
   • Последствие: Риск непризнания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли, доначисление НДФЛ и страховых взносов на сумму суточных как на доход сотрудника.
4. Нарушения порядка налогообложения:
   • Пример: За период аудита было выявлено 4 случая, когда сотрудники не представили авансовые отчеты в установленный срок или не вернули неизрасходованные суммы (общая сумма задолженности 28 000 руб.). В отношении этих сумм не были удержаны НДФЛ и начислены страховые взносы.
   • Причина: Недостаточный контроль за сроками отчетности, отсутствие своевременных действий по удержанию или взысканию задолженности.
   • Последствие: Доначисление НДФЛ и страховых взносов, а также пеней и штрафов со стороны налоговых органов.

Сводная таблица выявленных нарушений в ООО «Пример»:

Категория нарушения	Количество случаев	Общая сумма (руб.)	Основные последствия
Нарушения порядка выдачи (без приказа/заявления)	3	35 000	Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Отсутствие подписей руководителя на АО	15	120 000	Непризнание расходов в налоговом учете
Отсутствие оправдательных документов (актов/накладных)	7	45 000	Исключение расходов из налогооблагаемой базы
Некорректное оформление командировочных (нет цели/отчета)	1	18 000	Непризнание командировочных расходов, НДФЛ, взносы
Неудержание НДФЛ и взносов с невозвращенных сумм	4	28 000	Доначисление НДФЛ, взносов, пеней, штрафов
ИТОГО	30	246 000	Значительные финансовые и налоговые риски

Анализ причин возникновения и оценка последствий:

Выявленные нарушения свидетельствуют о системных сбоях в организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Пример». Основные причины:

• Недостаточная регламентация: Отсутствие подробного внутреннего «Положения о расчетах с подотчетными лицами» приводит к разночтениям и ошибкам на местах.
• Слабый внутренний контроль: Отсутствие многоуровневой проверки документов, формальный подход к визированию.
• Недостаточное обучение персонала: Сотрудники не всегда знают или забывают о требованиях к оформлению документов и срокам.
• Человеческий фактор: Ошибки по невнимательности, забывчивость.

Фактические финансовые и налоговые последствия для ООО «Пример»:

• Доначисления налогов и взносов: Ориентировочно, потенциальные доначисления НДФЛ и страховых взносов с неподтвержденных и невозвращенных сумм (120 000 + 45 000 + 18 000 + 28 000) составят значительную сумму, а также пени и штрафы.
• Потеря налоговых расходов: Указанные выше суммы (120 000 + 45 000 + 18 000) не могут быть учтены в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При ставке 20% это означает потерю около 36 600 руб. прибыли.
• Штрафы за кассовую дисциплину: За нарушения порядка выдачи наличных (35 000 руб.) может быть наложен штраф.
• Риски репутации и снижение эффективности: Системные ошибки подрывают доверие к финансовой отчетности и снижают общую эффективность управления ресурсами.

Очевидно, что ООО «Пример» нуждается в серьезной реорганизации системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами для минимизации указанных рисков.

Совершенствование системы учета, внутреннего контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами

Роль и значение системы внутреннего контроля в управлении расчетами с подотчетными лицами

Система внутреннего контроля — это не роскошь, а жизненная необходимость для любой современной организации. В контексте расчетов с подотчетными лицами ее роль трудно переоценить. В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», любой экономический субъект, за исключением малых предприятий, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Для крупных компаний это требование распространяется на все экономические субъекты, независимо от их размера.

Внутренний контроль представляет собой сложный и непрерывный процесс, направленный на получение разумной уверенности в том, что компания достигает своих целей в нескольких ключевых областях:

• Эффективность и результативность деятельности: Включая достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов. В случае подотчетных сумм это означает, что средства используются по назначению, эффективно и рационально, а активы, приобретенные через подотчетных лиц, поставлены на учет.
• Достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности: Контроль гарантирует, что все операции с подотчетными лицами корректно отражены в учете, а отчетность свободна от существенных искажений.
• Соблюдение применимого законодательства: Это включает не только налоговое и бухгалтерское законодательство, но и трудовое право, а также внутренние нормативные акты компании.

Ключевое значение внутреннего контроля в управлении расчетами с подотчетными лицами проявляется в следующем:

1. Предотвращение злоупотреблений и мошенничества: Надлежащая организация контроля значительно снижает риск нецелевого использования средств, фальсификации документов или хищения. Например, система двойной подписи на авансовых отчетах или регулярные внезапные инвентаризации остатков подотчетных сумм.

2. Обеспечение целевого использования средств: Контрольные процедуры помогают убедиться, что выданные под отчет деньги тратятся строго на те цели, для которых они были предназначены, что повышает эффективность использования ресурсов.

3. Повышение финансовой дисциплины: Четкие правила и их постоянный контроль формируют у сотрудников ответственное отношение к корпоративным средствам.

4. Соблюдение законодательных требований и минимизация рисков: Эффективный внутренний контроль помогает избежать нарушений кассовой дисциплины, налоговых ошибок, штрафов и пеней.

5. Достоверность формирования себестоимости и налогооблагаемой базы: Только корректно подтвержденные и целевые расходы могут быть учтены при расчете себестоимости и уменьшении налогооблагаемой базы, что напрямую влияет на финансовый результат компании.

Порядок осуществления внутреннего контроля должен быть четко закреплен в учетной политике организации и, по возможности, детализирован в отдельных локальных актах. Это не только требование законодательства, но и мощный управленческий инструмент, который способствует прозрачности, подотчетности и общей финансовой устойчивости. А если система внутреннего контроля не организована должным образом, то компания рискует не только финансовыми потерями, но и серьезными репутационными издержками, что напрямую влияет на ее конкурентоспособность и доверие со стороны инвесторов и партнеров.

Внедрение автоматизированных систем как фактор повышения эффективности учета и аудита

В эпоху цифровизации ручной учет расчетов с подотчетными лицами становится архаизмом, сопряженным с высокими рисками ошибок и неэффективным использованием рабочего времени. Внедрение автоматизированных систем — это не просто дань моде, а стратегическое решение, способное кардинально повысить эффективность как учета, так и аудита.

Обзор современных программных решений для автоматизации расчетов с подотчетными лицами:

На рынке представлено множество решений, которые могут быть интегрированы в общую систему предприятия или функционировать как самостоятельные модули:

• Модули 1С: Наиболее распространенные в России системы, такие как «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», имеют встроенные или расширяемые модули для работы с подотчетными лицами. Они позволяют автоматизировать ввод авансовых отчетов, учет расходов, формирование проводок, контроль задолженности.
• Специализированные сервисы и облачные решения: Существуют отдельные платформы (например, «Контур.Бухгалтерия», «Мое Дело», или более крупные ERP-системы, адаптированные под российские реалии), предлагающие более продвинутые функции: мобильные приложения для загрузки чеков, интеграцию с банковскими выписками, автоматическую проверку документов, электронный документооборот с подотчетными лицами.

Детальное раскрытие преимуществ автоматизации:

1. Снижение механических ошибок: Автоматизированные системы минимизируют ошибки, связанные с ручным вводом данных, арифметическими подсчетами, переносом информации между регистрами.
2. Ускорение обработки документов и проведения операций: Значительно сокращается время на формирование авансовых отчетов, их проверку и проведение в учете. Сотрудники могут загружать чеки в режиме реального времени через мобильные приложения.
3. Оптимизация кадровых ресурсов: Бухгалтеры освобождаются от рутинных операций, что позволяет им сосредоточиться на более сложных аналитических задачах и контроле.
4. Оперативная сверка расходов с сотрудниками и формирование их сальдо: Системы автоматически ведут учет выданных и израсходованных сумм, позволяя в любой момент получить актуальную информацию о задолженности или перерасходе по каждому подотчетному лицу.
5. Выявление сотрудников-должников и усиление контроля: Автоматический мониторинг сроков предоставления авансовых отчетов и возврат неиспользованных сумм позволяет своевременно идентифицировать должников и предпринимать меры по взысканию.
6. Упрощение аудита: Автоматизированные системы обеспечивают легкий доступ к консолидированной и детализированной информации, что значительно упрощает сбор аудиторских доказательств и проведение проверок. Электронный документооборот, поддерживаемый ФСБУ 27/2021, делает проверку еще более эффективной.

Потенциальные проблемы и вызовы, связанные с внедрением и эксплуатацией автоматизированных систем:

• Высокие первоначальные инвестиции: Затраты на покупку ПО, его настройку и обучение персонала могут быть существенными.
• Необходимость интеграции: Если в компании уже используются другие информационные системы, может потребоваться сложная интеграция.
• Сопротивление персонала: Сотрудники могут неохотно переходить на новые системы, требующие изменения привычных процессов.
• Проблемы с поддержкой и обновлениями: Зависимость от поставщика ПО, необходимость регулярных обновлений в соответствии с изменениями законодательства.
• Безопасность данных: Обеспечение конфиденциальности и защиты финансовой информации.

Несмотря на эти вызовы, преимущества автоматизации обычно перевешивают недостатки, делая ее неотъемлемой частью современной финансовой инфраструктуры.

Разработка рекомендаций по оптимизации и повышению эффективности

На основе анализа теоретических аспектов, текущей нормативно-правовой базы, типичных ошибок и результатов практического аудита в ООО «Пример», можно сформулировать ряд конкретных, практических рекомендаций по оптимизации и повышению эффективности системы учета, внутреннего контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами. Эти рекомендации учитывают последние изменения в законодательстве (Указание ЦБ РФ № 5587-У, ФСБУ 27/2021, ФСБУ 28/2023) и возможности автоматизации.

1. Разработка и внедрение четких внутренних локальных нормативных актов:
   • «Положение о расчетах с подотчетными лицами»: Должен быть разработан и утвержден детальный внутренний документ, который систематизирует все аспекты работы с подотчетными суммами. В нем необходимо прописать:
     • Исчерпывающий перечень должностей, имеющих право получать деньги под отчет.
     • Порядок получения средств (наличные, банковские карты, корпоративные карты) с указанием требуемых документов (заявление, приказ).
     • Максимальные сроки, на которые выдаются средства, и сроки представления авансовых отчетов, с учетом гибкости, предоставленной Указанием ЦБ РФ № 5587-У.
     • Детальный список подтверждающих документов для каждого вида расходов (командировочные, представительские, хозяйственные), включая требование второго документа (акта, накладной) помимо чека.
     • Порядок возмещения перерасхода и возврата неизрасходованных сумм.
     • Санкции за нарушение сроков и правил (например, удержание из заработной платы при наличии письменного согласия сотрудника).
     • Регламент использования корпоративных банковских карт (хранение, лимиты, отчетность).
2. Усиление контроля за оформлением авансовых отчетов и оправдательных документов:
   • Двойная проверка: Внедрить обязательную проверку авансовых отчетов и всех приложенных документов на наличие всех обязательных реквизитов (согласно ФСБУ 27/2021), подписей и соответствие целевому назначению.
   • Требования ФСБУ 27/2021: Обучить персонал требованиям ФСБУ 27/2021 к первичным документам, акцентируя внимание на необходимости полноты и корректности заполнения всех реквизитов.
   • Требования ФСБУ 28/2023 (с 1 апреля 2025 года): В рамках инвентаризации дебиторской задолженности по подотчетным суммам, использовать новые методы выявления фактического наличия (например, сверка с банковскими выписками по корпоративным картам, выборочные запросы подтверждения у поставщиков), если это применимо.
3. Разработка детализированных инструкций для подотчетных лиц:
   • Создать понятную и доступную «Памятку подотчетного лица», в которой будут подробно разъяснены требования к оформлению документов, сроки отчетности, порядок действий при утере документов, а также ключевые аспекты для признания расходов в налоговом учете (например, нормирование представительских расходов, особенности учета НДС). Это повысит осведомленность и ответственность сотрудников.
4. Строгий контроль сроков представления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм:
   • Автоматизированный мониторинг: Внедрить автоматизированную систему для отслеживания сроков сдачи авансовых отчетов и возврата задолженностей. Система должна автоматически напоминать сотрудникам о приближении сроков и генерировать отчеты о просроченной задолженности для бухгалтерии и руководства.
   • Регулярные сверки: Ежемесячные сверки расчетов с подотчетными лицами.
5. Регулярное проведение внутреннего аудита:
   • Включение в план внутреннего контроля: Включить регулярные проверки расчетов с подотчетными лицами в план внутреннего аудита.
   • Аудит с учетом новых методов инвентаризации (ФСБУ 28/2023): При проведении внутреннего аудита использовать новые возможности, предоставляемые ФСБУ 28/2023, например, при инвентаризации остатков подотчетных сумм проводить не только документальную проверку, но и верификацию целевого использования через другие доступные методы.
   • Возможности автоматизированных проверок: Использовать аналитические функции учетной системы для выявления аномалий, повторяющихся ошибок или превышения лимитов.
6. Внедрение унифицированных форм документов и переход к электронному документообороту:
   • Унификация внутренних форм: При необходимости разработать и утвердить собственные унифицированные формы документов (например, шаблоны заявлений, приказов на выдачу, расширенные авансовые отчеты), которые будут содержать все необходимые реквизиты и подсказки для заполнения.
   • Электронный документооборот: Рассмотреть возможность полного или частичного перехода на электронный документооборот в части расчетов с подотчетными лицами (электронные авансовые отчеты, сканированные чеки, электронные подписи). Это соответствует требованиям ФСБУ 27/2021 и значительно ускорит процессы, повысит надежность хранения документов.

Применение этих рекомендаций позволит ООО «Пример» не только устранить выявленные нарушения, но и значительно повысить прозрачность, эффективность и надежность системы управления расчетами с подотчетными лицами, обеспечивая соответствие современным законодательным требованиям и лучшим практикам.

Заключение

Аудит расчетов с подотчетными лицами – это не просто элемент контроля, а жизненно важная составляющая системы финансовой безопасности и эффективности любой организации. Проведенное исследование подтвердило актуальность выбранной темы в условиях динамично меняющегося законодательства и возрастающих требований к прозрачности и достоверности финансовой информации.

В первой главе были заложены теоретические основы, раскрывающие сущность и значение расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание уделено анализу актуальной нормативно-правовой базы, где детально рассмотрены последние изменения в Указании Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, упростившие порядок выдачи подотчетных сумм, а также Федеральные стандарты бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Эти изменения требуют от компаний не только формального соблюдения, но и глубокой перестройки внутренних процессов.

Вторая глава посвящена методологии аудита, где сформулированы его цели, задачи и этапы, а также подробно описаны основные аудиторские процедуры. Проведенная классификация и анализ типичных ошибок и нарушений в расчетах с подотчетными лицами, от несоблюдения порядка выдачи до налоговых рисков, позволила систематизировать потенциальные «болевые точки» и их серьезные финансовые и административные последствия для организации.

Практический аудит, проведенный на примере условной организации ООО «Пример» в третьей главе, наглядно продемонстрировал, как теоретические нарушения проявляются в реальной хозяйственной деятельности. Выявленные ошибки, такие как отсутствие надлежащего документального оформления, слабый внутренний контроль и некорректное налогообложение, подтверждают необходимость принятия срочных мер по совершенствованию системы.

В завершающем разделе были предложены комплексные рекомендации по оптимизации и повышению эффективности учета, внутреннего контроля и аудита расчетов с подотчетными лицами. Подчеркнута критическая роль внутреннего контроля в обеспечении финансовой дисциплины и минимизации рисков, а также стратегическое значение внедрения автоматизированных систем. Предложенные меры, включающие разработку детализированных внутренних регламентов, усиление контроля за документацией (в свете ФСБУ 27/2021 и ФСБУ 28/2023), обучение персонала и использование автоматизации для мониторинга и анализа, направлены на создание прозрачной, эффективной и устойчивой системы.

Практическая значимость работы заключается в возможности применения данных рекомендаций для реальных компаний, что позволит им не только избежать штрафов и налоговых доначислений, но и повысить общую финансовую устойчивость и оперативность. Перспективы дальнейших исследований могут быть связаны с более глубоким анализом влияния технологий искусственного интеллекта на процессы аудита и внутреннего контроля, а также разработкой адаптивных моделей учета расчетов с подотчетными лицами для специфических отраслей экономики.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Москва: Проспект, 2007. 416 с.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая. Москва: ПРИОР, 2008. 192 с.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ. Москва, 2007.
4. Федеральный закон от 11.07.1998 N 96-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Собрание законодательства РФ, 01.01.1998, № 1, ст. 2.
5. Федеральный закон РФ от 23.07.1998 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 03.11.2006 г. Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, № 48, ст. 5369.
6. Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием».
7. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Советом директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
8. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
9. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации. Утверждено Советом директоров ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П.
10. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
11. Новый план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкции по его применению, утверждены приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Москва: Книга сервис, 2002. 96 с.
12. Альбом бухгалтерских проводок. Часть 2. Москва: Бератор-Пресс, 2007.
13. Артеменко В.Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ. Москва: ДИС, 2006.
14. Бородин В.А. Бухгалтерский учет. Москва: Юнити, 2005. 528 с.
15. Бухгалтерский учет: учебник для вузов / под ред. проф. Ю.А. Бабаева. Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
16. Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». URL: https://www.minfin.gov.ru/upload/iblock/c32/fsbu_27-2021.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
17. Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». URL: https://www.minfin.gov.ru/document/?id_4=138406 (дата обращения: 22.10.2025).
18. Как проводить инвентаризацию по ФСБУ 28/2023 — Контур.Экстерн. URL: https://e-kontur.ru/en/publications/2126 (дата обращения: 22.10.2025).
19. ФСБУ 28/2023: как в 2025 году провести инвентаризацию по новым правилам. URL: https://www.audit-it.ru/articles/account/buhuchet/a107/1090158.html (дата обращения: 22.10.2025).
20. Утверждённый ФСБУ 27/2021: документооборот в бухучете — Главбух. URL: https://www.glavbukh.ru/art/100057-fsbu-272021-dokumenty-i-dokumentooborot-v-buhuchete (дата обращения: 22.10.2025).
21. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. URL: https://www.audit-it.ru/documents/buhuchet/a68/19323.html (дата обращения: 22.10.2025).
22. Счет 16 «Расчеты с подотчетными лицами». Субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» — КонсультантПлюс. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_25501_/ (дата обращения: 22.10.2025).
23. Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами — nalog-nalog.ru. URL: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie-buhgalterskogo-ucheta-v-2022-godu-pravila-sposoby/poryadok-nalogooblozheniya-raschetov-s-podotchetnymi-licami/ (дата обращения: 22.10.2025).
24. Новый порядок выдачи подотчетных сумм в 2025 году — Упрощенка. URL: https://www.26-2.ru/art/423087-novyy-poryadok-vidachi-podotchetnyh-sum-v-2025-godu (дата обращения: 22.10.2025).
25. Подотчётные лица — Моё дело. URL: https://www.moedelo.org/spravochnik/buhgalteria/buhgalterskie-terminy/podotchetnye-lica (дата обращения: 22.10.2025).
26. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, Оформление результатов аудиторской проверки — Studbooks.net. URL: https://studbooks.net/1435728/buhgalterskiy_uchet_i_audit/tipichnye_narusheniya_osuschestvlenii_raschetov_podotchetnymi_litsami_oformlenie_rezultatov_auditorskoy_proverki (дата обращения: 22.10.2025).
27. Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами — Холд-Инвест-Аудит. URL: https://hold-audit.ru/auditorskie-uslugi/procedury-audita-raschetov-s-podotchetnymi-licami/ (дата обращения: 22.10.2025).
28. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций — КонсультантПлюс. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_29107/ (дата обращения: 22.10.2025).
29. ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: что изменилось и как применять. URL: https://www.audit-it.ru/articles/account/buhuchet/a107/1091522.html (дата обращения: 22.10.2025).
30. Как работать по-новому ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете. URL: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie-buhgalterskogo-ucheta-v-2022-godu-pravila-sposoby/fsbu-27-2021-dokumenty-i-dokumentooborot-v-buhuchete-chto-novogo-kak-rabotat/ (дата обращения: 22.10.2025).
31. Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами. URL: https://www.studmed.ru/view/procedury-audita-raschetov-s-podotchetnymi-licami_6a8e48810e7.html (дата обращения: 22.10.2025).
32. Злоупотребление подотчетами: что нужно знать бухгалтеру — Контур.Экстерн. URL: https://e-kontur.ru/en/publications/2059 (дата обращения: 22.10.2025).
33. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами — nalog-nalog.ru. URL: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie-buhgalterskogo-ucheta-v-2022-godu-pravila-sposoby/sovershenstvovanie-ucheta-raschetov-s-podotchetnymi-licami/ (дата обращения: 22.10.2025).
34. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций — Минфин России. URL: https://minfin.gov.ru/ru/document/?id_4=63276 (дата обращения: 22.10.2025).
35. План счетов и субсчетов бухгалтерского учёта: проводки и примеры — Моё дело. URL: https://www.moedelo.org/spravochnik/buhgalteria/buhgalterskie-terminy/plan-schetov (дата обращения: 22.10.2025).
36. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АУДИТА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ — Elibrary. URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=46445579 (дата обращения: 22.10.2025).
37. ОЦЕНКА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/otsenka-vnutrennego-kontrolya-osuschestvleniya-raschetov-s-podotchetnymi-litsami/viewer (дата обращения: 22.10.2025).
38. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами в организации. URL: https://www.audit-it.ru/articles/account/buhuchet/a107/1092873.html (дата обращения: 22.10.2025).
39. Типичные ошибки ведения расчетов с подотчетными лицами — Альфа-аудит. URL: https://alfa-audit.ru/tipichnye-oshibki-vedeniya-raschetov-s-podotchetnymi-licami/ (дата обращения: 22.10.2025).
40. Кафедра экономики и управления ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА по — Московский международный университет. URL: https://www.mmu.ru/upload/iblock/d7c/d7c399992f9602f928e4e97a8e74a814.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
41. Подотчетные средства могут быть признаны доходом физлица, если документы по их расходованию отсутствуют | ФНС России. URL: https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/tax_doc_news/8123287/ (дата обращения: 22.10.2025).
42. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами | Полезное от — Мегаконсалт. URL: https://megakonsalt.ru/poleznoe/uchet-i-kontrol-raschetov-s-podotchetnymi-licami/ (дата обращения: 22.10.2025).
43. Что может выявить аудит расчетов с подотчетными лицами — Ppt.ru. URL: https://www.ppt.ru/art/buh-uchet/audit-raschetov-s-podotchetnymi-licami-68502 (дата обращения: 22.10.2025).
44. Оптимизация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/optimizatsiya-ucheta-i-kontrolya-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-na-predpriyatii/viewer (дата обращения: 22.10.2025).
45. Пошаговая инструкция. Внутренний контроль при расчетах с подотчетными лицами (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании «Гарант»). URL: https://www.garant.ru/consult/budget/1133388/ (дата обращения: 22.10.2025).
46. (PDF) КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ОСНОВЫ АУДИТА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ — ResearchGate. URL: https://www.researchgate.net/publication/372935210_KONCEPTUALNYE_OSNOVY_AUDITA_UCETA_RASCETOV_S_PODOTCETNYMI_LICAMI_NA_PREDPRIATII (дата обращения: 22.10.2025).
47. Как контролировать расчеты с подотчетными лицами в учреждении — Audit-it.ru. URL: https://www.audit-it.ru/articles/account/bubuchet/a107/915152.html (дата обращения: 22.10.2025).
48. Актуализация внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами в усл. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/aktualizatsiya-vnutrennego-audita-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-v-usl/viewer (дата обращения: 22.10.2025).
49. Как повысить эффективность службы внутреннего аудита? — Начинайте с плана. URL: https://www.cfin.ru/management/audit/audit_plan.shtml (дата обращения: 22.10.2025).
50. Типичные ошибки и нарушения в учете денежных средств, выявляемые в ходе аудита, и пути их решения — Современные научные исследования и инновации. URL: https://web.snauka.ru/issues/2016/06/68379 (дата обращения: 22.10.2025).
51. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки — КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/audit-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-na-predpriyatii/viewer (дата обращения: 22.10.2025).
52. Типовые ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами. URL: https://www.law.ru/article/21579-tipovye-oshibki-dopuskaemye-pri-raschetah-s-podotchetnymi-litsami (дата обращения: 22.10.2025).
53. УЧЕТ И АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (на примере ООО «Ро-Некс¬) — Московский международный университет. URL: https://www.mmu.ru/upload/iblock/c38/c383e25b16e88e89f899e43673c68326.pdf (дата обращения: 22.10.2025).
54. Повышение эффективности системы обеспечения качества аудита Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес — КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/povyshenie-effektivnosti-sistemy-obespecheniya-kachestva-audita/viewer (дата обращения: 22.10.2025).