Структура и содержание дипломной работы на тему «Автоматизация делопроизводства»

Качественное введение — это визитная карточка дипломной работы, которая сразу задает вектор исследования и демонстрирует глубину понимания темы. Его задача — не просто перечислить формальные элементы, а убедить научного руководителя в серьезности вашего подхода. Начните с актуальности, связав ее с глобальными трендами цифровизации и необходимостью повышения эффективности бизнес-процессов. Затем четко определите объект и предмет исследования. Например, объектом может быть делопроизводство в конкретной организации, а предметом — непосредственно процесс его автоматизации. На основе этого сформулируйте главную цель работы, например: «Разработать проект автоматизации делопроизводства с расчетом экономической эффективности». Из цели логически вытекают задачи: проанализировать текущие процессы, спроектировать целевую модель, выбрать ПО и рассчитать ключевые показатели. Не забудьте упомянуть и правовой фундамент, ведь нормативная база для ведения электронного документооборота в России включает стандарты ГОСТ Р ИСО 9001, законодательство об электронной подписи и электронном документе.

Глава 1. Как провести глубокий анализ и доказать необходимость перемен

Первая глава дипломной работы — это фундамент, на котором строятся все последующие проектные решения. Ее цель — не просто описать компанию, а доказать, что существующие процессы неэффективны и требуют изменений. Начните с краткой технико-экономической характеристики предприятия, чтобы погрузить читателя в контекст. Основной же фокус должен быть на анализе текущего состояния делопроизводства — модели «AS-IS».

Здесь ваша задача — стать бизнес-аналитиком. Детально опишите, как сейчас движутся документы, кто в этом участвует и какие инструменты используются. Чтобы сделать анализ наглядным и убедительным, применяйте признанные методы визуализации. Используйте такие инструменты, как:

• BPM-нотация (Business Process Model and Notation): для детального моделирования бизнес-процессов.
• Диаграммы потоков работ (workflow diagrams): для упрощенной визуализации маршрутов документов.

Ключевой этап этого анализа — выявление «узких мест». Вы должны не просто констатировать факт, а найти проблемы: где теряется время, на каких этапах возникают ошибки, какие операции избыточны или дублируются. Изучите типичные задачи, которые хорошо поддаются автоматизации: согласование договоров, обработка входящей/исходящей корреспонденции, управление служебными записками. Фиксация этих проблем станет отправной точкой для обоснования вашего проекта.

Обоснование проекта, которому поверит научный руководитель

Этот раздел — логический мост между анализом и проектированием. Здесь вы должны превратить выявленные проблемы в неопровержимые аргументы в пользу внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Начните с четкого перечисления проблем, обнаруженных на этапе «AS-IS»: долгие сроки согласования документов, высокий риск их физической потери, чрезмерные трудозатраты на рутинные операции, отсутствие прозрачного контроля исполнения.

Далее, покажите, как именно автоматизация решает каждую из этих проблем. Продемонстрируйте прямую связь: автоматизация маршрутов сокращает сроки, централизованный электронный архив исключает потери, а система контроля поручений обеспечивает прозрачность. Ключевые функции СЭД, такие как регистрация документов, управление версиями, маршрутизация задач, контроль исполнения поручений и электронное архивирование, являются вашими главными аргументами. Подкрепите свою позицию важным тезисом:

Автоматизация — не цель, а инструмент решения конкретных бизнес-задач.

Завершите обоснование мыслью о том, что автоматизация рутинных операций приводит к высвобождению рабочего времени сотрудников, которое они могут потратить на более сложную и аналитическую деятельность, приносящую компании больше ценности.

Анализ рынка и выбор стратегии, или как спроектировать будущее «TO-BE»

После того как необходимость автоматизации доказана, возникает вопрос: как именно ее реализовать? Этот раздел посвящен выбору оптимального IT-решения и проектированию целевой модели процессов («TO-BE»). Ваша задача — показать, что выбор сделан не интуитивно, а на основе взвешенного анализа.

Проведите сравнительный анализ 2-3 популярных на рынке СЭД. Чтобы он был структурированным и убедительным, оформите его в виде таблицы. В качестве критериев выбора программного обеспечения для автоматизации используйте следующие параметры:

• Функциональность: насколько система покрывает потребности компании.
• Стоимость: цена лицензии и совокупная стоимость владения (TCO).
• Удобство интерфейса: насколько система интуитивно понятна для конечных пользователей.
• Техническая поддержка: наличие и качество поддержки от вендора.

На основе этого анализа обоснуйте выбор конкретного продукта. Затем опишите модель «TO-BE» — то, как будут выглядеть бизнес-процессы после внедрения системы. Важно подчеркнуть, что успешность проекта зависит не только от функционала самой СЭД. Интеграция СЭД с другими корпоративными системами (CRM, ERP, учетные системы) является важным фактором, который нужно учесть при проектировании.

Глава 2. Разработка проекта автоматизации как инженерная задача

Вторая, проектная глава — это ядро вашей дипломной работы. Здесь вы переходите от теории и анализа к практике, представляя подробный «чертеж» будущего решения. Эту главу следует рассматривать как целостный инженерный план, а не как набор разрозненных технических описаний. Структурируйте ее вокруг ключевых аспектов внедрения.

Начните с описания жизненного цикла проекта. Основные этапы внедрения СЭД обычно включают:

1. Анализ текущих процессов (AS-IS).
2. Проектирование будущих процессов (TO-BE).
3. Непосредственно внедрение и настройка ПО.
4. Обучение персонала и запуск в эксплуатацию.

Далее, продемонстрируйте зрелый подход, описав потенциальные риски и методы их минимизации. Основные риски при внедрении — это сопротивление изменениям со стороны сотрудников, недостаточная подготовка ИТ-инфраструктуры или некорректный выбор ПО на предыдущем этапе. Для каждого риска предложите контрмеры (например, проведение обучающих семинаров, аудит инфраструктуры). Наконец, уделите внимание вопросам информационной безопасности, описав, как система будет защищать конфиденциальные данные.

Проектирование информационного обеспечения, или как данные превращаются в систему

Этот раздел часто вызывает трудности, но он критически важен для демонстрации глубины проработки проекта. Здесь вы описываете, как будет организована вся информация внутри будущей системы. По сути, вы проектируете «кровеносную систему» вашего решения.

Начните с общей информационной модели. Ее можно наглядно представить в виде ER-диаграммы (сущность-связь), которая покажет основные объекты системы (документ, сотрудник, контрагент) и их взаимосвязи. Затем детально охарактеризуйте различные типы информации:

• Входная информация: сканы бумажных документов, данные, вводимые пользователями в формы, электронные письма.
• Нормативно-справочная информация (НСИ): относительно статичные данные, такие как справочники сотрудников, контрагентов, видов документов.
• Результатная информация: итог работы системы, например, отчеты о просроченных задачах, согласованные версии договоров, резолюции руководства.

Центральным элементом этого раздела должно стать описание карточки документа — набора полей (атрибутов), которые описывают любой документ в системе (регистрационный номер, дата, автор, тип документа, статус согласования и т.д.). Именно грамотно спроектированная карточка обеспечивает быстрый поиск и систематизацию данных.

Проектирование программного обеспечения, или как описать работу системы

Даже если вы не программист, вы должны уметь описывать выбранное программное обеспечение на функциональном уровне. Этот раздел показывает, что система делает и как она это делает с точки зрения пользователя и логики.

Отличным инструментом для визуализации является «дерево функций». Это иерархическая схема, которая наглядно представляет все возможности системы: от верхнеуровневых (например, «Работа с договорами») до конкретных операций («Создать проект договора», «Отправить на согласование», «Зарегистрировать»).

Далее, опишите ключевые сценарии работы пользователя. Выберите 1-2 самых важных процесса (например, «создание и согласование входящего письма») и пошагово распишите действия пользователя в системе. Это делает проект более живым и понятным. В завершение дайте характеристику основным программным модулям системы (например, модуль регистрации, модуль согласования, модуль отчетности) и кратко опишите, как они взаимодействуют между собой для выполнения общих задач.

Глава 3. Как рассчитать экономическую эффективность и доказать ценность проекта

Третья глава — это кульминация вашей работы, где вы переводите все технические и организационные улучшения на язык денег и доказываете, что проект не только полезен, но и выгоден. Расчет должен быть прозрачным и методически обоснованным.

Сначала опишите выбранную методику расчета. Затем пошагово представьте сам расчет, который состоит из двух ключевых частей:

1. Расчет затрат: сюда входят единовременные затраты (стоимость лицензий ПО, услуги по внедрению, закупка оборудования, обучение персонала) и регулярные затраты (стоимость технической поддержки).
2. Расчет выгод: это самая важная часть. Выгоды бывают прямые (сокращение расходов на бумагу, картриджи, услуги курьеров) и косвенные, которые обычно составляют основную ценность проекта. Косвенные выгоды — это экономия рабочего времени сотрудников за счет автоматизации рутины. Вы должны рассчитать, сколько часов работы разных специалистов высвободится, и перевести это в денежный эквивалент.

Чтобы оценка эффективности автоматизации была объективной, ее нужно привязать к конкретным бизнес-показателям (KPI). Определите ключевые метрики, например, скорость обработки документов, снижение трудозатрат на операции и уменьшение количества ошибок. Сделайте прогноз, насколько эти KPI улучшатся после внедрения. Можно опереться на среднерыночные данные: примеры успешной автоматизации документооборота отмечают ускорение процессов согласования на 40-60% и сокращение операционных издержек на 20-30%.

Заключение, которое подводит итоги и закрепляет результат

Сильное заключение не просто пересказывает содержание глав, а синтезирует полученные результаты и убедительно доказывает, что цель дипломной работы достигнута. Структура заключения должна зеркально отвечать задачам, поставленным во введении.

Последовательно сформулируйте краткие, но емкие выводы по каждой главе. По аналитической — какие ключевые проблемы были выявлены. По проектной — какие решения были разработаны для устранения этих проблем. По экономической — как была доказана финансовая целесообразность предложенных решений. В конце еще раз четко сформулируйте практическую значимость вашей работы. Опишите, какой конкретный результат получит предприятие после реализации проекта. Например, не просто «ускорятся процессы», а «сократится среднее время согласования договора с 5 до 2 дней». Подчеркните, что повышение прозрачности процессов позволяет руководству лучше контролировать исполнение задач, что напрямую влияет на управляемость и эффективность компании в целом.

Список использованной литературы

1. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2004.
2. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005.
3. Шафер Д.Ф., Фартрел Т., Шафер Л.И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. – М.: Вильямс, 2004.
4. Марка Д. А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования SADT.
5. Проектирование экономических информационных систем: учеб. / под ред. Ю. Ф. Тельнова. М., 2005
6. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮИНИТИ, 2006
7. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1). М., 2003
8. Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2005
9. Маклаков С.В. BPwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: ДИАЛОГ–МИФИ, 2004
10. Фаулер М. UML в кратком изложении: применение стандартного языка объектного моделирования: пер. с англ. / М. Фаулер, К. Скотт. М., 2004
11. Фаулер М. UML – основы. Руководство по стандартному языку объектного моделирования.: Пер. с англ. – СПб.: Символ, 2006
12. Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий (подходы, методы, средства) // М.: СИНТЕГ, 2002
13. Петров Ю.А., Шлимович Е.Л., Ирюпин Ю.В. Комплексная автоматизация управления предприятием: Информационные технологии — теория и практика. — М.: Финансы и статистика, 2005
14. Хомоненко А.Д. и др. Базы данных: Учебник для вузов / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. — СПб.: КОРОНА принт, 2004 — 736 с.
15. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2002 — 512 с.
16. Смирнов И.Н. и др. Основные СУБД. – М.: Наука, 1999 – 320 с.
17. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
18. ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».
19. Гультяев А. К., «Microsoft Office Project 2007. Управление проектами: практическое пособие. » — СПб.: КОРОНА-Век, 2008 – 480 с. ил.
20. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2004.
21. Антопольский А.Б. Проблемы классификации информационных ресурсов по критериям информационной безопасности/ А.Б. Антопольский. — НТИ.- 2007. — № 6.- С. 125-126.
22. Атлас науки [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.atlasofscience.org/ (10.01.2009).
23. Бочаров Е.П. Интегрированные Корпоративные информационные системы: Принципы построения: лабораторный практикум на/ Е.П. Бочаров. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 234 с.
24. Вузы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.students.ru (10.01.2009).
25. Гончаров А. Самоучитель HTML/ А. Гончаров. — СПб.: Питер, 2006. — 240 с.: ил.
26. Зенкин А.А. Основы когнитивной компьютерной графики/ А.А. Зенкин — М.:Наука, 2006. – 271 с.
27. Зольников Д.С. PHP 5 Самоучитель/ Д.С. Зольников. — 2-е изд. – М, 2005. – 361 с.
28. Интернет университет информационных технологий [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.intuit.ru (17.12.2008).
29. Казиев. В.М. Введение в практическое тестирование [Электронный ресурс].– Режим доступа: http://www.intuit.ru/department/informatics/practest/ (20.01.2009).
30. Карпова Т.С. Базы данных: модели, обработка, реализация / Карпова Т.С. – СПб.: Питер, 2005. – 392с.
31. Клещев Н.Т. Проектирование информационных систем/ Н.Т. Клещев, А.А. Романов. – М.: Российская экономическая академия, 2000.- 283с.
32. Кобринский Б.А. К вопросу о формальном отображении образного мышления и интуиции специалиста в слабоструктурированной предметной области / Б.А. Кобринский. — Новости искусственного интеллекта. – 2008.
33. Колиснеченко Д.Н. PHP 5 Самоучитель/ Д.Н. Колиснеченко. – Изд. 3-е. – СПб, Наука и техника, 2006. – 352с.
34. Конноли Т. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика: [пер. с англ.] / Конноли Т., Бегг К., Страчан А. — 2-е изд.- М.: Вильямс, 2001. – 394с.
35. Кот ученый [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.smartcat.ru/ (10.01.2009).
36. Кривошеин М. ER: диаграммы сущность-связь [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://mikkri.narod.ru (03.03.2009).
37. Кузнецов С.Д. Основы современных баз данных/ С.Д. Кузнецов К. – Курск [б.и.], 2009. – 276с.
38. Леоненков А. Объектно-ориентированный анализ и проектирование с использованием UML и IBM Rational Rose / А. Леоненков. — М.: Вильямс, 2006.- 357с.
39. Любушин Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия./ Н.П. Любушин. – М.: ЮНИТИ, 2006. – 251с.
40. Маслов В. Введение в Perl. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.perl.far.ru (21.11.2008).
41. Новые технологии и специалисты для инновационного бизнеса [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.itportal.ru/ (17.12.2008).
42. Образование за рубежом [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.abroad.ru/ (17.12.2008).
43. Полигон виртуального образования [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.pvobr.ru/ (10.01.2009).
44. Продвижение сайта [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.it-promotion.ru (21.11.2008).
45. Савельев А.Я. Подготовка информации для автоматизированных обучающих систем/ А.Я. Савельев, В.А. Новиков, Ю.И. Лобанов. – М: [б.и.], 2006. – 234с.
46. Сергеев А.О. HTML 4.0/ А.О. Сергеев. – СПб.: БХВ, 1999. – 324с.
47. Системы дистанционного обучения [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.ssl.obninsk.ru/web/main.nsf/all/Remote training (14.11.2008)
48. Сковородников О. Инфо-Бизнес. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.ibo.ru (14.11.2008).
49. Тушенцова А. МЕГАТЕК Информационные технологии [Электронный ресурс]. – Режим доступа: Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки.(09.02.2009).
50. Уваров А.Ю. Вступая в век информации/ А.Ю. Уваров. — Информатика и образование, 2005. -№ 2. – С. 13.
51. Хмельницкого С.В. Концепция развития информационных ресурсов/ С.В. Хмельницкого, В.В. Шарыхин, Н.В. Каплунова. – СПб.: Европейский университет в Санкт-Петербурге, 2007. – 321с.
52. Хомоненко А.Д. Базы данных: учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, В.М. Мальцев. — СПб.: КОРОНА принт, 2004. — 437с.
53. Шапошников И. Web-сайт своими руками/ И. Шапошников. — Санкт-Петербург: БХВ –, 2000. – С. 23-24.
54. Электронные библиотеки [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://allbest.ru/libraries.htm (17.12.2008).
55. Элементы большой науки [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://elementy.ru/ (17.12.2008).