Как написать диплом по автоматизации event-агентства – готовый пример с анализом и расчетами

Рост event-индустрии и одновременное усиление конкуренции ставят перед агентствами праздничных услуг острый вопрос операционной эффективности. Большинство из них до сих пор полагаются на ручные или разрозненные методы управления — таблицы в Excel, заметки в блокнотах и множество чатов в мессенджерах. Такой подход неизбежно приводит к ошибкам при планировании, потере важной информации о клиентах и, как следствие, к снижению качества услуг. Главный тезис этой работы заключается в том, что комплексная автоматизация ключевых бизнес-процессов является не просто улучшением, а необходимым условием для выживания и роста на современном рынке. Объектом исследования выступает деятельность типичного event-агентства, на примере условного ООО «Кивалл». Предметом являются бизнес-процессы управления заказами и взаимоотношениями с клиентами. Цель работы — разработать проект автоматизированной информационной системы, способной оптимизировать эти процессы. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи: провести анализ предметной области, спроектировать архитектуру системы, описать пользовательские сценарии и рассчитать экономическую эффективность от ее внедрения.

Глава 1. Анализ предметной области и существующие методы автоматизации

Чтобы спроектировать эффективное решение, необходимо глубоко погрузиться в текущие операционные реалии event-агентства. Первым шагом является анализ бизнес-процессов в их существующем виде, или «Как есть» (As-Is). В типичном агентстве ключевой цикл работы выглядит следующим образом:

• Прием и обработка заявки: Менеджер вручную фиксирует запрос от клиента, часто в разных источниках (телефон, почта, мессенджер).
• Подбор подрядчиков и услуг: Начинается долгий процесс обзвона и переписки с артистами, фотографами, площадками для уточнения их доступности и стоимости.
• Составление сметы: Расчеты ведутся в Excel, что повышает риск механических ошибок и затрудняет внесение изменений.
• Ведение клиентской базы (CRM): Информация о клиентах хранится разрозненно, что мешает выстраивать долгосрочные отношения и анализировать историю заказов.
• Документооборот: Договоры и акты готовятся по шаблонам вручную, что замедляет процесс согласования.

Для наглядного представления этих процессов и выявления узких мест в дипломной работе целесообразно использовать диаграммы в нотации BPMN. На основе этого анализа проводится SWOT-анализ текущей операционной модели, который формализует ключевые проблемы.

Например, к слабым сторонам (Weaknesses) можно отнести высокий риск человеческой ошибки и долгое согласование сметы, а к угрозам (Threats) — потерю клиентов из-за медленной обработки заявок на фоне более быстрых конкурентов.

Далее следует краткий анализ существующих на рынке IT-решений. Универсальные системы вроде AmoCRM отлично справляются с ведением воронок продаж, но не учитывают специфику event-сферы, такую как сложное бронирование подрядчиков с привязкой ко времени и дате. Платформы типа 1С:Предприятие мощны в части документооборота и финансов, но их адаптация под нужды агентства праздников является дорогой и сложной задачей. Этот анализ доказывает, что готовые решения не закрывают всех потребностей, а значит, разработка специализированного проекта полностью оправдана.

Глава 2. Проектирование информационной системы для агентства праздничных услуг

Основываясь на проблемах, выявленных в первой главе, мы можем сформулировать требования к будущей системе и спроектировать ее архитектуру «Как должно быть» (To-Be). Это ядро всей дипломной работы, демонстрирующее техническую компетентность автора.

Формулировка требований и выбор технологий

Требования делятся на две категории:

1. Функциональные: Что система должна делать. Например: вести единую базу клиентов с историей заказов; позволять создавать новый заказ с привязкой к клиенту, дате и набору услуг; автоматически рассчитывать смету на основе выбранных услуг; отслеживать статусы заказов; формировать документы по шаблонам.
2. Нефункциональные: Как система должна работать. Например: время отклика интерфейса не должно превышать 2 секунд при типовых операциях; система должна быть доступна через веб-браузер; должна быть обеспечена безопасность персональных данных клиентов.

На основе этих требований производится обоснованный выбор технологического стека. В качестве примера для дипломного проекта можно предложить следующую связку: веб-приложение на фреймворке Python/Django, который обеспечивает быструю разработку и гибкость, с использованием системы управления базами данных PostgreSQL, известной своей надежностью и хорошей производительностью при работе со сложными запросами. Такой выбор оптимален по соотношению стоимости, скорости реализации и возможностей для дальнейшего масштабирования.

Архитектура системы и проектирование базы данных

Система проектируется по модульному принципу, что упрощает разработку, тестирование и дальнейшую поддержку. Ключевые модули могут быть следующими:

• «Клиенты (CRM)»: Хранение всей информации о заказчиках.
• «Заказы»: Основной рабочий модуль для создания и ведения мероприятий.
• «Каталог услуг и подрядчиков»: Единая база артистов, площадок, оборудования с ценами и календарями занятости.
• «Финансы и документы»: Модуль для формирования смет, счетов и договоров.
• «Аналитика»: Панель с ключевыми показателями для руководителя.

Центральным элементом проектирования является база данных. Сначала разрабатывается логическая модель (ER-диаграмма), которая визуально представляет ключевые сущности — Клиент, Заказ, Услуга, Подрядчик — и устанавливает связи между ними. Например, один «Клиент» может иметь много «Заказов», а один «Заказ» может включать много «Услуг». После утверждения логической модели создается физическая модель, которая описывает конкретные таблицы, поля и типы данных в выбранной СУБД PostgreSQL.

Глава 3. Описание пользовательских сценариев и интерфейса

Технический проект обретает жизнь, когда мы показываем, как именно он решает повседневные задачи пользователя — менеджера event-агентства. Этот раздел визуализирует работу системы и доказывает ее практическую пользу и удобство.

Основной пользовательский сценарий можно описать пошагово: «От первого обращения клиента до успешного завершения мероприятия». В проектируемой системе этот путь выглядит так:

1. Менеджер получает заявку и мгновенно создает в системе новую карточку клиента (или находит существующую).
2. В карточке клиента создается новый заказ, ему присваивается уникальный номер.
3. Менеджер переходит в каталог услуг, где видит доступных подрядчиков и оборудование на нужную дату, и добавляет их в заказ одним кликом.
4. Система автоматически рассчитывает предварительную смету на основе выбранных позиций, исключая ошибки ручного подсчета.
5. После согласования с клиентом менеджер нажимает кнопку «Сформировать договор», и система генерирует готовый документ с реквизитами клиента и перечнем услуг.
6. На протяжении всего цикла подготовки менеджер меняет статусы заказа («Новый», «В работе», «Ожидает оплаты», «Завершен»), что позволяет руководителю видеть общую картину на главном дашборде.

Дизайн интерфейса должен быть интуитивно понятным. Ключевые экраны, которые стоит описать в работе, — это дашборд с виджетами основных показателей, календарь мероприятий с общей загрузкой и карточка заказа, где собрана вся информация по конкретному событию. Важно обосновать UI/UX решения. Например, использование цветового кодирования статусов заказов (зеленый — активен, серый — завершен, красный — отменен) позволяет менеджеру мгновенно оценить текущую ситуацию. В реальной работе этот раздел подкрепляется макетами или скриншотами интерфейса. Завершается глава кратким описанием плана тестирования, включающего модульное (проверка каждой функции отдельно), интеграционное (проверка взаимодействия модулей) и пользовательское (передача системы для апробации реальным менеджерам).

Глава 4. Расчет экономической эффективности внедрения системы

Финальный аргумент в пользу любого IT-проекта — это его финансовая целесообразность. В этой главе необходимо наглядно, с помощью цифр, доказать, что предложенная система является выгодной инвестицией.

Расчет затрат и выгод

Сначала рассчитываются единовременные затраты на проект. Они включают:

• Затраты на разработку: Стоимость рабочего времени программиста, аналитика и тестировщика, необходимого для создания системы.
• Затраты на инфраструктуру: Покупка или аренда сервера (хостинга) для размещения приложения.
• Затраты на внедрение: Время, затраченное на обучение персонала работе с новой системой.

Затем оценивается потенциальный экономический эффект. Выгоды могут быть как прямыми, так и косвенными. Основной измеряемой выгодой является экономия рабочего времени менеджеров. Нужно посчитать, сколько часов в неделю уходит на рутинные операции (поиск информации, расчет смет, подготовка документов) и как это время сократится благодаря автоматизации. Сэкономленные часы пересчитываются в денежный эквивалент на основе зарплаты сотрудника. Дополнительные выгоды включают сокращение финансовых потерь из-за ошибок в расчетах и увеличение конверсии заявок в реальные заказы за счет значительного повышения скорости обработки запросов.

Ключевые показатели эффективности

На основе данных о затратах и выгодах рассчитывается ключевой показатель — срок окупаемости проекта (Payback Period). Он показывает, за какой период времени сэкономленные средства покроют первоначальные инвестиции. Например, если затраты составили 300 000 рублей, а ежемесячная экономия — 50 000 рублей, срок окупаемости составит 6 месяцев. Этот результат позволяет сделать однозначный вывод: проект является не только технически обоснованным, но и финансово привлекательным для предприятия.

[Смысловой блок: Заключение]

В ходе выполнения дипломной работы была достигнута поставленная цель — разработан комплексный проект информационной системы для автоматизации деятельности event-агентства. Все задачи, сформулированные во введении, были успешно решены.

Был проведен детальный анализ предметной области, который выявил ключевые проблемы ручного управления: низкую скорость обработки заказов, риск человеческой ошибки и отсутствие системного подхода к ведению клиентской базы. На основе этого анализа был спроектирован проект автоматизированной системы, включающий ее архитектуру, модель данных и подробное описание функциональных модулей. Были описаны основные пользовательские сценарии, демонстрирующие, как система решает выявленные проблемы на практике. Наконец, расчет экономической эффективности показал, что внедрение системы является финансово оправданным и имеет короткий срок окупаемости.

Таким образом, можно сделать итоговый вывод: разработанный проект способен значительно повысить операционную эффективность и конкурентоспособность агентства праздничных услуг. Возможными путями дальнейшего развития системы могут стать интеграция с популярными мессенджерами для автоматического приема заявок и разработка мобильного приложения для подрядчиков с доступом к их персональному расписанию.

Список использованных источников

Для соблюдения академических стандартов и подтверждения теоретической базы исследования необходимо привести полный перечень использованных материалов. Этот список должен быть пронумерован и оформлен в строгом соответствии с требованиями ГОСТ или методическими указаниями вашего учебного заведения. В него следует включить разнообразные источники, на которые вы опирались при написании работы:

• Научные статьи и монографии по менеджменту в сфере услуг и event-индустрии.
• Учебники и книги по проектированию информационных систем и баз данных.
• Техническая документация по выбранным языкам программирования и технологиям (например, Django, PostgreSQL).
• ГОСТы, регулирующие разработку технической документации к программному обеспечению.
• Аналитические статьи и обзоры рынка CRM-систем и средств автоматизации бизнеса.

Грамотно составленный список источников демонстрирует глубину вашей проработки темы и теоретическую подготовку.

Приложения

Вспомогательные, но важные для полноты картины материалы целесообразно вынести из основного текста работы в отдельный раздел «Приложения». Это позволяет не перегружать главы техническими деталями, сохраняя их читабельность, но при этом предоставить исчерпывающую информацию для проверяющих. Каждое приложение должно иметь свой заголовок и ссылку на него в основном тексте работы. В этот раздел можно включить:

• Полные графические схемы бизнес-процессов в нотации BPMN (модели «As-Is» и «To-Be»).
• Полную логическую и физическую модель базы данных (ER-диаграммы и спецификации таблиц).
• Детальные таблицы с полным экономическим расчетом затрат, выгод и срока окупаемости.
• Примеры экранных форм (макеты или скриншоты интерфейса ключевых модулей системы).
• Полную техническую спецификацию требований к системе.
• При необходимости — листинги ключевых фрагментов программного кода (например, реализация сложного алгоритма).

Список использованных источников

1. Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т.Т. 1. Локальные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 352 c.
2. Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 400 c.
3. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. — М.: Юрайт, 2013. — 462 c.
4. Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. — М.: Форум, 2012. — 400 c.
5. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135
6. Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 «Прикладная информатика (по обл.)», 061100 «Менеджмент орг.», 061000 «Гос. и муницип. упр.»] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.
7. Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)»] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.
8. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям «Прикладная информатика (по обл.)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.»] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
9. Информатика: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /А. Н. Гуда [и др.] ; под общ. ред. В. И. Колесникова.-М.: Дашков и К°, 2010.-399 с.
10. Информатика: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и другим экономическим специальностям /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2010.-910 с.
11. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
12. Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.
13. Исаев, Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. — М.: Омега-Л, 2013. — 464 c.
14. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. — СПб.: Питер, 2013. — 240 c.
15. Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. — СПб.: БХВ-Петербург, 2012. — 464 c.
16. Комплексная система защиты информации на предприятии. Часть 1. – М.: Московская Финансово-Юридическая Академия, 2008. – 124 с.
17. Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности «Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2010.-294 с.
18. Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.-СПб.: Лань, 2009.-255 с.
19. Луенбергер, Д.Д. Информатика: учеб.-метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. междисциплинарным специальностям /Дэвид Дж. Луенбергер ; пер. с англ. Ю. Л. Цвирко под ред. д.т.н. К. К. Колина.-М.: Техносфера, 2008.-447 с.
20. Маклаков, С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2009.
21. Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. — М.: Форум, 2013. — 512 c.
22. Малыхина, М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб: БХВ Петербург.2009.
23. Марков, А.С. Базы данных: Введ. в теорию и методологию : [Учеб. по специальности «Прикладная математика и информатика»] /А.С. Марков, К.Ю. Лисовский.-М.: Финансы и статистика, 2009.-511 с.
24. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2010. 240 с
25. Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. — М.: Юрайт, 2013. — 463 c.
26. Степанов А.Н. Информатика: учебное пособие. – СПб: Питер Пресс, 2012. – 764 с.
27. Стражева Н. С., Стражев А. В. Бухгалтерский учет. — М.: Диалог, 2008. – 252с.
28. Фаронов В.А. Delphi. Программирование на языке высокого уровня. М.: 2010
29. Фуфаев, Э.В. Базы данных: Учебное пособие для студентов учреждений высшего профессионального образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. — М.: ИЦ Академия, 2012. — 320 c.
30. Хлебников, А.А. Информационные технологии: Учебник / А.А. Хлебников. — М.: КноРус, 2014. — 472 c.
31. Черников, Б.В. Информационные технологии управления: Учебник / Б.В. Черников. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 368 c.
32. Чиртик, А.А. : Программирование в Delphi /А.А.Чиртик. — СПб: Питер, 2012. – 312 с.