Методология и структура дипломной работы по автоматизации хозяйственной деятельности предприятия на базе 1С

Глава 1. Теоретические основы автоматизации хозяйственной деятельности

Под хозяйственной деятельностью предприятия понимается совокупность всех его операционных, инвестиционных и финансовых процессов, направленных на получение прибыли. Ключевыми элементами этой системы являются управленческий и бухгалтерский учет, логистика, управление закупками и продажами, а также кадровый менеджмент. В современной экономике, характеризующейся высокой конкуренцией и постоянно усложняющимися бизнес-процессами, ручное управление этими потоками становится неэффективным.

Именно поэтому необходимость автоматизации выходит на первый план. Она перестает быть конкурентным преимуществом и становится базовым условием выживания и развития бизнеса. Автоматизация направлена на достижение нескольких стратегических целей:

• Повышение производительности труда за счет сокращения рутинных операций.
• Улучшение качества и скорости принятия управленческих решений на основе оперативных и достоверных данных.
• Снижение влияния человеческого фактора и минимизация ошибок.
• Обеспечение прозрачности всех бизнес-процессов для руководства.

Существуют различные модели внедрения автоматизации, каждая со своими особенностями:

1. Фрагментарная («лоскутная») автоматизация: Внедрение отдельных, не связанных между собой программ для решения узких задач (например, отдельная программа для склада, отдельная для бухгалтерии). Главный минус — возникновение «информационных разрывов» и дублирование данных.
2. Комплексная автоматизация: Внедрение единой информационной системы, охватывающей все ключевые контуры управления. Этот подход устраняет проблемы фрагментарного, создавая единое информационное пространство.

На российском рынке ключевую роль играют программные продукты на платформе «1С:Предприятие». Они предлагают широкий спектр решений, от базовой бухгалтерии до полнофункциональных ERP-систем, что позволяет подобрать оптимальный инструмент для предприятий любого масштаба. Обосновав теоретическую важность автоматизации, логично перейти к анализу того, как эти принципы применяются или не применяются на практике в конкретной организации.

Глава 2. Анализ хозяйственной деятельности и информационных процессов на предприятии

2.1. Организационно-экономическая характеристика объекта исследования

В качестве объекта исследования выступает условное торговое предприятие, занимающееся оптовой продажей строительных материалов. Организационная структура компании включает отдел продаж, отдел закупок, складской комплекс и бухгалтерию. Масштабы деятельности характеризуются широким ассортиментом (более 5000 номенклатурных позиций) и интенсивным потоком заказов (30-50 отгрузок в день).

Рассмотрим ключевой бизнес-процесс «Обработка заказа клиента» в его текущем состоянии («as is»). Визуально его можно представить в виде схемы в нотации BPMN, но словесно он выглядит следующим образом:

1. Менеджер по продажам принимает заявку от клиента по телефону или электронной почте.
2. Для проверки наличия товара на складе менеджер звонит на склад или использует устаревшую таблицу в Excel, которая обновляется раз в сутки.
3. После подтверждения наличия менеджер вручную формирует счет в Word и отправляет клиенту.
4. После оплаты бухгалтерия сообщает менеджеру о поступлении денег.
5. Менеджер передает информацию на склад для сборки и отгрузки заказа.

Главной проблемой данного процесса является отсутствие четких ключевых показателей эффективности (KPI). Время обработки заказа никак не регламентировано и сильно зависит от скорости коммуникации между отделами. Это приводит к задержкам, ошибкам в остатках и, как следствие, к снижению лояльности клиентов. После детального описания самого процесса необходимо проанализировать инструменты, с помощью которых он сейчас выполняется, чтобы понять коренные причины его неэффективности.

2.2. Исследование текущей информационной системы и выявление проблем

Аудит существующей IT-инфраструктуры предприятия выявил классический пример «лоскутной» автоматизации. В работе используются разрозненные программные продукты:

• Бухгалтерия: Использует устаревшую версию «1С:Бухгалтерия 7.7», данные из которой не интегрированы с другими отделами.
• Отдел продаж: Ведет учет клиентов и сделок в файлах Microsoft Excel.
• Склад: Учет остатков ведется в самописной утилите на базе MS Access.

Информационные потоки между отделами практически полностью осуществляются вручную: через электронную почту, телефонные звонки и бумажные документы. Это порождает целый комплекс системных проблем:

Ключевой недостаток текущей системы — отсутствие единой базы данных. Информация дублируется, искажается при передаче и постоянно теряет актуальность.

На основе анализа можно четко сформулировать следующие проблемы:

• Низкая скорость обработки данных: Ручное формирование документов и сверка данных между отделами занимают до 70% рабочего времени менеджеров.
• Частые ошибки: Продажа отсутствующего на складе товара из-за неактуальных остатков является регулярной практикой.
• Сложность получения отчетности: Руководитель не может оперативно получить сводный отчет по продажам, остаткам и взаиморасчетам. Его подготовка занимает несколько дней ручного труда.

Очевидно, что текущая информационная система не отвечает потребностям бизнеса, тормозит его развитие и требует кардинальной модернизации. Четко определив и доказав наличие проблем, мы создали прочную основу для проектирования решения.

Глава 3. Проектирование системы автоматизации на базе «1С:Предприятие»

3.1. Формулировка целей, задач и стратегии автоматизации

На основе проблем, выявленных в Главе 2, формулируется главная цель проекта автоматизации: повысить эффективность управления торговой деятельностью за счет создания единого информационного пространства на предприятии.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие конкретные задачи:

• Автоматизировать процесс обработки заказов клиентов, сократив время от заявки до отгрузки на 40%.
• Обеспечить ведение учета складских остатков в режиме реального времени.
• Внедрить систему CRM для управления взаимоотношениями с клиентами.
• Настроить автоматическое формирование управленческой отчетности по продажам, складу и финансам.
• Интегрировать контуры торгового, складского и бухгалтерского учета в единую систему.

В качестве стратегии выбирается комплексная автоматизация. В отличие от «лоскутной», этот подход позволит устранить информационные разрывы между подразделениями и обеспечить целостность данных. Границы проекта охватывают деятельность отдела продаж, отдела закупок, склада и бухгалтерии. Когда цели и стратегия определены, следующий логический шаг — выбрать конкретный инструмент, который позволит их достичь.

3.2. Обоснование выбора программного продукта «1С»

Для решения поставленных задач был проведен сравнительный анализ нескольких конфигураций на платформе «1С:Предприятие», наиболее подходящих для торговой компании. В анализ были включены «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация».

«1С:Управление торговлей» (УТ) — это специализированное решение, которое полностью закрывает задачи по управлению продажами, закупками, складом и финансами. «1С:Комплексная автоматизация» (КА), помимо этого функционала, включает в себя блоки регламентированного бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Для наглядности сравним их функционал с нашими задачами.

Сравнение функционала конфигураций «1С» с задачами проекта

Задача проекта	«1С:Управление торговлей»	«1С:Комплексная автоматизация»
Автоматизация продаж, закупок и склада	Полное соответствие	Полное соответствие
Интеграция с бухгалтерией	Требуется настройка обмена с «1С:Бухгалтерия»	Единая база, обмен не требуется
Ведение регламентированного учета	Нет	Да

Учитывая необходимость избавиться от устаревшей «1С:Бухгалтерия 7.7» и создать бесшовное информационное пространство, выбор был сделан в пользу «1С:Комплексная автоматизация». Это решение позволяет вести все виды учета в одной базе данных, что полностью исключает проблемы с обменами и дублированием информации. Кроме того, открытость платформы «1С:Предприятие» позволяет при необходимости доработать систему под уникальные бизнес-процессы компании.

3.3. Проектирование целевой архитектуры и план внедрения

Целевая архитектура информационной системы («to be») предполагает, что «1С:Комплексная автоматизация» становится ядром, которое объединяет все бизнес-процессы предприятия. Все сотрудники работают в единой базе данных, что обеспечивает мгновенный доступ к актуальной информации для всех подразделений.

В рамках проекта будут настроены ключевые компоненты системы:

• Справочники: «Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры» будут унифицированы и централизованы.
• Документы: Будут настроены цепочки документов «Заказ клиента» -> «Реализация товаров и услуг» -> «Приходный кассовый ордер».
• Отчеты: Будут разработаны формы управленческих отчетов «Анализ продаж», «Остатки товаров на складах», «Контроль дебиторской задолженности».

План-график внедрения проекта разбивается на следующие этапы:

1. Моделирование: Детальная настройка системы на тестовом примере, демонстрация функционала ключевым пользователям.
2. Разработка и настройка: Выполнение специфических доработок (при необходимости), настройка прав доступа и пользовательских интерфейсов.
3. Подготовка к запуску: Перенос начальных остатков из старых систем.
4. Обучение пользователей: Проведение групповых и индивидуальных тренингов для сотрудников.
5. Опытно-промышленная эксплуатация: Запуск системы, работа под контролем внедренцев, оперативное исправление ошибок.

Ключевым риском проекта является возможное сопротивление персонала изменениям. Для его минимизации планируется проведение разъяснительной работы и вовлечение ключевых сотрудников в процесс внедрения на самых ранних этапах.

Глава 4. Оценка экономической эффективности проекта

Оценка эффективности проекта внедрения «1С:Комплексная автоматизация» включает расчет финансовых показателей и анализ качественных улучшений. Это позволяет доказать рентабельность инвестиций в автоматизацию.

Первым шагом является расчет совокупной стоимости проекта. В нее входят следующие статьи затрат:

• Стоимость лицензий на программное обеспечение «1С».
• Затраты на приобретение или модернизацию серверного оборудования.
• Стоимость услуг подрядчика по внедрению (анализ, настройка, обучение).
• Затраты на внутренний персонал, отвлеченный на проект.

Далее производится оценка прямых экономических выгод. Их можно рассчитать, измерив сокращение трудозатрат на рутинные операции. Например, если ручное формирование отчета ранее занимало 8 часов, а после внедрения — 5 минут, экономия очевидна. Также к выгодам относится сокращение потерь от ошибок (например, отгрузка не по той цене) и оптимизация складских запасов за счет точного планирования.

На основе этих данных рассчитываются ключевые показатели инвестиционной привлекательности:

1. ROI (Return on Investment) — возврат инвестиций. Показывает рентабельность проекта.
2. PBP (Payback Period) — срок окупаемости. Определяет, за какой период выгоды от проекта покроют затраты на него.
3. NPV (Net Present Value) — чистая приведенная стоимость. Помогает оценить, насколько проект увеличит стоимость компании.

Помимо прямых финансовых выгод, проект приносит значительные качественные эффекты, которые сложно измерить в деньгах, но которые оказывают огромное влияние на бизнес:

• Повышение прозрачности учета: Руководство получает полный контроль над деятельностью компании.
• Рост управляемости: Решения принимаются не интуитивно, а на основе точных цифр и отчетов.
• Улучшение исполнительской дисциплины: Система позволяет отслеживать выполнение задач каждым сотрудником.

Расчеты, доказывающие, что ROI проекта положителен, а срок окупаемости находится в разумных пределах (например, 1.5-2 года), являются финальным аргументом в пользу его реализации.

Заключение

В ходе выполнения дипломной работы была решена поставленная задача по проектированию системы автоматизации для торгового предприятия. Был проведен комплексный анализ теоретических основ автоматизации и текущей хозяйственной деятельности объекта исследования, который выявил острые проблемы, связанные с «лоскутной» автоматизацией и отсутствием единого информационного пространства.

На основе выявленных проблем было предложено аргументированное решение — внедрение системы «1С:Комплексная автоматизация». Разработан детальный план внедрения и спроектирована целевая архитектура системы. В финальной главе была представлена методология расчета экономической эффективности, доказывающая финансовую целесообразность проекта.

Таким образом, цель работы, заявленная во введении, была полностью достигнута. Практическая значимость исследования заключается в том, что представленная структура анализа, проектирования и оценки может быть использована как готовая методология для автоматизации хозяйственной деятельности аналогичных предприятий малого и среднего бизнеса. Возможным направлением для дальнейшего развития системы является внедрение модуля бюджетирования и расширенной финансовой аналитики.

Список использованных источников и Приложения

Данный раздел предназначен для формального завершения научной работы в соответствии с академическими стандартами. В «Списке использованных источников» приводится перечень всей литературы, нормативных актов и интернет-ресурсов, на которые автор ссылался в тексте, оформленный согласно требованиям ГОСТ или методическим указаниям вуза.

В «Приложения» выносятся вспомогательные материалы, которые загромождают основной текст, но важны для полноты исследования. Это могут быть:

• Подробные схемы бизнес-процессов «as is» и «to be».
• Анкеты и опросные листы, использовавшиеся для интервью с сотрудниками.
• Громоздкие таблицы с исходными данными для экономических расчетов.
• Скриншоты разработанных пользовательских интерфейсов и отчетов.

Список использованной литературы

1. Автоматизация деятельности кредитной организации на платформе «1C: Предприятие 8». М.: 1С-Паблишинг, 2012. – 599с.
2. Арсентьева А. Е. 1С: Предприятие. Шаг за шагом. М.: Омега-Л, 2009. – 412с.
3. Богачева Т. Г. 1С: Предприятие 8. М.: 1С-Паблишинг, 2012. – 425с.
4. Бойко Э. В. 1С: Предприятие 8.2. М.: Омега-Л, 2012. – 541с.
5. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. 84 с.
6. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. – М: Гелиос АРВ, 2009. – 524с.
7. Гарнаев А.Ю. Самоучитель 1С: Предприятие 8.2.-СПб.: БХВ-Петербург, 2011. – 512 с.
8. Граничин, О.Н. Информационные технологии в управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Прикладная информатика (по областям) и «Менеджмент организации (по специализации «Информационный менеджмент»)» /О. Н. Граничин, В. И. Кияев.-М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2010.-335 с.
9. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий – М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с.135
10. Гринберг, А.С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351400 «Прикладная информатика (по обл.)», 061100 «Менеджмент орг.», 061000 «Гос. и муницип. упр.»] /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, А.С. Бондаренко.-М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с.
11. Диго, С.М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)»] /С.М. Диго.-М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с.
12. Емельянова Н.З., Партыка Т.Л., Попов И.И. Защита информации в персональном компьютере. – М.: Форум, 2009. – 368 с.
13. Завгородний В.И. Комплексная защита в компьютерных системах: Учебное пособие. – М.: Логос; ПБОЮЛ Н.А.Егоров, 2011. – 264 с.
14. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям «Прикладная информатика (по обл.)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.»] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
15. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Прикладная информатика (по областям)», «Менеджмент орг.», «Гос. и муницип. упр.» /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2009.-153 с.
16. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
17. Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.
18. Кашаев С. М. 1С: Предприятие 8.2. СПб.: БХВ-Петербург, 2010. – 398с.
19. Комплексная система защиты информации на предприятии. Часть 1. – М.: Московская Финансово-Юридическая Академия, 2008. – 124 с.
20. Коноплева, И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности «Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов.-М.: Проспект, 2010.-294 с.
21. Кудинов, Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.-СПб.: Лань, 2009.-255 с.
22. Луенбергер, Д.Д. Информатика: учеб.-метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика» и др. междисциплинарным специальностям /Дэвид Дж. Луенбергер ; пер. с англ. Ю. Л. Цвирко под ред. д.т.н. К. К. Колина.-М.: Техносфера, 2008.-447 с.
23. Максимов Н.В. Технические средства информатизации: учеб. для студентов учреждений сред. проф. образования, обучающихся по группе специальностей «Информатика и вычисл. техника» и для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика (по областям)» /Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов.-М.: Форум, 2010.-606 с.
24. Малыхина, М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб: БХВ Петербург.2009.
25. Марков А.С. Базы данных: Введ. в теорию и методологию : [Учеб. по специальности «Прикладная математика и информатика»] /А.С. Марков, К.Ю. Лисовский.-М.: Финансы и статистика, 2009.-511 с.
26. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2000. 240 с
27. Проектирование экономических систем: Учебник / Г.Н.Смирнова, А.А.Сорокин, Ю.Ф.Тельнов – М. : Финансы и статистика, 2003.
28. Профессиональная разработка в системе 1С:Предприятие 8. М.: 1С-Паблишинг, 2010. – 658с.
29. Рязанцева Н. А. 1С: Предприятие. Комплексная конфигурация. Секреты работы. СПб.: БХВ-Петербург, 2011. – 487с.
30. Тимофеев Г.С., Шумейко Д.С. Конфигурирование и администрирование 1С: Предприятие. Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 320с.
31. Филатова В. О. 1С: Предприятие 8.2. СПб.: БХВ-Петербург, 2010. – 398с.
32. Филатова В. О. Компьютер для бухгалтера. СПб.: Питер, 2010. – 321с.
33. Филимонова Е.В. Практическая работа в 1С: Предприятие 7.7. Учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2012. – 416с.
34. Харитонов С.А. Технология ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 8.0». М.: 1С-Паблишинг, 2005. – 452с.
35. 1С для управления и учета. [Электронный ресурс]. режим доступа: http://v8.1c.ru/
36. 1С: Предприятие. описание основных режимов. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.just-us.ru/predpr.htm
37. 1С: Бухгалтерия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.just1c.ru/opisanie8/buh/
38. Общее описание ПО 1С: Бухгалтерия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.soft-market.ru/branches/112/
39. Описание встроенного языка 1С. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://pro1c7.ru/
40. 1С: Предприятие. Общее описание. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.school1c.com/1s-predpriyatie-8/153/