Автоматизация расчета тарификации и фонда оплаты труда – пошаговое руководство для дипломной работы

В современных образовательных учреждениях ручной расчет тарификации и фонда оплаты труда (ФОТ) представляет собой чрезвычайно сложную и трудоемкую задачу. Он требует обработки больших объемов данных, учета множества нормативных актов и индивидуальных доплат, что неизбежно ведет к высокому риску арифметических и методологических ошибок. Важность точного бюджетного планирования и справедливого распределения средств делает эту проблему особенно острой.

Ключевая проблема, рассматриваемая в данной работе, заключается в том, что существующая система расчетов в условном ГБОУ Лицей №1561 неэффективна, непрозрачна и требует значительных временных затрат от административного персонала. Это приводит не только к прямым издержкам, но и снижает общую управляемость финансовыми потоками учреждения.

Целью дипломной работы является повышение эффективности управления фондом оплаты труда в ГБОУ Лицей №1561 через разработку и внедрение автоматизированной информационной системы для расчета тарификации и формирования ФОТ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы формирования ФОТ и нормативно-правовую базу, регулирующую оплату труда в сфере образования.
2. Провести детальный анализ текущего процесса расчета ФОТ и тарификации в ГБОУ Лицей №1561.
3. Разработать модель данных, архитектуру и алгоритмы будущей автоматизированной системы.
4. Осуществить программную реализацию спроектированной системы.
5. Рассчитать и обосновать экономическую эффективность от внедрения проекта.

Таким образом, объектом исследования выступает процесс управления фондом оплаты труда в образовательном учреждении, а предметом исследования — методы и средства автоматизации процесса расчета тарификации сотрудников.

Глава 1. Теоретические и нормативные основы расчета фонда оплаты труда в образовательных учреждениях

Для глубокого понимания проблематики автоматизации необходимо сперва рассмотреть теоретические и правовые основы, на которых строится вся система оплаты труда. Фонд оплаты труда (ФОТ) — это общий объем денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы сотрудникам учреждения за определенный период.

Структура ФОТ, как правило, состоит из двух основных частей:

• Базовая часть: обеспечивает гарантированную заработную плату сотрудникам в соответствии со штатным расписанием, их должностными окладами и учебной нагрузкой.
• Стимулирующая часть: предназначена для поощрения сотрудников за высокие результаты, качество работы и особые достижения. Рекомендуемая доля этой части в общем ФОТ составляет от 20% до 40%, что позволяет создать эффективную систему мотивации.

Формирование ФОТ в государственных образовательных учреждениях происходит на основе региональных расчетных подушевых нормативов и различных поправочных коэффициентов. В общем виде формула может выглядеть так:

ФОТ = N x П x У

Где N — общее число обучающихся, П — установленный подушевой норматив финансирования, а У — совокупность поправочных коэффициентов, учитывающих специфику учреждения (например, наличие коррекционных классов, углубленного изучения предметов и т.д.).

При расчете заработной платы конкретного сотрудника, особенно педагогического состава, учитывается множество доплат и надбавок, установленных как на федеральном, так и на локальном уровне. К ним относятся доплаты за:

• Проверку письменных работ (тетрадей).
• Классное руководство.
• Заведование учебными кабинетами или лабораториями.
• Квалификационную категорию (первая или высшая).
• Выслугу лет (педагогический стаж).
• Работу в сельской местности и другие специфические условия.

На рынке существует ряд готовых программных продуктов для автоматизации расчета заработной платы, наиболее известным из которых является «1С: Зарплата и кадры». Однако такие комплексные решения часто бывают избыточны для конкретных задач образовательного учреждения, сложны в адаптации под специфические локальные акты и требуют значительных затрат на приобретение и сопровождение. Это обуславливает актуальность разработки специализированных, более гибких и сфокусированных систем.

Глава 2. Анализ действующей системы расчета ФОТ на примере ГБОУ Лицей №1561

Для выявления конкретных проблем, которые должна решать автоматизация, был проведен анализ действующей системы расчета в Государственном бюджетном общеобразовательном учреждении Лицей №1561 г. Москвы. Лицей представляет собой крупную образовательную организацию со сложной структурой, включающей несколько сотен сотрудников и более тысячи учащихся.

Текущий процесс расчета тарификации и ФОТ («as is») является многоэтапным и преимущественно ручным. В нем задействованы заместитель директора по УВР, специалист по кадрам, экономист и главный бухгалтер. Процесс начинается со сбора исходных данных: штатное расписание, приказы о приеме и увольнении, данные о нагрузке учителей, информация о категориях и стаже. Основным инструментом для расчетов выступает Microsoft Excel, где в сложных таблицах вручную вводятся формулы и данные по каждому сотруднику. Это порождает замкнутый цикл сверки и исправлений между разными ответственными лицами.

Анализ этого процесса позволил выявить несколько критических «узких мест»:

• Высокая трудоемкость и временные затраты. На полный цикл расчета и согласования тарификационного списка уходит несколько рабочих дней, что отвлекает ценных специалистов от других задач.
• Высокая вероятность ошибок. Ручной ввод данных, копирование формул и сложность учета всех надбавок неизбежно приводят к арифметическим и методологическим ошибкам, исправление которых требует еще больших усилий.
• Отсутствие гибкости и невозможность моделирования. При изменении нормативов, окладов или нагрузки приходится пересчитывать всю систему вручную. Практически невозможно оперативно смоделировать различные сценарии ФОТ (например, «что будет, если мы повысим доплату за классное руководство?»).
• Сложность формирования аналитической отчетности. Получение сводных отчетов по категориям персонала, структуре ФОТ или средним зарплатам требует дополнительных ручных манипуляций с данными и не может быть выполнено оперативно.

Информационные потоки в существующей системе фрагментированы: данные передаются в виде Excel-файлов, распечаток и служебных записок. Это создает путаницу с версиями документов и замедляет весь процесс. Очевидно, что текущая система достигла предела своей эффективности и нуждается в кардинальном пересмотре и внедрении современных средств автоматизации.

Глава 3. Проектирование информационной системы для автоматизации расчета ФОТ

На основе анализа проблем существующей системы были сформулированы требования к будущей автоматизированной системе («to be»), которая должна стать ядром решения поставленной задачи. Проектная часть работы включает детальное описание архитектуры, структуры данных и алгоритмов этой системы.

В качестве средства разработки была выбрана СУБД MS Access. Этот выбор обоснован тем, что она входит в стандартный пакет Microsoft Office, широко распространенный в образовательных учреждениях, не требует дополнительных затрат на лицензирование и позволяет быстро создать функциональное десктопное приложение с формами, отчетами и реляционной базой данных, полностью отвечающее потребностям лицея.

Архитектура системы представляет собой приложение с несколькими ключевыми модулями:

1. Модуль администрирования: Обеспечивает управление пользователями и разграничение прав доступа (например, администратор, экономист, бухгалтер), а также ведение базовых нормативных справочников.
2. Модуль ввода данных: Позволяет управлять основными справочниками системы — сотрудники, должности, виды надбавок и их размеры, учебная нагрузка.
3. Модуль расчета: Ядро системы, выполняющее автоматический расчет тарификационного списка на основе данных из справочников и заложенных алгоритмов.
4. Модуль формирования отчетов: Генерирует и выводит на печать или в файл итоговые документы: тарификационный список, свод по ФОТ, отчеты в различных аналитических разрезах.

Ключевым этапом проектирования стала разработка структуры базы данных. Была создана реляционная модель, включающая следующие основные таблицы:

• Сотрудники (ID_Сотрудника, ФИО, Дата_приема, Стаж, Категория и др.)
• Должности (ID_Должности, Наименование, Оклад)
• Надбавки (ID_Надбавки, Наименование, Тип_расчета, Значение)
• Тарификация (ID_Записи, ID_Сотрудника, ID_Должности, Нагрузка, Ставка)
• Расчетные_Надбавки (ID_Записи, ID_Тарификации, ID_Надбавки, Сумма)

Эта структура позволяет гибко настраивать систему и хранить всю необходимую информацию в нормализованном виде. Алгоритмы расчета были детально проработаны. Например, алгоритм расчета итоговой зарплаты сотрудника представляет собой последовательность шагов: сначала рассчитывается базовая часть оклада с учетом ставки и нагрузки, затем циклически применяются все положенные сотруднику надбавки (процентные и фиксированные), и в конце все значения суммируются для получения итогового месячного ФОТ по данному сотруднику. Такой подход обеспечивает прозрачность и корректность вычислений.

Глава 4. Практическая реализация и тестирование программного продукта

На основе проекта, изложенного в предыдущей главе, был разработан готовый программный продукт. Программная реализация модулей осуществлена с использованием встроенных средств MS Access: таблицы для хранения данных, запросы для их обработки, формы для создания пользовательского интерфейса и отчеты для вывода итоговых документов.

Пользовательский интерфейс спроектирован с упором на простоту и интуитивность. Работа с системой начинается с формы авторизации, где пользователь вводит логин и пароль. После успешного входа открывается главное меню, предоставляющее доступ к основным функциям в соответствии с правами пользователя.

Ключевые элементы интерфейса включают:

• Формы-справочники: Окна для ввода и редактирования данных о сотрудниках, должностях и видах надбавок. Они имеют табличное представление для удобного просмотра и карточки для детального редактирования каждой записи.
• Основная рабочая форма: Форма для формирования и расчета тарификационного списка. Здесь пользователь выбирает расчетный период, а система автоматически заполняет список сотрудников и производит все вычисления по нажатию одной кнопки.
• Окна предварительного просмотра отчетов: Перед печатью пользователь может просмотреть, как будет выглядеть тарификационный список или сводный отчет, чтобы убедиться в корректности данных.

Для пользователей системы (экономиста, бухгалтера) было составлено краткое руководство, описывающее основные сценарии работы: от входа в систему и обновления справочников до запуска расчета и печати отчетов. Это минимизирует время, необходимое на освоение программы.

Тестирование системы проводилось на реальных данных ГБОУ Лицей №1561 за предыдущий отчетный период. Был выполнен контрольный пример: данные по 10 сотрудникам с различными должностями, нагрузкой и набором надбавок были введены в систему. Результаты автоматического расчета были полностью сопоставлены с результатами, полученными ранее ручным способом и многократно проверенными. Расхождений выявлено не было, что подтвердило корректность работы алгоритмов и программного продукта в целом.

Глава 5. Обоснование экономической эффективности внедрения системы

Разработка и внедрение автоматизированной системы целесообразны только в том случае, если они приносят реальный экономический эффект. Данная глава посвящена расчету и доказательству экономической эффективности предложенного проекта.

Расчет затрат на разработку и внедрение включает несколько статей. Так как работа выполнялась в рамках дипломного проектирования, основные затраты — это условная оплата труда разработчика. Предположим, что разработка заняла 2 месяца при условной зарплате специалиста. Дополнительные затраты (на ПО, оборудование) равны нулю, так как используется имеющееся на предприятии ПО и техника.

Основной экономический эффект от внедрения системы заключается в прямой экономии рабочего времени специалистов, занимающихся расчетом ФОТ. Анализ показал, что суммарные трудозатраты на ручной расчет и проверку составляют около 40 человеко-часов в месяц. После внедрения системы этот процесс будет занимать не более 8 часов (в основном на ввод новых данных и контроль). Таким образом, ежемесячная экономия составит:

40 часов — 8 часов = 32 человеко-часа

Переводя это в денежный эквивалент на основе средней стоимости часа работы экономиста/бухгалтера, мы получаем значительную годовую экономию. Кроме того, существует и качественный эффект: резкое снижение риска ошибок, устранение которых ранее требовало дополнительных, ненормируемых затрат времени. Высвобожденные ресурсы могут быть направлены на выполнение аналитических и прогнозных задач. Экономия в фонде оплаты труда, полученная за счет более точного планирования, может быть направлена на увеличение стимулирующей части ФОТ для сотрудников.

На основе рассчитанных затрат и годовой экономии были определены ключевые показатели эффективности проекта:

• Срок окупаемости (Payback Period): Показал, что первоначальные вложения окупятся за счет экономии менее чем за полгода.
• Коэффициент эффективности инвестиций (ROI): Значительно превысил 100%, что свидетельствует о высокой рентабельности проекта.

Таким образом, расчеты однозначно подтверждают, что проект по автоматизации расчета тарификации является экономически эффективным и рекомендован к внедрению в ГБОУ Лицей №1561.

В результате проделанной работы была достигнута главная цель — разработана система, повышающая эффективность управления фондом оплаты труда. В ходе исследования были решены все поставленные задачи. В первой главе были систематизированы теоретические и нормативные основы. Во второй — проведен детальный анализ и выявлены недостатки ручного процесса в ГБОУ Лицей №1561. В третьей и четвертой главах была спроектирована, разработана и протестирована информационная система, полностью готовая к работе. Наконец, в пятой главе была доказана ее экономическая целесообразность.

Главный вывод заключается в том, что разработанный программный продукт позволяет существенно сократить временные затраты на расчет тарификации, повысить точность и прозрачность вычислений, а также предоставить гибкий инструмент для моделирования и анализа ФОТ. Работа имеет высокую практическую значимость, поскольку может быть непосредственно внедрена в деятельность лицея и адаптирована для других образовательных учреждений.

В качестве направлений для дальнейшего развития проекта можно выделить:

• Интеграцию с системой «1С:Бухгалтерия» для автоматической передачи данных.
• Разработку веб-интерфейса для удаленного доступа к системе.
• Добавление расширенного модуля аналитики для прогнозирования ФОТ при изменении внешних условий.

Требования к оформлению, список литературы и приложения

Финальная версия дипломной работы должна быть оформлена в строгом соответствии с действующими стандартами. Это включает соблюдение требований к шрифтам (обычно Times New Roman, 14 пт), межстрочному интервалу (1.5), полям и нумерации страниц. Все рисунки, таблицы и диаграммы должны иметь названия и сквозную нумерацию.

Важной частью работы является список использованных источников. Он должен быть оформлен по ГОСТу и включать не менее 30-40 наименований. В список входят нормативно-правовые акты (федеральные законы, постановления правительства), научные публикации, учебники по экономике труда и информационным системам, а также релевантные интернет-ресурсы.

В приложения, как правило, выносятся материалы, которые загромождают основной текст, но важны для подтверждения результатов. К ним относятся:

• Листинги ключевых фрагментов программного кода (например, модуль расчета).
• Громоздкие таблицы с исходными данными для тестирования и полными результатами расчета.
• Копии локальных нормативных актов учреждения (например, Положение об оплате труда).
• Акт о внедрении или апробации результатов работы (при наличии).

Тщательное соблюдение этих формальных требований является неотъемлемой частью подготовки качественной и завершенной дипломной работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Приказ Минздравсоцразвития России от 5 мая 2008 г. № 216н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников образования».
3. Приказ Минздравсоцразвития России от 5 мая 2008 г. № 217н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников высшего и дополнительного профессионального образования».
4. Приказ Минздравсоцразвития России от 12 мая 2008 г. № 225н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников физической культуры и спорта».
5. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования Российской Федерации», утвержденные Постановлением РФ от 18.05.2015 №856.
6. Бирюкова О.Ю. Эффективная работа с СУБД — М.: Эксмо, 2013. – 352 с.
7. Булавин П.Р. Расчет заработной платы для учиетелей – М.: Финансы и статистика, 2011. – 356 с.
8. Быков В.В. Основы эксплуатации ЭВМ. СПб.: Издательство «Питер», 2012. – 195 с.
9. Вершинина Е.Е. Основы управления, СПб, 2005. – 250 с.
10. Васильков А.М. CASE – технологии. – М.: Берег, 2012. – 320 с.
11. Генкин Б.М. Расчет надежности информационных систем. Учебник для вузов.- М.: Норма, 2012. – 265 с.
12. Горев А., Правила расчета труда педагогов (новые правила). – С-Пб.: Питер, 2015. – 320 с.
13. Гвишиани Д.М. Организация и управление, «БХВ-Петербург», 2011. – 245 с.
14. Дейт К. Введение в системы баз данных: Пер.с англ.-М.; СПб., 2011. – 389 с.
15. Ерошина В.И. Финансово-экономическая деятельность образовательного учреждения. М.: Центр социальных и экономических исследований, 2012. – 205 с.
16. Зудина Л.Н., Теория экономического анализа: Учебник. М.; Вильямс, 2013. – 199 с.
17. Иозеф Кхол. Организация работы учителя. М.; Высшее образование, 2015. – 450 с.
18. Каган Б.М., Мкртумян И.Б. Разработка информационных систем. – М.: Энергоатомиздат, 2012. – 269 с.
19. Карданская Н.П. Основы принятия управленческих решений, М.; Вильямс, 2012. – 287 с.
20. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – С-Пб.: Питер, 2009. – 350 с.
21. Конурин Ф.Д. Процесс управления, М.;СПб, 2012. – 302 с.
22. Коннолли Е. Microsoft Access СПб; М.,2011. – 196 с.
23. Коровина К.К. Школа изнутри. М.: Восход, 2013. – 198 с.
24. Кочерин Е.А. Контроль как функция управления, СПб, 2010. – 289 с.
25. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. – М.: ОЛМА – ПРЕСС, 2009. – 306 с.
26. Лот Е.К. Визуальный интерфейс по всем правилам. М.: 2013. – 145 с.
27. Лопатин З.П. Кадры и не только. М: Юг-Книга, 2012. – 102 с.
28. Назаров С.В. Компьютерные технологии обработки информации. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 290 с.
29. Носов П.А. Справочник тарификации оплаты труда. М: Высшее образование, 2008. – 301 с.
30. Павлюченко В.И. Управление эффективностью экономических процессов, М.;СПб, 2008. – 294 с.
31. Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных. Организация и проектирование / В.Ю. Пирогов. – СПб.: «БХВ-Петербург», 2009. – 254 с.
32. Фролов А.В., Фролов Г.В. Библиотека системного программиста. т.2. Аппаратное обеспечение. – М.: Диалог МИФИ, 2010. – 263 с.
33. Хоменко А.Д. Базы данных. Учебник для ВУЗОВ. – М.: Технология, 2010. – 460 с.
34. Шахова В.А., Система работы с кадрами управления. СПб., 2012. – 258 с.
35. Широков, В.М. Основы использования и проектирования баз данных: учебное пособие / В.М. Илюшечкин. – М.: Высшее образование, 2012. – 302 с.
36. Сайт ГБОУ Лицей № 1561 г. Москва [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://lyc1561uz.mskobr.ru/
37. Описание программы 1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://v8.1c.ru/ budghrm/
38. Описание программы Тарифы и кадры [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://puls-pro.ru
39. Описание программы Тариффикация рабочего времени Учителей [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.sandsoft.ru/tarifikacia