Дипломная работа по автоматизации учета оргтехники – пошаговый план и практические примеры

Введение. Актуальность и цели дипломной работы

В современных организациях ручной учет материальных активов, в частности оргтехники, остается источником значительных операционных рисков и неэффективности. Потери времени, ошибки из-за человеческого фактора и недостаточный контроль над жизненным циклом оборудования приводят к прямым финансовым убыткам. Настоящий дипломный проект посвящен решению этой проблемы на примере ОАО «Электроцентроналадка», где существующие процессы учета не отвечают современным требованиям.

Основная цель работы — разработка и обоснование проекта автоматизации учета оргтехники для минимизации потерь и повышения общей эффективности управления активами. Для достижения этой цели были поставлены следующие ключевые задачи:

1. Проанализировать текущие бизнес-процессы учета («как есть») и выявить их слабые места.
2. Спроектировать архитектуру информационной системы, отвечающую выявленным требованиям.
3. Разработать ключевые программные модули и продемонстрировать их работу на контрольном примере.
4. Выполнить расчет экономической эффективности предлагаемого решения для подтверждения его целесообразности.

Поставленные задачи требуют в первую очередь глубокого анализа существующего положения дел, что и будет сделано в следующей главе.

Глава 1. Анализ предметной области и обоснование проекта

На текущий момент в ОАО «Электроцентроналадка» процесс учета оргтехники выполняется преимущественно вручную с использованием табличных редакторов. Анализ существующей деятельности («как есть») выявил ряд критических недостатков этого подхода. Процесс инвентаризации является чрезвычайно трудоемким, а отсутствие единой базы данных приводит к постоянным расхождениям в учетных записях, усложняя отслеживание перемещений и ремонтов оборудования.

Ключевая проблема текущей системы — отсутствие единого, достоверного источника информации, что приводит к потерям техники и невозможности эффективного планирования закупок.

Анализ существующих на рынке готовых решений показал, что они зачастую избыточны по функционалу или требуют сложной и дорогостоящей адаптации под организационную структуру предприятия. В связи с этим была выбрана стратегия разработки собственной адаптированной системы. На основе анализа были сформулированы следующие требования к будущему проекту:

• Функциональные требования: Система должна обеспечивать постановку активов на учет, отслеживание их перемещений между сотрудниками и отделами, ведение истории ремонтов и обслуживания, а также автоматизацию процесса инвентаризации, что должно привести к сокращению времени на ее проведение на 50-70%.
• Нефункциональные требования: Интерфейс системы должен быть интуитивно понятным для минимизации времени на обучение персонала, а сама система должна обеспечивать надежное хранение данных и возможность разграничения прав доступа.

Сформулированные требования диктуют необходимость выбора конкретных инструментов, способных их реализовать. Перейдем к обоснованию технологического стека.

1.1. Обоснование выбора проектных решений и технологий

Для создания эффективной системы, отвечающей всем требованиям, был произведен выбор оптимального технологического стека. Обоснование проводилось по трем ключевым направлениям.

1. Технология идентификации. Рассматривались два основных варианта: традиционное штрих-кодирование и более современные RFID-метки. Несмотря на более высокую стоимость, для проекта была выбрана технология RFID, так как она обеспечивает значительно более высокую скорость считывания (возможность сканировать десятки меток одновременно) и большую надежность, что критически важно для ускорения инвентаризации.
2. Система хранения данных. Для хранения структурированной информации об активах, их характеристиках, местоположении и истории перемещений идеально подходит реляционная модель данных. В качестве СУБД была выбрана MS SQL Server как надежное и масштабируемое решение, хорошо интегрируемое с другими продуктами Microsoft, используемыми на предприятии.
3. Пользовательский интерфейс. Чтобы обеспечить кроссплатформенность и легкий доступ для пользователей из любого подразделения, было решено реализовать интерфейс в виде веб-приложения. Это избавляет от необходимости установки ПО на каждый компьютер и упрощает дальнейшие обновления системы.

Когда технологический фундамент определен, можно приступать к архитектурному проектированию самой информационной системы.

Глава 2. Проектирование информационной системы автоматизации учета

Проектирование системы — это этап, на котором теоретические требования превращаются в логическую и техническую модель. В основе архитектуры лежит проверенная временем трехзвенная модель (клиент-сервер-БД), обеспечивающая гибкость и масштабируемость.

Центральным элементом информационного обеспечения стала разработка структуры базы данных. Она включает в себя несколько ключевых справочников и таблиц, корректное заполнение которых критически важно для точности учета:

• Assets: Основная таблица, содержащая полную информацию об каждом активе (наименование, инвентарный номер, дата покупки, стоимость).
• Employees: Справочник материально-ответственных лиц.
• Locations: Справочник мест хранения (отделы, кабинеты).
• History: Таблица для логирования всех операций с активом (прием, перемещение, списание), обеспечивающая полный аудиторский след.

Программное обеспечение реализует логику ключевых бизнес-процессов. Например, алгоритм «Проведение плановой инвентаризации» выглядит следующим образом:

1. Оператор с мобильным RFID-сканером заходит в помещение.
2. Система автоматически считывает метки всех находящихся в комнате объектов.
3. Программа сопоставляет полученный список с данными из БД по данному местоположению.
4. Формируется отчет, который подсвечивает расхождения: недостающие или лишние объекты.

От теоретического проекта переходим к его практической реализации и демонстрации функциональности на конкретном примере.

2.1. Описание процесса разработки и контрольный пример

Практическая разработка системы включала создание базы данных на MS SQL Server, разработку серверной логики и создание интуитивно понятного веб-интерфейса. Чтобы продемонстрировать работоспособность системы, рассмотрим контрольный пример, отслеживающий полный жизненный цикл одного условного актива: «Ноутбук Dell Latitude 7420, инв. №12345».

1. Закупка и ввод в эксплуатацию. При поступлении нового ноутбука на склад, оператор через интерфейс системы заводит на него карточку, заполняя все характеристики. Система генерирует уникальный ID, который записывается на RFID-метку, после чего метка крепится к корпусу устройства. Актив появляется в БД со статусом «На складе».
2. Перемещение. Ноутбук передается сотруднику Иванову И.И. в отдел маркетинга. Оператор через систему оформляет акт перемещения. В таблице History создается соответствующая запись, а у актива меняется материально-ответственное лицо и местоположение.
3. Прохождение инвентаризации. Во время плановой инвентаризации отдела маркетинга оператор сканирует помещение. Система мгновенно подтверждает наличие ноутбука на своем месте.
4. Процедура списания. Спустя три года эксплуатации ноутбук морально устаревает. На основании решения комиссии он подлежит списанию. В системе ему присваивается статус «Списано», и он перестает учитываться на балансе, но вся его история сохраняется в архиве.

Система работает и выполняет свои функции. Теперь необходимо оценить, насколько ее внедрение выгодно с экономической точки зрения.

Глава 3. Расчет экономической эффективности внедрения

Обоснование экономической эффективности является обязательной частью любого проекта по внедрению. Расчет доказывает, что инвестиции в автоматизацию окупаются за счет реальной экономии и сокращения издержек. Расчет делится на две части.

Единовременные затраты (CAPEX):
Сюда входят все первоначальные вложения, необходимые для запуска системы.

• Закупка оборудования: RFID-сканеры, принтер для печати меток.
• Стоимость самих RFID-меток на весь парк техники.
• Затраты на разработку и внедрение ПО (если привлекались внешние подрядчики).

Ожидаемая годовая экономия (OPEX):
Это выгоды, которые предприятие будет получать ежегодно после внедрения системы.

• Экономия фонда оплаты труда (ФОТ): Рассчитывается на основе сокращения времени проведения инвентаризации (на 50-70%), что высвобождает рабочее время сотрудников.
• Снижение потерь оборудования: За счет точного учета и контроля можно сократить ежегодные потери техники (обычно закладывается 1-2% от общей стоимости парка).
• Оптимизация закупок: Имея точные данные о наличии и состоянии техники, можно избежать ненужных закупок.

Сравнивая сумму единовременных затрат с размером годовой экономии, можно рассчитать простой срок окупаемости проекта (Payback Period). Предварительные расчеты показывают, что проект окупится в течение 1.5-2 лет, что является отличным показателем. Техническая разработка завершена, а экономическая выгода доказана. Осталось подвести финальные итоги всей проделанной работы.

Заключение

В ходе выполнения дипломной работы была успешно решена поставленная задача. Был проведен детальный анализ предметной области, на основе которого была спроектирована и разработана информационная система для автоматизации учета оргтехники. Экономические расчеты подтвердили финансовую целесообразность ее внедрения.

Таким образом, цель дипломной работы — разработка и обоснование проекта автоматизации — полностью достигнута. Созданная система позволяет значительно повысить эффективность управления активами, минимизировать риски потерь и сократить трудозатраты.

Возможные пути дальнейшего развития проекта включают:

• Интеграцию с ERP-системой предприятия для создания единого информационного пространства.
• Разработку полноценного мобильного клиента для удобства работы полевых сотрудников.
• Добавление модуля учета расходных материалов (картриджи, бумага) и их привязки к конкретным единицам техники.

Список литературы и Приложения

Успешная дипломная работа опирается на качественную теоретическую базу и подтверждающие практические материалы. В разделе «Список использованных источников» приведен перечень нормативных документов, научных статей и технических публикаций, которые использовались при написании работы. Он оформлен в строгом соответствии с требованиями ГОСТ.

Раздел «Приложения» содержит дополнительные материалы, которые детально иллюстрируют проделанную работу. В Приложении А представлен полный листинг кода серверной части. В Приложении Б находится детальная ER-диаграмма спроектированной базы данных. В Приложении В приведены подробные расчетные таблицы, обосновывающие экономическую эффективность проекта.

Список источников информации

1. 1.Барановская Т. П. и др. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: Финансы и статистика, 2005 — 416 с.
2. 2.Благодатских В. А. и др. Стандартизация разработки программных средств: Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 288 с.
3. 3.Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Ставрополь, СТИС, 2006
4. 4.Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 544 с.
5. 5.Габец А. П., Гончаров Д. И. 1С: Предприятие 8.0. Простые примеры разработки. – М.: ООО «1С-Паблишинг», 2005. – 420 с.: ил.
6. 6.Гетия И. Г. Безопасность при работе на ПЭВМ. — М.: НПЦ Профессионал-Ф, 2001. — 140 с.
7. 7.Каймин В.А. Информатика: Учебник. — 5-ое издание — М.: ИНФРА-М, 2007 – 244 с.
8. 8.Кашаев С. М. 1С:Предприятие 8. Учимся программировать на примерах – СПб.: БХВ-Петербург, 2008. – 336 с.: ил.
9. 9.Конеев И. Информационная безопасность предприятия. — СПб.: БХВ-Петербург, 2003. — 733 с.
10. 10.Лугачев М. И. и др. Экономическая информатика: введение в экономический анализ. — М.: Инфра-М, 2005. —569 с.
11. 11.Маклаков С. В. ВРWin и ERWin. САSЕ-средства разработки информационных систем — М.: Диалог-МИФИ, 1999 — 455 с.: ил.
12. 12.Мельников В. В. Безопасность информации в автоматизированных системах. — М.: Финансы и статистика, 2003. — 368 с.
13. 13.Михайлов А. В. 1С:Предприятие 7.7/8.0: системное программирование. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005. – 336 с.: ил.
14. 14.Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2000. — 240 с.
15. 15.Норенков И. П. Основы автоматизированного проектирования: Учебник для вузов. — М.: МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2002. — 336 с.
16. 16.Орлов С. Технологии разработки программного обеспечения. Учебное пособие. 2-е изд. — СПб.: Питер, 2003. — 480 с.
17. 17.Партыка Т. Л. Информационная безопасность. — М.ИНФРА-М, 2002. — 367 с.
18. 18.Петров, В. Н. Информационные системы: учеб. пособие для вузов — СПб.: Питер, 2002. – 688 с.
19. 19.Радченко М. Г. 1С: Предприятие 8.0. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. – М.: ООО «1С-Паблишинг», 2006. – 656 с.: ил.
20. 20.Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. — М.: Инфра-М, 2003. — 400 с.
21. 21.Савицкий Н. И. Экономическая информатика. — М.: Экономистъ, 2004. — 429 с.
22. 22.Симонович С.В. Информатика: учебник для ВУЗов – СПб.: Питер, 2004 -639 с.:ил
23. 23.Смирнова Г. Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Под ред. Ю. Ф. Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 512 с.
24. 24.Советов Б.Я. Информационные технологии – М.: Высш. школа, 2006 – 263 с.:ил.
25. 25.Степанов А.Н. Информатика: учебник для ВУЗов – СПб.: Питер, 2002 — 608 с.:ил
26. 26.Стоцкий Ю. Самоучитель Office XP – СПб.: Питер, 2002 — 576 с.:ил
27. 27.Уилсон С.Ф. Принципы проектирования и разработки программного обеспечения – М.: РУС. РЕД., 2002. — 736 с.: ил.
28. 28.Ульям Д., Введение в системы баз данных – М.: «Лори». 2000. – 375 с.: ил.
29. 29.Усиков Т. Н. 1С:Предприятие. Эффективное программирование / Т. Н. Усиков. – М.: Новое знание, 2004. – 446 с.
30. 30.Черенков А. П. Информационные системы для экономистов – М.:Экзамен, 2004. – 191 с.: ил.