Автоматизация процесса учета отгрузки заказов на базе 1С: Предприятие: Структура и содержание дипломной работы

Введение. Актуальность, цели и задачи дипломной работы

В условиях современной оптовой торговли, где скорость и точность операций определяют выживание на рынке, автоматизация бизнес-процессов перестает быть опцией и становится критически важным фактором конкурентоспособности. Особенно остро эта проблема стоит перед компаниями, работающими с большим ассортиментом и сложной номенклатурой, где ручной труд неизбежно ведет к ошибкам, задержкам и, как следствие, финансовым и репутационным потерям.

Примером такой ситуации является деятельность предприятия «Нева-парфюм», которое столкнулось с неэффективностью своей устаревшей системы учета. Ручная обработка заказов, отсутствие оперативных данных по остаткам и сложности с комплектацией стали серьезным тормозом для развития бизнеса. Это обуславливает высокую актуальность данного дипломного исследования.

Целью дипломной работы является разработка и детальное описание проекта автоматизации процесса учета отгрузки заказов на базе программного комплекса «1С:Предприятие» для компании «Нева-парфюм». Для достижения этой цели были поставлены следующие ключевые задачи:

• Провести анализ текущих бизнес-процессов и выявить их слабые места.
• Выполнить обзор рынка ПО и обосновать выбор платформы «1С:Предприятие».
• Спроектировать целевую архитектуру информационной системы.
• Описать практическую реализацию ключевых функций: от обработки заказа до складской логистики с применением современных технологий.
• Рассчитать экономический эффект от внедрения проекта.

Таким образом, данная работа представляет собой комплексное руководство, которое не только решает академическую задачу, но и служит практической дорожной картой для внедрения. Определив цели и задачи, мы должны глубоко погрузиться в специфику исследуемого предприятия, чтобы понять, какие именно проблемы предстоит решить.

Раздел 1. Анализ предметной области на примере предприятия «Нева-парфюм»

Объектом исследования выступает компания «Нева-парфюм» — типичный представитель среднего бизнеса в сфере оптовой торговли парфюмерной продукцией. Организационная структура компании является классической для данного сегмента и включает в себя ключевые отделы, взаимодействие которых напрямую влияет на операционную эффективность: отдел продаж, складской комплекс и отдел логистики. Их слаженная работа — залог быстрой и точной обработки заказов.

Однако деятельность компании имеет ярко выраженную отраслевую специфику, которая предъявляет повышенные требования к системе учета. Работа с парфюмерией — это не просто торговля, а управление товаром с особыми характеристиками.

Ключевыми особенностями товарной группы являются:

1. Партионный учет: Каждая партия товара имеет свой уникальный идентификатор. Это необходимо для отслеживания движения продукции и является основой для работы со следующими двумя пунктами.
2. Контроль сроков годности: Для парфюмерной продукции этот параметр критически важен. Система учета должна не просто хранить эти данные, но и позволять выстраивать логику отгрузок по принципу FEFO (First Expire, First Out — «первый истекает, первый выходит»).
3. Обязательная маркировка «Честный знак»: С 1 октября 2020 года оборот духов и туалетной воды подлежит обязательной маркировке. Это означает, что каждая единица товара должна иметь уникальный цифровой код Data Matrix, а все операции (приемка, перемещение, отгрузка) должны фиксироваться в государственной информационной системе. Это требует глубокой интеграции учетной системы с сервисами «Честный знак» и GS1.

Эти три фактора в совокупности создают сложную учетную задачу. Поняв, как устроен бизнес, необходимо вскрыть его болевые точки — конкретные недостатки существующей системы, которые и стали причиной для старта проекта автоматизации.

Раздел 2. Недостатки существующей системы учета и предпосылки к автоматизации

До старта проекта автоматизации бизнес-процесс «от заказа до отгрузки» в «Нева-парфюм» характеризовался высокой долей ручного труда и, как следствие, рядом критических недостатков. Анализ существующего документооборота и операционной деятельности позволил выявить несколько «узких мест», систематически приводивших к потерям.

Во-первых, ручная обработка заказов. Менеджеры принимали заказы по телефону и электронной почте, после чего вручную переносили их в разрозненные таблицы или устаревшую учетную программу. Это не только занимало много времени, но и создавало почву для ошибок на самом первом этапе. Отсутствовала единая база данных, что делало невозможным оперативный анализ и контроль.

Во-вторых, ошибки из-за человеческого фактора. Наиболее остро эта проблема проявлялась на складе. При комплектации заказов по бумажным накладным регулярно возникала пересортица — один товар ошибочно отгружался вместо другого. Это вело к дорогостоящим возвратам, повторным отправкам и, что самое важное, к снижению лояльности клиентов.

В-третьих, отсутствие оперативных данных по остаткам. Менеджер, принимая заказ, не мог быть на 100% уверен в наличии товара. Информация об остатках обновлялась с большой задержкой, что приводило к продажам «воздуха» и последующим сложным переговорам с клиентами. Процесс инвентаризации был крайне трудоемким и фактически парализовал работу склада на несколько дней.

Эти системные проблемы доказывают, что дальнейший рост компании без кардинального изменения подхода к учету невозможен. Автоматизация стала не просто желанием, а насущной необходимостью для выживания и развития бизнеса.

После четкой постановки диагноза логичным шагом является выбор и обоснование «лекарства» — конкретного программного решения, способного устранить выявленные проблемы.

Раздел 3. Обзор и обоснование выбора программного продукта для автоматизации

На рынке существует множество ИТ-решений для автоматизации торговли, однако для решения задач «Нева-парфюм» был выбран программный комплекс «1С:Предприятие», а в качестве основной конфигурации — «1С:Управление торговлей» (УТ). Этот выбор был обусловлен рядом стратегических преимуществ данной платформы.

Система «1С:Предприятие» (в версиях 8.2, 8.3 и более новых, таких как УТ 11.4/11.5) является индустриальным стандартом для автоматизации учета в России и странах СНГ. Это обеспечивает не только широкую доступность специалистов, но и огромное количество готовых методических материалов.

Обоснование выбора именно этого решения строится на следующих ключевых факторах:

• Функциональная полнота: Конфигурация «1С:Управление торговлей» изначально содержит все необходимые модули для оптовой компании: управление заказами, ценообразование, складской учет, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и финансами.
• Гибкость и масштабируемость: Платформа «1С» имеет открытый код, что позволяет дорабатывать и настраивать систему под любые, даже самые специфические бизнес-процессы предприятия. Это критически важно для учета особенностей парфюмерной продукции.
• Поддержка законодательства: Фирма «1С» оперативно обновляет свои продукты в соответствии с изменениями в российском законодательстве. В частности, в «1С:УТ» уже реализованы полнофункциональные механизмы для работы с обязательной маркировкой «Честный знак».
• Интеграционные возможности: Система легко интегрируется с другим программным обеспечением и оборудованием, таким как терминалы сбора данных (ТСД), онлайн-кассы, а также с сайтами и CRM-системами.

В совокупности, эти преимущества делают «1С:Управление торговлей» оптимальным выбором для «Нева-парфюм». Решение не только покрывает все текущие потребности компании, но и закладывает прочный фундамент для будущего развития. Выбрав инструмент, мы переходим от теории к практике — к проектированию того, как именно он будет настроен для решения задач нашего предприятия.

Раздел 4. Проектирование архитектуры будущей системы в «1С: Управление торговлей»

Проектирование будущей системы — это создание чертежа, по которому будет строиться автоматизация. Основная задача на этом этапе — адаптировать стандартный функционал «1С:Управление торговлей» под уникальные бизнес-процессы «Нева-парфюм». Целевая архитектура основывается на двух ключевых элементах: логике движения заказа и организации складского пространства.

Центральным объектом системы становится документ «Заказ клиента». Его жизненный цикл будет управляться с помощью статусов, которые четко отражают каждый этап прохождения заказа:

1. Принят: Заказ создан в системе, но товар еще не зарезервирован.
2. Резервирование: Система автоматически проверяет наличие товара на складе и ставит его в резерв под конкретный заказ.
3. К сборке: Заказ подтвержден и передан на склад в виде задания на комплектацию.
4. Собран: Комплектовщик подтвердил, что все позиции заказа физически собраны.
5. Отгружен: Заказ передан в службу доставки, оформлены все сопроводительные документы.

Вторым столпом новой архитектуры является внедрение адресного хранения на складе. Весь склад разбивается на пронумерованные ячейки (стеллаж, полка, место), и за каждой ячейкой в системе закрепляется определенный товар. Это позволяет решить сразу несколько задач: система всегда знает, где именно лежит каждая товарная позиция, что радикально ускоряет поиск и сборку. Кроме того, это является необходимым условием для эффективного использования терминалов сбора данных (ТСД).

Для реализации этой схемы будут задействованы стандартные объекты 1С: справочники («Номенклатура», «Партии», «Склады»), документы («Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг») и специализированные отчеты для контроля остатков и движения товаров. От общей архитектуры перейдем к пошаговой демонстрации настройки первого ключевого этапа — обработки клиентского заказа.

Раздел 5. Практическая реализация автоматизации процесса обработки заказа

Первым и одним из важнейших шагов в цепочке автоматизации является наведение порядка в процессе приема и обработки клиентских заказов. В новой системе этот процесс становится полностью прозрачным и контролируемым.

Все начинается с настройки нормативно-справочной информации. В справочнике «Номенклатура» создаются карточки товаров. Для парфюмерной продукции крайне важно включить ведение учета по сериям и партиям. Каждая серия будет соответствовать конкретной партии товара с уникальным сроком годности, что является фундаментом для контроля и правильной отгрузки.

Далее процесс работы менеджера выглядит следующим образом:

1. Создание заказа: Менеджер по продажам заводит в «1С:Управление торговлей» документ «Заказ клиента». Вся информация о клиенте, его договоре и условиях цен подтягивается автоматически из справочников.
2. Подбор товаров и автоматическая проверка: При добавлении позиций в заказ система в режиме реального времени показывает актуальные остатки на складе. Это исключает возможность продажи отсутствующего товара.
3. Резервирование: После согласования заказа с клиентом менеджер одним нажатием кнопки проводит документ, и система автоматически резервирует необходимое количество товара на складе. Товар становится недоступным для продажи другим клиентам.
4. Передача на склад: На основании «Заказа клиента» создается документ «Задание на сборку (отбор)», который автоматически появляется в списке задач у работников склада. Бумажная волокита полностью исключается.

Важно отметить, что система обладает огромным потенциалом для дальнейшей оптимизации. Например, можно настроить интеграцию с корпоративным сайтом или B2B-порталом. В этом случае заказы от клиентов будут поступать в 1С автоматически, без участия менеджера, что еще больше сократит время обработки и минимизирует риск ошибок. Заказ принят и передан на склад. Теперь нужно автоматизировать самый трудоемкий физический процесс — его сборку и комплектацию.

Раздел 6. Автоматизация складских операций с применением ТСД и штрихкодирования

Склад — это сердце оптовой компании, и его эффективность напрямую влияет на всю цепочку поставок. Внедрение современных технологий, таких как штрихкодирование и использование терминалов сбора данных (ТСД), позволяет превратить его в высокопроизводительный механизм. ТСД представляет собой мобильный компьютер со встроенным сканером, который интегрируется с 1С и работает в режиме реального времени.

Процесс автоматизации здесь состоит из двух частей. Сначала вводится тотальное штрихкодирование: уникальный штрихкод присваивается не только каждому товару, но и каждой ячейке на складе в рамках системы адресного хранения. Это основа для безошибочной идентификации.

Затем выстраивается новый сценарий работы сборщика заказов с ТСД:

1. Получение задания: Сборщик видит на экране ТСД список заданий на сборку. Он выбирает следующее, и система автоматически выстраивает для него оптимальный маршрут по складу, чтобы минимизировать пробег.
2. Переход к ячейке: Следуя указаниям на экране, сотрудник подходит к нужной ячейке и сканирует ее штрихкод. Это подтверждает, что он находится в правильном месте.
3. Сканирование товара: Далее сборщик сканирует штрихкод товара, который нужно взять. Если он по ошибке возьмет другой товар, система немедленно выдаст звуковой и визуальный сигнал об ошибке. Это полностью исключает пересортицу.
4. Подтверждение сборки: После того как все позиции заказа отсканированы, сборщик завершает задание на ТСД. В этот же момент в 1С статус заказа автоматически меняется на «Собран», и система может формировать отгрузочные документы.

Применение ТСД позволяет увеличить скорость сборки заказов и проведения инвентаризации на 50-70%. Процесс инвентаризации также упрощается до предела: работнику достаточно просто пройти по складу и отсканировать все товары — сверка с учетными данными произойдет автоматически.

Мы автоматизировали общие процессы. Теперь необходимо учесть уникальные требования парфюмерной отрасли, чтобы система была полностью рабочей.

Раздел 7. Настройка системы для учета специфики парфюмерной продукции

Общая автоматизация склада и продаж — это мощный инструмент, но для парфюмерного бизнеса его необходимо тонко настроить под отраслевые требования. Ключевых требований два: строгий контроль сроков годности и работа с государственной системой обязательной маркировки «Честный знак».

Для решения первой задачи в «1С:Управление торговлей» используется механизм партионного учета, который мы заложили еще на этапе проектирования. При каждой приемке товара от поставщика в системе создается новая «партия», для которой указывается срок годности. В дальнейшем система настраивается таким образом, чтобы при формировании заданий на отгрузку она автоматически предлагала к сборке те партии, у которых срок годности истекает раньше (принцип FEFO). Это позволяет избежать списания просроченной продукции и связанных с этим убытков.

Вторая, и более сложная задача — интеграция с системой «Честный знак». Процесс работы с маркировкой в 1С выстраивается следующим образом:

• Приемка товара: При поступлении продукции от поставщика сотрудник склада с помощью ТСД сканирует не только штрихкод товара, но и уникальный код маркировки Data Matrix на каждой упаковке. Эти коды автоматически загружаются в 1С и через систему электронного документооборота (ЭДО) подтверждается их приемка.
• Внутренний оборот: Все операции внутри склада (перемещения, инвентаризация) также производятся со сканированием кодов, что обеспечивает стопроцентную прослеживаемость.
• Отгрузка клиенту: При сборке заказа для клиента коды маркировки всех отгружаемых товаров фиксируются и автоматически включаются в электронный универсальный передаточный документ (УПД). После подписания УПД клиентом, система «Честный знак» получает информацию о том, что данные коды выведены из оборота у «Нева-парфюм» и перешли к новому владельцу.

Таким образом, 1С становится единым центром управления всеми специфическими операциями, обеспечивая полное соответствие требованиям законодательства. Система спроектирована и внедрена. Финальный шаг любого бизнес-проекта — доказать его экономическую целесообразность.

Раздел 8. Расчет экономической эффективности и оценка результатов внедрения

Внедрение информационной системы не является самоцелью; это инвестиция, которая должна принести измеримый экономический эффект. Оценка результатов проекта автоматизации в «Нева-парфюм» проводится по количественным и качественным показателям.

Для оценки были определены ключевые показатели эффективности (KPIs), которые сравнивались в периодах «до» и «после» внедрения системы:

• Среднее время обработки заказа (от получения до отгрузки): Сократилось за счет устранения ручного ввода и оптимизации складской логистики.
• Количество ошибок при комплектации (пересортица): Снизилось практически до нуля благодаря обязательному сканированию штрихкодов на складе.
• Производительность сборщика (количество строк в час): Значительно возросла за счет использования ТСД и оптимальных маршрутов сборки.
• Точность данных по складским остаткам: Достигла 99-100% благодаря учету в режиме реального времени.

На основе этих данных рассчитывается срок окупаемости проекта (ROI). В затратную часть включаются стоимость лицензий на ПО «1С», стоимость оборудования (сервер, ТСД, принтеры этикеток) и стоимость работ по внедрению и обучению персонала. Экономия же складывается из сокращения затрат на обработку возвратов, уменьшения потерь от списания просроченного товара и оптимизации штата складских работников.

Помимо прямого экономического эффекта, компания получила ряд важных качественных улучшений:

Повышение прозрачности всех процессов: Руководство получило возможность в любой момент времени видеть реальную картину по заказам, остаткам и работе сотрудников.

Снижение зависимости от квалификации персонала: Нового сотрудника склада можно обучить работе с ТСД за один день, так как система ведет его по шагам и не дает совершить ошибку.

Улучшение качества обслуживания клиентов: Резкое сокращение ошибок и увеличение скорости отгрузки напрямую влияет на лояльность покупателей.

Доказав эффективность проекта, остается лишь подвести итоги и обобщить полученные в ходе исследования результаты.

Заключение. Основные выводы и перспективы развития системы

Проведенное исследование и реализация проекта автоматизации на предприятии «Нева-парфюм» позволяют сделать однозначный вывод: внедрение современной учетной системы на базе «1С:Управление торговлей» является эффективным решением для задач оптовой компании, работающей в сложной товарной нише. Поставленная в начале дипломной работы цель была полностью достигнута.

В ходе работы были решены все поставленные задачи: проведен анализ проблемной области, обоснован выбор программного продукта, спроектирована и описана архитектура системы, продемонстрированы практические шаги по автоматизации ключевых процессов — от приема заказа до его отгрузки со склада с учетом отраслевой специфики (партионный учет, «Честный знак»). Наконец, была доказана экономическая и операционная целесообразность внедрения.

Главный вывод заключается в том, что комплексный подход к автоматизации, охватывающий все участки — продажи, склад, закупки — и использующий современные технологии (штрихкодирование, ТСД), позволяет добиться синергетического эффекта, радикально повысив скорость, точность и прозрачность бизнес-процессов.

Внедренная система не является статичной, она имеет значительный потенциал для дальнейшего развития:

• Внедрение ABC/XYZ-анализа: Использование встроенных в 1С инструментов для анализа номенклатуры позволит оптимизировать управление запасами, сократить неликвиды и повысить оборачиваемость склада.
• Углубленная интеграция с CRM: Более тесная связка системы с модулем управления взаимоотношениями с клиентами позволит выстроить персонализированный маркетинг и повысить продажи.
• Запуск модуля управления доставкой (TMS): Автоматизация планирования маршрутов доставки и контроля за транспортом может стать следующим логичным шагом по оптимизации логистических издержек.

Таким образом, реализованный проект не только решил текущие проблемы «Нева-парфюм», но и создал надежную технологическую платформу для дальнейшего роста и развития компании.

Список использованной литературы

1. Delphi 7 Studio // http://www.interface.ru/borland/delphi7.htm.
2. Microsoft Access // http://access-2013.ru/.
3. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: Дашков и Ко, 2007. – 310 с.
4. Безручко В.Т. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. – М.: Инфра–М, 2006. – 412 с
5. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access. – СПб.: БХВ – Петербург, 2009. – 720 с.
6. Благодатских В.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы. – М.: Финансы и статистика, 2011. – 422 с.
7. Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 544 с.
8. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 524 с.
9. ГОСТ 19.701-90. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения. 1990 – 23 с.
10. Калянов Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение). – М.: Лори, 2004. – 302 с.
11. Конфигурация 1С:Торговля и склад 7.7 // http://sky1c.ru/node/27.
12. Корнеев И.К. Информационные технологии. – М.: Проспект, 2007. – 244 с.
13. Кулешов Д. Информационные системы в торговле / Управление предприятием, №9 (32), 2013 // http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=445.
14. Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2005. – 256 с.
15. Методология структурного анализа и проектирования // http://or-rsv.net/SADT/SADT.htm.
16. Нева-Парфюм. Санкт-Петербург. Официальный сайт // http://nevaparfum.ru/index.php
17. Обзор системы 1С:Предприятие 8. Официальный сайт 1С: Предприятие 8. // http://v8.1c.ru/overview/.
18. Федотова Д.Э., Семенов Ю.Д., Чижик К.Н. CASE-технологии: Практикум. – М.: Горячая линия – Телеком, 2005. – 160 с.
19. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Моделирование и анализ систем. IDEF – технологии: Практикум, 2005. – 192 с.
20. Шепелева А.Ю. Шпаргалка по логистике: Ответы на экзаменационные билеты. – М.: Аллель-2000, 2005. – 64 с.