Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами: Руководство по написанию дипломной работы

Грамотно оформленное введение — это не просто формальность, а дорожная карта всей дипломной работы. Оно закладывает фундамент для будущего исследования и показывает экзаменационной комиссии глубину вашего погружения в тему. Актуальность расчетов с подотчетными лицами легко обосновать, сославшись на два ключевых аспекта: динамичность законодательства и высокую частотность ошибок на практике. Например, изменения в Указании Банка России № 3210-У регулярно корректируют порядок ведения кассовых операций, что требует от бухгалтеров постоянного внимания. Обилие типовых нарушений при оформлении авансовых отчетов подчеркивает важность строгого контроля за расходованием средств.

Далее необходимо четко сформулировать научный аппарат исследования. Вот пошаговая структура:

• Объект исследования: хозяйственная деятельность предприятия, в рамках которой возникают расчеты с подотчетными лицами.
• Предмет исследования: совокупность теоретических, методических и практических аспектов бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
• Цель работы: освоить и систематизировать методику бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, а также разработать предложения по их совершенствованию.
• Задачи исследования:
  1. Изучить нормативно-правовую базу, регулирующую расчеты.
  2. Рассмотреть теоретические основы и методику синтетического и аналитического учета.
  3. Проанализировать организацию учета на примере конкретного предприятия.
  4. Разработать методику аудиторской проверки данного участка.
  5. На основе выявленных нарушений предложить пути совершенствования системы учета и контроля.

Когда цели и задачи определены, мы можем переходить к первому шагу их выполнения — глубокому погружению в теоретические основы.

Глава 1. Теоретический фундамент, где мы разбираем правила игры

Любая хозяйственная операция в Российской Федерации подчиняется строгой иерархии нормативных актов. Расчеты с подотчетными лицами — не исключение. Для того чтобы грамотно вести учет и проводить аудит, необходимо четко понимать эту структуру. Без знания «правил игры» невозможна ни корректная работа бухгалтера, ни объективная оценка аудитора.

Всю нормативную базу можно условно разделить на несколько уровней:

• Федеральные законы: Это высший уровень регулирования. Ключевым документом здесь является ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, который устанавливает общие принципы и требования к ведению бухучета в стране. Также операции с подотчетными лицами косвенно регулируются Трудовым кодексом РФ (в части командировок) и Налоговым кодексом РФ (в части признания расходов для целей налогообложения).
• Подзаконные акты Центрального Банка и Минфина: На этом уровне происходит конкретизация правил. Основным документом, регулирующим кассовую дисциплину, является Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций». Оно определяет, как правильно выдавать и принимать наличные. Со стороны Минфина важную роль играет Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, которое классифицирует затраты, в том числе понесенные через подотчетных лиц.
• Внутренние документы организации: На нижнем уровне находятся локальные нормативные акты самого предприятия (приказы, положения), которые детализируют общие требования законодательства применительно к специфике компании.

Понимание этой иерархии критически важно: внутренний приказ по предприятию не может противоречить Указанию ЦБ, а Указание ЦБ, в свою очередь, не может противоречить Федеральному закону.

Теперь, когда мы знаем «законы», по которым ведутся расчеты, давайте разберемся, как эти законы применяются на практике в ежедневной работе бухгалтера.

Как устроен синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Весь процесс учета расчетов с подотчетными лицами представляет собой четко регламентированный цикл, который начинается с потребности в наличных и заканчивается списанием расходов. Центральным элементом этой системы является счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на котором отражаются все движения средств.

Рассмотрим жизненный цикл подотчетных сумм пошагово:

1. Основание для выдачи. Сотрудник, которому необходимы деньги для выполнения служебного поручения, пишет заявление в свободной форме на имя руководителя. В заявлении обязательно указываются сумма, цель получения средств и срок, на который они требуются.
2. Документальное оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер (РКО) и выдает деньги из кассы. Эта операция отражается проводкой: Дебет 71 Кредит 50 «Касса».
3. Отчет сотрудника. После выполнения поручения (или по истечении срока, на который были выданы деньги) сотрудник обязан отчитаться. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней. Для этого он заполняет унифицированную форму № АО-1 — авансовый отчет. К отчету прикладываются все первичные документы, подтверждающие расходы (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.д.).
4. Списание расходов. Проверенный и утвержденный руководителем авансовый отчет является основанием для списания расходов. В учете делаются проводки, которые зависят от цели расходования средств. Например:
   • Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 — если были закуплены товарно-материальные ценности (ТМЦ).
   • Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 — если оплачены командировочные расходы.
   • Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 — если были понесены представительские расходы.
5. Возврат остатка или возмещение перерасхода. Если у сотрудника остались неизрасходованные средства, он сдает их в кассу по приходному кассовому ордеру (ПКО). Если же он потратил свои личные средства, предприятие возмещает ему перерасход на основании авансового отчета.

Теория — это хорошо, но дипломная работа требует анализа реальной ситуации. Перейдем от общих правил к исследованию того, как учет организован на конкретном предприятии.

Глава 2. Практическое исследование на примере предприятия «Икс»

Чтобы понять, как теория бухгалтерского учета применяется в реальной жизни, проанализируем организацию расчетов с подотчетными лицами на условном предприятии «Икс» (в дипломной работе здесь будет название реальной компании). Предположим, «Икс» — это торговая компания, сотрудники которой часто ездят в командировки и закупают канцелярию для офиса.

Первым шагом является анализ внутренних регламентирующих документов. В «Икс» должны быть разработаны и утверждены как минимум два документа:

• Приказ об утверждении списка подотчетных лиц. В нем перечислены должности и ФИО сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Это важный элемент внутреннего контроля.
• Положение о служебных командировках. Этот документ детализирует порядок направления в командировки, устанавливает нормы суточных (в пределах, не облагаемых НДФЛ и взносами), определяет порядок возмещения расходов на проезд и проживание.

Теперь рассмотрим на гипотетических примерах, как организован документооборот. Допустим, менеджер по продажам Сидоров А.А. направляется в командировку. Процесс выглядит так:

1. На основании приказа о командировке Сидоров пишет заявление на выдачу аванса в размере 20 000 рублей.
2. Бухгалтерия выдает ему деньги по РКО и делает проводку: Дт 71 — Кт 50 — 20 000 руб.
3. Вернувшись, Сидоров в течение 3 дней сдает авансовый отчет (форма АО-1), к которому прикладывает ж/д билеты, счет из гостиницы и чеки. Общая сумма расходов — 18 500 рублей.
4. Бухгалтер проверяет отчет и списывает расходы: Дт 44 — Кт 71 — 18 500 руб.
5. Остаток в 1 500 рублей Сидоров возвращает в кассу по ПКО: Дт 50 — Кт 71 — 1 500 руб.

Аналогично происходит и закупка ТМЦ. Например, офис-менеджер Иванова Е.П. получает 3 000 рублей на покупку бумаги и картриджей. Она предоставляет авансовый отчет с кассовым и товарным чеками, на основании которых бухгалтерия делает проводку: Дт 10 — Кт 71 — 3 000 руб.

Мы увидели, как система работает «в штатном режиме». Теперь самая важная часть практического исследования — найти ее уязвимости и потенциальные ошибки, что является прямой задачей аудита.

Глава 3. Разработка методики аудита, или Как найти то, что скрыто

Аудит расчетов с подотчетными лицами — это не хаотичный поиск ошибок, а системный процесс, построенный по четкому алгоритму. Цель аудитора — подтвердить законность, целесообразность и правильность оформления всех операций. Для дипломной работы важно не просто провести проверку, а сначала разработать ее методику.

Основные задачи аудита на этом участке:

• Проверить наличие и соответствие законодательству внутренних положений (приказа о подотчетных лицах, положения о командировках).
• Удостовериться в правильности документального оформления каждой операции.
• Проверить соблюдение установленных сроков и лимитов (например, лимита расчетов наличными между юрлицами).
• Оценить целевое использование выданных средств.

Аудиторская проверка обычно состоит из трех этапов:

1. Планирование. На этом этапе аудитор знакомится с учетной политикой предприятия, изучает внутренние регламенты и составляет программу проверки — конкретный перечень процедур.
2. Сбор доказательств. Это основной этап, на котором и проводятся сами аудиторские процедуры. Учитывая высокий риск ошибок, на участке расчетов с подотчетными лицами часто применяется метод сплошной проверки, то есть анализируется каждый авансовый отчет за проверяемый период.
3. Формирование выводов. По итогам проверки аудитор систематизирует выявленные нарушения и составляет отчет, в котором дает оценку состояния учета.

Ключевой инструмент аудитора — это конкретные процедуры. Для проверки расчетов с подотчетными лицами их перечень будет включать: проверку арифметической точности авансовых отчетов, сверку дат на документах, анализ приложенной «первички» на предмет соответствия требованиям (наличие всех реквизитов, отсутствие исправлений), проверку целевого характера расходов.

Когда методика и план проверки готовы, можно приступать к самой проверке и анализу ее результатов.

Аудиторская проверка в действии и выявление типичных нарушений

Применим разработанную методику к нашему предприятию «Икс». Проводя сплошную проверку авансовых отчетов, аудитор моделирует реальную работу и «обнаруживает» ряд характерных недостатков. Это позволяет наглядно продемонстрировать применение теоретических знаний на практике.

Предположим, в ходе проверки авансовых отчетов менеджера Сидорова и офис-менеджера Ивановой были выявлены следующие ошибки:

• Нарушение сроков отчетности. Аудитор сверяет дату выдачи денег по РКО и дату утверждения авансового отчета. Обнаруживается, что один из отчетов Сидорова был сдан не через 3 дня после возвращения из командировки, а через две недели. Это прямое нарушение кассовой дисциплины.
• Некорректное оформление первичных документов. К авансовому отчету Ивановой приложен товарный чек на покупку канцтоваров, в котором указана только общая сумма «Канцтовары — 3000 руб.» без расшифровки наименований, количества и цены по каждой позиции. Такой документ не может быть принят к учету, так как невозможно подтвердить целевое использование средств.
• Нецелевое использование средств. В счете из гостиницы, предоставленном Сидоровым, отдельной строкой включена стоимость ужина в ресторане и посещения мини-бара. Эти расходы не являются командировочными и не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли.
• Отсутствие заявлений на выдачу сумм. В нескольких случаях деньги выдавались просто по устному распоряжению руководителя, без письменного заявления от сотрудника с указанием цели и срока.
• Неправильное оформление НДС. По одному из чеков на покупку материалов НДС был принят к вычету, хотя в чеке он не был выделен отдельной строкой.

Важно не просто перечислить ошибки, а классифицировать их, показав понимание их природы: нарушения кассовой дисциплины, нарушения правил оформления «первички», налоговые риски. Просто найти ошибки недостаточно. Ценность дипломной работы заключается в разработке конкретных мер по их устранению и предотвращению в будущем.

Разработка предложений, которые действительно работают

На основе выявленных в ходе аудита нарушений на предприятии «Икс» необходимо сформулировать конкретные и реализуемые рекомендации. Ценность этого раздела дипломной работы — в его практической применимости. Предложения должны быть направлены на усиление системы внутреннего контроля и минимизацию рисков.

Для каждой из «обнаруженных» ранее ошибок предложим свое решение:

1. Проблема: Нарушение сроков сдачи авансовых отчетов.
   
   Решение: Внедрить автоматизированную систему напоминаний. Бухгалтер за день до истечения срока отчетности направляет сотруднику и его непосредственному руководителю e-mail уведомление. Дополнительно можно внести в положение об оплате труда пункт о депремировании за систематическое нарушение сроков.
2. Проблема: Некорректное оформление первичных документов (чеки без расшифровки).
   
   Решение: Разработать и распространить среди всех подотчетных лиц краткую памятку «Требования к подтверждающим документам». В ней наглядно, с примерами «правильных» и «неправильных» чеков, объяснить, какие документы бухгалтерия имеет право принимать к учету. Провести инструктаж.
3. Проблема: Включение личных расходов в авансовый отчет (ужин, мини-бар).
   
   Решение: Четко прописать в «Положении о служебных командировках» перечень расходов, подлежащих возмещению, и тех, что не возмещаются. При утверждении авансовых отчетов бухгалтер должен строго исключать нецелевые затраты из принимаемой к учету суммы.
4. Проблема: Выдача денег без письменного заявления.
   
   Решение: Издать строгий приказ по предприятию, запрещающий бухгалтерии выдавать наличные из кассы без заявления сотрудника с визой руководителя. Это повысит персональную ответственность за каждую выданную сумму.

Внедрение этих предложений приведет к улучшению финансовой дисциплины, снизит риски штрафов со стороны налоговых органов и в целом оптимизирует процесс бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Мы прошли весь путь исследования: от теории до конкретных рекомендаций. Осталось подвести итоги и грамотно оформить выводы.

Заключение

Подведение итогов — финальный и очень важный этап работы, который демонстрирует логическую завершенность исследования. Заключение должно быть четким, структурированным и полностью соответствовать целям и задачам, поставленным во введении.

Структура заключения должна зеркально отражать ход вашей работы:

• Выводы по теоретической главе. Кратко резюмируйте, что в ходе работы были изучены основные нормативные акты, регулирующие расчеты с подотчетными лицами (ФЗ № 402-ФЗ, Указание ЦБ № 3210-У и др.). Опишите, что была рассмотрена методика синтетического и аналитического учета на счете 71, включая весь документооборот.
• Выводы по аналитической главе. Укажите, что был проведен анализ организации учета на примере предприятия «Икс», изучены его внутренние регламенты. Сообщите, что в результате практического исследования была разработана и применена методика аудиторской проверки, в ходе которой были выявлены типичные нарушения (например, нарушение сроков, неверное оформление документов и т.д.).
• Ключевые предложения. Перечислите 2-3 самых главных предложения по совершенствованию, которые вы разработали (например, внедрение автоматизированных напоминаний, разработка памятки для сотрудников, ужесточение контроля за оформлением заявлений).

Завершить заключение следует общим выводом о том, что правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами и эффективный внутренний контроль являются значимыми факторами для обеспечения финансовой устойчивости и минимизации налоговых рисков любой компании.

Формальности, без которых не обойтись. Список литературы и приложения

Финальные разделы дипломной работы, хотя и не содержат творческого анализа, требуют скрупулезного и аккуратного оформления. Они демонстрируют вашу академическую добросовестность и глубину проработки материала.

Список использованных источников — это не просто перечень книг. Его необходимо правильно структурировать, разделив на несколько логических блоков:

1. Нормативно-правовые акты: Здесь указываются законы, кодексы, постановления, указания ЦБ, приказы Минфина. Их следует располагать в порядке иерархии — от Конституции и федеральных законов до ведомственных инструкций.
2. Научная и учебная литература: В этот раздел входят монографии, учебники, научные статьи. Источники перечисляются в алфавитном порядке по фамилии автора или названию.
3. Интернет-ресурсы: Указываются ссылки на статьи, аналитические материалы с авторитетных сайтов с обязательным указанием даты обращения.

Приложения служат для того, чтобы не загромождать основной текст работы объемными материалами. В приложения целесообразно выносить:

• Копии внутренних документов предприятия (например, образец «Положения о командировках»).
• Примеры заполненных форм (авансовый отчет, заявление).
• Большие таблицы с расчетными данными, которые использовались для анализа.

Каждое приложение должно иметь свой номер и заголовок, а в тексте основной работы на него обязательно должна быть ссылка (например, «…форма представлена в Приложении 1»).