Дипломная работа на тему «Бухгалтерский учет материальных запасов и контроль их использования в бюджетном учреждении»

Рассмотрение вопросов бухгалтерского учета материальных запасов в бюджетных организациях является особенно актуальным в современных условиях, так как система бюджетного учета за последние годы претерпела значительные изменения. Введение новых федеральных стандартов, в частности ФСБУ 5/2019 «Запасы», поставило перед практикующими бухгалтерами новые задачи. Вместе с тем, многие аспекты применения этих стандартов в специфической среде бюджетных учреждений остаются недостаточно раскрытыми, что на практике приводит к возникновению ряда проблем.

Основная проблема заключается в необходимости адаптации общих нормативных требований к конкретным условиям хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, что требует глубокого анализа и методической проработки. Именно поэтому данное исследование направлено на комплексное изучение этого вопроса.

Объектом исследования является реальная деятельность республиканского государственного учреждения «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат». Предметом исследования выступает непосредственно процесс организации и ведения бухгалтерского учета материальных запасов, а также контроль за их использованием в данном учреждении.

Целью работы является всестороннее изучение действующего порядка учета материальных запасов на примере выбранного учреждения и разработка на этой основе конкретных, практически применимых рекомендаций по его совершенствованию в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить теоретические основы и сущность материальных запасов как экономической категории.
• Проанализировать действующую нормативно-правовую базу, регулирующую учет запасов в бюджетной сфере.
• Дать организационно-экономическую характеристику исследуемого учреждения и его учетной политики.
• Проанализировать практическую организацию учета, документооборота и внутреннего контроля за движением материальных запасов.
• Выявить проблемные зоны и разработать предложения по оптимизации и автоматизации учетных процессов.

Методологической базой исследования послужили общенаучные методы, такие как анализ, синтез, сравнение и обобщение, а также изучение нормативных актов и практических данных учреждения.

Глава 1. Теоретические и нормативные основы учета материальных запасов в организациях бюджетной сферы

1.1. Сущность материальных запасов и их роль в финансово-хозяйственной деятельности

Материальные запасы (МПЗ) представляют собой значительную часть оборотных активов любого учреждения и являются важнейшим элементом его финансово-хозяйственной деятельности. С экономической точки зрения, это активы, которые потребляются в рамках обычного операционного цикла, как правило, не превышающего 12 месяцев, либо используются для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг. Ключевой особенностью МПЗ является то, что они полностью переносят свою стоимость на себестоимость готовой продукции (услуг) или относятся на расходы периода.

В бюджетных учреждениях, таких как психоневрологический интернат, номенклатура запасов весьма разнообразна. Для эффективного управления и контроля необходима их четкая классификация. В состав МПЗ включаются:

• Материалы: медикаменты, перевязочные средства, строительные материалы для текущего ремонта.
• Продукты питания: для организации питания проживающих.
• Топливо, горюче-смазочные материалы: для автотранспорта и котельной.
• Мягкий инвентарь: постельное белье, одежда, обувь.
• Запасные части для ремонта оборудования и техники.
• Прочие материальные запасы: канцелярские товары, хозяйственный инвентарь.

Правильная организация учета МПЗ напрямую влияет на качество предоставляемых услуг и финансовую стабильность учреждения. Базовые принципы оценки запасов определяются при их принятии к учету (по фактической себестоимости) и при выбытии (списании в производство или на расходы). Выбор конкретного метода оценки должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

1.2. Как нормативно-правовая база регулирует учет запасов в бюджетных учреждениях

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в бюджетной сфере имеет иерархическую структуру. Основополагающим документом является Бюджетный кодекс Российской Федерации, который устанавливает общие принципы функционирования бюджетной системы. На его основе Министерство финансов РФ разрабатывает и утверждает федеральные стандарты, инструкции и методические указания.

Ключевым документом, который кардинально изменил подходы к учету запасов, стал Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы» (утв. Приказом Минфина России от 07.12.2018 N 256н), который является аналогом ФСБУ 5/2019 «Запасы» для коммерческих организаций. Этот стандарт устанавливает единые требования к признанию, оценке и раскрытию информации о запасах в отчетности.

Стандарт детализирует порядок формирования первоначальной стоимости запасов, приобретенных различными способами (покупка, безвозмездное получение, изготовление собственными силами), и вводит новые правила их последующей оценки.

При выбытии материальных запасов стандарт для госсектора, так же как и ФСБУ 5/2019, предусматривает два метода оценки:

1. По себестоимости каждой единицы: применяется для запасов, которые не могут заменять друг друга (например, уникальное оборудование).
2. По средней фактической стоимости: является наиболее распространенным методом для большинства видов запасов (продукты, медикаменты, ГСМ).

Выбранный метод оценки обязательно должен быть зафиксирован в учетной политике учреждения и применяться последовательно от одного отчетного периода к другому. Именно учетная политика становится тем локальным актом, который адаптирует общие требования законодательства к специфике конкретной организации.

Глава 2. Анализ действующей организации учета материальных запасов и контроля их использования на примере РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат»

2.1. Организационно-экономическая характеристика и ключевые аспекты учетной политики

Объектом данного исследования является республиканское государственное учреждение «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат». Это учреждение стационарного социального обслуживания, предназначенное для постоянного проживания граждан пожилого возраста и инвалидов, страдающих психическими расстройствами и нуждающихся в уходе. Финансирование деятельности осуществляется за счет средств бюджета, а также частично за счет средств самих проживающих.

Анализ учетной политики учреждения показал, что в части учета МПЗ она в целом соответствует требованиям законодательства. В документе закреплено, что списание материальных запасов производится по средней фактической стоимости. Однако рабочий план счетов, используемый в учреждении, не в полной мере использует возможности аналитического учета. Например, учет медикаментов и продуктов питания ведется в общем разрезе, без дополнительной детализации по группам или видам, что затрудняет анализ и контроль. Для более точного формирования информации возможно введение дополнительных аналитических кодов счетов в рабочий план.

Общая схема взаимодействия подразделений выглядит следующим образом: склад принимает материальные ценности, бухгалтерия обрабатывает первичные документы и отражает операции в учете, а отделы-потребители (медицинская часть, пищеблок, хозяйственная служба) получают запасы для использования в деятельности. Эффективность этого взаимодействия напрямую влияет на оперативность и достоверность учета.

2.2. Практика документального оформления и отражения в учете операций с МПЗ

Процесс движения материальных запасов в учреждении состоит из трех основных этапов: поступление, внутреннее перемещение и выбытие (списание).

• Поступление: Оприходование МПЗ на склад производится на основании товарных накладных и счетов-фактур от поставщиков. Ответственность за приемку возложена на материально-ответственное лицо (кладовщика). Бухгалтерия отражает поступление на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» на основании этих документов.
• Внутреннее перемещение и списание: Выдача материалов со склада в подразделения оформляется Требованием-накладной (ф. 0510451). На основании этих документов бухгалтерия формирует корреспонденцию счетов по списанию стоимости запасов на расходы учреждения.

В ходе анализа были выявлены определенные «узкие места». Главная проблема — это несвоевременное предоставление первичных документов со склада и из подразделений в бухгалтерию. Это приводит к расхождениям между данными складского и бухгалтерского учета и снижает оперативность контроля. Отсутствие достоверных данных о наличии и движении материалов в моменте может привести к неверным управленческим решениям и даже к убыткам.

2.3. Как организован внутренний контроль и анализ эффективности использования запасов

Организация внутреннего контроля за сохранностью и использованием МПЗ является ключевым направлением в работе любого бюджетного учреждения. В РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» система контроля включает следующие элементы:

• Инвентаризация: Проводится ежегодно в соответствии с графиком, а также при смене материально-ответственных лиц. Это основной способ проверки соответствия фактического наличия ценностей данным учета.
• Контроль за нормами расхода: Особенно актуально для продуктов питания и медикаментов. Однако на практике этот контроль осуществляется несистематически, что создает риски перерасхода или нецелевого использования.
• Сверка данных: Бухгалтерия периодически проводит сверку остатков по данным складского и бухгалтерского учета.

Анализ структуры и динамики запасов за последний отчетный год показал тенденцию к накоплению излишков по некоторым позициям хозяйственных товаров и, наоборот, частый дефицит отдельных видов медикаментов. Расчет показателей оборачиваемости подтвердил низкую эффективность управления частью запасов. Выявленные проблемы — излишки, недостачи, несоблюдение норм расходования — указывают на необходимость усиления как предварительного (на этапе планирования закупок), так и текущего контроля.

Глава 3. Разработка направлений совершенствования бухгалтерского учета и контроля материальных запасов

3.1. Предложения по оптимизации методики учета и усилению внутреннего контроля

На основе проведенного анализа предлагается комплекс мер по совершенствованию учета и контроля МПЗ в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат». Эти меры направлены на устранение выявленных недостатков и повышение прозрачности учетного процесса.

Во-первых, необходимо внести изменения в учетную политику и рабочий план счетов. Предлагается ввести дополнительные субконто (аналитические коды) к счету 105.00 для детализированного учета по группам запасов. Например, для счета 105.01 «Медикаменты и перевязочные средства» можно ввести аналитику по фармакологическим группам, а для счета 105.02 «Продукты питания» — по видам продуктов (мясные, молочные, овощи и т.д.). Это позволит:

• Повысить точность планирования потребностей.
• Упростить анализ расходования.
• Обеспечить более действенный контроль за сроками годности.

Во-вторых, для усиления внутреннего контроля предлагается разработать и утвердить Регламент проведения внезапных проверок наличия МПЗ. Такие проверки, в отличие от плановых инвентаризаций, обладают высоким дисциплинирующим эффектом. Их следует проводить выборочно по отдельным группам запасов (например, дорогостоящие медикаменты) или по отдельным материально-ответственным лицам.

В-третьих, необходимо разработать и строго соблюдать график документооборота. Четкое определение сроков передачи первичных документов со склада и от подразделений в бухгалтерию позволит устранить задержки и обеспечить оперативность учета. Эффект от внедрения данных предложений будет выражаться в повышении достоверности учета, сокращении рисков хищений и неэффективного использования ресурсов, а также в оптимизации процесса управления запасами в целом.

3.2. Пути совершенствования учета через автоматизацию и унификацию процессов

Методические улучшения должны быть подкреплены современными технологиями. Хотя учет в учреждении ведется в бухгалтерской программе, уровень автоматизации нельзя назвать достаточным.

Основная проблема заключается в том, что складской учет ведется отдельно от бухгалтерского, что порождает двойной ввод данных и риск расхождений.

Ключевым шагом по совершенствованию должна стать полная автоматизация оперативного учета на складе с его интеграцией в единую бухгалтерскую систему. Это может быть реализовано через внедрение специализированного складского модуля. Такой подход позволит:

1. Обеспечить оперативность: Данные о поступлении и списании МПЗ будут отражаться в системе в режиме реального времени.
2. Сократить трудоемкость: Исключается необходимость повторного ввода данных в бухгалтерии.
3. Снизить риск ошибок: Уменьшается влияние человеческого фактора.

Более продвинутым шагом, который стоит рассмотреть на перспективу, является внедрение технологии штрихкодирования. Маркировка каждой единицы товара уникальным штрих-кодом и использование терминалов сбора данных при приемке и отпуске кардинально ускоряет все складские операции и процесс инвентаризации.

Автоматизация и унификация процедур — это не просто техническое обновление, а стратегический шаг к построению эффективной, прозрачной и контролируемой системы управления материальными запасами, что критически важно для любого бюджетного учреждения.

Заключение

В ходе выполнения дипломной работы были изучены теоретические, нормативные и практические аспекты учета материальных запасов в бюджетном учреждении. Проведенное исследование подтвердило актуальность темы, связанную со значительными изменениями в законодательстве и необходимостью адаптации учетных практик.

В первой главе были систематизированы теоретические основы, раскрыта экономическая сущность МПЗ и их классификация, а также проанализирована иерархия нормативно-правового регулирования с акцентом на ключевых положениях федерального стандарта «Запасы».

Во второй главе на примере РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» был проведен детальный анализ действующей системы учета. Были выявлены конкретные проблемы: недостаточная детализация аналитического учета, задержки в документообороте и слабые места в системе внутреннего контроля, приводящие к неэффективному управлению запасами.

В третьей, практической, главе были разработаны конкретные рекомендации по устранению выявленных недостатков. Предложено усовершенствовать учетную политику за счет введения дополнительной аналитики, усилить внутренний контроль через регламентацию внезапных проверок и внедрить комплексную автоматизацию учета на базе интегрированного складского модуля.

Таким образом, поставленная во введении цель была достигнута, а задачи — решены. Итоговые рекомендации, предложенные для РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат», носят комплексный характер и направлены на повышение достоверности, оперативности и прозрачности учета материальных запасов.

Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные методические и организационно-технические решения могут быть использованы не только в исследуемом учреждении, но и в других организациях бюджетной сферы со схожей спецификой деятельности. Дальнейшие исследования по данной теме могут быть направлены на изучение вопросов нормирования расхода материалов и более глубокий анализ экономической эффективности от внедрения систем автоматизации.

Список использованных источников и Приложения

Работа опирается на обширный список источников, включающий нормативно-правовые акты, учебную и научную литературу. В соответствии с требованиями к выпускным квалификационным работам, список насчитывает около 30-50 наименований.

В приложениях к работе вынесены вспомогательные материалы, которые иллюстрируют и подтверждают выводы основного текста. Сюда включены:

• Копии (обезличенные) первичных учетных документов, используемых в учреждении.
• Разработанные формы (например, проект Регламента о внезапных проверках).
• Объемные таблицы с аналитическими расчетами (например, анализ оборачиваемости запасов).
• Диаграммы, наглядно демонстрирующие структуру и динамику МПЗ.