Столкнулись с практической частью дипломной работы по делопроизводству и не знаете, с чего начать? Вы не одиноки. Многие студенты воспринимают оформление документов как скучную формальность, упуская из виду, что это ключевой навык, который ценится в любой профессии. Документация — это не просто бумага, это кровеносная система любой организации, обеспечивающая ее стабильную работу. Именно через документы проходят информационные потоки, фиксируются решения и закрепляются юридические обязательства.
Эта статья — ваше практическое руководство. Мы пройдем путь от общих правил, на которых держится весь документооборот, до детального разбора конкретных примеров: писем, приказов и протоколов. Вы не просто увидите образцы, а получите пошаговые задания, которые помогут закрепить теорию и подготовить безупречную практическую часть для вашего диплома.
Каковы универсальные правила игры в мире документов
Чтобы не запутаться в многообразии документов, важно понимать, что все они строятся на едином фундаменте. В России таким фундаментом выступает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, правила их оформления и общие требования к созданию документов. Знание этих основ — ваш ключ к грамотному оформлению чего угодно, от простого заявления до сложного договора.
Есть несколько «сквозных» реквизитов, которые присутствуют практически в каждом официальном документе:
- Наименование организации — автора документа.
- Дата документа — точка отсчета его юридической силы.
- Регистрационный номер — уникальный идентификатор в системе документооборота.
- Подпись должностного лица — реквизит, придающий документу официальный статус.
- Отметка об исполнителе — контакты для обратной связи.
Важно отметить, что сегодня наблюдается уверенный переход к электронному документообороту (ЭДО). Однако не стоит думать, что в «цифре» правила исчезают. Напротив, ЭДО наследует все ключевые принципы бумажного делопроизводства, лишь меняя носитель информации. Поэтому, освоив базовые стандарты, вы будете готовы к работе в любой системе.
Как составить деловое письмо, на которое точно ответят
Деловое письмо — это лицо вашей компании во внешнем мире. От его качества зависит, воспримут ли вас как профессионала. Стандартная структура письма логична и проста: данные адресата, обращение, основная часть с изложением сути вопроса, заключение и подпись. Стиль должен быть лаконичным, уважительным и по делу. Стандартный шрифт — Times New Roman, размер 12-14 пт.
Давайте разберем типичные ошибки на примере и исправим их. Часто в письмах отсутствует дата, регистрационный номер, а реквизиты адресата указаны не полностью. Вот как должен выглядеть исправленный вариант:
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек»
[Юридический адрес компании]
[Телефон, e-mail]25.09.2025 № 112/1-5
Главе администрации
[Название администрации]
[Ф.И.О. главы администрации]
[Адрес администрации]Об ознакомлении и содействии в деятельности фирмы
Уважаемый [Имя Отчество]!
Сибирская инженерно–техническая компания «Сибинтек» просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности нашей фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих ее развитие.
Заранее благодарны за оказанную помощь.
Приложение:
1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек» на 10 л. в 1 экз.
2. Копия заявления в Министерство экономики на 1 л. в 1 экз.
3. Копия заявления в Комитет внешнеэкономических связей на 1 л. в 1 экз.Генеральный директор Подпись В.Г. Иноземцев
Исп. Булатова А.Р.
Тел. 236-17-19
Практическое задание: Составьте проект договорного письма от имени ОАО «Хлебокомбинат № 2» в адрес ЗАО «Паритет». В письме предложите заключить договор на регулярную поставку муки, сахара и растительного масла. Укажите все необходимые реквизиты самостоятельно.
Искусство составления приказа, который будет исполнен
Если письма — это внешний голос, то приказы — это внутренний закон компании. Они делятся на две большие группы: по основной деятельности (регулируют общие вопросы управления) и по личному составу (прием, увольнение, отпуск). Структура приказа почти всегда двухчастная.
- Констатирующая часть: Объясняет причины и цели издания приказа. Начинается со слов «В связи с…», «В целях…», «На основании…».
- Распорядительная часть: Содержит конкретные поручения. Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ:». Каждый пункт описывает задачу, назначает ответственного и устанавливает сроки. Обязательно указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа.
Заголовок приказа всегда отвечает на вопрос «О чём?» и формулируется с предлогом «о» или «об» (например, «Об установлении режима работы»).
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА
Закрытое акционерное общество «Томский электроламповый завод» (ЗАО «ТЭЛЗ»)
ПРИКАЗ
15.10.2025 № 48-ОД
г. Томск
Об установлении единого режима работы центральных складов
В целях оптимизации производственных процессов и упорядочения отпуска материалов цехам, а также в связи с тем, что текущий график отпуска нарушает нормальную работу складского аппарата,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Установить с 01.11.2025 единый режим отпуска материалов с центральных складов предприятия: с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00.
- Начальникам производственных цехов обеспечить строгое соблюдение установленного графика получения материалов.
- Заведующему центральными складами Сидорову И.П. организовать работу складского персонала в соответствии с новым режимом.
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по производству Воронова К.А.
Генеральный директор Подпись А.В. Петров
Практическое задание: Используя приведенный образец, составьте проект приказа по вашему учебному предприятию на любую актуальную тему (например, о проведении инвентаризации или о введении нового порядка сдачи отчетности).
Как зафиксировать ход собрания в грамотном протоколе
Приказы фиксируют единоличные решения, а протоколы — коллективные. Протокол — это документ, который закрепляет ход обсуждения и принятые на собрании, совещании или заседании решения. Протоколы бывают краткими (фиксируют только повестку, список присутствующих и принятые решения) и полными (подробно излагают выступления всех участников).
Структура полного протокола стандартна:
- Вводная часть: наименование организации, дата, номер протокола, список присутствующих и повестка дня.
- Основная часть: строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ» для каждого вопроса повестки.
ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА
Открытое акционерное общество «Восток» (ОАО «Восток»)
ПРОТОКОЛ
18.08.2025 № 4
г. Москва
Общего собрания рабочих строительного предприятия
Председатель: Иванов И.И.
Секретарь: Петрова А.А.
Присутствовали: 45 человек (список прилагается).ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О создании производства бетонных конструкций и арматуры для строительства жилых домов.1. СЛУШАЛИ:
Информацию директора ОАО «Восток» Смирнова В.В. о возможности создания нового цеха по производству бетонных конструкций и перспективах его работы для обеспечения собственных строительных объектов.ВЫСТУПИЛИ:
Сидоров П.Н. (начальник строительного участка) — поддержал идею, отметив, что собственное производство позволит снизить себестоимость строительства и не зависеть от поставщиков.
Кузнецова О.И. (главный бухгалтер) — обратила внимание на необходимость точного финансового расчета проекта.ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Признать создание цеха по производству бетонных конструкций и арматуры целесообразным.
1.2. Поручить директору Смирнову В.В. в трехмесячный срок (до 18.11.2025) разработать и утвердить план-график запуска цеха.
1.3. Выделить на реализацию проекта 5 650 000 (Пять миллионов шестьсот пятьдесят тысяч) рублей.Председатель Подпись И.И. Иванов
Секретарь Подпись А.А. Петрова
Практическое задание: Составьте проект краткого протокола совещания старост вашей учебной группы, на котором обсуждался вопрос подготовки к сессии. Включите в повестку дня два вопроса: утверждение графика консультаций и распределение ответственности за подготовку материалов.
Ведение личных дел сотрудников от заявления до приказа
Работа с персоналом требует особенно тщательного документирования. Весь жизненный цикл сотрудника в компании — от приема до увольнения — сопровождается созданием и обработкой документов по личному составу. К ним относятся: заявления, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе и увольнении, личные карточки и, наконец, личные дела, где хранится вся ключевая информация о работнике.
Рассмотрим этот процесс на сквозном примере. Сотруднику понадобился отпуск за свой счет. Цикл документооборота будет следующим:
ЭТАП 1: ЗАЯВЛЕНИЕ СОТРУДНИКА
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера по продажам
Петрова Петра Петровичазаявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 25.08.2025 по 29.08.2025 по семейным обстоятельствам.
22.08.2025 Подпись П.П. Петров
ЭТАП 2: ПРИКАЗ РУКОВОДИТЕЛЯ
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
ПРИКАЗ
22.08.2025 № 15-к
г. Москва
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
ПРИКАЗЫВАЮ:
Предоставить Петрову Петру Петровичу, менеджеру по продажам, отпуск без сохранения заработной платы с 25.08.2025 по 29.08.2025 (на 5 календарных дней) по семейным обстоятельствам.
Основание: личное заявление Петрова П.П. от 22.08.2025.
Генеральный директор Подпись И.И. Иванов
С приказом ознакомлен: Подпись П.П. Петров
Практическое задание: По аналогии составьте два документа: заявление от своего имени о переводе на другую (воображаемую) должность внутри организации и соответствующий проект приказа о переводе.
Докладные и объяснительные записки как инструмент решения проблем
Во внутренней коммуникации часто используются служебные записки. Важно различать их назначение. Докладная записка информирует руководство о каком-либо факте, событии или выполненной работе. Ее цель — побудить руководителя принять решение. Объяснительная записка, в свою очередь, поясняет причины какого-либо нарушения, невыполнения задания или инцидента. Ее цель — объяснить свои действия (или бездействие).
Структура у них схожая и довольно простая: адресат (кому), автор (от кого), наименование документа, текст, дата и подпись.
ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
Руководителю предприятия
ООО «Контакт»
Васильеву В.В.
от секретаря-референта
Соколовой М.И.Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что письмо-запрос от компании «Партнер» (вх. № 234 от 15.06.2025), переданное для исполнения менеджеру Лунькову Г.И., было им утеряно. Отсутствие документа препятствует своевременной подготовке ответа.
Прошу Вашего решения о дальнейших действиях.
19.08.2025 Подпись М.И. Соколова
Практическое задание: Оформите справку от имени ЖЭУ Кировского района г. Томска, подтверждающую место проживания гражданина Сидорова П.И. по адресу: г. Томск, ул. Ленина, д. 5, кв. 12. Укажите, что с ним проживает сын, Сидоров А.П., 2010 года рождения, учащийся школы №5. Не забудьте указать все реквизиты: угловой штамп, дату, номер, подпись начальника ЖЭУ и печать.
Как превратить эти навыки в отличную дипломную работу
Теперь, когда вы освоили практику, вы можете эффективно использовать эти знания для написания сильной дипломной работы. Практические навыки открывают дорогу к глубокому анализу, а не простому пересказу теории. Вот несколько перспективных направлений для вашего исследования:
- Сравнительный анализ документооборота: Сравните, как организовано делопроизводство в двух разных компаниях (например, государственной и частной) и выявите их сильные и слабые стороны.
- Разработка предложений по автоматизации: Проанализируйте «бумажный» документооборот на конкретном предприятии и предложите аргументированный проект внедрения системы электронного документооборота.
- Анализ регламентации делопроизводства: Изучите внутренние инструкции и положения по делопроизводству в организации, оцените их соответствие ГОСТам и предложите пути их совершенствования.
В качестве методов исследования вы можете использовать анализ внутренней документации предприятия, сравнительный анализ с зарубежным опытом или изучение существующих систем автоматизации. Владение практическими основами делопроизводства — это ваш козырь. Оно позволит вам не только успешно защитить диплом, но и стать по-настоящему ценным специалистом на старте карьеры. Удачи!