Содержание
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ7
ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА10
Контрольные вопросы к теме №1 20
ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ21
ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ21
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ23
СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ27
МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ29
СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА30
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПРИЗНАКАМ34
Контрольные вопросы к теме №2 37
ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ38
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ38
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ40
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ57
ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ59
Контрольные вопросы к теме №3 61
ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.
ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ65
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ67
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ76
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ82
СИСТЕМА ПЛАНОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ83
СИСТЕМА ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ86
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ87
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ91
СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ97
Контрольные вопросы к теме №4 99
ТЕМА 5. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА100
НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НА
РЕСПУБЛИКАНСКОМ УРОВНЕ102
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТАЦИЮ107
ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ109
ВЕДОМСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ110
Контрольные вопросы к теме №5 112
ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ113
ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ» И ЕГО РАЗВИТИЕ113
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТАВ ОРГАНИЗАЦИИ (УЧРЕЖДЕНИИ)114
СХЕМА ДВИЖЕНИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ117
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА122
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ122
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ128
Контрольные вопросы к теме №6130
ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В
ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ131
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ131
ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ132
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ134
ЗАГОЛОВКИ И ИХ СОСТАВЛЕНИЕ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ135
ПОРЯДОК ССТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ138
ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ140
УСТАНОВЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ143
Контрольные вопросы к теме №7144
ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ145
ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ145
ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ148
Контрольные вопросы к теме №8150
ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ151
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ152
ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ158
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ160
ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА163
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ165
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ168
Контрольные вопросы к теме №9169
ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА170
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, КОТОРЫЕ ОТНЕСЕНЫ К ГОСУДАРСТВЕННЫМ СЕКРЕТАМ172
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ175
ПРАВА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ177
ПРИЕМ РЕГИСТРАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ178
ПЕЧАТАНИЕ, РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ179
ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА181
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ,
СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА183
Контрольные вопросы к теме №10184
ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА185
ЭЛЕКТРОННЫЙ И БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ187
ЭЛЕКТРОННОЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ187
ИОК (PKI) ИНФРАСТРУКТУРА ОТКРЫТЫХ КЛЮЧЕЙ191
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА193
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА195
ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА СЭД196
ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ СЭД203
ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА207
Контрольные вопросы к теме №11212
ГЛОССАРИЙ213
ЛИТЕРАТУРА220
Выдержка из текста
В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений.
Особое место отводится документам на машинных носите-лях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как но-ситель информации документ обеспечивает взаимодействие час-тей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управ-ленческих решений, служит доказательством их исполнения, ис-точником для анализа, материалом для справочно-поисковой ра-боты.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учре-ждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процес-сов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью доку-ментов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управлен-ческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:
получить представление о современных подходах к ор-ганизации делопроизводства;
познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;
научиться оформлять документы в соответствии с суще-ствующими правилами;
получить общее понятие о современном состоянии и пе-редовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.
Авторы выражают благодарность преподавателю кафедры управления информационными ресурсами Академии управления при Президенте Республики Беларусь Горбачеву Н.Н. за оказан-ную помощь и консультации при создании этого курса лекций.
Список использованной литературы
ЛИТЕРАТУРА
1.Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. №357З «Об электронном документе».
2.Закон Республики Беларусь «Об информатизации».// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь. 1997.
с. 822.
3.«Примерная инструкция по делопроизводству в мини-стерствах, госкомитетах и других центральных органах управле-ния, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», от 23.05.1995 г. №13, Мн.: БелНИЦДААД, 1995.107с.
4.СТБ 1176.199 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования».
5.СТБ 1176.299 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи».
6.СТБ 12212000 «Документы электронные. Правила вы-полнения, обращения и хранения».
7.Гражданский кодекс Республики Беларусь Кодекс Рес-публики Беларусь от 7 декабря 1998 г. №218З (Ведамасці На-цыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь, 1999 г., №79, ст.101)
8.ГОСТ 932760. Бумага и изделия из бумаги. Потреби-тельские форматы. М.: Издво стандартов, 1990. 6 с.
9.ГОСТ 1791472. Обложки дел длительных сроков хра-нения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1981. 4с.
10.СТБ 6.3895 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
11.ГОСТ 1648783. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984. 8 с.
12.Основные правила работы ведомственных архивов. М.: 1988. 173 с.
13.Перечень типовых документов, образующихся в дея-тельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреж-дений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. 269 с.
14.Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, цено-образованию, финансам, страхованию, управлению государст-венным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим свя-зям с указанием сроков хранения./Авт.сост. С.В.Жумарь, И.С.Гурина, Г.П.Краснокутская и др. Мн., БелНИИДАД, 2001. 182 с.
15.Быченков В.Ф. Документы и документооборот в автома-тизированных системах организационного управления. Учебное пособие. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000. 154 с.
16.Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Докумен-тационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Бела-русь, 1997.
17.Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональ-ный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. 240 с.
18.Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учеб-но-практическое руководство. Мн.: ТетраСистемс, 1999.
288 с.
19.Делопроизводство (Организация и технологии докумен-тационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Куз-нецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.: ЮНИТИДАНА, 2001. 59с.
20.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2е изд.испр. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.328 с.
21.Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2е, испр. и доп. М.: ЗАО «Бизнес-школа « Интел-Синтез», 2000.
22.Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. М.: ИНФРАМ, 1998, 575с.
23.Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на ком-пьютере. СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999 304 с.
24.Печникова А.В. Документация отдела кадров предпри-ятия. М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Изда-тельство ЭКМОС, 2000 256с.
25.Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭК-МОС, 1998 208 с.