Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ 7
1.1 Понятие документооборот и его характеристика 7
1.2 Нормативно-методическая база документооборота 12
1.3 Материально-техническое обеспечение документооборота 21
1.4 Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия 27
2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ТД «-» 32
2.1 Краткая характеристика деятельности 32
2.2 Анализ документооборота предприятия 35
2.3 Анализ преимуществ и недостатков программного обеспечения на предприятии 49
3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО ТД «-» 59
3.1 Технические и системные требования внедрения программы 59
3.2 Эффективность использования учетных задач 62
3.3 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии 67
Заключение 80
Список использованных источников и литературы 83
Приложения 88
Выдержка из текста
Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:
– оперативный;
– прямоточный;
– целесообразный;
– максимально единообразный.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Про¬хождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Осуществляется документооборот в виде потоков докумен¬тов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами техниче¬ской обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множи¬тельная служба и т. п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Современным организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет [35,стр. 110].
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. При этом возникают следующие основные проблемы. Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Один из самых важных факторов успешного развития организации – это ее качественное управление. И следствием этoгo будет неизменный рoст oбoрота, прибыли предприятия и благoсoстoяния сoтрудников.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
— изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
— определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
— провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
— проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана компания ООО Торговый дом «-».
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.
Список использованной литературы
…
43. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2009. – 144 с.
44. Орлов В.В., Карташов Б.И. Документация и документооборот: Учеб. пособие. – Спб.: ВТУЗ-ЛМЗ, 2007. – 409с.
45. Орехов С.А. Документационное обеспечение управления. / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. – М., 2003. – 31с.
46. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2009. – 176 с.
47. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект. – 2009, 384 с.
48. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. – М.: Издательский центр «Академия», 2008, — 224 с.
…..