Пример готовой дипломной работы по предмету: Документоведение и архивоведение
Содержание
Введение………………………………………………………………..
Глава
1. Организационно-правовые основы деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………
1.1. Характеристика деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………………………
1.2. Организационно – правовая структура «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………………………
1.3. Нормативная – правовая база деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда»…………………………………………………………….
Глава
2. Оценка системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»………………………
2.1. Нормативная – правовая база делопроизводства ООО «Нелидово – Спецодежда»…………………………………………….
2.2. Анализ системы документационного обеспечения управления ООО «Нелидово – Спецодежда»………………………………………
2.3. Анализ документационного обеспечения производственного процесса ООО «Нелидово -Спецодежда»……………………………
Глава
3. Совершенствование системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……….
3.1. проблемы организации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………..
3.2. Разработка мероприятий по автоматизации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»…………………………………………………………….
3.3. Разработка системы мер для эффективного использования нормативной базы документационного обеспечения и регламентации деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»…….
Заключение……………………………………………………………..
Список использованной литературы…………………………………
Приложение…………………………………………………………….
Выдержка из текста
На современном этапе управления совершенствование деятельности учреждения, повышение уровня и эффективности управленческих решений во многом зависит от рациональности поставленного процесса документационного обеспечения.
Неотъемлемой частью процесса принятия управленческих решений на всех этапах его реализации (получение, обработка, анализ информации, подготовка и принятие решения) является документационное обеспечение. Отсутствие четкой организации работы с документами снижает качество и эффективность деятельности организации, учреждения. Кроме того определяющими показателями качества информации являются не только объем, полнота ее представления, но и степень сложности, стоимость, а также оперативность предоставления.
Отсутствие четкой организации работы по документационному обеспечению управления может привести к появлению документов низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в них информации и, как следствие, к увеличению сроков их обработки, что послужит причиной увеличения сроков принятия решений и числа неверных решений.
Различные аспекты информационного и документационного обеспечения деятельности организаций, неоднократно рассматривались многими отечественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах C.B.Бессонова, JI.M. Бойцова, В.В. Дика, К.А.Кострикина, М.В. Ларина, Ю.Ю. Липко, В.Р.Милова, Е.Ю. Силантьевой, Ю.Ф. Тельнова, Е.В. Фатуевой, А.Ю.Чуковенкова, В.Ф. Янковой проведен анализ систем информационного и документационного обеспечения организаций.
В изучение, развитие и идентификацию понятий «информация» и «документ», а также в развитие научных положений о роли документа в деятельности организации большой вклад внесли такие известные ученые и философы, как Р. Хартли, К. Шеннон, Н. Винер, H.H.Моисеев, А.Д. Урсулом, В.Н. Волченко, Б.Н.Кудрин, В.К. Лозенко, Н.Т. Петровичем и др.
Проблемы изучения организации работы с документами рассматривают авторы многих статей. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом. В.П. Козлов говорит о документе как о феноменальном явлении человеческой цивилизации, о том, что документ- это не природное явление, а продукт человеческого умоделия, в двух составляющих его частях — носителе и информации.
Е. А. Плешкевич в своей статье определяет документ, как сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями.
Т. В. Кузнецова в своей статье писала, что документ не только надо создать, с ним надо уметь работать, передать или получить, зарегистрировать, организовать решение вопроса, поставленного в нем, проконтролировать срок выполнения, выдать по нему справку, сохранить, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ несет разовую информацию, не имеющую дальнейшей ценности, уничтожить. Эта работа требует специальных знаний, особенно сегодня, учитывая быстрый рост объемов информации и внедрения для ее обработки компьютерных технологий. В настоящее время в организациях остро стоит проблема подготовленности кадров, занимающихся документационным обеспечением. Для этого организовывают курсы подготовки для тех, кто не имеет специального образования.
Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управленческой деятельности. Делопроизводство — одна из отраслей деятельности в сфере управления. По определению, содержащемуся в ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 делопроизводство, документационное обеспечение управления -это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Огромное значение имеют многочисленные работы документоведов, отражающих различные аспекты истории становления и развития органов управления, делопроизводства, систем документации и документирования, унификации и стандартизации документов, научной организации управленческого труда и создания предпосылок для автоматизации информационных процессов.
В издании Т. В. Кузнецовой «Документационное обеспечение управления» освещаются вопросы документирования управленческой деятельности. Проанализирована нормативно-методическая база делопроизводства, описаны основы организации документооборота и технологии работы с документами на всех этапах с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий.
Проблему организации и автоматизации процессов управления и документационного обеспечения поднимает в своей работе «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» М.П. Бобылева .
Вопросы теории и практики современного делопроизводства на основе существующих норм и стандартов отражаются в учебно-практических пособиях М. Ю.Рогожина , М. И. Басакова .
Интегрированный подход к пониманию «системы документации», раскрывает в своих работах В.Ф. Янковая . Автор выделяет большее число систем в зависимости от функций документов, что существенно помогло в анализе систем документации в компании.
В книге Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)» дается характеристика законодательной, нормативно-правовой и методической основы документационного обеспечения управления (ДОУ) коммерческих организаций. Вопросы оформления документов на разных стадиях "жизни" коммерческой организации рассмотрены на примере названной организационно-правовой формы.
В. А. Андреева в работе «Делопроизводство. Организация и ведение» дает системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.
В книге М. В. Кирсановой «Современное делопроизводство» подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области.
М. Ю. Рогожин в своем пособии излагает вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления деятельностью предприятия (организации, учреждения) на основе законодательства и нормативно-правовых актов по вопросам ДОУ .
В книге М.И. Басакова рассмотрены документы и организация документооборота коммерческой организации, приводятся формы и реквизиты основных видов документов — банковской, договорной, кадровой, товаро-сопроводительной и другой управленческой документации, широко используемой в практике организационно-распорядительной деятельности коммерческих организаций.
Вопросам, касающимся систематизации нормативных актов, выбора их соответствующего вида для закрепления различного рода правил дает разъяснения в своих статьях А.Ю. Чуковенков «Виды нормативны правовых актов» , «Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов» .
Правилам составления инструкций по делопроизводству уделяют внимание в своей статьях М.В. Журавлева «Составляем инструкцию по делопроизводству» и В.Ф. Янковая в статье «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Тема регистрации документов поднимается в статьях Е.М. Каменевой «Все секреты регистрации документов» , Т.А Быковой «Порядок регистрации и общие правила регистрации документов» , А.Ю. Чуковенкова «Автоматизированная технология регистрации и контроля документов» .
Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статье В.С. Иритиковой «Резолюция и поручения; правильное оформление в целях контроля и организации документооборота» .
Вопросам разработки и оформления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Л.А. Дорониной «Составляем номенклатуру дел на следующий год» , Т.А. Быковой «Порядок разработки номенклатуры дел» , Н.А. Храмцовской «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля» .
В.Ф. Янковая, в статье «Система делопроизводства в организации: важные вопросы» формулирует основные вопросы, на которые должен ответить специалист по документационному обеспечению организации, чтобы выбрать наиболее приемлемый для конкретной организации вариант работы с документами. Грамотно построенная работа с документами не только даст возможность сформировать систему делопроизводства в организации, но и поможет при составлении инструкции по делопроизводству .
В статье «Делопроизводство актуальные задачи» В.И. Андреева рассматривает, что именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб ДОУ, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций — организации, планирования, мотивации, контроля и координации — необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т. д.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что к основным задачам документационного обеспечения управления относятся:
сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Реализация указанных задач возможна лишь при условии выбора оптимальных методов и средств, в зависимости от особенностей деятельности учреждения и целей построения системы документационного обеспечения в государственном управлении. Этим обусловлена актуальность вопроса исследования основных направлений совершенствования системы документационного обеспечения.
Внедрение в документооборот учреждения новых технологий требует знаний об организации безбумажного делопроизводства, основой которого является применение современных технических средств, а также навыков создания, использования, хранения документов на машинных носителях. Основным моментом в данном направлении деятельности является выработка принципиально новых подходов к организации документационного обеспечения, повышению информационной культуры и выработке моральных норм работы в информационной системе.
Объект исследования: ООО «Нелидово — Спецодежда».
Предмет исследования: процессы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово — Спецодежда», методы и средства оценки и повышения эффективности документационного обеспечения деятельности предприятия.
Цель исследования – на основе анализа деятельности и системы документационного обеспечения ООО «Нелидово — Спецодежда» разработать систему мер по повышению эффективности документооборота.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1. Ознакомиться с характеристикой ООО «Нелидово-Спецодежда».
2. Изучить организационно-правовую структуру ООО «Нелидово-Спецодежда
3. Выполнить анализ деятельности ООО «Нелидово — Спецодежда».
4. Изучить особенности и принципы организации делопроизводства на предприятии.
5. Выполнить анализ нормативно-правовой базы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово — Спецодежда».
6. Выполнить анализ функционирования системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово — Спецодежда».
7. Разработать систему мер по повышению эффективности деятельности ООО «Нелидово — Спецодежда» в области документационного обеспечения.
В процессе написания выпускной квалификационной работы использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения деятельности предприятия.
В ходе исследования использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы.
В главе 1 исследования изучена структура предприятия ООО «Нелидово-Спецодежда», дана подробная характеристика деятельности организации, а также выявлены особенности технологического процесса производства, спецодежды, который составляет основу деятельности предприятия, как филиала компании «Техноавиа». В данном разделе дипломной работы проведен подробный анализ организационно-правовой структуры предприятия, приведен численный состав персонала организации, проведен общий анализ должностных обязанностей. Основу данного раздела составляет анализ нормативно-правовой базы деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда», которая сформирована, исходя из основных направлений деятельности и в соответствии с организационно-правовой формой предприятия.
Вторая глава исследования посвящена анализу и оценке системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда». В данном разделе выполнен анализ нормативно – правовой базы делопроизводства ООО «Нелидово – Спецодежда», которая регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства;
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Кроме того, в ООО «Нелидово-Спецодежда» используется нормативно-правовая база, регулирующая технологический процесс и эффективность его реализации.
Так же изучена система документации инженерно-технического отдела, входящие, исходящие, внутренние документы
В связи с выявленными проблемами в главе 3 настоящего исследования предлагается перечень мероприятий, призванных повысить эффективность системы документооборота в ООО «Нелидово-Спецодежда» и обеспечить высокое качество функционирования всех его подразделений.
В заключении представлены выводы теоретического, методического и практического направления на основе полученных результатов исследования.
Список использованной литературы
Список использованной литературы
Источники
1. Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании
1. декабря 1993 года. // Рос.газета. – 1993. –
2. декабря.
2. Федеральный закон «Об информация, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. От 01.09.2015г).
3. Федеральный закон от 08.02.0998 № 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью»
4. Федеральный закон РФ от
2. октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28.11.2015 № 357-ФЗ )
5. Федеральный закон РФ от
2. июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. 12.03.2014 г.).
6. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. № 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014 г.).
7. Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011г. № 63 – ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 1.07.2015).
8. Федеральный закон РФ от
0. мая 2006г. № 59 –ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (ред. от 3.11.2015 г.).
9. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015).
10. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от
3. декабря 2006 г.).
11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.
13. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014.
14. ГОСТ 12.1.005-88 Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны
15. ГОСТ 12.1.038-82. Электробезопасность. Предельно допустимые значения напряжений прикосновения и токов. – Введ. 1983-07-01. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.
16. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».
17. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий»
18. СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений».
19. СНиП 23-05-95. Естественное и искусственное освещение. – Введ.1996-01-01. М.: Минстрой России, 2006.
20. Системы электронного документооборота: критерии выбора.[Электронный ресурс].
Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/156/
21. «ЕВФРАТ-Документооборот». [Электронный ресурс]
Режим доступа: http://www.evfrat.ru/
22. CompanyMedia. «ИнтерТраст». [Электронный ресурс]
Режим доступа: http://www.intertrust.ru/
Текущий архив предприятия
23. Устав ООО «Нелидово-Спецодежда».
24. Штатное расписание ООО «Нелидово-Спецодежда».
25. Должностные инструкции сотрудников ООО «Нелидово-Спецодежда».
26. Технологическая документация инженерно – технического отдела ООО «Нелидово-Спецодежда».
Литература
27. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн.для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей [Текст]
/ В. И. Андреева. – 3-е изд., перераб. и доп. – М., 2011. – 222 с.
28. Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 10.
29. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности [Текст]
/ Л. В. Астахова // Делопроизводство. – 2010. – № 2. – С. 3-9.
30. Басаков, М. И. Делопроизводство: конспект лекций [Текст]
/ М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2012. – 192 с.
31. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст]
/ Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2014. – 256 с.
32. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов [Текст]
/ А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2011. – 624 с.
33. Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. Докл. и сообщ. на шестой международ. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 69-72.
34. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст]
/ Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 34-40.
35. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 6. – С. 6-18.
36. Быкова, Т. Порядок разработки номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 12. – С. 8-21.
37. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) [Текст]
/ Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск.гос. ун-т, 2014. – 71 с.
38. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб.для вузов [Текст]
/ Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2011. – 359 с.
39. Доронина, Л.А. Составляем номенклатуру дел на следующий год // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 12. – С. 22-34.
40. Живаева, О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота. [Текст]
/ О. В. Живаева. – Волгоград, 2012. – 30 с.
41. Журавлева, М.В. Составляем инструкцию по делопроизводству. Секретарь-референт. – 2009. № 5. С. – 17-27;
- 2009. – № 6. – С. 18-26.
42. Инструкция по делопроизводству [Текст]
// Кадровик – 2009. – № 12. – С. 25-33.
43. Иритикова, В.С. Резолюции и поручения: правильное оформление в целях контроля и организации документооборота». // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – № 8. – С. 8-16.
44. Каменева, Е.М. Все секреты регистрации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – № 11. – С. 50-66.
45. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учеб.пособие [Текст]
/ М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 304 с.
46. Козлов В.П. Общая теория документа //Делопроизводство 2009, № 3. С.12.
47. Кошелева Г. В. Документирование деятельности отделения строевого и кадров воинской части [Текст]
/ Г. В. Кошелева, Е. Ю. Скрипай // Делопроизводство. — 2007. -N 1. — С. . 35-45.
48. Крестникова, О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству [Текст]
/ О. В. Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – N 9. – С. 8-17.
49. Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ [Текст]
/ С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2011. – № 3. – С. 35-39.
50. Кузнецова Т. В. Журналу делопроизводство
1. лет//Делопроизводство 2012,№ 2.
51. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст]
/ М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2011. – № 5. – С. 12-19.
52. Плешкевич Е.А. Определение функций документа // Научные и технические библиотеки – 2006.-№ 6.-С.21.
53. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: организация архива предприятия. Спб: Питер, 2011.
54. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – ЗАО Юстицинформ, 2011 г.
55. Румянцева, С. А. Положение о документационном обеспечении управления (управлении документацией).
Цели, задачи и методика разработки [Текст]
/ С. А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 9. – С. 30-33.
56. Санкина Л.В., Быкова Т.А. «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)».- М., МЦФЭР, 2005
57. Солошенко, М. Организация системы документооборота. [Текст]
/ М. Солошенко // Аудит и налогообложение. – 2011. – N 4. – С. 30-36.
58. Храмцовская, Н.А. Практика разработки номенклатуры дел «с нуля» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – № 11. – С. 6-19. – № 12. – С. 6-18;
- 2005. – № 1. – С. 6-19
59. Чуковенков, А.Ю. Виды нормативных правовых актов. // Секретарь-референт. – 2009. № 1. С. – 17-22;
- 2009. – № 2. – С. 17-20.
60. Чуковенков, А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. – 2009. – № 5. – С. 28-38.
61. Чуковенков, А.Ю. Автоматизированная технология регистрации и контроля документов. // Секретарь-референт. 2012. № 5. С. 9-13.
62. Янковая В.Ф. «Система делопроизводства в организации: важные вопросы»//Секретарь – референт, № 10, 2010г, С. 25
63. ЯнковаяВ.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
// Секретарь-референт. – 2007. – № 9.
