Пример готовой дипломной работы по предмету: Документоведение и архивоведение
Содержание
1. Понятие о документе и делопроизводстве (ДОУ), классификация документов, функции документа, способы создания документов.
Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет и задачи изучения
Документоведение — научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.
Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".
Документоведение — наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.
Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.
Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.
Научная дисциплина может считаться таковой, если она обладает:
- единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;
- общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;
- единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.
Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.
Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.
С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.
В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.
1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.
В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.
Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Объектом документоведения являются также системы документации.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.
Задачи документоведения:
- теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;
- выработка рациональных норм организации ДОУ.
Понятие документ
Понятие «документ» тесным образом связано с понятием «информация», поскольку документ является основным ее носителем. Определение понятия «информация» дается Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от
2. января 1995 г.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение документу дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Слово «документ» происходит от латинского «doceo», т.е. извещаю. В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. при Петре I и имел значение письменного свидетельства.
В гражданском праве так назывался любой материальный предмет, служащий доказательством юридических отношений, событий: межевые столбы, определяющие границы владений, билеты в театр и др. Но преимущественно под термином «документ» подразумевались документы на бумажном носителе, способные служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Широкое и узкое понимание термина.
Энциклопедический словарь Ф. А. Брокгауза и И. А. Эфрона (1893 г.) дает следующую классификацию документов:
1. Составляемые без всякого расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (дневники, частные письма).
2. Специально подготовленные для того, чтобы скрепить доказательствами юридических событий и отношений (вексель).
По характеру составления различаются:
1. Документы публичные, которые исходят от органов государственной власти.
2. Частные документы (приватные).
По содержанию документы делятся:
- распоряжения (указ);
- признания (заемное письмо, в нем содержится признание долга);
- удостоверения (метрические свидетельства).
Несмотря на то, что термин «документ» появляется в России уже в XVIII в., с делопроизводством его значение долго не было связано. Его заменяли такие термины как «грамота», «акт», «бумага», «дело». Термин «документ» устойчиво входит в употребление лишь в советском делопроизводстве в 1930-е гг.
В понятии «документ» можно выделить три аспекта: правовой, управленческий, исторический.
В правовом аспекте документы рассматриваются как средство документирования и доказательства правовых отношений.
В управленческом аспекте документ понимается как инструмент управления, как любой материальный носитель с закрепленной на нем информацией, которую можно идентифицировать через реквизиты – элементы оформления документа. Реквизиты отражают движение документа в системе управления.
Историческая наука рассматривает как носитель информации. Виды и функции документов">документ как важнейший исторический источник.
Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования изучает документоведение.
Документы являются основным носителем информации в обществе: управленческой, научной, технической, статистической и иной социально-значимой информации.
Документы – носители первичной информации. Это характерное, отличительное свойство документа по сравнению с другими источниками информации. В них содержится вторичная, переработанная информация.
Документ – это зафиксированная информация. Фиксация информации позволяет ее накапливать, сохранять, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.
Функции документа: общая характеристика
Документ выполняет определенные функции, призванные удовлетворять те или иные социальные потребности. Функция документа – это его целевое назначение.
Изучение функций документа имеет существенное значение. Его задачами является:
1. Установление цели создания документа и заключенной в нем информации;
2. Определение роли документа в конкретной социальной структуре и системе экономических и социально-политических связей;
3. Научная классификация документов;
4. Выработка требований к организации, содержанию, форме и технологии обработки документов;
5. Разработка теоретической базы оптимизации документационных процессов.
Современное документоведение выделяет следующие функции: информационная и коммуникативная, социальная и культурная, управленческая и правовая, политическая, учетная, историческая.
Не существует документов, выполняющих лишь одну, строго определенную функцию. Документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной из его функций.
Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в обществе. Например, через 30, 50,
10. лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функций уменьшается, тогда, как удельный вес исторической функций становится доминирующей.
Все перечисленные функции можно подразделить на функции, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная, учета), и бессрочные функции (информационная, социальная, культурная, историческая).
Понятие документирования
Процесс закрепления или фиксации информации на материальном носителе обозначается термином «документирование».
В сфере делопроизводства и архивного дела понятие «документирование» является нормированным и стандартизированным. ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение термину: документирование – запись информации на материальных носителях по установленным правилам.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Правила документирования долгое время вырабатывались на основе практического опыта и традиции. Впоследствии правила документирования стали устанавливаться нормативными актами.
Документирование информации осуществляется в порядке, установленном законодательными актами, правовыми актами органов государственной власти, органов, отвечающих за стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.
В процессе создания документа информация фиксируется на материальном носителе в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации в знаковую форму или кодирование информации.
Для кодирования информации используются различные коды:
- алфавитный;
- цифровой;
- алфавитно-цифровой;
- рельефно-точечный и др.
Одним из основных свойств кода является его условность. Любой код представляет собой результат договоренности между людьми. Необходимым свойством кода является его понятность для всех участников коммуникации. В противном случае возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика или программно-технических средств и др.
Выбор системы кодирования зависит от используемого материального носителя документированной информации и не зависит от свойств фиксируемой информации. Одна и та же информация может быть зафиксирована посредством самых разных кодов и знаковых систем.
В зависимости от выбора средств и технологий фиксации информации на материальном носителе различают способы документирования:
- текстовое;
- графическое;
- аудиовизуальное;
- электронное.
2. Справки: назначение, виды. Требования к составлению и оформлению справок.
Справка – назначение, виды, содержание, оформление
Справка — документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.[3]
Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.
Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.
Внешние справки — для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию — оформляются на общем бланке организации (или бланке справки).
Внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа — оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Текст справки может состоять только из одной части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.[5]
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А 5.[5]
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:
указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
для каких целей или в какую организацию выдана справка;
подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
дату составления и оттиск печати.
Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А 4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
[5]
3. Проект приказа по школе № 352
Приказ издается на основании письма Министерства образования Омской области от 11.11.2008г. № 01-06/34 «О проведении инвентаризации в школе в период с 20.11.2008 по 25.11.2008». В тексте приказа укажите сроки проведения инвентаризации в школе, состав инвентаризационной комиссии, срок представления акта инвентаризации на утверждение директору и ответственного исполнителя.
Оформите выписку из приказа о составе инвентаризационной комиссии (пункт 2 распорядительной части).
Самостоятельно укажите недостающие сведения и реквизиты.
БОУ г.Омска СОШ № 352
ПРИКАЗ
« 24» сентября 2014 г. № 137
г. Омск
О проведении инвентаризации
В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями), приказом Минфина России от 13.06.1995 №
4. «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н и Письмом Министерства образования Омской области от 11.11.2008г. № 01-06/34 «О проведении инвентаризации в школе в период с 20.11.2008 по 25.11.2008». в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности БОУ г. Омска СОШ № 352 п р и к а з ы в а ю:
1. Провести инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств по состоянию на 1 октября 2014 года.
2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:
Председатель: заместитель руководителя управления К.А. Кокошников
Члены комиссии: специалист финансового отдела В.Н. Енукидзе
специалист хозяйственного отдела В.Я. Ночников
специалист отдела информатизации В.Д. Печенкин
3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:
Председатель заместитель руководителя управления К.А. Кокошников
Члены комиссии: специалист финансового отдела О.С. Мартышкина
специалист хозяйственного отдела В.Я. Ночников
специалист общего отдела Л.А. Уфимочкина
4. Для проведения инвентаризации денежных средств на лицевых счетах в УФК по Омской области, расчетов с поставщиками и подрядчиками и другими дебиторами и кредиторами по обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета 302, 206, 208, 209, по администрируемым доходам в разрезе кодов бюджетной классификации доходов бюджетов Российской Федерации, назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:
Председатель: заместитель руководителя управления К.А. Кокошников
Члены комиссии: заместитель начальника финансового отдела А.Ф. Жмуркина
специалист финансового отдела Н.В. Корпатко
специалист финансового отдела Д.В. Ярошкина
5. К инвентаризации приступить 1 октября 2014 года и окончить
1. октября 2014 года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее
1. октября 2014 года.
6. Финансовому отделу (Лукашанская Д.С.) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета и до 1 декабря 2014 года подготовить предложения по отражению в учете результатов инвентаризации.
7. Результаты инвентаризации отразить в бухгалтерском учете до
3. ноября 2014 года.
8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения,
3. октября 2014 года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.
9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя управления Кокошникова К.А.
Руководитель ______________ В.В. Табуретка
(подпись)
Оформление выписки из приказа
БОУ г.Омска СОШ № 352
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
« 24» сентября 2014 г. № 137
г. Омск
О проведении инвентаризации
В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями), приказом Минфина России от 13.06.1995 №
4. «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н и Письмом Министерства образования Омской области от 11.11.2008г. № 01-06/34 «О проведении инвентаризации в школе в период с 20.11.2008 по 25.11.2008». в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности БОУ г. Омска СОШ № 352 п р и к а з ы в а ю:
1) Назначить председателем инвентаризационной комиссии заместителя руководителя управления К.А. Кокошникова
Назначить членами инвентаризационной комиссии следующих сотрудников: заместителя начальника финансового отдела А.Ф. Жмуркину
специалиста финансового отдела В.Н. Енукидзе
специалиста хозяйственного отдела В.Я. Ночникова
специалиста отдела информатизации В.Д. Печенкина
специалиста финансового отдела О.С. Мартышкину
специалиста общего отдела Л.А. Уфимочкину
специалиста финансового отдела Н.В. Корпатко
специалиста финансового отдела Д.В. Ярошкина
Руководитель ______________ В.В. Табуретка
(подпись)
Верно
Секретарь Подпись О.Е. Шкваркина
30.09.2014
Выдержка из текста
Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Объектом документоведения являются также системы документации.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.
Задачи документоведения:
- теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;
- выработка рациональных норм организации ДОУ.
Список использованной литературы
Список использованных источников
1. Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 года № 26 (с изм. от 05.01.2004 N) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. : Изд-во стандартов. 2003.
3. ГОСТ Р ИСО 15487-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения.
4. Андреева. В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие для студентов вузов. М. «Кнорус». 2008. 247 с.
5. Басаков. М. И. Делопроизводство: конспект лекций. Р/на Д.: «Феникс». 2010. 192 с.
6. Белов. А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие. — М.: «Эксмо». 2008. 553 с.
7. Казанцева. Г. В. Личные документы: требования к оформлению и образцы документов. Учебное пособие. М. «Флинта». 2008. 38 с.
8. Кузнецов. И.П. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. М: «Дашков и Ко». 2009. — 519 с.
