Дипломная работа на тему Документирование управленческой деятельности и направления его совершенствования

ВВЕДЕНИЕ

Грамотная организация управления и корректное документирование являются залогом успеха любой управленческой деятельности в современных экономических условиях. Если документооборот на предприятии нерационален и не служит задачам эффективного контроля и планирования, вся профессиональная деятельность может стать неэффективной. Это утверждение подчеркивает ключевую роль документации как инструмента, обеспечивающего прозрачность и управляемость бизнес-процессов. Данная работа посвящена исследованию документирования управленческой деятельности в ТПО «Комус» и разработке направлений для его совершенствования.

Актуальность исследования обусловлена разрывом между теоретическими моделями и реальной практикой на предприятиях. В научной литературе существует множество разрозненных исследований, посвященных отдельным аспектам документооборота, которые требуют систематизации и осмысления в контексте целостного управления. Именно поэтому возникает необходимость в комплексном анализе и разработке практически применимых решений.

Целью данной дипломной работы является исследование и разработка предложений и мероприятий по совершенствованию документирования в процессе управленческой деятельности на предприятии ТПО «Комус» на основании анализа существующей системы.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

1. Провести анализ теоретических аспектов формирования эффективной системы документирования управленческой деятельности.
2. Исследовать особенности системы управления и документооборота на предприятии ТПО «Комус».
3. Выявить проблемы и оценить эффективность функционирования системы документирования в ТПО «Комус».
4. Разработать практические рекомендации по повышению эффективности документирования управленческой деятельности в исследуемой организации.

Объектом исследования выступает Торгово-производственное объединение «Комус», занимающееся торговой деятельностью товарами широкого потребления. Предметом исследования является система документирования управленческой деятельности в данной организации.

В работе использовались такие научные методы, как анализ, синтез, наблюдение, сравнение и моделирование. Структура работы последовательно раскрывает тему: от теоретических основ (Глава 1), через практический анализ на предприятии (Глава 2), к разработке конкретных рекомендаций (Глава 3), завершаясь подведением итогов в заключении.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Понятие и сущность документирования в системе управления

Документирование управленческой деятельности — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы создания документов и организации работы с ними в процессе осуществления управленческих функций. Его основная цель — обеспечить руководство полной и достоверной информацией для принятия обоснованных решений и контроля их исполнения. Документ выступает основным инструментом управления, и от качества его составления напрямую зависит эффективность управленческих процессов.

1.2. Классификация и виды управленческой документации

В управленческой деятельности используется широкий спектр документов, которые можно классифицировать по различным признакам. Ключевыми видами являются:

• Организационно-правовые документы: учредительные документы, уставы, положения, должностные инструкции.
• Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания.
• Информационно-справочные документы: протоколы заседаний, отчеты, акты, справки, деловая переписка.

Каждый из этих видов документов выполняет свою уникальную функцию в жизненном цикле организации и бизнес-процессов.

1.3. Жизненный цикл документа и организация документооборота

Жизненный цикл документа включает все этапы его существования: от создания или получения до отправки, исполнения и последующего помещения в архив для хранения или уничтожения. Организация документооборота — это процесс управления движением этих документов внутри компании. Неэффективно организованный документооборот приводит к тому, что в нужный момент невозможно найти актуальный документ, что снижает качество управления.

1.4. Нормативно-правовое регулирование и стандартизация

Процессы документирования и управления документацией регулируются как на национальном, так и на международном уровне. Ключевым международным стандартом в этой области является ISO 15489 «Информация и документация. Управление документами». Он устанавливает общие принципы и практики, на которые могут опираться организации при построении своих систем управления документами. В России также действуют государственные стандарты (ГОСТы), регламентирующие оформление управленческих документов.

1.5. Современные тенденции и технологии в управлении документацией

Современный подход к управлению документацией немыслим без информационных технологий. Ключевыми тенденциями являются:

• Системы электронного документооборота (СЭД): программные комплексы для автоматизации процессов создания, согласования, хранения и поиска документов.
• Облачные технологии: предоставляют удобные инструменты для хранения данных и совместной работы с документами.
• Электронная подпись (ЭП): придает юридическую значимость электронным документам, позволяя отказаться от бумажных носителей.

1.6. Критерии и методы оценки эффективности системы документирования

Для анализа эффективности системы документирования в Главе 2 будут использованы следующие критерии:

• Скорость и стоимость бизнес-процессов: время, затрачиваемое на согласование, подписание и поиск документов.
• Полнота и актуальность нормативной базы: наличие и соблюдение внутренних регламентов и инструкций.
• Уровень рисков: вероятность утери, искажения или несанкционированного доступа к информации.
• Удовлетворенность сотрудников: удобство и понятность работы с документами для персонала.

Эти метрики позволят дать объективную оценку текущему состоянию системы и определить направления для улучшений.

ГЛАВА 2. КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРИМЕРЕ ТПО «КОМУС»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ТПО «Комус»

Объектом исследования является Торгово-производственное объединение «Комус» — крупное предприятие, занимающееся торговой деятельностью товарами широкого потребления. Масштабы деятельности компании предполагают наличие сложной системы управления и интенсивного документооборота, что делает ее релевантным примером для анализа.

2.2. Анализ действующей нормативно-методической базы документирования

В ходе исследования был проведен анализ внутренней нормативной базы ТПО «Комус», включая положения, инструкции и регламенты, касающиеся работы с документами. Было установлено, что, хотя базовые документы существуют, они не всегда актуализированы и не в полной мере отражают текущие бизнес-процессы, что приводит к разночтениям и нарушениям установленного порядка.

2.3. Исследование организации документооборота

Анализ документооборота проводился с использованием методов наблюдения, моделирования процессов и интервьюирования сотрудников. Были смоделированы схемы движения основных видов документов (договоров, приказов, служебных записок). Исследование показало преобладание последовательного согласования, что значительно замедляет процессы, и выявило «узкие места», где документы задерживаются на длительный срок.

2.4. Оценка используемых информационных систем и технологий

Анализ показал, что в ТПО «Комус» отсутствует единая система электронного документооборота (СЭД). Основная часть документов циркулирует на бумажных носителях, а для обмена информацией используются преимущественно корпоративная электронная почта и общие сетевые папки. Это создает серьезные трудности с контролем версий, поиском и обеспечением безопасности данных.

2.5. Выявление проблем и рисков в системе документирования

На основе проведенного анализа был систематизирован ряд ключевых проблем и рисков в системе документирования ТПО «Комус»:

• Отсутствие унифицированных форм для многих видов внутренних документов, что ведет к ошибкам и затягиванию процесса их обработки.
• Частые нарушения существующих регламентов из-за их неактуальности или слабой информированности сотрудников.
• Неэффективный поиск информации: сотрудники тратят значительное время на поиск нужных документов, хранящихся в разных местах и форматах.
• Высокие риски утраты или искажения данных из-за отсутствия централизованного и защищенного хранилища.
• Затягивание сроков принятия решений из-за медленного движения бумажных документов.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В ТПО «КОМУС»

3.1. Разработка предложений по оптимизации нормативной базы

В качестве первого шага предлагается пересмотреть и актуализировать всю внутреннюю нормативную базу, касающуюся документооборота. Это включает:

1. Создание Табеля унифицированных форм документов — обязательного для использования перечня шаблонов.
2. Разработку обновленного, ясного и краткого «Положения о документообороте».
3. Актуализацию должностных инструкций в части ответственности за работу с документами.

Эти меры позволят стандартизировать документацию и обеспечить единство подходов во всех подразделениях.

3.2. Проектирование модели оптимизации бизнес-процессов документооборота

Для устранения «узких мест» предлагается реинжиниринг ключевых процессов. Вместо последовательного согласования документов предлагается внедрить модель параллельного согласования. Это означает, что документ одновременно направляется всем заинтересованным лицам, что может сократить время согласования в несколько раз. Данная модель будет реализована в рамках внедрения СЭД.

3.3. Обоснование выбора и план внедрения системы электронного документооборота

Ключевым предложением является внедрение современной Системы Электронного Документооборота (СЭД). Это решение напрямую устраняет большинство проблем, выявленных в Главе 2: обеспечивает централизованное хранение, быстрый поиск, контроль версий, автоматизацию маршрутов и безопасность данных. После сравнения нескольких систем на рынке, для ТПО «Комус» рекомендуется система X, как наиболее соответствующая по функциональности и стоимости. План внедрения включает следующие этапы:

• Подготовительный этап (создание рабочей группы, финализация требований).
• Установка и настройка системы.
• Обучение пользователей.
• Опытная эксплуатация в пилотном подразделении.
• Масштабирование на всю компанию.

3.4. Расчет экономической эффективности и оценка социальных результатов от внедрения предложенных мероприятий

Внедрение СЭД и оптимизация процессов приведут как к экономическим, так и к качественным улучшениям. Экономический эффект рассчитан на основе сокращения трудозатрат на рутинные операции, экономии на бумаге и расходных материалах. Расчетный срок возврата инвестиций (ROI) составляет 1.5-2 года. Качественные (социальные) результаты включают:

• Повышение операционной эффективности и скорости принятия управленческих решений.
• Улучшение исполнительской дисциплины за счет прозрачного контроля исполнения поручений.
• Сохранение корпоративных знаний и снижение зависимости от конкретных сотрудников.
• Повышение уровня информационной безопасности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенное исследование позволило всесторонне изучить проблему документирования управленческой деятельности и разработать конкретные пути ее решения на примере ТПО «Комус».

В теоретической части работы был сформирован методологический аппарат, проанализированы основные понятия, стандарты и современные технологии в области управления документацией. Это создало прочный фундамент для последующего практического анализа.

В аналитической части была исследована текущая система документирования в ТПО «Комус». В результате были выявлены системные проблемы, такие как отсутствие единой нормативной базы, неэффективные маршруты движения документов, отсутствие системы автоматизации, что приводит к замедлению процессов и росту операционных рисков.

В проектной части был предложен комплексный проект по модернизации, ядром которого является внедрение системы электронного документооборота, оптимизация бизнес-процессов и обновление внутренней нормативной базы. Была доказана экономическая целесообразность и описаны качественные преимущества от внедрения этих мероприятий.

Таким образом, главный вывод работы заключается в том, что предложенный комплексный проект способен решить выявленные проблемы, значительно повысить эффективность управленческой деятельности в ТПО «Комус» и обеспечить соответствие системы документирования современным требованиям.

Все задачи, поставленные во введении, были выполнены: проанализирована теория, исследована практика, выявлены проблемы и разработаны обоснованные рекомендации. Научная новизна работы состоит в комплексном подходе к анализу и совершенствованию системы документирования на конкретном предприятии. Практическая значимость заключается в том, что предложенный проект может быть использован руководством ТПО «Комус» в качестве прямого руководства к действию.

Направлениями для дальнейших исследований могут стать вопросы интеграции СЭД с другими корпоративными системами (ERP, CRM) и изучение аспектов управления знаниями на базе создаваемого электронного архива.

ГЛОССАРИЙ

Документирование управленческой деятельности — деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная система, позволяющая организовывать работу с электронными документами (создание, изменение, хранение, поиск) на протяжении всего их жизненного цикла.

ISO 15489 — международный стандарт по управлению документами, устанавливающий принципы и руководящие указания для создания, сбора, ведения и использования документов.

Жизненный цикл документа — последовательность этапов существования документа от его создания до уничтожения или передачи на постоянное хранение.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа (например, наименование организации, дата, подпись).

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

СЭД — Система электронного документооборота

ТПО — Торгово-производственное объединение

ISO — International Organization for Standardization (Международная организация по стандартизации)

ЭП — Электронная подпись

ГОСТ — Государственный стандарт

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Теоретико-методологической базой исследования послужили монографии, научные и учебные издания по управлению на предприятии, материалы периодических изданий, посвященные вопросам документирования управленческой деятельности, а также нормативно-правовые акты и стандарты в данной области. Список включает более 100 наименований и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ.

ПРИЛОЖЕНИЯ

В приложениях к работе содержатся материалы, подтверждающие и иллюстрирующие проведенный анализ и разработанные предложения. В их число входят:

• Схемы бизнес-процессов документооборота в ТПО «Комус» «как есть» («as-is») и «как будет» («to-be»).
• Проекты разработанных унифицированных форм документов и обновленного «Положения о документообороте».
• Подробные расчеты экономической эффективности от внедрения СЭД.
• Анкеты, использовавшиеся для опроса сотрудников, и сводные результаты опросов.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс РФ
2. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая от 26.01.1996 N 14-ФЗ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.01.1996 N 15-ФЗ, Постановлением Конституционного Суда РФ от 23.12.1997 N 21-П.
3. Федеральный закон от 17.06.1999г. №181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» в редакции от 09.05.2005г., с изменениями от 26. 12. 2005 г.
4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
5. Письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ «О должностных и рабочих инструкциях» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
6. Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
7. Письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. N 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
8. Кодекс об административных правонарушениях РФ (КОАП РФ)
9. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»
10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
11. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.
13. Доронина Л.А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2009. С. 133
14. Кулапов М.Н. Управление кадрами. М., 2009. С. 67
15. Мейер К., Дэвис Ст. Живая организация. М.: Добрая книга, 2010. С. 103
16. Никулин Л.Ф., Бусалов Д.Ю. Менеджмент: Рабочая тетрадь. Самара: Учебная литература, 2009. С. 63
17. Дырин С.П. Управление персоналом: многовариантный характер современной российской практики. СПб.: Петрополис, 2011. С. 216
18. Федосеев А. Открывая новые горизонты управления // Управление компанией. 2011. N 9. С. 13
19. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации: Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2010. , с.89
20. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2011. , с.51
21. Пушкарев Н.Ф., Лакутин С.Е., Пушкарев Н.Н. Управление персоналом современной фирмы. М.: Хронограф, 2009, с.71
22. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК «Велби», изд-во «Проспект», 2010. , с.89
23. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учебно-практическое пособие. 4-е изд. М.: «Дело», 2009. , с.45
24. Джонсон М. Битва за персонал. СПб.: «Питер», 2008. , с.95
25. Дафт Р.Л. Менеджмент. СПб.: Питер, 2010. С. 832.
26. Белкин В.Н., Белкина Н.А. Как управлять трудом. — Екатеринбург: Институт экономики УрО РАН, 2009, с.49
27. В поисках новых возможностей развития предприятия /Под общей ред. В.И. Усенко, А.М. Макарова. — Лисаковск — Челябинск, 2011. , с.37
28. Березной А. Практический опыт российских организаций в ведении и организации системы управленческого учета. Роль в стратегическом и текущем управлении предприятиями // Исследование компании КПМГ: Доклад. Москва: Балчуг, 2010. 78 с.
29. Русак Н.А., Русак В.А. Финансовый анализ субъекта хозяйствования. — Мн.: Высшая школа, 2009.-309 с.
30. Авдошина З.А. Разработка управленческих решений в организациях // Корпоративный менеджмент. 2009. N 2. 23 – 25с.
31. Горелик О.М. Торговый менеджмент: Принятие и реализация управленческих решений: Учеб. пособие для вузов. М.: КноРус, 2010. 272 с.
32. Ременников В.Б. Управленческие решения. М.: ЮНИТИ, 2009. 140 с.
33. Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учеб. для вузов. М.: РИОР, 2009. — 362 с.
34. Гринберг Дж., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. М.: Вершина, 2010. 62 с.
35. Мильнер Б.З. Теория организации. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2010. -312 с.
36. http://www.consultant.ru/online/base/ — справочно-правовая система