Написание и оформление дипломной работы на тему «Документирование управленческой деятельности»

Что нужно знать перед началом работы над темой

Выбор темы «Документирование управленческой деятельности» — это стратегически верное решение. Чтобы в полной мере осознать его значимость, важно понимать, что именно скрывается за этим понятием. Документирование управленческой деятельности — это не просто создание бумаг, а целостный процесс, включающий создание, учет, систематизацию и хранение документов, которые обеспечивают принятие и исполнение управленческих решений.

Представьте организацию как живой организм. В этой аналогии документирование — это его кровеносная система. Она питает все отделы информацией, обеспечивает их слаженную работу и позволяет руководству держать руку на пульсе компании. Когда эта система работает с перебоями, начинаются серьезные проблемы:

• Теряется драгоценное управленческое время на поиск нужной информации.
• Принимаются ошибочные решения из-за неполных или неактуальных данных.
• Снижается исполнительская дисциплина, так как задачи не фиксируются должным образом.
• Возникают юридические и финансовые риски из-за неправильно оформленных документов.

Именно нерациональный, хаотичный документооборот делает деятельность любой, даже самой перспективной компании, неэффективной. Чтобы этого избежать, в профессиональной среде используются два ключевых подхода: унификация и стандартизация. Их цель — сократить неоправданное многообразие документов, привести их к единым образцам и правилам, что в итоге снижает трудозатраты и повышает качество управления. На основе этих принципов создаются целые Унифицированные системы документации (УСД), которые становятся стандартом для отрасли или конкретной организации.

Теперь, когда мы разобрались с сутью темы и ее важностью, давайте спроектируем «скелет» нашей будущей работы.

Как выглядит правильная структура дипломной работы

Любая качественная дипломная работа строится по четкой и логичной структуре, которая ведет читателя от постановки проблемы к ее аргументированному решению. Это не просто формальное требование, а инструмент, который помогает вам самим не сбиться с пути в процессе исследования. Классическая структура — это ваш «чертеж».

Вот как она выглядит в разрезе нашей темы:

1. Введение. Здесь вы закладываете фундамент: обосновываете актуальность темы, формулируете проблему, определяете объект, предмет, цель и задачи вашего исследования. Это визитная карточка работы, которая должна сразу заинтересовать комиссию.
2. Теоретическая глава. Это ваш научный фундамент. Здесь вы анализируете и систематизируете существующие знания по теме: раскрываете сущность документирования, изучаете нормативно-правовую базу, классифицируете управленческие документы и рассматриваете современные подходы к оптимизации документооборота.
3. Практическая (аналитическая) глава. Самая интересная часть, где вы применяете теорию на практике. Вы анализируете систему документирования на примере конкретного предприятия, выявляете ее сильные и слабые стороны, ищете «узкие места» и проблемы.
4. Проектная (рекомендательная) глава. В некоторых работах она объединена с практической. Здесь вы, на основе проведенного анализа, разрабатываете и обосновываете конкретные предложения по совершенствованию системы документирования. Например, предлагаете внедрить новую систему или унифицировать формы документов.
5. Заключение. В этом разделе вы подводите итоги. Кратко и четко формулируете выводы по каждой задаче, поставленной во введении, и подтверждаете, что главная цель работы достигнута.
6. Список литературы. Перечень всех источников, на которые вы ссылались.
7. Приложения. Сюда можно вынести громоздкие материалы: копии анализируемых документов, большие таблицы, схемы.

Имея на руках готовую структуру, мы можем приступить к написанию первого и одного из самых важных элементов — введения.

Как написать сильное введение, которое задает тон всей работе

Введение — это не разминка, а спринтерский забег, который определяет первое и самое важное впечатление о вашей работе. Оно должно быть сжатым, но максимально содержательным. Каждый его элемент имеет строгую академическую цель. Давайте разберем их на примере темы «Документирование управленческой деятельности на примере ТПО ‘Комус'».

• Актуальность. Здесь нужно доказать, почему ваша тема важна именно сейчас.

  Пример: «В условиях современной экономики, где скорость и точность принятия решений определяют конкурентоспособность, грамотная организация документирования управленческой деятельности становится залогом успеха предприятия. Нерациональный документооборот неизбежно ведет к снижению эффективности, в то время как контролируемая и прозрачная система является основой устойчивого развития. Поэтому исследование и совершенствование документирования на примере крупной компании, такой как ТПО ‘Комус’, является безусловно актуальной задачей».

• Объект исследования. Это процесс или явление, которое вы изучаете. В нашем случае это деятельность конкретной организации.

  Пример: «Объектом исследования выступает торгово-производственное объединение ‘Комус'».

• Предмет исследования. Это конкретная часть или аспект объекта, который вы анализируете.

  Пример: «Предметом исследования является система документирования в процессе управленческой деятельности на предприятии».

• Цель работы. Это главный результат, который вы хотите получить. Формулируется одним предложением.

  Пример: «Цель работы – на основе анализа существующей практики исследовать и разработать предложения по улучшению документирования управленческой деятельности на предприятии ТПО ‘Комус'».

• Задачи исследования. Это конкретные шаги для достижения цели. Обычно их 3-4, и они логически соответствуют структуре вашей работы.
  1. Проанализировать теоретические аспекты документирования управленческой деятельности.
  2. Исследовать особенности и оценить эффективность действующей системы управления и документирования на ТПО ‘Комус’.
  3. Разработать практические рекомендации по совершенствованию системы документирования на предприятии.
• Теоретико-методологическая база. Перечислите, на что вы опирались: труды ученых, нормативные акты, научные методы.

  Пример: «Теоретико-методологической базой исследования послужили монографии и научные издания по теории управления и документоведению, периодические публикации, нормативно-правовые источники, а также общенаучные методы исследования, такие как анализ, синтез и системный подход».

Фундамент заложен. Теперь пора возводить стены — переходим к созданию теоретической базы нашего исследования.

Раздел I: Собираем теоретическую основу исследования

Теоретическая глава — это не реферат и не случайный набор цитат. Это аналитический обзор, который демонстрирует вашу эрудицию и умение работать с источниками. Ваша задача — систематизировать то, что уже известно науке по вашей теме, и на этой основе выстроить фундамент для собственного практического анализа. Вы должны показать, что знакомы с «правилами игры», прежде чем начнете играть на своем поле.

Для темы документирования управленческой деятельности можно предложить следующую логичную структуру теоретической главы:

1. Понятие, сущность и принципы документирования управленческой деятельности. В этом параграфе вы раскрываете ключевые определения, объясняете роль и функции документов в цикле управления. Здесь же уместно рассказать о принципах унификации и стандартизации.
2. Нормативно-правовая база и стандарты в сфере делопроизводства. Это критически важный раздел. Необходимо проанализировать ключевые законы и подзаконные акты, регулирующие документооборот. Особое внимание уделите национальным стандартам, прежде всего, ГОСТам, которые устанавливают требования к оформлению документов.
3. Классификация управленческих документов. Здесь вы наводите порядок в многообразии документов. Важно четко классифицировать их по различным признакам (назначению, содержанию, срокам хранения). Обязательно опишите ключевые виды документов, с которыми сталкивается любая организация:
   • Распорядительные: приказы, распоряжения, постановления.
   • Информационно-справочные: письма, справки, докладные записки, акты.
   • Кадровые: заявления, трудовые договоры, приказы по личному составу.
4. Современные подходы к оптимизации документооборота. В этом параграфе вы показываете, что знакомы с современными тенденциями. Расскажите о системах электронного документооборота (СЭД), их преимуществах и сложностях внедрения, о переходе к «безбумажному» офису и новых технологиях в этой сфере.

При написании главы опирайтесь на авторитетные источники: монографии известных ученых в области документоведения, свежие научные статьи из рецензируемых журналов, учебники для вузов. Каждое заимствованное утверждение или цифра должны сопровождаться корректной ссылкой на источник.

С прочной теоретической базой мы готовы перейти к самому интересному — анализу реального предприятия и поиску путей для улучшения.

Раздел II: Проводим практический анализ на примере предприятия

Практическая глава — это сердце вашей дипломной работы. Именно здесь вы демонстрируете свои аналитические навыки и способность применять теорию для решения реальных задач. Ваша цель — не просто описать, «как все устроено» на предприятии, а провести диагностику, поставить «диагноз» и предложить «лечение». Для этого идеально подходит логика «проблема → анализ → решение«.

Давайте рассмотрим пошаговый план для написания этой главы на примере ТПО «Комус».

Шаг 1: Краткая организационно-экономическая характеристика предприятия.
Начните с небольшого «досье» на компанию. Не нужно копировать всю информацию с ее сайта. Выберите только то, что важно для понимания контекста вашего исследования: сфера деятельности, масштабы, организационная структура, ключевые отделы. Это поможет понять, в какой среде функционирует изучаемая система документооборота.

Шаг 2: Анализ существующей системы документооборота.
Это основная исследовательская часть. Вам нужно детально изучить и описать, как документы «живут» в организации. На какие вопросы нужно ответить?

• Какие виды управленческих документов (приказы, служебные записки, протоколы) используются чаще всего?
• Как организованы маршруты движения документов? Кто является инициатором, кто исполнителем, кто контролером?
• Используется ли система электронного документооборота (СЭД) или документооборот преимущественно бумажный?
• Существуют ли в компании внутренние стандарты (инструкция по делопроизводству, шаблоны документов)? Насколько строго они соблюдаются?

Здесь важно собрать фактический материал: провести интервью с сотрудниками, проанализировать образцы документов, изучить внутренние регламенты.

Шаг 3: Оценка эффективности системы и выявление проблем.
На основе собранных данных вы проводите «аудит». Вы ищете слабые места и «болевые точки». Например, вы можете обнаружить, что процесс согласования договора занимает неоправданно много времени, документы часто теряются, отсутствует единая система их регистрации, а сотрудники тратят часы на рутинные операции. Каждую проблему нужно не просто назвать, а подтвердить фактами или примерами.

Шаг 4: Разработка и обоснование рекомендаций по совершенствованию.
Это ваш конструктивный вклад. Для каждой выявленной проблемы вы должны предложить конкретное, реалистичное и обоснованное решение. Например:

• Проблема: Долгое согласование документов. → Решение: Внедрить модуль электронного согласования в рамках СЭД, разработав четкие маршруты и установив контрольные сроки для каждого этапа.
• Проблема: Многообразие форм служебных записок. → Решение: Разработать и утвердить унифицированные шаблоны для основных видов записок, что сократит время на их подготовку и обработку.

Каждое предложение нужно экономически или организационно обосновать: показать, как оно поможет сэкономить время, сократить издержки или повысить качество управления.

После того как мы проанализировали теорию и практику, пришло время подвести итоги и сформулировать четкие, аргументированные выводы.

Как сформулировать убедительное заключение и выводы

Заключение — это не просто краткий пересказ всей работы, а ее логическое завершение, финальный аккорд. Оно должно создавать ощущение целостности и завершенности исследования. Главная задача заключения — показать, что все задачи, которые вы поставили во введении, успешно решены, а значит, и главная цель дипломной работы достигнута.

Самый надежный способ написать сильное заключение — это выстроить его структуру в точном соответствии с задачами из введения. Возьмите ваши 3-4 задачи и по каждой из них напишите краткий, но емкий вывод.

Представим, что у нас были такие задачи (на примере «Комуса»):

1. Проанализировать теоретические аспекты документирования.
2. Исследовать и оценить эффективность системы документирования на ТПО «Комус».
3. Разработать практические рекомендации по ее совершенствованию.

Тогда структура вашего заключения будет выглядеть так:

Вывод по первой задаче (теоретический итог): Начните с обобщения теоретических положений.
«В ходе исследования было установлено, что документирование управленческой деятельности является неотъемлемой функцией управления, обеспечивающей юридическую силу, адресность и информационную поддержку решений. Анализ научной литературы показал, что ключевыми факторами эффективности этой системы являются стандартизация, унификация и автоматизация процессов…»

Вывод по второй задаче (аналитический итог): Перейдите к главным результатам вашего практического анализа.
«Анализ деятельности ТПО ‘Комус’ выявил, что, несмотря на в целом отлаженную работу, существующая система документооборота имеет ряд недостатков. Ключевыми проблемами являются преобладание бумажного документооборота в некоторых процессах, отсутствие единых шаблонов для ряда информационно-справочных документов и, как следствие, затягивание сроков их согласования…»

Вывод по третьей задаче (практический итог): Представьте итоговый результат по вашим рекомендациям.
«Для решения выявленных проблем был предложен комплекс мер, включающий в себя разработку и внедрение унифицированных форм документов, а также предложение по расширению функционала существующей электронной системы. Ожидается, что реализация данных рекомендаций позволит сократить время на обработку документов в среднем на 15% и повысить общую исполнительскую дисциплину».

В самом конце сделайте общий вывод, подтверждающий достижение цели. «Таким образом, все поставленные задачи были выполнены, а цель дипломной работы — исследование и разработка предложений по улучшению документирования — достигнута».

Работа написана. Остался последний, но критически важный этап, от которого зависит итоговая оценка — приведение всего документа в соответствие строгим стандартам.

Оформление по ГОСТ, или как пройти нормоконтроль с первого раза

Идеально написанная работа может получить низкую оценку из-за пренебрежения правилами оформления. Нормоконтроль — это не придирки, а проверка вашей академической аккуратности. Чтобы пройти его с первого раза, достаточно строго следовать требованиям государственных стандартов. Ключевыми для вас являются ГОСТ 7.32-2001 (структура и правила оформления отчетов о НИР) и ГОСТ Р 7.0.5-2008 (оформление библиографических ссылок).

Вот исчерпывающий чек-лист, который поможет вам избежать самых распространенных ошибок.

Основные параметры текста

• Шрифт: Times New Roman. Это стандарт де-факто для большинства вузов.
• Размер шрифта (кегль): 14 пт для основного текста. Для сносок и таблиц может использоваться меньший кегль (например, 12 пт).
• Межстрочный интервал: Полуторный (1,5). Это обеспечивает хорошую читаемость текста.
• Выравнивание: По ширине.
• Абзацный отступ: Стандартный, 1,25 см.

Поля страницы

Это критически важный параметр, так как работа будет сшиваться в папку.

• Левое поле: 3 см (или 30 мм) — для переплета.
• Правое поле: 1,5 см (или 15 мм, иногда допускается 1 см).
• Верхнее и нижнее поля: 2 см (или 20 мм, иногда допускается до 3 см).

Нумерация страниц

Нумерация должна быть сквозной по всему документу, от титульного листа до последнего приложения.

• Используются арабские цифры, без точки в конце.
• Титульный лист включается в общую нумерацию, но номер на нем не ставится. Таким образом, работа начинается с листа «1», но первая цифра, которую вы увидите, будет «2» на странице «Содержание» или «Введение».
• Номер страницы обычно ставится внизу по центру или внизу справа.

Заголовки

• Заголовки глав (например, «ВВЕДЕНИЕ», «ГЛАВА 1») печатаются прописными (заглавными) буквами и выравниваются по центру. Переносы слов в заголовках не допускаются.
• Заголовки не нумеруются, если это «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ».
• Каждая новая глава начинается с новой страницы.
• Подзаголовки (пункты и подпункты) печ��таются с абзацного отступа строчными буквами (кроме первой прописной).

Ссылки и список литературы

Ссылки на источники в тексте могут оформляться в квадратных скобках [1, с. 25], где первое число — номер источника в списке литературы, а второе — номер страницы. Также они могут быть оформлены в виде подстрочных сносок. Список литературы составляется в алфавитном порядке и оформляется в строгом соответствии с ГОСТ.

Содержание (Оглавление)

Включает в себя все заголовки работы (введение, главы, пункты, заключение, список литературы, приложения) с точным указанием страниц, на которых они начинаются.

На этом этапе наше руководство завершено. Вы прошли весь путь от чистого листа до готовой к защите дипломной работы.

Финальная проверка и подготовка к защите

Когда последняя точка в оформлении поставлена, велик соблазн сразу же отправить работу в печать. Не торопитесь. Сделайте паузу, которая может существенно повысить качество вашего итогового результата и уверенность на защите.

Отложите работу. Дайте ей «отлежаться» хотя бы один день. После этого перечитайте весь текст свежим взглядом. Вы удивитесь, сколько мелких опечаток, стилистических шероховатостей и пропущенных запятых обнаружите. Этот этап — финальная полировка вашего труда.

Проверка на антиплагиат. Убедитесь, что вы загружаете на проверку в вузовскую систему финальную, вычитанную версию. Проверьте отчет и, если необходимо, перефразируйте некорректно заимствованные фрагменты, чтобы повысить уникальность до требуемого уровня.

Подготовка к защите. Сама по себе дипломная работа — это еще не все. Важно уметь ее защитить. Подготовьте короткую, структурированную речь на 7-10 минут. Ее идеальная структура повторяет логику введения и заключения:

1. Представление (тема работы).
2. Обоснование актуальности.
3. Объект, предмет и цель исследования.
4. Краткое изложение основных результатов (что было сделано в теоретической и практической главах).
5. Главные выводы и предложенные рекомендации (что вы предлагаете и какой от этого эффект).

Подготовьте презентацию и отрепетируйте свое выступление. Ваша уверенность и четкость ответов на вопросы комиссии — это половина успеха.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс РФ
2. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая от 26.01.1996 N 14-ФЗ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.01.1996 N 15-ФЗ, Постановлением Конституционного Суда РФ от 23.12.1997 N 21-П.
3. Федеральный закон от 17.06.1999г. №181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» в редакции от 09.05.2005г., с изменениями от 26. 12. 2005 г.
4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
5. Письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ «О должностных и рабочих инструкциях» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
6. Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
7. Письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. N 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
8. Кодекс об административных правонарушениях РФ (КОАП РФ)
9. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»
10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
11. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.
13. Доронина Л.А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2009. С. 133
14. Кулапов М.Н. Управление кадрами. М., 2009. С. 67
15. Мейер К., Дэвис Ст. Живая организация. М.: Добрая книга, 2010. С. 103
16. Никулин Л.Ф., Бусалов Д.Ю. Менеджмент: Рабочая тетрадь. Самара: Учебная литература, 2009. С. 63
17. Дырин С.П. Управление персоналом: многовариантный характер современной российской практики. СПб.: Петрополис, 2011. С. 216
18. Федосеев А. Открывая новые горизонты управления // Управление компанией. 2011. N 9. С. 13
19. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации: Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»»). М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2010. , с.89
20. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2011. , с.51
21. Пушкарев Н.Ф., Лакутин С.Е., Пушкарев Н.Н. Управление персоналом современной фирмы. М.: Хронограф, 2009, с.71
22. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК «Велби», изд-во «Проспект», 2010. , с.89
23. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учебно-практическое пособие. 4-е изд. М.: «Дело», 2009. , с.45
24. Джонсон М. Битва за персонал. СПб.: «Питер», 2008. , с.95
25. Дафт Р.Л. Менеджмент. СПб.: Питер, 2010. С. 832.
26. Белкин В.Н., Белкина Н.А. Как управлять трудом. — Екатеринбург: Институт экономики УрО РАН, 2009, с.49
27. В поисках новых возможностей развития предприятия /Под общей ред. В.И. Усенко, А.М. Макарова. — Лисаковск — Челябинск, 2011. , с.37
28. Березной А. Практический опыт российских организаций в ведении и организации системы управленческого учета. Роль в стратегическом и текущем управлении предприятиями // Исследование компании КПМГ: Доклад. Москва: Балчуг, 2010. 78 с.
29. Русак Н.А., Русак В.А. Финансовый анализ субъекта хозяйствования. — Мн.: Высшая школа, 2009.-309 с.
30. Авдошина З.А. Разработка управленческих решений в организациях // Корпоративный менеджмент. 2009. N 2. 23 – 25с.
31. Горелик О.М. Торговый менеджмент: Принятие и реализация управленческих решений: Учеб. пособие для вузов. М.: КноРус, 2010. 272 с.
32. Ременников В.Б. Управленческие решения. М.: ЮНИТИ, 2009. 140 с.
33. Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учеб. для вузов. М.: РИОР, 2009. — 362 с.
34. Гринберг Дж., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. М.: Вершина, 2010. 62 с.
35. Мильнер Б.З. Теория организации. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2010. -312 с.