Пример дипломной работы: «Анализ и совершенствование документирования управленческой деятельности»

Введение

В условиях современной цифровой экономики эффективность управления предприятием неразрывно связана со скоростью и качеством обработки информации. Ядром этой информации являются документы, а процессы работы с ними — критически важной управленческой функцией. Оптимизация документирования сегодня — это не просто техническая задача по наведению порядка в бумагах, а стратегическая необходимость, напрямую влияющая на конкурентоспособность и управляемость бизнеса.

Ключевая проблема, исследуемая в данной работе, — это существующий на многих предприятиях разрыв между современными требованиями к гибкости и скорости управления и устаревшими, зачастую полностью ручными, подходами к документообороту. Этот разрыв ведет к замедлению бизнес-процессов, росту издержек и снижению исполнительской дисциплины.

Целью дипломной работы является разработка проекта по совершенствованию системы документирования управленческой деятельности на примере Торговой производственной организации «Комус» (ТПО «Комус»).

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Изучить теоретико-методологические основы документирования управленческой деятельности.
2. Провести комплексный анализ текущей системы документирования в ТПО «Комус».
3. Выявить ключевые проблемы и «узкие места» в существующих процессах документооборота.
4. Разработать конкретные организационные и технологические решения по оптимизации системы.
5. Оценить потенциальную эффективность предложенных мероприятий.

Объектом исследования выступает ТПО «Комус», а предметом — непосредственно система документирования его управленческой деятельности. В ходе работы применялись такие методы научного исследования, как анализ нормативных документов и научной литературы, наблюдение, сравнение, синтез, а также моделирование бизнес-процессов для наглядного представления текущей и предлагаемой систем.

Глава 1. Теоретико-методологические основы документирования управленческой деятельности

1.1. Сущность документирования как ключевой функции управления

Документирование управленческой деятельности — это фундаментальный процесс, охватывающий создание, обработку, хранение и использование управленческой документации для обеспечения эффективной работы организации. Под документом понимается зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, а под документооборотом — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование решает несколько жизненно важных управленческих задач:

• Юридическая сила: Обеспечение законности всех управленческих решений и действий.
• Принятие решений: Предоставление своевременной и достоверной информации для руководства.
• Контроль: Фиксация поручений и отслеживание их исполнения.
• Хранение знаний: Накопление и передача корпоративного опыта и информации.

Жизненный цикл документа представляет собой непрерывный и стандартизированный процесс. Он включает в себя следующие этапы: создание (подготовка проекта), согласование с заинтересованными лицами, подписание уполномоченным руководителем, регистрация для учета, доведение до исполнителей, контроль исполнения, и, наконец, передача в архив на хранение.

1.2. Какими нормами и стандартами регулируется управление документами

Система документооборота в Российской Федерации существует в строгом правовом и методическом поле. Ее функционирование регулируется на нескольких уровнях.

Законодательный уровень включает ключевые федеральные законы, такие как ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и ФЗ «Об архивном деле в РФ», которые устанавливают общие принципы работы с информацией и правила ее хранения.

Государственные стандарты (ГОСТ) играют центральную роль в унификации делопроизводства. Ключевым стандартом в этой области является ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, который устанавливает требования к системам менеджмента записей и является основой для построения эффективных систем управления документами в любой организации. Он описывает принципы создания, использования, хранения и уничтожения документов.

Локальные нормативные акты компании конкретизируют требования федерального законодательства и ГОСТов применительно к специфике ее деятельности. К ним относятся:

• Положение о документообороте;
• Инструкция по делопроизводству;
• Регламенты работы с отдельными видами документов;
• Табель форм документов и альбом шаблонов.

Именно эта иерархия — от федерального закона до внутреннего регламента — создает надежную основу для стандартизации и повышения эффективности всех документационных процессов.

1.3. Обзор современных технологий, меняющих подходы к документообороту

Эволюция технологий кардинально изменила подходы к управлению документами. Современная цифровая трансформация смещает акцент с традиционного бумажного делопроизводства на более эффективные электронные системы.

Сравнительный анализ показывает очевидные преимущества электронного документооборота перед бумажным:

Скорость передачи и согласования документов возрастает в разы, сокращаются затраты на бумагу, печать и физическое хранение, а процессы становятся прозрачными и контролируемыми.

Основным инструментом для реализации этих преимуществ являются Системы электронного документооборота (СЭД). Это программные комплексы, которые автоматизируют полный жизненный цикл документа: от создания проекта в электронном виде до его списания в электронный архив. Функционал современных СЭД включает маршрутизацию документов, контроль версий, управление правами доступа, интеграцию с электронной подписью и другими корпоративными системами.

Будущее документационного обеспечения управления (ДОУ) связано с еще более интеллектуальными технологиями. Уже сегодня активно внедряются решения на базе искусственного интеллекта для автоматической классификации входящих документов и извлечения из них данных, а технологии блокчейн рассматриваются как средство для обеспечения абсолютной подлинности и неизменности юридически значимых документов.

Глава 2. Анализ системы документирования в торговой производственной организации «Комус»

2.1. Как устроена компания и какую роль в ней играет служба ДОУ

Объектом исследования является Торговая производственная организация «Комус» — одна из ведущих компаний на российском рынке офисных товаров, бумаги, картона и пластиковой упаковки. Основанная в 1991 году, компания прошла путь от небольшого кооператива до крупного многопрофильного холдинга.

Организационная структура ТПО «Комус» является дивизиональной, с четким разделением по направлениям бизнеса и функциональным блокам (логистика, финансы, маркетинг, персонал). В этой сложной структуре служба документационного обеспечения управления (ДОУ), часто входящая в состав административного департамента, выполняет критически важную связующую функцию.

В ее официальные задачи входит:

• Организация и ведение делопроизводства в компании.
• Обеспечение единого порядка работы с документами.
• Контроль за исполнением документов.
• Подготовка и передача дел в архив.
• Методическое руководство и консультирование подразделений по вопросам ДОУ.

Именно от эффективности работы этой службы во многом зависит скорость и точность управленческих коммуникаций во всей организации.

2.2. Исследование документопотоков организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительная документация (ОРД) составляет основу управленческой деятельности «Комус». К ней относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, положения о подразделениях, должностные инструкции и штатное расписание. Анализ работы с этими документами выявил ряд системных проблем.

Процессы «как есть» характеризуются высокой долей ручной обработки. Например, согласование проекта приказа часто происходит путем его физической передачи из одного кабинета в другой или по электронной почте без единой системы контроля версий. Это приводит к возникновению «узких мест»:

1. Длительные сроки согласования: Документ может неделями находиться на согласовании из-за отсутствия ответственного или его физического отсутствия на рабочем месте.
2. Потеря версий: В процессе многочисленных пересылок по почте легко запутаться, какая из версий документа является актуальной.
3. Отсутствие прозрачного контроля исполнения: После подписания приказа его контроль часто носит формальный характер, а оперативно отследить статус исполнения по всем пунктам затруднительно.
4. Трудности поиска: Найти нужный приказ или положение, особенно если оно было издано несколько лет назад, превращается в сложную задачу из-за отсутствия единой электронной базы.

2.3. Диагностика работы с информационно-справочными документами

Второй крупный пласт документации — информационно-справочные документы, такие как служебные и докладные записки, внутренние и внешние письма, протоколы совещаний. Их объем значительно превышает объем ОРД, и именно здесь скрыты основные потери рабочего времени.

Анализ маршрутов движения этих документов показал наличие множества неэффективных практик. Например, для согласования простой служебной записки между двумя соседними отделами сотрудник часто вынужден ее распечатывать, подписывать у своего руководителя, а затем физически нести на подпись в другой отдел. Это архаичный и медленный процесс.

Сводный анализ проблем, выявленных при изучении как организационно-распорядительных, так и информационно-справочных документов, позволяет сформулировать итоговый вывод. Текущая система документирования в ТПО «Комус» не в полной мере соответствует современным требованиям к эффективности. Она характеризуется отсутствием единых стандартов для многих процессов, высокой долей ручного труда и несоответствием передовым нормативным и технологическим решениям, что требует системных изменений.

Глава 3. Проект совершенствования системы документирования управленческой деятельности

3.1. Какие регламенты и правила необходимо разработать для наведения порядка

Первый шаг на пути к совершенствованию — это создание прочного организационного фундамента. Для устранения хаоса и стандартизации процессов предлагается разработать и актуализировать ключевые локальные нормативные акты.

Во-первых, необходимо разработать единое Положение о документообороте. Этот документ должен стать «конституцией» для всех процессов работы с документами в компании, четко определив зоны ответственности, сроки и процедуры.

Во-вторых, на основе Положения следует создать обновленную Инструкцию по делопроизводству, которая детально опишет правила оформления каждого вида документов. Для сокращения времени на подготовку и минимизации ошибок необходимо разработать и внедрить альбом унифицированных шаблонов для приказов, служебных записок, писем и протоколов.

Ключевым фактором успеха является вовлеченность персонала. Поэтому третьим шагом должна стать разработка и проведение программы обучения сотрудников новым регламентам. Важно донести до каждого работника не только «как» работать по-новому, но и «зачем» это нужно. Успех этих организационных мер невозможен без явной и последовательной поддержки со стороны высшего руководства компании.

3.2. Как спроектировать и внедрить систему электронного документооборота

Организационные меры должны быть подкреплены современными технологиями. Центральным элементом проекта совершенствования является внедрение Системы электронного документооборота (СЭД).

Обоснование выбора СЭД. На основе выявленных проблем (длительное согласование, потеря версий, сложный контроль) формируются требования к системе: гибкая настройка маршрутов согласования, версионность документов, модуль контроля исполнительской дисциплины, удобный поиск.

Проект внедрения предлагается реализовать поэтапно:

1. Предпроектное обследование и детальное описание бизнес-процессов.
2. Выбор и настройка программного продукта под задачи «Комус».
3. Опытная эксплуатация на базе одного-двух пилотных подразделений.
4. Масштабное обучение всех пользователей системы.
5. Полномасштабный запуск СЭД во всей компании.

Процессы «как будет». После внедрения СЭД процесс согласования приказа изменится кардинально. Инициатор будет создавать документ по шаблону в системе, после чего он автоматически отправится по заранее настроенному маршруту. Все участники будут работать с единой версией документа, а система будет напоминать о сроках и фиксировать все действия.

Ожидаемый экономический эффект от внедрения СЭД складывается из прямой экономии (сокращение затрат на бумагу, картриджи, архивное хранение) и косвенной, но более значимой экономии рабочего времени сотрудников, которое они смогут направить на выполнение своих профильных задач. Автоматизация процессов приведет к значительному ускорению всего управленческого цикла.

Заключение

В ходе дипломного исследования была всесторонне изучена система документирования управленческой деятельности на примере ТПО «Комус». Проведенный анализ позволил сделать ряд ключевых выводов.

В теоретической части было установлено, что документирование является неотъемлемой функцией управления, регулируемой законодательством и государственными стандартами, а основным вектором его развития является цифровая трансформация и внедрение СЭД. В практической части исследования было выявлено, что текущая система в «Комус», несмотря на успешность компании в целом, имеет значительные резервы для повышения эффективности из-за преобладания ручных операций, отсутствия строгой стандартизации и современных инструментов автоматизации.

В результате все задачи, поставленные во введении, были выполнены. Был проведен теоретический анализ, исследована действующая система, выявлены ее недостатки и разработан комплексный проект по ее совершенствованию.

Главный вывод работы заключается в том, что предложенный комплекс мероприятий, включающий разработку регламентирующей базы и внедрение современной системы электронного документооборота, позволит ТПО «Комус» существенно повысить эффективность системы документирования. Это, в свою очередь, положительно скажется на скорости принятия управленческих решений, исполнительской дисциплине и общей конкурентоспособности компании на рынке.

Практическая значимость исследования состоит в том, что предложенный проект является готовым руководством к действию, адаптированным к условиям конкретного предприятия, и может быть использован для реальной модернизации его управленческих процессов.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс РФ
2. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая от 26.01.1996 N 14-ФЗ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.01.1996 N 15-ФЗ, Постановлением Конституционного Суда РФ от 23.12.1997 N 21-П.
3. Федеральный закон от 17.06.1999г. №181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» в редакции от 09.05.2005г., с изменениями от 26. 12. 2005 г.
4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
5. Письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ «О должностных и рабочих инструкциях» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
6. Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
7. Письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. N 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.
8. Кодекс об административных правонарушениях РФ (КОАП РФ)
9. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»
10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
11. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.
13. Доронина Л.А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2009. С. 133
14. Кулапов М.Н. Управление кадрами. М., 2009. С. 67
15. Мейер К., Дэвис Ст. Живая организация. М.: Добрая книга, 2010. С. 103
16. Никулин Л.Ф., Бусалов Д.Ю. Менеджмент: Рабочая тетрадь. Самара: Учебная литература, 2009. С. 63
17. Дырин С.П. Управление персоналом: многовариантный характер современной российской практики. СПб.: Петрополис, 2011. С. 216
18. Федосеев А. Открывая новые горизонты управления // Управление компанией. 2011. N 9. С. 13
19. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации: Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2010. , с.89
20. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2011. , с.51
21. Пушкарев Н.Ф., Лакутин С.Е., Пушкарев Н.Н. Управление персоналом современной фирмы. М.: Хронограф, 2009, с.71
22. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК «Велби», изд-во «Проспект», 2010. , с.89
23. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учебно-практическое пособие. 4-е изд. М.: «Дело», 2009. , с.45
24. Джонсон М. Битва за персонал. СПб.: «Питер», 2008. , с.95
25. Дафт Р.Л. Менеджмент. СПб.: Питер, 2010. С. 832.
26. Белкин В.Н., Белкина Н.А. Как управлять трудом. — Екатеринбург: Институт экономики УрО РАН, 2009, с.49
27. В поисках новых возможностей развития предприятия /Под общей ред. В.И. Усенко, А.М. Макарова. — Лисаковск — Челябинск, 2011. , с.37
28. Березной А. Практический опыт российских организаций в ведении и организации системы управленческого учета. Роль в стратегическом и текущем управлении предприятиями // Исследование компании КПМГ: Доклад. Москва: Балчуг, 2010. 78 с.
29. Русак Н.А., Русак В.А. Финансовый анализ субъекта хозяйствования. — Мн.: Высшая школа, 2009.-309 с.
30. Авдошина З.А. Разработка управленческих решений в организациях // Корпоративный менеджмент. 2009. N 2. 23 – 25с.
31. Горелик О.М. Торговый менеджмент: Принятие и реализация управленческих решений: Учеб. пособие для вузов. М.: КноРус, 2010. 272 с.
32. Ременников В.Б. Управленческие решения. М.: ЮНИТИ, 2009. 140 с.
33. Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учеб. для вузов. М.: РИОР, 2009. — 362 с.
34. Гринберг Дж., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. М.: Вершина, 2010. 62 с.
35. Мильнер Б.З. Теория организации. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2010. -312 с.
36. http://www.consultant.ru/online/base/ — справочно-правовая система