Содержание
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 7
1.1. Нормативно-правовые акты электронного документооборота 7
1.2. Регулирование процессом электронного документооборота 16
1.3. Цели, задачи и критерии качества СЭД 21
ГЛАВА 2. Реализация электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 27
2.1. Деятельность Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 27
2.2. Электронный документооборот в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 33
2.3. Недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 39
ГЛАВА 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота 43
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота на примере кадрового делопроизводства 46
3.2. Требования к электронной системе 50
3.3. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 65
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 70
Выдержка из текста
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е. наличию различных функций.
В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и в коммерческих организациях. Эффективное управление невозможно без деятельности по документационному обеспечению управления администрация районов.
Управление представляет собой определенное взаимодействие, которое осуществляется между элементами системы – объектом и субъектом.
Данный процесс осуществляется с помощью документооборота.
Существуют два пути для автоматизации документооборота – для крупных по численности организаций и для небольших организаций. Отличаются они, как правило, степенью автоматизации.
Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего, введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.
Неэффективный бумажный документооборот стал сегодня проблемой и для органов государственного управления, и для коммерческих организаций (особенно в финансовом секторе).
Основные мотивы, которыми руководствуются компании, инициируя внедрение систем электронного документооборота (СЭД), — это повышение эффективности работы (39,34%); необходимость соответствия законодательным требованиям (18,01%) и оптимизация бизнес-процессов (14,69%). Задачи по улучшению обслуживания заказчиков путем повышения скорости реакции на запросы стояли на первом месте лишь у 7–8% компаний. А снижение затрат и рисков — у 5,92 и 2,37% соответственно.
Эксперты отмечают, что количество внедрений СЭД российскими организациями за прошедший год снизилось. Но именно эти технологии все более востребованы сегодня — особенно в госсекторе, науке и образовании, финансовом секторе, что эксперты связывают с господдержкой и с осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях кризиса. Основными же факторами, делающими проект внедрения СЭД привлекательным, являются небольшие сроки внедрения и быстрый ощутимый эффект.
Современный руководитель уровня заместителя генерального директора может терять до 50% своего времени в день только в результате неэффективной организации документооборота и многочасового подписания документов. В целом, можно выделить три наиболее острых и часто встречающихся проблемы неэффективного документооборота, это: потеря финансовых и юридических документов; затягивание и срыв сроков согласования; высокий уровень временных затрат высшего руководства на подписание бумаг. Такие проблемы могут иметь негативное влияние на оперативное ведение дел, отношения с клиентами, поставщиками и финансовый результат предприятия в целом.
В качестве иллюстрации одной из проблем неэффективного документооборота можно привести организацию, в которой финансовый директор тратит более 315 минут в неделю, то есть 5 часов 25 минут, на подписание различного рода документов. При этом проведенный анализ показал, что на 50% эти полномочия могут быть делегированы. Большинство проблем документооборота можно решить не только с помощью внедрения сложных ИТ-систем, но и с помощью организационных и операционных улучшений.
Электронный документооборот является наилучшим решением большинства проблем, связанных с учетом, перемещением, контролем и временем, затрачиваемым на подписание документов, однако является наиболее затратным с точки зрения времени и финансовых ресурсов предприятия.
Это определяет актуальность изучаемой проблемы.
Объектом дипломной работы является казенное учреждение города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий». Предметом – электронный документооборот в организации.
Целью дипломной работы является изучение теоретических основ и практики электронного обмена документами в системе государственного (муниципального) управления, а также разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
изучить нормативно-правовые акты электронного документооборота;
изучить регулирование процессом электронного документооборота;
рассмотреть Цели, задачи и критерии качества СЭД;
провести системный анализ деятельности Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»;
провести оценку организации электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»;
выделить недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»;
разработать рекомендации по совершенствованию электронного документооборота;
определить требования к электронной системе;
провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.
Источниками информации при написании работы послужили нормативные и правовые акты Российской Федерации, учебники и учебные пособия, статьи в научных периодических изданиях.
Методологической базой дипломной работы являются:
1) общелогические методы и приёмы (сравнение, синтез, анализ, дедукция, индукция, абстрагирование и конретизация);
2) общенаучные методы (сравнительный, типологический и генетический).
Список использованной литературы
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Конституция Российской Федерации. Комментарий. — М.: Веста-М.
2. Берг О. Документооборот и его организация на предприятии // Кадровый вопрос. – 2012 . — №5.
3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. — 3-e изд., перераб. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 364 с.
4. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие. — 2-e изд., перераб. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 304 с.
5. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 288 с.
6. Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б. и др. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга: Учебное пособие. — М.: Вузовский учебник, 2013. — 104 с.
7. Вдовенко Л.А. Информационная система предприятия: Учебное пособие. — М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 237 с.
8. Ермошина Г.П. Региональная экономика: Учебное пособие / Под ред. В.Я. Позднякова. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 576 с.
9. Зобнин А.В. Информационно-аналитическая работа в государственном и муниципальном управлении: Учебное пособие / Науч. ред. Д.И. Полывянный. — М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2014. — 120 с.
10. Иванов В.В., Коробова А.Н. Муниципальное управление: Справочное пособие. — 2-e изд., доп. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 718 с.
11. Интернет-технологии в экономике знаний: Учебник / Под ред. Н.М. Абдикеева. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 448 с.
12. Информатика в экономике: Учебное пособие / Под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова. — М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 478 с.
13. Информационные ресурсы и технологии в экономике: Учебное пособие / Под ред. проф. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова. — М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 462 с.
14. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / Под ред. Д.В. Чистова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 234 с.
15. Кабашов С.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 320 с.
16. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / Российская Академия государственной службы при Президенте РФ (РАГС). — 4-e изд. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 312 с.
17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Новосибирская государственная академия экономики и управления. — 6-e изд., испр. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 256 с.
18. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие / Российская Академия государственной службы при Президенте РФ (РАГС). — 3-e изд. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 136 с.
19. Кормишкина Л.А., Еремин А.Р. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие / Под ред. Е.Г. Коваленко. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 409 с.
20. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. Технические средства управления: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 200 с.
21. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 300 с.
22. Коробейникова Л.С., Купрюшина О.М. Документационное обеспечение делового общения: Учебное пособие / Под ред. Д.А. Ендовицкого. — М.: Магистр, 2012. — 304 с.
23. Лупей Н.А., Соболев В.И. Финансы: Учебное пособие. — М.: Магистр: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 400 с.
24. Орешин В.П. Система государственного и муниципального управления: Учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 320 с.
25. Орлова Е. Выдаем документы работнику: общие правила // Справочник кадровика. – 2013. — №8.
26. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 3-e изд. — М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 112 с.
27. Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. — М.: ИЦ РИОР, 2011. — 138 с.
28. Попов Р.А. Региональное управление и территориальное планирование: Учебник. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 288 с.
29. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2011. — 304 с.
30. Райзберг Б.А. Государственное управление экономическими и социальными процессами: Учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 384 с.
31. Региональная экономика: Учебник / Под ред. В.И. Видяпина, М.В. Степанова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 666 с.
32. Тавокин Е.П. Основы социального управления: Учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 200 с.
33. Шайхтдинова Н. Когда договоренности нуждаются в оформлении // Справочник кадровика. – 2010. — №9.
34. Шайхтдинова Н. Сложная структура? Простое управление! // Справочник кадровика. – 2012. — №11.
35. Электронное офисное делопроизводство: учебник / В.В. Персианов, Е.З. Киреева, М.Н. Казакова / под ред. проф. В. В. Персианова. – М.: Книжный дом, 2013.
36. Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году // Кадровое дело // Режим доступа: http://www.kdelo.ru/art/377073-arhivnoe-zakonodatelstvo-izbegaem-narusheniy-v-novom-godu.
37. Искусство делопроизводства // Режим доступа: http://alianskadrovic.ru/znakomimsya-s-kadrovim-ucotom/iskusstvo-deloproizvodstva.
38. Кузнецов С.П. Проблемы перехода к защищенному электронному документообороту // Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/96612/.
39. Меркурьева Н. Переход компаний на безбумажный документооборот // Электронный журнал «Управляем предприятием» № 5 (40), 2014 // Режим доступа: http://consulting.1c.ru/ejournalPdfs/Mercurieva-0540.pdf.