Как написать дипломную работу по архивному хранению документов — от теории к практическим решениям

Введение. Актуальность исследования и постановка проблемы в сфере архивного хранения

Архивы являются фундаментальным элементом для сохранения документального наследия и обеспечения информационной преемственности в любой организации и государстве. Однако в современную эпоху их традиционная роль сталкивается с беспрецедентными вызовами. Ключевая задача архивного дела — обеспечение надежности, доступности и безопасности архива для сохранения ценной информации — усложняется лавинообразным ростом объемов данных, повсеместной цифровизацией и новыми угрозами информационной безопасности.

Современные проблемы архивного хранения включают в себя не только физическую сохранность документов, но и более сложные аспекты: обеспечение целостности и конфиденциальности цифровых данных, соответствие постоянно меняющемуся законодательству и эффективное управление гибридными архивами, где бумажные носители соседствуют с электронными. Эти вызовы требуют глубокого научного анализа и выработки практических решений.

Целью данной дипломной работы является комплексное исследование процесса организации архивного хранения, выявление ключевых проблем и разработка практических рекомендаций по его совершенствованию. Объектом исследования выступает процесс организации хранения документов, а предметом — методы, проблемы и пути оптимизации этого процесса в современных условиях.

Глава 1. Теоретико-методологические основы организации архивного дела

1.1. Понятийный аппарат и нормативно-правовое регулирование

Для глубокого анализа архивной деятельности необходимо определить ключевые понятия. «Архивный документ» — это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости, а совокупность таких документов составляет «Архивный фонд Российской Федерации». Этот фонд имеет сложную структуру и разделяется на федеральные, региональные и муниципальные части, что определяет уровни ответственности за хранение. Процесс определения значимости документов называется «экспертизой ценности» и является критически важным этапом, предшествующим архивации.

Основополагающим инструментом для систематизации документов в любой организации выступает номенклатура дел. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Именно номенклатура дел организации является основой для формирования дел, их учета и последующей передачи в архив.

Законодательная база, регулирующая эту сферу, определяет ключевые задачи архива организации, к которым относятся:

• Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности организации, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
• Учет и обеспечение полной сохранности принятых на хранение документов.
• Создание научно-справочного аппарата (описей, каталогов, баз данных) для быстрого поиска информации.
• Использование хранящихся документов в практических и научных целях, выдача справок и копий.
• Подготовка и передача документов Архивного фонда РФ на постоянное государственное хранение в установленные сроки.

Таким образом, нормативная база формирует строгую систему, в рамках которой терминологическая точность и методическое единство играют решающую роль для обеспечения целостности всего архивного дела страны.

1.2. Современные проблемы и вызовы в хранении документов

Переход к цифровой экономике и электронному документообороту кардинально изменил ландшафт архивного дела, породив новые, комплексные проблемы. Главная из них — обеспечение долгосрочной сохранности электронных документов. В отличие от бумаги, цифровые форматы уязвимы, и проблемы архивного хранения электронных документов связаны с недолговечностью носителей и программного обеспечения. Форматы файлов устаревают, а оборудование для их считывания выходит из строя, что требует постоянных и затратных миграций данных.

Вторым серьезным вызовом является информационная безопасность. Цифровизация архивов сопряжена с постоянной угрозой кибератак, целью которых может быть кража, изменение или уничтожение ценной информации. Нарушение конфиденциальности архивных документов, содержащих персональные данные или коммерческую тайну, может привести к серьезным репутационным потерям и крупным штрафам.

Наряду с цифровыми, сохраняются и классические проблемы. Для государственных архивов одной из ключевых остается нехватка площадей для хранения бумажных документов, объемы которых продолжают расти. Эта проблема усугубляется необходимостью значительных финансовых вливаний в строительство новых хранилищ и модернизацию существующих, что не всегда является приоритетом для бюджета.

Таким образом, современный архив должен одновременно решать задачи по сохранению физических носителей и отражению цифровых угроз, что требует комплексного подхода, сочетающего традиционные методы с передовыми технологическими решениями.

Глава 2. Анализ процесса организации архивного хранения на примере МУ «Управление образования»

2.1. Практика формирования и оформления дел для передачи в архив

Данная дипломная работа посвящена изучению организации подготовки дел к архивному хранению на примере конкретного учреждения — Муниципального учреждения «Управление образования». Анализ этого процесса позволяет увидеть, как теоретические нормы реализуются на практике. Процесс начинается с проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией организации, которая определяет сроки хранения каждого документа в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

После этого начинается непосредственно формирование и оформление дел для передачи в архив. Этот процесс является многоэтапным и требует скрупулезного подхода. Он включает следующие ключевые операции:

1. Систематизация документов: Документы внутри дела располагаются в хронологическом или вопросно-логическом порядке.
2. Проверка оформления: Осуществляется выемка скрепок и скоб, проверяется наличие всех необходимых реквизитов на документах.
3. Нумерация листов: Все листы в деле (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
4. Составление листа-заверителя: В конце дела подшивается специальный лист, где указывается количество пронумерованных листов и особенности их нумерации.
5. Оформление обложки дела: На обложку выносятся данные в строгом соответствии с номенклатурой: наименование учреждения, номер дела, заголовок, крайние даты документов и срок хранения.

В ходе анализа было установлено, что в целом практика МУ «Управление образования» стремится соответствовать нормативным требованиям. Однако иногда наблюдаются неточности в оформлении заголовков дел и определении крайних дат, что может затруднить последующий поиск документов. Точное соблюдение всех этапов оформления является залогом не только сохранности, но и удобства использования архивных фондов в будущем.

2.2. Оценка системы и условий хранения архивных документов

Эффективность архивной службы определяется не только качеством формирования дел, но и условиями их последующего хранения. В рамках исследования была проведена оценка системы хранения в МУ «Управление образования», охватывающая как бумажные, так и электронные документы.

Хранение бумажных документов организовано в специально выделенном помещении. Однако анализ показал, что существующие условия не в полной мере соответствуют нормативным требованиям. Отсутствует система климат-контроля, что делает невозможным поддержание стабильного температурно-влажностного режима, критически важного для долгосрочной сохранности бумаги. Также были выявлены недостатки в системе физической безопасности: помещение архива не оборудовано охранной и пожарной сигнализацией в должной мере.

Что касается работы с электронными документами, то в учреждении отсутствует единая система электронного архива. Документы хранятся разрозненно на локальных дисках и внешних носителях, что создает риски. Важны условия хранения электронных носителей, включая выбор долговечного типа носителя и соблюдение режима хранения, однако централизованная политика в этом направлении не выработана. Это ведет к риску потери данных из-за технических сбоев или устаревания носителей.

Ключевое требование для успешной организации архива — это обеспечение быстрого и, что не менее важно, ограниченного получения доступа к документам. Текущая система не позволяет в полной мере гарантировать ни то, ни другое, что указывает на наличие системных недостатков.

Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы архивного хранения

На основе проведенного анализа были выявлены конкретные проблемы в организации архивного хранения МУ «Управление образования». Для их устранения и повышения общей эффективности системы предлагается комплекс практических рекомендаций, нацеленных на модернизацию ключевых процессов.

Основные методы совершенствования должны охватывать три направления: улучшение физических условий, внедрение цифровых технологий и усиление нормативно-методической базы. Конкретные шаги могут включать:

• Модернизация архивного помещения: Первоочередной задачей является оборудование хранилища системой климат-контроля для поддержания стабильной температуры и влажности, а также установка современной охранной и пожарной сигнализации для обеспечения физической безопасности фондов.
• Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) и электронного архива: Это ключевая стратегическая рекомендация. Автоматизация работы архива позволит создать единую, централизованную базу данных. Необходимо начать планомерный перевод документов в электронную форму путем сканирования, что снизит зависимость от бумажных оригиналов и ускорит поиск информации.
• Обеспечение безопасности цифровых данных: В рамках создания электронного архива необходимо внедрить строгие меры безопасности. Это включает регулярное резервное копирование на географически удаленные серверы, использование шифрования для конфиденциальных документов и внедрение системы разграничения прав доступа. Важно также обеспечить фиксацию попыток несанкционированного доступа к системе.
• Обновление локальной нормативной базы: Следует пересмотреть и обновить Положение об архиве и Инструкцию по делопроизводству, включив в них подробные разделы, регламентирующие порядок работы с электронными документами, их хранение, экспертизу ценности и передачу в электронный архив.

Реализация этих рекомендаций позволит не только устранить текущие недостатки, но и создать устойчивую и современную систему архивного хранения, готовую к вызовам цифровой эпохи.

Заключение. Итоги исследования и научная ценность работы

Проведенное исследование позволило всесторонне изучить организацию архивного хранения документов, начиная с теоретических основ и заканчивая анализом практической деятельности конкретного учреждения. В ходе работы были систематизированы ключевые понятия и нормативная база, а также выявлены основные проблемы, стоящие перед современной архивной отраслью, в первую очередь связанные с цифровизацией и обеспечением безопасности.

На примере МУ «Управление образования» были проанализированы существующие процессы формирования, оформления и хранения дел, что позволило выявить конкретные недостатки как в работе с бумажными, так и с электронными документами. Как итог, в работе предлагаются конкретные рекомендации по их устранению, включающие модернизацию физических условий хранения, внедрение системы электронного архива и усиление мер безопасности.

Таким образом, поставленные во введении цель и задачи были полностью выполнены. Научная и практическая ценность работы заключается в том, что предложенный комплекс мер может быть использован для оптимизации системы архивного хранения не только в исследуемой организации, но и в других схожих учреждениях. Это подтверждает, что современное архивное дело требует постоянного совершенствования процессов и адаптации к новым технологическим реалиям для успешного выполнения своей главной миссии — сохранения документального наследия.

Список источников информации

1. Конституция Российской Федерации. Ростов н/Д, 2004
2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (Часть I). М., 2006
3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ (Часть II). М, 2006
4. Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ (Часть III). М, 2006
5. Гражданский кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ (Часть IV) // Парламентская газета от 21 декабря 2006 г. № 214-215
6. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. от 30.06.2006 г.). М, 2007
7. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации». М, 2004
8. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Парламентская газета от 7 июня 2005 г. № 100
9. Федеральный закон от 11 декабря 2002 г. № 165-ФЗ «О языках народов Российской Федерации» // Российская газета от 14 декабря 2002 г. № 235
10. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета от 29 июля 2006 г. № 165
11. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2010 г. (Часть I), Ст. 3451
12. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59- ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Справочная правовая система «Консультант Плюс». [Электронный ресурс]. — режим доступа: http: // www.consultant.ru.-Заглавие с экрана. (дата обращения 02.03.2016)
13. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 02.03.2016)
14. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43, Ст. 4169
15. Федеральный закон от 9 мая 2005 г. № 45-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 52. Ст. 5140
16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г., Росархив.
18. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1998 г. (утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля г., 1998 № 28)/ [ВНИИДАД]. – М., 1998
19. ГОСТ Р 51511-2001. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М., 2003
20. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / [ВНИИДАД]. М., 2003
21. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.
22. Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» [Электронный ресурс] Режим доступа://http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=89725;fld=134;dst=4294967295;from=66530-0)Федеральный (дата обращения 02.03.2016)
23. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html (дата обращения 02.03.2016)
24. Федеральный закон 131 «Об общих принципах местного самоуправления В РФ» [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.consultant.ru/popular/selfgovernment/ (дата обращения 02.03.2016)
25. 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ» от 02.03.2007 » [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://base.garant.ru/12152272/ (дата обращения 02.03.2016)
26. Афансаьев С.И. О требованиях к системам упралвением электронными документами в контроле их качества электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?365 (дата обрашения 02.03.2016)
27. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. «Делопроизводство»,2014, 300 с.
28. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006, С. 58-60.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), М., 2015. С. 13
29. Ларин М.В. и Дмитрива А.П. «Мониторинг объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?336 (дата обращения 02.03.2016)
30. Ларьков Н.С. Документоведение. Томск, 2010. С. 4.
31. Кузнецов С.Л. «Новые правила электронного документооборота», электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?367 (дата обрашения 02.03.2016)
32. Кузнецова Т.В. Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих// Делопроизводство. 2015. № 3. С. 3
33. Кукариной Ю.М. «Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации» аналог журанла «Делопроизводство»[Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?335 (дата обращения 02.03.2016)
34. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти // Делопроизводство. 2004. №1. С. 13-15
35. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М., 2014, 300 с.
36. Травкин Ю. Персональные данные. Амалданик, 2012, 120 с.
37. ПОЛОЖЕНИЕ О МУНИЦИПАЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ» АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «УХТА», г. Ухта, 2010 год, С. 3.
38. Устав МУ «Управление образования» администрации МОГО «Ухта», 2015.
39. Инструкция по делопроизводству. Организация работы с документами // ПГУ имени М.В.Ломоносова [Электронный ресурс] — Архангельск,2000-2008. — Режим доступа: — Загл. с экрана (дата обращения 01.04.2016)
40. Положени о постоянно действующей комиссии МУ «Управления образования» МОГО «Ухта», 2015.
41. Положение об архиве ЭК в МУ «Управления образования» МОГО «Ухта», 2015.
42. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения 08.06.2016)
43. Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. №191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» [Электронный ресурс] Режим доступа:// https://www.lawmix.ru/pprf/91290 (дата обращения 08.06.2016)
44. Распоряжение Правительства России от 21.03.1994 №358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://docs.cntd.ru/document/9005595 (дата обращения 08.06.2016)
45. Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://docs.cntd.ru/document/901835680 (дата обращения 08.06.2016)