Структура и содержание выпускной квалификационной работы по теме «Аудит расчетов с подотчетными лицами»

Расчеты с подотчетными лицами — неотъемлемая часть хозяйственной жизни практически любой организации, от малого бизнеса до крупной корпорации. Однако именно этот участок учета сопряжен с повышенными рисками нарушений, вызванных как человеческим фактором, так и недостатками системы внутреннего контроля. Актуальность темы обусловлена необходимостью обеспечить достоверность отчетности и целевое использование средств. Целью дипломной работы является разработка и обоснование методики аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами для повышения эффективности контроля на предприятии. Для достижения этой цели ставятся следующие задачи: изучить теоретические и нормативные основы учета, проанализировать действующую практику на конкретном предприятии и разработать программу аудита с практическими рекомендациями. Объектом исследования выступают хозяйственные операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами, а предметом — методология их аудита.

Глава 1. Теоретические основы, которые формируют базу для аудита

1.1. Что нужно знать об учете расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными суммами принято понимать денежные авансы, которые выдаются сотрудникам организации для выполнения определенных задач: оплаты командировочных, представительских или хозяйственных расходов. Экономическая суть этих операций заключается в авансировании работника для приобретения товаров или услуг от имени и в интересах компании. Весь процесс должен быть строго документирован.

Порядок оформления включает несколько этапов:

1. Издание приказа руководителя, утверждающего список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.
2. Подача сотрудником заявления на выдачу аванса с указанием цели и суммы.
3. Выдача денежных средств из кассы или перечисление на карту.
4. Предоставление сотрудником авансового отчета с приложением всех подтверждающих документов (чеков, квитанций, билетов) в установленный срок.

Для бухгалтерского учета этих операций предназначен активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача аванса отражается по дебету счета 71 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). После утверждения авансового отчета расходы списываются с кредита счета 71 в дебет счетов учета затрат (20, 26, 44 и др.). Неизрасходованный остаток возвращается в кассу, а перерасход возмещается работнику. Процедура инвентаризации расчетов на этом участке включает сверку данных по счету 71 с авансовыми отчетами и подтверждающими документами для выявления просроченной задолженности.

1.2. Какими законами и нормативными актами регулируется эта сфера

Операции с подотчетными суммами регулируются многоуровневой системой нормативно-правовых актов. Понимание этой иерархии является обязательным для корректного ведения учета и проведения аудита. Ключевые документы можно сгруппировать следующим образом:

• Федеральные законы. Основополагающим является ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который устанавливает общие требования к ведению учета и оформлению первичных документов. Налоговый кодекс (НК РФ) регулирует вопросы налогообложения, в частности, нормирование представительских расходов и принятие к вычету НДС. Трудовой кодекс (ТК РФ) определяет порядок возмещения командировочных расходов.
• Указания Центрального Банка РФ. Ключевую роль играет Указание № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…», которое устанавливает правила выдачи наличных денег под отчет, включая требование об отсутствии у работника задолженности по предыдущему авансу. Указание № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» определяет лимит расчетов наличными между юридическими лицами.
• Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ). Например, ПБУ 10/99 «Расходы организации» определяет, как затраты, произведенные подотчетным лицом, классифицируются и признаются в учете в составе расходов по обычным видам деятельности или прочих расходов.

Каждый из этих документов формирует часть правового поля, в рамках которого должны осуществляться все расчеты. Задача аудитора — проверить соответствие действий компании всей совокупности этих требований.

Глава 2. Практический анализ, который связывает теорию с реальностью

2.1. Как устроен учет на примере конкретного предприятия

Практическая часть дипломной работы предполагает анализ учета на реальном предприятии. Вначале дается его краткая организационно-экономическая характеристика: вид деятельности, организационная структура, ключевые финансовые показатели. Это помогает понять контекст, в котором осуществляются хозяйственные операции. Далее необходимо детально описать действующий в компании порядок работы с подотчетными суммами. Идеальным источником информации является внутренний документ — Положение о расчетах с подотчетными лицами. Если такой документ существует, его необходимо проанализировать на соответствие законодательству и фактическим процессам в компании.

Ключевой аспект анализа — оценка системы внутреннего контроля. Аудитор должен проверить, как на практике реализуются базовые контрольные процедуры. Например:

• Существует ли приказ с утвержденным перечнем подотчетных лиц, и соблюдается ли он?
• Контролируется ли отсутствие задолженности у сотрудника перед выдачей нового аванса?
• Соблюдаются ли установленные сроки предоставления авансовых отчетов?
• Осуществляется ли проверка приложенных документов на предмет их подлинности и соответствия цели аванса?

Ответы на эти вопросы позволяют оценить уровень контрольной среды на предприятии и выявить «слабые места», которые с высокой вероятностью могут стать источником ошибок и нарушений. Этот анализ служит отправной точкой для планирования дальнейшей аудиторской проверки.

Глава 3. Методика аудита, которая становится инструментом исследования

3.1. Как спланировать и провести аудиторскую проверку

Разработка методики аудита начинается с подготовительного этапа, на котором аудитор знакомится с учетной политикой компании, оценивает систему внутреннего контроля и определяет уровень существенности. Учитывая, что операции по счету 71 часто немногочисленны, но сопряжены с высоким риском, аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным методом, то есть проверяются все операции за исследуемый период. На основе полученных данных составляется программа аудита — четкий перечень процедур, которые необходимо выполнить.

Программа аудита обычно включает следующие шаги:

1. Проверка кассовой дисциплины: анализ соблюдения порядка выдачи и возврата наличных, проверка оформления кассовых документов.
2. Проверка авансовых отчетов: инспектирование отчетов на предмет правильности оформления, наличия всех необходимых реквизитов и подписей.
3. Проверка подтверждающих документов: анализ приложенных чеков, квитанций и актов на соответствие требованиям законодательства (например, наличие всех обязательных реквизитов на кассовом чеке).
4. Проверка целевого расходования средств: сопоставление фактических трат с целью, указанной в заявлении на выдачу аванса.
5. Сверка данных: сопоставление сальдо и оборотов по счету 71 с данными Главной книги и бухгалтерской отчетности.

В качестве методов сбора доказательств используются инспектирование документов, пересчет, аналитические процедуры и опрос персонала. Четко спланированная программа позволяет систематизировать проверку и гарантировать, что ни один важный аспект не будет упущен.

3.2. Какие нарушения можно выявить и как их задокументировать

В ходе аудиторской проверки, проводимой по разработанной методике, выявляется спектр типичных ошибок и нарушений. Их можно сгруппировать для удобства анализа и разработки рекомендаций. Каждое выявленное нарушение должно быть подкреплено аудиторским доказательством — копией некорректно оформленного документа, служебной запиской или расчетной таблицей.

Наиболее распространенные нарушения:

• Некорректное оформление документов: отсутствие обязательных реквизитов в авансовом отчете, ошибки в заполнении, отсутствие подписей.
• Отсутствие подтверждающих документов: к авансовому отчету не приложены чеки или иные документы, подтверждающие расход.
• Нецелевое использование средств: выданный аванс потрачен на цели, не связанные с производственной необходимостью.
• Нарушение сроков: сотрудник не отчитался за полученные средства в установленный организацией срок.
• Ошибки при учете НДС: налог по приобретенным товарам неправомерно принят к вычету из-за отсутствия счета-фактуры или неправильно оформленных документов.
• Превышение норм: например, при учете представительских расходов списана сумма, превышающая лимит в 4% от фонда оплаты труда (ФОТ).

На основе собранных доказательств аудитор формирует рабочий документ с перечнем всех выявленных ошибок. Финальным этапом является разработка практических рекомендаций для предприятия: внести изменения в Положение о расчетах, усилить контроль за сроками сдачи отчетности, провести обучение для сотрудников по правилам оформления документов. Эти рекомендации должны быть конкретными, выполнимыми и направленными на устранение корневых причин проблем.

Заключение, которое подводит итоги исследования

В заключении дипломной работы необходимо подвести итоги проведенного исследования, синтезировав выводы по каждой главе. Следует последовательно отметить, что в теоретической части были раскрыты сущность и порядок учета расчетов с подотчетными лицами, а также систематизирована нормативная база. В аналитической главе была дана оценка существующей на предприятии системы учета и контроля, что позволило выявить ее сильные и слабые стороны. В практической части была предложена и апробирована авторская методика аудиторской проверки, которая доказала свою эффективность, позволив выявить конкретные нарушения.

Главный вывод работы должен подтверждать достижение поставленной во введении цели. Например: «Разработанная методика аудита расчетов с подотчетными лицами является эффективным инструментом, позволяющим не только выявить текущие ошибки, но и усовершенствовать систему внутреннего контроля предприятия». Важно подчеркнуть практическую значимость предложенных рекомендаций для анализируемой организации. В завершение можно обозначить возможные направления для дальнейших исследований, например, автоматизацию контроля за расчетами с подотчетными лицами.

Формальные разделы, которые завершают работу

Завершающими элементами дипломной работы, демонстрирующими академическую добросовестность автора, являются список литературы и приложения. Список литературы должен содержать не менее 20-30 релевантных источников, включая законодательные и нормативные акты, учебники, монографии и научные статьи за последние 3-5 лет. В приложения выносятся объемные материалы, которые иллюстрируют и подтверждают исследование, но загромождают основной текст. Это могут быть копии внутренних документов предприятия (приказы, Положение о расчетах), образцы первичных документов с выявленными ошибками, а также рабочие документы аудитора, такие как детальная программа аудита или таблицы с результатами проверки. Стандартный объем основной части работы без приложений составляет 60-90 страниц.