Методология и структура написания дипломной работы на тему «Организация обеспечения деятельности руководителя»

Глава 1. Теоретико-методологические основы организации деятельности руководителя

1.1. Сущность и структура управленческого труда как объекта организации

Труд руководителя представляет собой сложную интеллектуальную деятельность, направленную на достижение целей организации через управление коллективом. В классической теории менеджмента его принято декомпозировать на ключевые функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Однако сама по себе эта деятельность также нуждается в системной организации, чтобы быть по-настоя настоящему эффективной.

Организация труда руководителя — это процесс упорядочивания его рабочих операций для достижения максимальной продуктивности с минимальными затратами времени и ресурсов. Основы этого подхода были заложены еще в начале XX века теоретиками научной организации труда (НОТ), такими как Фредерик Тейлор в США и Алексей Гастев в СССР, которые первыми применили научные методы для анализа и оптимизации рабочих процессов.

Современная концепция организации управленческого труда включает в себя целый комплекс взаимосвязанных элементов:

• Разделение и кооперация труда: Четкое разграничение задач между руководителем и его помощниками, а также между различными подразделениями.
• Планирование и учет: Структурирование рабочего времени, постановка задач и контроль их выполнения.
• Нормирование труда: Установление обоснованных временных затрат на выполнение типовых операций.
• Создание благоприятных условий труда: Обеспечение комфортного и технологически оснащенного рабочего места.
• Обучение персонала: Постоянное повышение квалификации как самого руководителя, так и его команды поддержки.

Эффективность этих элементов напрямую зависит от общей организационной структуры предприятия, которая определяет логику взаимодействия, распределения полномочий и информационных потоков. В зависимости от специфики бизнеса применяются различные модели:

1. Линейная структура: Характеризуется прямым единоначалием и четкой иерархией. Проста в управлении, но может страдать от низкой гибкости.
2. Функциональная структура: Предполагает разделение управления по функциональным областям (финансы, маркетинг, производство), что повышает компетентность решений, но усложняет координацию.
3. Матричная структура: Гибридная модель, часто используемая в проектной деятельности, где сотрудники подчиняются одновременно и руководителю проекта, и главе своего функционального отдела.

Выбор той или иной структуры критически влияет на то, как руководитель получает информацию, делегирует задачи и контролирует их исполнение, что делает анализ оргструктуры неотъемлемой частью исследования его деятельности.

1.2. Роль и компетенции помощника в современной бизнес-среде

В современной корпоративной иерархии роль помощника руководителя претерпела кардинальные изменения, эволюционировав от технического секретаря к многофункциональному бизнес-ассистенту. Если раньше основной задачей было исполнение поручений, то сегодня — это проактивное управление информационными и организационными потоками, окружающими руководителя. Всю систему обеспечения можно условно разделить на два крупных блока.

Организационно-документационное обеспечение — это комплексная система, включающая в себя как работу с документами (документооборот, архивирование, подготовка отчетов), так и административную деятельность (планирование графика, организация встреч и переговоров, прием посетителей).

Ключевые функции современного ассистента выходят далеко за рамки простого делопроизводства:

• Административная поддержка: Планирование и координация рабочего графика руководителя, организация совещаний, командировок и деловых встреч.
• Информационно-аналитическая работа: Сбор, обработка и подготовка материалов для руководителя, составление аналитических справок и презентаций.
• Контроль исполнения поручений: Отслеживание статуса задач, поставленных руководителем, и своевременное информирование о ходе их выполнения.
• Ведение протоколов: Фиксация ключевых решений и договоренностей на совещаниях и переговорах.

Это требует от специалиста не только безупречных технических навыков, но и развитых soft skills. Портрет успешного ассистента сегодня включает такие качества, как инициативность, дипломатичность, высокий уровень ответственности и превосходные коммуникативные навыки, включая богатый словарный запас и умение поддержать деловой разговор. Происходит очевидный сдвиг от рутинных технических процедур к творческим процессам, где ассистент становится полноценным участником выработки управленческих решений, выполняя роль «фильтра» информации и доверенного советника.

Глава 2. Анализ и оптимизация системы обеспечения руководителя на примере [Название компании]

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия и методология исследования

Для предметного анализа системы обеспечения деятельности руководителя в качестве объекта исследования выбрана компания [Название компании], ведущая деятельность в сфере [сфера деятельности]. Это предприятие [малого/среднего/крупного] бизнеса с [тип] организационной структурой, что напрямую определяет специфику управленческих процессов.

Понимание контекста является ключевым, поскольку эффективность работы ассистента неразрывно связана с корпоративной культурой, принятым стилем управления и внутренними коммуникационными процессами. Именно эти факторы формируют как объем, так и характер задач, стоящих перед помощником руководителя.

Для достижения поставленных в работе целей будет использована комплексная методология исследования, включающая в себя следующие методы:

1. Анализ документации: Изучение должностных инструкций, регламентов по делопроизводству и других внутренних нормативных актов для понимания формально закрепленной модели работы.
2. Интервьюирование: Проведение структурированных бесед с руководителем и его помощником для выявления неформальных аспектов взаимодействия, реального распределения обязанностей и существующих проблем.
3. Хронометраж рабочего дня: Наблюдение и фиксация временных затрат ассистента на выполнение различных видов задач для определения «узких мест» и неэффективных операций.

Выбор данных методов обусловлен необходимостью получить комплексное представление о системе обеспечения «as is» (как есть), сопоставив формальные требования с реальной практикой. Это позволит провести глубокую диагностику и разработать релевантные рекомендации.

2.2. Диагностика текущей модели организационной поддержки руководителя

На основе примененной методологии был проведен детальный аудит существующей системы организационно-документационного обеспечения в компании [Название компании]. В ходе анализа было установлено, что текущая модель «as is» представляет собой смешение формализованных процедур и сложившихся неформальных практик.

Документационное обеспечение в целом соответствует базовым стандартам делопроизводства, однако планирование встреч и контроль поручений осуществляются преимущественно в ручном режиме. Анализ хронометража рабочего дня ассистента показал следующее распределение времени:

• Рутинные технические задачи (обработка почты, ответы на звонки, копирование документов): ~45% рабочего времени.
• Организационные задачи (планирование графика, организация совещаний): ~35% рабочего времени.
• Аналитические и проактивные задачи (подготовка материалов, предварительный анализ информации): ~20% рабочего времени.

Такое распределение указывает на явный перекос в сторону реактивных и технических функций, что снижает потенциальную стратегическую ценность ассистента для руководителя. В ходе интервью и анализа документов были выявлены следующие ключевые проблемы:

1. Отсутствие единой системы контроля поручений: Задачи ставятся в мессенджерах, по почте и устно, что приводит к потере части из них и срыву сроков.
2. Неэффективное планирование графика: Календарь руководителя часто перегружен встречами без четкой приоритизации, что ведет к прерыванию сфокусированной работы.
3. Значительные временные затраты на поиск информации: Из-за отсутствия централизованной базы знаний или электронной системы документооборота много времени уходит на поиск нужных файлов и контактов.
4. Недостаточная подготовка к совещаниям: Повестка и необходимые материалы не всегда рассылаются участникам заранее, что снижает продуктивность встреч.

Вывод по итогам анализа: существующая система поддержки является преимущественно реактивной и недостаточно технологичной. Она справляется с базовыми задачами, но не использует современные инструменты для оптимизации рутины и высвобождения времени ассистента для решения более сложных, аналитических задач.

2.3. Разработка рекомендаций по совершенствованию деятельности ассистента

На основе выявленных в ходе диагностики проблем был разработан комплексный план по совершенствованию системы обеспечения деятельности руководителя. Предложения сгруппированы по трем ключевым направлениям.

1. Инструментальные рекомендации (внедрение ПО)

Для решения проблемы хаотичного контроля поручений и неэффективного планирования предлагается внедрить единый таск-менеджер (например, Trello, Asana, Weeek). Это позволит:

• Централизовать постановку всех задач в одном месте.
• Визуализировать статус исполнения каждого поручения.
• Автоматизировать напоминания о сроках.

Ожидаемый эффект: Сокращение времени на контроль и поиск информации о задачах до 30%.

Также рекомендуется внедрение базовой системы электронного документооборота (СЭД) для систематизации хранения файлов и регламентации процессов согласования. Ожидаемый эффект: Ускорение поиска документов не менее чем на 20%.

2. Процедурные рекомендации (разработка регламентов)

Необходимо формализовать ключевые рабочие процессы, разработав и внедрив следующие внутренние стандарты:

1. Регламент подготовки к совещаниям: Четко определяет сроки и ответственных за формирование повестки, сбор материалов и их рассылку участникам (не позднее чем за 24 часа до встречи).
2. Стандарт обработки входящих обращений: Описывает алгоритм фильтрации и приоритизации звонков и писем, адресованных руководителю.

Ожидаемый эффект: Повышение продуктивности совещаний и снижение количества отвлечений руководителя на несрочные вопросы.

3. Компетентностные рекомендации (повышение квалификации)

Для перехода ассистента от технической к более стратегической роли рекомендуется направить его на курсы повышения квалификации по следующим направлениям:

• Современный тайм-менеджмент и техники продуктивности.
• Основы ведения деловых переговоров.
• Продвинутое использование офисных программ для анализа данных и визуализации.

Ожидаемый эффект: Повышение проактивности ассистента, развитие навыков, позволяющих делегировать ему более сложные аналитические задачи.

Внедрение предложенного комплекса мер позволит трансформировать систему поддержки руководителя из реактивной службы в проактивный центр организационной эффективности.

Заключение и выводы

Проведенное исследование подтвердило, что организация обеспечения деятельности руководителя является сложной, многоаспектной задачей, выходящей далеко за рамки традиционного секретарского функционала. В теоретической части было установлено, что современный бизнес-ассистент — это стратегический партнер, чья эффективность напрямую влияет на качество и скорость принятия управленческих решений.

Практический анализ на примере компании [Название компании] выявил типичные проблемы, с которыми сталкиваются многие организации: отсутствие системности в контроле поручений, неэффективное управление временем и информацией, а также недоиспользование потенциала ассистента из-за перегруженности рутинными задачами.

В качестве решения был предложен комплексный план, включающий три блока рекомендаций:

• Инструментальный: внедрение таск-менеджера и СЭД.
• Процедурный: разработка регламентов подготовки совещаний и обработки обращений.
• Компетентностный: повышение квалификации ассистента.

Таким образом, основной тезис работы был полностью подтвержден. Грамотно выстроенная и технологически оснащенная система обеспечения деятельности руководителя является не операционными затратами, а прямой инвестицией в стратегическую эффективность всей компании. Дальнейшие исследования в этой области могут быть направлены на изучение влияния удаленного формата работы на модели взаимодействия руководителя и ассистента, а также на разработку KPI для оценки эффективности административной поддержки.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998.
3. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.12.2010).
4. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»//Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.
5. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264 с.
6. Устав ЗАО ТГК «Измайлово»
7. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. -2001. — № 2. — С. 57.
8. Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учеб. пособие. — 2-е изд., — Мн.: Новое знание, 2001. — 328с.
9. Базаров Т.Ю. Управление персоналом 8-е изд., стереотип. — М.: Академия,. 2010. — 224 с.
10. Бакштановский В.И. Профессиональная этика // Ведомости. Вып. 14: Этос среднего класса / В.И. Бакштановский, Н.Н. Карнаухов. Тюмень: НИИПЭ, 2001 – 302c.
11. Басаков, М. И. Справочник секретаря-референта / М. И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – 512 с.
12. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 208с.
13. Веселов П.В. Вы — секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2007. — 120 с.
14. Виноградова Т. В. Из истории канцелярий // Т. В. Виноградова // Секретарское дело. 1997 . — № 4. — С. 106-108.
15. Добротворский И.Л. Переговоры на 100%: Технологии эффективных переговоров. – М.: А-Приор, 2007. – 192с.
16. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. — 1997. — № 1. — С. 125.
17. Дянкин Б.Г. Деловое общение: Учеб. пособие / Под ред. Ф.Л. Шарова. – М.: МИЭП, 2007. – 108 с.
18. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2008. — 3. — С. 24-29.
19. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116 с.
20. Зельдович Б.З.Деловое общение: Учебное пособие. — М: Альфа-Пресс, 2007. – 456с.
21. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник — М: ИНФРА-М. 2002. — 368с.
22. Козырев Г.И. Конфликтология: учебник / Г.И. Козырев. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М,2010. — 304с.
23. Конфликтология: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления (060000) и гуманитарно-социальным специальностям (020000) / [В. П. Ратников и др. ]; под ред. проф. В.П. Ратникова. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — 511с.
24. Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 431с.
25. Кузнецова Т. В. С древнейших времен до XIX века // Секретарское дело. — 2003. — № 1. — С. 61-66.
26. Кузнецова Т.В.«Секретарское дело» Издательство: Управление персоналом 6-издание, 2006-344с.
27. Курбатов В.И. Конфликтология/ В.И. Курбатов. — Изд. 2-е. — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 445с.
28. Лавриенко В.Н.Психология и этика делового общения: Учебник — 4-е изд., — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 415с.
29. Макеев В.Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// — Журнал «Секретарь-референт», — 2008. — № 8 — C. 24.
30. Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. — 272с.
31. Попов, В.Г., Китаев В.В., Хохряков Б.С., Чевтаева Н.Г. / В.Г. Попов, В.В. Китаев – М.: Профессиональная культура 2001. – 228c.
32. Приходько М. А. Реформа центральных учреждений государственного управления и создание министерской системы управления в России в первой трети XIX века. //Правоведение. -2000. — № 5. — С. 187 – 197.
33. Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарское дело. – 2001. – № 1. – С. 87–89.
34. Референт руководителя / О. Я. Гойхман, Л. М. Гошарова, Т. В. Гордиенко, Т. М. Надеина, И. И. Романова, Э. Я. Соловьев, А. Ф. Филиппов / Под общ. ред. О. Я. Гойхмана. – М.: «Ось-89», 2006. – 528 с.
35. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря: Учебно-практич. пособие / М. Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 368 с.
36. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело. – 2007. – №4. – С. 19-24.
37. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2009. — 2. — С. 18-23.
38. Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. – М.: Система ГАРАНТ. – 2005. — 165с.
39. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков . — М.: А-ПРИОР, 2008. — 240с.
40. Столяренко Л. Д.Психология делового общения и управления. Учебник — Ростов н/Д: Феникс, 2005. — 416с.
41. Шатина Н.В. Функции секретаря — помощника руководителя // Секретарское дело 2008. — № 4. – С.12-15.
42. Вялова Л.М. Из истории документирования прохождения государственной службы в XIX веке // Правоведение. — 1998. — № 4. — С. 94-99; [Электронный ресурс]. — URL: http://www.library.ru/help/docs/n69235/1.pdf (21.08.2012)
43. Делопроизводство и ведомственные архивы : специализация курса «История и организация делопроизводства в России» [Электронный ресурс] : [список публ.] // Петрозаводский гос. ун-т. — Петрозаводск, 1995-2012. — URL: http://petrsu.karelia.ru/Chairs/PreRev/Delo/toppage8.htm (21.08.2012)
44. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. База консультант плюс. [Электронный ресурс]. — URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=111830 (18.08.2012)
45. Основы делового общения [Электронный ресурс].-URL: http://www.cfin.ru. (28.08.2012)
46. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.(21.08.2012)
47. Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru (15.08.2012)
48. Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.-Яз. рус.
49. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretar-info.ru. (12.08.2012)
50. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:(http:www.profiz.ru. (28.08.2012)