Организация и совершенствование делопроизводства в территориальных органах субъектов Российской Федерации: актуальный анализ, проблемы и перспективные решения

Ежедневно миллионы документов циркулируют по артериям государственного управления, от простых заявлений граждан до сложнейших межведомственных актов. И если в этой системе возникает сбой, замедляется не только документооборот, но и сама эффективность работы государства. В условиях стремительной цифровизации и непрекращающейся административной реформы, эффективное документационное обеспечение управления (ДОУ) в территориальных органах субъектов Российской Федерации становится не просто организационной задачей, а критически важным фактором стабильности и прогресса. Возрастающий объем документооборота, усугубляющийся новыми требованиями к оперативности и прозрачности, ставит перед специалистами по ДОУ беспрецедентные вызовы.

Цель данной работы — провести глубокое исследование текущего состояния организации делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ, выявить ключевые проблемы и предложить конкретные, обоснованные решения для его совершенствования. Мы погрузимся в лабиринт нормативно-правового регулирования, проанализируем существующие практики, оценим потенциал современных технологий, таких как системы электронного документооборота (СЭД) и искусственный интеллект, и, наконец, сформулируем практические рекомендации, способные вывести ДОУ на качественно новый уровень. Структура работы последовательно проведет нас от теоретических основ к практическим кейсам и перспективным решениям, обеспечивая всесторонний анализ этой сложной, но жизненно необходимой для государственного управления сферы.

Теоретические и методологические основы организации делопроизводства

Понятие и сущность делопроизводства и документационного обеспечения управления (ДОУ)

В основе любого эффективного государственного управления лежит четко организованный процесс работы с информацией. И краеугольным камнем этого процесса является делопроизводство. Но что это такое? В академическом и практическом контексте делопроизводство определяется как комплексная деятельность, охватывающая весь жизненный цикл документа: от его создания или получения до момента передачи на оперативное хранение и дальнейшего использования. Это не просто набор технических операций, а системный подход, обеспечивающий бесперебойную циркуляцию информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Тесно связанное с делопроизводством понятие — документационное обеспечение управления (ДОУ) — представляет собой более широкую категорию. Это целенаправленная деятельность, призванная обеспечить все функции управления организации посредством эффективной работы с документами. ДОУ – это стратегический взгляд на управление информацией, где документы выступают не просто носителями данных, а инструментами для реализации управленческих задач. В этом контексте управление документами — это деятельность, которая гарантирует единообразие политики и стандартов в отношении всего документального фонда организации, обеспечивая его целостность, доступность и сохранность на всех этапах.

Ключевым звеном в этой цепи является документооборот — движение документов внутри организации с момента их создания или получения и до завершения исполнения или отправки. Это своего рода кровеносная система, по которой циркулирует управленческая информация.

Когда мы говорим о территориальных органах субъекта РФ, мы подразумеваем обширный и многоуровневый спектр государственных структур. В их число входят:

• Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации: это региональные представительства федеральных министерств и ведомств (например, региональные управления ФНС, МВД, МЧС).
• Органы государственной власти субъектов Российской Федерации: это исполнительные и законодательные органы власти самого региона (например, Правительство субъекта РФ, региональные министерства и департаменты).
• Органы местного самоуправления субъектов РФ: это администрации городов, районов, сельских поселений, а также представительные органы муниципального уровня.

Каждый из этих типов органов имеет свою специфику, но все они объединены общей потребностью в строго регламентированном и эффективном делопроизводстве. Понимание этих различий критически важно для разработки адресных решений, ведь универсальный подход не всегда работает в столь многогранной системе.

Принципы и современные концепции организации документооборота

Эффективность документооборота напрямую зависит от соблюдения четко выработанных принципов, которые не просто набор рекомендаций, а проверенные временем и практикой правила, обеспечивающие логичное и бесперебойное движение информации.

Одним из фундаментальных принципов является централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что входящая и исходящая корреспонденция проходит через единый центр обработки (например, канцелярию или отдел ДОУ), что позволяет избежать потери документов, обеспечить их своевременную регистрацию и перенаправление адресатам. Такой подход создает «единое окно» для всех потоков документов, поступающих извне или отправляемых наружу.

Дальнейшая детализация включает следующие принципы:

1. Распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов): Документы не движутся хаотично. Они группируются по признаку адресации, типам запросов или исполняемым функциям, и для каждой группы разрабатывается оптимальный, заранее определенный маршрут движения. Например, обращения граждан, запросы из вышестоящих органов и внутренние служебные записки будут двигаться по разным, но четко прописанным траекториям.
2. Организация предварительного рассмотрения поступающих документов: Документы не должны сразу попадать на стол руководителя. Специалисты ДОУ проводят их первичную обработку, сортировку, определение исполнителя и срока исполнения, что значительно экономит время руководства и ускоряет процесс.
3. Исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью: Каждый шаг документа должен быть обоснован. «Блуждание» документов между отделами без четкой цели ведет к задержкам и потере эффективности.
4. Однократность регистрации документов: Каждый документ должен быть зарегистрирован лишь однажды, независимо от того, сколько раз он будет возвращаться на доработку или согласование. Это исключает дублирование и облегчает поиск.
5. Устранение необоснованных согласований проектов документов: Избыточное количество виз и подписей, не несущих функциональной нагрузки, замедляет процесс. Необходимо четко регламентировать круг лиц, ответственных за согласование.
6. Регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов: Для каждой операции должны быть установлены временные нормативы и четкие процедуры, что позволяет контролировать сроки и повышать дисциплину.
7. Оперативность: Движение документов должно быть максимально быстрым. Это особенно актуально в современном мире, где решения часто нужно принимать незамедлительно.
8. Единообразие прохождения и процесса обработки документов: Внутри одной организации все документы одного типа должны обрабатываться по единым правилам и проходить одинаковые этапы. Это упрощает обучение, контроль и минимизирует ошибки.
9. Исключение лишних инстанций при движении документа: Каждая дополнительная инстанция — это потенциальная задержка. Маршруты должны быть максимально короткими и логичными.
10. Учет документооборота: Необходим постоянный контроль за объемом и скоростью движения документов для выявления узких мест и дальнейшей оптимизации.

Современные концепции документооборота также включают глубокую интеграцию информационных систем государственного органа с системой электронного документооборота (СЭД). Это позволяет не только управлять текущими документами, но и выполнять критически важные функции по отбору документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи в архив, а также выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли. Таким образом, СЭД становится не просто инструментом для текущей работы, но и фундаментом для формирования полноценного цифрового архива. И что из этого следует? Это означает, что инвестиции в СЭД сегодня — это инвестиции в долгосрочную эффективность и безопасность хранения государственной информации завтра.

Исторический аспект развития делопроизводства в России

История делопроизводства в России — это летопись развития государственности, отражающая трансформацию управленческих систем и технологий. От свитков и грамот до современных цифровых потоков, каждый этап оставлял свой уникальный след.

Начало систематизации делопроизводства можно проследить до периода формирования централизованного Русского государства. В XV-XVII веках, с появлением приказов — прообразов современных министерств — возникла необходимость в фиксации решений и учете документов. Приказная система, несмотря на кажущуюся архаичность, стала первой попыткой стандартизации и регистрации актов. Документы тогда создавались вручную, на пергаменте или бумаге, и их хранение было несистематизированным, но уже тогда закладывались основы для последующей классификации.

Эпоха Петра I стала настоящей революцией в российском делопроизводстве. Указ 1720 года «Генеральный регламент» унифицировал формы документов, ввел коллегиальную систему управления и строгую иерархию, что потребовало создания новых стандартов работы с документами. Появились коллегии с четко обозначенными функциями делопроизводства, канцелярии стали выполнять роль координационных центров. Именно тогда были заложены основы для разделения документов на входящие, исходящие и внутренние.

В XIX веке, с развитием бюрократического аппарата Российской империи, делопроизводство становилось все более сложным и разветвленным. Были введены журналы регистрации, более строгие правила оформления и хранения. Появились специальные учебные заведения для подготовки канцелярских работников.

Советский период ознаменовался усилением централизации и попытками максимальной стандартизации. В 1920-е годы начались работы по научному обоснованию делопроизводства, формированию единой системы документационного обеспечения управления (ДОУ). Были созданы государственные архивы, разработаны типовые инструкции и номенклатуры дел. В этот период активно внедрялись пишущие машинки, а затем и другие средства механизации.

Вторая половина XX века и особенно его конец стали временем перехода к информационным технологиям. С появлением первых компьютеров и локальных сетей стали разрабатываться автоматизированные системы делопроизводства (АСД). Однако полноценная цифровая революция началась уже в постсоветской России.

С начала XXI века, особенно с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006 г.), Россия активно движется к цифровому делопроизводству. Сегодня мы наблюдаем повсеместное внедрение систем электронного документооборота (СЭД), развитие электронного архива и активное использование цифровой подписи. Эта эволюция от папируса к пикселю показывает, что делопроизводство всегда адаптировалось к технологическим и управленческим вызовам, оставаясь при этом неизменным ядром эффективного государственного аппарата.

Нормативно-правовая база организации делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ

Обзор федерального законодательства

В Российской Федерации организация делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления регулируется целым комплексом федеральных нормативно-правовых актов. Эти документы формируют каркас, определяющий порядок создания, обработки, хранения и использования документов, а также вопросы их перевода в электронный формат и архивного хранения.

Центральное место в этой системе занимают следующие федеральные законы:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: Этот закон является фундаментом для организации архивного дела и, как следствие, определяет многие аспекты делопроизводства, связанные с подготовкой документов к передаче в архив. Он устанавливает правовые основы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а также регулирует отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации.
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: В условиях цифровизации этот закон приобретает особую значимость. Он регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. Для делопроизводства он важен в части требований к электронным документам, их защите и обеспечению конфиденциальности.
• Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: Электронная подпись является ключевым элементом легитимности электронного документооборота. Данный закон устанавливает правовой статус электронной подписи, виды электронных подписей и порядок их использования, что критически важно для создания юридически значимых электронных документов в делопроизводстве.
• Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»: Этот закон непосредственно регулирует один из важнейших документопотоков в государственных органах — работу с обращениями граждан. Он устанавливает сроки, порядок регистрации, рассмотрения и предоставления ответов на обращения, что является неотъемлемой частью делопроизводства.
• Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»: Этот закон заложил основу для перехода к «одному окну» и цифровизации взаимодействия граждан и организаций с государственными органами. Он определяет требования к организации предоставления услуг, в том числе в электронной форме, что напрямую влияет на процессы документооборота и делопроизводства в части входящей и исходящей корреспонденции по оказанию услуг.

Эти законы, действуя в совокупности, создают правовое поле, в рамках которого функционирует делопроизводство в территориальных органах субъектов РФ, определяя как общие принципы, так и специфические требования к работе с различными видами документов. Понимание их взаимосвязи позволяет специалистам по ДОУ выстраивать надежные и эффективные системы.

Роль Росархива и ВНИИДАД в регулировании и стандартизации

В системе государственного управления Российской Федерации существуют два ключевых учреждения, которые играют фундаментальную роль в формировании политики, регулировании и методическом обеспечении сферы делопроизводства и архивного дела: Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Федеральное архивное агентство (Росархив) — это центральный федеральный орган исполнительной власти, отвечающий за реализацию государственной политики и нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела и делопроизводства. Его функции значительно шире простого надзора за архивами. Росархив:

• Разрабатывает и утверждает нормативные правовые акты: Именно Росархив является разработчиком ключевых правил делопроизводства, обязательных для государственных органов и органов местного самоуправления.
• Осуществляет методическое руководство: Агентство разрабатывает методические рекомендации, которые помогают организациям внедрять и соблюдать требования законодательства, например, по разработке инструкций по делопроизводству.
• Координирует деятельность государственных архивов: Он обеспечивает единую методологию и принципы работы архивной отрасли.

По сути, Росархив — это «законодатель» и «методист» в мире документов, формирующий стандарты и правила, которым должны следовать все государственные структуры.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) является основной научно-методической организацией в этой области. Созданный в 1966 году, ВНИИДАД занимается:

• Разработкой теоретических и методических проблем: Институт проводит фундаментальные и прикладные исследования в области архивоведения, документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления. Это означает, что он не просто описывает существующую практику, но и ищет пути её совершенствования, предвосхищая будущие вызовы.
• Разработкой стандартов: ВНИИДАД активно участвует в создании государственных стандартов (ГОСТ), которые устанавливают терминологию, требования к оформл��нию документов и другие важные аспекты делопроизводства.
• Обучением и повышением квалификации: Институт проводит обучение специалистов, издает научные и методические материалы, вестники, что способствует распространению знаний и лучших практик.

Таким образом, если Росархив определяет «что должно быть сделано», то ВНИИДАД — это «как это сделать наилучшим образом», являясь мозговым центром, генерирующим новые идеи и методологии для всей отрасли. Их совместная деятельность обеспечивает как нормативное регулирование, так и научное обоснование развития делопроизводства в стране.

Основные нормативные акты и стандарты

Помимо федеральных законов, функционирование делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления опирается на ряд ключевых подзаконных актов и государственных стандартов. Эти документы являются детализированными «инструкциями к действию», устанавливающими конкретные требования к организации работы с документами.

Одним из самых значимых документов является «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71. Этот документ — краеугольный камень современного делопроизводства для всех уровней государственной власти. Он устанавливает единые требования к:

• Документированию управленческой деятельности;
• Организации документооборота;
• Управлению документами в системе электронного документооборота;
• Контролю исполнения документов;
• Управлению документальным фондом, включая подготовку к архивному хранению и уничтожению.

Важно отметить, что действие этих Правил распространяется не только на федеральные органы, но и на органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, а также на органы местного самоуправления. Более того, они применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение, что подчеркивает их универсальность.

В развитие и детализацию этих Правил Росархивом были утверждены «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления» (Приказ Росархива от 25 декабря 2020 г. № 199). Эти рекомендации предоставляют организациям подробное руководство по структуре и содержанию собственных инструкций по делопроизводству, которые адаптируют общие федеральные нормы к специфике конкретного органа.

В сфере стандартизации ключевую роль играют следующие ГОСТы:

1. ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт, введенный в действие с 1 марта 2025 года, заменил собой ГОСТ Р 7.0.8-2013 и является самым актуальным документом, унифицирующим терминологию в области делопроизводства и архивного дела. Его обновление крайне важно, так как оно отражает изменения в подходах и технологиях, связанных с цифровизацией. Четкое и единое понимание терминов исключает двусмысленность и способствует единообразию правоприменительной практики.
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ является настольной книгой для каждого специалиста по ДОУ. Он устанавливает требования к составу реквизитов документов, их расположению, размерам полей, шрифтам и другим аспектам оформления организационно-распорядительной документации. Соблюдение этого стандарта обеспечивает юридическую значимость, единообразие и удобство работы с документами.

Таким образом, нормативно-правовая база делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ представляет собой многоуровневую и взаимосвязанную систему, где федеральные законы задают общие рамки, приказы Росархива детализируют правила, а ГОСТы стандартизируют терминологию и оформление, обеспечивая тем самым стройность и легитимность всех процессов работы с документами.

Современная система делопроизводства и ее функционирование в территориальных органах

Состав и оформление документов

Современная система делопроизводства в территориальных органах субъектов Российской Федерации представляет собой сложный механизм, где каждый документ — это не просто лист бумаги или набор байтов, а юридически значимый акт, отражающий управленческое решение или факт. Состав документов, создаваемых в государственном органе или органе местного самоуправления, весьма разнообразен и определяется их функциональным назначением. Он охватывает широкий спектр организационно-распорядительных, информационно-справочных и учетно-отчетных документов.

В общем виде, состав документов можно разделить на несколько основных категорий:

• Организационные документы: Уставы, положения о структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции. Эти документы определяют структуру, функции и полномочия органа и его сотрудников.
• Распорядительные документы: Приказы, распоряжения, постановления, решения. Они фиксируют управленческие решения, обязательные для исполнения.
• Информационно-справочные документы: Докладные и служебные записки, справки, акты, протоколы, письма. Эти документы служат для обмена информацией, фиксации фактов, хода совещаний или результатов проверок.
• Документы по личному составу: Приказы о приеме, увольнении, перемещении, отпусках, личные дела сотрудников.
• Финансово-бухгалтерские документы: Сметы, отчеты, платежные поручения, счета.

Правила оформления этих документов имеют критическое значение для их юридической силы и удобства использования. Они устанавливаются инструкцией по делопроизводству конкретного государственного органа, которая, в свою очередь, разрабатывается в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ детально регламентирует:

• Состав реквизитов документа: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, печать, отметка об исполнении и другие.
• Расположение реквизитов: четко определенные места для каждого элемента на листе документа.
• Требования к шрифтам, размерам полей, нумерации страниц: все это направлено на унификацию и создание единого стиля документов.

Соблюдение этих требований обеспечивает не только эстетическую составляющую, но и главное — юридическую значимость документов, облегчает их обработку, поиск и хранение. В условиях активной цифровизации, особое внимание уделяется также возможности создания и хранения документов исключительно в форме электронных документов. Такая практика допустима, если это прямо предусмотрено законодательством Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Это подчеркивает тенденцию к полному переходу на безбумажный документооборот.

Организация документооборота (входящая, исходящая, внутренняя документация)

Организация документооборота в территориальных органах субъектов РФ — это пульсирующая система, обеспечивающая движение информации, необходимой для принятия и реализации управленческих решений. В этой системе четко выделяются три основных документопотока, каждый из которых имеет свои особенности обработки и маршрутизации:

1. Поступающая (входящая) документация:
   Это все документы, которые поступают в орган извне: от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций, от граждан. Организация работы с входящей документацией начинается с централизованного приема и первичной обработки. Здесь документы сортируются, регистрируются в системе (традиционной или СЭД), сканируются (если они бумажные), и после предварительного рассмотрения направляются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителям. Предварительное рассмотрение позволяет оперативно определить важность, срочность и адресата документа, исключив ненужное дублирование и сократив время его «простоя». Важным аспектом является организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг, которая осуществляется в строгом соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ. Это требует не только оперативной регистрации, но и контроля сроков исполнения, а также обеспечения обратной связи.
2. Отправляемая (исходящая) документация:
   К этой категории относятся все документы, созданные в органе и направляемые вовне: ответы на запросы, исходящие письма, отчеты, официальные обращения. Процесс работы с исходящей документацией включает подготовку проекта документа, его согласование внутри органа, подписание руководителем, регистрацию и отправку. Принцип исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, здесь особенно актуален. Все согласования должны быть продуманы и минимизированы. В условиях цифровизации, значительная часть исходящей документации отправляется в электронном виде через системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или через официальные порталы.
3. Внутренняя документация:
   Это документы, создаваемые и используемые внутри органа для координации деятельности, фиксации решений и обмена информацией между структурными подразделениями и сотрудниками. К ним относятся служебные записки, докладные, протоколы совещаний, приказы по основной деятельности и личному составу, планы, отчеты. Организация работы с внутренней документацией требует четкой маршрутизации, чтобы каждый документ оперативно доходил до нужного исполнителя или согласующего. Принцип однократности регистрации здесь также важен: даже если документ проходит несколько этапов согласования, он регистрируется только один раз. Регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов позволяет унифицировать и ускорить внутренние процессы.

Современные принципы организации документооборота, как уже отмечалось, включают централизацию операций по приему и отправке документов, что является фундаментальным для обеспечения контроля и порядка. Помимо этого, оперативность, единообразие прохождения и процесса обработки документов, исключение лишних инстанций при движении документа и учет документооборота остаются базовыми требованиями, направленными на повышение эффективности и прозрачности управленческой деятельности. Не пора ли задуматься о том, как эти принципы реализуются в вашем органе, и есть ли место для дальнейшего совершенствования?

Управление документами в системе электронного документооборота (СЭД)

В XXI веке невозможно представить эффективное делопроизводство без использования систем электронного документооборота (СЭД). Для территориальных органов субъектов РФ СЭД — это не просто удобный инструмент, а стратегическая платформа, преобразующая процессы документирования, контроля исполнения и управления всем документальным фондом. Она становится цифровым сердцем организации, обеспечивая скорость, прозрачность и безопасность работы с информацией.

Роль СЭД в современном делопроизводстве многогранна:

1. Документирование управленческой деятельности:
   СЭД позволяет создавать электронные документы с использованием типовых шаблонов, автоматически присваивать им регистрационные номера, даты и другие реквизиты. Это минимизирует ошибки, обеспечивает единообразие оформления и сокращает время на создание документов. Современные СЭД интегрируются с текстовыми редакторами и другими офисными приложениями, делая процесс создания документа бесшовным. Возможность создания и хранения документов исключительно в электронной форме, при условии наличия соответствующей законодательной базы, является ключевым шагом к полной цифровизации.
2. Организация документооборота:
   СЭД автоматизирует движение документов внутри организации. Документы автоматически направляются по заранее настроенным маршрутам согласования и исполнения, оповещая участников процесса. Это значительно ускоряет прохождение документов, исключает их потерю и позволяет отслеживать каждый этап. Принципы маршрутизации, исключения возвратных движений и однократности регистрации реализуются в СЭД на технологическом уровне.
3. Контроль исполнения документов:
   Одной из важнейших функций СЭД является возможность в режиме реального времени отслеживать статус исполнения каждого документа. Система автоматически напоминает исполнителям о приближении сроков, фиксирует этапы работы и позволяет руководителям мгновенно получать информацию о ходе выполнения поручений. Это значительно повышает исполнительскую дисциплину и прозрачность управленческого процесса.
4. Управление документальным фондом:
   СЭД служит не только для текущей работы, но и для долгосрочного управления всеми документами. Она обеспечивает формирование электронных дел, их систематизацию, поиск и хранение. Системы электронного документооборота, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным Федеральным архивным агентством. Это гарантирует, что СЭД способны эффективно выполнять функции, связанные с архивным делом, а именно:

• Отбор документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи в архив: СЭД автоматически помечает документы, подлежащие архивному хранению, и формирует соответствующие описи.
• Выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли: Система отслеживает сроки хранения и предлагает к уничтожению документы, не имеющие дальнейшей ценности, в соответствии с номенклатурой дел и перечнями типовых документов.

Таким образом, СЭД трансформирует делопроизводство из разрозненных, зачастую ручных операций в единую, интегрированную и автоматизированную систему, которая обеспечивает полный жизненный цикл документа — от создания до архивного хранения или уничтожения.

Управление документальным фондом

Управление документальным фондом — это завершающий, но при этом крайне ответственный этап жизненного цикла документов, который обеспечивает их сохранность, доступность и возможность использования в будущем. В территориальных органах субъектов РФ этот процесс охватывает ряд ключевых операций, начиная от систематизации текущих документов и заканчивая их подготовкой к архивному хранению или уничтожению.

1. Разработка номенклатуры дел:
   Это отправная точка в управлении документальным фондом. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве органа, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается на основе типовых и ведомственных перечней, учитывает специфику деятельности конкретного органа и утверждается его руководителем по согласованию с соответствующим архивным учреждением. Номенклатура дел является основой для формирования дел, их индексации и последующей подготовки к архивному хранению.
2. Формирование дел:
   После регистрации и исполнения документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела — это систематизация исполненных документов в дела в соответствии с их принадлежностью к определенному вопросу или функции. Этот процесс обеспечивает логическую связь документов, их удобный поиск и хранение. Каждый документ помещается в дело таким образом, чтобы обеспечить его сохранность и возможность быстрого доступа.
3. Текущее хранение дел:
   Исполненные и сформированные дела хранятся в структурных подразделениях органа в течение установленного срока (как правило, до одного-трех лет) до передачи их в архив. Текущее хранение обеспечивает оперативный доступ к документам, которые еще могут потребоваться для выполнения текущих задач. Условия хранения должны соответствовать требованиям, обеспечивающим сохранность документов.
4. Подготовка к архивному хранению:
   По истечении срока текущего хранения дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат подготовке к передаче в архив. Этот процесс включает:

• Экспертизу ценности документов: Определение научной, исторической, практической и иной ценности документов для отбора тех, что подлежат постоянному хранению.
• Оформление дел: Подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи и заверительной надписи.
• Составление описей дел: Систематизированные перечни дел, предназначенных для передачи в архив, с указанием их заголовков, дат и количества листов.
• Передача дел в архив: Физическая или электронная передача дел из структурных подразделений в архив организации.

Как уже отмечалось, информационные системы государственного органа, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с системой электронного документооборота (СЭД) для выполнения функций отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи в архив. Это означает, что СЭД не только управляет текущими электронными документами, но и автоматизирует процессы их подготовки к долговременному хранению, формированию электронных описей и обеспечению передачи в электронный архив.

5. Уничтожение документов:
   Документы с истекшими сроками хранения, не имеющие исторической, научной или практической ценности, подлежат уничтожению. Этот процесс также строго регламентирован и осуществляется на основании акта о выделении документов к уничтожению, утвержденного руководителем органа по согласованию с архивным учреждением. Интеграция с СЭД также позволяет автоматизировать выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, что повышает точность и безопасность этого процесса.

Таким образом, управление документальным фондом — это непрерывный, строго регламентированный процесс, который обеспечивает надежное хранение ценной информации и своевременное избавление от устаревших данных, минимизируя риски потери информации и оптимизируя ресурсы организации.

Проблемы и вызовы в организации делопроизводства территориальных органов субъектов РФ

Нормативно-правовые и методологические пробелы

Несмотря на наличие обширной нормативно-правовой базы, регулирующей делопроизводство, её развитие не всегда поспевает за стремительными изменениями в сфере информационных технологий и управления, что порождает ряд серьезных проблем:

1. Отставание нормативно-правовой базы от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации: Существующие нормативные акты порой описывают процедуры, ориентированные на бумажный документооборот, или не учитывают всех нюансов работы с электронными документами, облачными технологиями, распределенными реестрами. Например, новые Правила делопроизводства (Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71) могут быть восприняты как описание одной конкретной технологии, что не всегда соответствует задачам государственного управления и не учитывает все современные законы и стандарты, создавая определенную ригидность. Стремительные изменения в технологиях делают невозможным планирование изменений в работе с документами на среднесрочную и долгосрочную перспективы, что вынуждает государственные органы решать текущие, быстро меняющиеся задачи без глубокой оценки судьбы документов.
2. Отсутствие «системообразующего» нормативно-правового акта: В Российской Федерации нет единого кодифицированного закона о делопроизводстве, который бы охватывал все аспекты и формировал целостную систему. Вместо этого, регулирование разрознено по множеству законов, подзаконных актов, ГОСТов. Это усложняет правоприменение, вызывает необходимость постоянно сверяться с различными источниками и может приводить к правовым коллизиям.
3. Коллизии в понятийном аппарате в области делопроизводства: Различные нормативные акты и даже научные школы могут использовать одно и то же понятие с разными оттенками значения или вводить синонимичные термины. Это создает путаницу, затрудняет стандартизацию и взаимопонимание между различными ведомствами и организациями. Хотя ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» призван унифицировать терминологию, он не всегда устраняет все разночтения, возникающие в контексте разных законов.
4. Устаревшие методологические разработки и недостаточность внимания власти к регулированию делопроизводства: Многие методические рекомендации были разработаны в доцифровую эпоху и не в полной мере учитывают современные реалии. Недостаточность внимания к развитию методологической базы приводит к тому, что специалисты на местах вынуждены самостоятельно адаптировать устаревшие подходы к новым технологиям, что не всегда эффективно и единообразно.

Эти пробелы и отставания создают значительные трудности для территориальных органов субъектов РФ, вынуждая их работать в условиях правовой неопределенности и постоянной необходимости адаптации, вместо того чтобы строить долгосрочные и стабильные системы делопроизводства. Что на самом деле это значит для обычного гражданина? Это риск замедления административных процессов и снижение качества государственных услуг.

Организационно-технологические сложности

Помимо нормативно-правовых, территориальные органы субъектов РФ сталкиваются с рядом серьезных организационно-технологических сложностей, которые существенно влияют на эффективность делопроизводства:

1. Увеличение объемов документооборота: Это одна из наиболее острых проблем. Согласно опросам, значительное увеличение объема документооборота за период с 2022 по 2024 годы отметили 53,3% респондентов в государственных органах, еще 26,7% — стабильный незначительный рост. Этот экспоненциальный рост нагрузки ведет к увеличению трудозатрат, замедлению процессов и повышению вероятности ошибок. Даже при переходе на электронный документооборот, количество документов, требующих обработки и хранения, продолжает расти.
2. Дублирование информации в различных информационных системах и отчетной документации: Эта проблема тесно связана с первым пунктом. Отмечается, что 75% респондентов в госорганах сталкиваются с дублированием информации в различных информационных системах, а 54% опрошенных организаций — в отчетной документации. Такое дублирование приводит к:

• Неэффективному использованию ресурсов: Трата времени и средств на ввод и обработку одной и той же информации несколько раз.
• Риску несогласованности данных: Различные версии одной и той же информации в разных системах могут привести к ошибочным решениям.
• Усложнению поиска и анализа информации: Наличие нескольких источников данных затрудняет получение полной и актуальной картины.

3. Задержки в обработке документов: Это прямое следствие увеличения объемов и дублирования. Документы могут застревать на этапах согласования, исполнения или регистрации из-за перегруженности сотрудников, неэффективных маршрутов или отсутствия автоматизированного контроля. Это ведет к нарушению сроков, снижению оперативности принятия решений и, как следствие, к падению качества государственных услуг.
4. Недостаточная интеграция между системами: Многие государственные органы используют несколько информационных систем (например, СЭД, кадровые системы, бухгалтерские программы, отраслевые информационные системы), которые часто работают изолированно друг от друга. Отсутствие полноценной интеграции приводит к необходимости ручного переноса данных из одной системы в другую, что является источником ошибок, замедляет процессы и повышает трудозатраты. Это особенно актуально для связи СЭД с архивными функциями, где неинтегрированные системы не позволяют эффективно отбирать и передавать документы на хранение или уничтожение.
5. Вызовы при внедрении новых технологий: Внедрение современных СЭД, использование искусственного интеллекта (ИИ) или машиночитаемых доверенностей (МЧД) требует не только значительных финансовых вложений, но и глубокой перестройки бизнес-процессов, обучения персонала и адаптации инфраструктуры. Часто органы не обладают достаточными компетенциями или ресурсами для полноценного и эффективного внедрения этих технологий.

Эти организационно-технологические барьеры создают реальные препятствия для построения эффективной и современной системы делопроизводства, замедляя темпы цифровизации и снижая общую производительность государственного аппарата.

Кадровые и квалификационные проблемы

Даже самые совершенные нормативно-правовые акты и передовые информационные технологии останутся неэффективными, если нет квалифицированного персонала, способного ими пользоваться. В территориальных органах субъектов РФ проблема кадрового обеспечения и квалификации специалистов по делопроизводству стоит достаточно остро.

Основная проблема заключается в недостаточной подготовленности сотрудников к внедрению инновационных технологий. Переход от традиционного, бумажного делопроизводства к полностью электронному, с использованием СЭД, машиночитаемых доверенностей (МЧД) и даже элементов искусственного интеллекта, требует от персонала новых знаний и навыков:

• Цифровая грамотность: Сотрудники должны уверенно владеть компьютером, программным обеспечением, интернет-сервисами. Это базовое требование, которое, к сожалению, не всегда соответствует реальному уровню компетенций.
• Работа с СЭД: Обучение работе с конкретной системой электронного документооборота, понимание её функционала, логики маршрутов, особенностей создания и обработки электронных документов. Это требует не просто освоения интерфейса, но и понимания изменений в процессах.
• Особенности электронного документооборота: Знание правил применения электронной подписи, работы с электронными архивами, понимание юридической значимости электронных документов.
• Адаптация к изменениям: Инновации часто вызывают сопротивление. Сотрудники должны быть готовы к перестройке привычных рабочих процессов, активно участвовать в обучении и принимать новые подходы.
• Понимание новых концепций: Например, концепции Content Service Platform (CSP) или использование ИИ для автоматизации рутинных операций требуют более глубокого понимания того, как технологии меняют сферу делопроизводства.

Часто обучение ограничивается базовым функционалом СЭД, не затрагивая глубинные изменения в методологии работы. Отсутствие системного подхода к повышению квалификации, недостаток профильных специалистов (документоведов, архивистов, специалистов по информационным системам) и высокая текучесть кадров усугубляют эту проблему. В результате, дорогостоящие и мощные СЭД используются не на полную мощность, а сотрудники продолжают прибегать к «бумажным» привычкам, снижая общую эффективность цифровизации.

Решение этой проблемы требует комплексного подхода, включающего систематическое обучение, переподготовку, создание мотивационных программ для освоения новых технологий и формирование кадрового резерва специалистов, способных работать в условиях цифрового делопроизводства.

Региональные особенности и их влияние на делопроизводство

Российская Федерация — это огромное государство с разнообразными региональными особенностями, которые не могут не влиять на организацию делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ. Эти особенности проявляются как в административном устройстве, так и в уровне развития информационных технологий и кадрового обеспечения.

1. Административная реформа и рост документации:
   В последние десятилетия в России активно проводятся административные реформы, направленные на создание оптимальной системы государственного управления. Эти реформы, хотя и имеют целью повышение эффективности, часто приводят к росту нормативной и распорядительной документации. Каждое изменение в структуре, функциях, полномочиях органов власти или местного самоуправления требует издания множества документов: положений, приказов, регламентов, инструкций. Этот постоянно обновляющийся массив документов обуславливает острую необходимость в упорядочивании делопроизводства на всех уровнях, чтобы избежать хаоса и обеспечить актуальность информации.
2. Необходимость согласования инструкций по делопроизводству:
   Региональная специфика законодательно закреплена в требовании о согласовании инструкций по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления субъектов РФ с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом. Это означает, что каждый регион, а порой и каждый муниципальный орган, разрабатывает свою собственную инструкцию, которая, с одной стороны, должна соответствовать федеральным «Правилам делопроизводства» (Приказ Росархива № 71), а с другой — учитывать местные особенности, региональные законы и особенности архивного хранения в данном субъекте. Это обеспечивает гибкость, но может приводить к различиям в практике делопроизводства между регионами.
3. Различия в уровне цифровизации и финансирования:
   Существуют значительные различия между субъектами РФ по уровню экономического развития, бюджетным возможностям и готовности к цифровизации. Это напрямую влияет на:

• Внедрение и развитие СЭД: Богатые и более развитые регионы могут позволить себе инвестиции в современные, мощные СЭД и их интеграцию, в то время как менее обеспеченные регионы могут использовать устаревшие или менее функциональные системы, либо вообще обходиться без полноценной автоматизации.
• Кадровый потенциал: В крупных городах и развитых регионах проще найти квалифицированных IT-специалистов и документоведов, что облегчает внедрение и сопровождение новых технологий.
• Нормативная база регионального уровня: Некоторые субъекты РФ активно разрабатывают собственную нормативную базу в сфере электронного документооборота и архивного дела, опережая в этом федеральные инициативы, в то время как другие ограничиваются минимально необходимыми актами.

4. Культурные и организационные факторы:
   На местах могут существовать устоявшиеся практики работы с документами, традиции и «бюрократические привычки», которые трудно изменить даже при наличии новой нормативной базы и технологий.

Таким образом, региональные особенности создают как уникальные возможности для развития и внедрения инноваций (как показывают примеры регионов-лидеров цифровизации), так и серьезные барьеры, требующие индивидуального подхода и учета специфики каждого субъекта Федерации при разработке рекомендаций по совершенствованию делопроизводства.

Перспективные направления совершенствования и автоматизация делопроизводства

Цифровизация и полный переход на электронные документы

Мир стремительно движется к безбумажному будущему, и государственное управление не является исключением. Активная цифровизация бизнес-транзакций, включая B2B (бизнес-бизнес) и B2G (бизнес-государство) обмен, а также полный переход на электронные версии документов — это не просто тенденция, а императив времени. Это не только требование к эффективности, но и к прозрачности, оперативности и безопасности.

Что означает полный переход на электронные документы для территориальных органов субъектов РФ?

1. Отказ от бумажных копий как первичных документов: Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), становится юридически значимым оригиналом. Бумажная версия, если и создается, носит исключительно справочный характер.
2. Электронное взаимодействие с контрагентами и гражданами: Вместо отправки бумажных писем, запросов и ответов, взаимодействие происходит через защищенные электронные каналы. Это касается не только СЭД, но и специализированных государственных сервисов. Например, взаимодействие с государственными сервисами, такими как Федеральная налоговая служба (ФНС России), становится полностью автоматизированным, что значительно сокращает время на обмен информацией и минимизирует ошибки.
3. Сокращение физических архивов: По мере того как электронные документы становятся оригиналами, потребность в хранении огромных объемов бумажных архивов сокращается, что освобождает площади, снижает затраты на содержание и облегчает поиск информации.
4. Унификация форматов: Развитие стандартов для электронных документов и обмена ими обеспечивает совместимость между различными системами и ведомствами.

Этот переход несет в себе колоссальные преимущества:

• Экономия ресурсов: Сокращаются затраты на бумагу, печать, почтовые услуги, физическое хранение.
• Ускорение процессов: Мгновенная доставка документов, быстрое согласование и подписание.
• Повышение прозрачности: Все этапы движения документа фиксируются в СЭД, что исключает возможность потери или задержки.
• Улучшение доступности: Документы могут быть доступны авторизованным пользователям из любой точки мира, что критически важно в условиях удаленной работы и распределенных команд.
• Снижение экологического следа: Меньше бумаги — меньше вырубленных лесов.

Однако полный переход требует не только технологической готовности, но и изменения мышления, как у сотрудников государственных органов, так и у граждан, активно использующих цифровые каналы взаимодействия.

Современные системы электронного документооборота (СЭД)

Современная СЭД — это уже не просто база данных для документов, а мощная, интеллектуальная платформа, способная преобразовывать управленческие процессы. Эволюция СЭД привела к появлению концепции Content Service Platform (CSP) — масштабируемых платформ, способных поддерживать сложную бизнес-логику жизненного цикла документов и создавать многоуровневые сценарии процессов.

Ключевые характеристики и возможности современных СЭД:

1. Масштабируемость: Способность обрабатывать огромные объемы документов и пользователей, адаптироваться к росту потребностей организации без потери производительности.
2. Гибкость и кастомизация: Возможность настройки системы под уникальные бизнес-процессы конкретного территориального органа, создание индивидуальных маршрутов согласования, форм документов и отчетов.
3. Поддержка биз��ес-логики жизненного цикла документов: СЭД не просто хранит документы, она «понимает» их контекст, статус, сроки действия, правила обработки. Она может автоматически запускать определенные действия при изменении статуса документа, контролировать его релевантность и обеспечивать своевременное архивирование или уничтожение.
4. Создание сложных сценариев процессов: Современные СЭД позволяют моделировать и автоматизировать сложные управленческие процессы, включающие множество участников, условные ветвления, параллельное выполнение задач. Например, процесс выдачи разрешения может включать автоматическую проверку данных в реестрах, параллельное согласование с несколькими отделами и автоматическое формирование ответа.
5. Единое информационное пространство: Объединение всех видов документов (организационно-распорядительных, кадровых, бухгалтерских, технических) в единой системе, что исключает разрозненность и дублирование информации.
6. Усиленная безопасность: Современные СЭД обеспечивают высокий уровень защиты данных, включая шифрование, контроль доступа, аудит действий пользователей, резервное копирование и защиту от несанкционированного изменения.
7. Удобный пользовательский интерфейс: Интуитивно понятный интерфейс, возможность работы с системой через веб-браузер или мобильные приложения, что повышает удобство использования и скорость адаптации сотрудников.

Таким образом, современные СЭД — это не просто хранилище документов, а комплексный инструмент для управления всей информацией организации, который позволяет автоматизировать рутинные операции, ускорить принятие решений и повысить общую эффективность управленческой деятельности. Для территориальных органов субъектов РФ, где объемы документооборота и сложность процессов постоянно растут, внедрение и совершенствование таких платформ становится критически важным. Именно здесь кроется потенциал для качественного скачка в производительности.

Интеграция СЭД с государственными сервисами

В условиях построения «цифрового государства» эффективность делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ немыслима без глубокой интеграции систем электронного документооборота (СЭД) с ключевыми государственными информационными системами и сервисами. Эта интеграция обеспечивает бесшовный обмен данными, повышает оперативность и прозрачность межведомственного взаимодействия.

Основные направления интеграции включают:

1. Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО):
   МЭДО является основной платформой для обмена официальными электронными документами между федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления. Интеграция с МЭДО позволяет территориальным органам:

• Быстро отправлять и получать юридически значимые документы.
• Сокращать время на доставку корреспонденции.
• Обеспечивать контроль за прохождением документов на межведомственном уровне.

Это критически важно для исполнения поручений, согласования проектов актов и обмена отчетной информацией.

2. Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ):
   СМЭВ предназначена для обмена данными между органами власти и иными организациями в рамках оказания государственных и муниципальных услуг. Интеграция СЭД со СМЭВ позволяет:

• Автоматизировать запросы необходимых сведений для предоставления услуг (например, выписки из реестров, справки) без участия заявителя.
• Сокращать сроки предоставления услуг за счет мгновенного получения информации.
• Минимизировать количество бумажных документов, требуемых от граждан.

3. Платформа обратной связи (ПОС):
   ПОС является единой точкой для приема обращений граждан и организаций по широкому кругу вопросов. Интеграция СЭД с ПОС позволяет:

• Автоматически регистрировать обращения, поступающие через ПОС, непосредственно в СЭД.
• Контролировать сроки рассмотрения обращений и подготовки ответов.
• Формировать ответы и отправлять их заявителям через ПОС, обеспечивая обратную связь.

4. Система сбора и обработки статистической информации (ССТУ):
   Интеграция с ССТУ позволяет автоматизировать процессы сбора и передачи статистической информации, необходимой для государственного управления и аналитики, минимизируя ручной ввод данных.
5. Государственная Единая система документооборота (ГосЭДО):
   В перспективе, развитие ГосЭДО предполагает создание единого цифрового пространства для работы с документами на всех уровнях государственного управления, что потребует глубокой интеграции всех локальных и региональных СЭД.

Особое внимание уделяется развитию машиночитаемых доверенностей (МЧД) и их интеграции с государственными реестрами. МЧД — это электронная доверенность, подписанная УКЭП руководителя организации, которая позволяет сотруднику действовать от имени организации в электронном виде. Интеграция с реестрами (например, Единым реестром доверенностей ФНС) позволяет:

• Автоматически проверять легитимность полномочий представителя.
• Исключать необходимость предъявления бумажных доверенностей.
• Повышать безопасность и прозрачность взаимодействия.

Эта комплексная интеграция трансформирует делопроизводство, превращая его из внутренней функции в элемент широкой государственной цифровой экосистемы, обеспечивающей эффективное и безопасное взаимодействие между всеми участниками управленческого процесса.

Использование искусственного интеллекта (ИИ) в делопроизводстве

Будущее делопроизводства неразрывно связано с развитием и внедрением технологий искусственного интеллекта (ИИ). ИИ уже сейчас предлагает уникальные возможности для автоматизации рутинных и интеллектуально-ёмких задач, значительно повышая эффективность работы с документами в территориальных органах субъектов РФ.

Перспективы применения ИИ включают:

1. Автоматизация обработки входящих и исходящих документов:

• Создание и заполнение карточек документов: ИИ способен распознавать ключевую информацию в поступающих документах (отправитель, адресат, тема, дата, номер, тип документа) и автоматически заносить её в регистрационную карточку СЭД. Это значительно сокращает время на ручной ввод и минимизирует ошибки.
• Установка связей между документами: ИИ может анализировать содержание документов и автоматически определять их взаимосвязи (например, ответ на запрос, дополнение к приказу, ссылка на предыдущие документы), формируя логические цепочки.
• Назначение и делегирование задач: На основе анализа содержания документа ИИ может предлагать потенциальных исполнителей, сроки исполнения и даже формировать проекты поручений, основываясь на регламентах и предыдущей практике.
• Распознавание текста и подготовка краткого содержания: Современные алгоритмы обработки естественного языка (NLP) способны извлекать из документов ключевые тезисы, суммировать их содержание и создавать краткие аннотации, что значительно ускоряет ознакомление с большим объемом информации.

2. Проверка контрагентов и документов:
   ИИ может использоваться для автоматической проверки надежности контрагентов и подлинности документов путем сопоставления данных с государственными реестрами, базами данных и открытыми источниками. Это помогает минимизировать риски мошенничества и ошибок.
3. Контроль сроков действия документов и юридическая экспертиза:
   ИИ способен отслеживать сроки действия договоров, разрешений, лицензий и других документов, автоматически уведомляя о необходимости их продления или переоформления. Кроме того, системы ИИ могут проводить первичный анализ проектов документов на соответствие законодательству и внутренним регламентам, выявляя потенциальные юридические риски.
4. Аналитика и прогнозирование:
   ИИ может анализировать большие объемы данных документооборота для выявления узких мест, прогнозирования нагрузки на персонал, оптимизации маршрутов документов и улучшения качества управленческих решений.

Внедрение ИИ в делопроизводство не означает полной замены человека машиной. Скорее, это инструмент, который освобождает сотрудников от рутинных и монотонных задач, позволяя им сосредоточиться на более сложной, аналитической и творческой работе, требующей человеческого интеллекта и критического мышления. Это повышает общую производительность, сокращает операционные расходы и обеспечивает новый уровень контроля и безопасности в работе с документами.

Мобильные решения и организация цифровых архивов

В условиях современного ритма жизни и распространения удаленной работы, мобильные технологии и грамотная организация цифровых архивов становятся неотъемлемой частью эффективного делопроизводства в государственных органах.

Мобильные решения для работы с корреспонденцией

Развитие мобильных технологий привело к тому, что управленческий персонал и ключевые специалисты нуждаются в доступе к документам и возможности оперативного выполнения задач из любого места и в любое время. Мобильные приложения для СЭД позволяют:

• Просматривать входящую корреспонденцию: Руководители могут ознакомиться с поступившими документами, даже находясь вне офиса.
• Согласовывать и подписывать документы: С помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через мобильное устройство можно визировать и подписывать электронные документы, значительно ускоряя процессы принятия решений.
• Делегировать задачи и контролировать исполнение: Сотрудники могут получать поручения, отчитываться об их выполнении, а руководители — отслеживать ход работы и сроки исполнения.
• Получать уведомления: Оперативные push-уведомления о новых документах, задачах или приближающихся сроках исполнения.

Преимущества мобильных решений очевидны: повышение оперативности, гибкости рабочего процесса, возможность быстро реагировать на изменяющиеся условия, что особенно важно в сфере государственного управления.

Организация цифровых архивов с каталогом файлов

Переход на электронный документооборот логически ведет к созданию полноценного цифрового архива. Это не просто папка на сервере, а структурированная система, обеспечивающая долгосрочное и надежное хранение электронных документов, их быстрый поиск и защиту от несанкционированного доступа.

Ключевые аспекты организации цифровых архивов:

1. Создание каталога файлов: Цифровой архив должен иметь четко структурированный каталог файлов, который позволяет систематизировать документы по различным критериям: по виду документа, по дате, по структурному подразделению, по номенклатуре дел и т.д. Это должно быть реализовано через удобный интерфейс, который позволяет легко ориентироваться в огромном массиве данных.
2. Метаданные: Каждый документ должен быть снабжен исчерпывающими метаданными (информацией о документе: автор, дата создания, тема, ключевые слова, срок хранения), что значительно облегчает поиск и классификацию.
3. Единые правила хранения: Должны быть разработаны и внедрены единые правила хранения электронных документов, включая форматы файлов, резервное копирование, обеспечение юридической значимости документов на протяжении всего срока хранения.
4. Интеграция с СЭД: Цифровой архив должен быть глубоко интегрирован с системой электронного документооборота, чтобы обеспечить бесшовную передачу документов из оперативного документооборота в архивное хранение.
5. Средства контроля и аналитики: Важной задачей является объединение всех инструментов контроля для анализа сфер работы с недочетами. Это означает, что система должна предоставлять аналитические отчеты по использованию архива, статистике поиска, обращениям к документам, а также выявлять потенциальные проблемы в хранении или доступности информации.
6. Защита и безопасность: Цифровой архив должен быть надежно защищен от кибератак, несанкционированного доступа, потери или повреждения данных. Это включает использование современных средств шифрования, систем контроля доступа и регулярное резервное копирование.

Мобильные решения и полноценный цифровой архив в совокупности создают мощную инфраструктуру для эффективной, безопасной и гибкой работы с документами, что является залогом успешной цифровизации государственного управления.

Рекомендации по оптимизации делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ

Этапы внедрения и развития электронного документооборота

Эффективное внедрение и развитие электронного документооборота (ЭДО) в территориальных органах субъектов РФ требует системного, пошагового подхода. Это не просто установка программного обеспечения, а комплексная трансформация бизнес-процессов и организационной культуры.

1. Создание проектной группы или выделение ответственного сотрудника:
   На начальном этапе необходимо сформировать команду, ответственную за проект, или назначить ключевого сотрудника. В состав группы должны войти представители руководства, специалисты по ДОУ, IT-отдела, а также ключевые пользователи из разных подразделений. Эта группа будет координировать все этапы проекта, от анализа до запуска и поддержки.
2. Анализ текущих бизнес-процессов и документооборота:
   Это критически важный этап. Необходимо провести глубокий анализ текущих бизнес-процессов, маршрутов движения документов и их жизненных циклов. Важно изучить объемы ежегодного документооборота (количество входящих, исходящих, внутренних документов) и количество сотрудников, которые будут подписывать документы. Цель — выявить слабые места, «бутылочные горлышки», избыточные операции, дублирование. На основе этого анализа формируется понимание текущих проблем и определяются ожидаемые результаты от внедрения ЭДО (например, сокращение времени на согласование на 30%, снижение затрат на печать на 50%).
3. Определение целей и механизмов оптимизации:
   После анализа необходимо четко сформулировать цели внедрения ЭДО и продумать конкретные механизмы их достижения. Например, целью может быть сокращение административных издержек, ускорение движения денежных средств, снижение нагрузки на бухгалтерию и уменьшение числа возвратов из-за неверного оформления документации. На основе этого составляется детальный план организационных и технических изменений.
4. Выбор оператора электронного документооборота и СЭД:
   Этот этап включает тщательный выбор поставщика СЭД и оператора ЭДО. При выборе необходимо учитывать:

• Безопасность: Соответствие требованиям законодательства РФ по защите информации.
• Функциональные возможности: Наличие всех необходимых модулей (регистрация, контроль исполнения, архив, аналитика), поддержка специфических процессов госоргана.
• Интеграционные возможности: Способность СЭД к интеграции с МЭДО, СМЭВ, ПОС, а также с внутренними информационными системами (бухгалтерия, кадры).
• Опыт в отрасли: Наличие успешных кейсов внедрения в государственных структурах.
• Техническая поддержка и сопровождение.

5. Разработка и утверждение порядка электронного документооборота:
   Необходимо разработать внутренний нормативный акт, регламентирующий порядок работы с электронными документами. Этот документ должен четко прописывать правила создания, получения и хранения электронных документов, а также взаимодействия с внешними контрагентами. Также необходимо назначить ответственных за ведение ЭДО и при необходимости прописать правила в учетной политике организации.
6. Техническая настройка и интеграция:
   На этом этапе производится установка, настройка и интеграция выбранной СЭД с другими информационными системами. Важно произвести тщательное тестирование сервиса на всех этапах, чтобы выявить и устранить возможные ошибки до запуска в промышленную эксплуатацию.
7. Обучение сотрудников и обеспечение КЭП:
   Все уполномоченные сотрудники, которые будут работать с СЭД, должны пройти обучение. Это включает не только освоение интерфейса, но и понимание новых регламентов и правил. Также необходимо обеспечить всех сотрудников, подписывающих документы, квалифицированной электронной подписью (КЭП) и настроить их рабочие места.
8. Запуск и анализ результатов:
   После запуска системы ЭДО необходимо запланировать регулярный анализ результатов. Оценка должна проводиться по ключевым показателям эффективности (KPI), определенным на этапе планирования. Цель — убедиться, что система достигает заявленных целей, а также выявить новые возможности для оптимизации и дальнейшего развития. Автоматизация ЭДО и делопроизводства должна быть комплексной и единой для всех сотрудников, охватывая документирование, документооборот и ведение цифрового архива.

Соблюдение этих этапов позволит территориальным органам планомерно и эффективно перейти к современному, цифровому делопроизводству, значительно повысив свою эффективность.

Применение передового опыта и региональные практики

Внедрение инноваций в делопроизводство не должно происходить в отрыве от уже накопленного опыта. Изучение и адаптация передовых региональных практик позволяет избежать ошибок и ускорить процесс ��ифровизации. В Российской Федерации уже есть субъекты, которые стали лидерами по цифровизации и могут служить примером для других.

Примеры успешной цифровизации в регионах-лидерах:

1. Ямало-Ненецкий автономный округ: Этот регион активно внедряет современные информационные системы в государственное управление, включая продвинутые СЭД. Особенностью является комплексный подход к цифровизации, охватывающий не только внутренний документооборот, но и взаимодействие с гражданами и бизнесом. Применяются решения по распознаванию документов, автоматизации маршрутов и интеграции с федеральными сервисами.
2. Белгородская область: Известна своими проектами по созданию «умного региона» и активным использованием цифровых технологий в управлении. В сфере делопроизводства здесь акцент делается на максимальную автоматизацию процессов, широкое применение электронной подписи и создание единого цифрового пространства для работы с документами на всех уровнях власти.
3. Республика Татарстан: Один из признанных лидеров цифровизации в России. Республика обладает развитой IT-инфраструктурой и активно экспериментирует с новейшими технологиями. В делопроизводстве это проявляется в создании высокоинтегрированных СЭД, использовании аналитических инструментов для оптимизации процессов и постоянном совершенствовании сервисов для граждан, что значительно сокращает сроки обработки документов.

Что можно адаптировать из их опыта:

• Комплексный подход: Не фокусироваться только на автоматизации отдельного участка, а стремиться к созданию единой, интегрированной цифровой экосистемы для всех видов документов.
• Акцент на интеграцию: Приоритет отдавать СЭД, способным к глубокой интеграции с федеральными государственными сервисами (МЭДО, СМЭВ, ПОС, ГосЭДО) и внутренними информационными системами.
• Инвестиции в обучение персонала: Опыт регионов-лидеров показывает, что успешное внедрение технологий невозможно без системного обучения и переподготовки сотрудников.
• Пилотные проекты и постоянная оптимизация: Начинать с пилотных проектов, получать обратную связь от пользователей и постоянно совершенствовать систему, адаптируя её к меняющимся потребностям.
• Открытость к инновациям: Готовность экспериментировать с новыми технологиями, такими как ИИ и МЧД, для дальнейшего повышения эффективности.

Влияние региональных особенностей:

При адаптации передового опыта важно учитывать, что региональные особенности влияют на делопроизводство через необходимость согласования инструкций по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления субъектов РФ с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом. Это означает, что передовой опыт нельзя просто скопировать, его нужно творчески адаптировать к местной нормативно-правовой базе, кадровым ресурсам и финансовым возможностям.

Кроме того, административная реформа, направленная на создание оптимальной системы государственного управления, привела к росту нормативной и распорядительной документации, что обуславливает необходимость упорядочивания делопроизводства в органах государственной власти на всех уровнях. Передовой опыт показывает, как можно справляться с этим ростом с помощью цифровых инструментов.

Таким образом, изучение и применение опыта регионов-лидеров в сочетании с учетом собственной специфики и требований регионального законодательства позволит территориальным органам эффективно модернизировать свое делопроизводство и добиться значительного повышения его эффективности.

Предложения по совершенствованию нормативно-правового и методического обеспечения

Эффективность делопроизводства в территориальных органах субъектов РФ не может быть обеспечена только технологическими решениями. Требуется постоянное совершенствование нормативно-правового и методического обеспечения, чтобы оно адекватно отражало реалии цифровой эпохи и оперативно реагировало на новые вызовы.

1. Актуализация внутренних инструкций по делопроизводству:
Каждый территориальный орган должен регулярно пересматривать и обновлять свою внутреннюю инструкцию по делопроизводству. Это необходимо по нескольким причинам:

• Соответствие новым нормативным актам: Введение ГОСТ Р 7.0.8-2025, изменение федеральных законов и приказов Росархива требуют отражения этих изменений в локальных актах.
• Учет внедренных технологий: Инструкция должна содержать подробные разделы, описывающие порядок работы с СЭД, применения электронной подписи, правила создания и хранения электронных документов.
• Оптимизация процессов: Внутренняя инструкция должна фиксировать новые, оптимизированные бизнес-процессы, выявленные в ходе анализа и внедрения ЭДО.
• Включение работы с МЧД и ИИ: Если в организации планируется или уже используется машиночитаемая доверенность или элементы ИИ, это должно быть четко регламентировано.

2. Развитие федерального законодательства:
Необходимо продолжать работу по совершенствованию федеральной нормативно-правовой базы:

• Кодификация законодательства о делопроизводстве: Рассмотреть возможность разработки единого федерального закона или кодекса о делопроизводстве, который бы систематизировал все разрозненные нормы, устранил коллизии и пробелы в понятийном аппарате. Это создаст более целостную и понятную правовую основу.
• Актуализация терминологии: При принятии новых законов и подзаконных актов строго следовать унифицированной терминологии, установленной ГОСТ Р 7.0.8-2025, чтобы исключить разночтения.
• Законодательное закрепление использования ИИ: По мере развития технологий ИИ в делопроизводстве, необходимо разрабатывать нормативные акты, регулирующие правовой статус документов, созданных или обработанных с участием ИИ, вопросы ответственности и безопасности.
• Дальнейшее развитие правового статуса электронных документов: Расширение перечня документов, которые могут создаваться и храниться исключительно в электронной форме без бумажных дубликатов.

3. Развитие регионального законодательства:
Субъекты Российской Федерации также могут активно работать над совершенствованием своей нормативно-правовой базы:

• Региональные программы цифровизации: Разработка и реализация региональных программ по цифровизации делопроизводства, предусматривающих финансирование, методическую поддержку и обучение для территориальных органов и органов местного самоуправления.
• Региональные стандарты и методические рекомендации: Создание собственных методических рекомендаций, адаптированных к специфике региона и учитывающих местное законодательство, особенно в части работы с электронными архивами и взаимодействием с региональными государственными информационными системами.
• Межведомственное сотрудничество: Содействие обмену опытом и разработке единых подходов к делопроизводству между органами власти субъекта и органами местного самоуправления.

4. Усиление роли Росархива и ВНИИДАД:

• Оперативная разработка методических указаний: Росархиву и ВНИИДАД необходимо более оперативно реагировать на изменения в технологиях, разрабатывая новые методические рекомендации по работе с ИИ, МЧД, облачными хранилищами и другими передовыми решениями.
• Постоянное повышение квалификации: Организация регулярных семинаров, вебинаров и курсов повышения квалификации для специалистов по ДОУ из территориальных органов, чтобы они могли быть в курсе последних изменений и передовых практик.

Совершенствование нормативно-правового и методического обеспечения — это непрерывный процесс, который должен идти в ногу с технологическим развитием, обеспечивая стабильную и легитимную основу для всех инноваций в сфере делопроизводства.

Заключение

Проведенное исследование позволило глубоко погрузиться в сложную, но жизненно важную сферу организации делопроизводства в территориальных органах субъектов Российской Федерации. Мы проследили эволюцию подходов к документационному обеспечению управления, детально рассмотрели современную нормативно-правовую базу, включая новейшие стандарты, и проанализировали текущее функционирование системы делопроизводства во всех ее аспектах.

В ходе работы были выявлены ключевые проблемы и вызовы, с которыми сталкиваются государственные органы. Среди них — отставание нормативно-правовой базы от темпов развития информационных технологий, отсутствие «системообразующего» акта, стремительный рост объемов документооборота, дублирование информации, недостаточная интеграция систем и, что не менее важно, кадровые и квалификационные проблемы. Отдельно была подчеркнута значимость региональных особенностей, которые требуют индивидуального подхода при внедрении общих решений.

Однако, наряду с проблемами, были очерчены и перспективные направления совершенствования. Активная цифровизация, полный переход на электронные документы, развитие масштабируемых СЭД-платформ, их глубокая интеграция с государственными сервисами (МЭДО, СМЭВ, ПОС, ГосЭДО) и внедрение машиночитаемых доверенностей — все это открывает новые горизонты для повышения эффективности. Особое внимание было уделено революционному потенциалу искусственного интеллекта в автоматизации обработки документов, контроле и аналитике. Мобильные решения и грамотная организация цифровых архивов также были выделены как критически важные элементы современной системы.

Предложенные рекомендации по оптимизации делопроизводства, включающие поэтапный план внедрения и развития электронного документооборота, а также предложения по совершенствованию нормативно-правового и методического обеспечения, имеют практическую значимость. Они основаны на анализе передового регионального опыта и призваны помочь территориальным органам повысить оперативность, прозрачность и безопасность работы с документами, сократить административные издержки и улучшить качество предоставления государственных услуг.

Таким образом, цель, поставленная в начале исследования, — провести комплексный анализ и разработать практические рекомендации — была полностью достигнута. Эффективное делопроизводство — это не просто внутренняя функция, а фундамент для эффективного государственного управления в целом, и его модернизация является залогом успешного развития Российской Федерации в цифровую эпоху.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ. М.: Проспект, 2007. 227 с.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
3. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
4. Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».
5. Приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
6. Приказ Росархива от 25.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления».
7. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / под ред. К.Н. Гусова. М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. 544 с.
8. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. М.: Бизнес-школа, 2000. 224 с.
9. Андреева, В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. 187 с.
10. Виханский, О. С., Наумов, А. И. Менеджмент. М.: Экономист, 2004. 528 с.
11. Еремченко, В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. 2003. № 1. С. 25-30.
12. Ермолаева, А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. 2001. № 1. С. 9-12.
13. Зубков, Д. и др. Об одном подходе к автоматизации документооборота // Открытые системы. 1997. № 4. С. 45-48.
14. Казуто, А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 1998. № 1. С. 82-87.
15. Кислуха, В.А. Значение и применение экспертных систем в службах управления персоналом // Делопроизводитель. 2001. № 1. С. 22-24.
16. Красилов, Н. и др. Об одной модели документооборота // Открытые системы. 1997. № 1. С. 23-28.
17. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003. 256 с.
18. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. 818 с.
19. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. 137 с.
20. Мардас, А. Н., Мардас, О. А. Организационный менеджмент. СПб.: Питер, 2003. 336 с.
21. Организация работы с документами / под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998. 572 с.
22. Пшенко, А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. 85 с.
23. Русский язык и культура речи / под ред. Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПб: Питер, 2005. 336 с.
24. Смирнов, С. Д. Педагогика и психология высшего образования: от личности к деятельности. М. Аспект-Пресс, 2003. 272 с.
25. Сокова, А.Н. Некоторые психологические аспекты документоведения // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 35-38.
26. Сокова, А.Н. Трансформация документов в условиях новой информационной технологии // Документ и экономика: Межвузовский сборник научных трудов. М., 1989. С. 78-80.
27. Сокова, А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. 2000. № 1. С.13.
28. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. 224 с.
29. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999. 144 с.
30. Толкунова, В.Н., Гусов, К. Н. Трудовое право. М.: ТК ВЕЛБИ, 2004. 320 с.
31. Хныкин, Г. В. Локальные нормативные акты об аттестации работников // Законодательство. 2006. № 3. С. 41-50.
32. Хныкин, Г. В. Систематизация локальных источников трудового права // Законодательство. 2005. № 10. С. 71-74.
33. Хныкин, Г. В. Коллективный договор // Законодательство. 2005. № 11. С. 51-61.
34. Хныкин, Г. В. Правила внутреннего трудового распорядка // Законодательство. 2005. № 12. С. 46-52.
35. Эмерсон, Г. Современный менеджмент. М.: НОРМА, 2003. 434 с.
36. Юданов, А. Ю. Менеджмент. М.: ИНФРА-М, 2004. 316 с.
37. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
38. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. Федеральным архивным агентством 22 мая 2019 г.
39. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив.
40. О новых Методических рекомендациях по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях // Архивы Беларуси.
41. Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
42. Новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: проблемы применения // КиберЛенинка.
43. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста.
44. Что значит современное делопроизводство? Каковы тенденции и требования к процессам? // Profiz.ru.
45. Оптимизация электронного документооборота в организации: цель // Контур.Диадок.
46. Какие новые возможности должны быть в современной СЭД. Обзор: Платформы электронного документооборота 2025 // CNews.
47. Документирование деятельности органов государственной власти (традиционные и современные технологии) // КиберЛенинка.
48. СЭД в делопроизводстве: что это и как работает в 2025 году.
49. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Profiz.ru.
50. Новые правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Комментируем разделы 1–3 // Profiz.ru.
51. Отдельные проблемы правового регулирования делопроизводства в Российской Федерации // КиберЛенинка.
52. Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнес // TAdviser.
53. Автоматизация электронного документооборота и процессов ЭДО: ключ к эффективному управлению документами // Калуга Астрал.
54. Перспективы автоматизации электронного документооборота на предприятиях // Молодой ученый.
55. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления // Электронный научный архив УрФУ.
56. СЭД (рынок России) // TAdviser.