Содержание
Введение 3
Глава 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 7
1.1. Понятие и значение документооборота 7
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой документации 13
1.3. Организация кадровой деятельности 28
Выводы по главе 1 38
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации 41
2.1. Анализ деятельности ООО «ЦЭМ» 41
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров 47
2.3. Анализ кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ» 51
Выводы по главе 2 66
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере ООО «ЦЭМ» 68
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота ООО «ЦЭМ» 68
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ» 69
3.3. Оценка предложенных рекомендаций 77
Выводы по главе 3 78
Заключение 80
Список используемой литературы 84
Приложения 88
Выдержка из текста
Актуальность темы. Информационная поддержка принятия управленческих решений обеспечивается документами. От организации работы с документами зависит эффективность управленческой деятельности любой организации, так как она измеряется качеством и достоверностью информации, оперативностью ее приема и передачи, правильной организацией справочно-информационной службы, точной системой поиска, хранения и использования документов. Делопроизводство решает две основные задачи, к которым относится документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам, то есть составление, оформление, согласование и изготовление документов) и организация работы с документами в процессе управления (организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации). Особо выделим документооборот, который характеризует движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Именно документооборот отображает модель управления организацией и соответственно уровень управляемости ею.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в каждой организации требует разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов. Одна часть из шаблонов кадровых документов должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая — заимствуется из различных нормативно-методических материалов и адаптируется под потребности конкретной организации; а третья часть разрабатывается самостоятельно организацией. Строгая регламентация состава и правил оформления кадровых документов обусловлена тем, что эти документы являются социально значимыми и требуют особой внимательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Важная роль и значение эффективности организации кадрового документооборота обуславливают актуальность темы дипломной работы «Организация кадрового документооборота на примере ООО «ЦЭМ».
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Аширов Д. А., Белов А. А., Белов А. Н., Григорьев В. П., Зайцева Т. В., Иванова-Швец Л. Н., Кирсанова М. В., Кузнецов С. Л.; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Белов А.А., Быкова Т.А., Горелик О.М., Данилов А.Д.
Информационная база: законодательные и нормативно-правовые акты, документы ООО «ЦЭМ», статистическая отчетность, данные первичного учета исследуемого предприятия, результаты наблюдений и бесед.
Цель дипломной работы состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию организации кадрового документооборота на предприятии ООО «ЦЭМ».
Объект исследования: ООО «ЦЭМ».
Предмет исследования: кадровый документооборот ООО «ЦЭМ».
Исходя из поставленных цели, объекта и предмета дипломной работы определим следующие задачи настоящего исследования.
В теоретической части изучить:
понятие и значение документооборота;
нормативно-информационную характеристику и классификацию кадровой документации;
организацию кадровой деятельности.
В практической части дипломной работы провести:
организационно-функциональный анализ деятельности ООО «ЦЭМ»;
анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
анализ кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ».
А также разработать направления совершенствования кадрового документооборота предприятия ООО «ЦЭМ» на основе автоматизации.
В работе использованы общие и частные методы исследования, такие как методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, анкетирование персонала, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др.
Структура дипломной работы включает введение, три главы основного текста, заключение, список используемой литературы и приложения.
В теоретической главе рассмотрены общие определения понятий кадрового документооборота, представлена организация документооборота, рассмотрены типовые формы кадровых документов, современные требования к документированию движения персонала организации, нормативно-правовая база и техническое обеспечение кадрового документооборота, основные виды кадровых документов.
В аналитической главе дана краткая характеристика и представлена организационная структура ООО «ЦЭМ», проанализирован состав, структуру и движение кадров в исследуемой организации, проведен анализ схемы и проблем кадрового документооборота, дана оценка эффективности практики применения кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ».
В проектной главе сформулированы и приводятся основные рекомендации и авторские предложения по совершенствованию практики кадрового документооборота в ООО «ЦЭМ», дана оценка предложенных рекомендаций.
В заключении подводятся основные итоги исследования.
Практическая значимость исследования состоит в возможности использования разработанных в третьей главе рекомендаций по совершенствованию кадрового документооборота ООО «ЦЭМ».
Результаты исследований в виде предложений и конкретных разработанных документов проходят процесс согласования и внедрения в работу ООО «ЦЭМ».
Состав и объем дипломной работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы, включающего 45 источников. Отдельным разделом на страницах 88-100 работы выделены 10 приложений. Результаты анализа представлены в 12 таблицах, 5 рис. Общий объем работы составляет 100 страниц.
Список использованной литературы
1. Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.11.2013)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.-34с.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.11.2005 № 536 // Российская газета. № 3990. 07.02.2006.
13. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008. – 152с.
14. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.-264с.
15. Основные правила работы архивов организации. – М.: 2002.
16. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76
17. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие // Аширов Д. А. — М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, — 2012. — 432 с.
18. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: Учебное пособие. // – М.: Эксмо, 2008. – 560с.
19. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник // -М.: ИНФРА-М, — 2011 – 368 с.
20. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит.ун-т. – М.: МГСУ, — 2012. — 78 с.
21. Варакута С.А. Экономика и предпринимательство в системе рыночных отношений: Учебн. пос. // Моск. гос. строит. ун-т. – М.:-МГСУ, — 2011. — 78 с.
22. Выварец А.Д. Экономика предприятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // — М.: ЮНИТИ-ДАНА, — 2010. — 543 с.
23. Выварец А.Д. Экономика предприятия: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» // М.: ЮНИТИ-ДАНА, — 2009. — 543 с.
24. Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: Учебное пособие // – Самара: Изд-во Самар. гос. экон. ун-та, — 2011. — 108 с.
25. Зайцева Т.В. Управление персоналом: Учебник // – М.: Инфра-М, — 2011. – 336 с.
26. Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс //– М.: Изд. Центр ЕАОИ. — 2012. – 200 с.
27. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.- // М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, — 2011.- 304с.
28. Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Профессора Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
29. Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: Учебник. // – М.:МЦФЭР, — 2012. – 432с.
30. DIS-системы. — основа документационного обеспечения управления // Энциклопедия делопроизводства и документооборота: DIS-системы. -http://mdi.ru/encycl.php?RubricID=640
31. Андреев В. От директивного к процессному управлению // Экономика и жизнь. — 2009. — № 25.
32. Белов А.А. Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. — 2009. — № 1. — С. 17-20.
33. Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел// Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2009. №12. С. 8-21
34. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. — № 9. – С. 34-39.
35. Горелик О.М. Производственный менеджмент: принятие и реализация управленческих решений //Гриф УМО МО РФ. – М.: КноРус.- 2010. — 433 с.
36. Данилов А.Д. GTD, коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с распределенной структурой// Вестник Воронежского государственного технического университета. — 2011. — Т. 7. — № 1. — С. 69-73.
37. Дворовой И.Г. Автоматизация администрирования безопасности электронного документооборота… // Информация и безопасность. — 2010. — Т. 13. — № 1. — С. 115-118.
38. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. // Электронный Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение // Журнал Делопроизводство. -2009. — № 2. – С. 67-74.
39. Документооборот, теория и практика, все о СЭД (системы электронного документооборота), автоматизация бизнеса / http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15275>.
40. Ефименко Е.А. Учебно-методические разработки по составлению и оформлению протокола // Секретарское дело. — 2004. № 1. — С. 55 – 59.
41. Клименко С.Г. Автоматизация проектирования и верификации компонент программной системы электронного документооборота на основе автоматного подхода // Системы управления и информационные технологии. — 2009. — № 2.1 (36). — С. 136-140.
42. Котов К.С. Программное средство автоматизации документооборота и делопроизводства // Техника и технология. — 2008. — № 5. — С. 13-14.
43. Круглов А.К. Комплексная автоматизация документооборота на предприятии // Известия Волгоградского государственного технического университета. — 2011. — Т. 9. — № 4. — С. 83-86.
44. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», — 2012. – 528с.
45. Митрофанова Е. Положение об оплате труда на малом предприятии – шаг к привлечению высококвалифицированного персонала // Кадровик. 2010. — № 8. — С. 28