Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя: образец дипломной работы

В условиях высокой конкуренции, особенно в сфере общественного питания, эффективность управления становится не просто преимуществом, а ключевым фактором выживания и развития бизнеса. Однако на практике руководитель часто оказывается перегружен операционными и рутинными задачами, что отвлекает его от стратегического планирования и принятия взвешенных решений. Данная дипломная работа посвящена исследованию именно этой проблемы и поиску путей ее решения на примере предприятия ООО «Redis».

Целью настоящей работы является разработка конкретных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы организации труда руководителя.
2. Проанализировать текущую структуру затрат рабочего времени руководителя на исследуемом предприятии.
3. Предложить комплексные решения, основанные на современных методах менеджмента и технологиях.

Объектом исследования выступает управленческая деятельность руководителя, а предметом — методы и инструменты оптимизации его рабочего времени.

Глава 1. Какие теоретические основы определяют эффективность труда руководителя

Эффективность труда руководителя — это комплексный показатель, отражающий, насколько успешно он достигает поставленных целей при оптимальном использовании имеющихся ресурсов, главным из которых является время. Рабочее время руководителя — это не просто период присутствия на рабочем месте, а ресурс, структура которого напрямую влияет на результативность всей организации. Оно состоит из времени, затрачиваемого на выполнение ключевых управленческих функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

Для анализа эффективности использования этого ресурса наука управления предлагает ряд методов, которые можно сгруппировать следующим образом:

• Методы анализа состояния: Включают в себя «фотографию рабочего дня», хронометраж и другие способы фиксации фактических затрат времени на различные виды деятельности. Эти методы позволяют получить объективную картину и выявить «поглотителей времени».
• Методы исследования процессов: Направлены на изучение последовательности и содержания управленческих операций для их последующей рационализации и оптимизации.

Ключевыми факторами, влияющими на производительность труда руководителя, являются не только его личная организованность, но и системные элементы:

• Высокая квалификация как самого менеджера, так и его подчиненных.
• Четкая трудовая дисциплина и регламентация процессов в компании.
• Продуманная система материального и морального стимулирования персонала.

Таким образом, теоретическая база показывает, что повышение эффективности руководителя лежит на стыке его личных компетенций и правильно выстроенной системы управления в организации.

Глава 2. Через какие инструменты и методы реализуется оптимизация рабочего времени

На основе теоретических положений можно выделить два магистральных направления оптимизации рабочего времени руководителя: совершенствование организационных процессов и внедрение технологических решений. Ключевым инструментом в первом направлении является делегирование полномочий.

Делегирование — это не просто перепоручение задачи, а передача ответственности и прав для ее выполнения. Его главная цель — освободить руководителя от рутины для решения стратегических вопросов. Грамотное делегирование способно повысить общую результативность менеджера до 40%, поскольку оно не только экономит его время, но и способствует развитию профессиональных навыков и мотивации подчиненных. Типичные ошибки при делегировании связаны с нечеткой постановкой задачи, отсутствием контроля и передачей задач без соответствующих полномочий.

Вторым мощным инструментом является автоматизация. Для сферы HoReCa (гостинично-ресторанный бизнес) существуют специализированные системы, которые берут на себя значительную часть рутинных операций:

• Складской и производственный учет: Автоматический контроль остатков, формирование заказов поставщикам, расчет себестоимости блюд (фудкоста) и списание продуктов.
• Финансовый учет: Контроль денежных потоков, формирование отчетов о прибылях и убытках в реальном времени.
• Управление персоналом и лояльностью: Ведение графиков смен, расчет заработной платы, управление бонусными программами для гостей.

Эти технологии минимизируют ошибки, связанные с человеческим фактором, и предоставляют руководителю возможность удаленного контроля над ключевыми показателями бизнеса. В дополнение к этим системным подходам, для личной эффективности могут использоваться классические инструменты тайм-менеджмента, такие как матрица Эйзенхауэра (для приоритизации задач) или техника Pomodoro (для концентрации внимания).

Глава 3. Как устроена управленческая деятельность в исследуемой организации

Объектом практического исследования в данной работе выступает общество с ограниченной ответственностью «Redis», основной сферой деятельности которого является общественное питание. Организация представляет собой ресторан с классической для данного бизнеса линейно-функциональной структурой управления. Во главе стоит руководитель (директор), которому напрямую подчиняются руководители подразделений: шеф-повар (кухня), администратор зала (обслуживание) и бухгалтер (финансы).

Руководитель в этой структуре является центральным звеном, замыкающим на себе все ключевые управленческие процессы. Его основные задачи включают:

• Стратегическое управление: Разработка концепции заведения, планирование прибыли и продаж, маркетинговая политика.
• Операционное управление: Контроль работы всех подразделений, управление закупками, взаимодействие с поставщиками и контролирующими органами.
• Управление персоналом: Подбор, мотивация и контроль сотрудников, разрешение конфликтных ситуаций.

Именно на руководителе лежит полная ответственность за достижение финансовых и качественных показателей работы ресторана. Это создает предпосылки для высокой загруженности и необходимости эффективной организации своего рабочего времени.

Глава 4. Анализ использования рабочего времени руководителя выявляет системные проблемы

Для выявления проблемных зон был проведен анализ структуры рабочего времени руководителя ООО «Redis» методом «фотографии рабочего дня». Результаты показали, что его деятельность можно сгруппировать по четырем категориям с явным дисбалансом в распределении времени.

Анализ показал, что до 70% времени руководителя уходит на решение операционных и рутинных задач, в то время как на стратегическое планирование остается не более 10%.

Основными «поглотителями времени», которые были выявлены в ходе исследования, являются:

1. Ручной контроль материальных ценностей. Руководитель вынужден лично участвовать в приемке ключевых товаров, контролировать остатки на складе и сверять фактические данные с документами, что является прямым следствием недостаточной автоматизации складского учета.
2. Участие в разрешении мелких конфликтов. Значительное время тратится на разрешение незначительных споров между персоналом или между сотрудниками и гостями, которые мог бы решать администратор зала при наличии соответствующих полномочий.
3. Личное выполнение делегируемых задач. Наблюдается практика, когда руководитель самостоятельно выполняет задачи, которые по своей сути должны быть в зоне ответственности его подчиненных (например, составление простых отчетов, обзвон поставщиков по текущим вопросам).
4. Нерациональные затраты времени. К ним относятся незапланированные встречи и чрезмерное время на обработку электронной почты и звонков, не имеющих прямого отношения к приоритетным задачам.

Таким образом, ключевые проблемы кроются в двух плоскостях: отсутствии системного делегирования полномочий и недостаточном уровне автоматизации бизнес-процессов. Это приводит к тому, что руководитель работает в режиме «тушения пожаров», а не стратегического развития.

Глава 5. Разработка системы делегирования полномочий как первый шаг к эффективности

Первым и ключевым шагом в решении выявленных проблем является построение четкой системы делегирования полномочий. Цель — освободить не менее 20-30% рабочего времени руководителя для концентрации на стратегических задачах. Для этого предлагается следующий алгоритм действий:

1. Составление списка задач для делегирования. Необходимо провести ревизию всех операций, выполняемых руководителем, и выделить те, которые могут быть переданы подчиненным. К таким задачам в ООО «Redis» относятся:
   • Первичный контроль и приемка товаров на складе.
   • Составление графика смен линейного персонала.
   • Разрешение стандартных конфликтных ситуаций с гостями.
   • Сбор первичных данных для еженедельных отчетов.
2. Определение ответственных сотрудников и оценка их компетенций. Задачи по контролю склада логично делегировать шеф-повару, управление персоналом в зале и решение конфликтов — администратору. Важно оценить, обладают ли они необходимыми навыками, и при необходимости провести дополнительное обучение.
3. Формулирование четких инструкций и KPI. Каждая делегируемая задача должна сопровождаться ясной инструкцией и измеримыми показателями успеха. Например, для администратора это может быть «снижение количества жалоб, дошедших до директора, на 50%».
4. Передача полномочий и ответственности. Это важнейший этап. Нужно не просто поручить задачу, а официально наделить сотрудника правами принимать решения в рамках своей новой зоны ответственности. Это повышает мотивацию исполнителя и является истинным делегированием.

Внедрение такой системы позволит не только разгрузить руководителя, но и повысить уровень ответственности и вовлеченности ключевых сотрудников, что положительно скажется на общей атмосфере в коллективе.

Глава 6. Внедрение автоматизации и KPI завершает построение новой системы

Делегирование решает организационные проблемы, но для максимального эффекта его необходимо подкрепить технологическими решениями и системой объективного контроля. Вторым этапом совершенствования системы управления является внедрение комплексной системы автоматизации для HoReCa.

Рекомендация по автоматизации. Предлагается внедрить современную CRM/ERP-систему, которая позволит решить следующие задачи:

• Автоматический складской учет: Система будет в реальном времени отслеживать остатки, автоматически формировать заказы поставщикам на основе данных о продажах и минимизировать риск хищений или порчи продуктов. Это полностью снимает с руководителя задачу ручного контроля.
• Финансовый контроль: Программа позволит автоматически рассчитывать себестоимость каждого блюда (фудкост), отслеживать выручку и другие финансовые показатели, предоставляя отчеты руководителю в любой момент, в том числе и удаленно.
• Ускорение обслуживания: Внедрение системы автоматизации сокращает время на прием и передачу заказа на кухню, что снижает количество ошибок и повышает лояльность гостей.

Внедрение системы KPI. Для объективной оценки эффективности работы и контроля за делегированными задачами предлагается внедрить систему ключевых показателей эффективности (KPI), которые будут отслеживаться через систему автоматизации:

KPI (Показатель)	Ответственный	Цель внедрения
Средний чек	Администратор зала	Оценка эффективности работы персонала зала и допродаж.
Фудкост (%)	Шеф-повар	Контроль себестоимости продукции и эффективности работы кухни.
Оборачиваемость столов	Администратор зала	Оценка скорости и качества обслуживания гостей.

Ожидаемый экономический эффект от внедрения данных мероприятий заключается в сокращении издержек (за счет контроля фудкоста и остатков), повышении выручки (за счет улучшения качества обслуживания) и, что самое главное, высвобождении ресурса руководителя для стратегического развития бизнеса.

Заключение и выводы

В ходе выполнения дипломной работы была решена поставленная задача по разработке мероприятий для повышения эффективности использования рабочего времени руководителя. Исследование было построено по классической академической логике: от теории к практике. На первом этапе были изучены теоретические основы организации труда и современные методы его оптимизации.

На втором этапе был проведен детальный анализ распределения рабочего времени руководителя на конкретном предприятии ООО «Redis». Анализ выявил системные проблемы: чрезмерную концентрацию менеджера на рутинных и операционных задачах в ущерб стратегическим, что было вызвано отсутствием системы делегирования и недостаточным уровнем автоматизации.

На основе этого анализа был разработан комплексный план по совершенствованию системы управления, включающий два взаимосвязанных элемента:

1. Внедрение системы делегирования полномочий для передачи операционных задач ключевым сотрудникам.
2. Внедрение современной системы автоматизации (HoReCa) и KPI для технологической поддержки и объективного контроля.

Итоговый вывод заключается в том, что предложенный комплекс мероприятий позволит не только оптимизировать рабочее время руководителя, но и повысить общую управляемость, прозрачность и финансовые показатели предприятия. Таким образом, цель дипломной работы можно считать полностью достигнутой.

Список использованной литературы

1. Трудовой Кодекс РФ от 4 октября 1997 года N 70 /в редакции Законов РФ от 25 июня 1998 года N 82,31 октября 1998 года N 138) (Введен в действие Законом РФ от 4 октября 1997 года N 71)
2. Положение о квалификационных требованиях для управленческих кадров от 12.07.95г. № 277
3. ГОСТ Р 50 764-95 «Услуги общественного питания. Общие требования»
4. Алавердов, А.Р. Управление персоналом: Учебное пособие [Текст] / А.Р. Алавердов, Е.О. Куроедова, О.В. Нестерова.// М.: МФПУ Синергия, 2013. 192 c.
5. Антипина В, Дифференциация в мотивации персонала. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/article/differentsiatsiya-v-motivatsii-personala
6. Антропова А. Как мотивировать топ-менеджера? [Текст]/ А. Антропова //Компания. №330. 2011. С. 33-37
7. Базаров, Т.Ю. Управление персоналом. Практикум: Учебное пособие для студентов вузов[Текст] / Т.Ю. Базаров.// М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. 239 c.
8. Бедяева, Т.В. Управление персоналом на предприятии туризма: Учебник [Текст] / Т.В. Бедяева, А.С. Захаров; Под ред. проф. Е.И. Богданов. // М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013.- 180 c.
9. Беликова Л.Ф. Основы социальной диагностики и проектирования в управлении организацией. Учебное пособие. Екатеринбург: Изд-во ГОУ ВПО «Рос. гос. проф.-пед. ун-т», 2007. С. 49-50.
10. Богатова Н. П. Книга успешного управляющего.- М., 2012. – 288 с.
11. Бородина В.В. Ресторанно- гостиничный бизнес. Маркетинг и менеджмент. – М.: Книжный мир, 2009.
12. Булкина Н. Диагностика системы стимулирования трудовой деятельности персонала [Текст]/ Н Булкина // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом). 2013. № 6. С. 93 100.
13. Бухалков, М.И. Управление персоналом: Учебник [Текст] / М.И. Бухалков. // М.: ИНФРА-М, 2012. 400 c.
14. Варламова, Е. «Оценка персонала по методу «360 градусов» / Е. Варламова [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php
15. Веснин, В.Р. Управление персоналом в схемах: Учебное пособие [Текст] / В.Р. Веснин.// М.: Проспект, 2013. 96 c.
16. Вудкок М., Фрэнсис Я. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя – практика, Источник — http://www.buro-dv.ru/literatura/liter_14/liter14.php
17. Даринская В.М. Оценка и развитие персонала методом «Ассессмент-центр»[Текст]/ В.М. Даринска., И.Н.Чаплыгин // СПб.: Речь, 2010. 322 с.
18. Диагностика системы управления персоналом предприятия [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://infomanagement.ru/referat/86/3
19. Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: стратегия, маркетинг, интернационализация. Учебное пособие. Гриф УМО вузов России. [Текст] / И.Б, Дуракова// М.: Инфра-М, 2013. 298 с.
20. Зайцева, Т.В. Управление персоналом: Учебник[Текст] / Т.В. Зайцева, А.Т. Зуб.//- М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. 336 c.
21. Захаров А.С., БедяеваТ. В. Управление персоналом на предприятии туризма. Учебник. Гриф УМО вузов России [Текст] / А.С. Захаров, Т. В. Бедяева // М.: Инфра-М, 2013. 180 с.
22. Иванова С.В. Мотивация на 100%.[Текст] / С.В. Иванова // М.: Альпина Бизнес Букс, 2010. 356 с.
23. Ивановская, Л.В. Управление персоналом: теория и практика. Кадровая политика и стратегия управления персоналом: Учебно-практическое пособие [Текст] / Л.В. Ивановская. // М.: Проспект, 2013. 64 c.
24. Ивановская, Л.В. Управление персоналом: Теория и практика. Организация, нормирование и регламентация труда персонала: Учебно-практическое пособие [Текст] / Л.В. Ивановская. // М.: Проспект, 2013. 64 c.
25. Идеальный кейтеринг: какой он? / 13.09.2011. Режим доступа: [http://fotowedding.ru/index.php/different/best/1121-idjealnyj-kjejtjering-kakoj-on.html]
26. Кадровый менеджмент [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://consulting.prohotel.ru/kadrovyiy-menedzhment/
27. Карпова Г.А. Экономика и управление туристской деятельностью : учебное пособие в 2-х частях. Ч. 2. [Текст] / Г.А Карпова, Л.B. Хорева //СПб. : Изд-во СПбГУЭФ,2011. 135 с.
28. Кейтеринг и его разновидности/ 17.06.2008. Режим доступа: [http://pozhenimsya.livejournal.com/1175.html]
29. Кибанов, А.Я. Управление персоналом: Теория и практика. Оценка экономической и социальной эффективности управления персоналом организации: Учебно-практическое пособие[Текст] / А.Я. Кибанов. // М.: Проспект, 2012. 48 c.
30. Козлова Л.А. Построение гибкой системы стимулирования в условиях внедрения изменений в организации [Текст] / Л.А. Козлова // Справочник по управлению персоналом. 2012. № 8. С. 63-66.
31. Комаров Е.И. Стимулирование и мотивация в современном управлении персоналом [Текст] / Е.И. Комаров// Управление персоналом. 2010. № 1. С. 40.
32. Коргова М. Социодиагностика как первый этап оптимизации кадрового менеджмента организаций [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://hr-portal.ru/
33. Коротков Э.М. Исследование систем управления. М.: ДеКА, 2010. С.51.
34. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник. – М.: Дело, 2009.
35. Лукичева, Л.И. Управление персоналом: Учебное пособие [Текст] / Л.И. Лукичева; Под ред. Ю.П. Анискин.// М.: Омега-Л, 2013. 263 c.
36. Лютов Н.Л. Гибкость трудового законодательства и инновационная экономика // Трудовое право, 2010. — № 5. С. 24-47
37. Маслова, В.М. Управление персоналом: Учебник для бакалавров [Текст] / В.М. Маслова. // М.: Юрайт, 2013. 492 c.
38. Менеджмент персонала гостиниц и ресторанов [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://ooopht.ru/1175.html
39. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М., 2009.
40. Мировые тенденции ресторанного бизнеса (электронный ресурс)/ 28.09.2010. – Режим доступа — http://se-group.livejournal.com/15130.html
41. Митрофанова, Е.А. Управление персоналом: Теория и практика. Аудит, контроллинг и оценка расходов на персонал: Учебно-практическое пособие[Текст] / Е.А. Митрофанова. // М.: Проспект, 2013. 80 c.
42. Митрофанова, Е.А. Управление персоналом: Теория и практика. Оценка результатов труда персонала и результатов деятельности подразделений службы управления персоналом: Учебно-практическое пособие [Текст] / Е.А. Митрофанова. // М.: Проспект, 2013. 72 c.
43. Модели и особенности кадрового менеджмента [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.madrace.ru/upravlenie-personalom/kurs-kontseptsii-i-metodi-upravleniya-personalom/modeli-i-osobennosti-kadrovogo-menedzhmenta
44. Моргунов, Е.Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение: Учебник для бакалавров [Текст] / Е.Б. Моргунов. // М.: Юрайт, 2011. 561 c.
45. Мордовченков Н. Комплексная диагностика в управлении персоналом организации [Текст]/ Н. Мордовченков, С. Зверев, А. Сироткин // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2011. № 1. С. 23 — 27.
46. Обслуживание в ресторане: для кого вы это делаете (электронный ресурс). Режим доступа — http://www.1pub.ru/pages/service/1.htm
47. Ольховская Ю. Дистанционное управление персоналом: правила общения, коммуникации [Текст] / Ю. Ольховская, Н. Литвинова, Н. Гришина // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом). 2013. № 6. С. 88 — 92.
48. Основы менеджмента. Источник — http://sumdu.telesweet.net
49. Перспективы и тенденции развития ресторанного бизнеса в Москве (электронный ресурс). Режим доступа — http://infograd.mos.ru/iportal/main/article/Article.SelectThemeArt?RubricId=122&ArticleId=15142
50. Погодин К. С. Кейтеринг. Практическое руководство для владельцев и управляющих. — М.: Ресторанные ведомости, 2009. – 114 с.
51. Попов, Л. А. Управление человеческими ресурсами в индустрии гостеприимства и туризма: Учеб. пособие /[Текст] Л. А. Попов, Е. А. Баклыкова, Рос. экон. акад. им. Г. В. Плеханова. // М. : Изд-во РЭА им. Г. В. Плеханова, 2010. 150 с.
52. Потемкин, В.К. Управление персоналом: Учебник для вузов [Текст] / В.К. Потемкин.// СПб.: Питер, Лидер, 2010. 432 c.
53. Райли М. Управление персоналом в гостеприимстве: учебник. [Текст] / М. Райли // М.:Юнити-Дана. 2011. 180 с.
54. Ресторанный бизнес: аналитический материал (электронный ресурс). – Режим доступа — http://www.atlas-capital.ru/topics/104.html
55. Рестораны для любителей Интернета (электронный ресурс). – Режим доступа — http://www.hotres.ru/articles/63/1856/
56. Сборник кейсов по дисциплине «Управление человеческими ресурсами в индустрии гостеприимства и туризма» / Рос. экон. ун-т им. Г. В. Плеханова, Каф. гостиничного и турист. бизнеса ; Сост. Е. А. Мантейфель. [Текст] // М. : Изд-во РЭУ им. Г. В. Плеханова, 2012. 31 с. : 7.25.
57. Сергиенко С. Новые инструменты для HR: анализ проблем — в процессе игры [Текст] / С. Сергиенко // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом). 2013. № 5. С. 92 — 99.
58. Синявец Т. Система управления персоналом как объект контроля [Текст] / Т. Синявец // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2011. № 5. С. 96 — 104.
59. Система автоматизации ресторанного бизнеса (электронный ресурс). – Режим доступа — http://www.avacco.ru/page.asp?code=sistema_amtomatizacii_restorana
60. Соболева З.Т., Бакунова Р.Б. Справочник руководителя предприятия общественного питания. Спб., 2010.
61. Трифонов О.Ключевое звено. Анализ проблем инновационной деятельности и подготовки кадров [Текст] / О. Трифонов О., А. Шаранин // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом). 2013. № 1. С. 78 — 82.
62. Управление персоналом. Словарь-справочник [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://psyfactor.org/personal/
63. Управленческие решения. Источник — http://ooopht.ru/211/1276/1169/1176.html
64. Усов В.В. Организация обслуживания в ресторане. М, 2009.
65. Черевко В.В. Кадровая диагностика как основа формирования кадровой стратегии организации[Текст] / В.В. Черевко // Экономика и жизнь. № 2. 2012 . С. 99-110
66. Черкасова Ю.М. Информационные технологии управления. – М.: Кнорус, 2010
67. Чернятин С. Выбор организационных форм корпоративного обучения сотрудников вертикально интегрированной компании [Текст] / Чернятин // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом). 2013. № 5. С. 105 — 111.
68. Шапиро С.А. Работа без конфликтов: тактика успешного сотрудничества. [Текст] / С.А. Шапиро, И.Ю. Котенко // М.: Изд-во «Альфа-Пресс», 2011. 384 с.
69. Эволюция кадрового менеджмента и основные подходы к управлению персоналом [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.madrace.ru/upravlenie-personalom/kurs-kontseptsii-i-metodi-upravleniya-personalom/evolutsiya-kadrovogo-menedzhmenta-i-osnovnie-podchodi-k-upravleniu-personalom
70. Эгертон-Томас К. Ресторанный бизнес. Как открыть и успешно управлять рестораном . — М.: РосКонсульт, 2010.
71. Эрдош Дж. Кейтеринг: Как начать и успешно вести выездной ресторанный бизнес. М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 189 с.
72. Юркова Т.И., Юрков С.В. Экономика предприятия. — Электронный учебник // Источник — http://www.flexa.ru
73. Яхонтова, Е.С. Стратегическое управление персоналом: Учебное пособие [Текст] / Е.С. Яхонтова.// М.: ИД Дело РАНХиГС, 2013. 384 c.
74. WFM — новые перспективы для ресторанного бизнеса (электронный ресурс). Режим доступа — http://www.catalog.horeca.ru/newspaper/business/274/