Содержание
Оглавление
Введение………………………………………………………………….…..…. 3
Глава 1. Современная система организации делопроизводства…….…..….8
1.1 Общая характеристика организации документооборота ……….……..8
1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота…………………………………..………………….12
Глава 2. Практические реализации систем электронного документооборота на примере МБУ «ГИКЦ» и обслуживаемых им учреждений…………………………………………………………………..…31
2.1 Обзор ключевых систем электронного документооборота……..…..31
2.2. Нормативно-правовое обоснование деятельности и функционала МБУ «ГИКЦ»……………………………………………………….……51
2.3 Объекты деятельности предприятия деятельности и функционала МБУ «ГИКЦ» ……………………………………………………..……53
2.4 Программно-аппаратное обеспечение объектов……………..……… 54
2.5 Структура и топология ЛВС……….…………………………..…….. 55
2.6 Описание СЭД и управления взаимодействием DIRECTUM …….. 56
Глава 3. Интеграция СЭД, обслуживаемой МБУ «ГИКЦ», в сферу принятия решений на уровне государственного управления в рамках СМЭВ.…………………………………………………..………………………64
3.1 Система межведомственного электронного взаимодействия………..…66
Заключение…………………………………………….……………………….72
Список используемой литературы……………………………………………76
Приложения………………………………………….…………………………82
Выдержка из текста
Введение
Актуальность темы заключается в том, что управленческая деятельность и функционирование любого предприятия, организации и государственного учреждения в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело и архивы.
Длительный период времени основу всего делопроизводства в стране составлял в основном только бумажный документооборот. Это означает, что для регистрации входящей/исходящей информации использовались только бумажные носители. Сама технология такого документооборота предполагала ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов, списков, карточек и картотек. При этом каждый документ еще требовал дополнительной регистрации по составу, содержанию и последующего его движения или хранения. Главная проблема такой традиционной технологии ведения и управления документооборотом состояла в практической невозможности централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудовых затрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение воедино всей соответствующей информации.
Это приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами в целом работает организация, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты определенные исполнители.
Если в малом предприятии в документопоток не становился столь обременительным, то в государственных структурах использование бумажного документооборота не только существенно замедлял весь процесс функционирования, но и порой привносил собой в общий процесс полный хаос, сбои и неразбериху.
В соответствии с действующим законодательством целями формирования и развития информационного общества в России и ее субъектах сегодня являются: повышение качества жизни граждан, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества; совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий. В утвержденной Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства дается следующее определение: «Под электронным правительством понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о деятельности государственных органов» [6]. Правительство Российской Федерации основной задачей своей деятельности определило повышение качества и оперативности предоставления государственных услуг на основе использования новых информационных технологий. Электронное правительство призвано предоставлять информацию и оказывать государственные услуги гражданам, другим ветвям государственной власти с использованием информационных технологий.
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является муниципальное бюджетное учреждение «Городской-информационно-коммуникационный центр», обслуживающий администрацию муниципального образования городского округа «Сыктывкар» и подведомственные ей учреждения в рамках муниципального задания.
Предметом исследования являются аппаратно-програмные средства организации системы электронного документооборота в рамках предоставления муниципальных услуг администрацией МО ГО «Сыктывкар» организационные.
Целью выпускной квалификационной работы является разработать предложения по интеграции системы электронного документооборота обслуживаемой МБУ «ГИКЦ», в сферу принятия решений на уровне государственного управления в рамках СМЭВ.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. провести анализ теоретические и нормативно-правовые аспекты понятий «Документооборот» и «Системы электронного документооборота»
2. проанализировать российский рынок информационных систем в области систем электронного документооборота.
3. проанализировать организационную структуру МБУ «ГИКЦ», функции, задачи и основные виды деятельности МБУ «ГИКЦ».
4. разработать предложения, касающиеся перспектив дальнейшего развития СЭД в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия.
При проведении данного исследования были использованы следующие основные методы:
‒ проведение анализа литературы, касающейся вопросов информационных систем;
‒ анализ нормативно-правовой документации по теме;
‒ сравнительно-сопоставительный анализ и обобщение лучшей отечественной и зарубежной практики по данному вопросу;
‒ интервьюирование руководителей и специалистов МБУ «ГИКЦ» и администрации МОГО «Сыктывкар» и подведомственных учреждений;
‒ классификация, теоретический анализ, синтез и обобщение полученного материала;
Теоретической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство и документооборот предприятия", а также информация и статьи с интернет сайтов.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в разработке рекомендаций по оптимизации работы информационной системы электронного документооборота в рассматриваемой группе учреждений. В результате внедрения разработанных предложений, ожидается, что работа в учреждениях существенно улучшится, в частности, по следующим показателям:
оперативность проведения внутренних документов;
существенное улучшение контроля над работой сотрудников любого подразделения предприятия (учетно-контрольные функции);
прозрачность работы всех подразделений осуществляющих деятельность в сфере муниципального управления;
систематизация и оптимизация общей работы;
повышение качества оказываемых муниципальных услуг.
Нормативной базой работы являются постановления Государственного Стандарта Российской Федерации, Федеральные законы Российской Федерации, распоряжения Правления Пенсионного Фонда России, нормативные акты и требования, касающиеся вопросов документооборота на предприятии и в учреждениях.
Информационной базой послужили нормативные материалы учреждений, устав, муниципальное задание, должностные инструкции сотрудников, приказы и указания и другие материалы.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений, что обусловлено предметом, целью и задачами исследования.
Введение раскрывает актуальность выбранной темы, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе раскрываются теоретические аспекты исследования. Рассматриваются общие понятия, положения и ведется изучение и анализ рынка информационных корпоративных систем России. Проводится анализ необходимости внедрения информационной системы электронного документооборота в холдинг.
Во второй главе исследуется ситуация на отечественном рынке СЭД. Проводится анализ ряда представленных на нем продуктов. Осуществляется анализ практических исследований, касающихся деятельности МБУ «ГИКЦ», администрации МОГО «Сыктывкар» и подведомственных учреждений.
В третьей главе отражены практические рекомендации по улучшению качества предоставляемых услуг объектов исследования в рамках их деятельности.
В заключении подводятся итоги исследования.
В приложениях приведены документы, схемы и модели, позволяющие визуализировать содержание выпускной квалификационной работы.
Список использованной литературы
Список использованной литературы
Правовые акты
1. Конституция РФ от 12.12.1993 г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)
2. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179.
3. Федеральный Закон от 2 мая 2006 года №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
4. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи", "Собрание законодательства РФ", 11.04.2011, N 15, ст. 2036.
5. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», "Собрание законодательства РФ", 21.02.2011, N 8, ст. 1151
6. Распоряжение Правительства РФ от 06.05.2008 N 632-р (ред. от 10.03.2009) «О Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года», "Собрание законодательства РФ", 19.05.2008, N 20, ст. 2372.
7. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815-р "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)", "Собрание законодательства РФ", 15.11.2010, N 46, ст. 6026.
8.ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», М., Стандартинформ, 2010
9.Устав муниципального бюджетного учреждения «Городской информационно-коммуникационный центр»; , Официальный сайт МО ГО «Сыктывкар» http://сыктывкар.рф/attachments/article/14066//Устав%20МБУ%20ГИКЦ.pdf
10.Муниципальное задание на оказание муниципальных услуг по абонентскому обслуживанию средств вычислительной техники и локальных вычислительных сетей, организации предоставления муниципальных услуг по принципу «одного окна» и информационной и техническая поддержке деятельности Администрации муниципального образования городского округа «Сыктывкар» в сети Интернет на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 года. (Не публиковалось)
Источники на русском языке
11. Аверченков В.И. «Информационные системы в производстве и экономике» М.: Флинта, 2011. – 274 с.
12. Барышников А.А. Делопроизводство — без проблем // Кадровое дело. 2011. — №6. – С.8
13. Бройдо В. Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. -СПб.: Питер. 2002.
14. Бушуева Е.В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России // Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. — № 3. – С. 38.
15. Клоков И.В., Поташинский В.С. «Эффективное делопроизводство». СПб.: Питер, 2008 -224 стр.
16. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота. Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. — № 3. – С.10.
17. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008.- С.32
18. Леонтьев В.П. «Новейшая энциклопедия персонального компьютера», М.,: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005. 800 с.
19. Репин В.В. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление», М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013., 512 с.
20. Саак А.Э., Пахомов Е.В., Тюшняков В.Н. «Информационные технологии управления: Учебник для вузов: 2-е изд.», СПб.: Питер,2012. – 320 стр.
21. Спивак В.А. «Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). Краткий курс», СПб.: Питер, 2010, 256 стр.
22. Скиба О. А. Риски при автоматизации процесса обработки документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2011. № 7. С. 22 -34.
Электронные ресурсы
23. Информатизация в регионах России . [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
24. Системы электронного документооборота: Руководство для покупателя. Материал подготовлен специалистами компании «Абис Софт». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://doc.cnews.ru/whitepapers/abis_soft_sed.pdf
25. Скиба О. А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления . [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www. sekretariat. ru/discuss/91392/
26. Свободная общедоступная многоязычная универсальная энциклопедия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/GUI
27. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88
28. Электронный документооборот и делопроизводство. Решения Microsoft в области документооборота для РОССИЙСКИХ органов государственной власти и местного самоуправления. Информационный бюллетень Microsoft. 78 с. http://www.microsoft.com/ rus/government/newsletters/.
29. OptimaWorkflow. «Типовое решение «Делопроизводство». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://optima-workflow.ru/clerical-work.html
30. PayDox.Collaboration Suite. «Электронный документооборот и совместная работа». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?l=ru