Разработка автоматизированного электронного архива для промышленного предприятия: Методологическое руководство по написанию дипломной работы

В современном мире, где объём информации удваивается каждые несколько лет, для промышленных предприятий вопрос эффективного управления документацией становится не просто важным, а критически значимым. Переход от бумажных архивов к электронным позволяет не только сократить издержки, но и значительно повысить скорость доступа к данным, обеспечить их сохранность и юридическую значимость. Внедрение электронного архива на небольшом производственном предприятии (100 человек, 20 пользователей архива), например, позволило сократить время на поиск документов с 6–8% до 3–4% рабочего времени, что привело к экономии 1200–1600 рабочих часов в год. Этот факт ярко иллюстрирует потенциал автоматизации архивного дела, превращая его из рутинной обязанности в мощный инструмент повышения производительности и конкурентоспособности, позволяющий предприятию значительно опережать конкурентов.

Данное руководство призвано стать всесторонней основой для написания дипломной работы, посвященной разработке автоматизированного электронного архива (АЭА) на примере промышленного предприятия. Цель исследования состоит в разработке и систематизации методики создания АЭА, охватывающей все ключевые аспекты – от теоретических основ и правового регулирования до практических вопросов проектирования, экономической оценки и обеспечения безопасности. Руководство предлагает студентам и аспирантам технических или экономических специальностей чёткую структуру дипломного проекта, детализированные требования к содержанию каждой главы и методологические рекомендации, позволяющие глубоко проработать выбранную тему.

Актуальность проблемы автоматизации архивного дела

Эпоха цифровой трансформации диктует новые условия для промышленных предприятий. Ежедневный объём генерируемых документов – от проектно-конструкторской и технологической до финансово-бухгалтерской и кадровой документации – стремительно растёт. Традиционные бумажные архивы, с их громоздкой системой хранения, медленным поиском и высокими рисками утраты или повреждения документов, становятся анахронизмом. Эти проблемы многократно усугубляются в условиях крупного промышленного предприятия, где каждый документ имеет свою ценность и жизненный цикл, а несвоевременный доступ к информации может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. Следовательно, отказ от автоматизации в современных реалиях означает сознательный выбор в пользу снижения конкурентоспособности и увеличения операционных рисков.

Автоматизация архивного дела не просто оптимизирует работу, но и создаёт стратегическое преимущество. Она обеспечивает оперативность доступа к необходимой информации, что критически важно для принятия решений, снижает операционные издержки, связанные с обработкой и хранением бумажных документов, повышает уровень информационной безопасности и поддерживает соответствие постоянно меняющимся нормативно-правовым требованиям. Внедрение АЭА позволяет унифицировать процессы документооборота, минимизировать человеческий фактор и обеспечить непрерывность бизнес-процессов даже в условиях форс-мажора. Именно поэтому автоматизация становится необходимым условием для устойчивого развития.

Цель и задачи дипломной работы

Целью дипломной работы является разработка и систематизация методического подхода к созданию автоматизированного электронного архива для промышленного предприятия, обеспечивающего эффективное управление электронными документами на всех этапах их жизненного цикла, с учётом актуальных нормативно-правовых актов и технологических решений.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретико-методологические основы создания автоматизированных электронных архивов, включая ключевые понятия, классификации систем и эволюцию технологий.
2. Проанализировать действующую нормативно-правовую базу Российской Федерации, регулирующую электронный документооборот и архивное дело, а также стандарты в области информационных технологий.
3. Выполнить обзор существующих программных продуктов и технологических решений для автоматизации архивной деятельности, выявив их функциональные и технологические требования применительно к промышленному предприятию.
4. Разработать методику системного анализа бизнес-процессов архива промышленного предприятия и детализировать структуру технического задания на создание АЭА в соответствии с ГОСТ 34.602-2020.
5. Описать основные этапы проектирования и разработки программного обеспечения автоматизированного электронного архива, включая архитектуру базы данных и принципы проектирования пользовательского интерфейса с использованием UML.
6. Предложить методики оценки экономической эффективности внедрения АЭА и определить необходимые организационные меры для его успешной эксплуатации.
7. Рассмотреть вопросы обеспечения информационной безопасности и требований охраны труда при разработке и эксплуатации автоматизированного электронного архива.

Объект и предмет исследования

Объектом исследования являются процессы архивного делопроизводства и документооборота на промышленном предприятии, характеризующиеся большим объёмом, разнообразием типов документов и сложной структурой взаимодействия между подразделениями.

Предметом исследования выступают методы, средства и технологии автоматизации архивного дела, включая программные продукты, стандарты проектирования информационных систем и подходы к обеспечению юридической значимости и долговременного хранения электронных документов в контексте промышленного предприятия.

Методологическая основа и структура работы

Данная дипломная работа строится на комплексной методологической основе, включающей:

• Системный анализ: для изучения и оптимизации существующих бизнес-процессов архивного дела.
• Принципы проектирования информационных систем: с использованием объектно-ориентированного подхода и языка UML для моделирования архитектуры и функциональности АЭА.
• Нормативно-правовую базу РФ: включающую федеральные законы, ГОСТы и приказы Росархива, обеспечивающие юридическую значимость и соответствие системы государственным требованиям.
• Сравнительный анализ: для оценки существующих программных продуктов и технологических решений.
• Экономико-математическое моделирование: для расчёта экономической эффективности внедрения АЭА.

Структура дипломной работы представлена в виде следующих основных разделов, каждый из которых последовательно раскрывает обозначенные задачи:

1. Введение: Обоснование актуальности, постановка цели и задач, определение объекта и предмета исследования, описание методологической основы.
2. Теоретико-методологические основы и правовое регулирование: Обзор ключевых понятий, классификация систем, анализ нормативно-правовой базы и стандартов.
3. Обзор существующих решений и технологические требования: Анализ рынка программных продуктов, функциональные и технологические требования к АЭА, форматы хранения и особенности размещения данных.
4. Системный анализ бизнес-процессов архива и разработка технического задания: Методика системного анализа, детальное описание структуры и содержания ТЗ по ГОСТ 34.602-2020.
5. Проектирование и разработка программного обеспечения: Описание этапов ЖЦ ПО, проектирование архитектуры БД и пользовательского интерфейса, применение UML-моделирования.
6. Экономическая эффективность внедрения и организационные меры: Методы оценки экономической эффективности, расчёты экономии, организационные аспекты эксплуатации и долговременного хранения.
7. Информационная безопасность и охрана труда: Вопросы обеспечения ИБ, системы контроля доступа, требования охраны труда и эргономики.
8. Заключение: Обобщение результатов, выводы и перспективы дальнейших исследований.
9. Список использованных источников и Приложения.

Такая структура обеспечит комплексное и глубокое раскрытие темы, соответствующее академическим стандартам и практическим потребностям современного промышленного предприятия.

Теоретико-методологические основы и правовое регулирование создания электронных архивов

Прежде чем приступить к разработке любого значимого программного продукта, особенно такого, как автоматизированный электронный архив, необходимо заложить прочный фундамент из теоретических знаний и правовых норм. Это подобно строительству здания: без понимания принципов архитектуры и инженерных расчётов, а также без соблюдения строительных кодексов, невозможно возвести надёжное и функциональное сооружение, способное выдержать проверку временем и законодательством. В данном разделе мы погрузимся в мир базовых понятий, классификаций систем и юридических аспектов, которые определяют рамки и требования к современному электронному архиву.

Основные понятия и классификация систем

Мир управления документами и контентом изобилует аббревиатурами и терминами, которые часто пересекаются, но имеют свои уникальные нюансы. Для чёткого понимания предмета исследования необходимо дать точные определения ключевым понятиям.

Электронный архив – это не просто папка на жёстком диске. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», это информационная система, которая обеспечивает архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, а также доступ к ним и их использование. По сути, это комплексное решение, гарантирующее надёжность хранения, конфиденциальность, разграничение доступа, отслеживание истории изменений, а также удобство и скорость поиска информации. Электронный архив может быть также трактован как массив электронных документов, подлежащий хранению в соответствии с нормативными актами РФ.

Рядом с понятием электронного архива часто стоят другие аббревиатуры:

• Система электронного документооборота (СЭД): Это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации, оперируя человеко-читаемыми документами. СЭД автоматизирует полный цикл работы с документами – от создания и редактирования до согласования, подписания и отправки, полностью переводя их в цифровую форму. Она фокусируется на активном документообороте и бизнес-процессах, что является её принципиальным отличием от архива.
• ECM-системы (Enterprise Content Management — Управление корпоративным контентом): Это более широкий класс программного обеспечения, охватывающий весь жизненный цикл корпоративного контента, включая его создание, хранение, использование, архивирование и уничтожение. ECM-системы управляют неструктурированной информацией (документы, изображения, видео, аудио), обеспечивая эффективное управление записями, которые могут быть как активными, так и архивными. Таким образом, электронные архивы документов фактически входят в класс ECM-систем, являясь их неотъемлемой частью, ответственной за долговременное и структурированное хранение.
• Система управления базами данных (СУБД): Это комплекс программно-языковых средств, предназначенных для создания, объединения, удаления информации в базах данных, а также для предоставления к ним доступа определённым пользователям и защиты от взлома. СУБД является фундаментом, на котором строятся СЭД и электронные архивы, обеспечивая эффективное хранение, извлечение и управление структурированными данными.
• CASE-средства (Computer-Aided Software Engineering): Это инструментарий, автоматизирующий процессы проектирования и разработки программного обеспечения. CASE-средства поддерживают различные этапы жизненного цикла ПО, помогая системным аналитикам, разработчикам и программистам в анализе требований, проектировании прикладного ПО и баз данных, генерации кода, тестировании, документировании и управлении проектом.
• Жизненный цикл программного обеспечения (ЖЦ ПО или SDLC — Software Development Life Cycle): Это методология, систематически описывающая весь период существования программного продукта – от момента принятия решения о его создании до полного вывода из эксплуатации. ЖЦ ПО включает фазы анализа требований, проектирования, реализации, тестирования, интеграции, внедрения и поддержки, обеспечивая соответствие ПО стандартам качества и требованиям безопасности.

Правовое регулирование электронного документооборота и архивного дела в РФ

В Российской Федерации правовое регулирование электронного документооборота и архивного дела представляет собой сложную систему, сформированную множеством нормативных актов, а не единым сводом законов. Этот «законодательный ландшафт» постоянно развивается, что требует от разработчиков и пользователей АЭА постоянного мониторинга изменений, поскольку любое упущение может повлечь юридические последствия.

Основные законодательные акты, формирующие правовую основу:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон является краеугольным камнем в регулировании отношений, связанных с организацией хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Он определяет основные принципы и механизмы работы с архивами, включая и электронные формы.
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон критически важен для обеспечения юридической значимости электронных документов. Он устанавливает виды электронных подписей (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), условия их применения и юридические последствия, приравнивая электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный закон регулирует общие вопросы работы с электронными документами, устанавливает принципы информационного обмена, правовой режим информации и требования к её защите, что напрямую касается безопасности электронных архивов.
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Этот закон разрешает подписывать первичные бухгалтерские документы через электронный документооборот (ЭДО) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, что делает возможным полную цифровизацию финансовой документации и её архивирование в электронном виде.
• Налоговый кодекс РФ. Закрепляет право организаций сдавать отчётность и передавать документы в Федеральную налоговую службу (ФНС) в электронной форме, а также содержит требования к электронным счетам-фактурам, что также стимулирует развитие электронных архивов для налоговой документации.

Эти законы создают общий правовой каркас, в рамках которого должен функционировать любой АЭА, обеспечивая его юридическую легитимность и соответствие государственным требованиям. Без их строгого соблюдения внедрённая система не сможет выполнять свои функции в полной мере.

Стандарты в области архивного дела и информационных технологий

Помимо законодательных актов, разработка и эксплуатация электронных архивов невозможна без опоры на стандарты, которые детализируют технические требования и методические рекомендации. Они являются своего рода «инженерными чертежами», обеспечивающими унификацию, надёжность и совместимость систем, что крайне важно для долговременного хранения.

• ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт (взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013) содержит актуализированные определения, касающиеся делопроизводства и архивного дела, что является основой для формирования единой терминологии в дипломной работе и при проектировании системы.
• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». В нём изложены важнейшие требования и рекомендации по долговременному хранению электронных документов, что критически важно для архивов. Стандарт затрагивает вопросы форматов, метаданных, миграции и конверсии, чтобы обеспечить доступность документов на протяжении всего установленного срока хранения.
• ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Процессы конверсии и миграции электронных документов». Этот стандарт дополняет предыдущий, предоставляя конкретные рекомендации по обеспечению достоверности, надёжности, а также по конверсии и миграции электронных документов между различными системами и форматами. Это гарантирует, что документы сохранят свою юридическую значимость и читаемость даже при смене технологий.
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 15.06.2020 № 70. Утверждает требования к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Хотя он напрямую касается госорганов, его положения являются ориентиром для коммерческих предприятий, стремящихся к высокому уровню надёжности и соответствия.
• Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 года. Утверждает правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях. Этот приказ задаёт общие организационные рамки для работы с архивными документами, независимо от их формата.

Совокупность этих нормативных и стандартизирующих документов формирует исчерпывающую правовую и методологическую базу, необходимую для грамотной разработки автоматизированного электронного архива, который будет не только функциональным, но и юридически значимым и надёжным.

Анализ существующих моделей и методологий разработки информационных систем

Разработка автоматизированного электронного архива – это сложный инженерный проект, требующий системного подхода. Чтобы создать качественное программное обеспечение, необходимо опираться на проверенные методологии и модели жизненного цикла программного обеспечения (ЖЦ ПО). Они обеспечивают структурированность, управляемость и предсказуемость процесса разработки, снижая при этом риски и повышая вероятность успеха.

Существует множество моделей ЖЦ ПО, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки, а также области оптимального применения.

1. Каскадная (водопадная) модель (Waterfall Model): Это классический линейный подход, где каждый этап (анализ требований, проектирование, реализация, тестирование, внедрение, поддержка) строго последователен. Переход к следующему этапу возможен только после полного завершения предыдущего.
   • Преимущества: Простота управления, чёткая документация на каждом этапе, подходит для проектов с хорошо определёнными и стабильными требованиями.
   • Недостатки: Низкая гибкость к изменениям, ошибки на ранних этапах обнаруживаются поздно, что приводит к дорогостоящим переделкам.
   • Применимость для АЭА: Может быть использована для тех частей проекта, где требования к функционалу архива (например, к базовым функциям хранения и поиска) чётко определены и не подвержены частым изменениям.
2. Итеративная/Инкрементальная модель: Проект делится на несколько итераций (циклов), каждая из которых включает мини-версию всех этапов ЖЦ ПО. В конце каждой итерации выпускается работоспособная, но неполная версия продукта, которая постепенно наращивает функционал.
   • Преимущества: Позволяет быстрее получить работающий продукт, легко адаптируется к изменениям требований, риски распределяются по итерациям.
   • Недостатки: Требует чёткого планирования каждой итерации, сложность управления большим количеством итераций.
   • Применимость для АЭА: Идеально подходит для разработки электронного архива, поскольку требования к различным модулям (например, к специализированным функциям для конструкторской документации или интеграции с PLM-системами) могут уточняться в процессе.
3. Спиральная модель (Spiral Model): Сочетает линейный подход каскадной модели с итеративным подходом, фокусируясь на управлении рисками. Каждая итерация (виток спирали) начинается с анализа рисков и заканчивается прототипом или частью системы.
   • Преимущества: Высокая степень управления рисками, гибкость, возможность раннего обнаружения проблем.
   • Недостатки: Сложность управления, высокая стоимость, требуется опытный персонал для оценки рисков.
   • Применимость для АЭА: Целесообразна для крупных, сложных проектов АЭА на промышленных предприятиях, где велика неопределённость требований и риски внедрения (например, риски интеграции с устаревшими системами).
4. Agile-методологии (Scrum, Kanban и др.): Семейство гибких подходов, основанных на итеративной разработке, постоянном взаимодействии с заказчиком, быстрой адаптации к изменениям и поставке работающего продукта небольшими порциями (спринтами).
   • Преимущества: Высокая адаптивность, быстрый отклик на изменения, вовлечённость заказчика, фокус на ценности для пользователя.
   • Недостатки: Требует высокой самоорганизации команды, может быть сложным для крупных, географически распределённых команд, не всегда подходит для проектов с жёсткими регуляторными требованиями к документации.
   • Применимость для АЭА: Может быть использована для разработки отдельных модулей или пользовательского интерфейса, где важна скорость и гибкость, при условии соблюдения требований к документации согласно ГОСТам.

Принципы проектирования информационных систем:

В контексте проектирования АЭА особенно актуальны следующие подходы:

• Объектно-ориентированный подход (ООП): Это парадигма программирования, основанная на представлении системы как совокупности взаимодействующих объектов. Применительно к АЭА, это означает, что документы, пользователи, подразделения, правила доступа рассматриваются как объекты со своими свойствами и методами. ООП способствует модульности, повторному использованию кода и упрощению поддержки.
• Использование языка UML (Unified Modeling Language): UML является универсальным графическим языком для анализа предметных областей, моделирования существующих систем, проектирования объектных моделей и программного обеспечения. Он позволяет описывать классы, объекты, компоненты, а также взаимодействие между ними. Диаграммы классов UML, например, активно используются при проектировании и документировании архитектуры базы данных и структуры программных модулей электронного архива.
• Принципы модульности и декомпозиции: Система АЭА должна быть разбита на независимые модули, каждый из которых выполняет определённую функцию. Это упрощает разработку, тестирование, масштабирование и сопровождение. Например, модуль для работы с конструкторской документацией может быть разработан и протестирован отдельно от модуля для финансовой отчётности.

Для дипломной работы, посвящённой разработке АЭА для промышленного предприятия, наиболее рациональным представляется гибридный подход, сочетающий элементы каскадной модели (для высокоуровневого планирования и соответствия ГОСТам) с итеративным или спиральным подходом для детальной разработки и реализации отдельных функциональных модулей. Это позволит обеспечить как строгое следование государственным стандартам, так и гибкость в адаптации к специфическим требованиям предприятия.

Обзор существующих решений и технологические требования к автоматизированному электронному архиву

Внедрение автоматизированного электронного архива – это не просто покупка программного обеспечения, а стратегическое решение, которое должно гармонично вписаться в существующую IT-инфраструктуру промышленного предприятия и обеспечить долгосрочную перспективу развития. Этот раздел посвящён анализу ландшафта существующих программных продуктов, а также определению функциональных и технологических требований, которые необходимо учитывать при выборе или разработке АЭА. Важно понимать, что для промышленного предприятия эти требования будут иметь свою специфику, связанную с масштабами производства, разнообразием документации и необходимостью интеграции с производственными системами.

Анализ рынка программных продуктов для автоматизации архивной деятельности

Рынок программного обеспечения для автоматизации архивной деятельности богат разнообразными решениями, которые можно условно разделить на две большие категории: универсальные ECM-системы и специализированные архивные системы.

ECM-системы (Enterprise Content Management), используемые для автоматизации архивного делопроизводства:

Это многофункциональные платформы, которые управляют всем жизненным циклом корпоративного контента. Они часто используются не только для архивации, но и для текущего документооборота.

• eDocLib 2.6.2 (на Web-технологиях): Российская ECM-система, построенная на современных веб-технологиях. Отличается гибкостью и масштабируемостью, способна обрабатывать различные типы документов и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Её веб-ориентированный интерфейс обеспечивает доступность с любого устройства, что важно для распределённых промышленных предприятий.
• «Авандок»: Ещё одна российская ECM-система, предлагающая широкий набор функций для автоматизации документооборота и управления архивом. Она ориентирована на комплексное решение задач управления документами, включая создание, согласование, хранение и поиск.

Специализированные архивные системы:

Эти системы заточены именно под архивное дело и часто предлагают более глубокую проработку специфических архивных функций, таких как долговременное хранение, работа с фондами, описями и актами.

• «АРХИВНОЕ ДЕЛО»: Тиражируемый продукт, разработанный с учётом действующей нормативно-правовой базы РФ. Фокусируется на автоматизации учёта документов архивного фонда, включая подготовку архивных описей, актов об уничтожении и другой специфической отчётности.
• АИС ЭЛАР-Архив: Комплексная система, разработанная крупнейшим российским интегратором. Предлагает модульную структуру, включающую такие компоненты, как «Читальный зал» (для работы пользователей с документами), «Отчётно-статистическая документация и протоколы ЭПК» (для формирования отчётности и экспертно-проверочной комиссии), «Виртуальная приёмная» и «Виртуальный читальный зал» (для удалённого доступа к архивным фондам). Это решение особенно актуально для крупных предприятий с потребностью в предоставлении доступа широкому кругу пользователей.
• «Электронный архив Этлас»: Российская разработка, ориентированная на создание эффективных электронных архивов с широкими возможностями поиска, систематизации и обеспечения сохранности документов.
• Directum RX Долговременный Архив: Продукт, выделенный из популярной СЭД Directum RX, специально предназначенный для организации юридически значимого долговременного хранения электронных документов. Он включает функционал для формирования контейнеров долговременного хранения, проверки электронной подписи и управления сроками хранения.
• LDM.Цифровой архив: Ещё одно российское решение, направленное на создание цифровых архивов с акцентом на централизованное хранение, быстрый поиск и обеспечение безопасности.
• 1С:Архив: Решение, интегрированное с экосистемой 1С, что делает его привлекательным для предприятий, уже использующих продукты 1С для бухгалтерского учёта и управления предприятием. Обеспечивает систематизацию и хранение документов, связанных с бизнес-процессами, автоматизированными в 1С.

Выбор между ECM-системой и специализированным архивным решением зависит от потребностей предприятия. Если требуется комплексное управление всеми видами контента и бизнес-процессами, ECM может быть предпочтительнее. Если основной задачей является строгое соблюдение архивных правил и долговременное хранение, специализированные системы предлагают более глубокую функциональность. Разве не стоит рассмотреть все возможные варианты, чтобы избежать потенциальных проблем в будущем?

Функциональные требования к системе электронного архива

Функциональные требования определяют, что именно система должна делать, чтобы соответствовать потребностям предприятия. Для АЭА промышленного предприятия они особенно обширны, учитывая разнообразие документов и сложность бизнес-процессов.

Общие функциональные требования:

• Создание и регистрация документов: Возможность создания электронных документов непосредственно в системе или их импорта из других источников с автоматической регистрацией и присвоением уникальных идентификаторов.
• Хранение и управление версиями: Надёжное и структурированное хранение документов, поддержка версионности (сохранение всех изменений и возможность возврата к предыдущим версиям).
• Изменение и редактирование: Возможность внесения изменений в документы с фиксацией истории правок и указанием авторов.
• Пересылка и согласование: Автоматизация процессов пересылки документов между сотрудниками и подразделениями, организация многоуровневых маршрутов согласования.
• Отслеживание статуса подписания: Контроль за процессом подписания документов электронной подписью, отображение текущего статуса (ожидает подписи, подписан, отклонен).
• Надёжность хранения: Гарантия сохранности документов в течение всего срока хранения, включая механизмы резервного копирования и восстановления.
• Конфиденциальность и разграничение доступа: Строгое разграничение прав доступа к документам на основе ролей пользователей, отделов или конкретных документов.
• Удобство и скорость поиска: Мощные поисковые механизмы по атрибутам, содержимому документов (полнотекстовый поиск), категориям, тегам, позволяющие находить нужную информацию за минимальное время.
• Отслеживание истории изменений: Ведение подробного аудита всех действий с документами – кто, когда и какие операции совершал.

Типовые требования к системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов (утверждены Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69) также являются ориентиром для коммерческих предприятий:

• Управление документами: Соответствие процессов и процедур управления документами нормативным актам (например, по формированию номенклатуры дел, описей, актов об уничтожении).
• Поддержка различных типов файлов: Хранение текстовых документов, изображений, аудио- и видеофайлов, а также специфических для промышленных предприятий форматов (САПР-чертежи, 3D-модели).
• Формирование отчётных форм: Автоматическая генерация номенклатур дел, описей дел, актов об уничтожении документов, листов-заверителей.
• Автоматическая проверка сроков хранения: Система должна автоматически отслеживать сроки хранения документов и предлагать к уничтожению те, срок которых истёк, с формированием соответствующих актов.

Специфические функции для промышленного предприятия:

• Актуализация для архивов нормативно-технической документации (НТД): Для промышленных предприятий критически важна актуальность стандартов, регламентов, чертежей. Система должна обеспечивать быструю замену устаревших версий НТД на актуальные, с сохранением истории изменений.
• Функция выборки для финансовой документации: Возможность оперативной выборки и формирования пакетов документов по запросам, например, для налоговых проверок или аудита.
• Интеграция с PLM/ERP/MES-системами: Для промышленных предприятий крайне важна бесшовная интеграция АЭА с существующими производственными и управленческими системами (Product Lifecycle Management, Enterprise Resource Planning, Manufacturing Execution System) для обеспечения единого информационного пространства.

Требования к форматам хранения и технологической платформе

Выбор форматов хранения и технологической платформы для АЭА – это решение, которое определяет долговечность, доступность и юридическую значимость архива.

Требования к форматам хранения:

• Формат PDF/A-1: Для архивного хранения электронных документов рекомендован формат PDF/A-1 (соответствующий ISO 19005-1:2005). Это стандартный формат для долговременного хранения, который обеспечивает сохранение визуального представления документа независимо от используемого ПО или операционной системы. Он гарантирует, что документ будет выглядеть одинаково через многие годы. Этот формат рекомендован Росархивом/ВНИИДАД и указан в Приказах Минкомсвязи России N 186 и ФСО России N 258 от 27.05.2015, а также в Приказе Росархива от 31.07.2023 № 77.
• Контейнер электронного документа: Для архивного хранения электронный документ должен представлять собой сжатую zip-папку, включающую файл PDF/A-1, метаданные (в формате XML) и электронные подписи. Такой контейнер обеспечивает целостность и юридическую значимость всего пакета документов.
• Метаданные в формате XML: Метаданные (информация о документе: автор, дата создания, тип, срок хранения и т.д.) должны храниться в формате XML, что обеспечивает их машиночитаемость, стандартизацию и возможность лёгкой интеграции с другими системами.
• Форматы для отображения: Информационные системы электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти должны обеспечивать работу с файлами форматов PDF, RTF, DOC, TIFF для отображения. Для промышленного предприятия этот список может быть расширен специфическими форматами САПР (например, DWG, DXF) и 3D-моделей.

Технологическая платформа:

• Веб-технологии: Использование веб-технологий для клиентской части системы обеспечивает кроссплатформенность, доступность с любого устройства и простоту развёртывания.
• Совместимо��ть с российским ПО: В свете политики импортозамещения крайне важна совместимость с российскими операционными системами (например, «Альт СП», Astra Linux) и СУБД. Минцифры России активно работает над обязательной совместимостью ПО с российскими ОС и процессорами для включения в Единый реестр ПО.
• Отечественные СУБД (на базе PostgreSQL): Многие российские СУБД базируются на открытом исходном коде PostgreSQL, что обеспечивает гибкость и независимость. Среди них выделяют Red База Данных, Tantor Labs (входящую в «Группу Астра»), Proxima DB (от Orion soft), Postgres Pro (от Postgres Professional), Arenadata Database и «Енисей» (для неструктурированных данных). Решения, такие как Arenadata QuickMarts (ADQM) и ADQM Control, уже поддерживают «Альт СП» релиз 10 на платформе x86₆₄.
• Поддержка импортонезависимых платформ: Для построения мощных систем хранения больших объёмов данных важна не только совместимость, но и возможность развёртывания на импортонезависимых аппаратных платформах.
• Масштабируемость: Система должна быть способна обрабатывать и хранить постоянно растущие объёмы данных, обеспечивая при этом высокую производительность и быстрый доступ.
• Обеспечение юридической значимости: Технологическая платформа должна поддерживать механизмы работы с электронными подписями, штампами времени и другими атрибутами, обеспечивающими юридическую значимость документов.

Особенности хранения электронных документов: локальные, облачные и гибридные решения

Выбор стратегии хранения электронных документов является одним из ключевых решений при создании АЭА, влияющим на безопасность, доступность и стоимость.

Варианты хранения:

1. Выделенные или локальные серверы (On-Premise):
   • Описание: Документы хранятся на серверах, расположенных непосредственно на территории предприятия или в его собственном центре обработки данных.
   • Преимущества: Полный контроль над данными и инфраструктурой, высокая степень безопасности (для многих предприятий это критично), независимость от внешних провайдеров.
   • Недостатки: Высокие капитальные затраты на приобретение и обслуживание оборудования, необходимость наличия квалифицированного IT-персонала, сложности с масштабированием.
   • Применимость: Часто выбирается промышленными предприятиями с высокими требованиями к безопасности конфиденциальной информации и государственными учреждениями.
2. Облачные хранилища (Cloud Storage):
   • Описание: Документы размещаются на удалённых серверах, принадлежащих стороннему провайдеру облачных услуг. Облачные хранилища могут быть организованы у провайдера СЭД или стороннего провайдера.
   • Преимущества: Низкие капитальные затраты, высокая масштабируемость и гибкость, доступность из любой точки мира, ответственность за инфраструктуру лежит на провайдере.
   • Недостатки: Зависимость от провайдера, потенциальные риски безопасности и конфиденциальности данных (особенно при хранении у зарубежных провайдеров), необходимость обеспечения стабильного интернет-соединения.
   • Российское законодательство: Российское законодательство не содержит прямых запретов на размещение электронных документов в облаке. «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов» (2012) Росархива отмечали перспективность облачных технологий. Однако, при использовании облачных решений важно учитывать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и обеспечивать размещение данных на территории РФ.
   • Риски: Хранение на диске обычного ПК категорически не предусмотрено Приказом Росархива № 77 из-за высоких рисков утраты и невозможности обеспечения должного уровня безопасности и надёжности.
3. Гибридные решения:
   • Описание: Комбинация локального и облачного хранения. Например, активные документы могут храниться в облаке для быстрого доступа, а архивные документы с долгими сроками хранения – на локальных серверах или в специализированных облачных архивах с повышенными требованиями к безопасности.
   • Преимущества: Сочетание преимуществ обоих подходов, гибкость, возможность оптимизации затрат и уровня безопасности для различных типов документов.
   • Недостатки: Более высокая сложность управления и интеграции.
   • Применимость: Часто является оптимальным выбором для крупных предприятий, которым необходимо балансировать между безопасностью, доступностью и стоимостью.

Требования к масштабируемости и импортонезависимости:

Независимо от выбранной модели хранения, АЭА должен соответствовать следующим критическим требованиям:

• Масштабируемость: Способность системы эффективно функционировать при значительном увеличении объёмов хранимых данных и числа пользователей. Для промышленного предприятия, где объёмы документов постоянно растут, это обязательное условие.
• Поддержка импортонезависимых платформ: С учётом текущей геополитической ситуации и политики импортозамещения, АЭА должен быть способен функционировать на аппаратном и программном обеспечении, произведённом в России или странах, не входящих в список «недружественных». Это касается как серверов, так и операционных систем, и СУБД.
• Обеспечение юридической значимости: Вся архитектура хранения, включая выбор форматов и механизмов работы с электронными подписями, должна быть направлена на обеспечение юридической значимости документов на протяжении всего срока их хранения.

Выбор оптимального решения для хранения данных в АЭА – это сложный процесс, требующий тщательного анализа потребностей предприятия, оценки рисков, соответствия законодательству и учёта долгосрочной стратегии развития.

Системный анализ бизнес-процессов архива и разработка технического задания для АЭА

Прежде чем приступить к разработке автоматизированного электронного архива (АЭА), необходимо провести глубокий и всесторонний анализ текущего состояния архивного дела на предприятии. Этот этап подобен диагностике перед лечением: невозможно эффективно решить проблему, не понимая её корней и проявлений. Системный анализ бизнес-процессов позволяет выявить узкие места, определить потребности и сформулировать чёткие требования к будущей системе. Результатом этого анализа становится техническое задание (ТЗ) – документ, который служит мостом между потребностями бизнеса и технической реализацией, обеспечивая единое понимание целей проекта всеми участниками.

Методика системного анализа бизнес-процессов архива

Системный анализ бизнес-процессов архива – это структурированный подход к изучению того, как документы создаются, обрабатываются, хранятся и используются на предприятии в настоящее время, и как эти процессы могут быть улучшены с помощью автоматизации.

Основные этапы методики:

1. Формирование рабочей группы: Для успешного анализа необходима мультидисциплинарная команда. В неё должны войти:
   • Представители IT-отдела: для оценки технических возможностей и ограничений.
   • Юридический отдел: для обеспечения соответствия нормативно-правовым требованиям.
   • Операционное управление/представители бизнеса: для понимания текущих процессов и формулирования потребностей.
   • Представители пользователей архива: для сбора реальных сценариев использования и выявления болевых точек.
2. Идентификация и описание основных типов документов: Необходимо составить полный перечень всех видов документов, подлежащих архивированию (например, конструкторская документация, технологические карты, финансовые отчёты, кадровые приказы, договоры). Для каждого типа документа следует описать его структуру, ключевые атрибуты (метаданные) и требования к хранению.
3. Аудит текущих процессов («AS-IS» — «как есть»): На этом этапе проводится детальное описание существующих бизнес-процессов архивного дела. Это включает:
   • Сбор информации: Интервью с сотрудниками, анализ регламентов, изучение потоков документов.
   • Построение моделей «AS-IS»: Визуализация текущих процессов с использованием графических нотаций (например, BPMN – Business Process Model and Notation). Эти модели показывают:
     • кто что делает (роли, ответственные);
     • какие операции выполняются (создание, регистрация, согласование, утверждение, передача на хранение, поиск, выдача);
     • какие ресурсы используются;
     • какие документы циркулируют;
     • какие существуют проблемы и узкие места (задержки, потери документов, ошибки, дублирование операций).
   • Анализ жизненных циклов документов: Для каждого типа документа определяется его путь от создания до уничтожения или долговременного хранения, включая все стадии, сроки и ответственных лиц.
4. Оценка задач автоматизации: На основе выявленных проблем и потребностей формулируются конкретные задачи, которые должна решить будущая система автоматизации. Например, сокращение времени поиска документов, исключение ручного ввода, обеспечение контроля версий.
5. Разработка моделей оптимизированных процессов («AS-TO-BE» — «как должно быть»): На этом этапе разрабатываются новые, оптимизированные бизнес-процессы, которые будут реализованы с помощью АЭА. Эти модели должны:
   • Устранять выявленные узкие места.
   • Использовать функциональные возможности автоматизированной системы.
   • Повышать эффективность и прозрачность работы.
   • Отражать новые технологии и подходы к управлению документацией.
6. Определение взаимосвязей элементов: Анализ того, как различные модули АЭА будут взаимодействовать друг с другом и с существующими информационными системами предприятия (ERP, PLM и т.д.).
7. Формулирование требований к системе: На основе анализа «AS-IS» и «AS-TO-BE» формируются функциональные и нефункциональные требования к АЭА, которые станут основой для технического задания.

Разработка технического задания на создание АЭА (согласно ГОСТ 34.602-2020)

Техническое задание (ТЗ) – это ключевой документ, регламентирующий процесс создания автоматизированной системы. Разработка ТЗ на АЭА должна строго соответствовать государственным стандартам, в частности, ГОСТ 34.602-2020 «Информационные технологии (ИТ). Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы». Этот ГОСТ определяет обязательную структуру и содержание ТЗ, обеспечивая его полноту и однозначность, что минимизирует риски недопонимания между заказчиком и разработчиком.

Структура и содержание ТЗ по ГОСТ 34.602-2020:

Согласно ГОСТ 34.602-2020, ТЗ должно включать следующие обязательные разделы:

1. Общие сведения:
   • Полное наименование системы и её условное обозначение.
   • Плановые сроки начала и окончания работы.
   • Перечень нормативно-технических документов, на основании которых создаётся система (ГОСТы, приказы Росархива, ФЗ).
   • Определения ключевых терминов, используемых в ТЗ.
   • Заказчик и разработчик системы.
2. Цели и назначение создания автоматизированной системы:
   • Назначение системы: Для чего создаётся АЭА (например, для централизованного, юридически значимого хранения электронных документов промышленного предприятия).
   • Цели создания: Конкретные, измеримые результаты, которые должны быть достигнуты (например, сокращение времени поиска документов на 50%, обеспечение контроля версий, снижение затрат на хранение бумажных документов).
3. Характеристика объектов автоматизации:
   • Детальное описание бизнес-процессов архива, подлежащих автоматизации (с использованием моделей «AS-IS» и «AS-TO-BE»).
   • Описание типов документов, их структуры, жизненных циклов.
   • Описание текущей IT-инфраструктуры предприятия.
4. Требования к автоматизированной системе: Этот раздел является ключевым и включает несколько подразделов:
   • Требования к системе в целом:
     • Производительность: Требования к скорости обработки запросов, объёму хранимых данных, количеству одновременных пользователей.
     • Масштабируемость: Возможность расширения функционала и объёмов хранения.
     • Надёжность: Требования к отказоустойчивости, резервному копированию, восстановлению данных после сбоев.
     • Безопасность: Разграничение доступа, защита от несанкционированного доступа, предотвращение утечек, журналирование.
     • Эргономика и дизайн: Требования к пользовательскому интерфейсу (простота, интуитивность, удобство использования).
     • Сохранность информации при сбоях: Механизмы автоматического сохранения, восстановления.
     • Патентная чистота: Требования по соблюдению патентного законодательства.
   • Требования к функциям (задачам), выполняемым АС:
     • Детализированный перечень функций, которые должна выполнять система (создание, регистрация, поиск, просмотр, редактирование, согласование, подписание ЭП, формирование отчётов, уничтожение).
     • Особое внимание уделить специфическим функциям для промышленного предприятия (например, поддержка САПР-чертежей, интеграция с PLM).
   • Требования к видам обеспечения АС:
     • Математическое обеспечение: Алгоритмы поиска, классификации, индексации.
     • Программное обеспечение: Используемые языки программирования, СУБД, операционные системы, сторонние компоненты.
     • Информационное обеспечение: Структура базы данных, форматы хранения документов и метаданных.
     • Техническое обеспечение: Требования к серверам, сетевому оборудованию, рабочим станциям.
     • Лингвистическое обеспечение: Требования к терминологии, пользовательским сообщениям.
     • Организационное обеспечение: Регламенты работы с системой, инструкции для пользователей.
     • Методическое обеспечение: Методики обучения, оценки эффективности.
     • Правовое обеспечение: Соответствие законодательству и стандартам.
   • Требования к интеграции: Особо выделить требования к интеграции АЭА с существующими системами промышленного предприятия (ERP, PLM, MES, СЭД). Описать механизмы обмена данными, форматы и протоколы взаимодействия.
5. Состав и содержание работ по созданию автоматизированной системы:
   • Перечень стадий и этапов работ (по ГОСТ 34.601-90).
   • Сроки выполнения работ.
   • Требования к отчётной документации.
6. Порядок разработки автоматизированной системы:
   • Описание применяемой методологии разработки (например, гибридная модель).
   • Принципы управления проектом.
7. Порядок контроля и приёмки автоматизированной системы:
   • Виды испытаний (автономные, комплексные, опытная эксплуатация).
   • Критерии приёмки.
   • Состав приёмочной комиссии.
8. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу АС в действие:
   • Подготовка персонала, оборудования, помещений.
   • Миграция данных.
9. Требования к документированию:
   • Перечень и объём необходимой документации (пользовательская, административная, проектная).
10. Источники разработки:
    • Перечень нормативных документов, отчётов по исследованиям, аналогов систем, которые были использованы при разработке ТЗ.

Важно помнить, что при отсутствии требований по какому-либо разделу, он сохраняется с записью об их отсутствии.

Практический пример: Разработка фрагмента ТЗ для промышленного предприятия

Рассмотрим фрагмент ТЗ для промышленного предприятия по производству машиностроительного оборудования, сфокусировавшись на специфике конструкторской и технологической документации.

ФРАГМЕНТ ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ НА СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА (АЭА)

1. Общие сведения

• Полное наименование системы: Автоматизированный электронный архив конструкторской и технологической документации (АЭА КТД) ООО «МашПром».
• Условное обозначение: АЭА_КТД_МашПром.
• Плановые сроки: Начало – 01.03.2025 г., Окончание – 01.03.2026 г.
• Нормативно-технические документы: ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ Р 54989-2012, ГОСТ 34.602-2020, ФЗ № 63-ФЗ, ФЗ № 149-ФЗ, Приказ Росархива № 70 от 15.06.2020 г.

2. Цели и назначение создания АЭА КТД

• Назначение системы: АЭА КТД предназначен для централизованного, надёжного и юридически значимого хранения, эффективного поиска, управления версиями и использования конструкторской (чертежи, 3D-модели, спецификации) и технологической (технологические карты, маршрутные листы, нормативы) документации ООО «МашПром» в электронном виде.
• Цели создания:
  • Сокращение времени поиска необходимой конструкторской и технологической документации на 60%.
  • Исключение рисков утери или повреждения оригиналов КТД.
  • Обеспечение актуальности используемой документации на производстве.
  • Автоматизация контроля версий КТД.
  • Обеспечение бесшовной интеграции с системой PLM (Product Lifecycle Management) предприятия.

4. Требования к автоматизированной системе

4.2. Требования к функциям (задачам), выполняемым АС:

• 4.2.1. Управление конструкторской документацией:
  • Импорт КТД: Система должна обеспечивать импорт чертежей (в форматах DWG, DXF, PDF/A), 3D-моделей (STEP, IGES, SolidWorks, Компас-3D), спецификаций (DOCX, XLSX, PDF/A) с сохранением метаданных.
  • Версионирование КТД: Автоматическое отслеживание и хранение всех версий конструкторских документов с возможностью просмотра изменений и возврата к предыдущим версиям.
  • Поиск по атрибутам и содержанию: Поиск КТД по номеру чертежа, наименованию детали, автору, дате, статусу, а также полнотекстовый поиск по текстовым блокам в чертежах и спецификациях.
  • Просмотр и аннотирование: Встроенный просмотрщик для популярных форматов КТД (DWG, PDF/A, STEP) с функциями масштабирования, вращения, наложения комментариев и пометок.
  • Формирование комплектов документации: Возможность формирования комплектов КТД для производства, подрядчиков или заказчиков с автоматической сборкой связанных документов.
• 4.2.2. Управление технологической документацией:
  • Хранение технологических карт: Систематизированное хранение технологических карт, маршрутных листов, нормативов времени и материалов.
  • Актуализация НТД: Механизм для быстрой замены устаревших технологических регламентов и стандартов на актуальные, с автоматическим уведомлением заинтересованных сторон.
  • Связывание с КТД: Обеспечение двусторонней связи между технологическими картами и соответствующими конструкторскими чертежами и 3D-моделями.
• 4.2.3. Интеграция:
  • Интеграция с PLM-системой: АЭА должна обеспечивать двусторонний обмен данными с существующей PLM-системой предприятия (например, 1С:PDM) для синхронизации метаданных, версий документов и статусов утверждения.
  • Интеграция с ERP-системой: Возможность обмена информацией с ERP-системой (например, 1С:УПП) для получения данных о номенклатуре, заказах и передачи ссылок на КТД.

4.3. Требования к видам обеспечения АС:

• 4.3.2. Программное обеспечение:
  • СУБД: Использование российской СУБД на базе PostgreSQL (например, Postgres Pro).
  • ОС сервера: Совместимость с российской ОС (например, «Альт СП» или Astra Linux).
  • Языки программирования: Предпочтительно использование языков, поддерживаемых отечественными IDE (например, Python, Java).
• 4.3.3. Информационное обеспечение:
  • Структура БД: Объектно-ориентированная структура базы данных, инвариантность и стабильность архивных данных.
  • Форматы: Документы КТД хранятся в формате PDF/A-1 для долгосрочного хранения. Оригинальные САПР-форматы хранятся как прикреплённые файлы. Метаданные хранятся в XML.

Этот фрагмент показывает, как общие требования ГОСТа могут быть детализированы с учётом специфики конкретного промышленного предприятия и его документации.

Проектирование и разработка программного обеспечения автоматизированного электронного архива

После того как требования к автоматизированному электронному архиву (АЭА) чётко сформулированы в техническом задании, начинается один из самых увлекательных и ответственных этапов – проектирование и разработка программного обеспечения. Этот процесс подобен работе архитектора и строителя: сначала создаётся детальный план (проект), а затем по этому плану возводится конструкция (программный код). Особое внимание уделяется архитектуре базы данных, которая станет «сердцем» архива, и пользовательскому интерфейсу, обеспечивающему комфортное и интуитивное взаимодействие с системой.

Жизненный цикл разработки ПО и стадии создания АС (по ГОСТ 34.601-90)

Эффективная разработка программного обеспечения невозможна без следования чётко определённым стадиям и фазам. В России эти процессы регламентируются, в частности, ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания», который устанавливает основные этапы создания автоматизированных систем.

Основные фазы Жизненного Цикла Программного Обеспечения (ЖЦ ПО):

1. Анализ требований: На этом этапе детально изучаются и документируются потребности будущих пользователей и функциональные возможности системы. Результатом является техническое задание.
2. Проектирование: Разрабатывается общая архитектура системы, структура базы данных, модули, интерфейсы. Это «архитектурный чертёж» будущего ПО.
3. Реализация (Кодирование): Написание программного кода в соответствии с проектной документацией.
4. Тестирование: Выявление и исправление ошибок, проверка соответствия системы заявленным требованиям.
5. Интеграция: Объединение отдельных модулей и компонентов в единую систему, а также интеграция АЭА с другими информационными системами предприятия.
6. Внедрение: Установка и настройка системы на рабочей среде, обучение пользователей.
7. Поддержка (Эксплуатация): Обслуживание системы после запуска, исправление ошибок, добавление нового функционала, обновление.

Соотношение фаз ЖЦ ПО со стадиями создания АС по ГОСТ 34.601-90:

ГОСТ 34.601-90 предусматривает следующие основные стадии создания автоматизированных систем, которые можно соотнести с фазами ЖЦ ПО:

Стадия создания АС по ГОСТ 34.601-90	Соответствующие фазы ЖЦ ПО	Результат
1. Формирование требований к АС	Анализ требований	Отчёт об обследовании объекта автоматизации, обоснование необходимости создания АС.
2. Разработка концепции АС	Анализ требований, высокоуровневое проектирование	Технико-экономическое обоснование, выбор основных решений.
3. Техническое задание (ТЗ)	Анализ требований	Основной документ, содержащий детальные требования к системе (согласно ГОСТ 34.602-2020).
4. Эскизный проект	Проектирование (высокоуровневое)	Предварительные проектные решения (архитектура системы, основные интерфейсы, структура БД). Документация на АС и её части.
5. Технический проект	Проектирование (детальное)	Детальные проектные решения (модели данных, архитектура модулей, алгоритмы).
6. Разработка рабочей документации	Реализация, тестирование	Готовый программный код, инструкции по установке, тестированию, административная и пользовательская документация. Разработка или адаптация программ.
7. Ввод в действие	Интеграция, внедрение	Установка, настройка, опытная эксплуатация, обучение персонала, ввод системы в промышленную эксплуатацию.
8. Сопровождение АС (Эксплуатация)	Поддержка	Мониторинг работы системы, исправление ошибок, модернизация, развитие функционала.

Такое соотнесение позволяет студенту структурировать свою дипломную работу, чётко определяя, на какой стадии создания АС фокусируется каждый раздел, и какие артефакты (документы, схемы, модели) должны быть представлены.

Проектирование архитектуры базы данных электронного архива

База данных (БД) – это центральный элемент любого электронного архива, отвечающий за структурированное хранение всех документов и метаданных. Её архитектура должна быть тщательно продумана, чтобы обеспечить масштабируемость, надёжность, производительность, импортонезависимость и, что критически важно, юридическую значимость хранимой информации.

Ключевые принципы проектирования БД для АЭА:

1. Масштабируемость: БД должна быть способна обрабатывать постоянно растущие объёмы данных (миллионы и миллиарды документов), а также увеличивающееся число пользователей без значительной потери производительности. Это достигается за счёт правильного выбора СУБД, оптимизации схем данных, использования механизмов партиционирования и кластеризации.
2. Импортонезависимые платформы: Выбор СУБД должен быть ориентирован на отечественные решения, многие из которых базируются на PostgreSQL. Это обеспечивает независимость от иностранных вендоров и соответствие политике импортозамещения.
3. Обеспечение юридической значимости:
   • Инвариантность архивных данных: Данные в архиве должны быть инвариантны, то есть их истинность не должна зависеть от времени. Это означает, что после помещения документа в архив он не может быть изменён или удалён. Все изменения должны фиксироваться как новые версии.
   • Стабильность: Документы не удаляются и не модифицируются. Это фундаментальный принцип архивного хранения.
   • Журналирование (аудит): Каждое действие пользователя с документом (просмотр, изменение метаданных, скачивание) должно быть зафиксировано в журнале аудита с указанием пользователя, времени и типа операции.
   • Версионирование: Все изменения в метаданных или самом документе (если это допускается до его окончательного архивирования) должны приводить к созданию новой версии, сохраняя историю изменений.
   • Хранение электронных подписей: Механизмы для хранения электронных подписей, их проверки и связи с конкретными документами.
4. Объектно-ориентированная структура: При проектировании рекомендуется использовать объектно-ориентированный подход. Документы, пользователи, отделы, типы документов, операции – всё это можно представить как объекты со своими свойствами и связями. Это упрощает моделирование сложных сущностей и их взаимодействие.
5. Единые методические подходы: Создание баз данных на основе архивных документов является приоритетным направлением современного архива. Важно использовать единые методические подходы и «однородное» программное обеспечение для обеспечения совместимости и упрощения интеграции.

Пример объектно-ориентированной модели данных (диаграмма классов UML):

Для визуализации структуры БД часто используются UML-диаграммы классов.

classDiagram
    class Document {
        +String ID
        +String Title
        +String DocumentType
        +Date CreationDate
        +Date ArchiveDate
        +String Status
        +String FilePath
        +String Checksum
        +String PDF_A_Path
        +List~MetaData~ Metadata
        +List~ElectronicSignature~ Signatures
        +User CreatedBy
        +Department Department
        +List~Version~ Versions
        +Date RetentionPeriodEndDate
        +Boolean IsArchived
        +void AddVersion(Version v)
        +void AddSignature(ElectronicSignature es)
        +void ChangeStatus(String newStatus)
    }

    class DocumentType {
        +String ID
        +String Name
        +String Description
        +int RetentionPeriodYears
        +List~MetaDataField~ RequiredMetaData
    }

    class MetaData {
        +String Key
        +String Value
        +MetaDataField FieldType
    }

    class MetaDataField {
        +String ID
        +String Name
        +String DataType
        +Boolean IsRequired
        +DocumentType DocumentType
    }

    class User {
        +String ID
        +String Login
        +String FullName
        +String Role
        +Department Department
        +List~AccessPermission~ Permissions
    }

    class Role {
        +String ID
        +String Name
        +List~AccessPermission~ DefaultPermissions
    }

    class Department {
        +String ID
        +String Name
    }

    class ElectronicSignature {
        +String ID
        +String SignatureValue
        +Date SigningDate
        +User SignedBy
        +Document Document
        +String CertificateInfo
        +Boolean IsValid
    }

    class AccessPermission {
        +String ID
        +String EntityType // "Document", "DocumentType", etc.
        +String EntityID // specific document ID or type ID
        +String Operation // "Read", "Write", "Delete", "Sign", "Archive"
        +User User
        +Role Role
    }

    class AuditLog {
        +String ID
        +Date Timestamp
        +User User
        +String Action
        +String DocumentID
        +String Description
        +String IPAddress
    }

    class Version {
        +String ID
        +int VersionNumber
        +Date ChangeDate
        +User ChangedBy
        +String ChangeDescription
        +String FilePath
        +String Checksum
        +Document Document
    }

    Document "1" -- "*" DocumentType : hasType
    Document "1" -- "*" MetaData : has
    Document "1" -- "1" User : createdBy
    Document "1" -- "1" Department : belongsTo
    Document "1" -- "*" ElectronicSignature : has
    Document "1" -- "*" Version : has
    User "1" -- "*" Role : has
    User "1" -- "*" AccessPermission : has
    Department "1" -- "*" User : has
    Role "1" -- "*" AccessPermission : grants
    MetaDataField "1" -- "*" DocumentType : requiredFor
    AuditLog "1" -- "1" User : performedBy
    AuditLog "1" -- "1" Document : on

• Document: Основная сущность, представляющая электронный документ. Содержит общие атрибуты, ссылки на метаданные, подписи, версии.
• DocumentType: Классификатор типов документов (например, «Чертеж», «Технологическая карта», «Договор»). Определяет срок хранения и обязательные метаданные.
• MetaData: Конкретные метаданные документа (например, «Номер чертежа», «Материал»).
• MetaDataField: Описание поля метаданных, его тип и обязательность.
• User, Role, Department: Сущности для управления пользователями, их ролями и принадлежностью к отделам.
• ElectronicSignature: Информация об электронной подписи, привязанной к документу.
• AccessPermission: Механизм разграничения прав доступа к различным сущностям.
• AuditLog: Журнал аудита всех действий пользователей.
• Version: Хранение информации о версиях документа.

Эта модель обеспечивает гибкость, позволяет легко добавлять новые типы документов и метаданных, а также гарантирует высокий уровень контроля и безопасности.

Проектирование пользовательского интерфейса (UI)

Пользовательский интерфейс (UI) – это «лицо» системы, определяющее удобство и эффективность взаимодействия пользователя с архивом. Хорошо спроектированный UI делает сложную систему простой и интуитивно понятной, снижая затраты на обучение и минимизируя ошибки. Проектирование UI – это непрерывный, итерационный процесс, требующий вовлечения различных специалистов.

Участники процесса проектирования UI:

• Бизнес-пользователи: Предоставляют сценарии использования, требования к функционалу и обратную связь.
• UX-инженеры (User Experience): Отвечают за общую логику взаимодействия, информационную архитектуру, удобство использования и удовлетворённость пользователя.
• Дизайнеры (UI-дизайнеры): Разрабатывают визуальное оформление, графические элементы, цветовые схемы, шрифты.
• Программисты: Реализуют разработанный дизайн и функциональность.

Основные принципы проектирования пользовательских интерфейсов:

1. Простота (Ease of Use): Интерфейс должен быть лёгким в освоении и использовании. Пользователь не должен тратить много времени на поиск нужной функции. Принцип KISS (Keep It Short and Simple) – минимальное число действий для выполнения задачи.
2. Понятность и наглядность: Информация должна быть представлена таким образом, чтобы её смысл был очевиден. Использование привычных элементов управления, чётких и однозначных формулировок.
3. Интуитивность: Пользователь должен интуитивно понимать, как работать с системой, даже если он видит её впервые. Это достигается за счёт использования общепринятых паттернов взаимодействия.
4. Предотвращение ошибок: Интерфейс должен помогать пользователю избегать ошибок (например, не делать опасные кнопки кнопками по умолчанию, давать возможность отменять действия) и предоставлять чёткие сообщения об ошибках с рекомендациями по их устранению.
5. Фокус на важных элементах: Важные функции и информация должны быть легко заметны. Соотношение сигнал/шум должно быть высоким, чтобы пользователь не отвлекался на второстепенные элементы.
6. Последовательность и единообразие: Элементы интерфейса, их расположение и поведение должны быть последовательными по всей системе. Единообразный дизайн снижает когнитивную нагрузку на пользователя.
7. Гибкость и свобода пользователя: Пользователь должен иметь возможность настраивать частые действия, адаптировать интерфейс под свои нужды, отменять действия.
8. Постоянная обратная связь: Система должна информировать пользователя о статусе выполнения операций (например, «Документ загружается», «Поиск завершён»).
9. Доступность и инклюзивность: Интерфейс должен быть доступен для пользователей с различными возможностями, включая использование цветового контраста, читаемых шрифтов, поддержки экранных ридеров.
10. Правило «кошелька Миллера» (7 ± 2): Количество элементов в функциональном блоке или меню не должно превышать 5–7, чтобы не перегружать кратковременную память пользователя.
11. Проверка прототипов на реальных пользователях: Важнейший этап проектирования UI – тестирование прототипов (макетов) на целевой аудитории. Сбор обратной связи позволяет выявить и исправить несостыковки, неочевидные моменты и улучшить юзабилити до начала кодирования.

Для АЭА промышленного предприятия, где работают пользователи с разным уровнем компьютерной грамотности и специфическими потребностями (например, инженеры, бухгалтеры, кадровики), особенно важна адаптивность интерфейса и возможность настройки под конкретные рабочие задачи.

Моделирование бизнес-процессов и архитектуры системы с использованием UML

Язык UML (Unified Modeling Language) является мощным инструментом для моделирования структуры и функционирования системы до начала написания кода. Он позволяет визуализировать различные аспекты системы, что упрощает понимание, анализ и коммуникацию между участниками проекта.

Применение UML для АЭА:

1. Диаграммы вариантов использования (Use Case Diagrams): Описывают функциональные требования системы с точки зрения пользователей (акторов). Например:
   • «Архивариус управляет фондами документов».
   • «Пользователь ищет документ».
   • «Система формирует отчёт».

   Эти диаграммы помогают определить границы системы и её основные функции.

2. Диаграммы классов (Class Diagrams): Как было показано выше, используются для проектирования и документирования архитектуры базы данных и структуры программных модулей. Они показывают сущности системы, их атрибуты, методы и взаимосвязи.
3. Диаграммы деятельности (Activity Diagrams): Моделируют бизнес-процессы и рабочие потоки, например, процесс регистрации нового документа в архиве, процесс согласования документа или процесс уничтожения документов по истечении срока хранения. Эти диаграммы особенно полезны для визуализации моделей «AS-IS» и «AS-TO-BE».
4. Диаграммы последовательности (Sequence Diagrams): Иллюстрируют взаимодействие между объектами системы во времени, показывая последовательность вызовов методов. Например, как система взаимодействует с БД при поиске документа.
5. Диаграммы компонентов (Component Diagrams): Показывают структурную декомпозицию системы на компоненты и их взаимосвязи. Это помогает планировать архитектуру системы и распределять задачи между командами разработчиков.

Пример Диаграммы Деятельности (Activity Diagram) для процесса «Загрузка нового документа в АЭА»:

graph TD
    A[Начало: Сотрудник инициирует загрузку] --> B{Выбор типа документа};
    B -- "Тип: Конструкторская документация" --> C{Проверка обязательных атрибутов КД};
    B -- "Тип: Финансовая документация" --> D{Проверка обязательных атрибутов ФД};
    C --> E[Ввод метаданных КД];
    D --> E[Ввод метаданных ФД];
    E --> F{Загрузка файла документа};
    F --> G{Конвертация в PDF/A-1 (для долгосрочного хранения)};
    G --> H{Генерация метаданных XML};
    H --> I{Вычисление контрольной суммы (Checksum)};
    I --> J{Формирование контейнера (Zip-архив)};
    J --> K{Прикрепление Электронной Подписи (при необходимости)};
    K --> L{Сохранение в базе данных и файловом хранилище};
    L --> M{Индексирование для полнотекстового поиска};
    M --> N[Завершение: Документ успешно добавлен в АЭА];

Использование UML на всех этапах проектирования позволяет создать детальную и непротиворечивую модель системы, снижает риски ошибок на стадии кодирования и обеспечивает высокий уровень документированности проекта, что особенно важно для дипломной работы.

Экономическая эффективность внедрения и организационные меры для эксплуатации АЭА

Внедрение автоматизированного электронного архива (АЭА) – это инвестиционный проект, который, как и любой другой, требует обоснования своей экономической целесообразности. Руководство предприятия, особенно промышленного, всегда будет задавать вопрос: «Сколько это стоит и какую выгоду принесёт?». Поэтому в дипломной работе необходимо не только описать технические аспекты, но и провести тщательную оценку экономической эффективности, а также определить комплекс организационных мер, необходимых для успешной эксплуатации новой системы.

Методы оценки экономической эффективности ИТ-проектов

Оценка экономической эффективности ИТ-проекта – задача нетривиальная, поскольку не все выгоды могут быть выражены в прямых финансовых показателях. Универсального алгоритма расчёта не существует, так как параметры для учёта многочисленны и разнообразны. Однако выделяют три основные группы методов:

1. Финансовые (количественные) методы: Направлены на измерение прямых денежных выгод и затрат.
   • NPV (Net Present Value — Чистый приведённый доход): Метод, оценивающий общую ценность проекта, дисконтируя будущие денежные потоки к текущему моменту времени. Положительный NPV указывает на экономическую привлекательность проекта.
     
     Формула: NPV = Σ _t=0ⁿ (CF_t / (1 + r)^t), где CF_t – чистый денежный поток в период t, r – ставка дисконтирования, n – срок проекта.
   • IRR (Internal Rate of Return — Внутренняя норма доходности): Показатель, при котором NPV проекта равен нулю. IRR сравнивается со стоимостью капитала; если IRR выше, проект считается выгодным.
   • Payback Period (Срок окупаемости инвестиций): Время, за которое инвестиции в проект полностью окупятся за счёт генерируемых денежных потоков. Проекты с более коротким сроком окупаемости предпочтительнее.
   • TCO (Total Cost of Ownership — Совокупная стоимость владения): Метод, используемый для оценки всех затрат на ИТ-компоненты на протяжении всего жизненного цикла системы. Он включает не только прямые затраты на покупку, но и скрытые, операционные расходы.
2. Качественные методы: Учитывают нематериальные выгоды и влияние на бизнес-процессы, которые сложно выразить в денежном эквиваленте, но которые важны для стратегического развития.
   • Метод сбалансированных показателей ИТ (Balanced Scorecard, BSC): Оценивает проект по нескольким перспективам: финансовая, клиентская, внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие. Позволяет учесть не только финансовую выгоду, но и улучшение качества обслуживания, повышение эффективности бизнес-процессов (сокращение времени выполнения, процент качественной продукции, затраты на единицу продукции), а также вклад в развитие персонала.
3. Вероятностные методы: Используют статистические и математические модели для оценки рисков и неопределённостей, связанных с проектом. На практике применяются реже из-за субъективности или трудоёмкости.
   • Прикладная информационная экономика (Applied Information Economics): Комплексный подход, использующий статистические методы для количественной оценки неопределённых факторов.
   • Справедливая цена опционов (Real Options Valuation, ROV): Рассматривает возможности проекта как финансовые опционы, позволяя оценить гибкость и стратегическую ценность.

Для дипломной работы наиболее применимыми и понятными являются финансовые методы, особенно TCO, поскольку они дают конкретные цифры и хорошо поддаются расчёту.

Расчёт экономического эффекта от внедрения АЭА

Расчёт экономического эффекта от внедрения АЭА должен включать как оценку расходной части бюджета проекта, так и расчёт потенциальной экономии.

Расчёт совокупной стоимости владения (TCO):

Метод TCO позволяет оценить все затраты на протяжении жизненного цикла АЭА.

Категория затрат	Примеры затрат
Капитальные затраты (CAPEX)	— Затраты на разработку ПО (если своя разработка) или покупку лицензий. — Покупка серверов, СХД, сетевого оборудования. — Затраты на внедрение и настройку (услуги интегратора). — Затраты на миграцию исторических данных.
Операционные затраты (OPEX)	— Абонентская плата за облачные сервисы (если облачное решение). — Поддержка и обслуживание ПО (обновления, исправление ошибок). — Обучение персонала. — Заработная плата IT-специалистов, обслуживающих систему. — Поддержка технических средств (электроэнергия, кондиционирование). — Расходы на безопасность, резервное копирование, аудит. — Замена и модернизация оборудования.
Скрытые затраты	— Потери производительности из-за сбоев. — Затраты на устранение сбоев. — Доработка ПО под новые требования.

Расчёт экономии:

Экономия от внедрения АЭА может быть достигнута по нескольким направлениям:

1. Сокращение трудозатрат на поиск документов:
   • Пример: Внедрение электронного архива на небольшом производственном предприятии (100 человек, 20 пользователей архива) позволило сократить время на поиск документов с 6–8% до 3–4% рабочего времени.
   • Расчёт высвободившихся рабочих часов:
     Количество высвободившихся рабочих часов = (Количество рабочих часов в году) × (экономия в процентах) / 100
     Допустим, один сотрудник архива работает 1970 часов в год (средняя норма в РФ). 20 пользователей архива. Экономия 3-4%.
     Средняя экономия = (6% + 8%) / 2 = 7%
     Высвободившиеся часы на одного пользователя = 1970 ч × 7% / 100 = 137,9 ч.
     Общая экономия для 20 пользователей = 137,9 ч/пользователь × 20 пользователей = 2758 рабочих часов в год.
   • Денежный эквивалент: Если средняя стоимость рабочего часа (с учётом налогов и накладных расходов) составляет, например, 500 ₽, то экономия составит: 2758 ч × 500 ₽/ч = 1 379 000 ₽ в год.
2. Снижение затрат на печать и расходные материалы:
   • Переход на электронный документооборот (ЭДО) в среднем в 4–6 раз дешевле бумажного.
   • Экономия на печати: Себестоимость печати одной страницы ≈ 1,5 ₽. В ЭДО – бесплатно. При объёме в 100 000 страниц в год экономия составит 100 000 × 1,5 ₽ = 150 000 ₽.
   • Экономия на бумаге, картриджах, обслуживании принтеров.
3. Сокращение расходов на доставку документов:
   • Курьерская доставка одного документа ≈ 1500 ₽ (в обе стороны). В ЭДО исходящие документы от 4 до 7,6 ₽. Существенная экономия при большом объёме исходящих документов.
4. Экономия на хранении бумажных документов:
   • Освобождение офисных площадей, ранее занимаемых физическими архивами. Стоимость аренды и обслуживания таких помещений является значительной финансовой нагрузкой. Например, 1 м² офиса может стоить 1000 ₽/месяц. Освобождение 20 м² даст экономию 20 м² × 1000 ₽/м² × 12 месяцев = 240 000 ₽ в год.
   • Снижение затрат на стеллажи, папки, боксы, обслуживание архива.
5. Ускорение возмещения НДС при переходе на электронный документооборот: ЭДО позволяет быстрее предоставлять документы в ФНС, сокращая сроки камеральных проверок и ускоряя возмещение НДС.

Примерный расчёт окупаемости (Payback Period):

Допустим, общие инвестиции в АЭА составляют 5 000 000 ₽ (CAPEX).
Годовая экономия (OPEX) от сокращения трудозатрат, печати, доставки, хранения составляет:
1 379 000 ₽ (трудозатраты) + 150 000 ₽ (печать) + 240 000 ₽ (хранение) = 1 769 000 ₽ в год.
Срок окупаемости = 5 000 000 ₽ / 1 769 000 ₽/год ≈ 2,83 года.

Такой детальный расчёт с демонстрацией формул и конкретных цифр значительно повышает ценность дипломной работы.

Организационные меры по внедрению и эксплуатации АЭА

Успешное внедрение АЭА – это не только технический проект, но и значительное изменение в организационной культуре предприятия. Необходим комплекс организационных мер для минимизации рисков и обеспечения бесперебойной работы.

1. Формирование рабочей группы: Создание мультидисциплинарной команды ещё на этапе системного анализа (IT, юридический отдел, операционное управление, ключевые пользователи) для управления проектом, принятия решений и обеспечения эффективной коммуникации.
2. Описание типов документов и их жизненных циклов: Детальная проработка жизненных циклов каждого типа документа – от создания до архивирования и уничтожения. Это включает определение ответственных, сроков, процедур согласования и хранения.
3. Аудит текущих процессов: Регулярная оценка существующих процессов документооборота для выявления новых узких мест и возможностей для дальнейшей оптимизации.
4. Разработка политики безопасности: Создание и утверждение внутренних регламентов, определяющих правила работы с электронными документами, разграничение доступа, обязанности сотрудников по обеспечению конфиденциальности и целостности данных.
5. Процедуры резервного копирования и восстановления: Разработка и регулярное тестирование планов резервного копирования всех данных архива, а также процедур восстановления в случае сбоев или катастроф.
6. Обучение персонала: Проведение комплексного обучения всех пользователей и администраторов системы. Обучение должно быть ориентировано на различные роли и включать как теоретическую часть, так и практические занятия.
7. Разработка регламентов и инструкций: Создание понятных пользовательских инструкций, административных регламентов и инструкций по устранению типовых проблем.
8. Контроль и мониторинг: Внедрение системы мониторинга работы АЭА, отслеживание производительности, загрузки, ошибок и инцидентов.

Долговременное хранение электронных документов: организация и автоматизация

Долговременное хранение – это особая задача для электронного архива, требующая соблюдения специфических правил и технологий для обеспечения юридической значимости и читаемости документов на протяжении десятилетий.

1. Специализированные модули для долговременного хранения: Для документов со сроком хранения более 10 лет используются специализированные модули электронных архивов. Эти модули часто называют «хранилищами юридически значимых электронных документов».
2. Систематизация документального фонда:
   • Иерархический электронный справочник «Номенклатура дел»: Документальный фонд систематизируется в соответствии с утверждённой номенклатурой дел предприятия. Это позволяет логически организовать документы и упростить их поиск.
   • Формирование печатных форм: Система должна автоматически формировать необходимые архивные формы:
     • Описи дел: Перечни документов, систематизированных по делам.
     • Листы-заверители: Документы, подтверждающие количество листов в деле и отсутствие изъятий.
     • Акты: Например, акты приёма-передачи документов или акты об уничтожении.
3. Упаковка документов с электронными подписями в контейнеры долговременного хранения:
   • Контейнер: Как уже упоминалось, для долговременного хранения электронный документ должен быть упакован в сжатую zip-папку, включающую файл PDF/A-1, метаданные (XML) и электронные подписи.
   • Метки времени (Timestamp): Для подтверждения целостности и момента создания/подписания документа используются независимые метки времени.
   • Проверка подписей: Система должна обеспечивать автоматическую проверку действительности электронных подписей на протяжении всего срока хранения, включая проверку статуса сертификатов.
4. Автоматическая проверка дел на предмет истёкших сроков хранения:
   • Система должна автоматически отслеживать даты окончания сроков хранения документов.
   • Формирование актов об уничтожении: По истечении срока хранения система должна формировать список документов, подлежащих уничтожению, и генерировать соответствующие акты, которые затем утверждаются экспертно-проверочной комиссией.
   • Физическое уничтожение: После утверждения акта об уничтожении, документы должны быть безвозвратно удалены из системы и файловых хранилищ, с фиксацией этого факта в журнале аудита.

Организация долговременного хранения – это комплексная задача, требующая не только технических решений, но и строгого соблюдения внутренних регламентов и законодательства.

Информационная безопасность и охрана труда при эксплуатации АЭА

В современном мире, где данные являются одним из самых ценных активов, обеспечение информационной безопасности (ИБ) автоматизированного электронного архива (АЭА) становится первостепенной задачей. Утечки информации, несанкционированный доступ или повреждение данных могут привести к колоссальным финансовым потерям, юридическим санкциям и репутационному ущербу для промышленного предприятия. Одновременно с этим, эксплуатация любых информационных систем подразумевает использование компьютерной техники, что накладывает определённые требования к охране труда для обеспечения здоровья и благополучия персонала.

Обеспечение информационной безопасности электронного архива

Информационная безопасность АЭА – это комплекс мер, направленных на защиту информации от угроз, обеспечивающий её конфиденциальность, целостность и доступность. Эти меры регламентируются рядом федеральных законов и государственных стандартов.

1. Нормативно-правовая база ИБ:
   • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон является основополагающим, устанавливая общие требования к защите информации и информационных систем. Он обязывает владельцев информационных систем принимать меры по защите информации от неправомерного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.
   • ГОСТ Р 57580.1-2017 «Безопасность финансовых (банковских) операций. Защита информации финансовых организаций. Базовый состав организационных и технических мер». Хотя этот ГОСТ разработан для финансовых организаций, его положения являются отличным ориентиром для любого предприятия, стремящегося к высокому уровню защиты информации. Он определяет три уровня защиты (Уровень 3 – минимальный, Уровень 2 – стандартный, Уровень 1 – усиленный) и детализирует базовый состав организационных и технических мер по таким процессам, как:
     • Управление доступом: Контроль и разграничение прав пользователей.
     • Защита вычислительных сетей: Межсетевые экраны, системы обнаружения вторжений.
     • Контроль целостности инфраструктуры: Мониторинг изменений в конфигурациях систем.
     • Защита от вредоносного кода: Антивирусное ПО.
     • Предотвращение утечек информации (DLP-системы): Контроль передачи данных.
     • Управление инцидентами ИБ: Процедуры реагирования на инциденты.
     • Защита среды виртуализации, удалённого доступа с мобильных устройств.
2. Требования к системе защиты информации в АЭА:
   • Предотвращение утечек информации: Реализация механизмов, контролирующих передачу конфиденциальных документов за пределы системы (например, блокировка отправки по электронной почте, копирования на внешние носители).
   • Контентный анализ: Системы ИБ должны быть способны проводить контентный анализ передаваемой информации для выявления конфиденциальных данных.
   • Ведение единого архива электронных сообщений: В контексте предотвращения утечек, важно сохранять и анализировать весь исходящий трафик, особенно электронные сообщения, с настраиваемым сроком архивного и оперативного доступа.
   • Фиксация вывода на печать и записи на съёмные носители: Все попытки вывода документов на печать или записи на USB-накопители должны регистрироваться, а в некоторых случаях – блокироваться.
   • Контроль над запуском и установкой ПО: На рабочих станциях, имеющих доступ к АЭА, должен быть ограничен запуск и установка несанкционированного программного обеспечения.
   • Контроль доступа к устройствам печати: Ограничение доступа к принтерам и МФУ, особенно к тем, которые используются для печати конфиденциальных документов.
   • Журналирование (аудит): В архитектуру электронного архива закладывают слои журналирования, которые фиксируют все действия пользователей и системных процессов (кто, когда, что делал, с каким документом).
   • Версионирование: Обеспечение контроля версий документов и метаданных, что позволяет отслеживать все изменения и при необходимости восстанавливать предыдущие состояния.
   • Непротиворечивость метаданных: Гарантия целостности и непротиворечивости метаданных, связанных с документами.

Системы контроля доступа и аудита действий пользователей

Контроль доступа и аудит являются ключевыми компонентами ИБ для АЭА, обеспечивая конфиденциальность и возможность расследования инцидентов.

1. Разграничение доступа:
   • Ролевая модель доступа: Наиболее распространённая и эффективная модель, где права доступа назначаются не конкретному пользователю, а его роли (например, «Архивариус», «Инженер», «Бухгалтер», «Руководитель отдела»).
   • Настройка прав доступа: Для каждого отдела или сотрудника должны быть настроены индивидуальные права на просмотр, редактирование, удаление, подписание, архивирование документов.
   • Принцип наименьших привилегий: Пользователю должны быть предоставлены только те права, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей.
   • Аутентификация: Все пользователи, работающие с архивом, должны пройти процедуру аутентификации (ввода логина и пароля, использования электронной подписи или других средств) для подтверждения своей личности.
   • Исключение несанкционированного доступа: Система управления доступом должна быть спроектирована таким образом, чтобы исключать любые возможности несанкционированного доступа, рассылки, уничтожения, искажения или утраты документов.
2. Учёт действий пользователей (аудит):
   • Ведение журнала аудита: Все действия пользователей с документами (просмотр, скачивание, изменение метаданных, загрузка новой версии, удаление – если это предусмотрено регламентом) должны фиксироваться в детальном журнале аудита.
   • Содержание записи аудита: Каждая запись должна содержать информацию о пользователе, времени действия, типе действия, идентификаторе документа, а также IP-адресе, с которого было совершено действие.
   • Неизменяемость журнала: Журнал аудита должен быть защищён от несанкционированного изменения или удаления, чтобы обеспечить его юридическую значимость в случае расследования инцидентов.

Охрана труда в ИТ-сфере при работе с АЭА

Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников, включающая правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия (ст. 209 Трудового кодекса Российской Федерации). Внедрение АЭА предполагает интенсивную работу с компьютерами, что создаёт специфические риски для здоровья сотрудников.

Факторы, влияющие на здоровье и безопасность работников в ИТ-сфере:

• Несоблюдение режима рабочего времени: Длительная работа без перерывов может привести к переутомлению.
• Монотонность труда: Однообразные операции при работе с документами.
• Воздействие электромагнитного поля и излучения: От мониторов и другой техники.
• Перенапряжение зрительных анализаторов: Длительная работа за компьютером вызывает усталость глаз, снижение остроты зрения.
• Психоэмоциональные перегрузки: Высокая ответственность, дедлайны, большой объём информации.
• Неправильная эргономика рабочего места: Приводит к проблемам с опорно-двигательным аппаратом (боли в спине, шее, запястьях).

Требования к рабочему месту и помещению:

Основы безопасных условий труда, которые обязан обеспечить работодатель, указаны в статье 214 Трудового кодекса Российской Федерации. Актуальные требования к организации безопасного рабочего места установлены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 774н, действующим до 1 марта 2028 г.

• Помещение:
  • Должно быть оборудовано системами естественного и искусственного освещения, вентиляции, кондиционирования, отопления.
  • Устройства защиты от поражения электрическим током (заземление, зануление).
  • Первичные средства пожаротушения.
• Рабочее место:
  • Освещение: Освещённость рабочего места с компьютером должна быть в пределах 300–500 люкс, а согласно СанПиН 1.2.3685-21 – 500–700 люкс. Важно обеспечить равномерное освещение без бликов и избегать чрезмерно яркого общего освещения.
  • Эргономика монитора: Расстояние от глаз до экрана монитора должно составлять 40–75 см. Экран должен располагаться на 20° ниже уровня глаз и под прямым углом к окнам для предотвращения бликов.
  • Клавиатура: Располагать на расстоянии 100–300 мм от края стола.
  • Кресло: Должно быть регулируемым по высоте, наклону спинки и иметь подлокотники.
  • Стол: Должен иметь достаточную площадь для размещения оборудования и документов.

Эргономические требования и обучение персонала

Помимо общих требований к рабочему месту, существуют специфические эргономические рекомендации и требования к обучению, направленные на минимизацию рисков для здоровья IT-специалистов.

1. Эргономические рекомендации:
   • Поза: Правильная рабочая поза с прямой спиной, ногами на полу или подставке, локтями, согнутыми под углом 90-100 градусов.
   • Перерывы: Регулярные короткие перерывы (каждые 45-60 минут) для выполнения гимнастики для глаз, разминки.
   • Организация рабочего пространства: Поддержание порядка, исключение загромождения, свободный доступ к оборудованию.
2. Обучение персонала по охране труда:
   • Работодатель обязан проводить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464.
   • Инструкции: Разработка и утверждение инструкций по охране труда для операторов и пользователей ПЭВМ, а также для системных администраторов и программистов. Эти инструкции устанавливают требования безопасности:
     • Перед началом работы: Проверка оборудования, освещения, заземления.
     • Во время работы: Соблюдение режима труда и отдыха, правильная рабочая поза, правила эксплуатации оборудования, безопасное расстояние до экрана.
     • После окончания работы: Отключение оборудования, уборка рабочего места.
   • Регулярные инструктажи: Проведение первичных, повторных, внеплановых и целевых инструктажей по охране труда.
   • Проверка зрения: Регулярные медицинские осмотры, включающие проверку зрения, для сотрудников, проводящих за компьютером значительную часть рабочего времени.

Внедрение и эксплуатация АЭА – это комплексный проект, который требует не только технических знаний, но и глубокого понимания правовых норм, экономических аспектов, а также заботы о здоровье и безопасности сотрудников. Только такой всесторонний подход позволит создать по-настоящему эффективную, надёжную и устойчивую систему.

Заключение

Написание дипломной работы по разработке автоматизированного электронного архива на примере промышленного предприятия представляет собой масштабную и многогранную задачу, требующую глубокого анализа теоретических основ, правового регулирования, технических решений, экономической эффективности и организационных аспектов. Данное методологическое руководство было разработано с целью предоставить студентам и аспирантам всесторонний каркас для создания полноценного и высококачественного дипломного проекта.

В ходе исследования были достигнуты следующие ключевые результаты:

1. Систематизированы теоретико-методологические основы создания АЭА, включая чёткие определения ключевых терминов (электронный архив, СЭД, ECM, СУБД, CASE-средства, ЖЦ ПО) и обзор моделей разработки информационных систем, что формирует прочную концептуальную базу для проекта.
2. Детально проанализирована актуальная нормативно-правовая база Российской Федерации, охватывающая федеральные законы (№ 125-ФЗ, № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ, Налоговый кодекс РФ), а также ГОСТы (Р 7.0.8-2025, Р 54989-2012, Р ИСО 13008-2015) и приказы Росархива (№ 70, № 526, № 69). Этот анализ подчеркивает необходимость строгого соответствия законодательным и стандартизирующим требованиям для обеспечения юридической значимости документов.
3. Выполнен обзор рынка программных продуктов для автоматизации архивной деятельности, включая ECM-системы и специализированные решения. Определены универсальные и специфические функциональные требования к АЭА для промышленного предприятия, а также технологические требования к форматам хранения (PDF/A-1, XML для метаданных), контейнерам, совместимости с российским ПО и СУБД (например, на базе PostgreSQL), что критически важно в условиях импортозамещения. Рассмотрены различные подходы к хранению (локальные, облачные, гибридные) с учётом российского законодательства.
4. Разработана пошаговая методика системного анализа бизнес-процессов архива, включающая использование моделей «AS-IS» и «AS-TO-BE», а также детально раскрыта структура и содержание технического задания на создание АЭА в соответствии с ГОСТ 34.602-2020. Представленный практический пример фрагмента ТЗ демонстрирует применение этих требований к специфике конструкторской и технологической документации промышленного предприятия.
5. Описаны основные этапы проектирования и разработки программного обеспечения, соотнесённые с ЖЦ ПО и стадиями создания АС по ГОСТ 34.601-90. Разработана объектно-ориентированная модель базы данных с использованием UML-диаграммы классов, обеспечивающая масштабируемость, импортонезависимость и юридическую значимость. Детально рассмотрены принципы и итерационный процесс проектирования пользовательского интерфейса с учётом эргономики и потребностей реальных пользователей.
6. Представлены методики оценки экономической эффективности ИТ-проектов, включая финансовые (TCO, NPV, IRR, Payback) и качественные методы. Приведены практические примеры и формулы расчёта экономического эффекта от внедрения АЭА на промышленном предприятии, демонстрирующие потенциальную экономию на трудозатратах, печати, хранении и доставке. Сформулированы необходимые организационные меры по внедрению и эксплуатации системы, а также особенности организации долговременного хранения электронных документов.
7. Обоснована важность обеспечения информационной безопасности с анализом требований Федерального закона № 149-ФЗ и ГОСТ Р 57580.1-2017, детализированы меры по предотвращению утечек, контролю доступа, журналированию и версионированию. Рассмотрены актуальные требования охраны труда в ИТ-сфере (Приказ Минтруда России № 774н), включая эргономические рекомендации и необходимость обучения персонала, что подчёркивает комплексный характер проекта.

Таким образом, цель дипломной работы по созданию всестороннего руководства по разработке АЭА для промышленного предприятия была успешно достигнута. Разработанная методика является практически применимой и предоставляет студентам прочную основу для выполнения собственного проекта, обеспечивая не только теоретическое понимание, но и практические рекомендации по каждому этапу.

Перспективы дальнейших исследований могут включать:

• Разработку детализированных модулей интеграции АЭА с конкретными PLM/ERP-системами, распространёнными на российских промышленных предприятиях.
• Исследование и внедрение технологий искусственного интеллекта для автоматической классификации документов, извлечения метаданных и интеллектуального поиска в АЭА.
• Углублённый анализ киберустойчивости электронных архивов в условиях постоянно возрастающих киберугроз.
• Разработку адаптивных пользовательских интерфейсов, ориентированных на специфические потребности разных категорий сотрудников промышленного предприятия.

Это руководство не только поможет студентам успешно защитить дипломную работу, но и послужит ценным ресурсом для специалистов, занимающихся цифровой трансформацией архивного дела на промышленных предприятиях.

Список использованных источников

Приложения

Список использованной литературы

1. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi: Учебник по классическим версиям Delphi. Москва: Бином-Пресс, 2006.
2. Лачин В.И. Дипломное проектирование. Учебное пособие. Ростов Н/Д: Феникс, 2003.
3. Карпова Т. Базы данных: модели, разработка, реализация. Санкт-Петербург: Питер, 2001. 304 с.
4. Белов А.Н. Бухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферы. Москва: Финансы и статистика, 1995. 240 с.
5. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: Финансы и статистика, 2002.
6. Волков В.Ф. Экономика предприятия. Москва: Вита-Пресс, 1998. 380 с.
7. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных. Харьков: Фолио, 2002. 504 с.
8. Голубков Е.П. Маркетинг: стратегии, планы, структуры. Москва: Дело, 1995. 450 с.
9. Конноли Томас, Бегг Каролин. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. Москва: Вильямс, 2000. 1111 с.
10. Магнус Я.Р., Катышев П.К., Пересецкий А.А. Эконометрика. Начальный курс. Москва: Дело, 1997.
11. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-Мифи, 2001. 304 с.
12. Матвеева В.О. Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогооблажение. Харьков: Фактор, 2001. 566 с.
13. Уилсон С.Ф., Мэйплс Б., Лэндгрейв Т. Принципы проектирования и разработки программного обеспечения. Учебный курс MCSD. Москва: Русская редакция, 2002. 736 с.
14. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник. Москва: Финансы и статистика, 2003. 512 с.
15. Турчин С. Обзор АСУП для малого бизнеса. Функциональные особенности // Компьютерное обозрение. 2001. № 17 (286). С. 22-27.
16. Фатрелл Р., Шафер Д., Шафер Л. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат. Москва: Вильямс, 2003. 1128 с.
17. Черников А., Поздняков В. От бухгалтерии под Windows к открытым Unix-системам // Компьютерное обозрение. 2003. № 34 (402). С. 22-27.
18. Шумаков П.В., Фаронов В.В. Руководство разработчика баз данных. Москва: Нолидж, 2000. 635 с.
19. Создание электронного архива: понятие, задачи и преимущества. Делис Архив. URL: https://delis-archiv.ru/sozdanie-elektronnogo-arhiva-ponyatie-zadachi-i-preimushhestva/ (дата обращения: 25.10.2025).
20. Законы об ЭДО в РФ — электронный документооборот. Nopaper. URL: https://nopaper.ru/zakony-ob-edo-v-rf-elektronnyy-dokumentooborot (дата обращения: 25.10.2025).
21. Что такое система электронного документооборота (СЭД)? ELMA BPM. URL: https://elma-bpm.ru/blog/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed/ (дата обращения: 25.10.2025).
22. Что такое СУБД? Наиболее популярные СУБД. RU-CENTER помощь. URL: https://www.nic.ru/info/help/chto-takoe-subd/ (дата обращения: 25.10.2025).
23. Определение термина — Электронный архив. CFO Russia. URL: https://www.cfo-russia.ru/glossary/e/elektronnyj-arkhiv/ (дата обращения: 25.10.2025).
24. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Президент России. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/21035 (дата обращения: 25.10.2025).
25. Что такое СЭД в организации: использование системы электронного документооборота. Диадок. URL: https://www.diadoc.ru/landing/chto-takoe-sed/ (дата обращения: 25.10.2025).
26. СУБД: что это, виды, структура, функции — где и как используются системы управления базами данных, примеры. Яндекс Практикум. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/chto-takoe-subd/ (дата обращения: 25.10.2025).
27. СЭД: что это, как расшифровывается, какие задачи решает, виды и классификация. EnDocs. URL: https://endocs.ru/blog/chto-takoe-sed-i-kak-rabotaet (дата обращения: 25.10.2025).
28. Система управления базами данных (СУБД): что это такое и зачем нужна. Cloud.ru. URL: https://cloud.ru/blog/chto-takoe-subd (дата обращения: 25.10.2025).
29. Жизненный цикл программного обеспечения. Это обязан знать каждый на собесе в IT. SKADEMY.BY. URL: https://skademy.by/zhiznennyj-tsikl-programmnogo-obespecheniya-eto-obyazan-znat-kazhdyj-na-sobes-v-it (дата обращения: 25.10.2025).
30. СУБД — что это: Системы Управления Базами Данных. Skillfactory media. URL: https://skillfactory.ru/blog/chto-takoe-subd (дата обращения: 25.10.2025).
31. Электронный архив документов. Глоссарий ПитерСофт. URL: https://pitersoft.ru/glossary/elektronnyy-arkhiv-dokumentov/ (дата обращения: 25.10.2025).
32. Электронный архив — архивное хранение электронных документов. ARCHIVE-CORP.RU. URL: https://archive-corp.ru/elektronnyj-arhiv/ (дата обращения: 25.10.2025).
33. Система электронного документооборота (СЭД): что это такое и как работает. Citeck. URL: https://citeck.ru/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-chto-eto-takoe-i-kak-rabotaet/ (дата обращения: 25.10.2025).
34. Электронный архив (Electronic archive). Sphere. URL: https://sphere.ru/glos/elektronnyy-arkhiv (дата обращения: 25.10.2025).
35. Жизненный цикл разработки программного обеспечения. Microsoft Power Automate. URL: https://learn.microsoft.com/ru-ru/training/modules/introduction-to-sdlc/ (дата обращения: 25.10.2025).
36. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ (последняя редакция). КонсультантПлюс. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_50960/ (дата обращения: 25.10.2025).
37. CASE-средства проектирования баз данных. НИУ ВШЭ. URL: https://hsbi.hse.ru/articles/case-sredstva-proektirovaniya-baz-dannykh/ (дата обращения: 25.10.2025).
38. Курс JSP & Servlets — Лекция: Жизненный цикл программного обеспечения. JavaRush. URL: https://javarush.com/groups/posts/1917-zhiznennihy-tsikl-po (дата обращения: 25.10.2025).
39. Законодательство об электронном документообороте: последние изменения в нормативно правовых актах. EnDocs. URL: https://endocs.ru/blog/zakonodatelstvo-ob-elektr-dokumentooborote (дата обращения: 25.10.2025).
40. SDLC Жизненный Цикл Разработки ПО, SDLC Этапы Методология. Ростелеком-Солар. URL: https://solar.rt.ru/blog/sdlc-zhiznennyy-tsikl-razrabotki-po/ (дата обращения: 25.10.2025).
41. Что такое case-средства? Вопросы к Поиску с Алисой. Яндекс Нейро. URL: https://yandex.ru/search/touch/smart/answers/case_средства_что_это (дата обращения: 25.10.2025).
42. Законодательство по электронным архивам. Архивная компания ОРБ. URL: https://orb-archive.ru/stati/zakonodatelstvo-po-yelektronnym-arkhivam (дата обращения: 25.10.2025).
43. Законы об электронном документообороте (ЭДО): что нужно знать? Сберкорус. URL: https://sberkorus.ru/blog/zakony-ob-elektronnom-dokumentooborote/ (дата обращения: 25.10.2025).
44. ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ ОРГАНИЗАЦИИ: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ СОЗДАНИЯ И ВЕДЕНИЯ. КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnye-arhivy-organizatsii-normativnoe-regulirovanie-sozdaniya-i-vedeniya (дата обращения: 25.10.2025).
45. CASE-технологии. Глоссарий ПитерСофт. URL: https://pitersoft.ru/glossary/case-tekhnologii/ (дата обращения: 25.10.2025).
46. Законы об электронном документообороте (ЭДО) в РФ. Калуга Астрал. URL: https://astral.ru/articles/edo/29322/ (дата обращения: 25.10.2025).
47. Правовое регулирование ЭДО в 2025: законы и обязательность. ELMA365. URL: https://elma365.com/blog/pravovoe-regulirovanie-edo-v-2025-zakony-i-obyazatelnost/ (дата обращения: 25.10.2025).
48. Архивное хранение электронных документов. ECM.ICT-ONLINE.RU. URL: https://ecm.ict-online.ru/articles/archivnoe-hranenie-elektronnyh-dokumentov (дата обращения: 25.10.2025).
49. Программные продукты компании. Архивные Информационные Технологии. URL: https://aiteh.ru/products/ (дата обращения: 25.10.2025).
50. Электронные архивы нормативных документов. Этлас-Софт. URL: https://etlasoft.ru/blog/elektronnye-arhivy-normativnyh-dokumentov/ (дата обращения: 25.10.2025).
51. Автоматизация архивного делопроизводства. ECM-система. Авандок. URL: https://avandoc.ru/avtomatizatsiya-arhivnogo-deloproizvodstva (дата обращения: 25.10.2025).
52. «АРХИВНОЕ ДЕЛО» — система автоматизации учета документов архивного фонда. Инфосистемы-КС. URL: https://infosystems-ks.ru/products/archive (дата обращения: 25.10.2025).
53. Топ 10: Системы архивного документооборота. Doc-Online.RU. URL: https://doc-online.ru/blog/top-10-sistemy-arhivnogo-dokumentooborota-326 (дата обращения: 25.10.2025).
54. Законодательство для электронных архивов STOR-M. Система управления корпоративным контентом. ECM-платформа для создания электронных архивов, систем документооборота и электронно-библиотечных систем. URL: https://stor-m.ru/info/zakonodatelstvo_dlya_elektronnyh_arhivov/ (дата обращения: 25.10.2025).
55. Электронный архив конструкторской и технологической документации. ГК ХОСТ. URL: https://www.host.ru/solutions/elektronnyy-arkhiv-konstruktorskoy-i-tekhnologicheskoy-dokumentatsii (дата обращения: 25.10.2025).
56. ОБЗОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА. КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/obzor-programmnogo-obespecheniya-dlya-sozdaniya-elektronnogo-arhiva (дата обращения: 25.10.2025).
57. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Directum. URL: https://www.directum.ru/blog/gost-r-7.0.8-2025 (дата обращения: 25.10.2025).
58. Использование стандартов в организации хранения электронных документов. ECM.ICT-ONLINE.RU. URL: https://ecm.ict-online.ru/articles/ispolzovanie-standartov-v-organizacii-hraneniya-elektronnyh-dokumentov (дата обращения: 25.10.2025).
59. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Федеральное архивное агентство. URL: https://archives.ru/documents/metod/trebovaniya-sed-shed-arhivy.shtml (дата обращения: 25.10.2025).
60. Семейство стандартов ГОСТ 34. Information Security Library. URL: https://isl.ru/gosty-34-serii (дата обращения: 25.10.2025).
61. ГОСТ 34. DocPlace.ru. URL: https://docplace.ru/gost-34 (дата обращения: 25.10.2025).
62. ГОСТ 34 серии. GOST-34.RU. URL: https://gost-34.ru/ (дата обращения: 25.10.2025).
63. Расчёт эффекта внедрения электронного архива документов. E-arch. URL: https://e-arch.ru/articles/raschet-effekta-vnedreniya-elektronnogo-arkhiva-dokumentov (дата обращения: 25.10.2025).
64. ГОСТ 34 — Корпоративные хранилища данных. Интеграция систем. Проектная документация. Tadviser. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%93%D0%9E%D0%A1%D0%A2_34 (дата обращения: 25.10.2025).
65. ГОСТ 34. Разработка автоматизированной системы управления (АСУ). GOST34.RU. URL: https://gost34.ru/gost-34/razrabotka-asu/ (дата обращения: 25.10.2025).
66. Пример «типового» технического задания на автоматизацию документооборота на базе СЭД Documentolog. Detrix. URL: https://detrix.ru/blog/primer-tipovogo-tehnicheskogo-zadaniya-na-avtomatizatsiyu-dokumentooborota-na-baze-sed-documentolog (дата обращения: 25.10.2025).
67. Инструкция по охране труда для операторов и пользователей персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и работников, занятых эксплуатацией ПЭВМ и видеодисплейных терминалов (ВДТ). ОхранаТруда.RU. URL: https://ohranatruda.ru/ot_biblio/instructions/47/250720/ (дата обращения: 25.10.2025).
68. удк 04.056 создание электронного архива современной строительной компании. КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sozdanie-elektronnogo-arhiva-sovremennoy-stroitelnoy-kompanii (дата обращения: 25.10.2025).
69. Методы определения экономического эффекта от ИТ-проекта. iTeam. URL: https://iteam.ru/articles/it/article_425.html (дата обращения: 25.10.2025).
70. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ на разработку автоматизированной информационно. Гражданская Инициатива Интернет Политики. URL: https://online.zakon.kz/document/?doc_id=31406830 (дата обращения: 25.10.2025).
71. Инструкция по охране труда для системного администратора 2024 года. Арконс. URL: https://arkons.pro/instrukciya-po-ohrane-truda-dlya-sistemnogo-administratora-2024-goda/ (дата обращения: 25.10.2025).
72. Инструкция по охране труда для программиста отдела информационных технологий ИОТ-24-2021. Городской психолого-педагогический центр. URL: https://gppc.ru/wp-content/uploads/2021/08/iot-24-2021-programmist.pdf (дата обращения: 25.10.2025).
73. Электронные архивы больших данных. Издательство — Открытые системы. URL: https://www.osp.ru/os/2023/04/13058864 (дата обращения: 25.10.2025).
74. Оптимизация цифровых архивов. ProКачество. URL: https://prokach.com/articles/optimizaciya-cifrovyh-arhivov/ (дата обращения: 25.10.2025).
75. Оценка экономической эффективности IT проектов. Блог. URL: https://blog.imades.ru/otsenka-ekonomicheskoy-effektivnosti-it-proektov (дата обращения: 25.10.2025).
76. Библиотека технических заданий. Digital Design. URL: https://www.digdes.ru/library/technical-task-library/ (дата обращения: 25.10.2025).
77. Охрана труда в IT компании в Москве. Инструкции и требования. ОТ-ЛАБ.РФ. URL: https://ot-lab.ru/poleznaya-informaciya/oxrana-truda-v-it-kompaniyax/ (дата обращения: 25.10.2025).
78. Как оценить эффективность ИТ? GlobalCIO|DigitalExperts. URL: https://globalcio.ru/materials/10896 (дата обращения: 25.10.2025).
79. Охрана труда в IT-компаниях. ТрудБизнесКонсалт. URL: https://trudbk.ru/ohrana-truda-v-it-kompaniyah/ (дата обращения: 25.10.2025).
80. Информационная безопасность банков (ГОСТ Р 57580.1 – 2017, ГОСТ Р 57580.2. Диасофт. URL: https://www.diasoft.ru/analitika/informacionnaya-bezopasnost-bankov-gost-r-57580-1-2017-gost-r-57580-2/ (дата обращения: 25.10.2025).
81. Как правильно оценить экономический эффект от внедрения сложных заказных ИТ-проектов: факторы и риски. ComNews. URL: https://www.comnews.ru/content/229051/2023-08-21/2023_33_kak-pravilno-ocenit-ekonomicheskiy-effekt-vnedreniya-slozhnyh-zakaznyh-it-proektov-faktory-riski (дата обращения: 25.10.2025).
82. Проектирование интерфейсов: основные принципы, этапы и ошибки при разработке. Яндекс Практикум. URL: https://praktikum.yandex.ru/blog/proektirovanie-interfeysa-osnovnye-printsipy-etapy-i-oshibki-pri-razrabotke/ (дата обращения: 25.10.2025).
83. Разработка и внедрение корпоративных решений для электронного архива и документооборота. ELMA365. URL: https://elma365.com/blog/razrabotka-i-vnedrenie-korporativnykh-reshenii-dlya-elektronnogo-arkhiva-i-dokumentooborota/ (дата обращения: 25.10.2025).
84. Проектирование интерфейса: 8 принципов, которые должен знать каждый UX-дизайнер. Skillbox Media. URL: https://skillbox.ru/media/design/proektirovanie-interfeysa-8-printsipov-kotorye-dolzhen-znat-kazhdyy-ux-dizayner/ (дата обращения: 25.10.2025).
85. Основные принципы создания пользовательских интерфейсов (ПИ). НЦРДО. URL: https://xn--d1abkcbdj8a2a8a.xn--p1ai/blog/osnovnye-printsipy-sozdaniya-polzovatelskikh-interfeysov-pi/ (дата обращения: 25.10.2025).
86. ГОСТ Р 57580.1-2017. Compliance Control. URL: https://compliance-control.ru/gost-r-57580-1-2017 (дата обращения: 25.10.2025).
87. Требования и особенности организации электронного архива документов. Архивная компания ОРБ. URL: https://orb-archive.ru/stati/trebovaniya-i-osobennosti-organizacii-elektronnogo-arhiva-dokumentov/ (дата обращения: 25.10.2025).
88. Руководство по созданию UML-схем и моделированию баз данных. Microsoft. URL: https://learn.microsoft.com/ru-ru/training/modules/introduction-to-uml/ (дата обращения: 25.10.2025).
89. Инструкция к калькулятору для расчета эффективности при внедрении электронного документооборота в компании. Контур.ЭДО. URL: https://edo.kontur.ru/articles/2990/instrukciya-k-kalkulyatoru-dlya-rascheta-effektivnosti-pri-vnedrenii-yuzedo-v-kompanii (дата обращения: 25.10.2025).
90. ГОСТ Р 57580.1. Академия Информационных Систем. URL: https://aciso.ru/news/gost-r-57580-1 (дата обращения: 25.10.2025).
91. Проектирование интерфейсов: основные принципы, методы и этапы. Productstar. URL: https://productstar.ru/blog/ux-ui-design-principles (дата обращения: 25.10.2025).
92. ГОСТ ЦБ по защите информации: старые практики или новый подход? Anti-Malware.ru. URL: https://www.anti-malware.ru/main/gost-r-57580-1-2017-zashchita-informacii-v-finansovyh-organizaciyah (дата обращения: 25.10.2025).
93. МЕТОДОЛОГИЯ ОБЪЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ. ЯЗЫК UML. Казанский федеральный университет. URL: https://kpfu.ru/docs/F2000552792/uml.pdf (дата обращения: 25.10.2025).
94. Концепция построения электронного архива. Архивные Информационные Технологии. URL: https://aiteh.ru/kontseptsiya-postroeniya-elektronnogo-arkhiva/ (дата обращения: 25.10.2025).
95. Методы и средства UML как инструменты проектирования программного обеспечения. КиберЛенинка. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/metody-i-sredstva-uml-kak-instrumenty-proektirovaniya-programmnogo-obespecheniya (дата обращения: 25.10.2025).
96. Электронный архив: зачем нужен бизнесу и как его организовать. ELMA365. URL: https://elma365.com/blog/elektronnyi-arkhiv-zachem-nuzhen-biznesu-i-kak-ego-organizovat/ (дата обращения: 25.10.2025).
97. Новый модуль «Долговременный архив» выпущен для платформы Docsvision. itWeek. URL: https://itweek.ru/ecm/news-company/259163.php (дата обращения: 25.10.2025).
98. Создание баз данных на основе архивных документов – одно из приоритетных направлений деятельности современного архива. Пермский государственный архив социально-политической истории. URL: https://www.gaspi.permkrai.ru/deyatelnost/publikatsii-i-izdaniya/stati/sozdanie-baz-dannykh-na-osnove-arkhivnykh-dokumentov-odno-iz-prioritetnykh-napravleniy-deyatelnosti-so/ (дата обращения: 25.10.2025).
99. Практическое руководство по созданию UML-диаграмм. Flexberry. URL: https://flexberry.ru/docs/guides/create-uml-diagrams/ (дата обращения: 25.10.2025).
100. Использование диаграммы классов UML при проектировании и документировании программного обеспечения. Хабр. URL: https://habr.com/ru/articles/573534/ (дата обращения: 25.10.2025).
101. ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ И РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗАЦИИ СОЗДАНИЯ ИНТЕГРИРОВАННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ. Международный студенческий научный вестник. URL: https://eduherald.ru/ru/article/view?id=12401 (дата обращения: 25.10.2025).
102. Вебинар «Организация хранения архивных документов: современные тенденции и требования. Возможности автоматизации. ECM.ICT-ONLINE.RU. URL: https://ecm.ict-online.ru/articles/organizaciya-hraneniya-arhivnyh-dokumentov-sovremennye-tendencii-i-trebovaniya-vozmozhnosti-avtomatizacii (дата обращения: 25.10.2025).
103. Этические аспекты использования искусственного интеллекта в промышленности. Хабр. URL: https://habr.com/ru/companies/selectel/articles/769742/ (дата обращения: 25.10.2025).