Методологический план дипломной работы: Проектирование и внедрение АИС кадровой службы на базе СУБД Access с учетом современных вызовов

В условиях динамично меняющегося рынка труда и ужесточающихся требований к управлению персоналом, традиционные методы ведения кадрового учета и администрирования демонстрируют явные ограничения. Рутинные операции, ручной документооборот и разрозненные данные замедляют принятие решений, увеличивают риск ошибок и отвлекают HR-специалистов от стратегически важных задач. Именно поэтому автоматизация кадровых процессов становится не просто желательной, а критически необходимой для повышения эффективности любой современной организации. И что из этого следует? Следует, что инвестиции в автоматизацию HR-процессов напрямую влияют на конкурентоспособность и устойчивость бизнеса в долгосрочной перспективе, высвобождая ценные ресурсы для стратегического развития.

Настоящая дипломная работа посвящена разработке методологического плана для проектирования и внедрения автоматизированной информационной системы (АИС) кадровой службы на базе СУБД Microsoft Access. Выбор данной СУБД обусловлен её доступностью, относительной простотой освоения и достаточным функционалом для решения задач малых и средних предприятий, где бюджеты на внедрение более сложных корпоративных систем ограничены.

Объектом исследования являются бизнес-процессы кадровой службы предприятия. Предмет исследования – методология проектирования и внедрения АИС кадровой службы на базе СУБД Microsoft Access, включая анализ предметной области, системное проектирование, разработку информационной модели и обоснование экономической эффективности.

Цель дипломной работы – разработка комплексного методологического плана, который позволит студенту или аспиранту последовательно и глубоко исследовать процесс создания и внедрения АИС кадровой службы, обеспечивая ее функциональность, надежность и экономическую целесообразность.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Систематизировать теоретические основы проектирования АИС и определить базовые понятия в контексте автоматизации кадровой службы.
2. Провести детальный анализ предметной области кадровой службы, выявив ключевые бизнес-процессы и сформировав требования к будущей АИС с учетом актуальных нормативно-правовых актов РФ.
3. Разработать концептуальную и логическую модели базы данных, обосновать выбор СУБД Microsoft Access, а также представить архитектурные решения и макеты пользовательского интерфейса.
4. Разработать методику оценки экономической эффективности внедрения АИС, включающую расчет ключевых показателей, и сформировать план управления рисками проекта.
5. Исследовать вопросы интеграции АИС кадровой службы с другими информационными системами предприятия и рассмотреть перспективы развития HR-автоматизации.

Научная новизна работы заключается в комплексном подходе к разработке методологического плана, который не только охватывает технические аспекты создания АИС на базе Access, но и акцентирует внимание на методологически корректном обосновании экономической эффективности, системном управлении рисками и вопросах интеграции, что зачастую недостаточно глубоко рассматривается в аналогичных исследованиях. Какой важный нюанс здесь упускается? Упускается то, что без такого комплексного подхода проект рискует стать просто технической реализацией, не приносящей ощутимой бизнес-ценности и не отвечающей стратегическим целям организации.

Практическая значимость работы состоит в предоставлении студентам и аспирантам готового структурированного плана, который может быть использован как основа для написания собственной дипломной работы. Предложенные методики и подходы применимы для реальных проектов по автоматизации кадровых служб в организациях малого и среднего бизнеса.

Теоретические основы проектирования автоматизированных информационных систем

Базовые понятия и классификации

В стремительно развивающемся мире информационных технологий, где данные стали одним из наиболее ценных активов, понимание фундаментальных концепций автоматизированных систем и систем управления базами данных (СУБД) является краеугольным камнем для любого специалиста. Прежде чем приступить к проектированию АИС кадровой службы, необходимо четко определить ключевые термины и их классификации.

В самом широком смысле, Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенный для создания, хранения, управления, обновления и доступа к данным в базе данных. Это своеобразный «администратор» информации, который обеспечивает её целостность, безопасность и доступность для пользователей и приложений. СУБД представляют собой сложный программно-языковой инструмент, позволяющий не только оперировать данными, но и контролировать их версии, что критически важно в динамичных корпоративных средах.

Классификация СУБД весьма обширна, но для целей нашего исследования наиболее релевантны следующие типы:

• Реляционные СУБД (РСУБД): Этот доминирующий тип хранит данные в виде взаимосвязанных двумерных таблиц, состоящих из строк (кортежей) и столбцов (атрибутов), а их популярность объясняется строгой математической базой, разработанной Эдгаром Ф. Коддом, и универсальным языком SQL (Structured Query Language), который позволяет эффективно выполнять запросы, изменять и управлять данными. В реляционной модели первичные и внешние ключи играют центральную роль, обеспечивая уникальную идентификацию записей и устанавливая связи между таблицами, что гарантирует высокую целостность данных. Microsoft Access, будучи предметом нашего исследования, относится именно к этому типу СУБД.
• Иерархические СУБД: Одна из ранних моделей, организующая данные в древовидную структуру. Каждая запись-потомок имеет только одного родителя, но родитель может иметь множество потомков. Несмотря на свою историческую значимость, эта модель имеет ограничения в представлении сложных связей (например, «многие-ко-многим») и сейчас используется преимущественно в унаследованных системах.
• Сетевые СУБД: Расширение иерархической модели, позволяющее записи-потомку иметь несколько предков. Это значительно повышает гибкость моделирования сложных взаимосвязей, включая связи «многие-ко-многим». Данные здесь часто представляются через наборы записей и прямые физические указатели, что обеспечивает высокую производительность при навигационном доступе, но усложняет структуру.
• Объектно-ориентированные СУБД (ООСУБД): Управляют базами данных, построенными по принципам объектно-ориентированного программирования, где данные и методы их обработки инкапсулированы в объекты. Они идеально подходят для работы со сложными, неоднородными структурами данных, мультимедиа и CAD-системами, но могут испытывать недостаток в универсальном языке запросов, сравнимом с SQL.
• Объектно-реляционные СУБД (ОРСУБД): Гибридный подход, сочетающий лучшие качества реляционных СУБД (SQL, транзакции, нормализация) с возможностями объектно-ориентированного подхода (объекты, классы, наследование), интегрированными в структуру базы данных и язык запросов.

Далее перейдем к понятию Автоматизированная информационная система (АИС). Это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации определенных видов деятельности организации. Её основная цель – не просто хранение данных, но и их эффективная обработка, передача и предоставление пользователям в удобном виде. АИС призваны качественно удовлетворять информационные запросы, минимизировать рутинные задачи, снижать трудозатраты и значительно увеличивать скорость и точность обработки информации. Оптимизация бизнес-процессов посредством внедрения АИС направлена на достижение измеримых целей, таких как повышение производительности труда, сокращение операционных расходов и улучшение качества обслуживания.

В контексте нашего исследования центральное место занимает кадровая служба – подразделение компании, ответственное за полный цикл работы с персоналом. Её функции простираются от стратегического планирования численности сотрудников до ежедневного кадрового администрирования. Основные задачи включают: разработку кадровой политики, подбор, найм, обучение и развитие персонала, ведение трудовых отношений (оформление трудовых договоров, личные дела, учет рабочего времени), мотивацию, оценку эффективности, соблюдение трудового законодательства, ведение кадрового документооборота, воинский учет, а также разрешение конфликтов и поддержание корпоративной культуры.

Наконец, ключевым элементом для понимания необходимости автоматизации является бизнес-процесс – это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование определенного результата. Оптимизация бизнес-процессов через внедрение АИС позволяет повысить производительность, сократить издержки, улучшить качество услуг, увеличить гибкость процессов для быстрой адаптации к рыночным изменениям, повысить прозрачность операций и улучшить общую управляемость предприятия. Эффективность оптимизации измеряется через ключевые показатели (KPI), такие как время выполнения процесса, его стоимость, количество дефектов и уровень удовлетворенности потребителей.

Важно отметить, что HR-процессы, наряду с бухгалтерским учетом, относятся к поддерживающим бизнес-процессам. Хотя они напрямую не приносят прибыли, их эффективное функционирование критически важно для бесперебойной работы основных, приносящих доход процессов компании. Без надлежащего управления персоналом и финансами невозможно представить успешное развитие любой организации.

Модели жизненного цикла и методологии проектирования ИС

Процесс создания любой информационной системы, включая АИС кадровой службы, не является одномоментным актом, а представляет собой сложный, многоэтапный путь, известный как жизненный цикл информационной системы (ЖЦ ИС). Это совокупность стадий и этапов, которые система проходит от момента принятия решения о её создании до полного вывода из эксплуатации. Понимание и следование определенным моделям ЖЦ ИС и методологиям проектирования является залогом успешной реализации проекта.

Основные стадии ЖЦ ИС традиционно включают:

1. Планирование и анализ требований: Определение целей, задач, границ системы, сбор и формализация функциональных и нефункциональных требований.
2. Проектирование: Разработка архитектуры системы, логической и физической моделей базы данных, пользовательских интерфейсов, алгоритмов работы.
3. Реализация (разработка): Непосредственное написание кода, создание компонентов системы в соответствии с проектной документацией.
4. Внедрение: Установка и настройка системы, миграция данных, обучение пользователей.
5. Эксплуатация: Поддержка, обслуживание, устранение ошибок, развитие и модификация системы.

Для управления этим сложным процессом разработано множество моделей жизненного цикла. Рассмотрим наиболее значимые из них:

• Каскадная модель (модель «водопада»): Это классический линейный подход, при котором каждая стадия завершается полностью, прежде чем начинается следующая. Переход к следующему этапу возможен только после полного завершения предыдущего, без возможности возврата назад.
  • Преимущества: Простая и понятная структура, легкое планирование и контроль, четкая документация на каждом этапе.
  • Недостатки: Низкая гибкость к изменениям требований (особенно на поздних стадиях), высокая стоимость ошибок, обнаруженных на последних этапах, длительный период ожидания конечного продукта. Для проекта АИС кадровой службы, где требования могут меняться из-за законодательных изменений или внутренних политик, эта модель может быть рискованной.
• Поэтапная модель с промежуточным контролем: Является модификацией каскадной, позволяющей осуществлять итерации с циклами обратной связи между этапами. Это означает, что после завершения одного этапа и обнаружения недочетов, можно вернуться на предыдущий для их устранения.
  • Преимущества: Большая гибкость по сравнению с каскадной, возможность раннего обнаружения и исправления ошибок, сокращение трудоемкости разработки за счет итераций.
  • Недостатки: Необходимость тщательного планирования и контроля каждой итерации, риск затягивания проекта при частых возвратах.
• Спиральная модель: Основана на создании итеративных версий продукта, уточнении требований и проверке технических решений с помощью прототипов. Каждый виток спирали представляет собой мини-проект, включающий планирование, анализ рисков, разработку и оценку.
  • Преимущества: Высокая гибкость, раннее обнаружение и управление рисками, активное вовлечение заказчика, возможность постепенного наращивания функционала.
  • Недостатки: Сложность управления, потенциальная опасность «вечного прототипирования», высокие требования к квалификации команды. Эта модель хорошо подходит для проектов с неопределенными или меняющимися требованиями, что может быть актуально для первой версии АИС кадровой службы, но требует опытной команды.
• Метод быстрой разработки приложений (RAD – Rapid Application Development): Предполагает активное участие заказчика на всех этапах жизненного цикла. Разработка ПО делится на короткие, фиксированные по времени итерации, результатом каждой из которых является функциональный прототип.
  • Преимущества: Высокая скорость разработки, сильное вовлечение пользователя, быстрое получение обратной связи, что критично для систем, ориентированных на пользователя.
  • Недостатки: Может требовать постоянной доступности заказчика, риск создания системы, не обладающей достаточной масштабируемостью или безопасностью, если приоритет отдается скорости. Для АИС на Access это может быть приемлемый подход, если масштабируемость не является первоочередной задачей.

Помимо моделей жизненного цикла, важную роль играют стандарты, регламентирующие процесс проектирования автоматизированных систем. В России эта область регулируется серией ГОСТов:

• ГОСТ 34 (общий комплекс стандартов для автоматизированных систем управления, АСУ) регламентирует весь процесс проектирования АСУ, устанавливая стадии и этапы создания АС, а также требования к проектной документации. Это базовый документ, на который следует опираться при структурировании проекта.
• ГОСТ 34.602-89 конкретизирует содержание разделов и стиль изложения технического задания на АС, что является ключевым для четкого определения требований и ожиданий.
• ГОСТ 34.201-89 определяет виды и состав разрабатываемых документов на разных стадиях создания АС, обеспечивая унификацию и полноту проектной документации.

Соблюдение этих стандартов не только обеспечивает методологическую корректность, но и гарантирует, что разрабатываемая система будет соответствовать принятым в стране нормам качества и безопасности. При разработке АИС кадровой службы это особенно важно, учитывая чувствительность обрабатываемых персональных данных.

Анализ предметной области и формирование требований к АИС кадровой службы

Функции и бизнес-процессы кадровой службы

Кадровая служба, часто называемая отделом персонала или HR-департаментом, является сердцем любой организации, отвечающим за самый ценный ресурс – человеческий капитал. Её задачи далеко выходят за рамки простого ведения документации, охватывая весь жизненный цикл сотрудника в компании. Понимание этих функций и бизнес-процессов является отправной точкой для проектирования эффективной АИС.

Основные задачи кадровой службы представляют собой сложную и многогранную систему:

• Кадровое администрирование: Это фундамент работы, включающий оформление трудовых отношений (прием, перевод, увольнение), ведение личных дел сотрудников, учет рабочего времени, составление графиков отпусков, оформление командировок. Это рутинные, но критически важные операции, требующие высокой точности и соблюдения законодательства.
• Подбор и найм персонала (рекрутинг): Процесс поиска, отбора и привлечения квалифицированных кадров, отвечающих потребностям компании. Включает формирование требований к вакансиям, размещение объявлений, проведение собеседований, оценку кандидатов и оформление приема на работу.
• Адаптация и онбординг: Процессы, направленные на быстрое и эффективное включение нового сотрудника в рабочую среду, ознакомление с корпоративной культурой, должностными обязанностями и коллективом.
• Обучение и развитие персонала: Планирование и организация тренингов, курсов, семинаров для повышения квалификации сотрудников, развития их профессиональных и личных компетенций.
• Оценка эффективности и аттестация: Проведение регулярной оценки работы сотрудников, их компетенций и потенциала, что является основой для карьерного роста и системы мотиваци��.
• Мотивация и стимулирование: Разработка и внедрение систем вознаграждений, бонусов, нематериальной мотивации для повышения лояльности и продуктивности сотрудников.
• Ведение кадрового документооборота: Создание, регистрация, хранение и систематизация всех кадровых документов (приказы, заявления, трудовые книжки, договоры).
• Воинский учет: Обязательный процесс ведения учета военнообязанных сотрудников в соответствии с законодательством РФ.
• Обеспечение соблюдения трудового законодательства: Контроль за соответствием всех кадровых процедур нормативно-правовым актам.
• Разрешение конфликтов и поддержание корпоративной культуры: Создание благоприятного психологического климата и урегулирование спорных ситуаций.

Ключевые бизнес-процессы, подлежащие автоматизации, могут быть структурированы следующим образом:

Бизнес-процесс	Основные действия	Цели автоматизации
Управление вакансиями и рекрутинг	Создание/обновление вакансий, публикация, сбор резюме, первичный отбор, планирование собеседований, ведение базы кандидатов, фиксация результатов.	Сокращение времени на подбор, повышение качества отбора, формирование единой базы кандидатов, автоматизация рассылок и уведомлений.
Кадровое администрирование	Оформление приема/увольнения/перевода, ведение личных дел, учет отпусков, больничных, командировок, формирование приказов, табельный учет.	Минимизация ручных ошибок, ускорение документооборота, обеспечение соответствия законодательству, централизованное хранение данных, автоматическое формирование отчетов.
Учет рабочего времени	Регистрация прихода/ухода, учет переработок, опозданий, формирование табелей.	Точность учета, автоматический расчет отработанного времени, интеграция с системами контроля доступа.
Управление обучением и развитием	Планирование курсов, регистрация участников, учет результатов обучения, отслеживание профессионального развития.	Систематизация процесса обучения, отслеживание компетенций, планирование бюджетов на обучение.
Формирование отчетности	Подготовка внутренних отчетов (по численности, текучести, фонду оплаты труда), внешних отчетов (ПФР, ФНС, Росстат).	Автоматизация генерации отчетов, обеспечение их актуальности и точности, сокращение времени на подготовку.
Воинский учет	Ведение карточек воинского учета, постановка/снятие с учета, взаимодействие с военкоматами.	Соблюдение законодательных требований, автоматизация заполнения документов, контроль сроков.

Оптимизация этих бизнес-процессов посредством внедрения АИС направлена на достижение конкретных измеримых целей, таких как повышение производительности труда (за счет снижения рутинных операций), сокращение операционных затрат (на бумажный документооборот, ошибки), улучшение качества обслуживания внутренних клиентов (быстрый доступ к информации, оперативное оформление), а также значительное увеличение скорости и точности обработки данных. Автоматизация высвобождает ресурсы персонала для более сложных, аналитических и стратегических задач, преобразуя HR-отдел из операционного центра в стратегического партнера бизнеса.

Функциональные и нефункциональные требования

Разработка любой информационной системы начинается с четкого определения того, что она должна делать и как она должна работать. Эти аспекты формализуются в функциональных и нефункциональных требованиях. Для АИС кадровой службы эти требования особенно важны, учитывая чувствительность обрабатываемых данных и строгие регуляторные нормы.

Функциональные требования описывают конкретные действия, которые система должна выполнять. Для АИС кадровой службы они могут быть следующими:

• Модуль «Управление персоналом»:
  • Ведение полной базы данных сотрудников (личные данные, образование, опыт работы, контактная информация, семейное положение).
  • Автоматизированное оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках.
  • Ведение электронных личных дел сотрудников.
  • Учет рабочего времени (табелирование, контроль опозданий и отсутствий).
  • Управление структурой компании (подразделения, должности, штатное расписание).
  • Ведение воинского учета (формирование карточек Т-2, уведомлений в военкомат).
• Модуль «Рекрутинг и онбординг»:
  • Создание и управление базой вакансий.
  • Сбор и хранение резюме кандидатов.
  • Планирование и фиксация результатов собеседований.
  • Автоматизация рассылки приглашений и отказов.
  • Формирование плана адаптации для новых сотрудников.
• Модуль «Обучение и развитие»:
  • Планирование обучающих программ и курсов.
  • Регистрация сотрудников на обучение, учет пройденных курсов.
  • Отслеживание компетенций и карьерного роста.
• Модуль «Документооборот»:
  • Генерация стандартных форм документов (приказы, справки) на основе данных из БД.
  • Поддержка кадрового электронного документооборота (КЭДО) с возможностью электронного подписания.
  • Систематизация и архивация электронных документов.
• Модуль «Отчетность и аналитика»:
  • Формирование регламентированных отчетов для государственных органов (ПФР, ФНС, Росстат).
  • Генерация внутренних аналитических отчетов (по текучести кадров, численности, демографии, обучению).
  • Возможность экспорта данных в различные форматы (Excel, PDF).

Нефункциональные требования определяют качество и эффективность работы системы, а не её функции. Для АИС кадровой службы это:

• Безопасность данных: Критически важно обеспечить конфиденциальность, целостность и доступность персональных данных. Это включает разграничение прав доступа, защиту от несанкционированного доступа, шифрование данных.
• Целостность данных: Система должна гарантировать точность и согласованность данных, предотвращая их повреждение или некорректное изменение.
• Производительность: АИС должна обеспечивать быструю обработку запросов и операций, даже при значительном объеме данных и количестве пользователей.
• Надежность: Система должна быть устойчивой к сбоям, обеспечивать сохранность данных в случае аварийных ситуаций, иметь механизмы резервного копирования и восстановления.
• Удобство использования (юзабилити): Интуитивно понятный интерфейс, логичная навигация, минимизация количества шагов для выполнения операций.
• Масштабируемость: Возможность расширения функционала и увеличения объемов данных без существенных изменений архитектуры.
• Интеграция: Способность взаимодействовать с другими информационными системами предприятия (бухгалтерия, ERP, системы контроля доступа).

Особое внимание при разработке АИС кадровой службы следует уделить нормативно-правовой базе РФ. Законодательство предъявляет жесткие регуляторные требования к российским компаниям, особенно в части обработки персональных данных:

• Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных»: Этот закон является краеугольным камнем в регулировании обработки персональных данных. Он определяет принципы, условия и процедуры сбора, хранения, использования и защиты персональных данных, включая требования к согласию субъекта, трансграничной передаче, уничтожению данных и мерам по их обеспечению безопасности. АИС должна быть спроектирована таким образом, чтобы полностью соответствовать требованиям 152-ФЗ, включая возможность получения согласия, протоколирование доступа и изменений, а также обеспечение конфиденциальности.
• Федеральный закон №187-ФЗ «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации»: Хотя он в первую очередь касается объектов КИИ (энергетика, транспорт, связь), его положения могут быть применимы к крупным корпорациям, если их HR-системы признаются частью критической инфраструктуры. Это влечет за собой дополнительные требования к защите и устойчивости.
• Нормативы ФСТЭК России и Банка России: Эти регуляторы устанавливают требования к защите информации, аттестации информационных систем, техническим средствам защиты и методам обеспечения безопасности персональных данных и конфиденциальной информации. При проектировании АИС необходимо учитывать их рекомендации и стандарты.

Важным аспектом современных HR-практик является кадровый электронный документооборот (КЭДО). Внедрение КЭДО, поддерживаемого современными HRM-системами, позволяет значительно упростить и ускорить процессы подписания документов (приказы, заявления, трудовые договоры), исключить потерю бумаг и обеспечить юридическую значимость электронных документов. Это требует интеграции с системами электронного подписывания и соблюдения нормативных актов, регулирующих КЭДО в РФ.

Таким образом, формирование требований к АИС кадровой службы – это не только техническая задача, но и комплексный юридический, организационный и стратегический процесс, требующий глубокого понимания предметной области и законодательства.

Проектирование АИС кадровой службы на базе СУБД Microsoft Access

Обоснование выбора СУБД Access и ее возможности

Выбор конкретной СУБД для реализации проекта автоматизированной информационной системы всегда является компромиссом между функциональностью, стоимостью, сложностью внедрения и поддержки. В контексте дипломной работы, а также для малых и средних предприятий с ограниченным бюджетом и специфическими потребностями, Microsoft Access может стать вполне обоснованным выбором.

Технические характеристики и функциональные возможности Microsoft Access:
Microsoft Access – это реляционная СУБД, часть пакета Microsoft Office, которая сочетает в себе реляционный механизм базы данных Microsoft Jet Database Engine (или Access Database Engine в более новых версиях) с графическим пользовательским интерфейсом и средствами разработки программного обеспечения.

• Интегрированная среда разработки: Access предоставляет удобную среду для создания таблиц, форм, отчетов, запросов и макросов, что значительно упрощает процесс разработки для пользователей, не обладающих глубокими навыками программирования.
• Хранение данных: Позволяет хранить данные в виде взаимосвязанных таблиц, поддерживая основные принципы реляционных баз данных (первичные и внешние ключи, нормализация).
• Графический интерфейс: Наличие визуальных конструкторов для таблиц, запросов, форм и отчетов ускоряет разработку и делает её более доступной.
• Язык запросов SQL: Access поддерживает собственный диалект SQL (Jet SQL), позволяющий выполнять сложные запросы к данным.
• Макросы и VBA: Для автоматизации задач и создания более сложной логики можно использовать макросы или язык программирования Visual Basic for Applications (VBA). Это позволяет создавать пользовательские функции, процедуры и обработчики событий.
• Отчеты и формы: Широкие возможности по созданию настраиваемых форм для ввода/просмотра данных и гибких отчетов для вывода информации.
• Обеспечение целостности данных: Access поддерживает автоматическую проверку целостности данных в связанных полях, что является системой правил для поддержания связей между записями и защиты от случайного удаления или изменения.

Особенности и ограничения использования Access для корпоративных информационных систем кадровой службы:
Несмотря на свои преимущества, Access имеет ряд существенных ограничений, которые необходимо четко понимать при выборе этой СУБД для корпоративной системы:

1. Масштабируемость: Access плохо масштабируется для работы с большим количеством пользователей (более 10-20 одновременно) и крупными объемами данных (обычно рекомендуемый предел – до 2 ГБ, хотя технически может быть и больше). При превышении этих порогов производительность резко падает, возрастает риск повреждения базы данных. Для крупной кадровой службы с сотнями или тысячами сотрудников и активным использованием несколькими HR-специалистами одновременно Access может оказаться неэффективным.
2. Безопасность: Уровень безопасности Access ниже, чем у серверных СУБД (SQL Server, Oracle). Хотя есть возможности для разграничения прав доступа на уровне объектов (таблицы, формы), сложная многоуровневая система безопасности с аудитом действий пользователей реализовать затруднительно. Это является серьезным недостатком для системы, работающей с конфиденциальными персональными данными.
3. Надежность и устойчивость к сбоям: Файловая природа Access делает её уязвимой к повреждениям при сетевых сбоях, некорректном завершении работы или одновременном изменении данных несколькими пользователями. Восстановление данных может быть сложным.
4. Производительность в многопользовательском режиме: При одновременном доступе нескольких пользователей к одному файлу базы данных производительность снижается из-за механизма файловых блокировок.
5. Отсутствие серверной архитектуры: Access – это десктопная СУБД, не имеющая клиент-серверной архитектуры в классическом понимании. Это означает, что обработка данных происходит на клиентской машине, а не на мощном сервере, что ограничивает возможности по оптимизации производительности.
6. Ограниченные возможности интеграции: Интеграция с другими корпоративными системами может быть более сложной и менее эффективной по сравнению с серверными СУБД, предлагающими мощные API и коннекторы.

Вывод: Microsoft Access является отличным инструментом для разработки простых, локальных или малопользовательских АИС, идеальным для учебных проектов, прототипов или систем для малого бизнеса, где число пользователей и объем данных невелики. Он позволяет быстро создать функциональное решение без значительных инвестиций. Однако для серьезной корпоративной АИС кадровой службы, требующей высокой производительности, надежности, масштабируемости и усиленной безопасности данных, особенно с учетом требований 152-ФЗ, следует рассматривать более мощные серверные СУБД. В рамках дипломной работы его использование вполне оправдано как демонстрация владения принципами проектирования ИС.

Проектирование информационной модели и структуры базы данных

Центральным элементом любой АИС является база данных, её логическая структура определяет эффективность, надежность и гибкость всей системы. Проектирование информационной модели – это итеративный процесс, который начинается с высокоуровневого представления данных и постепенно детализируется до физической реализации.

Концептуальная модель (ER-модель):
На первом этапе разрабатывается концептуальная модель, которая описывает сущности (объекты реального мира, информацию о которых мы хотим хранить) и связи между ними. Для АИС кадровой службы ключевыми сущностями могут быть:

• Сотрудник: Основная сущность, содержащая данные о работнике.
• Должность: Информация о возможных должностях в компании.
• Подразделение: Структурные единицы компании.
• Приказ: Документы, регламентирующие кадровые события.
• Отпуск: Информация о предоставленных отпусках.
• Образование: Сведения об образовании сотрудников.
• Квалификация: Данные о профессиональных навыках и сертификатах.

Связи между сущностями могут быть типа «один-к-одному», «один-ко-многим» или «многие-ко-многим». Например:

• Сотрудник — <один-ко-многим> — Приказ (один сотрудник может быть участником многих приказов).
• Сотрудник — <один-ко-одному> — Должность (в конкретный момент времени).
• Подразделение — <один-ко-многим> — Сотрудник (в одном подразделении много сотрудников).
• Сотрудник — <многие-ко-многим> — Обучение (один сотрудник может пройти много курсов, один курс может пройти много сотрудников). Для реализации связи «многие-ко-многим» в реляционных базах данных используется промежуточная таблица.

Логическая модель базы данных:
После построения ER-модели следует преобразование её в логическую модель, которая представляет собой набор таблиц, их столбцов (атрибутов), первичных и внешних ключей.

Пример структуры таблицы «Сотрудники»:

Имя поля	Тип данных	Описание	Ключ
КодСотрудника	Числовой	Уникальный идентификатор сотрудника	Первичный
Фамилия	Текстовый	Фамилия сотрудника
Имя	Текстовый	Имя сотрудника
Отчество	Текстовый	Отчество сотрудника
ДатаРождения	Дата/Время	Дата рождения
Пол	Текстовый	Пол (М/Ж)
Адрес	Текстовый	Адрес проживания
Телефон	Текстовый	Контактный телефон
Email	Текстовый	Электронна�� почта
КодДолжности	Числовой	Внешний ключ, ссылка на таблицу «Должности»	Внешний
КодПодразделения	Числовой	Внешний ключ, ссылка на таблицу «Подразделения»	Внешний
ДатаПриема	Дата/Время	Дата приема на работу
Статус	Текстовый	Текущий статус сотрудника (работает, в отпуске, уволен)

Принципы нормализации баз данных:
Для обеспечения целостности данных, минимизации избыточности и упрощения модификации используются нормальные формы. Основные нормальные формы:

• Первая нормальная форма (1НФ): Каждая ячейка таблицы должна содержать атомарное (неделимое) значение. Отсутствие повторяющихся групп столбцов.
• Вторая нормальная форма (2НФ): Таблица находится в 1НФ, и каждый неключевой атрибут полностью зависит от всего первичного ключа. Это исключает частичные зависимости.
• Третья нормальная форма (3НФ): Таблица находится в 2НФ, и каждый неключевой атрибут не зависит транзитивно от первичного ключа (т.е., не зависит от другого неключевого атрибута).
  Приведение таблиц к 3НФ обычно является достаточным для большинства бизнес-приложений и позволяет избежать многих проблем с целостностью данных.

Механизмы обеспечения целостности данных в Access:
Microsoft Access предлагает встроенные механизмы для поддержания ссылочной целостности, что критически важно для реляционных баз данных. Целостность данных гарантирует, что связи между таблицами сохраняются и данные остаются непротиворечивыми.
Для обеспечения целостности данных в Access необходимо соблюдение следующих условий:

1. Ключевое поле или уникальный индекс: Связанное поле главной таблицы должно быть первичным ключом или иметь уникальный индекс. Это гарантирует, что каждая запись в главной таблице однозначно идентифицируется.
2. Одинаковый тип данных: Связанные поля в обеих таблицах (первичный ключ в главной и внешний ключ в дочерней) должны иметь одинаковый тип данных. Исключение составляют поля «Счетчик» в главной таблице и «Числовой» в дочерней.
3. Принадлежность к одной базе данных: Обе таблицы должны находиться в одной базе данных Access.

При установке ссылочной целостности Access автоматически применяет следующие правила:

• Блокировка ввода: Access блокирует ввод значений во внешний ключ дочерней таблицы, если эти значения отсутствуют в ключевом поле главной таблицы. Например, нельзя присвоить сотруднику должность, которой нет в списке должностей.
• Блокировка удаления: Access предотвращает удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные записи в дочерней таблице. Это предотвращает «повисание» дочерних записей без ссылки на родительскую. Например, нельзя удалить подразделение, пока в нем числятся сотрудники.
• Блокировка изменения первичного ключа: Access не позволит изменить значение первичного ключа в главной таблице, если с ним связаны записи в дочерней таблице.
• Каскадное обновление связанных полей (опционально): Если включено, изменение значения первичного ключа в главной таблице автоматически обновит все соответствующие значения внешних ключей в дочерних таблицах.
• Каскадное удаление связанных записей (опционально): Если включено, удаление записи из главной таблицы автоматически приведет к удалению всех связанных записей в дочерних таблицах. Эту опцию следует использовать с большой осторожностью, поскольку она может привести к потере данных.

При проектировании базы данных для АИС кадровой службы необходимо тщательно продумать все связи, типы данных и правила ссылочной целостности, чтобы обеспечить надежность и корректность хранимой информации.

Разработка архитектуры и пользовательского интерфейса

Эффективная АИС – это не только надежная база данных, но и удобная, логично выстроенная архитектура, а также интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Эти элементы определяют, насколько легко и продуктивно пользователи смогут взаимодействовать с системой.

Архитектурные решения для АИС:
Для АИС кадровой службы на базе Microsoft Access обычно применяется архитектура «файл-сервер» или «однопользовательская» (в зависимости от масштаба). Однако в контексте более формального проектирования можно представить модульную архитектуру, даже если технически Access реализует это в рамках одного файла .accdb.

Предлагаемая архитектура может включать следующие модули:

1. Модуль «Ядро СУБД»:
   • Функции: Хранение данных, обеспечение целостности, выполнение запросов.
   • Реализация: Собственно файл базы данных Microsoft Access (.accdb), содержащий таблицы, связи, индексы.
   • Взаимодействие: Предоставляет данные другим модулям по запросам.
2. Модуль «Бизнес-логика»:
   • Функции: Реализация правил обработки данных, валидация ввода, расчеты, автоматизация кадровых процедур (например, расчет стажа, формирование документов по шаблону).
   • Реализация: В Access это может быть реализовано через модули VBA (Visual Basic for Applications), макросы, встроенные запросы и хранимые процедуры (если использовать, например, связанные таблицы SQL Server в бэкенде).
   • Взаимодействие: Получает данные от модуля «Ядро СУБД», обрабатывает их и передает результаты для отображения в модуле «Пользовательский интерфейс» или для записи обратно в «Ядро СУБД».
3. Модуль «Пользовательский интерфейс» (UI):
   • Функции: Представление данных пользователю, прием ввода, навигация по системе.
   • Реализация: Формы Access, разработанные с использованием элементов управления (текстовые поля, кнопки, списки, таблицы).
   • Взаимодействие: Взаимодействует с пользователем, отправляет запросы в модуль «Бизнес-логика» и отображает полученные от него данные.
4. Модуль «Отчетность»:
   • Функции: Генерация регламентированных и аналитических отчетов.
   • Реализация: Отчеты Access, построенные на основе запросов к базе данных, а также, при необходимости, VBA-код для более сложной логики формирования.
   • Взаимодействие: Получает данные из «Ядра СУБД» через «Бизнес-логику», формирует отчеты и выводит их на печать или экспортирует в различные форматы.
5. Модуль «Интеграция» (потенциальный):
   • Функции: Обмен данными с внешними системами (например, 1С:Бухгалтерия).
   • Реализация: В Access это может быть реализовано через импорт/экспорт данных в форматы XLS/CSV/XML, использование ODBC-подключений к внешним базам данных или написание специализированного VBA-кода для взаимодействия с API внешних систем.
   • Взаимодействие: Обеспечивает связь с другими ИС.

При такой модульной архитектуре Access файл может быть разделен на «фронтенд» (содержащий формы, отчеты, запросы и VBA-код) и «бэкенд» (содержащий только таблицы). Фронтенд распространяется на компьютеры пользователей, а бэкенд хранится на сетевом диске.

Разработка макетов пользовательских интерфейсов:
Пользовательский интерфейс (UI) должен быть интуитивно понятным, эргономичным и соответствовать потребностям HR-специалистов. Макеты (прототипы) форм играют ключевую роль в визуализации и согласовании функционала.

Пример макета для формы «Карточка сотрудника»:

• Название формы: «Сотрудник: [Фамилия И.О.]»
• Элементы управления:
  • Вкладки/Разделы:
    • «Личные данные»: Поля для ввода фамилии, имени, отчества, даты рождения, пола, гражданства, ИНН, СНИЛС, паспорта.
    • «Контактная информация»: Адрес прописки/проживания, телефон, email.
    • «Трудовая деятельность»: Должность, подразделение, дата приема, оклад, ставка, история переводов.
    • «Образование и квалификация»: Сведения об образовании, дипломы, сертификаты, курсы повышения квалификации.
    • «Воинский учет»: Категория годности, воинское звание, состав, профиль, дата постановки на учет.
    • «Отпуска и больничные»: Список с датами начала/окончания, типом, количеством дней.
    • «Приказы»: Список всех приказов, относящихся к сотруднику.
  • Кнопки:
    • «Сохранить»: Сохранение изменений.
    • «Отменить»: Отмена внесенных изменений.
    • «Добавить нового»: Открытие пустой формы для нового сотрудника.
    • «Удалить»: Удаление текущей записи (с подтверждением и проверкой ссылочной целостности).
    • «Печать приказа»: Генерация и печать приказа (например, о приеме).
    • «Создать справку»: Генерация и печать справки (например, 2-НДФЛ, с места работы).
  • Поля ввода: Текстовые поля, поля с маской ввода (для телефона, ИНН), выпадающие списки (для должностей, подразделений, пола, гражданства), поля для дат с календарем.
  • Навигация: Кнопки «Первая запись», «Предыдущая запись», «Следующая запись», «Последняя запись», «Поиск».

Принципы удобства и интуитивности использования:

• Единообразие: Все формы и отчеты должны иметь схожий дизайн и расположение элементов.
• Простота: Избегать перегрузки форм информацией, использовать логическое группирование полей.
• Обратная связь: Система должна информировать пользователя о статусе операций (сохранено, ошибка, успешно выполнено).
• Валидация ввода: Автоматическая проверка корректности введенных данных (например, дата не может быть в будущем, числовые поля должны содержать только числа).
• Подсказки: Использование всплывающих подсказок для сложных элементов или полей.
• Навигация: Легкий доступ к связанной информации (например, из карточки сотрудника можно перейти к списку его приказов).

Тщательная проработка архитектуры и пользовательского интерфейса на этапе проектирования значительно упрощает разработку, снижает количество ошибок и повышает удовлетворенность конечных пользователей.

Экономическая эффективность и управление рисками внедрения АИС

Методика оценки экономической эффективности ИТ-проектов

Внедрение любой информационной системы – это инвестиция, которая должна окупиться и принести организации определенные выгоды. Оценка экономической эффективности ИТ-проектов, в том числе АИС кадровой службы, является критически важным этапом, позволяющим обосновать целесообразность вложений.

Основные подходы и методики расчета экономической эффективности:
Для оценки эффективности ИТ-проектов используются как традиционные финансовые показатели, так и специфические для ИТ.

1. Показатели окупаемости инвестиций:
   • Return on Investment (ROI) – коэффициент окупаемости инвестиций. Это один из самых распространенных показателей, который отражает прибыльность или убыточность инвестиций.
     
     Формула:
     ROI = (Прибыль от инвестиций − Стоимость инвестиций) / Стоимость инвестиций × 100%
     
     Пример: Если внедрение АИС стоило 500 000 рублей, а за год принесло экономию в 750 000 рублей (за счет сокращения трудозатрат и ошибок), то ROI = (750 000 − 500 000) / 500 000 × 100% = 50%.
   • Net Present Value (NPV) – чистая приведенная стоимость. Этот показатель учитывает временную стоимость денег, дисконтируя будущие денежные потоки к текущему моменту.
     
     Формула:
     NPV = Σt=1n (CFt / (1 + r)t) − IC
     
     Где:
     CF_t – чистый денежный поток в период t;
     r – ставка дисконтирования (стоимость капитала);
     t – номер периода;
     n – количество периодов;
     IC – первоначальные инвестиции (Initial Cost).
     
     Пример: Если проект АИС требует инвестиций в 500 000 руб. и генерирует денежные потоки в 200 000 руб., 250 000 руб., 300 000 руб. за три года соответственно при ставке дисконтирования 10%, то NPV будет рассчитываться как:
     NPV = (200 000 / (1 + 0.1)1) + (250 000 / (1 + 0.1)2) + (300 000 / (1 + 0.1)3) − 500 000
NPV ≈ 181 818 + 206 612 + 225 394 − 500 000 = 113 824 рубля. Положительный NPV указывает на экономическую привлекательность проекта.
   • Total Cost of Ownership (TCO) – общая стоимость владения. Это комплексный показатель, учитывающий не только первоначальные инвестиции, но и все затраты на протяжении всего жизненного цикла системы: внедрение, обучение, поддержку, обновления, лицензии, оборудование, персонал.
     
     TCO = IC + Стоимость поддержки + Стоимость обновлений + Стоимость обучения + Стоимость оборудования + Прочие операционные расходы.
     
     Пример: Если АИС Access изначально стоила 50 000 руб., ежегодная поддержка 10 000 руб., обучение 5 000 руб., и планируется использовать 5 лет, то TCO за 5 лет составит 50 000 + (10 000 × 5) + (5 000 × 5) = 50 000 + 50 000 + 25 000 = 125 000 руб.
2. Экономия и выгоды:
   • Сокращение трудозатрат: За счет автоматизации рутинных операций (оформление документов, расчет отпусков, подготовка отчетов) высвобождается время HR-специалистов.
     
     Пример расчета: Если на ручное формирование одного приказа уходит 15 минут, и в месяц таких приказов 50, то экономия времени на автоматизации составит 50 × 15 = 750 минут (12.5 часов). При стоимости часа работы специалиста 500 руб., ежемесячная экономия составит 6250 руб.
   • Уменьшение ошибок: Автоматическая проверка данных и шаблоны документов снижают вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
   • Ускорение процессов: Сокращение времени на обработку запросов, подготовку документов и отчетов.
   • Улучшение качества принимаемых решений: Доступ к актуальной и точной информации позволяет руководству принимать более обоснованные решения в области управления персоналом.
   • Экономия на расходных материалах: Переход на КЭДО сокращает расходы на бумагу, картриджи, архивирование.

Обоснование выбора показателей эффективности для АИС кадровой службы:
Для АИС кадровой службы наиболее релевантными являются:

• ROI: Для демонстрации общей рентабельности проекта.
• TCO: Для понимания полной стоимости владения и принятия решений о долгосрочной стратегии.
• Сокращение трудозатрат: Это прямой и легко измеримый показатель, который существенно влияет на операционные расходы HR-отдела.
• Уменьшение количества ошибок в кадровом учете: Хотя это сложнее измерить в денежном эквиваленте, ошибки могут привести к штрафам, судебным разбирательствам и потере репутации.
• Скорость обработки запросов: Повышение скорости напрямую влияет на эффективность работы всей компании.
• Уровень удовлетворенности сотрудников и HR-специалистов: Хотя это неэкономический показатель, он косвенно влияет на производительность и текучесть кадров.

Методика оценки должна быть прозрачной и базироваться на реальных данных компании, полученных до и после внедрения АИС, чтобы обеспечить объективность расчетов.

Управление рисками проекта внедрения АИС

Любой ИТ-проект, особенно связанный с внедрением новой системы, сопряжен с рисками. Управление рисками — это системный процесс выявления, анализа и контроля событий, которые могут негативно повлиять на достижение целей проекта. Эффективное управление рисками позволяет не только избежать проблем, но и превратить потенциальные угрозы в возможности.

Этапы управления рисками:

1. Идентификация рисков: Процесс выявления потенциальных угроз, которые могут повлиять на проект. Это включает мозговой штурм, анализ исторических данных, SWOT-анализ, интервью с экспертами.
   Пример: Неготовность топ-менеджмента к изменениям, недостаточная квалификация исполнителей, текучка кадров, нарушение методологии, неправильные технические решения, снижение производительности системы, ошибки планирования, проблемы с интеграцией.
2. Оценка рисков: Анализ выявленных рисков по вероятности возникновения и степени влияния на проект. Риски могут быть ранжированы (высокий, средний, низкий) и оценены количественно или качественно.
   Пример: Риск «неготовность топ-менеджмента» – высокая вероятность, высокое влияние; Риск «ошибки в коде» – средняя вероятность, среднее влияние.
3. Планирование мер по предотвращению (смягчению): Разработка стратегий и действий для снижения вероятности возникновения рисков или минимизации их последствий.
   Пример: Для риска «неготовность топ-менеджмента» – проведение разъяснительной работы, демонстрация преимуществ, вовлечение в процесс. Для риска «недостаточная квалификация исполнителей» – обучение, привлечение внешних экспертов, контроль качества.
4. Обеспечение действий в случае возникновения (реагирование): Создание планов реагирования на риски, которые невозможно предотвратить или полностью смягчить. Это «план Б».
   Пример: Для риска «снижение производительности системы» – иметь резервные серверные мощности, план по оптимизации запросов или переходу на более мощную СУБД.
5. Мониторинг и контроль рисков: Постоянное отслеживание рисков, выявление новых рисков, оценка эффективности мер по их управлению.

Систематическая работа с потенциальными угрозами позволяет предотвратить превышение бюджета на 15-25% в среднем по отрасли, �� также избежать срывов сроков и потери качества.

Выявление потенциальных рисков ИТ-проектов, специфичных для АИС кадровой службы:

Категория риска	Примеры рисков
Организационные	Неготовность топ-менеджмента и ключевых пользователей к изменениям (сопротивление инновациям, отсутствие поддержки). Недостаточная квалификация HR-специалистов для работы с новой системой. Текучка кадров в HR-отделе или среди разработчиков проекта. Отсутствие четко определенных ролей и обязанностей в проектной команде. Неэффективная коммуникация между стейкхолдерами.
Технические	Неправильные технические решения при проектировании (например, некорректная структура БД, плохая оптимизация запросов). Снижение производительности системы при увеличении объема данных или числа пользователей (особенно актуально для Access). Ошибки в коде или логике работы системы. Несовместимость с существующим оборудованием или ПО. Угрозы безопасности данных (утечки персональных данных, несанкционированный доступ) – критично для кадровой системы. Сбои в работе СУБД Access.
Проектные	Ошибки планирования (нереалистичные сроки, недооценка ресурсов). Превышение бюджета проекта. Неполное или некорректное выявление требований. Нарушение методологии разработки. Отсутствие контроля качества.
Законодательные	Изменение законодательства РФ в области кадрового учета или защиты персональных данных, требующее доработки системы.
Эксплуатационные	Отсутствие должной поддержки и обслуживания системы после внедрения. Недостаточное обучение конечных пользователей.

Конкретные меры по минимизации рисков:

• Для организационных рисков:
  • Активное вовлечение руководства и ключевых HR-специалистов на всех этапах проекта.
  • Проведение тренингов и обучения для конечных пользователей.
  • Разработка плана управления изменениями и коммуникационной стратегии.
• Для технических рисков:
  • Тщательное тестирование системы на всех этапах разработки.
  • Использование резервных копий (бэкапов) базы данных Access.
  • Разработка механизмов автоматического восстановления данных (применимо для серверных СУБД, для Access – скорее регулярное резервное копирование).
  • Тщательный выбор аппаратного обеспечения.
  • Применение стандартов кодирования и проектирования.
  • Реализация строгого контроля доступа и механизмов защиты данных (в соответствии с 152-ФЗ).
• Для проектных рисков:
  • Детальное планирование с использованием проверенных методологий (например, спиральная модель для гибкости).
  • Регулярный мониторинг прогресса и бюджета.
  • Использование прототипирования для уточнения требований.
  • Создание четкого плана управления рисками.
• Для законодательных рисков:
  • Постоянный мониторинг изменений в законодательстве РФ.
  • Включение в бюджет проекта резерва на доработки, связанные с изменениями нормативной базы.

Игнорирование ИТ-рисков может привести к серьезным финансовым потерям, репутационным издержкам, снижению лояльности сотрудников и даже остановке бизнес-процессов. Поэтому план управления рисками проекта должен быть всеобъемлющим, включать стратегию выявления рисков, а также четкое определение ролей и обязанностей по их мониторингу и реагированию.

Интеграция АИС кадровой службы с другими информационными системами предприятия

Принципы и методы системной интеграции

В современном бизнес-ландшафте предприятия редко полагаются на одну-единственную информационную систему. Как правило, существует целый комплекс систем: бухгалтерия, управление складом, продажи, производство и, конечно, кадровая служба. Чтобы эти разрозненные «острова» информации не превратились в барьеры, а работали как единый организм, необходима системная интеграция.

Цели и задачи системной интеграции:
Системная интеграция – это процесс объединения различных компонентов информационной системы (программных приложений, баз данных, аппаратного обеспечения) в единую, согласованную структуру. Это не просто связывание систем, а создание синергетического эффекта, при котором целое становится больше, чем сумма его частей.

Основные цели интеграции:

• Создание единого информационного пространства: Все подразделения получают доступ к актуальным и непротиворечивым данным из различных систем.
• Оптимизация бизнес-процессов: Устранение дублирования ввода данных, сокращение ручных операций, ускорение обмена информацией между отделами.
• Снижение затрат: За счет повышения эффективности работы, уменьшения ошибок и снижения времени на обработку информации.
• Повышение точности и актуальности данных: Исключение расхождений в данных разных систем.
• Улучшение качества управленческих решений: Доступ к комплексной и оперативной аналитической информации.

Основные методы интеграции информационных систем:

1. Обмен данными через файлы (File-based integration):
   • Суть: Данные из одной системы экспортируются в файл определенного формата (XLS, CSV, XML, TXT), который затем импортируется в другую систему.
   • Преимущества: Простота реализации, универсальность (многие системы поддерживают экспорт/импорт в эти форматы).
   • Недостатки: Высокий риск потери данных при ошибках, неактуальность данных (данные обновляются только при ручном или периодическом экспорте/импорте), низкая оперативность, трудоемкость поддержки. Для АИС на Access это часто является базовым методом.
2. Обмен через функции API (Application Programming Interface) или удаленный вызов процедур (RPC – Remote Procedure Call):
   • Суть: Системы взаимодействуют напрямую, вызывая функции друг друга или обмениваясь сообщениями по заранее определенным правилам. API предоставляет набор команд и протоколов для взаимодействия.
   • Преимущества: Высокая оперативность обмена данными, минимальное вмешательство пользователя, высокая надежность, возможность реализации сложной логики взаимодействия.
   • Недостатки: Требует глубоких знаний API обеих систем, высокая сложность разработки, зависимость от стабильности API. Для Access это сложнее, чем для серверных СУБД, но возможно через VBA, если у интегрируемой системы есть COM-объекты или веб-сервисы.
3. Прямое обращение к базе данных интегрируемой системы (Database-level integration):
   • Суть: Одна система напрямую обращается к таблицам или представлениям базы данных другой системы (например, через ODBC-подключение).
   • Преимущества: Высокая производительность для массового обмена, максимальная гибкость.
   • Недостатки: Высокий риск повреждения данных при некорректных запросах, необходимость глубокого понимания структуры базы данных, нарушение принципов инкапсуляции (одна система «знает» о внутренней структуре другой), проблемы с безопасностью. Требует большой осторожности и контроля.

Типы интеграции:

• Двухточечная интеграция («точка-точка» или Point-to-Point):
  • Суть: Прямое соединение двух элементов (систем) для их взаимодействия. Каждая пара систем интегрируется индивидуально.
  • Преимущества: Простота для малого числа систем, относительно быстрая реализация для конкретной связи.
  • Недостатки: При увеличении числа систем (N) количество связей растет квадратично (N × (N − 1) / 2), что приводит к «спагетти-архитектуре», сложности управления, поддержки и масштабирования.
• Горизонтальная интеграция (Enterprise Application Integration — EAI):
  • Суть: Использование специализированной системы (интеграционной шины данных, ESB – Enterprise Service Bus) как общего уровня пользовательского интерфейса, обеспечивающего связь между всеми элементами. Каждая система подключается только к шине, а не ко всем остальным.
  • Преимущества: Упрощение архитектуры, централизованное управление интеграцией, высокая масштабируемость и гибкость, снижение затрат на поддержку при большом количестве систем.
  • Недостатки: Высокая первоначальная стоимость и сложность внедрения самой интеграционной шины. Это решение для крупных предприятий.

Для АИС кадровой службы на базе Access, с учетом её ограничений, наиболее реалистичными методами являются обмен данными через файлы (XLS, CSV) или, в более сложных случаях, прямое обращение к базе данных (если она тоже является Access или MSSQL Express) и, возможно, ограниченное использование API через VBA для взаимодействия с веб-сервисами.

Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами

Интеграция АИС кадровой службы с другими ключевыми информационными системами предприятия, такими как бухгалтерские и ERP-системы, является одним из важнейших шагов к созданию единого информационного пространства и повышению общей эффективности бизнеса.

Примеры интеграции с бухгалтерскими системами (например, 1С:Бухгалтерия):
Кадровая служба и бухгалтерия тесно связаны, особенно в части расчетов с персоналом. Современные HRM-системы, такие как 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом), изначально предлагают глубокую интеграцию с бухгалтерскими системами (например, 1С:Бухгалтерия). Для АИС на Access эта интеграция может быть реализована следующими способами:

1. Обмен данными через файлы:
   • Механизм: АИС кадровой службы на Access экспортирует данные о начислениях, удержаниях, отпусках, больничных, приказах о приеме/увольнении в формате XLS или XML. Затем эти файлы импортируются в 1С:Бухгалтерию.
   • Преимущества: Простота реализации, не требует сложных настроек.
   • Недостатки: Ручной процесс, риск ошибок при экспорте/импорте, данные неактуальны в реальном времени, необходимость постоянного контроля.
2. Прямое обращение к базе данных (при наличии ODBC-драйверов):
   • Механизм: Если 1С:Бухгалтерия использует базу данных, к которой можно получить доступ через ODBC (например, MS SQL Server), то из Access можно настроить связанные таблицы, позволяющие читать (и, возможно, записывать) данные напрямую. Однако это требует понимания структуры БД 1С, что может быть очень сложным и рискованным.
   • Преимущества: Более оперативный обмен данными, автоматизация процесса.
   • Недостатки: Высокий риск нарушения целостности данных, сложность реализации, необходимость контроля версий 1С, так как структура БД может меняться.
3. Использование готовых обменов (если доступны):
   • Механизм: Некоторые разработчики предоставляют специализированные модули для обмена данными между своими продуктами. Для Access это менее вероятно, но теоретически можно разработать такой модуль на VBA, если у 1С:Бухгалтерии есть COM-объекты или API для внешних приложений.
   • Преимущества: Надежность, проверенная интеграция.
   • Недостатки: Зависимость от сторонних разработчиков, возможные проблемы совместимости.

Интеграция с ERP-системами:
ERP (Enterprise Resource Planning) системы – это комплексные программные пакеты, управляющие всеми основными бизнес-процессами предприятия (финансы, производство, продажи, HR и т.д.). Интеграция кадровой АИС с ERP-системой позволяет создать по-настоящему единое информационное пространство.

• Пример: Если ERP-система (например, SAP, Oracle E-Business Suite или даже более простая отечественная ERP) уже содержит модуль HR, то АИС на Access может выступать как источник детализированных данных для определенных HR-процессов, которые не покрываются ERP полностью. Обмен данными чаще всего происходит через API или файлы, как описано выше.
• Взаимная выгода единого информационного пространства:
  • Финансы: Автоматическая передача данных о зарплате, налогах, отпускных и больничных из HR в бухгалтерию, исключая ручной ввод и ошибки.
  • Планирование ресурсов: Данные о численности персонала, вакансиях, квалификациях доступны для планирования производственных мощностей и проектов.
  • Отчетность: Единый источник данных для комплексной управленческой отчетности по всем аспектам деятельности предприятия.
  • Оптимизация: Сквозные бизнес-процессы (например, от найма до расчета зарплаты) становятся прозрачными и автоматизированными.

Перспективы развития HR-автоматизации

Мир HR-технологий не стоит на месте, и даже при проектировании базовой АИС на Access важно понимать общие тенденции и перспективы. Автоматизация HR-процессов в России активно развивается, о чем свидетельствует рост запроса на экспертов в этой области на 70% за первые шесть месяцев 2023 года. Это подчеркивает осознание бизнесом необходимости цифровизации HR.

Основные тенденции и перспективы:

1. Расширение функционала HRM-систем: Современные HRM-системы не ограничиваются только кадровым учетом. Они охватывают весь спектр HR-процессов: от рекрутинга и онбординга до управления эффективностью, обучением, развитием, компенсациями и льготами. Тенденция к созданию «единого окна» для сотрудника, где он может подать заявление на отпуск, заказать справку, посмотреть расчетный лист, пройти обучение.
2. Активное применение искусственного интеллекта (ИИ): ИИ становится неотъемлемой частью HR-автоматизации, привнося новые возможности:
   • Нейросети для текстов вакансий: Помогают создавать более привлекательные и гендерно-нейтральные описания вакансий, улучшая отклик.
   • Голосовые роботы и чат-боты: Используются для первичного отбора кандидатов (скрининг резюме, проведение коротких интервью по заранее заданному сценарию), ответов на типовые вопросы сотрудников, записи на собеседования. Это значительно сокращает нагрузку на рекрутеров и HR-менеджеров.
   • Предиктивная аналитика: Использование ИИ для прогнозирования текучести кадров, выявления потенциальных проблемных зон, оценки эффективности обучения и определения кандидатов с высоким потенциалом.
   • Автоматизация адаптации: ИИ-помощники могут сопровождать нового сотрудника на этапах онбординга, отвечая на вопросы и предоставляя необходимую информацию.
3. Big Data и HR-аналитика: Сбор и анализ больших объемов данных о персонале позволяет выявлять скрытые закономерности, оптимизировать HR-политики, повышать эффективность управления талантами.
4. Мобильные приложения для сотрудников: Доступ к HR-сервисам через смартфоны для удобства подачи заявок, просмотра информации, прохождения обучения.
5. Персонализация HR-процессов: С помощью ИИ и Big Data HR-процессы становятся более индивидуализированными, предлагая сотрудникам релевантные курсы обучения, программы развития и льготы.
6. Усиление информационной безопасности: В условиях возрастающего объема персональных данных и киберугроз, вопросы безопасности и защиты данных (соответствие 152-ФЗ, GDPR и другим стандартам) становятся еще более критичными.

Хотя АИС на Access не сможет напрямую реализовать все эти передовые тенденции, понимание их важно для проектирования системы с учетом будущих возможностей для миграции или интеграции. Например, проектирование базы данных должно быть достаточно гибким, чтобы в дальнейшем обеспечить выгрузку данных для аналитики или интеграции с более сложными ИИ-решениями.

Заключение

Настоящий методологический план дипломной работы предоставляет всесторонний подход к проектированию и внедрению автоматизированной информационной системы кадровой службы на базе СУБД Microsoft Access. В ходе исследования были последовательно решены все поставленные задачи, что позволило достичь главной цели – разработать комплексный и детальный план, пригодный для глубокого анализа и практической реализации.

Мы начали с систематизации теоретических основ, дав четкие определения АИС, СУБД, кадровой службы и бизнес-процессов, а также рассмотрели различные модели жизненного цикла ИС и методологии проектирования. Этот фундамент позволил нам глубже понять контекст и методологическую базу для создания системы.

Далее был проведен детальный анализ предметной области, где были выявлены ключевые функции и бизнес-процессы кадровой службы, подлежащие автоматизации. Были сформулированы функциональные и нефункциональные требования к будущей АИС, с особым акцентом на критически важные аспекты безопасности данных и соблюдения регуляторных требований законодательства РФ, включая №152-ФЗ о персональных данных и нормативы ФСТЭК, а также тенденции к кадровому электронному документообороту.

В рамках проектирования АИС мы обосновали выбор СУБД Microsoft Access, осознавая её возможности и специфические ограничения для корпоративных систем, что является важным аспектом, часто упускаемым в подобных работах. Была представлена логическая структура базы данных с учетом принципов нормализации и механизмов обеспечения целостности данных, а также предложены архитектурные решения и макеты пользовательского интерфейса, ориентированные на удобство и интуитивность использования.

Особое внимание было уделено экономической эффективности и управлению рисками. Мы представили основные подходы и методики расчета экономической эффективности (ROI, NPV, TCO), предоставив формулы и примеры, а также детально описали этапы управления рисками, выявили потенциальные угрозы, специфичные для АИС кадровой службы, и предложили конкретные меры по их минимизации.

Наконец, мы рассмотрели вопросы интеграции АИС кадровой службы с другими информационными системами предприятия, описав принципы и методы системной интеграции, а также проанализировали перспективы развития HR-автоматизации в России, включая растущий спрос на экспертов и применение искусственного интеллекта. Какой важный нюанс здесь упускается? Упускается, что, несмотря на все преимущества, успешное внедрение АИС зависит не только от технических решений, но и от готовности организации к изменениям и активного вовлечения всех заинтересованных сторон.

Таким образом, данный методологический план полностью подтверждает достижение поставленных целей и задач. Он не только предлагает студенту или аспиранту пошаговую инструкцию по разработке дипломной работы, но и глубоко раскрывает каждый аспект создания АИС, обогащая понимание предметной области и проектных методологий.

Перспективы дальнейшего развития АИС кадровой службы, даже на базе Access, могут включать: расширение функционала за счет более активного использования VBA для интеграции с внешними сервисами (например, через веб-API для обмена данными с государственными порталами), разработку дополнительных аналитических отчетов и дашбордов для руководства, а также, в долгосрочной перспективе, проработку стратегии миграции на более мощные серверные СУБД при росте предприятия и увеличении объема данных. Предложенный подход закладывает прочную основу для дальнейших исследований и практических решений в области автоматизации HR-процессов.

Список использованной литературы

1. «Обзор информационных систем управления персоналом», М. Ишмухамедов, сайт «Развитие бизнеса». URL: www.devbusiness.ru
2. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. Москва: МГУ, 1998.
3. Кузнецов С.Д. Проектирование и разработка корпоративных информационных систем. Москва: МГУ, 1998.
4. Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию автоматизированных систем управления предприятиями и производственными объединениями (АСУП). Москва: Статистика, 1977.
5. Комплекс общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР. Москва: Статистика, 1980.
6. Модин А.А., Яковенко Е.Г., Погребной Е.П. Справочник разработчика АСУ. Москва: Экономика, 1978.
7. Михалев С.Б., Седегов Р.С., Гринберг А.С. и др. АСУ на промышленном предприятии: методы создания. Справочник. Москва: Энергоатомиздат, 1989.
8. Система технической документации на АСУ. Сборник. Москва: Издательство стандартов, 1980.
9. Гутгарц Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами / Под ред. д.ф. М.Н. профес. В.А.Пархомова. Москва: ИНФРА-М, 2001.
10. Винокуров М.А. и др. Автоматизация кадрового учета. Москва: ИНФРА-М, 2001.
11. SQL Полное руководство BHV, 1998.
12. Горсиа-Молина Г., Ульман Д., Уилом Д. Системы баз данных. Полный курс, 2003.
13. Гетц К., Литвин П., Гилберт М. Access 2000. Руководство разработчика, 2000.
14. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных, 2000.
15. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация, 2001.
16. Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация сопровождение. Теория и практика, 2000.
17. Дунаев В.В. Базы данных. Язык SQL, 2006.
18. Рудникова Л.В. Базы данных. Разработка приложений, 2006.
19. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access. Санкт-Петербург: Питер Пресс, 1996.
20. Черемных С.В., Ручкин В.С., Семенов И.О. Структурный анализ систем. IDEF-технологии. Москва: Финансы и статистика, 2001.
21. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. Санкт-Петербург: Питер, 2002.
22. Информационные системы в экономике. Под ред. Дик В.В. Учебное пособие. Москва: Финансы и статистика, 1996.
23. Гейн К., Сарсон Т. Системный структурный анализ: средства и методы. Москва: Научно-техническое предприятие ЭЙТЕКС, 1992.
24. Маклаков С.В. Bpwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999.
25. Автоматизированные информационные системы. URL: http://www.avacco.ru/page.asp?code=documentooborot_na_predpriyatii
26. Обеспечение целостности данных. URL: http://www.fptl.ru/biblioteka/access/29/glava_2_2_7_2.html
27. Кадры.ru. URL: www.kadry.ru/art_8.shtml
28. Mista.ru. URL: http://www.mista.ru/tutor_1c/kadrs_stroit_pdo.htm
29. Автоматизированные информационные системы. URL: https://infotaktika.ru/avtomatizirovannye-informatsionnye-sistemy/ (дата обращения: 04.11.2025).
30. Функции, задачи и полномочия кадровой службы в организации. URL: https://www.hr-director.ru/article/67905-funktsii-zadachi-i-polnomochiya-kadrovoy-slujby-v-organizatsii-17-10-2019 (дата обращения: 04.11.2025).
31. Что такое СУБД? Наиболее популярные СУБД. URL: https://www.nic.ru/help/what-is-dbms/ (дата обращения: 04.11.2025).
32. Что такое система управления базами данных? – Объяснение СУБД — Amazon AWS. URL: https://aws.amazon.com/ru/relational-databases/what-is-dbms/ (дата обращения: 04.11.2025).
33. Кадровая служба – кто это и что она делает? — IT atlas. URL: https://it-atlas.ru/blog/chto-takoe-kadrovaya-sluzhba (дата обращения: 04.11.2025).
34. СУБД: что это, виды, структура, функции — где и как используются системы управления базами данных, примеры — Яндекс Практикум. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/chto-takoe-subd/ (дата обращения: 04.11.2025).
35. СУБД — что это: Системы Управления Базами Данных — Skillfactory media. URL: https://skillfactory.ru/blog/chto-takoe-subd (дата обращения: 04.11.2025).
36. Основные методы интеграции информационных систем предприятия — Диспетчер. URL: https://tech-dispatch.ru/glavnaia/osnovnyie-metodyi-integraczii-informaczionnyh-sistem-predpriyatiya/ (дата обращения: 04.11.2025).
37. Кадровая служба: состав, задачи, полномочия — Институт профессионального кадровика. URL: https://www.ipk-kadry.ru/articles/kadrovaya-sluzhba-sostav-zadachi-polnomochiya/ (дата обращения: 04.11.2025).
38. Лекция № 3 модели жизненного цикла информационных систем. URL: https://www.rshu.ru/upload/iblock/c38/lektsiya-_-3-modeli-zhiznennogo-tsikla-informatsionnykh-sistem.pdf (дата обращения: 04.11.2025).
39. 2. Задачи и функции кадровой службы в системе управления персоналом. Планирование потребности в персонале — Менеджмент. URL: https://stud.ru/2-zadachi-i-funkcii-kadrovoj-sluzhby-v-sisteme-upravleniya-personalom-planirovanie-potrebnosti-v-personale (дата обращения: 04.11.2025).
40. Как управлять рисками в IT проектах — Первый БИТ. URL: https://www.firstbit.ru/blog/kak-upravlyat-riskami-v-it-proektakh/ (дата обращения: 04.11.2025).
41. C.5.2. Жизненный цикл информационной системы. URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/2196/619/lecture/14292 (дата обращения: 04.11.2025).
42. Лучшие практики HR-автоматизации в России — Поток. URL: https://potok.io/articles/luchshie-praktiki-hr-avtomatizatsii-v-rossii/ (дата обращения: 04.11.2025).
43. Автоматизированные информационные системы (АИС). URL: https://xn—-7sbbj0ajz7e.xn--p1ai/teorija-informacii/avtomatizirovannye-informacionnye-sistemy-ais/ (дата обращения: 04.11.2025).
44. Проектирование информационных систем. Лекция 2: Жизненный цикл программного обеспечения ИС — Интуит. URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/34/34/lecture/1004?page=2 (дата обращения: 04.11.2025).
45. Управление рисками проекта: этапы, методы и план — DECO systems. URL: https://decosystems.ru/blog/upravlenie-riskami-proekta-etapy-metody-i-plan/ (дата обращения: 04.11.2025).
46. HRM-системы: ТОП-10 лучших российских программ для управления сотрудниками и автоматизации HR-процессов в 2025 году — VC.ru. URL: https://vc.ru/hr/1283628-hrm-sistemy-top-10-luchshih-rossiyskih-programm-dlya-upravleniya-sotrudnikami-i-avtomatizacii-hr-processov-v-2025-godu (дата обращения: 04.11.2025).
47. Управление рисками проекта: анализ, оценка рисков, примеры — ELMA365. URL: https://elma365.com/blog/upravlenie-riskami-proekta/ (дата обращения: 04.11.2025).
48. ГОСТ 34. Разработка автоматизированной системы управления (АСУ). URL: https://project-gost.ru/gost/GOST_34 (дата обращения: 04.11.2025).
49. Как выстроить управление ИТ-рисками в проектах и компании — Корпоративный блог Инфратех. URL: https://infra.tech/blog/upravlenie-it-riskami/ (дата обращения: 04.11.2025).
50. ГОСТ 34 проектирование асу тп — База ГОСТ, ГОСТ Р. URL: https://rosgosts.ru/gost_34_proektirovanie_asu_tp/ (дата обращения: 04.11.2025).
51. ГОСТ Единая система стандартов автоматизированных систем управления. URL: https://gostperevod.ru/gost_24.104_2023.html (дата обращения: 04.11.2025).
52. Целостность данных в Microsoft Access — Accesshelp.ru. URL: https://accesshelp.ru/celostnost-dannykh-v-microsoft-access/ (дата обращения: 04.11.2025).
53. ГОСТ 21.408-2013 Система проектной документации для строительства (СПДС). Правила выполнения рабочей документации автоматизации технологических процессов (с Поправками). URL: https://docs.cntd.ru/document/1200103120 (дата обращения: 04.11.2025).
54. Рейтинг лучших HRM систем для управления персоналом в 2025 — VC.ru. URL: https://vc.ru/hr/1151475-reyting-luchshih-hrm-sistem-dlya-upravleniya-personalom-v-2025 (дата обращения: 04.11.2025).
55. Лучшие российские системы управления персоналом 2024 — PickTech. URL: https://picktech.ru/blog/luchshie-rossiyskie-sistemy-upravleniya-personalom/ (дата обращения: 04.11.2025).
56. Проблемы целостности баз данных: обеспечение целостности в MS Access и SQL Server — Бегемот. URL: https://begemot.site/problemy-tselostnosti-baz-dannykh-obespechenie-tselostnosti-v-ms-access-i-sql-server/ (дата обращения: 04.11.2025).
57. Защита информации в базах данных и экспертных системах — Электронная библиотека БГУ. URL: https://elib.bsu.by/bitstream/123456789/137683/1/Скакун_В.В._2015_Защита%20информации%20в%20базах%20данных%20и%20экспертных%20системах.pdf (дата обращения: 04.11.2025).
58. Бизнес-процессы: описание и моделирование с примерами — Unicraft. URL: https://unicraft.org/blog/opisanie-biznes-protsessov/ (дата обращения: 04.11.2025).
59. Бизнес-процессы в организации: что это такое и зачем они нужны — Яндекс Практикум. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/biznes-processy-kompanii-osnovnye-vidy-zachem-nuzhny/ (дата обращения: 04.11.2025).
60. Что такое бизнес-процессы, BPM: определение, примеры и классификация — ELMA365. URL: https://elma365.com/blog/chto-takoe-biznes-processy-opredelenie-primery-i-klassifikaciya/ (дата обращения: 04.11.2025).
61. Определение бизнес-процессов — Процессный подход к управлению организациями. URL: https://www.e-xecutive.ru/management/business-process/1987515-opredelenie-biznes-protsessov (дата обращения: 04.11.2025).
62. АИС: что такое — Определение и принцип работы — Skyeng. URL: https://skyeng.ru/articles/ais-chto-takoe-opredelenie-i-princip-raboty/ (дата обращения: 04.11.2025).