Смысловой блок: Вступление, или почему эта тема — залог успешной защиты
Выбор темы дипломной работы — первый и, возможно, самый важный шаг на пути к успешной защите. И если вы остановились на разработке электронной информационной системы (ЭИС) для учета документооборота, то вы попали в точку. Это не просто абстрактная учебная задача, а реальная и острая потребность современного бизнеса, особенно в такой динамичной сфере, как розничная торговля. Сегодня, в условиях тотальной цифровизации, предприятия стремятся оптимизировать каждый процесс, и грамотное управление документами — от накладных до бухгалтерских отчетов — стоит на первом месте.
Диплом на эту тему — это ваш шанс продемонстрировать весь спектр профессиональных компетенций. Вы покажете себя не просто как будущий программист, а как системный аналитик, способный изучить проблему, как проектировщик, умеющий создать эффективное решение, и как экономист, который может обосновать его финансовую целесообразность. Это комплексный проект, который высоко ценится аттестационной комиссией.
Многих пугает кажущаяся сложность такой работы. Но не стоит бояться. Это руководство создано, чтобы провести вас за руку по всем ключевым этапам — от анализа предметной области до расчета окупаемости. Мы превратим пугающий процесс в ясную и понятную последовательность шагов. Теперь, когда мы понимаем ценность нашей цели, давайте заложим прочный фундамент для нашего исследования — определимся с теоретической базой.
Глава 1. Как заложить теоретический фундамент будущей системы
Первая глава дипломной работы — это не формальность, которую нужно «заполнить текстом», а карта вашего будущего исследования. Именно здесь вы закладываете теоретический базис, на который будет опираться вся практическая часть. Правильно выстроенный фундамент докажет вашу академическую зрелость и глубину понимания проблемы.
Начните с четкой постановки цели (например, «Разработать проект ЭИС для оптимизации документооборота в розничной торговле») и задач, которые помогут ее достичь. Задачи — это конкретные шаги:
- Изучить теоретические аспекты и нормативное регулирование документооборота.
- Проанализировать специфику бизнес-процессов на предприятиях розничной торговли.
- Провести обзор существующих IT-решений для автоматизации документооборота.
- Разработать модели текущего («AS-IS») и целевого («TO-BE») состояния процессов.
- Обосновать экономическую эффективность предлагаемого решения.
Основой главы станет качественный обзор литературы. Вам предстоит проанализировать от 15 до 35 научных источников: статьи, монографии, нормативные акты. Не ограничивайтесь учебниками. Изучите теоретические основы управления документацией, стандарты в этой области, а также специфику учета товарных операций и товародвижения в ритейле. С прочной теоретической базой мы готовы перейти к самому интересному — анализу реального предприятия и его текущих проблем.
Глава 2. Как провести аудит существующих процессов, или модель «AS-IS»
Вторая глава — это начало вашей практической, детективной работы. Ваша задача — досконально изучить, как устроен документооборот на конкретном предприятии «здесь и сейчас». Этот этап называется построением модели «AS-IS» («как есть»). Цель — не просто описать процессы, а найти их «узкие места»: где теряется время, где возникают ошибки, какие операции избыточны.
Для сбора информации используйте несколько методов:
- Интервью с сотрудниками: Поговорите с бухгалтерами, менеджерами по закупкам, кладовщиками. Именно они — носители ценнейшей информации о реальных проблемах.
- Анализ документов: Изучите существующие регламенты, формы накладных, отчетов и приказов, чтобы понять официальный порядок работы.
- Наблюдение: Посмотрите, как на самом деле происходит, например, приемка товара или формирование отчета.
Собранную информацию необходимо систематизировать. Для этого используются специальные методологии моделирования бизнес-процессов, например, IDEF0. Эта нотация позволяет наглядно, в виде схем, показать, какие существуют процессы (например, «Приемка товара», «Учет остатков», «Формирование отчетности»), какие документы и ресурсы для этого нужны, и что является результатом. Такая модель станет неопровержимым доказательством наличия проблемы, которую вы собираетесь решить. Теперь, когда мы досконально изучили проблему и зафиксировали ее в модели «AS-IS», настало время спроектировать решение.
Глава 2. Продолжение. Проектируем идеальную систему в модели «TO-BE»
Если модель «AS-IS» фиксировала проблемы, то модель «TO-BE» («как должно быть») — это ваш детальный проект, ваше видение идеальной, оптимизированной системы. Это не просто фантазия, а логичный ответ на «узкие места», выявленные на предыдущем этапе. На основе анализа вы формулируете четкие требования к будущей ЭИС: она должна сокращать время на согласование, минимизировать ручной ввод данных, обеспечивать быстрый поиск документов и т.д.
Проектирование модели «TO-BE» включает описание нескольких ключевых компонентов будущей системы:
- Архитектура системы: Чаще всего для таких задач выбирают клиент-серверную архитектуру, где все данные хранятся на центральном сервере, а пользователи получают к ним доступ со своих рабочих мест.
- Структура базы данных: Вы должны продумать, какие сущности (документы, контрагенты, товары) и атрибуты будут в вашей системе и как они будут связаны.
- Пользовательские интерфейсы: Опишите, как будут выглядеть основные экраны и формы, с которыми будут работать сотрудники. Можно приложить эскизы или скриншоты.
- Безопасность и доступ: Это критически важный аспект. Необходимо спроектировать систему ролей и прав доступа. Например, бухгалтер видит все финансовые документы, а кладовщик — только складские. Это обеспечивает защиту данных от несанкционированных изменений или удаления.
Для визуализации проекта активно используются диаграммы языка UML, которые помогают наглядно представить структуру и логику работы системы. У нас есть готовый проект. Следующий логичный шаг — выбрать инструменты, с помощью которых мы сможем воплотить его в жизнь.
Глава 3. Подбираем технологический стек и описываем реализацию
Имея на руках проект системы, необходимо выбрать и, что самое главное, обосновать выбор инструментов для его реализации. В дипломной работе важно показать, почему вы выбрали именно эту платформу, а не другую. Для задач автоматизации учета и документооборота в России одним из самых распространенных и логичных выборов является платформа «1С:Предприятие» или ее специализированная конфигурация «1С:Документооборот».
Обоснование выбора «1С» может строиться на следующих аргументах:
- Широкая распространенность и соответствие российским стандартам бухгалтерского и налогового учета.
- Гибкость и масштабируемость платформы, позволяющая настраивать систему под уникальные бизнес-процессы предприятия.
- Наличие готовых механизмов для работы с документами, задачами, отчетами и разграничением прав доступа.
Далее следует раздел с описанием технической реализации. Не пугайтесь, от вас не требуют приводить листинги кода на сотни страниц. Ваша задача — описать логику разработки. Расскажите, какие основные объекты конфигурации были созданы или доработаны (например, новые документы, справочники, регистры), как были настроены роли и права для разных групп пользователей, как были разработаны печатные формы (например, «Акт сверки») и специфические отчеты для руководства. Система спроектирована и технология выбрана. Но будет ли она выгодна для бизнеса? Докажем это с помощью цифр.
Глава 3. Продолжение. Рассчитываем экономическую эффективность внедрения
Экономическая часть — это момент истины для вашего проекта. Именно здесь вы с помощью цифр доказываете, что разработанная вами система — это не просто технологическая игрушка, а выгодное вложение средств для предприятия. Не стоит пугаться этого раздела; его логика довольно проста: нужно сопоставить затраты на проект с выгодами, которые он принесет.
Расчет строится на двух ключевых блоках:
- Расчет затрат: Сюда входят все расходы, связанные с созданием и внедрением системы.
- Единовременные затраты: Покупка лицензий на ПО (например, «1С:Документооборот»), стоимость серверного оборудования, расходы на внедрение и настройку, обучение персонала.
- Текущие затраты: Расходы на техническую поддержку и сопровождение системы.
- Расчет экономического эффекта (выгоды): Это самая творческая часть. Выгоду можно посчитать через экономию ресурсов. Например, вы можете рассчитать, сколько рабочего времени в часах экономят сотрудники на рутинных операциях (поиск документов, ручное составление отчетов) благодаря автоматизации. Зная стоимость часа работы каждого сотрудника, вы переводите это время в деньги. Сюда же можно отнести снижение потерь от ошибок из-за человеческого фактора.
Сравнив общие затраты и годовую экономию, вы сможете рассчитать ключевые показатели эффективности, такие как срок окупаемости проекта (ROI). Убедительные цифры станут мощным аргументом в пользу вашего дипломного проекта. Мы прошли весь путь от идеи до экономического обоснования. Осталось красиво завершить нашу работу и подвести итоги.
Заключение и формальности. Как правильно подвести итоги и оформить работу
Заключение — это не просто формальный раздел, а финальный аккорд вашей работы, который должен оставить у комиссии целостное и положительное впечатление. Его главная задача — зеркально отразить введение, продемонстрировав, что все поставленные цели были достигнуты, а задачи — решены. Структура заключения должна быть четкой и логичной:
- Краткие выводы по теоретической части: Сформулируйте основные теоретические положения, на которые вы опирались.
- Результаты практической разработки: Опишите, что было сделано — проведен анализ «AS-IS», спроектирована модель «TO-BE», выбрана и описана реализация на платформе «1С».
- Подтверждение гипотезы или эффективности: Четко укажите, что результаты расчета подтвердили экономическую целесообразность внедрения вашей системы.
Помимо сильного заключения, огромное значение имеет правильное оформление. Уделите внимание формальностям: дипломная работа объемом 50-70 страниц должна иметь безупречный список литературы, правильно оформленные приложения (именно сюда выносятся громоздкие схемы «AS-IS»/«TO-BE», диаграммы UML), содержание и титульный лист. Аккуратность и внимание к деталям на этом этапе говорят о вашей общей культуре и уважении к проделанному труду. Наша большая работа завершена. Давайте бросим на нее финальный взгляд, чтобы убедиться, что все идеально.
Финальный чек-лист перед сдачей диплома
Последний этап — самый волнительный. Чтобы придать себе уверенности и убедиться, что ничего не упущено, пройдитесь по этому короткому чек-листу. Это ваш финальный рубеж самоконтроля перед тем, как работа попадет на стол к научному руководителю и рецензентам.
- Соответствует ли заключение по своим выводам целям и задачам, поставленным во введении?
- Достигнуты ли все задачи, которые вы заявляли в начале работы?
- Являются ли переходы между главами и параграфами логичными и плавными?
- Пронумерованы ли все рисунки, таблицы и формулы? Имеют ли они названия и ссылки в тексте?
- Проверена ли работа на уникальность в системе «Антиплагиат»? Исправлены ли орфографические и пунктуационные ошибки?
- Оформлен ли список литературы строго по ГОСТу? Все ли источники, упомянутые в тексте, есть в списке, и наоборот?
Если на все вопросы вы уверенно отвечаете «да» — поздравляем! Вы проделали огромную работу и можете с уверенностью идти на защиту. Удачи!
Список литературы
- ГОСТЫ.
- СНиПы.
- Трудовой Кодекс Российской Федерации.
- Федеральный закон «О пожарной безопасности».
- Большая советская энциклопедия.
- Экономико-математический словарь.
- С: Предприятие 7.7. Описание строенного языка. В 2х частях. – М.: Фирма «1С», 1996-1999
- Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮИНИТИ, 2006
- Безопасность жизнедеятельности: Учебник для вузов / С.В.Белов, А.В.Ильницкая, А.Ф.Козьяков и др. Под общ. Ред. С.В.Белова. 4-е изд.-М.: Высшая школа, 2004
- Информатика: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2002
- Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005
- Арсентьева А.Е. 1С: Предприятие: шаг за шагом практическое пособие, 2-е изд.. – М.: Омега-Л, 2008
- Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес // Эксперт автоматизации №29, 1997
- Бартеньев О.В. 1C:Предприятие: программирование для всех базовые объекты, расчеты и регистры. – М.: Диалог-Мифи, 2008
- Н. М. Березина, М. М. Бахарева. Кадровое делопроизводство. – СПб: Питер, 2008
- Захаркина О. И., Гусятникова Д. Е. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. – СПб: Омега – Л, 2008
- Конявский В. А., Гадасин В. А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией.
- Кулопулос Т.М. Необходимость Workflow: Решения для реального бизнеса: Пер. с англ. – М.: Весть-Метатехнология, 2000
- Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1). — М., 2003
- Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2005
- Марк Д., Гоуэн М. Методология структурного анализа и проектирования (SADT). – М.: МетаТехнология, 1993
- Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами. – М.: Омега-Л, 2007
- Мастрюков Б.С. Безопасность в чрезвычайных ситуациях: Учебник для вузов. — М.: Академия, 2003
- Прусенко Б.Е., Сажин Е.Б., Сажина Н.Н.. Аттестация рабочих мест: Учебное пособие для вузов. — М.: Нефть и газ, 2004
- Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. – М.: ДМК Пресс, 2002
- Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2000
- Фишер Л.Совершенство на практике: Лучшие проекты в области управления бизнес-процессами и workflow: Пер. с англ. – М.: Весть-Метатехнология, 2000
- Шафер Д.Ф., Фартрел Т., Шафер Л.И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. – М.: Вильямс, 2004.
- Под редакцией Филиной Ф.Н. Сборник всех кадровых документов. Практические рекомендации по их заполнению. – СПБ: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008
- http://www.notebookpc.ru/ — сайт компании ООО «Джордж Компани».
- http://www.1c.ru/ — сайт компании 1С.
- http://www.mista.ru/ — Разработка приложений на 1С.
- http://garantcentre.ru/document.php?id=32949 – Р. Амелина. Компьютер в работе кадровой службы: обзор программных продуктов.
- http://www.klerk.ru/articles/?44474 — Л.А. Масленникова. Системы оплаты труда: как сделать выбор.
- http://fio.ifmo.ru/archive/group26/c4wu5/30.htm — понятие модели
- http://geo.web.ru/db/msg.html?mid=1161721 А. А. Стрельцов. Содержание понятия «информация». Тезисы доклада на заседании Межведомственного междисциплинарного семинара по научным проблемам информационной безопасности 13 декабря 2001 г.
- http://www.accord.ru/Docs/books/opf/01_opf.htm — В. А. Конявский, В. А. Гадасин. Основы понимания феномена электронного обмена информацией.
- http://www.arti-ex.ru/science/lifesecurity/08220373.html — Безопасность жизнедеятельности на предприятии. Статья в научном журнале.
- http://www.ista-tech.ru/WAY/CAD97F2E-EFF5-437A-B33A-D2D67E3F2685.html — Системы пожаротушения. Сайт компании «Иста».
- http://www.telekom.org.ru/content/view/35/33 — Технические требования к зданиям и помещениям для установки средств вычислительной техники.
- http://ipk.compcentr.ru/PB/I.htm — сайт, содержащий информацию о пожарно-техническом минимуме.