Дипломная работа по автоматизации документооборота – готовый пример с анализом, разработкой и расчетами

Введение. Обоснование актуальности и постановка задач исследования

В современных организациях объемы внутренней документации, в частности приказов и распоряжений, растут экспоненциально. Ручная обработка этого потока информации становится не просто трудоемкой, а критическим узким местом, тормозящим управленческие процессы. Скорость принятия решений напрямую зависит от скорости прохождения и исполнения распорядительных документов, однако бумажный документооборот сопряжен с задержками, риском потери документов и отсутствием прозрачного контроля. Это создает фундаментальное противоречие: потребность бизнеса в оперативном управлении наталкивается на архаичные и неэффективные методы работы с документами.

Данная работа посвящена разрешению этой проблемы через разработку специализированного программного продукта.

Актуальность исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности управления за счет внедрения современных информационных технологий в процессы делопроизводства.

Для формализации исследования определим его научный аппарат:

• Объект исследования: Процесс жизненного цикла распорядительных документов (приказов и распоряжений) на предприятии.
• Предмет исследования: Разработка, внедрение и оценка эффективности информационной системы (ИС) для автоматизации процессов создания, согласования, регистрации, контроля и архивирования приказов и распоряжений.

Исходя из этого, целью дипломной работы является разработка и обоснование проекта информационной системы для автоматизации работы с приказами и распоряжениями, способной оптимизировать бизнес-процессы и сократить ручной труд.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы электронного документооборота и делопроизводства.
2. Провести анализ существующих на рынке систем и технологических решений.
3. Проанализировать и смоделировать бизнес-процессы работы с документами на конкретном предприятии.
4. Спроектировать архитектуру и базу данных будущей информационной системы.
5. Осуществить программную реализацию и тестирование разработанного продукта.
6. Рассчитать экономический эффект и обосновать целесообразность внедрения системы.
7. Проанализировать вопросы безопасности при эксплуатации разработанного ПО.

Глава 1. Исследование теоретических основ автоматизации делопроизводства

Для качественного проектирования системы необходимо заложить прочный теоретический фундамент. В этой главе мы рассмотрим ключевые понятия и существующие подходы в области автоматизации документооборота.

Понятие и жизненный цикл электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Жизненный цикл документа в такой системе включает следующие этапы:

• Создание: Подготовка проекта документа по стандартизированному шаблону.
• Регистрация: Присвоение документу уникального номера и фиксация его в системе.
• Рассылка и согласование: Направление документа ответственным лицам для ознакомления или визирования.
• Контроль исполнения: Отслеживание статуса исполнения поручений, изложенных в документе.
• Хранение и архивирование: Перемещение исполненного документа в электронный архив с возможностью быстрого поиска.

Классификация административных документов

Ключевыми объектами нашей автоматизации являются приказы и распоряжения. Это основные виды распорядительных документов, издаваемых руководителем для решения оперативных и основных задач. Их правильное оформление и своевременная обработка критически важны для управляемости компании. Для систематизации хранения и поиска также используется номенклатура дел — классификатор, который группирует документы по установленным признакам.

Сравнительный анализ существующих СЭД

На рынке существует множество готовых решений для автоматизации документооборота. Проведем краткий анализ наиболее популярных из них в контексте нашей задачи.

Сравнение популярных СЭД

Система	Сильные стороны	Слабые стороны для нашей задачи
«1С:Документооборот»	Глубокая интеграция с другими продуктами 1С, широкая функциональность.	Высокая стоимость, избыточность функций для малой или средней компании, сложность кастомизации.
Directum	Мощные средства для моделирования бизнес-процессов (workflow).	Высокие требования к инфраструктуре, дороговизна лицензий и внедрения.
ELMA	BPM-ориентированность, гибкость настройки процессов.	Ориентирована на управление процессами в целом, а не только на классическое делопроизводство.

Вывод по главе: Готовые решения часто являются либо слишком дорогими и избыточными для задачи автоматизации только приказов и распоряжений, либо требуют сложной и дорогостоящей адаптации. Поэтому разработка собственного, узкоспециализированного решения является оправданной. В качестве технологического стека целесообразно использовать объектно-ориентированное программирование и реляционную СУБД в рамках классической трехзвенной архитектуры (клиент-сервер-база данных), что обеспечит гибкость и масштабируемость.

Глава 2. Анализ и моделирование бизнес-процессов на объекте автоматизации

Изучив теорию, перейдем к анализу практической деятельности конкретного предприятия. В качестве примера возьмем деятельность условного мебельного салона, где процессы не автоматизированы.

Краткая характеристика предприятия и схема «как есть»

Мебельный салон «Уют-Мебель» — это малое предприятие со штатом 30 человек. Все приказы (о приеме на работу, увольнении, премировании) и распоряжения (о проведении инвентаризации, назначении ответственных) создаются в текстовом редакторе, распечатываются и подписываются директором. Далее секретарь вручную регистрирует их в специальном журнале и разносит копии исполнителям. Контроль исполнения ведется нерегулярно, а поиск нужного приказа в бумажном архиве занимает значительное время.

Этот процесс можно визуализировать с помощью диаграммы BPMN, которая наглядно покажет все задержки и «узкие места», связанные с физическим перемещением бумажных носителей.

Анализ проблем и формулировка требований к системе

Текущий процесс порождает ряд серьезных проблем:

• Долгое согласование: Документ может несколько дней лежать в ожидании подписи или ознакомления.
• Риск потери информации: Бумажный документ может быть утерян.
• Отсутствие контроля: Сложно отследить, кто ознакомился с приказом и выполнил ли поручение в срок.
• Трудоемкий поиск: Найти документ годичной давности — настоящая проблема.

На основе этого анализа мы можем сформулировать требования к будущей системе.

Функциональные требования:

1. Создание документов по шаблонам.
2. Электронная регистрация с автоматической нумерацией.
3. Маршрутизация документов на согласование и исполнение.
4. Уведомления пользователей о новых задачах.
5. Контроль сроков исполнения.
6. Полнотекстовый поиск по архиву документов.

Нефункциональные требования:

• Интуитивно понятный интерфейс.
• Надежное хранение данных.
• Разграничение прав доступа пользователей.

Разработка модели «как будет» показывает, что после внедрения системы весь жизненный цикл документа будет проходить в едином информационном пространстве, исключая бумажную волокиту и обеспечивая прозрачность на каждом этапе.

Глава 3. Проектирование информационной системы автоматизации документооборота

На основе требований, сформулированных в предыдущей главе, мы приступаем к созданию технического проекта системы — ее архитектурного и функционального чертежа.

Обоснование выбора средств разработки

Основываясь на выводах первой главы и требованиях к системе, был выбран следующий технологический стек:

• Язык программирования: C# с использованием платформы .NET. Этот выбор обусловлен строгой типизацией, мощными средствами объектно-ориентированного программирования и обширной стандартной библиотекой.
• СУБД: PostgreSQL. Это надежная, бесплатная и высокопроизводительная реляционная СУБД, которая отлично подходит для хранения структурированных данных о документах.
• Архитектура: Трехзвенная архитектура, которая разделяет логику на три уровня:
  1. Клиент (Presentation Layer): Пользовательский интерфейс, реализованный как десктопное или веб-приложение.
  2. Сервер приложений (Business Logic Layer): Обрабатывает все бизнес-операции, реализует логику маршрутизации и контроля.
  3. Сервер баз данных (Data Access Layer): Отвечает за хранение, извлечение и целостность данных.

Проектирование базы данных

Сердцем системы является база данных. Ее структура должна точно отражать предметную область. Мы спроектировали логическую ER-диаграмму (Entity-Relationship), включающую ключевые сущности:

• Documents: основная таблица для хранения атрибутов приказов и распоряжений (номер, дата, тип, заголовок, статус).
• Users: таблица сотрудников с их ролями и правами доступа.
• ApprovalRoutes: таблица, описывающая маршруты согласования для разных типов документов.
• Tasks: таблица для фиксации поручений, выданных в документах, с указанием исполнителей и сроков.

Каждая таблица подробно описана с указанием полей, типов данных и связей, что обеспечивает целостность и непротиворечивость данных.

Проектирование пользовательского интерфейса и алгоритмов

Для обеспечения удобства пользователя были разработаны макеты ключевых экранных форм:

• Главный экран: Представляет собой реестр документов с возможностью фильтрации и поиска.
• Карточка документа: Отображает все реквизиты документа, историю согласования и связанные задачи.
• Форма создания/редактирования: Позволяет создавать новый приказ или распоряжение с использованием шаблонов.

Ключевые алгоритмы, такие как процесс согласования, были описаны с помощью блок-схем. Например, алгоритм регистрации документа автоматически проверяет уникальность номера, присваивает статус «Зарегистрирован» и создает задачи для исполнителей согласно выбранному маршруту.

Глава 4. Программная реализация и тестирование системы

Данная глава посвящена претворению проекта в жизнь — непосредственной разработке программного кода, его развертыванию и проверке на соответствие заявленным требованиям.

Среда разработки и реализация ключевых модулей

Разработка велась в интегрированной среде Visual Studio. Были реализованы все спроектированные компоненты трехзвенной архитектуры. Особое внимание было уделено модулю доступа к данным, где с помощью технологии Entity Framework Core была организована работа с базой данных PostgreSQL. Ниже приведен пример фрагмента кода, отвечающего за создание нового документа в базе данных:

public Document CreateDocument(DocumentData data)
{
// Проверка входных данных
if (string.IsNullOrEmpty(data.Title))
throw new ArgumentException(«Title cannot be empty.»);

var newDocument = new Document
{
Title = data.Title,
CreationDate = DateTime.UtcNow,
Status = DocumentStatus.Draft
};

_context.Documents.Add(newDocument);
_context.SaveChanges();

return newDocument;
}

Этот код демонстрирует реализацию базовой операции с соблюдением принципов чистоты и инкапсуляции логики.

Тестирование системы

Для проверки работоспособности системы была разработана программа и методика испытаний. Тестирование проводилось по нескольким направлениям:

1. Модульное тестирование: Проверка отдельных функций и методов на корректность работы.
2. Интеграционное тестирование: Проверка взаимодействия между клиентом, сервером и базой данных.
3. Функциональное тестирование: Проверка системы на соответствие всем требованиям, изложенным в Главе 2. Были составлены тестовые сценарии (test cases) для каждой функции, например: «Создание приказа о приеме на работу», «Отправка распоряжения на согласование по сложному маршруту».

В ходе тестирования был выявлен ряд незначительных ошибок, которые были задокументированы и успешно исправлены. Финальный протокол испытаний подтвердил, что разработанная информационная система полностью соответствует всем функциональным и нефункциональным требованиям, поставленным на этапе анализа.

Глава 5. Расчет экономической эффективности внедрения системы

Технически успешный проект должен быть также экономически целесообразным. В этой главе мы докажем, что инвестиции в разработку системы окупаются за счет прямой и косвенной экономии.

Расчет затрат на разработку

Затраты на проект складываются из стоимости рабочего времени специалистов и накладных расходов. Предположим, что над проектом работали два специалиста: системный аналитик и программист. Суммарные затраты включают:

• Заработная плата аналитика (анализ, проектирование) — 160 часов.
• Заработная плата программиста (разработка, тестирование) — 240 часов.
• Накладные расходы (амортизация оборудования, лицензии на ПО).

Итоговая сумма инвестиций в разработку составляет условную величину, которая будет использоваться для дальнейших расчетов.

Расчет ожидаемой экономии

Эффективность автоматизации проявляется в сокращении издержек. Основные статьи экономии:

• Экономия на расходных материалах: Сокращение расходов на бумагу, тонер для принтеров, папки для хранения.
• Высвобождение рабочего времени сотрудников: Наиболее значимый фактор. Автоматизация рутинных операций (регистрация, поиск, рассылка) высвобождает время секретаря и руководителей, которое они могут потратить на более важные задачи. Ускорение прохождения документов позволяет быстрее принимать управленческие решения.

Например, если ручная регистрация и рассылка одного приказа занимала 20 минут, а в системе это занимает 2 минуты, то при объеме 100 приказов в месяц экономия составит около 30 часов рабочего времени.

Показатели эффективности и вывод

На основе данных о затратах и годовой экономии рассчитываются ключевые показатели инвестиционной привлекательности:

• Срок окупаемости (PBP): Показывает, за какой период времени доходы от проекта покроют затраты на него.
• Чистый дисконтированный доход (NPV): Определяет сумму, которую проект принесет сверх требуемой нормы доходности.
• Внутренняя норма рентабельности (IRR): Ставка дисконтирования, при которой NPV проекта равен нулю.

Расчеты показывают, что проект имеет положительный NPV и срок окупаемости в пределах 1-2 лет. Таким образом, внедрение разработанной информационной системы является экономически целесообразным и выгодным для предприятия.

Глава 6. Анализ вопросов безопасности жизнедеятельности при работе с системой

Внедрение любой компьютерной системы требует анализа ее влияния на условия труда. Эта глава посвящена обеспечению безопасности и комфорта пользователей при эксплуатации разработанного ПО.

Анализ вредных и опасных производственных факторов

Работа с персональным компьютером (ПЭВМ) сопряжена с рядом потенциально вредных факторов:

• Электромагнитное излучение: Современные мониторы соответствуют строгим стандартам безопасности, но профилактические меры остаются актуальными.
• Нагрузка на зрение: Длительная работа с экраном может вызывать утомление глаз.
• Статическая нагрузка: Неправильная рабочая поза приводит к напряжению в мышцах спины, шеи и рук.
• Психоэмоциональное напряжение: Монотонная работа и высокая ответственность могут быть источником стресса.

Рекомендации по организации рабочего места

Для минимизации вредных факторов необходимо организовать рабочее место в строгом соответствии с действующими нормами СанПиН:

• Мебель: Использование эргономичного кресла, регулируемого по высоте, и стола достаточного размера.
• Освещение: Рабочее место должно иметь как естественное, так и искусственное освещение. Необходимо провести расчет искусственного освещения, чтобы обеспечить нормативную освещенность на поверхности стола. Светильники должны быть расположены так, чтобы исключить блики на экране.
• Микроклимат: Поддержание оптимальной температуры, влажности и скорости движения воздуха в помещении.
• Режим труда и отдыха: Обязательное соблюдение регламентированных перерывов в работе.

Также необходимо обеспечить меры электро- и пожарной безопасности, включая использование исправных розеток, сетевых фильтров и наличие средств пожаротушения.

Вывод: При с��блюдении перечисленных норм и правил эксплуатация разработанной информационной системы является полностью безопасной для здоровья пользователей.

Заключение. Итоги и рекомендации по результатам дипломной работы

В ходе выполнения дипломной работы была решена комплексная задача по созданию и обоснованию информационной системы для автоматизации работы с приказами и распоряжениями. Пройдя путь от теоретических исследований до практической реализации, мы можем подвести итоги.

Основные выводы по результатам работы:

1. Проведенный анализ подтвердил высокую актуальность задачи автоматизации внутреннего документооборота.
2. Исследование рынка показало целесообразность разработки специализированного решения, а не внедрения дорогостоящих и избыточных готовых систем.
3. На основе анализа бизнес-процессов были сформулированы четкие требования и спроектирована гибкая трехзвенная архитектура системы.
4. Программный продукт был успешно реализован и прошел комплексное тестирование, которое доказало его полное соответствие заявленным требованиям.
5. Экономические расчеты продемонстрировали финансовую состоятельность проекта и короткий срок окупаемости.
6. Разработаны рекомендации по обеспечению безопасных условий труда при эксплуатации системы.

Таким образом, цель дипломной работы достигнута. Разработанная информационная система является эффективным инструментом, который решает поставленные задачи по оптимизации документооборота.

Практическая значимость и дальнейшее развитие

Практическая значимость работы заключается в создании готового к внедрению прототипа системы, который может быть использован на малых и средних предприятиях. Результаты исследования могут служить основой для студентов при выполнении аналогичных проектов.

Возможные направления для дальнейшего развития системы:

• Разработка мобильного клиента для руководителей.
• Интеграция с другими корпоративными системами (например, с бухгалтерской или кадровой).
• Расширение функциональности для работы с другими типами документов (договоры, служебные записки).
• Внедрение модуля электронной цифровой подписи.

Список использованных источников и Приложения

Данный раздел является обязательной частью дипломной работы и демонстрирует глубину теоретической проработки темы.

Список использованных источников должен содержать не менее 40-50 наименований, включая научные монографии, статьи, государственные стандарты (ГОСТ) по делопроизводству и интернет-ресурсы. Оформление списка должно строго соответствовать действующим стандартам.

В Приложения выносятся материалы, которые являются важными для понимания работы, но загромождали бы основной текст. К таким материалам относятся:

• Полные листинги программного кода ключевых модулей.
• Комплект разработанной пользовательской и технической документации.
• Громоздкие диаграммы (BPMN, ERD) и таблицы.
• Протоколы тестирования.
• Акт о внедрении результатов дипломной работы (при наличии).

Список источников информации

1. Безопасность жизнедеятельности. /Под ред. Н.А. Белова — М.: Знание, 2000 — 364с.
2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1989. — 351 с.
3. Борисов Л.А., Юдин Е.Я. Борьба с шумом на производстве: Справочник / Под общ. ред. Е.Я. Юдина – М.: Машиностроение, 1985. – 400с.
4. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. М., Финансы и статистика, 2000.
5. Г. Шилдт Самоучитель C++: Пер. с англ. — Санкт-Петербург: BHV-Санкт-Петербург, 1998. 620с.
6. Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: Учебное пособие — Издательство: Форум Инфра-М., 2007. – 384 с.
7. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. — М.: Гелиос АРВ, 2002. — 368 с.
8. Дубовцев В.А. Безопасность жизнедеятельности. / Учеб. пособие для дипломников. — Киров: КирПИ, 1992.
9. Зинченко В.П. Основы эргономики. – М.: МГУ, 1979. – 179с.
10. Ирэ Пол Объектно-ориентированное программирование с использованием C++: Пер. с англ. — Киев: НИИПФ ДиаСофт Лтд, 1995. 480с.
11. Калачанов В.Д., Кобко Л.И. Экономическая эффективность внедрения информационных технологий: Учебное пособие — Москва: МАИ, 2006.- 180 с.
12. Мотузко Ф.Я. Охрана труда. – М.: Высшая школа, 1989. – 336с.
13. П. Дейтел, Х. Дейтел. Как программировать на C++: Пер. с англ. — Москва: ЗАО «Издательство БИНОМ», 1998. 1024с.
14. Подбельский В.В. Язык C++: Учебное пособие. — Москва: Финансы и статистика, 1995. 560с.
15. Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии: учеб. пособие / В. П. Романов, Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка. — М.: Экзамен, 2005. — 256 с.
16. Самгин Э.Б. Освещение рабочих мест. – М.: МИРЭА, 1989. – 186с.
17. Скляров В.А. Язык C++ и объектно-ориентированное программирование: Справочное издание. — Минск: Вышэйшая школа, 1997. 480с.
18. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем. – М.: ДМК Пресс, 2002. -256 с.
19. Справочная книга для проектирования электрического освещения. / Под ред. Г.Б. Кнорринга. – Л.: Энергия, 1976.
20. Стенли Липпман. C++ для начинающих: Пер. с англ. — Москва: Унитех; Рязань: Гэлион, 1992, 304-345с.
21. У. Сэвитч C++ в примерах: Пер. с англ. — Москва: ЭКОМ, 1997. 736с.
22. Чен. П. Модель сущность-связь — шаг к единому представлению о данных, – 1995, 3. 137-158с.