Написание дипломной работы — это масштабный проект, который может показаться сложным и пугающим. Однако, если подойти к нему системно, он превращается в выполнимую и даже увлекательную задачу. Главный инструмент, который поможет вам не сбиться с пути, — это четкая структура. Это не просто формальный список глав, а логическая карта вашего исследования. Для специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», требующей системного подхода, правильная структура — это половина успеха.
Классический и наиболее выигрышный путь исследования выглядит так: сначала вы формируете прочный теоретический фундамент, затем на его основе проводите глубокий анализ реального практического примера, и в завершение формулируете обоснованные выводы и конкретные предложения по улучшению. Такой подход гарантирует, что ваша работа будет не просто компиляцией фактов, а целостным и аргументированным исследованием. Теперь, когда у нас есть дорожная карта, давайте заложим прочный фундамент — разберемся с теоретической базой.
Как заложить теоретический фундамент вашей дипломной работы
Теоретическая глава — это не скучный пересказ учебников, а формирование системы координат для всего вашего исследования. Её главная цель — показать, что вы владеете понятийным аппаратом и понимаете место изучаемого процесса в общей системе управления. Чтобы глава получилась сильной и логичной, рекомендуется сфокусироваться на трех ключевых аспектах:
- Функции делопроизводства в организации. Здесь вы объясняете, почему документирование — это не просто бумажная работа, а одна из важнейших функций управления, обеспечивающая юридическую силу, учет и контроль деятельности.
- Нормативно-правовая база. Необходимо четко очертить поле, в котором вы работаете. Ключевым документом здесь часто выступает Инструкция по делопроизводству конкретной организации, а также государственные стандарты и законодательные акты, регулирующие документооборот.
- Системы управления документами. В этом разделе дается обзор существующих подходов — от традиционных журнальных и карточных систем до современных автоматизированных.
Центральное место в теоретической части должна занять регистрация документов. Важно подчеркнуть, что именно эта процедура придает документу юридическую силу, фиксирует факт его создания или получения и является отправной точкой для его исполнения и последующего поиска. Когда теоретическая база готова, можно переходить к самому интересному — анализу реального объекта.
Как провести анализ документооборота на конкретном примере
Практическая глава — это ваша исследовательская миссия. Здесь вы применяете полученные теоретические знания для анализа конкретной организации. Работа в этом разделе строится по четкому алгоритму, который позволяет глубоко изучить объект и сделать обоснованные выводы.
Начните с общей характеристики организации. Это контекст, необходимый для понимания специфики ее документооборота. Укажите сферу деятельности, структуру, объемы документов. Например, анализируя «Российский колледж традиционной культуры», важно отметить его статус как государственного бюджетного образовательного учреждения.
Далее переходите к детальному анализу текущего процесса регистрации документов и организации справочной работы. Ваша задача — препарировать существующую систему, обращая внимание на следующие элементы:
- Способы учета: Как ведется учет документов? Используются ли традиционные журналы, карточная система или уже есть элементы автоматизации?
- Используемые формы: Опишите регистрационные формы. Например, в карточной системе это может быть создание 2-3 экземпляров регистрационных карточек, которые затем раскладываются по разным картотекам.
- Организация справочной картотеки: Как она построена? Часто ее организуют по структурным подразделениям или тематическим направлениям, чтобы облегчить поиск.
- Поисковые признаки: Какие реквизиты используются для поиска информации? Обычно это статус документа, его автор, дата, и, что очень важно, назначенный исполнитель.
Такой детальный разбор позволит вам увидеть систему в действии, выявить ее сильные и слабые стороны. Анализ текущего состояния неизбежно выявит как традиционные, так и современные подходы. Следующий логический шаг — детально сравнить их эффективность.
От ручных картотек к автоматизированным системам — ключевой аналитический разрез
Сравнение традиционного и автоматизированного подходов — это ядро аналитической части многих дипломных работ по документообороту. Ваша задача здесь — не просто констатировать факты, а наглядно продемонстрировать преимущества современных технологий через призму эффективности.
С одной стороны, детально опишите традиционный метод, который может использоваться в организации. Он включает создание нескольких бумажных экземпляров регистрационно-контрольных карточек. Одна карточка помещается в справочную картотеку по алфавиту, вторая — в контрольную картотеку по срокам исполнения, третья может направляться в структурное подразделение. Этот процесс трудоемок и сопряжен с риском ошибок и потерь.
С другой стороны, представьте возможности автоматизированных систем (СДОУ). Их внедрение кардинально меняет процесс. Регистрация происходит один раз в электронной карточке, а поиск может осуществляться мгновенно по любому из реквизитов. Это особенно важно при работе с большим потоком информационно-справочных документов, таких как справки, докладные и служебные записки.
Внедрение СДОУ — это не просто замена бумаги на компьютер, а переход к принципиально новому уровню управления информацией, где скорость и точность поиска становятся ключевыми факторами эффективности.
Наиболее убедительно этот контраст можно показать в таблице.
| Критерий | Традиционная карточная система | Автоматизированная система (СДОУ) |
|---|---|---|
| Скорость поиска | Низкая, зависит от правильности раскладки карточек | Высокая, практически мгновенный поиск по любым атрибутам |
| Контроль исполнения | Ручной, требует ведения отдельной контрольной картотеки | Автоматизированный, с возможностью рассылки уведомлений |
| Риск ошибок | Высокий (человеческий фактор, потеря карточек) | Минимальный, централизованное хранение данных |
После того как вы сравнили «было» и «может быть», необходимо четко сформулировать существующие проблемы и предложить конкретные пути решения.
Как выявить проблемы и предложить обоснованные решения
Этот раздел является кульминацией вашего практического исследования. Здесь вы переходите от констатации фактов к конструктивным предложениям, демонстрируя свою главную компетенцию — способность анализировать и улучшать процессы. Задача — не раскритиковать организацию, а показать ей обоснованные пути совершенствования.
На основе проведенного анализа выделите конкретные «узкие места». Не используйте общие фразы вроде «плохо работает делопроизводство». Будьте конкретны. Например:
- Поиск документа по запросу руководителя занимает в среднем 15-20 минут, что задерживает принятие решений.
- Сложно отследить текущую стадию исполнения документа, переданного в другое подразделение.
- Отсутствует единая система учета, что приводит к дублированию регистрации в разных отделах.
Когда проблемы определены, сформулируйте предложения. Они должны быть такими же конкретными. Плохое предложение: «Нужно внедрить СДОУ». Хорошее предложение: «Предлагается рассмотреть внедрение СДОУ «Дело», что, по предварительным оценкам, позволит сократить среднее время поиска документов на 80% и централизовать контроль исполнения поручений через модуль «Контроль»». Ваши предложения должны логично вытекать из анализа. Например, если вы выявили хаос в хранении исполненных документов, то предложение о необходимости проведения глубокого анализа и составления номенклатуры дел будет выглядеть абсолютно оправданным и профессиональным. Вы провели полное исследование: изучили теорию, проанализировали практику, сравнили подходы и предложили улучшения. Осталось грамотно подвести итоги.
Заключение и финальные штрихи
Заключение — это не простой пересказ содержания глав, а их синтез. Это финальный аккорд вашей работы, который должен оставить у аттестационной комиссии ощущение целостности и завершенности вашего исследования. В заключении необходимо кратко и емко ответить на ключевые вопросы, которые были поставлены во введении, и подвести итог проделанной работы.
Структурируйте его вокруг основных выводов: сначала суммируйте ключевые теоретические положения, которые стали основой для анализа, а затем — главные результаты практического исследования. Особое внимание уделите предложенным вами путям совершенствования. Еще раз подчеркните, какую пользу они могут принести анализируемой организации. Это покажет практическую значимость вашей дипломной работы.
Наконец, не забудьте про приложения. Чтобы не перегружать основной текст работы громоздкими материалами, в приложения можно и нужно выносить:
- Образцы заполненных форм и бланков;
- Схемы документопотоков;
- Объемные таблицы с данными;
- Скриншоты интерфейса программ, если речь идет об автоматизации.
Правильно оформленные заключение и приложения придадут вашей работе профессиональный и законченный вид, оставив самое благоприятное впечатление.
Список источников и литературы
- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76. Раздел «I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ».
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
- Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина – Волгоград, 2002. – С.63.
- Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам / А.С. Красавин // Делопроизводство. 2006. № 2. – С. 16.
- Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина Е.А. — Москва — Ростов-на-Дону, Издательский центр Март, 2005. — С. 227.
- Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. — С. 33.
- Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. — М.: ИНФРА-М, 2003.- С.102.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
- Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.
- Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, №165.
- Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6.
- Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности».
- Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
- Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года.
- ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1990.
- ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003 — М.: Изд-во стандартов, 2003.
- Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536.
- Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 — С.205.
- Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201.
- Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»// Собрание законодательства РФ от 6 октября 2003 г. N 40 ст. 3822.
- Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. — М.: ПРИОР, 2006. — С.64.
- Панфилова Т.А. Документоведение и делопроизводство / Т.А. Панфилова, Т.Н. Кондратьева. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. — С. 114.
- Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. — Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 — с. 25
- Рогожин М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 — с.9
- Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. Изд. 6-е, перераб. и дополн – М.: Изд-во Эксмо, 2008. – 560 с. – С. 9.
- ГОСТ 7.83-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»
- Соколова О.В. Настольная книга офис-менеджера. – СПб.: Питер, 2006. – 160 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»). – С. 134.
- Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. — М.: РАГС, 2005. – С. 53.
- Публичный отчет директора СПГБОУ «РКТК» за 2014-2015 учебный год. Электронный ресурс
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому дел. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»