Руководство по написанию дипломной работы: Совершенствование документооборота на предприятии

Как заложить фундамент дипломной работы во введении

Многие студенты воспринимают введение как формальность, однако именно этот раздел «продает» вашу работу научному руководителю и аттестационной комиссии. Это не просто прелюдия, а дорожная карта всего исследования. Грамотно составленное введение демонстрирует глубину понимания темы и четкость вашего плана. Оно должно убедить читателя в том, что ваша работа актуальна и имеет практическую ценность.

В основе сильного введения лежат три неразрывных элемента:

1. Актуальность темы: Объясните, почему исследование документооборота важно именно сейчас. Возможно, это связано с курсом на цифровизацию, необходимостью сокращения издержек или новыми законодательными требованиями.
2. Цель исследования: Это главный результат, который вы планируете получить. Формулировка должна быть конкретной и измеримой. Например: «Разработать комплекс рекомендаций по совершенствованию системы документооборота на предприятии N с целью повышения ее эффективности».
3. Задачи исследования: Это шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели. Они логически вытекают из нее и часто служат основой для названий параграфов в главах.

Пример логической связки «Цель → Задачи»:
Цель: Разработать рекомендации по совершенствованию документооборота.
Задачи:
— Изучить теоретические основы и нормативно-правовую базу управления документацией.
— Проанализировать текущее состояние документооборота на предприятии N и выявить проблемы.
— Предложить конкретные мероприятия по оптимизации процессов и обосновать их эффективность.

После того как мы определили, что и зачем мы исследуем, необходимо выстроить теоретическую базу, которая станет основой для нашего анализа. Этим мы займемся в первой главе.

Глава 1, в которой мы строим теоретический каркас исследования

Первая глава — это ваш теоретический фундамент. Ее задача — не пересказать все существующие учебники, а создать аналитический обзор концепций, которые напрямую связаны с темой вашей дипломной работы. Каждый параграф здесь должен работать на общую цель, доказывая вашу эрудицию и умение систематизировать информацию.

Качественная теоретическая глава обычно включает в себя несколько ключевых разделов:

• Сущность, виды и принципы документооборота. Здесь вы даете определение ключевым понятиям, классифицируете документопотоки и описываете базовые принципы их организации.
• Нормативно-правовая база. Критически важный раздел, где вы анализируете законы, государственные стандарты и внутренние регламенты, которые регулируют работу с документами. Это показывает, что ваши будущие предложения будут опираться на существующее законодательство.
• Современные тенденции и технологии. В этом разделе необходимо рассмотреть актуальные тренды, такие как автоматизация документооборота, внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и перспективы перехода на полностью безбумажный документооборот. Это демонстрирует, что ваша работа находится на острие современных практик.

Важно помнить, что эта глава — не реферат. Необходимо не просто излагать факты, а анализировать их, сравнивать подходы разных авторов и формировать собственную позицию. Не забывайте корректно оформлять ссылки на источники — это показатель академической добросовестности.

Теперь, вооружившись теорией, мы готовы перейти от абстрактных концепций к реальной практике. В следующей главе мы спустимся «на землю» и проведем детальный анализ документооборота на конкретном предприятии.

Глава 2, где мы диагностируем проблемы реального предприятия

Аналитическая глава — это сердце вашей дипломной работы, настоящее детективное расследование. Здесь вы должны на практике применить теоретические знания, чтобы диагностировать реальное состояние дел на исследуемом предприятии. Ваша цель — не просто описать процессы, а найти «узкие места» и четко сформулировать проблемы, которые вы будете решать в третьей главе.

Алгоритм действий в этой главе выглядит следующим образом:

1. Краткая организационно-экономическая характеристика предприятия. Дайте общее представление об объекте исследования: сфера деятельности, структура, масштабы. Это поможет понять контекст, в котором функционирует система документооборота (напр., на примере структурного подразделения ОАО «РЖД»).
2. Описание методики анализа. Расскажите, как именно вы собирали информацию. Это могли быть интервью с сотрудниками, анализ нормативных документов (инструкций по делопроизводству), изучение журналов регистрации или статистический анализ данных из СЭД.
3. Анализ существующей системы документооборота. Это ключевая часть главы. Здесь необходимо детально исследовать и описать:
   • Объемы документопотоков: сколько входящих, исходящих и внутренних документов обрабатывается за определенный период.
   • Маршруты движения документов: кто, кому и в какой последовательности передает документы. Здесь крайне полезна визуализация в виде схем.
   • Сроки исполнения и согласования: как долго документы «путешествуют» по инстанциям и где происходят наибольшие задержки.
4. Выявление и формулирование проблем. На основе собранных данных вы делаете выводы. Проблемы должны быть конкретными и измеримыми. Например:
   • Высокие временные затраты: средний срок согласования договора составляет 15 рабочих дней, что на 50% превышает нормативы.
   • Риск утраты документов: за последний год было зафиксировано 5 случаев потери важных бумажных оригиналов.
   • Неэффективный поиск: на поиск нужного документа в архиве сотрудник тратит в среднем 30 минут.
   • Прямые финансовые затраты: расходы на бумагу, печать и курьерскую доставку составляют значительную сумму.

Использование таблиц, графиков и схем в этой главе не просто желательно, а необходимо. Они делают ваш анализ наглядным и убедительным, превращая сухие цифры в весомые аргументы.

Мы провели диагностику и точно знаем, «где болит». Теперь наступает самый ответственный момент: на основе выявленных проблем мы должны разработать эффективное «лечение». Этому посвящена третья, проектная глава.

Глава 3, в которой мы предлагаем решения и доказываем их пользу

Проектная глава — это кульминация вашей дипломной работы. Если вторая глава была посвящена диагностике, то третья — это разработка «рецепта». Здесь вы должны превратить список выявленных проблем в конкретный, обоснованный и реализуемый план действий по совершенствованию документооборота.

Наиболее эффективный способ структурировать эту главу — построить ее вокруг конкретных предложений, используя для каждого из них логическую схему «Проблема → Предлагаемое решение → Обоснование». Основные направления для улучшений, как правило, включают:

1. Оптимизация бизнес-процессов.
   • Проблема: Слишком длинные и запутанные маршруты согласования документов.
   • Решение: Пересмотр и реинжиниринг маршрутов, введение параллельного согласования вместо последовательного, исключение избыточных звеньев.
   • Обоснование: Это позволит сократить среднее время согласования на 30-40% без значительных финансовых вложений.
2. Внедрение или модернизация Системы Электронного Документооборота (СЭД).
   • Проблема: Медленный поиск, потеря документов, отсутствие контроля над исполнением.
   • Решение: Предложить внедрение современной СЭД. Важно не просто заявить об этом, а описать ключевые этапы: выбор подходящей системы, план внедрения, интеграция с другими IT-системами предприятия и, что крайне важно, план по обучению персонала.
   • Обоснование: Внедрение СЭД централизует хранение, обеспечит мгновенный поиск, автоматизирует контроль и создаст основу для дальнейшего перехода к безбумажному взаимодействию.
3. Переход к безбумажному документообороту.
   • Проблема: Высокие затраты на бумагу, печать и хранение физических архивов.
   • Решение: Разработать дорожную карту перехода на юридически значимый электронный документооборот с использованием электронных подписей.
   • Обоснование: Это не только сокращает прямые издержки, но и ускоряет бизнес-процессы, а также повышает информационную безопасность.

Ключевым фактором успеха этой главы является экономическое обоснование. Вам не нужно проводить детальный бухгалтерский расчет, но показать примерную оценку ожидаемого эффекта (сокращение трудозатрат, экономия на расходных материалах) необходимо. Это превращает ваши предложения из теоретических рассуждений в практическое руководство к действию.

Мы прошли весь путь исследования: от теории через анализ к разработке предложений. Остался финальный шаг — подвести итоги, оформить выводы и грамотно представить результаты нашего труда.

Как грамотно завершить работу и сформулировать выводы

Заключение — это не место для новых мыслей или информации. Его главная задача — синтезировать результаты всего исследования и убедительно доказать, что поставленная во введении цель была достигнута. Можно сказать, что заключение является зеркальным отражением введения: если во введении вы ставили вопросы, то в заключении — даете на них четкие и аргументированные ответы.

Чтобы написать сильное заключение, придерживайтесь следующей структуры:

1. Краткое резюме результатов по каждой главе. В одном-двух предложениях по каждой главе напомните, что было сделано. Например: «В первой главе были рассмотрены теоретические основы…, во второй — проведен анализ…, в третьей — разработаны предложения…».
2. Формулировка главных выводов и рекомендаций. Это самая важная часть. Здесь вы должны четко и лаконично изложить ключевые выводы, к которым пришли в ходе исследования, и перечислить предложенные вами рекомендации. Выводы должны напрямую отвечать на задачи, поставленные во введении.
3. Обозначение практической значимости работы. Подчеркните, какую пользу принесет внедрение ваших предложений конкретному предприятию или отрасли в целом. Покажите, что ваша работа — не просто академическое упражнение, а имеет реальную ценность.

Важно! Заключение должно подтвердить, что все задачи, заявленные во введении, были успешно решены, а главная цель исследования — достигнута.

Наконец, не забудьте про оформление списка литературы и приложений. Список использованных источников демонстрирует глубину вашей теоретической подготовки, а в приложения обычно выносят громоздкие материалы (объемные таблицы, детальные схемы документопотоков, анкеты для интервью), которые подтверждают достоверность вашего анализа.

Теперь у вас есть полная картина того, как строится каждый раздел дипломной работы. Давайте сведем все воедино и посмотрим на весь процесс с высоты птичьего полета.

От замысла к защите, или вся методология на одном листе

Написание дипломной работы — это не творческий порыв, а управляемый проект со своей четкой логикой и последовательностью шагов. Если свести весь процесс к одной формуле, она будет выглядеть так: Теория → Анализ → Решение. Этот трехчастный подход является универсальным каркасом для любого научного исследования.

Чтобы вы могли контролировать свой прогресс, вот краткий чек-лист всего процесса:

• Этап 1: Фундамент. Определить актуальность, сформулировать цель и задачи (Введение). Подобрать и проанализировать релевантную литературу (Глава 1).
• Этап 2: Диагностика. Собрать фактические данные о документообороте на предприятии. Проанализировать их и выявить конкретные, измеримые проблемы (Глава 2).
• Этап 3: Проектирование. Разработать практические рекомендации, направленные на решение выявленных проблем. Обосновать их пользу (Глава 3).
• Этап 4: Синтез. Подвести итоги, подтвердить достижение цели и задач, сформулировать финальные выводы (Заключение).

И финальный, но, возможно, самый важный совет: регулярно общайтесь с вашим научным руководителем. Он — ваш главный наставник в этом проекте. Не бойтесь задавать вопросы и показывать промежуточные результаты. Такой подход поможет избежать ошибок и придаст вам уверенности на пути от первого наброска до успешной защиты.

Список источников информации

1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. — М.:Проспект,2010-32с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (1994) 1-4часть. – М.:Юрайт, 2008 – 555с.
3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении измене-ний в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Рос-сийской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2038.
4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, ин-формационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
5. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронная подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169.
7. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. № 52 (часть I) ст. 5140.
8. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 23.12.2010) «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3451
9. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполни-тельной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. №25. ст.3060.
10. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»// Собрание законодательства РФ. 2009. № 39. Ст. 4614.
11. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
12. Приказ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» зарегистрирован в Минюсте России 28 мая 2012 г. № 24339.
13. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 №№ 18380). Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2010. № 38.
14. Документы ПМС 29 ОАО «РЖД» за 2012-2014гг
15. Положение о Департаменте управления персоналом в ПМС-29 ОАО «РЖД», 2006г.
16. Положение об Управлении документационного обслуживания ПМС-29 ОАО «РЖД»
17. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003.
18. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
19. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998.
20. ГОСТ Р 54593-2011. «Информационные технологии. Свободное про-граммное обеспечение. Общие положения». Срок введения 01.07.2007-М.:Изд-во стандартов, 2007.
21. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаи-модействие систем управления документами. Требования к электронному сообще-нию». Срок введения 01.08.2011-М.:Изд-во стандартов, 2011.
22. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33). М., Главархив СССР, 1991.
23. Основные правила работы архивов организаций»: Срок введения 06.02.2002-М.:Изд-во стандартов, 2003.
24. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 23.12.2010).
25. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37) (ред. от 14.03.2011).
26. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроиз-водству в федеральных органах исполнительной власти// Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
27. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М.: ВНИИДАД, 1992.
28. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения // Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558
29. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. – 264 с.
30. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя/И.Ю. Байкова. – 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2009. – 352с.
31. Барышников А.А. Делопроизводство — без проблем // Кадровое дело. 2011. — №6. – С.8-9.
32. Бутакова Н.Г. Защита и обработка конфиденциальных документов / Н.Г. Бутакова, В.А. Семененко. – М.: Московский государственный индустриальный университет, 2008. – 283 с.
33. Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. — № 3. – С. 38-44.
34. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство.- 3.е изд., переб. И доп. / Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012. -364с.
35. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: – 3-е изд., перераб. И доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ИНФА-М, 2012. – 364с.
36. Варлатая С.К. Защита и обработка конфиденциальных документов: учеб.-метод. комплекс / С.К. Варлатая, М.В. Шаханова. – Владивосток: Изд-во ДВГТУ, 2009. – 276 с.
37. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
38. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.
39. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско — торговая корпорация «Дашков и. К», 2006. — 520с.
40. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
41. Кузнецова Т.В.. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е изд., испр. и доп. М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. — 528 с.
42. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 8-е изд., стер. – К.: Знания, 2008. – 459с.
43. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2008. — 137с.
44. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия, 2009. – 222 c.
45. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2014г. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru
46. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.delo-press.ru
47. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.sekretar-info.ru
48. Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.consultant.ru
49. Официальный сайт ОАО «Российские железные дороги» Режим доступа: http:/www.rzd.ru/
50. Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс] Режим доступа: http:www.government.ru
51. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.archives.ru/,
52. Электронные офисные системы – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс] / – Режим доступа: http://www.eos.ru.