Пример готовой дипломной работы по предмету: Документоведение и архивоведение
Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО 7
ДОКУМЕНТООБОРОТА 7
1.1. Основные понятия о системах электронного документооборота 7
1.2. Современное состояние систем электронного документооборота 13
в России 13
ГЛАВА
2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЗАО «РАМЭК-ВС» 24
2.1. Краткая характеристика организации: история и основные направле 24
2.2. Организация документооборота ЗАО «РАМЭК-ВС» 32
ГЛАВА
3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЗАО «РАМОК ВС» 65
3.1. Внедрение автоматизированной системы управления документационного обеспечения в ЗАО «Рамок ВС»» 65
3.2. Оценка эффективности реализации проекта 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 82
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 88
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 89
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 90
Выдержка из текста
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что на протяжении многих лет деятельности организации складываются определенные способы обработки документов, но в современном мире в данный момент былые прочные позиции бумажного документооборота стали уступать новым пе-редовым технологиям, а именно электронному документообороту.
Современная тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.
Так, например, подсчитано, что около
15. документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.
Там, где проводятся коллективные работы, которые включают в себя различные действия, а именно: многократное копирование, тиражирование, доставка документов между самими структурными подразделениями, проведение различных мероприятий (совещаний, семинаров) стало отнимать в управленческой деятельности немалое количество времени.
В качестве еще одной проблемы, которая стала возникать в управленческой деятельности организаций, – затрудненный поиск необходимой информации по запросу в архивах либо самих организаций, либо в организациях, где находится данный архив, в то время как при работе с электронными документами время поиска документа а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.
Проведенные различными экспертами социологические опросы и расчет экономических показателей о применении электронного документооборота в различных компаниях, показали, что, электронный документооборот оказывает значительное влияние как на рост производительности труда самих сотрудников, где-то на 25— 50%, а так же на время обработки документов. При этом время обработки документов со-кращается более чем на 75%.
Таким образом, в настоящее время тема автоматизация документо-оборота – не новая. Современное состояние автоматизированных систем предлагает различный ряд автоматизированных систем для решения проблем в области делопроизводства.
Потенциальными пользователями таких систем становятся различные организации, муниципальные и государственные учреждения, средние и крупные предприятия, у которых объем документооборота (создание, получение, отправление, визирование, хранение, поиск документов) составляет хотя бы несколько документов в день.
Главная же цель внедрения такого рода системы — создание единого информационного пространства организации, где документы не ассоциированы с местом их хранения и поэтому легкодоступны, а также высвобождение сотрудников предприятия от ручной работы с документами. На основании всего вышесказанного следует, что тема данной дипломного работы сегодня является очень важной и актуальной.
Степень разработанности проблемы. Отечественным документоведе-нием накоплен большой объем информации по автоматизации делопроизводства, который отражен в научных трудах Красавина А.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Славко Т.И., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Митяева К.Г., Лившица Я.З., Кузнецовой Т.В., Соковой А.Н., Мингалева В.С., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Ларина М.В., Бобылевой М.П.
Бобылева М.П. в своей работе «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» комплексно рассмотрела организационно-управленческие, коммуникационные, документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие аспекты проблемы перехода к электрон-ному документообороту». Также в книге показан практический опыт внедре-ния и применения систем электронного документооборота в российских учреждениях. Особое внимание уделяется оценке эффективности применения систем и технологий электронного документооборота. Приводятся конкретные методические рекомендации.
Автор Логинова А.Ю. в книге «Правда об электронном документообороте» пишет о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
Несмотря на значительное количество исследований в области систем электронного документооборота в организациях, вопрос о применении и внедрении электронного документооборота в организации рассмотрены недостаточно глубоко и полно.
Объектом исследования является ЗАО «РАМЭК-ВС».
Предметом исследования является система документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Цель дипломной работы заключается в подготовке рекомендаций по внедрению электронного документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
рассмотреть основные понятия о системе электронного документооборота;
описать современное состояние электронного документооборота в России;
дать краткую характеристику деятельности рассматриваемого объекта исследования – ЗАО «РАМЭК-ВС»;
провести анализ организации документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС»;
разработать и внести рациональные предложения по совершенствованию системы электронного документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС».
Материалом исследования являются нормативно-правовые документы, инструкции, статистическая и оперативная отчетность ЗАО «РАМЭК-ВС», а также автоматизированная система, применяемая в деятельности рассматриваемого объекта исследования. При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию теоретической части материала, законо-дательство РФ, правовые акты.
Методы исследования. В качестве основных методов при написании работы применялись методы статистического, системного и структурно-функционального анализа.
Практическая значимость данной работы состоит в том, что предло-женные пути по повышению эффективности системы электронного документооборота получат применение на практике рассматриваемого объекта ЗАО «РАМЭК-ВС». Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к аналогичным компаниям, работающих в той же сфере деятельности, что и организация ЗАО «РАМЭК-ВС».
Цель, задачи и логика исследования позволили определить его структуру. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Список использованной литературы
1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. — М.:Проспект,2010-32с.
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от
1. апреля 2011 г. N 15 ст. 2038.
3. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от
3. июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
4. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от
1. апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
5. Федеральный закон от
2. октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от
2. октября 2004 г. № 43 ст. 4169.
6. Федеральный закон от
2. декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от
3. декабря 2002 г. № 52 (часть I) ст. 5140.
7. Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ (ред. от 28.06.2009) «О почтовой связи» // Собрание законодательства Российской Федерации от
1. июля 1999 г. № 29 ст. 3697
8. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №
47. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. ст.3060.
9. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота"// Собрание законодательства РФ. 2009. №
39. Ст. 4614.
10. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
11. Приказ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» зарегистрирован в Минюсте России
2. мая 2012 г. № 24339.
12. ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
13. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
14. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
15. Положение об Управлении документационного обслуживания ЗАО «РАМЭК-ВС»
16. Статистические данные ЗАО «РАМЭКС-ВС»
17. Утвержденная организационная структура службы ДОУ ЗАО «РАМЭК-ВС»»
18. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. : Кнорус, 2010. — 296 с.
19. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. — 352с.
20. Барышников А.А. Делопроизводство — без проблем // Кадровое дело. 2011. — № 6. – С.8.
21. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Изда-тельство «Март», 2006. — 315с.
22. Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. — № 3. – С. 38-44.
23. Быкова обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 304с.
24. Быкова Т.А. Основные правила организации документооборо-та//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. — № — 3. — С. 32.
25. Быкова Т.А., Вялова Л.В., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 364с.
26. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2010. – 288 с.
27. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. — С. 37.Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное
28. Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В. Проспект. 2012. – 408с.
29. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие — 2-е изд. /Панасенко Ю.А. ИНФРА-М. 2010. -124с.
30. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более
12. документов (В.В.Галахов, И.К.Корнеев, Г.Н.Ксандопуло и др.) под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – 3-е изд., перераб., доп. – М.: Проспект, 2011. — 480 с.
31. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие — 3-е изд.,табл — ("Библиотека высшей школы") /Сологуб О.П. Омега-Л. 2008. – 207с.
32. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных докумен-тов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
33. Карепина А.В. Искусство делового письма: Законы, хитрости, инструменты. – 3-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. — 248с.
34. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие : рекомендовано М-вом образования / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосиб. гос. ун-т экономики и упр., Администрация Президента РФ, Сиб. акад. гос. службы. — 6-е изд., испр. и доп. . — М. : Инфра-М, 2010. — 367с.
35. Князева Т.Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор / Т.Н. Князева, "Гильдия Управляющих Документацией", 2010. – 190с.
36. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. — № 3. – С.10.
37. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. — 592с.
38. Кузнецов Д.Л. // Кадровик. Трудовое право для кадровика, 2010. — № 1. — C. 55-59
39. Кузнецов Д.Л. // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления, 2010. — № 7. — C. 4-9
40. Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». – 2012. — № 1. — С. 7.
41. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. № 2. С. 27-32.
42. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
43. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. — М.: Издательский дом МЭИ, 2011. — 344с.
44. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. — № 1. — С. 6.
45. Куняев Н.Н., Дёмушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / под общ. ред. Н.Н.Куняева, — М.: Логос, 2011. — 452 с.
46. Ларин М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. – 192 с.
47. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. — 208с.
48. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб: Питер, 2003. – 410 с.
49. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. – № 3.
50. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2010. — 178с.
51. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 2-е изд., обнов. – Спб.: Питер, 2011. — 176с.
52. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Академия, 2012. – 224c.
53. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. — № 2. — С. 16.
54. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. – 6-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2011. — 288с.
55. Тарасова, М. Электронный документооборот: за и против. «Советы бывалых» / М. Тарасова // Секретарское дело. – 2010. – № 2.
56. Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2010. — 463с.
57. Филенко, Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2007. – № 4. С. 35– 40.
58. Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. — 2012. — № 6. — С.43-44.
59. Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. — 2012. — № 7. — С.34-39.
60. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/
61. Информатизация в регионах России [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
62. Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126278.
63. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http:www.delo-press.ru/.
64. Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс].
– Режим доступа: http:www.termika.ru/.
65. Официальный сайт ЗАО «РАМЭКС-ВС» [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http://www.ramec.ru
66. Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http:www.government.ru
67. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс].
- Режим доступа:http:www.archives.ru/.
68. Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс].
- Режим доступа:http:www.eos.ru
69. Термика //[Электронный ресурс]
– Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/po/delo/
70. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Элек-тронный ресурс].
- Режим доступа:http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88
