Руководство по написанию дипломной работы на тему «Совершенствование организации делопроизводства»

Введение, или как задать вектор всей работе

Многие студенты воспринимают введение как формальную часть работы, которую нужно заполнить стандартными фразами. Это — стратегическая ошибка. Введение — это ваше «коммерческое предложение», адресованное научному руководителю и аттестационной комиссии. Именно здесь вы демонстрируете глубину понимания темы, ее актуальность и четко формулируете, что именно и каким образом собираетесь исследовать. Грамотно написанное введение задает вектор всей работе и сразу повышает ее ценность в глазах проверяющих.

Чтобы создать убедительное введение, его необходимо разложить на ключевые компоненты:

1. Актуальность: Здесь нужно ответить на вопрос: «Почему эта тема важна именно сейчас?». В контексте делопроизводства ключевыми аргументами являются повсеместная цифровизация, стремление к повышению эффективности государственного аппарата и необходимость быстрой и точной обработки информации.
2. Проблема: От общего переходите к частному. Сформулируйте конкретную «боль», которую вы будете исследовать. Например, не просто «несовершенство системы», а замедленная обработка обращений граждан из-за преобладания ручных методов работы, что напрямую затрагивает исполнение требований законодательства, такого как Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
3. Объект и предмет исследования: Четко разграничьте, что вы изучаете и с какой стороны.
   • Объект — это система или процесс в целом. Например, делопроизводство в конкретном государственном органе.
   • Предмет — это конкретный аспект объекта, на котором сфокусировано ваше внимание. Например, процесс совершенствования этого делопроизводства.
4. Цель и задачи: Сформулируйте главную цель работы и шаги для ее достижения.
   • Цель (что сделать?): Разработать комплекс практических рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства.
   • Задачи (как это сделать?): 1) изучить теоретические и нормативно-правовые основы; 2) проанализировать действующую систему делопроизводства на объекте; 3) выявить ключевые проблемы и узкие места; 4) предложить конкретные пути решения.

После того как мы четко определили цель и задачи, необходимо погрузиться в теоретический контекст, чтобы наши дальнейшие выводы опирались на прочный научный фундамент.

Глава 1. Теоретический фундамент вашего исследования

Первая глава — это не пересказ учебников и не случайный набор фактов. Это аналитический обзор, который доказывает вашу эрудицию и создает теоретическую базу для практической части работы. Ваша задача — показать, что уже известно по исследуемой теме, систематизировать ключевые понятия и определить основные тенденции. Правильно выстроенная теоретическая глава отвечает на вопрос: «На какие знания и концепции я опираюсь в своем исследовании?». Структурировать ее лучше всего на несколько логических параграфов.

Сущность и принципы организации делопроизводства. В этом разделе необходимо раскрыть ключевые понятия. Начните с определения документооборота — движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Далее, опишите жизненный цикл документа, включая этапы его создания, регистрации, маршрутизации, исполнения, контроля и отправки в архив. Важно упомянуть и современные инструменты, такие как системы электронного документооборота (СЭД), которые автоматизируют эти процессы.

Нормативно-правовая база. Любая деятельность в сфере делопроизводства, особенно в государственных органах, строго регламентирована. В этом параграфе необходимо проанализировать основные законы и стандарты, регулирующие эту сферу. Основополагающим документом для многих организаций, работающих с населением, является уже упомянутый Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Помимо него, стоит изучить государственные стандарты (ГОСТы) по оформлению документов и организации архивного хранения.

Современные тенденции и методы оценки. Делопроизводство — динамично развивающаяся сфера. Здесь важно описать ключевые тренды. Главный из них — это, безусловно, цифровизация, включающая в себя перевод бумажных архивов в электронный формат и внедрение комплексных СЭД. Другой важный тренд — использование ключевых показателей эффективности (KPI) для оценки работы с документами. К таким показателям могут относиться среднее время обработки документа, процент выполненных в срок поручений и стоимость обработки одной единицы документации.

Теперь, вооружившись теоретическими знаниями, мы готовы перейти к «полевому» исследованию и посмотреть, как эти концепции работают (или не работают) на практике в конкретной организации.

Глава 2. Анализ действующей системы. Где мы находимся сейчас

Это сердце вашей дипломной работы, где теория встречается с реальностью. Цель второй главы — не просто описать существующие процессы, а провести их глубокий, критический анализ, чтобы выявить сильные и слабые стороны. Именно собранные здесь данные станут основой для ваших будущих рекомендаций. Важно быть максимально конкретным и оперировать фактами, цифрами и примерами.

Общая характеристика объекта исследования. Начните с представления организации, на базе которой проводится исследование. Например, если это Управление по обращениям и жалобам в Администрации Губернатора, необходимо описать его структуру, ключевые функции, роль в общей системе управления и масштаб деятельности (например, количество обрабатываемых обращений в год). Это создаст контекст для дальнейшего анализа.

Анализ бизнес-процессов документооборота. Здесь необходимо детально проследить весь путь следования основных категорий документов. Как происходит регистрация входящего письма? Кто и на каком основании определяет исполнителя? Как контролируются сроки? Где и как документ хранится после исполнения? Для наглядности рекомендуется использовать схемы или таблицы, чтобы визуализировать жизненный цикл документа. На этом этапе ваша задача — найти «узкие места»:

• Где возникают необоснованные задержки?
• На каких этапах преобладает ручной труд, который можно автоматизировать?
• Дублируются ли операции разными сотрудниками?
• Существует ли единая интегрированная система или работа ведется в разрозненных программах?

Анализ системы документирования и методология. Изучите, какие виды документов используются в организации, насколько они унифицированы и соответствуют ли действующим стандартам. Для сбора данных используйте различные методологии: качественный анализ внутренних регламентов и инструкций, статистический анализ (например, подсчет среднего времени рассмотрения обращений), проведение интервью с сотрудниками для выявления неочевидных проблем. Распространенные проблемы, на которые стоит обратить внимание: замедленная обработка документов, отсутствие интегрированных СЭД и потенциальные риски безопасности данных при передаче информации.

Комплексный анализ позволил нам увидеть систему в действии. Теперь необходимо сфокусироваться на ее недостатках и четко сформулировать проблемы, которые требуют решения.

Глава 3. Проблемы и пути их решения. Формулируем план совершенствования

Этот раздел — кульминация вашего исследования. Здесь вы переходите от роли аналитика к роли эксперта-консультанта. На основе данных, полученных в предыдущей главе, ваша задача — не просто перечислить недостатки, а предложить конкретные, аргументированные и, что важно, реализуемые решения. Каждое предложение должно быть ответом на четко сформулированную проблему.

Систематизация выявленных проблем

Первый шаг — четко и структурированно изложить «диагноз» системе. Сгруппируйте все выявленные в Главе 2 недостатки в логические блоки. Это не должно быть сплошным текстом, лучше использовать маркированный список для ясности. Например:

• Технологические проблемы: Отсутствие единой системы электронного документооборота (СЭД), преобладание ручных методов регистрации и передачи документов, использование устаревшего программного обеспечения.
• Организационные проблемы: Длительные сроки согласования и регистрации входящих обращений, отсутствие четких регламентов маршрутизации документов, неэффективная система контроля исполнительской дисциплины.
• Проблемы с персоналом: Недостаточный уровень обучения сотрудников современным методам работы с документами, сопротивление изменениям.
• Риски безопасности: Потенциальная угроза потери или несанкционированного доступа к данным из-за хранения документов в бумажном виде и отсутствия системы резервного копирования.

Разработка конкретных предложений

Для каждой из перечисленных проблем предложите конкретное решение. Избегайте общих фраз вроде «улучшить» или «усилить контроль». Ваши предложения должны быть максимально предметными.

1. Решение технологических проблем: Не просто «внедрить СЭД», а «внедрить СЭД «Название» с модулем автоматической маршрутизации документов и интеграцией с системой межведомственного взаимодействия». Предложить план цифровизации бумажных архивов за последние 5 лет.
2. Решение организационных проблем: Не «ускорить работу», а «разработать и утвердить новый регламент делопроизводства, сокращающий максимальный срок первичной регистрации документа с 3 до 1 рабочего дня и описывающий четкие критерии передачи документов между отделами».
3. Решение кадровых проблем: Предложить программу целевого обучения персонала работе в новой СЭД, включая проведение семинаров и разработку наглядных инструкций.

Обоснование эффективности предложенных мер

Это ключевая часть, доказывающая ценность ваших предложений. Почему именно эти меры сработают? Аргументы могут быть как качественными, так и количественными.

Приведите расчеты: покажите, как внедрение СЭД сократит среднее время на поиск документа с 15 минут до 30 секунд, что приведет к экономии X человеко-часов в год. Оцените снижение затрат на бумагу и расходные материалы. Если расчеты невозможны, используйте качественные аргументы: повышение прозрачности процессов, снижение рисков утери документов, улучшение исполнительской дисциплины и, как следствие, повышение качества работы с обращениями граждан.

Мы разработали и обосновали комплекс мер. Финальный шаг — подвести итоги всей проделанной работы, обобщить выводы и подтвердить, что поставленная во введении цель была достигнута.

Заключение, или как подвести убедительный итог

Заключение — это не повторение введения и не краткий пересказ глав. Это финальный аккорд вашей работы, где вы синтезируете все полученные результаты и демонстрируете целостность проведенного исследования. Правильно написанное заключение оставляет у комиссии чувство завершенности и логической стройности вашей аргументации. Его структура должна зеркально отвечать на задачи, которые вы поставили перед собой во введении.

Вот простая и эффективная структура для вашего заключения:

1. Констатация достижения цели. Начните с уверенной фразы, подтверждающей, что главная цель дипломной работы, сформулированная во введении, была успешно достигнута. Например: «Цель дипломной работы, заключавшаяся в разработке рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства, была полностью достигнута».
2. Краткие выводы по задачам. Последовательно пройдитесь по каждой задаче из введения и кратко, в 1-2 предложениях, изложите основной вывод по ней. Это должно выглядеть как логическая цепочка ваших действий.
   • «В ходе исследования были изучены теоретические основы делопроизводства, что позволило систематизировать ключевые понятия и выявить современные тенденции в этой сфере».
   • «Был проведен комплексный анализ действующей системы делопроизводства в [Название организации], который выявил ряд системных проблем, включая замедленную обработку документов и риски безопасности данных».
   • «На основе анализа были разработаны конкретные рекомендации, включающие внедрение современной СЭД, оптимизацию регламентов и программу обучения персонала».
3. Научная новизна и практическая значимость. В конце подведите итог: в чем ценность проделанной вами работы? Научная новизна может заключаться в адаптации существующих методик к условиям конкретной организации. Практическая значимость — это самое важное: ваши предложения могут быть непосредственно внедрены в работу исследуемого объекта, что приведет к повышению его эффективности.

Основная интеллектуальная работа завершена. Осталось правильно оформить вспомогательные, но не менее важные разделы.

Оформление финальных разделов

Аккуратное оформление списка литературы и приложений — это признак вашей научной добросовестности и уважения к правилам. Часто именно на этих, казалось бы, второстепенных разделах студенты теряют баллы. Давайте разберемся, как избежать типичных ошибок.

Список литературы

Это не просто перечень прочитанных книг, а формальное подтверждение вашей теоретической базы. Начинайте составлять его с первого дня работы, чтобы в последний момент не искать выходные данные нужной статьи. Основные правила:

• Группировка источников: Для удобства и в соответствии с требованиями ГОСТ источники принято группировать. Стандартный порядок:
  1. Нормативно-правовые акты (Конституция, Федеральные законы, Указы).
  2. Научная и учебная литература (книги, монографии, учебники) в алфавитном порядке.
  3. Статьи из периодических изданий (журналы, сборники конференций) в алфавитном порядке.
  4. Интернет-ресурсы.
• Оформление по ГОСТ: Каждый источник должен быть описан в строгом соответствии с действующим ГОСТом. Обратите внимание на порядок указания автора, названия, места издания, года и количества страниц. Малейшая неточность может быть расценена как ошибка.

Приложения

В приложения выносится весь вспомогательный материал, который перегружал бы основной текст, но важен для подтверждения ваших выводов. Это могут быть:

• Объемные таблицы с исходными данными статистического анализа.
• Разработанные вами проекты документов (например, новый регламент или инструкция).
• Подробные схемы бизнес-процессов «как было» и «как станет».
• Анкеты опросов или бланки интервью с сотрудниками.
• Копии реальных организационно-распорядительных документов (с соблюдением конфиденциальности).

Важно помнить, что каждое приложение должно быть пронумеровано (например, ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2) и иметь заголовок. В основном тексте работы обязательно должна быть ссылка на соответствующее приложение (например, «…подробный расчет представлен в Приложении 3»).

Полный пакет дипломной работы готов. Теперь давайте убедимся, что все элементы на месте и соответствуют требованиям.

Чек-лист финальной проверки

Перед тем как отправить работу на финальную проверку научному руководителю или на печать, крайне важно провести самопроверку. Этот последний взгляд свежим глазом поможет отловить досадные ошибки, которые могли ускользнуть в процессе написания. Используйте этот простой чек-лист, чтобы убедиться, что ваша работа полностью готова.

• [ ] Структура: Все ли обязательные разделы на месте: титульный лист, содержание, введение, главы (обычно 2-3), заключение, список литературы, приложения? Проверьте, соответствует ли содержание глав и параграфов их заголовкам.
• [ ] Логика: Есть ли плавные логические переходы между абзацами и главами? Не противоречат ли выводы, сделанные в заключении, данным, представленным в аналитической части? Достигнута ли цель, поставленная во введении?
• [ ] Оформление: Проверены ли все требования ГОСТ? Правильно ли оформлены сноски и ссылки на литературу? Соответствует ли требованиям нумерация страниц, размеры полей, шрифт (обычно Times New Roman, 14 кегль) и межстрочный интервал (обычно полуторный)?
• [ ] Уникальность: Проверили ли вы работу в системе «Антиплагиат»? Убедитесь, что процент оригинальности соответствует требованиям вашего вуза. Все цитаты должны быть корректно оформлены.
• [ ] Язык и грамотность: Прочитайте текст вслух — это помогает выявить стилистические шероховатости и корявые фразы. Проверьте текст на наличие опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок. Не используйте слишком много сложных и длинных предложений.

Вы прошли весь путь от постановки проблемы до финальной вычитки. Теперь вы не просто обладаете информацией, а владеете методологией написания сильной, структурированной и убедительной дипломной работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации [Текст]: Основной закон. — М.:Проспект,2010-32с.
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»
4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
5. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на 27.07.2010) (редакция, действующая с 01.01.2011)
6. Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.05.2008)
8. Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».//Собрание законодательства Российской Федерации от 02. 08.2004 №31,ст.3215
9. Федеральный закон от 10.01.2002 №1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 08.11.2007)
10. Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060
11. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
12. Материалы Управления по обращения и жалобам администрации губернатора г. Санкт-Петербурга
13. ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
14. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
15. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
16. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утверждены Постановлением Минтруда России,25.03.2002 №23.М.,2002.65с.
17. Основные правила работы архивов организаций. М.,2003.
18. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от25.08.2010 №558
19. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М.,2001. 143 с.
20. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2)
21. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от08.11.2005 №536. М.,2006
22. Официальный сайт Президента Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http:www.kremline.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
23. Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http:www.government.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус
24. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http:www.archives.ru/.
25. Официальный сайт Администрации г. Санкт-Петербурга (Документы, текущая информация, нормативные и иные акты) [Электронный ресурс].-URL:http:www. gov.spb.ru
26. Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].-URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
27. Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс].-URL:http:www.evfrat.ru/.
28. Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.
29. Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.
30. Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.-Яз. рус.
31. Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
32. Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. — Яз. Рус.
33. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007-248c.
34. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78с.
35. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006-315с.
36. Вялова Л.М. Регистрация документов / Л.В. Вялова // — Журнал «Секретарь-референт», — 2003. — № 11-с.12
37. Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
38. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
39. Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
40. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия:делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116с.
41. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
42. Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.
43. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско — торговая корпорация «Дашков и. К», 2006. — 520с.
44. Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), — М.: Интел-синтез АПР., 2005. — 399с.
45. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2002, — 137с.
46. Лойко В.И., Информационные системы и технологии в экономике. 2005 2-е изд. -416с.
47. Макеев В.Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// — Журнал «Секретарь-референт», — 2008. -№ 8-с. 24
48. Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63).
49. Межуев, Б.В. Перспективы политической модернизации России;/ Б.В. Межуев // ПОЛИС. 2010. — № 6. -С. 6-22.
50. Рац, М.В. Политика и управление / М.В. Рац // ПОЛИС. 2010. — № 3. -С. 132-143.
51. Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007-239с.
52. Российский-статистический ежегодник. 2010: статистический сборник/Росстат. М.: Б.и., 2010. — 813 с.
53. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия, 2009. – 222 c.
54. Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. – 2010. — №1.
55. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007-152с.
56. Социально-экономическое положение России в 2001-2009 гг. / Государственный комитет РоссийскойФедерации по статистике. М., 2010. — 28 с.
57. Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. — М. «ПРИОР», 2006. — 190с.
58. Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35
59. Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2008 — 463с.
60. Трещевский, Ю.И. Политика муниципального образования в категориальном и практическом аспектах / Ю.И. Трещевский, К.Е. Гринфельд // Современная экономика: проблемы и решения. 2010. — № 4(4). — С. 48-61.