Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами — как написать дипломную работу от А до Я

Проектируем фундамент дипломной работы. Введение и план

Многие студенты ошибочно считают введение формальностью, однако это самая важная часть работы. Это ваша возможность «продать» исследование научному руководителю и комиссии, показав глубину понимания темы и четкость вашего замысла. Грамотно составленные введение и план — это 80% успеха, снимающие страх перед «пустым листом».

Ключевые элементы, которые должны быть во введении, структурируют всю вашу мысль:

• Актуальность темы: Объясните, почему анализ расчетов с подотчетными лицами важен именно сейчас. Это могут быть изменения в законодательстве, рост рисков нарушений кассовой дисциплины или сложность контроля в условиях цифровизации.
• Цель работы: Сформулируйте главный результат, к которому вы стремитесь. Например: «разработка и обоснование рекомендаций по совершенствованию системы учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии».
• Задачи исследования: Это конкретные шаги для достижения цели (изучить теоретические основы, проанализировать документооборот, выявить недостатки, предложить решения).
• Объект и предмет исследования: Объект — это процесс расчетов с подотчетными лицами, а предмет — совокупность теоретических и практических аспектов организации этого учета и его аудита.

Сама структура дипломной работы, как правило, включает введение, три главы (теоретическую, аналитическую и рекомендательную) и заключение. Это проверенная временем дорожная карта, которая проведет вас от общей теории к конкретным выводам.

Глава 1. Собираем теоретический базис учета и аудита

Первая глава — это ваш теоретический фундамент. Ее задача — не просто пересказать учебники, а продемонстрировать глубокое понимание «правил игры», которые станут мерилом для вашего практического анализа. Выстраивайте повествование логично: от общих понятий к частным деталям.

Начните с определения ключевых понятий, таких как «подотчетное лицо» и экономическая сущность расчетов с ними. Далее переходите к основе основ — нормативно-правовой базе. Не просто перечисляйте документы, а кратко охарактеризуйте роль каждого из них в регулировании этих операций:

• Положение о порядке ведения кассовых операций Банка России.
• Налоговый кодекс РФ (в части НДФЛ и страховых взносов).
• Приказы Минфина, устанавливающие формы отчетности.

Следующий критически важный раздел — методика бухгалтерского учета. Здесь необходимо раскрыть весь цикл операций: порядок выдачи средств, документооборот и типовые проводки. Уделите особое внимание первичным документам, так как именно с ними вы будете работать в практической части. К ним относятся заявление на выдачу наличных, расходные и приходные кассовые ордера и, конечно, авансовый отчет.

Очень важно осветить моменты, где чаще всего допускаются ошибки. Сделайте акцент на том, что сотрудник обязан отчитаться за полученные средства в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который они выдавались. Любые суммы, по которым отчет не предоставлен вовремя или расходы не подтверждены документально, могут быть признаны доходом сотрудника и, как следствие, облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Эта глава должна показать вашу эрудицию и то, что вы в совершенстве владеете теоретической стороной вопроса. Теперь, зная, «как должно быть», можно переходить к анализу того, «как есть на самом деле».

От теории к практике. Выбираем предприятие и готовимся к анализу

Переход ко второй, аналитической главе требует тщательной подготовки. Ключевой шаг — выбор предприятия для исследования. Главный критерий здесь — это доступ к информации. Вам понадобится реальная первичная документация и внутренняя отчетность.

Перед тем как начать анализ, необходимо запросить в бухгалтерии конкретный пакет документов:

• Учетную политику организации (в частности, раздел, посвященный расчетам с подотчетными лицами).
• Оборотно-сальдовые ведомости по счету 71 за исследуемый период.
• Журнал регистрации авансовых отчетов.
• Несколько авансовых отчетов для выборочной проверки, включая приложенные к ним оправдательные документы.

Стандартной практикой является анализ данных за 2-3 года, как это часто делается в работах на примере таких компаний, как ЗАО БДО «Юникон» или ООО «Уют». Собранные данные лучше всего свести в единую таблицу для удобства дальнейшего анализа. Если вы столкнулись с проблемой коммерческой тайны, не отчаивайтесь. Часто ее можно решить, предоставив гарантийное письмо от вуза или договорившись об обезличивании данных в итоговом тексте работы.

Глава 2. Проводим практический анализ учета на предприятии

Эта глава — сердце вашего исследования. Здесь вы применяете полученные в первой главе теоретические знания для анализа реальной ситуации на предприятии. Ваша задача — выступить в роли детектива, который ищет несоответствия, ошибки и «узкие места» в системе.

Начните с краткой характеристики предприятия и его учетной политики. Соответствует ли она действующему законодательству? Далее погружайтесь в детали. Проанализируйте документооборот: все ли авансовые отчеты утверждены подписью руководителя, правильно ли они заполнены, приложены ли все чеки и квитанции?

Отдельное внимание уделите соблюдению сроков и лимитов. Используя журнал регистрации, проверьте, нет ли систематических задержек со сдачей авансовых отчетов. Приведите конкретные примеры выявленных нарушений, если они есть. Это сделает ваш анализ предметным и убедительным.

Важнейший аспект — оценка организации внутреннего контроля. Выясните, какие методы применяются на предприятии для проверки расчетов с подотчетными лицами. Это могут быть:

• Сплошной документальный контроль.
• Внезапные выборочные проверки.
• Плановые инвентаризации кассы и расчетов.

Завершите главу промежуточными выводами. Четко сформулируйте выявленные недостатки (например, «отсутствие единого регламента выдачи подотчетных сумм») или, наоборот, отметьте сильные стороны (например, «высокий уровень автоматизации учета»). Мы проанализировали систему и теперь готовы к более глубокой проверке с помощью инструментов аудита.

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами. Пошаговая методика

Аудит в рамках дипломной работы — это, по сути, моделирование реальной проверки. Он позволяет еще глубже оценить риски и надежность системы учета. Чтобы структурировать этот процесс, лучше всего составить для себя программу аудита — своеобразный чек-лист.

Вот пошаговая методика, основанная на стандартных аудиторских процедурах:

1. Проверка первичных документов. Это основа аудита. Выборочно возьмите несколько авансовых отчетов и проверьте: соответствуют ли расходы целям, на которые выдавались деньги? Есть ли все оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты)? Корректно ли они оформлены?
2. Проверка соблюдения кассовой дисциплины и сроков. Проанализируйте даты выдачи средств и даты утверждения отчетов. Ищите случаи нарушения трехдневного срока сдачи отчетности, так как это несет прямые налоговые риски.
3. Оценка соответствия учетной политике. Сравните то, как бухгалтер ведет учет на практике, с тем, что прописано в учетной политике предприятия. Любые расхождения — это потенциальная проблема.

В ходе такого аудита часто выявляются типичные ошибки: отсутствие приказа на командировку при наличии командировочных расходов, утверждение отчетов неуполномоченными лицами или превышение лимитов расчетов наличными без должного документального оформления.

Глава 3. Разрабатываем рекомендации по совершенствованию учета

Это ваша «звездная» глава, где вы из критика превращаетесь в консультанта. Здесь важно не давать общих советов, а разработать конкретные, измеримые и реалистичные предложения, которые подходят именно для анализируемого предприятия. Каждая рекомендация должна быть прямым ответом на проблему, выявленную во второй главе.

Для каждого предложения используйте четкую структуру:

1. Проблема: Кратко опишите недостаток, который вы обнаружили (например, «ручной контроль за сроками возврата подотчетных сумм ведет к ошибкам и риску штрафов»).
2. Предложение: Сформулируйте суть вашей идеи (например, «внедрить в учетную систему автоматическое уведомление бухгалтера и сотрудника о приближении срока сдачи отчета»).
3. Ожидаемый эффект: Опишите, какую выгоду получит предприятие (например, «снижение риска начисления НДФЛ и взносов, экономия времени бухгалтера до 4 часов в месяц»).

Направления для рекомендаций могут быть разными: от автоматизации и внедрения электронного документооборота до ужесточения внутреннего контроля через разработку нового регламента или проведения обучения для сотрудников. Для более глубокой проработки и обоснования предложений можно использовать такой инструмент, как SWOT-анализ, который часто применяется в дипломных работах для оценки сильных и слабых сторон учетной системы.

Формулируем сильное заключение и выводы

Заключение — это зеркальное отражение вашего введения. Его цель — грамотно «закольцевать» исследование, показав, что все поставленные задачи выполнены, а главная цель достигнута. В заключении не должно быть никакой новой информации — это концентрат всей проделанной работы.

Структура заключения предельно проста — тезисно повторите ключевые выводы по каждой главе:

• По теоретической главе: «В ходе исследования были изучены теоретические основы и актуальная нормативная база, регулирующая расчеты с подотчетными лицами…»
• По аналитической главе: «Практический анализ на примере ЗАО «X» выявил следующие ключевые проблемы: несвоевременная сдача авансовых отчетов, ошибки в оформлении первичных документов…»
• По рекомендательной главе: «На основе проведенного анализа были разработаны конкретные предложения, направленные на автоматизацию контроля и совершенствование документооборота…»

В финальном абзаце четко заявите, что цель работы, сформулированная во введении (например, «анализ учета и контроля над использованием денежных средств»), была полностью достигнута. Это создает ощущение завершенности и логичности всего вашего исследования.

Последний штрих. Оформление и подготовка к защите

Написание текста — это большая часть работы, но не вся. Финальный рывок — приведение диплома в идеальный вид и подготовка к защите. Это поможет снизить предзащитный стресс и чувствовать себя уверенно.

Пройдитесь по короткому чек-листу:

• Форматирование: Проверьте всю работу на соответствие требованиям ГОСТа или методички вашего вуза (шрифты, отступы, нумерация страниц, оформление таблиц и рисунков).
• Список литературы: Убедитесь, что все источники, на которые вы ссылались в тексте, присутствуют в списке, и наоборот. Проверьте правильность их оформления.
• Приложения: Если в работе есть приложения, проверьте их нумерацию и ссылки на них в основном тексте.

При подготовке к защите сделайте краткую, емкую презентацию на 10-12 слайдов, отражающую главные тезисы работы. Обязательно несколько раз отрепетируйте свой доклад, чтобы уложиться в регламент. Подумайте, какие вопросы вам может задать комиссия, и подготовьте на них ответы.

Вы проделали огромную работу, и теперь готовы блестяще ее защитить. Удачи!

Список источников информации

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации (Часть первая), принят Государственной Думой 21 октября 1994 года, одобрен Советом Федерации.
2. Гражданский Кодекс Российской Федерации (Часть вторая), принят Государственной Думой 22 декабря 1995 года, одобрен Советом Федерации.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями от 1, 18, 21, 22 июля 2007 г.)
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (с изменениями от 2, 21, 22 июля 2007 г.)
5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ТК РФ) (с изменениями от 7 мая, 17, 24 июля 2009 г.)
6. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. В 129-ФЗ.
7. Федеральный закон от 22 мая 2005 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
8. Указ Президента РФ от 16 февраля 1993 г. N 224 «Об обязательном применении контрольно-кассовых машин предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением» (с изменениями от 25 июля 2000 г.)
9. Положение ЦБР от 9 октября 2002 г. N 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2005 г., 1 июня 2006 г.)
10. Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (с изменениями от 25 января, 2 июля, 11 ноября 1999 г., 29 декабря 2000 г., 5, 6 апреля 2001 г., 28 января 2002 г., 21 января 2005 г.)
11. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. 1131н).
12. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина Российской Федерации от 06.07.99 г. № 43н.
13. Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 31 марта 2007 г. N 171)
14. Положение ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изменениями от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.).
15. Положение ЦБР от 3 октября 2002 г. N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (с изменениями от 3 марта 2005 г., 11 июня 2006 г.)
16. Постановление Президиума ВС РФ от 13 января 1992 г. N 2167-I «О безотлагательных мерах по нормализации налично-денежного обращения в Российской Федерации».
17. Приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
18. Приказ ГТК РФ от 23 августа 2002 г. N 901 «О заполнении платежных документов» (с изменениями от 28 марта 2005 г.).
19. Приказ ГТК РФ от 5 июня 2001 г. N 518 «О перечислении денежных средств»
20. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
21. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.
22. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40).
23. Письмо МНС России от 10.10.2005 г. N 03-1-08/2963/11-АЛ268 «О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2005 N 54-ФЗ»,
24. Письмо МНС России от 13.05.2006 г. N 03-1-08/1191/15@ «Свод писем по применению действующего законодательства по НДС за II полугодие 2005 года — I квартал 2006 года»;
25. Письмо УМНС России по г. Москве от 13.01.2006 г. N 21-09/01610
26. Письмо УМНС России по г. Москве от 12.05.2006 г. N 24-11/31529.
27. Барышников Н.П. Бухгалтерский учет, отчетность и налогообложение. – М.: ФИЛИНЪ, 2007.
28. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет – М.: Бухгалтерский учет, 2006.
29. Бабаев Ю.Т., Гаджиев Н.Г. Контроль и ревизия. – М.: Юстицинформ, 2007.
30. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет – М.: Бухгалтерский учет, 2006.
31. Бродель Ф. Игры обмена. – М.: ЮНИТИ, 2006.
32. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: МАГИС, 2007.
33. Головач А.М. Внутренний контроль и внутренний аудит в организации: разграничение компетенции // Аудиторские ведомости, N 1, январь 2007 г.
34. Горский М. Управление знаниями в проектах внедрения информационных систем. // Visionpeople. — 2009.- N 1.
35. Гусева Т.М., Шеина Г.Н. Основы бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика, 2007.
36. Гущина И.Э. Учет расчетов с подотчетными лицами // Финансовые и бухгалтерские консультации, N 6, июнь 2007 г.
37. Данилевский Ю.А., Мезенцева Г.М. Контроль в отраслях народного хозяйства при различных формах собственности. – М.: Финансы и статистика, 2007.
38. Зомбарт В. Современный капитализм. — М.: ЮНИТИ, 2005. — Т. 1.
39. Камышанов П.И. Бухгалтерский учет и аудит – М.: ПРИОР, 2006.
40. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях. – М: Финансы и статистика, 2006.
41. Комментарии к Плану счетов бухгалтерского учета / Под ред. А.С. Бакаева. — М.: Информационное агентство «ИПБ — БИНФА», 2007.
42. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА — М, 2007.
43. Красова О.С. Бюджетирование и контроль затрат на предприятии. — 2-е изд., стер. — М.: Омега-Л, 2007.
44. Лобанов А.В. О содержании и формах налогового контроля // Финансы. — 2008. — N 3.
45. Лука Пачоли Трактат о счетах и записях. — М.: Финансы и статистика, 2007.
46. Макарьева В.И., Орлова Е.В. Практическое пособие по бухгалтерскому учету // Налоговый вестник, 2006.
47. Солодов А.К. Рынок: контроль и аудит. – Воронеж: Ред-изд. отдел, 2007.
48. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика, 2007.
49. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней. — М.: Финансы и статистика, 2006.
50. Соколов Б. Внутренний контроль и аудит // Аудит и налогообложение, N 12, декабрь 2008 г.
51. Стась В.Н., Серый-Казак И.Н. Внешний и внутренний аудит. – Барнаул: АГУ, 2006.
52. Тойнби А. Постижение истории. – М.: ЮНИТИ, 2007.
53. Тяжких Д.С. Типичные ошибки бухгалтерского учета. – Санкт-Петербург: Питер, 2006.
54. Цыганков К.Ю. Учет денежных средств, // Бухгалтерский учет, N 18, сентябрь 2007.
55. Шишкин А.К., Миккруков В.А., Дышкант И.Д. Учет, анализ, аудит на предприятии. — М.: Аудит-ЮНИТИ, 2006.
56. Электронная версия бератора «Практическая бухгалтерия» (Бератор приведен в соответствии с изменениями от июня 2009 г.) // Правовая система «Гарант» в ред.от 15.09.2009.