Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами — полное руководство для написания дипломной работы

Контроль за движением наличных денежных средств является одной из ключевых задач финансовой службы любого предприятия. Особое место в этом процессе занимают расчеты с подотчетными лицами, поскольку этот участок учета традиционно находится в зоне повышенного внимания со стороны налоговых и других контролирующих органов. Правильная и своевременная организация учета этих операций обеспечивает действенный контроль за целевым использованием средств и минимизирует риски претензий.

Целью данной работы является комплексное исследование теоретических основ и практических аспектов учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. Объектом исследования выступает система бухгалтерского учета и аудита на предприятии, а предметом — совокупность операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить теоретический и нормативный фундамент, регулирующий подотчетные операции.
• Описать практическую методику бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
• Разработать план и программу для проведения аудиторской проверки данного участка.
• Выявить и систематизировать наиболее типичные ошибки, возникающие в процессе учета.

Глава 1. Теоретические и нормативные основы учета

Организация расчетов с подотчетными лицами строится на строгом соблюдении ряда нормативных актов, которые формируют законодательную основу для этих операций. Ключевыми документами являются Указания Банка России о порядке ведения кассовых операций, Налоговый кодекс РФ и Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ). Эти документы устанавливают правила выдачи наличных, требования к подтверждающим документам и порядок признания расходов.

В рамках этой темы важно понимать ключевые понятия. Подотчетное лицо — это сотрудник, получивший от организации денежный аванс для выполнения служебного поручения. Деньги могут выдаваться на следующие цели:

• Хозяйственные расходы: закупка канцелярских товаров, оргтехники, оплата мелких ремонтных работ.
• Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточные во время служебных поездок.
• Представительские расходы: организация официальных приемов, встреч с деловыми партнерами.

Экономическая сущность этих операций заключается в том, что сотрудник авансом получает средства компании и впоследствии должен подтвердить их целевое использование с помощью авансового отчета — первичного документа, к которому прикладываются все чеки, квитанции и билеты.

Особую значимость имеет внутренняя документация. На предприятии обязательно должен быть издан приказ, утверждающий список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, а также предельные сроки, на которые выдаются авансы. Для сотрудников, чья деятельность связана с постоянным получением и хранением ценностей, целесообразно заключать договоры о полной материальной ответственности.

Глава 2. Как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Центральным узлом, на котором аккумулируется вся информация об операциях с подотчетными лицами, является счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, по дебету которого отражается выдача авансов, а по кредиту — списание израсходованных сумм. Аналитический учет по этому счету ведется в разрезе каждого сотрудника и по каждой выданной подотчетной сумме.

Полный цикл учета расчетов выглядит следующим образом:

1. Выдача аванса. Сотрудник пишет заявление, на основании которого ему выдаются денежные средства из кассы или перечисляются на корпоративную либо личную карту. Это отражается проводками:
   • Дт 71 — Кт 50: выданы наличные деньги из кассы.
   • Дт 71 — Кт 51: перечислены средства с расчетного счета.
2. Предоставление авансового отчета. По возвращении из командировки или по истечении срока, на который были выданы деньги (но не позднее трех рабочих дней), сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами (товарные чеки, акты, проездные билеты).
3. Принятие расходов к учету. Бухгалтер проверяет авансовый отчет, корректность оформления всех документов и утверждает его. Израсходованные суммы списываются на счета затрат.
   

   Дт 20/26/44 — Кт 71: затраты, произведенные подотчетным лицом, приняты к учету.

4. Окончательный расчет. Возможны два варианта:
   • Если сотрудник потратил не все деньги, он возвращает остаток в кассу: Дт 50 — Кт 71.
   • Если сотрудник понес обоснованный перерасход, утвержденный руководителем, предприятие возмещает ему разницу: Дт 71 — Кт 50.

Каждый этап должен быть подкреплен безупречно оформленной первичной документацией, так как именно она является основанием для признания расходов и принятия НДС к вычету.

Глава 3. Проектируем аудиторскую проверку подотчетных сумм

Аудит — это независимая проверка, которая необходима для подтверждения достоверности финансовой отчетности. Главная цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установить, что операции по счету 71 отражены в учете корректно, в полном объеме и с соблюдением требований действующего законодательства.

Для проведения проверки аудитор использует различные источники информации:

• Учетную политику организации (в части установленных правил и сроков).
• Приказы о направлении в командировку и об утверждении списка подотчетных лиц.
• Первичные документы: авансовые отчеты, кассовые документы, чеки, билеты.
• Учетные регистры: Главная книга, оборотно-сальдовые ведомости по счету 71, журналы-ордера.

На основе полученных данных составляется план и программа аудита. Программа аудита — это детальный перечень конкретных процедур, которые необходимо выполнить. Она может включать следующие шаги:

1. Проверка наличия и правильности оформления приказа об утверждении перечня подотчетных лиц.
2. Анализ соблюдения установленных сроков предоставления авансовых отчетов.
3. Проверка арифметической точности расчетов в авансовых отчетах.
4. Сверка сальдо и оборотов по счету 71 в Главной книге и аналитических регистрах.
5. Проверка целевого характера произведенных расходов.
6. Анализ полноты и правильности оформления приложенных подтверждающих документов.

Зачастую проверка этого участка проводится сплошным методом, то есть анализируются все операции за проверяемый период, что обеспечивает максимальную точность выводов.

Глава 4. Как проходит аудит расчетов по существу

Вооружившись программой, аудитор приступает к выполнению процедур проверки по существу. Этот этап представляет собой детальное исследование документации и записей в учете.

Практические действия аудитора выглядят следующим образом. Он берет выборку авансовых отчетов (или все отчеты при сплошной проверке) и последовательно проверяет несколько ключевых аспектов:

1. Соблюдение сроков и кассовой дисциплины. Аудитор проверяет, нет ли фактов выдачи новых авансов сотрудникам, которые еще не отчитались за предыдущие. Такое действие является прямым нарушением кассовой дисциплины. Также отслеживается соблюдение трехдневного срока сдачи отчета.
2. Наличие и полнота подтверждающих документов. Каждый расход в авансовом отчете должен быть подкреплен документом (чек ККТ, товарный чек, акт выполненных работ, билет). Аудитор проверяет их наличие.
3. Правильность оформления «первички». Недостаточно просто приложить чек. Аудитор убеждается, что все документы содержат обязательные реквизиты, не имеют исправлений, а авансовый отчет подписан как самим подотчетным лицом, так и главным бухгалтером и утвержден руководителем.
4. Целевое расходование средств. Проверяется соответствие произведенных расходов целям, указанным в приказе (например, на командировку или на закупку конкретных материалов).
5. Корректность бухгалтерских записей. Аудитор проверяет правильность отнесения расходов на счета затрат (20, 26, 44 и т.д.), а также корректность выделения и принятия к вычету НДС на основании счетов-фактур и чеков с выделенной суммой налога.

Любое выявленное несоответствие фиксируется в рабочих документах аудитора и в дальнейшем будет использовано для формирования отчета и рекомендаций.

Глава 5. Анализируем типичные ошибки и их последствия

В ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами часто выявляются однотипные ошибки. Их можно сгруппировать по нескольким категориям, каждая из которых несет определенные риски для компании.

• Ошибки в оформлении первичных документов.

  Суть: В авансовых отчетах отсутствуют подписи, даты; к отчету приложены документы ненадлежащего качества (например, товарный чек без реквизитов продавца).

  Последствия: Налоговая инспекция может не принять такие расходы к учету, что приведет к доначислению налога на прибыль и пеней.

• Нарушения кассовой дисциплины.

  Суть: Выдача денег под отчет сотруднику, который не отчитался за прошлый аванс, или сотруднику, не включенному в приказ о подотчетных лицах.

  Последствия: Формально, это нарушение порядка ведения кассовых операций, которое может повлечь административный штраф.

• Ошибки в расчетах.

  Суть: Арифметические ошибки при подсчете итоговой суммы в авансовом отчете, неправильный расчет суммы к возврату или возмещению.

  Последствия: Приводят к искажению данных на счете 71 и неправильным расчетам с сотрудниками.

• Налоговые ошибки.

  Суть: Наиболее серьезная группа. Сюда относится некорректное принятие НДС к вычету (например, по чеку без выделенной суммы налога) или включение в расходы затрат, превышающих установленные нормы (например, сверхнормативные представительские расходы).

  Последствия: Доначисление налогов (НДС, налог на прибыль), штрафы и пени. Важно помнить, что расходы сверх установленных норм покрываются за счет чистой прибыли предприятия.

Подводя итоги исследования, можно сделать однозначный вывод: грамотная организация учета и внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами является необходимым условием для минимизации финансовых и налоговых рисков. Теоретические знания, помноженные на аккуратную практику ведения учета и периодические аудиторские проверки, позволяют обеспечить прозрачность и законность этих операций.

В ходе работы была изучена нормативная база, описана методика бухгалтерского учета на счете 71, предложен алгоритм проведения аудита и проанализированы типичные ошибки. На основе этого можно сформулировать несколько практических рекомендаций для любого предприятия:

• Актуализировать локальные нормативные акты. Регулярно пересматривать и утверждать приказ о подотчетных лицах, сроках и лимитах выдачи средств.
• Усилить предварительный контроль. Ввести обязательную проверку бухгалтером наличия отчета по предыдущему авансу перед выдачей нового.
• Проводить инструктаж с сотрудниками. Регулярно объяснять подотчетным лицам требования к оформлению подтверждающих документов (какие чеки принимаются, какие реквизиты обязательны).
• Автоматизировать процесс. По возможности использовать программные продукты, которые позволяют сотрудникам формировать авансовые отчеты в электронном виде, что снижает риск арифметических ошибок и упрощает контроль.

Список литературы

1. 1.Налоговый кодекс РФ
2. 2.Трудовой кодекс РФ
3. 3.Гражданский кодекс РФ
4. 4.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ;
5. 5.Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 7.08.2001г. №119-ФЗ
6. 6.Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. № 34н;
7. 7.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 №94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
8. 8.Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 № 94н (в редакции от 18.09.2006 №115н)
9. 9.Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ-1/98), утвержденное Приказом Минфина РФ от 09.12.98г. №60н.
10. 10.Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ-4/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. №43н (в редакции от 12.09.2006 №115н);
11. 11.ПБУ 10/99 «Расходы организации» Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.1999 N 33н;
12. 12.Правило (стандарт) N 8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом»;
13. 13.Правило (стандарт) N 4 «Существенность в аудите»
14. 14.Правило (стандарт) № 16 «Аудиторская выборка»
15. 15.«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утверждены приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.95 №49.
16. 16.Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (в ред. от 26.02.96 № 247) “Об утверждении “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” с приложениями;
17. 17.Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности» с приложениями и указаниями;
18. 18.Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
19. 19.Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
20. 20.Постановление правительства РФ от 31 декабря 2002 года «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»
21. 21.Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. М.: Филинъ, 2005. 528с.
22. 22.Бухгалтерский учет: Учебник./Под ред. Гришенко М.Н. -М.: ИНФРА-М, 2006 – 592 стр. – (Высшее образование).
23. 23.Вахрушина М.А. «Бухгалтерский управленческий учет». – М.: ИКФ Омега-Л; Высш. шк., 2005. – 457с.;
24. 24.Годовой отчет 2007/ Под ред. А.В. Касьянова. – М.: ГроссМедиа: Россбух, 2008 г. -1104 с.
25. 25.Горицкая Н.Г. Особенности бухгалтерского учета в современных условиях. – К.: Редакция газеты «Бухгалтерия. Налоги. Бизнес», 2004/-352 c.
26. 26.Замотаева О.А. «Бухгалтерский финансовый учет: учебно-наглядное пособие для студентов факультета экономики и управления очного и заочного обучения экономических специальностей» – Н. Новгород: Издательство ВГОУ ВПО ВГАВТ, 2006. – 279с.
27. 27.Ковалев В.В. Как читать баланс./ В.В. Ковалев, В.В. Патров, В.А. Быков – 5-е изд., пер., и доп. – М.: Финансы и статистика, 2006 г. -672с.
28. 28.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2005. – 592 с.
29. 29. Подольский В.И.: Аудит: Учебник лоя вузов / В.И,Подольский, А.А.Савин, Л.В.Сотникова и др.; — 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2003. – 583 с.
30. 30.Пучкова С.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие. – М.: ИД «ФБК – Пресс», 2001. – 336 с.
31. 31.Середа К.Н. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: Феникс, 2004. — 416 с.
32. 32.Шеремет А.Д., Суйц В.П.: Аудит: Учебник. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИИФРА-М, 2004.-410с. – (Серия «Высшее образование»).
33. 33.Журнал «Курс Ваш бизнес», раздел Бухгалтерский учет, «Балансовый отчет», сентябрь, 2007;
34. 34.Журнал «Бухучет на практике», А. Лобков, «Хранение документов бухгалтерского учета», №12,2007;
35. 35.http://www.consultant.ru/online/base/ — Информационно-правовая справочная система
36. 36. www.audit-it.ru – Информационно-справочная система
37. 37.http://inform-audit30.ru/ — Информационно-справочная система
38. 38.Публикации по бухгалтерскому учету «ПрофБух» 2008 г. «Бухгалтерский баланс» http://www.ccpb.ru/publik/publik_1/110.html
39. 39.http://saldo.ru/article.ru.html?pub_id=6195 – Информационный портал
40. 40.http://www.klerk.ru/articles/?65317 – Информационный сайт Клерк.Ру