Учет и аудит подотчетных лиц – пошаговая инструкция от теории до плана проверки

Тема расчетов с подотчетными лицами на первый взгляд кажется рутинной бухгалтерской задачей. Однако на практике она представляет собой сложный узел, где пересекаются требования законодательства, интересы компании и финансовая дисциплина сотрудников. Выдача денег под отчет — это не просто передача средств, а аванс на операционные, командировочные или представительские расходы, который находится под пристальным вниманием как внутреннего контроля, так и налоговых органов. Эта статья — не сухой пересказ инструкций, а четкая дорожная карта. Она проведет вас от фундаментальных правил учета до разработки полноценного плана аудита, который может стать готовым каркасом для практической части вашей дипломной работы.

Что нужно знать об учете расчетов с подотчетными лицами, прежде чем начинать

Прежде чем приступать к аудиту, необходимо заложить прочный теоретический фундамент. Подотчетным лицом может быть только сотрудник организации, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Основанием для выдачи средств служит либо его письменное заявление, либо приказ руководителя, в котором обязательно указывается сумма, срок и цели расходования.

Жизненный цикл подотчетных сумм строго регламентирован и включает несколько этапов: выдача аванса, использование средств строго по назначению и предоставление авансового отчета с подтверждающими документами в установленный срок. Основой для всего процесса служит корректно оформленная первичная документация.

• Заявление на выдачу или приказ руководителя: Инициирующий документ, определяющий сумму и цель.
• Расходный кассовый ордер или платежное поручение: Подтверждает факт выдачи денег.
• Авансовый отчет: Ключевой документ, в котором сотрудник отчитывается о потраченных средствах.
• Подтверждающие первичные документы: Чеки, квитанции, билеты, акты — без них авансовый отчет недействителен.

Теоретической основой для всех этих операций служат положения Трудового и Налогового кодексов РФ, а также внутренние локальные акты компании. Центральным элементом в системе бухгалтерского учета выступает счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Критически важно, чтобы аналитический учет по этому счету велся в разрезе каждого конкретного сотрудника, что позволяет контролировать задолженность и является отправной точкой для любой проверки.

От корректного учета к эффективному аудиту, в чем заключается главная цель проверки

Переход от учета к аудиту — это смена фокуса с «как сделать правильно» на «как убедиться, что все сделано правильно». Главная цель аудита расчетов с подотчетными лицами — это не просто механический поиск ошибок. Это формирование и выражение мотивированного мнения о достоверности данных бухгалтерской отчетности в этой конкретной области.

По сути, аудит решает две взаимосвязанные задачи. С одной стороны, он подтверждает для руководства и собственников, что операции отражены в учете корректно и финансовые риски минимальны. С другой — он служит диагностическим инструментом, который помогает выявить слабые места во внутренних процедурах контроля и предложить пути их оптимизации. Для достижения этих целей аудитор не действует хаотично, а разрабатывает четкий и последовательный план действий.

Как разработать стратегию и план аудиторской проверки, которые станут основой вашей практической части

Грамотное планирование — залог успешного аудита. Важно различать два уровня планирования: общую стратегию и детальный план. Общая стратегия аудита определяет глобальные параметры: общий объем, ключевые направления и сроки проведения проверки. В свою очередь, план аудита является детализацией этой стратегии, превращая ее в конкретный набор инструкций.

План аудита расчетов с подотчетными лицами должен включать в себя следующие разделы, которые можно использовать как готовый шаблон:

1. Определение характера аудиторских процедур (какие именно участки и документы будут проверяться).
2. Установление сроков проведения процедур (когда начинается и заканчивается каждый этап проверки).
3. Оценка объема выборки (сколько документов будет проверено).
4. Назначение ответственных исполнителей из аудиторской группы.

Одним из ключевых моментов является выбор метода проверки. Учитывая относительно небольшой объем операций и их высокую значимость с точки зрения рисков, аудиторы часто используют метод сплошной проверки, анализируя каждый авансовый отчет за проверяемый период. Такой подход обеспечивает максимальную точность выводов и является наиболее убедительным в рамках дипломного исследования.

Ключевые процедуры аудита на практике, как проверить каждый авансовый отчет

Имея на руках план, аудитор переходит к его исполнению — практическим процедурам проверки. Этот процесс можно представить в виде последовательных шагов, каждый из которых нацелен на выявление определенного типа нарушений.

1. Проверка формальных оснований. На этом этапе аудитор сверяет список лиц, получавших деньги, с приказом руководителя. Также критически важно убедиться в соблюдении главного правила: на момент выдачи нового аванса у сотрудника не должно быть задолженности по предыдущему.
2. Проверка авансового отчета. Контролируются сроки предоставления отчета (обычно 3 рабочих дня после возвращения из командировки или истечения срока, на который выданы деньги). Проверяется целевое расходование средств — они должны быть потрачены именно на те нужды, которые были заявлены.
3. Проверка первичных документов. Это самый скрупулезный этап. Аудитор проверяет наличие и корректность оформления всех подтверждающих документов: кассовых и товарных чеков, счетов-фактур, актов выполненных работ, посадочных талонов и билетов. Отсутствие «первички» делает расходы необоснованными.
4. Проверка специфических расходов. Особое внимание уделяется расходам, которые подлежат нормированию для целей налогообложения. Аудитор проверяет правильность расчета суточных (в пределах установленных лимитов) и обоснованность представительских расходов, которые также имеют законодательные ограничения.

Типичные ошибки в расчетах с подотчетными лицами и как их выявить

В ходе выполнения аудиторских процедур выявляются типовые ошибки, которые можно классифицировать для более глубокого анализа и формирования рекомендаций в дипломной работе. Знание этих ошибок позволяет проводить проверку более целенаправленно.

• Документальные ошибки. Это самая распространенная группа. Сюда относится отсутствие первичных подтверждающих документов, некорректное оформление авансовых отчетов, отсутствие приказов на командировку. Такие ошибки выявляются на этапе проверки «первички» (шаг 3).
• Расчетные ошибки. Чаще всего это неверное начисление суточных сверх норм, арифметические ошибки в отчетах или некорректное выделение и принятие к вычету НДС по чекам и счетам-фактурам. Обнаруживаются на этапе проверки специфических расходов (шаг 4).
• Процедурные ошибки. К ним относятся нарушения внутреннего регламента: выдача денег сотруднику, который не отчитался за предыдущий аванс, или лицам, не входящим в утвержденный перечень. Такие нарушения выявляются на первом же шаге — проверке формальных оснований.

Систематизация этих ошибок позволяет не просто констатировать факт нарушения, но и понять его причину, лежащую в основе неэффективности системы внутреннего контроля.

Итак, мы прошли полный путь: от осмысления базовых правил учета и документации до определения целей и задач аудита. Мы научились формировать стратегию и план проверки, разобрали на конкретные шаги практические процедуры аудитора и систематизировали типичные ошибки. Представленная структура является не жесткой догмой, а гибким и прочным каркасом. На него вы можете уверенно «нанизывать» фактический материал вашего предприятия, чтобы подготовить глубокую, аргументированную и практически значимую дипломную работу.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. 1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (ред. от 28.09.2010);
2. 2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 28.09.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.10.2010);
3. 3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 30.12.2008);
4. 4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006);
5. 5. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 N 307-ФЗ;
6. 6. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. № 34н;
7. 7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 №94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
8. 8. Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 № 94н (в редакции от 18.09.2006 №115н)
9. 9. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ-1/2008), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. . №106н;
10. 10. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ-4/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. №43н (в редакции от 12.09.2006 №115н);
11. 11. Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. №32н
12. 12. ПБУ 10/99 «Расходы организации» Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.1999 N 33н;
13. 13. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности», утверждено Постановлением Правительства РФ № 696 от 23.09.02;
14. 14. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 2 «Документирование аудита», утверждено Постановлением Правительства РФ № 696 от 23.09.02;
15. 15. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 3 «Планирование аудита», утверждено Постановлением Правительства РФ № 696 от 23.09.02;
16. 16. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 4 «Существенность в аудите», утверждено Постановлением Правительства РФ № 696 от 23.09.02;
17. 17. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности», утверждено Постановлением Правительства РФ № 405 от 04.07.03;
18. 18. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности № 16 «Аудиторская выборка», утверждено Постановлением Правительства РФ № 532 от 07.10.04;
19. 19. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденное ЦБ РФ от 5 января 1998г. № 14-П
20. 20. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.95 №49.
21. 21. Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (в ред. от 26.02.96 № 247) “Об утверждении “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” с приложениями;
22. 22. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
23. 23. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55 « Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»»
24. 24. Указания Центрального Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
25. 25. Бухгалтерский учет: Учебник./Под ред. Гришенко М.Н. -М.: ИНФРА-М, 2006 – 592 стр. – (Высшее образование).
26. 26. Горицкая Н.Г. Особенности бухгалтерского учета в современных условиях. – К.: Редакция газеты «Бухгалтерия. Налоги. Бизнес», 2004. -352 c.
27. 27. Замотаева О.А. Бухгалтерский финансовый учет: учебно-наглядное пособие для студентов факультета экономики и управления очного и заочного обучения экономических специальностей – Н. Новгород: Издательство ВГОУ ВПО ВГАВТ, 2006. – 279с.
28. 28. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях, М.,ФС, 2005., 752 с.;
29. 29. Ковалев В.В. Как читать баланс./ В.В. Ковалев, В.В. Патров, В.А. Быков – 5-е изд., пер., и доп. – М.: Финансы и статистика, 2006 г. -672с.
30. 30. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2005. – 592 с.
31. 31. Подольский В.И.: Аудит: Учебник лоя вузов / В.И,Подольский, А.А.Савин, Л.В.Сотникова и др.; — 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008. – 583 с.
32. 32. Пучкова С.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие. – М.: ИД «ФБК – Пресс», 2001. – 336 с.
33. 33. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш. «Современный экономический словарь» 5-е изд., перераб. и доп.-М., 2007 — http://slovari.yandex.ru/
34. 34. Середа К.Н. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: Феникс, 2004. — 416 с.
35. 35. Шеремет А.Д., Суйц В.П.: Аудит: Учебник. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИИФРА-М, 2004.-410с. – (Серия «Высшее образование»).