Анализ и совершенствование учета кассовых операций в бюджетном учреждении (на примере ВМОМК им. М.И. Глинки)

В современных условиях эффективность управления государственными финансами напрямую зависит от качества бюджетного учета и контроля. Ключевым и наиболее уязвимым участком в этой системе являются кассовые операции, требующие особого внимания. Международная практика показывает, что традиционные подходы к учету не всегда позволяют адекватно оценить воздействие бюджетной политики на экономику. Происходит глобальный переход от управления затратами к управлению результатами, что формирует новые требования к системе бюджетного учета. Необходимо привести существующие нормы в соответствие с изменившимися экономическими условиями, чтобы обеспечить формирование надежной и полезной информации о финансовом положении учреждений. Все это определяет актуальность данного исследования.

Цель дипломной работы – охарактеризовать и изучить бухгалтерский учет кассовых операций в бюджетной организации, а также разработать предложения по его совершенствованию для повышения эффективности использования бюджетных средств.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• охарактеризовать понятие кассовых операций и их нормативное регулирование;
• раскрыть содержание синтетического и аналитического учета кассовых операций;
• проанализировать действующую методику учета кассовых операций во Всероссийском музейном объединении музыкальной культуры им. М.И. Глинки;
• выявить недостатки в ведении кассовых операций в учреждении и предложить меры по их устранению.

Объектом исследования выступает Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры им. М.И. Глинки (ВМОМК). Предметом исследования является бухгалтерский учет кассовых операций в данном учреждении. Структура работы последовательно раскрывает теоретические основы, практический анализ и конкретные рекомендации.

Глава 1. Теоретико-методологические основы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях

1.1. Сущность, задачи и принципы организации кассовых операций

Под кассовыми операциями в экономическом смысле понимают совокупность действий, связанных с приемом, хранением и выдачей наличных денежных средств (банкнот и монет) через кассу организации. В контексте бюджетного учреждения этот процесс имеет свою специфику, обусловленную строгим контролем со стороны государства и взаимодействием с органами Федерального казначейства.

Основные задачи учета кассовых операций в бюджетной сфере сводятся к следующему:

1. Обеспечение полной сохранности денежных средств и документов в кассе.
2. Строгий контроль за целевым и рациональным использованием наличных денег в соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов.
3. Своевременное и точное отражение всех операций в регистрах бухгалтерского учета.
4. Соблюдение кассовой дисциплины — установленных государством правил ведения кассовых операций.

Организация кассовых операций строится на нескольких фундаментальных принципах. Во-первых, это принцип материальной ответственности: с кассиром или иным сотрудником, выполняющим его функции, в обязательном порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Во-вторых, действует принцип документального оформления: любая операция по движению наличных денег должна быть подтверждена первичным учетным документом установленной формы. Наконец, ключевым является принцип ограничения наличного оборота, который выражается в установлении лимита остатка наличных денег в кассе и ограничении суммы расчетов наличными между юридическими лицами.

1.2. Обзор нормативно-правового регулирования кассовых операций

Система учета кассовых операций в Российской Федерации строго регламентирована. Она представляет собой иерархическую структуру нормативно-правовых актов, знание которых является обязательным для любого бухгалтера.

Фундаментальным документом является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который устанавливает общие принципы и требования к ведению учета и формированию отчетности в стране.

Ключевым регулятором непосредственно кассовой дисциплины выступает Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Этот документ детализирует процедуры приема и выдачи наличных, устанавливает правила ведения кассовой книги и определяет порядок расчета лимита остатка кассы.

Для организаций, принимающих наличную оплату за товары или услуги, обязательным к применению является Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ)», регулирующий использование кассовых аппаратов.

Специфика бюджетных учреждений отражена в нормативных актах Министерства финансов и Федерального казначейства:

• Инструкции Минфина России (№ 157н, № 174н, № 162н) устанавливают Единый план счетов и порядок его применения для различных типов государственных (муниципальных) учреждений.
• Приказ Казначейства России № 8н регламентирует порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета.

За нарушение установленного порядка ведения кассовых операций, например, за превышение лимита остатка кассы или неприменение ККТ, законодательством предусмотрены серьезные административные штрафы, что подчеркивает важность строгого соблюдения всех норм.

1.3. Синтетический и аналитический учет кассовых операций и документальное оформление

Основой бухгалтерского учета кассовых операций в бюджетном учреждении является счет 0 201 34 000 «Касса». Это активный счет, по дебету которого отражается поступление денежных средств, а по кредиту — их выбытие. Сальдо по счету всегда дебетовое и показывает текущий остаток денег в кассе.

Каждая операция должна быть оформлена соответствующим первичным документом. Ключевыми из них являются:

• Приходный кассовый ордер (ПКО, ф. 0310001) — оформляется при поступлении наличных в кассу.
• Расходный кассовый ордер (РКО, ф. 0310002) — составляется при выдаче денег из кассы.
• Кассовая книга (ф. 0504514) — главный регистр аналитического учета, в котором кассир отражает все приходные и расходные операции за день и выводит остаток на конец дня.

Процесс учета выглядит следующим образом. При поступлении выручки от платных услуг оформляется ПКО, и делается бухгалтерская проводка по дебету счета 0 201 34 000. При выдаче денег подотчетному лицу на хозяйственные нужды оформляется РКО, что отражается проводкой по кредиту счета 0 201 34 000. Все ордера регистрируются в Журнале операций №1 «Касса» (ф. 0504071), на основании которого формируются итоговые записи в главной книге.

Для получения наличных с лицевого счета в органе Федерального казначейства учреждение оформляет Заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802). Этот строгий документальный контроль обеспечивает прозрачность и подотчетность всех движений денежных средств.

Глава 2. Анализ практики учета кассовых операций во ВМОМК им. М.И. Глинки

2.1. Организационно-экономическая характеристика учреждения

Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки является федеральным государственным бюджетным учреждением культуры. Его основная деятельность направлена на сохранение, изучение и популяризацию музыкального наследия. Как и большинство бюджетных учреждений, ВМОМК имеет смешанную модель финансирования. Основными источниками поступления средств являются:

• Субсидии из федерального бюджета на выполнение государственного задания.
• Собственные доходы от оказания платных услуг (продажа билетов на концерты и выставки, экскурсионное обслуживание, реализация сувенирной продукции).

Наличие значительного объема доходов от приносящей доход деятельности обуславливает активное ведение кассовых операций, связанных с приемом наличной выручки от населения. Это, в свою очередь, требует от бухгалтерской службы учреждения четкой организации учета и строгого соблюдения кассовой дисциплины.

2.2. Порядок документального оформления и ведения учета кассовых операций

Анализ практической деятельности ВМОМК им. М.И. Глинки показывает, что учет кассовых операций в учреждении организован в соответствии с основными требованиями законодательства. Весь цикл движения наличных средств четко документируется.

Процесс начинается с получения денежных средств для хозяйственных нужд или выплаты заработной платы. Для этого бухгалтерия формирует Заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802) и передает ее в орган Федерального казначейства. Полученные средства оприходуются в кассу на основании Приходного кассового ордера (ПКО).

Выдача денег сотрудникам под отчет на командировочные или хозяйственные расходы осуществляется по Расходному кассовому ордеру (РКО) или Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ответственный сотрудник-кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, проверяет правильность оформления документов и наличие подписей руководителя и главного бухгалтера.

Особое внимание уделяется оприходованию выручки от платных услуг. Прием наличных от посетителей осуществляется с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ), как того требует ФЗ № 54. В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку в основную кассу учреждения, что также оформляется ПКО.

Все операции за день кассир вносит в Кассовую книгу (ф. 0504514), листы которой пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. На основании данных книги и первичных документов бухгалтер формирует Журнал операций «Касса» (ф. 0504071). Учреждением установлен и соблюдается лимит остатка кассы, согласованный с обслуживающим банком. Сверхлимитная наличность своевременно сдается на лицевой счет. Система внутреннего контроля включает периодические инвентаризации кассы, однако они носят преимущественно плановый характер.

2.3. Выявление недостатков и проблемных областей в системе учета

Несмотря на в целом корректную организацию учета, детальный анализ позволил выявить ряд проблемных зон и потенциальных рисков в системе ВМОМК:

• Недостаточный уровень автоматизации. Часть операций, таких как сверка данных между отчетом кассира и журналом операций, а также подготовка документов, выполняется вручную или с использованием разрозненных таблиц. Это увеличивает трудозатраты и создает риск возникновения человеческого фактора — случайных ошибок и опечаток.
• Риски, связанные с оборотом наличных. Значительный объем выручки от платных услуг поступает в наличной форме. Это повышает операционные риски, связанные с хранением, инкассацией и возможными ошибками при пересчете денежных средств.
• Формальный подход к внутреннему контролю. Инвентаризации кассы проводятся по заранее утвержденному графику. Отсутствие практики внезапных ревизий снижает их эффективность как инструмента контроля за сохранностью денежных средств.
• Задержки в документообороте. Передача первичных документов (ПКО, РКО, авансовых отчетов) между кассой, подотчетными лицами и бухгалтерией не всегда происходит оперативно, что может приводить к несвоевременному отражению операций в учете.

Эти недостатки не являются критическими нарушениями, но в совокупности они снижают общую эффективность учетной системы и создают предпосылки для более серьезных проблем в будущем.

Глава 3. Разработка предложений по совершенствованию учета кассовых операций

3.1. Рекомендации по автоматизации учета и внедрению электронного документооборота

Ключевым направлением совершенствования учета кассовых операций в ВМОМК является углубление автоматизации на базе современных программных продуктов. Наиболее целесообразным решением представляется полноценное использование всех возможностей системы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».

Автоматизации подлежат следующие процессы:

1. Формирование первичных документов. Программа позволяет автоматически создавать ПКО и РКО на основании других документов (например, авансовых отчетов или отчетов о розничных продажах), что минимизирует ручной ввод и связанные с ним ошибки.
2. Ведение Кассовой книги. Система может генерировать Кассовую книгу в электронном виде на основе проведенных приходных и расходных ордеров. Это исключает расхождения между первичными документами и итоговым регистром.
3. Автоматическая сверка данных. Внедрение модуля позволяет настроить автоматическую сверку остатков по кассе в учете с данными кассира, что значительно ускоряет процесс закрытия операционного дня.

Параллельно рекомендуется внедрять элементы электронного документооборота (ЭДО). На первом этапе это может быть внутренняя система согласования заявок на выдачу денежных средств под отчет. Подотчетное лицо сможет формировать заявку в электронном виде, которая после утверждения руководителем будет поступать в бухгалтерию для оформления РКО. Такой подход ускорит процесс, сделает его более прозрачным и сократит бумажную работу.

3.2. Совершенствование системы внутреннего контроля и оптимизация наличного денежного оборота

Технологические улучшения должны быть подкреплены организационными мерами. В первую очередь, необходимо усовершенствовать систему внутреннего контроля.

Предлагается разработать и утвердить внутренний регламент проведения внезапных ревизий кассы. В документе следует прописать периодичность таких проверок (например, не реже одного раза в квартал), состав комиссии и порядок оформления результатов. Внезапность является ключевым фактором эффективности, так как дисциплинирует кассового работника и позволяет выявить возможные злоупотребления.

Вторым стратегическим направлением является оптимизация наличного денежного оборота с целью его минимизации. Учреждению следует активно развивать систему безналичных платежей. Конкретные шаги могут включать:

• Установку дополнительных терминалов эквайринга в кассах музея для приема банковских карт.
• Развитие онлайн-продажи билетов через сайт учреждения с использованием систем интернет-эквайринга.
• Перевод максимального числа расчетов с контрагентами и подотчетными лицами на корпоративные банковские карты.

Сокращение доли наличных расчетов — это не только следование современным трендам, но и эффективный способ минимизации операционных рисков, снижения затрат на инкассацию и повышения общей прозрачности финансовых потоков учреждения.

В ходе дипломной работы были изучены теоретические и нормативные основы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях. Был проведен детальный анализ практической организации учета во ВМОМК им. М.И. Глинки, который показал соответствие базовым требованиям законодательства, но вместе с тем выявил ряд недостатков, таких как недостаточная автоматизация, риски наличного оборота и формальный подход к контролю.

На основе проведенного анализа был разработан комплексный план по совершенствованию системы учета. Он включает два ключевых направления: технологическое (внедрение «1С» и элементов ЭДО) и организационно-управленческое (усиление внутреннего контроля через внезапные ревизии и стратегическое сокращение наличного оборота за счет развития безналичных платежей).

Таким образом, цель дипломной работы можно считать достигнутой, а поставленные задачи — решенными. Внедрение предложенных рекомендаций позволит ВМОМК им. М.И. Глинки не только устранить выявленные недостатки, но и повысить общую эффективность, прозрачность и надежность системы учета кассовых операций, что полностью соответствует современным требованиям к управлению государственными финансами.

Список использованной литературы

1. Финансы бюджетных организаций: Учебник/ под. ред. Г.Б.Полака.-М: Вузовский учебник, 2011. – 363 с.;
2. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях/Мизиковский Е.А.Маслова Т.С. М.: Магистр,2009
3. Распоряжение Правительства РФ от 30.07.2010г. №1101-р «Программа Правительства РФ по повышению эффективности бюджетных расходов до 2012 г
4. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях/ Кондраков Н. П., Кондраков И. Н.,М.: КноРус , 2009
5. Федеральный закон № 402 ФЗ от 06.12.2011 г. О бухгалтерском учете
6. Приказ Министерства Финансов РФ от 16.12.2010 г. №174-н «Об утверждении плана счетов бюджетного учета»
7. Еременко Н.А. Рабочий план счетов бюджетного учреждения как инструмент учетной политики//"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях".- 2013.-№1
8. Климов А.В. Новые формы и статус бюджетных учреждений. Учет. Отчетность. Налоги / А.В. Климов // Нормативные акты для бухгалтера.- 2010.- N 23;
9. Положение Центробанка РФ от 12.10.2011 г. №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»
10. Валова С. Учетная политика бюджетного учреждения на 2012 год// Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение.- 2012.- N 5
11. Парасоцкая Н.Н. Учетная политика для бухгалтерского учета в государственном (муниципальном) бюджетном учреждении //"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях".- 2012.- N 20
12. Трушицина А.Ю. Учетная политика для целей налогового учета//"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях.-2012.-№ 12
13. Приказ Министерства Финансов РФ № 33-н от 25.03.2011 г. О порядке составления и предоставления годовой, квартальной отчетности бюджетных и автономных учреждений
14. Приказ Министерства Финансов РФ от 15.12.2010 г. №173-н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными учреждениями) и Методических указаний по их применению
15. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях/ А.А.Чернюк.М.: Высшая школа, 2008
16. Устав Федерального государственного бюджетного учреждения культуры «Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И.Глинки» (с изменениями, утверждѐнными Приказом Министерства Культуры Российской Федерации №921 от 09.09.2011 г., Приказом Министерства культуры Российской Федерации №247 от 27.03.2012 г.)
17. Отчет об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности ВМОМК им. Глинки за 2012 год
18. Ивлева А. Деньги под отчет//Расчет.-2009.-№6
19. Расчеты с подотчетными лицами в 2011 году//Финансовый справочник бюджетной организации.-2011.-№3
20. Приказ Минтранса России N 102 от 23.07.2007 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте»
21. Письмо N 03–03–06/1/384 от 04.06.2010.
22. Налоговый кодекс Российской Федерации: (в 2 ч.). – М.: Ось-89, 2007. – 526 с. – (Кодекс).
23. Трудовой кодекс Российской Федерации: в ред Федерального Закона от 21.07.2007 г. №194-ФЗ. М.:Проспект,2007.205 с.
24. Федеральный закон N 54-ФЗ ОТ 22.05.2003 Г. «О применении контрольно-кассовой техники при применении денежных наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт
25. Приказ Министерства Финансов РФ от 28.12.2010 г. №190-н О порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации
26. Елисеева Г.М. Инструкция по бухучету. Основные положения//Учет в бюджетных учреждениях.-2011.-№2
27. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами//Налоговый вестник.-2009.-№10
28. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья : офиц. Текст. М. : Эксмо, 2010. — 510 с.
29. Указание Центробанка РФ от 20.06.2007г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
30. Любая И.П. Расчеты с персоналом по оплате труда// Зарплата в бюджетном учреждении.2011.№4;
31. Приказ Минфина от 17.10.2011г. №133н утвержден Административный регламент исполнения Федеральной Налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей
32. Опальская А.Л. Новая инструкция по бухгалтерской отчетности//Учет в бюджетных учреждениях.-2011.-№6
33. Овсянников Л.Н. Формы контроля: условия взаимодействия//Финансы.-2008.-№11.-стр.59
34. Гришаев С.П. Комментарий к Федеральному закону от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений" / С.П. Гришаев // Хозяйство и право.- 2010.- N 8
35. Артюхин Р.Е. Бюджетный учет и отчетность//Журнал «Бюджет»;.-2010.- № 2.
36. Опальская А.Л. Установлены правила учета в бюджетных учреждениях нового типа//Учет в сфере образования.-2012.-№3
37. Федина Г.М. Применение регистров учета и «первички»: новые нормы//Учет в бюджетных учреждениях.-2011.-№4
38. Фисенко Т.И. Организуем внутренний контроль в учреждении//Учет в бюджетных учреждениях.-2011.-№11
39. Бюджетная система России: учебник / под ред. М.В. Романовского, О.В. Врублевской. — М.: Юрайт-издат, 2010
40. Бюджет и бюджетная система: учебник / под.ред. М.П.Афанасьев, А.А.Беленчук, И.В.Кривогов.-М.:Юрайт, 2009.-784 с.
41. Валова С. Бюджетная отчетность в 2011 году: изучаем новую инструкцию//Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение.-2012.-№2
42. Лейман Н.И. Новые принципы бюджетной классификации//Финансовый справочник бюджетных организаций.-2008.-№3
43. Токарев И.Н. Изменения в учете и отчетности бюджетных учреждений // экономика и жизнь: Бухгалтерское приложение -2011- № 51.
44. Барышников А. «Повышение эффективности работы в «1-с Бухгалтерия»//Учет в бюджетных организациях.-2011.-№3;
45. Опальская А.Л. Выявлены ошибки в учете: как исправить ситуацию//Учет в бюджетных учреждениях.-2012.-№2
46. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, О бухгалтерском учете
47. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н