Совершенствование учета поступления и расходования денежных средств в бюджетном учреждении (на примере ГУК ДК «Березка»)

В условиях стремительных изменений в бюджетном законодательстве и растущих требований к эффективности государственных расходов, тема учета поступления и расходования денежных средств в бюджетных учреждениях приобретает особую актуальность. Ежегодно миллионы рублей бюджетных ассигнований направляются на обеспечение функционирования социально-культурной сферы, образования, науки и государственного управления. От того, насколько прозрачно, точно и эффективно организован этот учет, напрямую зависит не только финансовая стабильность конкретного учреждения, но и рациональное использование государственных ресурсов в целом.

Настоящая дипломная работа посвящена детальному исследованию и анализу учета денежных средств в бюджетном учреждении, в частности, на примере Государственного учреждения культуры Дом культуры «Березка» (ГУК ДК «Березка»). Объект исследования — система бухгалтерского учета в бюджетном учреждении. Предмет исследования — процессы поступления и расходования денежных средств в бюджетном учреждении в соответствии со сметой доходов и расходов.

Цель работы — разработка комплекса предложений по совершенствованию системы учета поступления и расходования денежных средств в бюджетном учреждении на основе анализа теоретических основ и практического кейса ГУК ДК «Березка».

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

• Изучить теоретические и нормативно-правовые основы организации бюджетного учета денежных средств.
• Рассмотреть экономические особенности и принципы формирования сметы доходов и расходов бюджетного учреждения.
• Проанализировать текущую систему учета кассовых и безналичных операций в ГУК ДК «Березка».
• Выявить ключевые проблемы и недостатки в учете денежных средств и формировании сметы в исследуемом учреждении.
• Разработать практические рекомендации по совершенствованию учета поступления и расходования денежных средств, а также системы внутреннего финансового контроля.

Структура работы включает введение, три основные главы, посвященные теоретическим основам, практическому анализу и разработке рекомендаций, а также заключение. Такой подход позволит всесторонне рассмотреть проблему, отталкиваясь от фундаментальных принципов и завершая конкретными, применимыми на практике решениями.

Теоретические и нормативно-правовые основы учета денежных средств в бюджетных учреждениях

На первый взгляд, учет денежных средств может показаться исключительно технической задачей, связанной с простым подсчетом прихода и расхода. Однако в контексте бюджетной сферы этот процесс обретает глубокий экономический, юридический и социальный смысл. Каждая операция с денежными средствами в бюджетном учреждении – это не просто движение цифр, а отражение обязательств государства перед обществом, инструмент реализации его социально-экономической политики, что принципиально меняет подход к её организации и контролю. Именно поэтому понимание базовых понятий, функций и принципов бюджетного учета, а также знание актуальной нормативно-правовой базы, является краеугольным камнем для любого специалиста, работающего в этой сфере.

Понятие, сущность и классификация денежных средств бюджетного учреждения

Для того чтобы погрузиться в детали учета денежных средств, необходимо прежде всего четко определить терминологический аппарат. Как известно, точность формулировок – залог корректного анализа и правильных выводов.

Бюджетное учреждение – это не просто организация, получающая средства из бюджета. Это особая форма некоммерческой организации, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием. Её основная задача – выполнение управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций, которые по своей природе не являются коммерческими. Финансовое обеспечение такого учреждения осуществляется за счет средств соответствующего бюджета, что может проявляться как в форме бюджетной сметы, так и через субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания. Эта ключевая особенность отличает бюджетные учреждения от коммерческих структур и определяет специфику их финансовой деятельности, требуя особого внимания к целевому использованию каждого рубля.

Центральным документом, регулирующим финансовую жизнь бюджетного учреждения, является смета доходов и расходов. По сути, это финансово-плановый акт, своего рода дорожная карта, которая определяет объем, целевое направление и даже поквартальное распределение средств. Эти средства включают как ассигнования, выделяемые из бюджета, так и собственные доходы учреждения, которые оно использует для своего содержания и выполнения функций. Важно отметить, что для казенных учреждений смета выполняет еще более строгую функцию, устанавливая лимиты бюджетных обязательств в соответствии с классификацией расходов бюджетов. Это подчеркивает её юридическое и контролирующее значение, обязывая к безусловному исполнению всех прописанных параметров.

Когда мы говорим о движении денежных средств, мы, естественно, оперируем понятиями доходов и расходов.

Доходы бюджетного учреждения – это все поступления денежных средств, которые могут быть весьма разнообразными. К ним относятся субсидии из соответствующего бюджета на выполнение государственного (муниципального) задания – основной источник финансирования для многих учреждений. Помимо этого, могут быть субсидии на иные цели, бюджетные инвестиции, а также доходы от иной, приносящей доход деятельности. Последние могут включать платные услуги (например, дополнительные образовательные курсы в школе, театральные постановки в доме культуры), доходы от сдачи имущества в аренду или гранты. Это означает, что учреждение может и должно активно развивать собственные источники финансирования, не ограничиваясь лишь бюджетными ассигнованиями.

Расходы бюджетного учреждения, в свою очередь, представляют собой затраты денежных средств, которые направляются на обеспечение выполнения его функций. Сюда входит широкий спектр статей: от оплаты труда работников и перечисления страховых взносов до командировочных расходов, приобретения товаров, работ и услуг, содержания имущества, уплаты налогов и иных обязательных платежей, а также, в некоторых случаях, возмещения вреда третьим лицам. Каждый из этих видов расходов должен быть четко обоснован и соответствовать утвержденной смете, а его нецелевое или неэффективное использование может повлечь серьёзные последствия.

Вся эта сложная система движения финансов фиксируется и систематизируется через бюджетный учет. Это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств Российской Федерации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также об операциях, которые изменяют эти активы и обязательства. Важнейший принцип, лежащий в основе бюджетного учета, — метод начисления, который обеспечивает более полную и своевременную картину финансового состояния, позволяя принимать более обоснованные управленческие решения.

Наконец, для обеспечения законности, целесообразности и эффективности всех финансовых операций существует финансовый контроль. Это деятельность по проверке того, как формируются, распределяются и используются государственные (муниципальные) финансовые ресурсы. Финансовый контроль не ограничивается одной лишь проверкой постфактум; он охватывает предварительный (до совершения операции), текущий (в процессе совершения) и последующий (после совершения) контроль. В бюджетной сфере обязательность такого контроля закреплена в статье 160²-1 Бюджетного кодекса Российской Федерации (БК РФ), что подчеркивает его фундаментальное значение для обеспечения финансовой дисциплины и предотвращения злоупотреблений.

Эти определения формируют базис, на котором строится все дальнейшее исследование. Понимание каждого из этих терминов является ключом к глубокому анализу и разработке эффективных рекомендаций по совершенствованию системы учета денежных средств в бюджетном учреждении.

Нормативно-правовое регулирование учета денежных средств в бюджетных учреждениях Российской Федерации

Как известно, бюджетная сфера — это область, где каждое действие бухгалтера и финансового специалиста строго регламентировано. Без четкого понимания нормативно-правовой базы, которая постоянно эволюционирует, невозможно обеспечить законность и достоверность учета. Начиная с 2026 года, нас ждут значительные обновления в методологии бухгалтерского учета государственных финансов, что делает вопрос актуальности нормативной базы особенно острым, заставляя специалистов постоянно обновлять свои знания и навыки.

Фундаментом, на котором покоится вся система финансирования и учета денежных средств в бюджетных учреждениях Российской Федерации, являются два ключевых федеральных акта: Бюджетный кодекс Российской Федерации (БК РФ) от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ и Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

БК РФ выступает в роли своего рода конституции бюджетной системы страны. Он определяет общие принципы бюджетного законодательства, структуру и функционирование бюджетной системы, правовое положение всех участников бюджетных правоотношений, а также устанавливает основы бюджетного процесса и механизмы контроля за его исполнением. Без понимания БК РФ невозможно адекватно оценить любое движение государственных средств, так как он задает общий вектор и рамки для всех финансовых операций.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» задает общие правила ведения бухгалтерского учета для всех организаций в РФ. В контексте бюджетного сектора он применяется с учетом специфических положений бюджетного законодательства, касающихся учета активов и обязательств, а также составления бюджетной отчетности. Это означает, что бюджетный учет является своего рода специализированной версией общего бухгалтерского учета, адаптированной под нужды государственного сектора и требующей от бухгалтеров глубоких знаний обеих областей.

Единую методологию бюджетного учета и бюджетной отчетности в России устанавливает Министерство финансов Российской Федерации. Именно через приказы Минфина вводятся в действие ключевые инструкции и стандарты. И здесь необходимо отметить весьма значимые изменения. С 1 января 2026 года в рамках единой методологии бухгалтерского учета государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений начинают применяться новые федеральные стандарты бухгалтерского учета государственных финансов. К ним относятся, в частности, «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», а также федеральный стандарт «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов» (Приказы Минфина России от 29.08.2025 № 118н и № 119н, а также Приказы Минфина России от 20.09.2024 № 132н и № 133н). Эти изменения будут требовать от бухгалтеров бюджетной сферы глубокого изучения и адаптации учетных процессов, что подтверждает необходимость постоянного профессионального развития.

Ключевые нормативные акты Минфина России, которые сегодня регулируют бюджетный учет и с которыми работает каждое учреждение, включают:

• Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению». Этот документ является основополагающим, устанавливая общий каркас для всех организаций государственного сектора.
• Приказ Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» – специально для казенных учреждений.
• Приказ Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» – для бюджетных учреждений.
• Приказ Минфина России от 30 октября 2020 г. № 258н «Об утверждении Порядка учета бюджетных и денежных обязательств получателей средств федерального бюджета территориальными органами Федерального казначейства». Этот приказ регулирует взаимодействие с Казначейством, что критически важно для всех операций.
• Приказ Федерального казначейства от 29 декабря 2012 г. № 24н «Об утверждении Порядка открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства».

Кроме того, в части кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общими правилами, установленными Центральным банком. Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами (включая бюджетные учреждения) определяется Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. А при использовании контрольно-кассовой техники, применяются положения Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Наконец, важно подчеркнуть, что каждая организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств, должна самостоятельно разработать и утвердить свою учетную политику. Этот документ конкретизирует порядок организации и ведения бюджетного учета, учитывая специфику деятельности учреждения и требования вышестоящих органов, и служит внутренним ориентиром для всех финансовых операций.

Представленная нормативно-правовая база является динамичной системой, требующей постоянного мониторинга изменений. Успешная работа в бюджетной сфере невозможна без регулярного обновления знаний и строгого следования всем действующим предписаниям.

Экономические особенности и принципы формирования сметы доходов и расходов бюджетного учреждения

Смета доходов и расходов — это не просто перечень цифр, а живой организм финансового планирования, который отражает стратегию и тактику деятельности бюджетного учреждения. Её формирование — это сложный процесс, требующий глубокого понимания как экономических реалий, так и нормативных требований, а также предвидения будущих потребностей.

В своей сути, смета доходов и расходов является главным плановым и финансовым документом учреждения. Она определяет объем, целевое назначение и поквартальное распределение средств, выделяемых из бюджета, а также аккумулирует информацию о собственных средствах учреждения. Её юридическое значение неоспоримо: она четко разграничивает права и обязанности руководителя учреждения по целевому использованию бюджетных средств и возлагает на финансовые органы функцию контроля. Нецелевое расходование средств без сметы категорически запрещено, ведь это является прямым нарушением бюджетной дисциплины.

Принцип финансовой дисциплины здесь абсолютен: финансирование бюджетных учреждений осуществляется исключительно на основе утвержденных смет, а субсидии выделяются только при их наличии. Важно, что предусмотренные в сметах ассигнования являются предельными. Это означает, что расходование средств сверх этих сумм недопустимо. Более того, расходы, не предусмотренные сметой, разрешены только в случае экономии средств по другим статьям, что должно быть строго обосновано, демонстрируя гибкость, но не вседозволенность в управлении финансами.

Структурно смета традиционно делится на две основные части: доходную и расходную. Зачастую она также подразделяется на общий и специальный фонды.

• Доходная часть включает плановые объемы поступлений из общего фонда бюджета (прежде всего, субсидии на выполнение государственного или муниципального задания) и объемы поступлений из специального фонда, к которому относятся доходы от платных услуг, гранты и другие средства, приносящие доход.
• Расходная часть детализирует, на что именно будут потрачены средства: заработная плата, закупки товаров, работ и услуг, содержание имущества, уплата налогов и других обязательных платежей. Расходы также могут классифицироваться на капитальные вложения (инвестиции) и текущее содержание, включающее административно-хозяйственные и операционные расходы.

Процесс формирования сметы является неотъемлемой частью бюджетного процесса, получившего название сметного процесса. Он базируется на нормативных актах и требует тщательного подхода. Расчет сумм расходов по смете производится исходя из нескольких ключевых факторов:

1. Объем деятельности учреждения, который определяется планом развития и фактическим исполнением за предшествующий год. Здесь стоит детализировать, что объем деятельности зачастую определяется показателями государственного (муниципального) задания. Это могут быть, например, количество оказываемых услуг (число спектаклей в Доме культуры, количество проведенных выставок), число обучающихся (в образовательном учреждении), количество койко-мест (в медицинском или социальном учреждении) и т.д.
2. Нормы расходов. Это основной элемент при расчете объема расходов. Нормы могут быть материальными (выраженными в натуральном выражении, например, литры топлива, килограммы бумаги) и денежными (стоимостное выражение материальных норм). Эти нормы являются критически важным инструментом для обоснования бюджетных ассигнований, поскольку позволяют объективно оценить необходимые затраты.

Примеры норм расходов, устанавливаемых Правительством РФ, включают:

• Нормативы формирования расходов на обеспечение функций государственных органов (Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 1047).
• Нормативы расходов на содержание органов государственной власти субъекта РФ (Постановление Правительства РФ от 30.12.2018 № 1766).
• Нормы компенсации за использование личных автомобилей для служебных поездок (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).
• Размеры возмещения командировочных расходов (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).

Важно различать обязательные нормы (устанавливаемые законодательно) и расчетные нормы (средние затраты на расчетную единицу, определяемые самим учреждением или вышестоящим органом на основе опыта и анализа).

Показатели сметы формируются в строгом соответствии с кодами классификации расходов бюджетов бюджетной классификации РФ, с обязательной детализацией по кодам подгрупп и (или) элементов видов расходов. Ведомственный порядок может предусматривать еще более глубокую детализацию по кодам статей (подстатей) групп (статей) классификации операций сектора государственного управления (КО СГУ), что обеспечивает максимальную прозрачность и контроль, позволяя отслеживать каждую статью расходов до мельчайших деталей.

К смете в обязательном порядке прикладываются расчеты и обоснования по каждой статье расходов. Это не просто формальность, а требование, позволяющее подтвердить целесообразность и законность каждой планируемой траты, и без них смета не может быть утверждена.

Существуют различные виды смет: индивидуальные (для конкретной организации), сметы централизованных мероприятий (для министерств и ведомств) и сводные сметы (объединяющие несколько индивидуальных или централизованных смет).

Проект сметы не появляется сам по себе; он представляется на утверждение вышестоящему распорядителю бюджетных средств в течение 10 дней со дня получения уведомления о бюджетных ассигнованиях. А для федеральных учреждений сметы обязательно размещаются в информационной системе «Электронный бюджет», что обеспечивает публичность и доступность информации о планируемых расходах, способствуя общественному контролю.

Таким образом, смета доходов и расходов — это многогранный документ, требующий высокой квалификации при его формировании и неукоснительного соблюдения принципов целевого, экономного и эффективного использования бюджетных средств. Ведь именно от качества её разработки зависит финансовое благополучие и эффективность работы всего учреждения.

Организация учета поступления и расходования денежных средств в бюджетном учреждении (на примере ГУК ДК «Березка»)

Переходя от теоретических основ к практической стороне вопроса, важно рассмотреть, как функционирует система учета денежных средств в реальном бюджетном учреждении. Ведь именно на этом этапе теории встречаются с практикой, выявляя как сильные стороны, так и потенциальные узкие места. Для этого мы обратимся к примеру Государственного учреждения культуры Дом культуры «Березка» (ГУК ДК «Березка»), анализируя особенности его организационно-экономической структуры, а также порядок ведения кассовых и безналичных операций.

Организационно-экономическая характеристика ГУК ДК «Березка»

Государственное учреждение культуры Дом культуры «Березка» (далее – ГУК ДК «Березка») является некоммерческой организацией, созданной субъектом Российской Федерации (или муниципальным образованием) для реализации государственных (муниципальных) функций в сфере культуры и досуга населения. Основной целью деятельности учреждения является удовлетворение культурных потребностей граждан, организация их досуга, развитие творческого потенциала и сохранение культурного наследия.

Основные виды деятельности ГУК ДК «Березка» включают:

• Организация и проведение культурно-массовых мероприятий (концертов, спектаклей, фестивалей, выставок, праздников).
• Организация работы кружков, студий, клубных формирований для различных возрастных групп.
• Предоставление платных услуг населению (например, аренда залов для мероприятий, организация коммерческих концертов, платные курсы).
• Просветительская деятельность.
• Формирование и хранение культурных ценностей.

Структура управления ГУК ДК «Березка» типична для бюджетных учреждений культуры:

• Руководитель (Директор) – осуществляет общее руководство учреждением, несет персональную ответственность за результаты его деятельности и целевое использование средств.
• Заместители директора – курируют отдельные направления (например, художественное, административно-хозяйственное).
• Главный бухгалтер – отвечает за организацию и ведение бухгалтерского учета, формирование отчетности, финансовый контроль.
• Отделы и службы – художественный отдел, административно-хозяйственный отдел, бухгалтерия, отдел по работе с населением и т.д.

Источники финансирования ГУК ДК «Березка» включают:

• Субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания – основной источник финансирования, выделяемый из соответствующего бюджета на покрытие расходов, связанных с выполнением основных функций учреждения.
• Субсидии на иные цели – целевые средства на реализацию конкретных проектов, приобретение оборудования, проведение капитального ремонта.
• Доходы от приносящей доход деятельности – средства, полученные от оказания платных услуг (например, продажа билетов на коммерческие мероприятия, сдача помещений в аренду, платные кружки), гранты, благотворительные пожертвования.

ГУК ДК «Березка» ведет свою деятельность в соответствии с утвержденным Уставом, государственным (муниципальным) заданием, а также сметой доходов и расходов, которая детализирует все поступления и планируемые траты. Учетная политика учреждения разработана на основе федеральных стандартов и инструкций Минфина России, адаптированная под специфику его культурно-досуговой деятельности.

Учет кассовых операций в ГУК ДК «Березка»

Кассовые операции, связанные с движением наличных денежных средств, являются одним из наиболее контролируемых и ответственных участков бухгалтерского учета в бюджетном учреждении. В ГУК ДК «Березка», как и в других бюджетных организациях, учет наличных ведется строго в соответствии с требованиями Единого плана счетов (Приказ Минфина России № 157н), Инструкции по его применению (Приказ Минфина России № 174н для бюджетных учреждений), а также Указанием Банка России № 3210-У о порядке ведения кассовых операций и Федеральным законом № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике.

Для ведения кассовых операций в ГУК ДК «Березка» назначается ответственный сотрудник — кассир, с которым в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности. Это подчеркивает важность и риски, связанные с работой с наличными средствами, и требует от кассира предельной внимательности и ответственности.

Порядок оформления первичных документов и отражения операций:

1. Поступление наличных денег в кассу:
   • Все поступления оформляются Приходным кассовым ордером (ПКО) по форме 0310001. К нему обязательно прилагается квитанция (форма 0504510), которая выдается лицу, внесшему денежные средства. Это могут быть доходы от платных услуг (например, продажа билетов на концерты, оплата кружков), возврат неиспользованных подотчетных сумм и т.д.
   • В бухгалтерском учете эти операции отражаются с использованием счета 0 201 34 000 «Касса». Для детализации поступлений используется аналитический счет 020134510.
2. Выдача наличных денег из кассы:
   • Выдача наличных средств производится по Расходному кассовому ордеру (РКО) по форме 0310002 или по Ведомости на выдачу денег по форме 0504501 (например, при выплате заработной платы или стипендий).
   • Выдача может осуществляться на командировочные расходы, хозяйственные нужды (приобретение канцелярских товаров, мелкий ремонт), авансы подотчетным лицам, выплату заработной платы (при отсутствии безналичных расчетов) и т.д.
   • Для отражения выбытия используется аналитический счет 020134610 к счету 0 201 34 000.
3. Учет всех кассовых операций:
   • Все операции поступления и выдачи наличных ежедневно регистрируются в Кассовой книге (форма 0504514). В конце каждого рабочего дня кассир сверяет записи и выводит остаток наличных в кассе.
   • Данные Кассовой книги затем переносятся в Журнал операций «Касса» (форма 0504071), который является одним из основных регистров бюджетного учета.

Лимит остатка наличных денег в кассе:

ГУК ДК «Березка» обязано соблюдать установленный лимит остатка наличных денег в кассе, который определяется в соответствии с Указанием Банка России № 3210-У. Это ограничение не распространяется на дни выплаты заработной платы или социальных выплат. Почему этот лимит так важен? Он предотвращает накопление излишних наличных средств, минимизируя риски их хищения или нецелевого использования.

Лимит остатка наличных денег (L) рассчитывается по одной из следующих формул, выбранной учреждением и закрепленной в его учетной политике:

• На основе объема поступлений наличных денег:
  L = (V / P) × N
• На основе объема выдач наличных денег (за исключением выплат заработной платы, стипендий, социальных выплат):
  L = (R / P) × N

Где:

• V – объем поступлений наличных денег за расчетный период (например, за последние 3 месяца).
• R – объем выдач наличных денег за расчетный период (без учета выплат заработной платы, стипендий, социальных выплат).
• P – расчетный период (в рабочих днях, выбирается учреждением, но не более 92).
• N – период времени между днями сдачи выручки в банк (для V) или получения наличных из банка (для R), не более 7 рабочих дней (или 14 рабочих дней при отсутствии банка в населенном пункте).

Например, если в ГУК ДК «Березка» объем поступлений наличных (V) за 92 рабочих дня составил 1 840 000 рублей, а выручка сдается в банк каждые 5 рабочих дней (N=5), то лимит кассы будет:

L = (1 840 000 / 92) × 5 = 20 000 × 5 = 100 000 рублей.

Сумма превышения этого лимита, за исключением дней выдачи зарплаты, должна быть сдана в банк (или ТОФК) для зачисления на лицевой счет.

Применение контрольно-кассовой техники (ККТ):

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами (например, при продаже билетов, оказании платных услуг), ГУК ДК «Березка» обязано использовать контрольно-кассовую технику в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ. Это обеспечивает фискализацию расчетов и прозрачность операций, что является важным элементом налогового контроля.

Получение наличных с лицевого счета:

Для получения наличных средств с лицевого счета, открытого в территориальном органе Федерального казначейства (ТОФК), ГУК ДК «Березка» подает Заявку на кассовый расход (форма 0531801) или Заявку на получение наличных денег (форма 0531802). Эти документы являются основанием для выдачи денежных средств из ТОФК.

Таким образом, учет кассовых операций в ГУК ДК «Березка» представляет собой строгую систему, направленную на обеспечение сохранности наличных средств, их целевого использования и своевременного документального оформления.

Учет безналичных денежных средств в ГУК ДК «Березка»

В современном бюджетном учреждении, таком как ГУК ДК «Березка», большая часть финансовых операций, особенно связанных с бюджетным финансированием, проводится в безналичной форме. Это обусловлено не только удобством и безопасностью, но и строгими требованиями бюджетного законодательства, направленными на максимальную прозрачность расходования государственных средств.

Ключевая особенность заключается в том, что бюджетные учреждения, в отличие от коммерческих организаций, не имеют права самостоятельно заключать договоры банковского счета для учета бюджетного финансирования. Все средства, поступающие из бюджета, зачисляются на единый счет Федерального казначейства, а для каждого учреждения открываются лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства (ТОФК). Именно через эти лицевые счета и осуществляются основные операции ГУК ДК «Березка» по поступлению и расходованию бюджетных средств и субсидий, что позволяет государству осуществлять централизованный контроль.

Для обеспечения раздельного учета движения денежных средств от различных источников финансирования и по видам деятельности, применяется код вида финансового обеспечения (КФО). Например, КФО 2 используется для доходов от платных услуг и иной приносящей доход деятельности, что позволяет четко контролировать целевое использование каждого источника и предотвращать смешивание средств.

Оформление безналичных расчетов:

Первичным документом для осуществления безналичных расчетов является Заявка на кассовый расход (форма 0531801). Этот документ подается в ТОФК и служит основанием для перечисления денежных средств поставщикам, подрядчикам, в фонды для уплаты налогов и страховых взносов, а также для получения наличных в кассу учреждения.

Отражение операций в бухгалтерском учете:

Операции по движению безналичных средств отражаются в учете на основании выписок банка (в данном случае, выписок из лицевого счета ТОФК) и приложенных к ним расчетных документов.

Для учета операций по движению денежных средств в ГУК ДК «Березка» применяются счета раздела 2 «Финансовые активы» Единого плана счетов (Приказ Минфина России № 157н), детализированные в Приказе Минфина России № 174н:

• 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения» – обобщающий счет для учета всех денежных средств.
• 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» – основной счет для учета бюджетного финансирования и субсидий.
• 0 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» – используется в тех случаях, когда учреждение имеет право открывать счета в кредитных организациях (например, для учета средств от приносящей доход деятельности, если это предусмотрено уставом и законодательством, или для автономных учреждений).
• 0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении» – для учета средств, поступивших учреждению, но не являющихся его собственными и подлежащих возврату или перечислению (например, залог, обеспечительный платеж).
• 0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути» – используется для отражения средств, перечисленных, но еще не полученных адресатом, или переведенных между счетами, а также для операций по банковским картам, зачисляемых не в один операционный день.
• 0 201 06 000 «Аккредитивы» – для учета средств, депонированных на аккредитивных счетах.
• 0 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте» – для учета средств в иностранной валюте (если ГУК ДК «Березка» осуществляет международную деятельность).

Забалансовые счета для детализации:

Ключевым элементом контроля за движением средств в разрезе бюджетной классификации является одновременное ведение забалансовых счетов 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств». Эти счета используются совместно со счетами 0 201 00 000 и 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» и позволяют отражать движение средств с необходимой детализацией по кодам бюджетной классификации (КБК, КО СГУ), обеспечивая максимально точное распределение и контроль.

Бухгалтерский учет в ГУК ДК «Березка» настроен таким образом, чтобы обеспечивать не только фиксацию операций, но и систематический контроль за ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчетов и сохранностью денежных средств. Все хозяйственные операции, как наличные, так и безналичные, оформляются первичными учетными документами, а затем данные систематизируются в хронологическом порядке в регистрах бюджетного учета, формируя полную и достоверную картину финансовой деятельности учреждения, необходимую для принятия управленческих решений.

Анализ формирования и исполнения сметы доходов и расходов ГУК ДК «Березка»

Для проведения анализа формирования и исполнения сметы доходов и расходов ГУК ДК «Березка» необходимо обратиться к реальным финансовым данным учреждения за определенный период (например, за три последних отчетных года – 2022, 2023, 2024 гг.). Поскольку данные учреждения не предоставлены, проведем гипотетический анализ, иллюстрирующий типичные аспекты и методику исследования.

Методика анализа:

1. Сравнительный анализ плановых и фактических показателей: Сопоставление утвержденных показателей сметы с фактическим исполнением по доходам и расходам.
2. Анализ структуры доходов и расходов: Оценка доли каждого источника доходов и статьи расходов в общем объеме.
3. Выявление отклонений и их причин: Анализ существенных расхождений между планом и фактом, определение факторов, повлиявших на эти отклонения.
4. Оценка целевого использования средств: Проверка соответствия фактических расходов их целевому назначению, установленному сметой и государственным заданием.
5. Анализ динамики: Отслеживание изменений в показателях сметы и ее исполнения за анализируемый период.

Гипотетические данные и их анализ:

Представим, что ГУК ДК «Березка» предоставило следующие агрегированные данные по исполнению сметы:

Таблица 1. Динамика и исполнение доходной части сметы ГУК ДК «Березка» (тыс. руб.)

Показатель	2022 год (План)	2022 год (Факт)	Отклонение (Факт-План)	Отклонение (%)	2023 год (План)	2023 год (Факт)	Отклонение (Факт-План)	Отклонение (%)	2024 год (План)	2024 год (Факт)	Отклонение (Факт-План)	Отклонение (%)
Субсидии на гос. задание	10 000	9 800	-200	-2.0%	10 500	10 400	-100	-1.0%	11 000	11 100	100	0.9%
Доходы от платных услуг	1 500	1 800	300	20.0%	1 600	1 950	350	21.9%	1 700	2 200	500	29.4%
Прочие доходы	200	150	-50	-25.0%	250	200	-50	-20.0%	300	320	20	6.7%
ИТОГО ДОХОДОВ	11 700	11 750	50	0.4%	12 350	12 550	200	1.6%	13 000	13 620	620	4.8%

Выводы по доходной части:

• Недоисполнение субсидий на госзадание: На протяжении 2022 и 2023 годов наблюдается незначительное недоисполнение субсидий. Это может быть связано с неполным выполнением показателей государственного задания, что приводит к удержанию части субсидии учредителем. В 2024 году, напротив, зафиксировано небольшое перевыполнение, возможно, за счет корректировки планов или более активной работы, что указывает на улучшение планирования или повышение эффективности деятельности.
• Рост доходов от платных услуг: Заметен стабильный и существенный рост доходов от платных услуг, значительно превышающий плановые показатели. Это свидетельствует о востребованности культурно-досуговых программ ГУК ДК «Березка» и эффективной работе по привлечению внебюджетных средств, что является положительным трендом.
• Нестабильность прочих доходов: В 2022-2023 годах прочие доходы были ниже плана, но в 2024 году удалось превысить план. Это может говорить о нерегулярном характере этих поступлений (например, гранты, спонсорская помощь) или о недостаточной точности их планирования.
• Общее исполнение: В целом, доходная часть сметы исполняется близко к плану или с небольшим превышением, в основном за счет успешной приносящей доход деятельности.

Таблица 2. Динамика и исполнение расходной части сметы ГУК ДК «Березка» (тыс. руб.)

Показатель	2022 год (План)	2022 год (Факт)	Отклонение (Факт-План)	Отклонение (%)	2023 год (План)	2023 год (Факт)	Отклонение (Факт-План)	Отклонение (%)	2024 год (План)	2024 год (Факт)	Отклонение (Факт-План)	Отклонение (%)
Оплата труда и начисления	7 000	6 950	-50	-0.7%	7 500	7 480	-20	-0.3%	8 000	8 050	50	0.6%
Коммунальные услуги	1 200	1 250	50	4.2%	1 300	1 380	80	6.2%	1 400	1 500	100	7.1%
Услуги связи	100	90	-10	-10.0%	110	100	-10	-9.1%	120	115	-5	-4.2%
Приобретение МЗ	800	700	-100	-12.5%	850	720	-130	-15.3%	900	800	-100	-11.1%
Прочие услуги и работы	2 000	2 500	500	25.0%	2 200	2 600	400	18.2%	2 500	3 000	500	20.0%
ИТОГО РАСХОДОВ	11 100	11 490	390	3.5%	11 960	12 280	320	2.7%	12 920	13 465	545	4.2%
Сальдо (Доходы — Расходы)	600	260			390	270			80	155

Выводы по расходной части:

• Оплата труда и начисления: В целом, расходы по этой статье близки к плановым, что свидетельствует о стабильности штатного расписания и фонда оплаты труда. Небольшие отклонения могут быть связаны с больничными, премиями или экономией по вакансиям.
• Коммунальные услуги: Наблюдается систематическое превышение плановых показателей по коммунальным услугам. Это может быть обусловлено ростом тарифов, неточностью планирования, увеличением энергопотребления или неэффективным использованием ресурсов. Это указывает на потенциальную проблему, требующую более тщательного анализа и, возможно, внедрения энергосберегающих технологий или более точного прогнозирования, ведь неконтролируемый рост этих расходов может негативно сказаться на общем финансовом состоянии учреждения.
• Услуги связи: Небольшое недоисполнение планов по услугам связи. Возможно, учреждение находит способы экономии или переходит на более выгодные тарифы.
• Приобретение материальных запасов (МЗ): Заметное недоисполнение плана по приобретению МЗ (канцелярия, расходные материалы для кружков и т.д.). Это может указывать на экономию, неполное удовлетворение потребностей или проблемы с поставками. С другой стороны, это может быть сигналом о неэффективном планировании и включении в смету избыточных потребностей.
• Прочие услуги и работы: Стабильное и существенное превышение плана по этой статье. В неё могут входить расходы на проведение мероприятий, ремонтные работы, услуги сторонних организаций. Значительное перевыполнение может быть связано с проведением незапланированных, но необходимых мероприятий, увеличением масштабов деятельности или неточностью первоначального планирования. Требуется детальная расшифровка, чтобы понять, является ли это результатом эффективного использования средств или, наоборот, симптомом нецелевых или неэффективных трат, что требует пристального внимания со стороны финансового контроля.

Общие выводы по исполнению сметы:

• ГУК ДК «Березка» демонстрирует способность генерировать значительные доходы от приносящей доход деятельности, что позволяет компенсировать некоторые недочеты в бюджетном финансировании и даже финансировать дополнительные расходы.
• Существуют проблемы с точностью планирования по отдельным статьям расходов (коммунальные услуги, прочие услуги и работы, приобретение МЗ), что приводит к значительным отклонениям от плана. Это затрудняет эффективный контроль и управление финансовыми ресурсами, указывая на необходимость более глубокого анализа и корректировки подходов к формированию сметы.
• Положительное сальдо (превышение доходов над расходами) говорит о финансовой устойчивости, но его снижение в 2024 году (относительно плана) требует внимания. Избыточное сальдо может быть индикатором неполного освоения средств или завышенного планирования доходов, которые не были полностью направлены на развитие.

Детализация по кодам бюджетной классификации:

Для более глубокого анализа необходимо изучить исполнение сметы в разрезе кодов бюджетной классификации (КБК) и классификации операций сектора государственного управления (КО СГУ). Например, если статья «Прочие услуги и работы» значительно превышена, следует выяснить, какие именно подстатьи КО СГУ (например, 225 «Работы, услуги по содержанию имущества», 226 «Прочие работы, услуги») были перерасходованы и почему. Аналогично, недоисполнение по «Приобретению МЗ» (статья 340) требует анализа по конкретным видам запасов.

Такой детальный анализ позволит выявить конкретные «болевые точки» в финансовой деятельности ГУК ДК «Березка», которые станут основой для разработки практических рекомендаций по совершенствованию учета и финансового контроля.

Проблемы и пути совершенствования учета денежных средств и сметы в бюджетном учреждении

Анализ теоретических аспектов и гипотетического кейса ГУК ДК «Березка» позволяет перейти к выявлению ключевых проблем и разработке конкретных решений. В бюджетной сфере ошибки и недостатки в учете денежных средств и формировании сметы могут иметь серьезные последствия: от неэффективного использования государственных ресурсов до прямых нарушений законодательства. Именно поэтому системный подход к выявлению и устранению этих проблем является критически важным для обеспечения финансовой стабильности и эффективной работы учреждения.

Выявление основных проблем и недостатков в учете денежных средств и формировании сметы ГУК ДК «Березка»

Проблемы и недостатки в бюджетном учреждении, даже в таком как ГУК ДК «Березка», зачастую носят системный характер и могут быть классифицированы по нескольким основным категориям.

1. Неэффективное использование бюджетных средств

Это одна из наиболее сложных и дискуссионных категорий нарушений. Неэффективное использование определяется не как прямое хищение или нецелевое расходование, а как использование средств с превышением установленного объема или недостижение запланированного результата при использовании определенного объема средств. Оно может быть квалифицировано при недостижении количественных или качественных показателей, определенных в соглашении, контракте или государственном (муниципальном) задании. То есть, даже при строгом соблюдении буквы закона, учреждение может расходовать средства неоптимально, что требует особого внимания контрольных органов.

На примере ГУК ДК «Березка» потенциальные проявления могут включать:

• Завышение объемов субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания: Например, если ГУК ДК «Березка» получает субсидию на проведение 100 культурно-массовых мероприятий в год, но по факту проводит только 80, при этом не достигая целевых показателей по посещаемости или охвату населения.
• Неиспользование средств субсидии в установленный срок: Если часть выделенной субсидии на иные цели (например, на приобретение нового оборудования для сцены) остается неиспользованной к концу финансового года без объективных причин, это также может быть расценено как неэффективность, поскольку средства не были направлены на заявленные цели вовремя.
• Неэффективное управление дебиторской задолженностью: Например, если у учреждения есть просроченная дебиторская задолженность за оказанные платные услуги, и отсутствуют действенные меры по её взысканию, что приводит к значительным объемам списанной задолженности.
• Расходование средств на цели, не отвечающие потребности учреждения: Например, приобретение дорогостоящего оборудования, которое затем длительное время (более полугода-года) хранится на складе, не вводится в эксплуатацию и не используется в основной деятельности. Это свидетельствует об отсутствии реальной потребности или некачественном планировании, что подрывает рациональное использование ресурсов.

Основная сложность заключается в том, что в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) отсутствуют статьи, прямо устанавливающие ответственность за неэффективное использование бюджетных средств, что делает эту категорию нарушений субъективной и оценочной. Однако, важно отличать неэффективное использование от нецелевого использования, которое БК РФ (статья 306⁴) определяет как направление средств на цели, не соответствующие бюджетному законодательству, смете или иному правовому акту, за что предусмотрена строгая ответственность, вплоть до уголовной.

2. Проблемы в формировании и исполнении бюджетной сметы

Анализ сметы ГУК ДК «Березка» (даже гипотетический) уже показал потенциальные недостатки в этом ключевом документе, способные парализовать финансовую деятельность:

• Работа учреждения в отсутствие утвержденной бюджетной сметы: Это грубейшее нарушение, поскольку смета является обязательным финансово-плановым актом, без которого невозможно легитимное расходование средств.
• Составление сметы и обоснований к ней не по установленной форме: Несоблюдение формальных требований к документу может привести к его непринятию или возврату.
• Несоответствие показателей сметы доведенным лимитам бюджетных обязательств (ЛБО) или обоснованиям: Смета должна строго соответствовать тем ассигнованиям, которые доведены учредителем, чтобы избежать превышения полномочий и несанкционированных расходов.
• Отсутствие расчетов, обосновывающих сметные показатели: Это особенно актуально для ГУК ДК «Березка» по статьям с постоянным перерасходом (например, коммунальные услуги, прочие услуги), где обоснования могли быть недостаточными или неактуальными, что приводит к хроническим финансовым проблемам.
• Нарушение сроков утверждения сметы или несвоевременное внесение изменений в нее: При изменении ЛБО или появлении новых источников финансирования, смета должна быть оперативно скорректирована, иначе учреждение рискует остаться без необходимых средств или нарушить целевое использование.
• Отсутствие дополнительной детализации показателей сметы: Если ведомственным порядком требуется детализация по КО СГУ, а она отсутствует, это также является нарушением, ограничивающим возможности контроля.
• Безосновательное занижение размера расчетной потребности в бюджетных средствах: Часто встречается при планировании, чтобы «уложиться» в доведенные лимиты, но в итоге приводит к дефициту средств (например, на оплату труда или необходимые закупки), создавая скрытые проблемы в будущем.

3. Типичные нарушения и недостатки в бухгалтерском учете

Это наиболее обширная категория проблем, с которой сталкиваются многие бюджетные учреждения, и их устранение требует комплексного подхода:

• Проблемы учетной политики:
  • Отсутствие утвержденной учетной политики или ее ежегодного обновления.
  • Нарушение требований собственной учетной политики.
  • Несвоевременное внесение изменений в учетную политику при изменении законодательства.
  • Непоследовательное применение учетной политики из года в год, что затрудняет сравнение данных и анализ динамики.
• Нарушения при оформлении первичных документов:
  • Отражение операций без первичных учетных документов.
  • Принятие документов с отсутствующими обязательными реквизитами (например, подписи, дата).
  • Наличие некорректных подписей или исправлений в первичных документах, особенно в кассовых, что делает их недействительными.
• Ошибки в регистрах бухгалтерского учета:
  • Несвоевременное или неполное отражение фактов хозяйственной жизни.
  • Ошибки в применении кодов бюджетной классификации (КБК, КО СГУ), что искажает отчетность и затрудняет контроль, приводя к неправильному распределению средств.
• Нарушения кассовых операций (актуально для ГУК ДК «Березка»):
  • Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита (за исключением дней выплаты заработной платы).
  • Отсутствие или некорректное оформление расходных кассовых ордеров или ведомостей.
  • Безосновательные перечисления денежных средств на банковские карты работников без соответствующих авансовых отчетов или заявлений, что может быть квалифицировано как нецелевое использование и влечет за собой серьезные санкции.
• Ошибки в корреспонденции счетов: Некорректное использование бухгалтерских проводок, что приводит к искажению информации на счетах учета и в отчетности, делая её недостоверной.
• Ошибки учета нефинансовых активов:
  • Неотражение изменения кадастровой стоимости земельных участков (если применимо).
  • Начисление амортизации на объекты, фактически не введенные в эксплуатацию.
  • Ошибочное отнесение капитальных расходов (например, на ремонт, приводящий к улучшению характеристик объекта) на счет текущих расходов, что искажает реальную стоимость активов.
• Недостоверность бюджетной отчетности:
  • Включение или невключение некорректных показателей.
  • Несоответствие отчетности федеральным стандартам бухгалтерского учета.
  • Искажение информации, что затрудняет принятие управленческих решений и внешний контроль, а также подрывает доверие к финансовой отчётности учреждения.

4. Бюджетные риски

Помимо выявленных проблем, существует категория бюджетных рисков — это вероятность невыполнения (полностью или частично) определенных параметров бюджета, неэффективного управления ликвидностью или использования бюджетных средств. Это не только текущие ошибки, но и потенциальные угрозы, которые могут реализоваться в будущем.

• К ним относится вероятность отклонения фактических бюджетных показателей от запланированных (прогнозных) значений, что было видно на примере анализа сметы ГУК ДК «Березка».
• Риски искажения бюджетной отчетности выявляются и оцениваются в процессе внутреннего финансового контроля и аудита. Недостаточно развитая система внутреннего контроля в учреждении значительно повышает эти риски, оставляя «слепые зоны» для возможных нарушений.

Эти проблемы, обнаруженные в ГУК ДК «Березка» (гипотетически) и подтвержденные практикой других бюджетных учреждений, формируют основу для разработки конкретных и действенных рекомендаций, направленных на повышение эффективности и прозрачности финансовой дея��ельности.

Практические рекомендации по совершенствованию учета и контроля денежных средств

Учитывая выявленные проблемы и недостатки в учете денежных средств и формировании сметы в ГУК ДК «Березка», а также общие тенденции развития бюджетной сферы, необходимо разработать комплекс практических рекомендаций. Эти предложения направлены на повышение эффективности, прозрачности и достоверности финансовой деятельности учреждения.

1. Автоматизация бухгалтерского учета

В эпоху цифровизации ручной учет становится не просто неэффективным, но и опасным из-за высокого риска ошибок, что приводит к искажению данных и задержкам в отчетности. Именно поэтому автоматизация является первым и наиболее очевидным шагом к совершенствованию.

• Внедрение и эффективное использование специализированного программного обеспечения: Для ГУК ДК «Березка» настоятельно рекомендуется внедрить или обновить специализированные бухгалтерские программы, такие как «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения» или «Контур.Бухгалтерия Бюджет». Эти системы разработаны с учетом специфики бюджетного учета и постоянно обновляются в соответствии с изменениями законодательства, что гарантирует актуальность и достоверность данных.
• Преимущества автоматизации:
  • Повышение точности и оперативности: Автоматическая обработка данных минимизирует человеческий фактор и ускоряет формирование отчетности.
  • Увеличение производительности труда: Освобождение бухгалтеров от рутинных операций позволяет сосредоточиться на аналитической работе и стратегическом планировании.
  • Увязка всех видов учета и планирования: Современные системы интегрируют бюджетный, налоговый и управленческий учет, а также модули планирования, создавая единую информационную среду.
• Функционал автоматизированных систем должен обеспечивать:
  • Фиксацию операций по расчетам и движению денежных средств в режиме реального времени.
  • Оперативный контроль кассовых операций и соблюдения лимита кассы.
  • Сопоставление трат с их целевым назначением и утвержденными сметами.
  • Соблюдение условий договоров и контрактов.
  • Периодическое сопоставление проведенных расчетов по дебету и кредиту.
• Использование системы «Электронный бюджет»: ГУК ДК «Березка» должно активно использовать систему «Электронный бюджет» для формирования и размещения смет, а также для обмена данными с казначейскими системами. Это требование для федеральных учреждений, но многие региональные и муниципальные системы строятся по аналогии, что делает интеграцию критически важной.

2. Совершенствование системы внутреннего финансового контроля и аудита

Эффективный внутренний контроль — это залог минимизации рисков и повышения финансовой дисциплины, обеспечивающий защиту активов и достоверность отчетности.

• Разработка и утверждение локального акта (Положения) об организации и осуществлении внутреннего финансового контроля (ВФК): Этот документ должен четко регламентировать процедуры контроля, обязанности ответственных лиц, сроки и формы отчетности, создавая прозрачные и понятные правила игры.
• Создание организационно-штатной структуры системы контроля: ВФК не должен быть прерогативой одного бухгалтера. Необходимо вовлекать всех сотрудников, имеющих отношение к финансовым операциям, или рассмотреть возможность введения штатной единицы ревизора/внутреннего аудитора (особенно для крупных учреждений), чтобы обеспечить независимость и объективность контроля.
• Акцент на превентивный контроль: Система ВФК должна быть ориентирована на предотвращение нарушений на этапе планирования и совершения операций, а не только на постфактумное выявление ошибок. Это включает предварительную проверку документов, экспертизу проектов договоров и смет, позволяя избежать проблем до их возникновения.
• Применение различных методов контроля: Использование самоконтроля (проверка сотрудником собственных действий), контроля по уровню подчиненности (проверка руководителем действий подчиненных) и смежного контроля (проверка одним подразделением деятельности другого).
• Регулярное проведение внутренних финансовых аудитов: Это независимая оценка достоверности бюджетной отчетности и эффективности самой системы ВФК, позволяющая выявить системные недостатки и скорректировать работу.
• Устранение конфликта интересов: Важно, чтобы должностные лица, осуществляющие ВФК, не имели прямого отношения к проверяемым операциям, что обеспечивает объективность контроля и предотвращает предвзятость.
• Меры по обеспечению эффективности использования бюджетных средств: ВФК должен оценивать не только законность, но и экономность (достижение заданных результатов с наименьшим объемом средств) и результативность (достижение наилучшего результата с использованием определенного объема средств) расходов, что является ключевым для оптимизации затрат.

3. Оптимизация формирования и исполнения сметы доходов и расходов

Смета — это план, который должен быть максимально точным и реалистичным, отражая реальные потребности и возможности учреждения. Как часто мы сталкиваемся с тем, что сметы не соответствуют действительности, приводя к перерасходам или недоосвоению средств?

• Тщательная подготовка проекта сметы с подробными и обоснованными расчетами: Это позволит избежать проблем с постоянным перерасходом по некоторым статьям (например, коммунальные услуги, прочие услуги) и недорасходом по другим (например, материальные запасы), как это гипотетически наблюдалось в ГУК ДК «Березка».
• Строгое соблюдение установленных форм и сроков: Неукоснительное следование всем нормативным требованиям при утверждении сметы и своевременное внесение корректировок при изменении лимитов бюджетных обязательств.
• Внедрение бюджетирования, ориентированного на результат (БОР): Этот подход переориентирует деятельность учреждения с формального исполнения функций на достижение конкретных, измеримых результатов и оказание качественных услуг. Для ГУК ДК «Березка» это означает, что финансирование будет привязываться не к затратам, а к числу проведенных мероприятий, числу посетителей, участию в конкурсах и т.д., что стимулирует учреждение к более эффективной работе.
• Разработка методологии оценки эффективности государственных расходов: Это ключевой элемент для внедрения БОР. Она должна включать:
  • Принципы экономности (достижение заданных результатов с наименьшим объемом средств) и результативности (достижение наилучшего результата с использованием определенного объема средств).
  • Анализ степени достижения установленных социально-экономических целей и удовлетворенности целевых групп (например, посетителей культурных мероприятий).
  • Оценку качества систем управления, внутреннего контроля и аудита.
  • Ежегодная оценка наиболее значимых бюджетных программ, реализуемых ГУК ДК «Березка».
• Четкое определение ответственности и полномочий: Разграничение ответственности всех участников бюджетного процесса при планировании и исполнении бюджета, что исключает размытие ответственности.
• Развитие единой интегрированной информационной системы управления муниципальными финансами: Если такая система существует на уровне муниципалитета/субъекта, ГУК ДК «Березка» должно быть полноправным участником, что обеспечит единое информационное пространство и упростит взаимодействие.

4. Повышение качества финансового менеджмента и бухгалтерского учета

Человеческий фактор остается ключевым, даже в условиях автоматизации, ведь даже самые совершенные системы требуют грамотного управления и использования. Поэтому инвестиции в развитие персонала являются жизненно важными.

• Использование бухгалтерского учета как инструмента управления: Бухгалтерский учет не должен быть просто средством формирования отчетности, а активной функцией управления, предоставляющей данные для принятия оперативных и стратегических решений. Внедрение элементов управленческого учета, адаптированного под нужды учреждения, позволит руководителям видеть не только цифры, но и их реальное влияние на деятельность.
• Постоянное повышение квалификации бухгалтерских кадров: Законодательство в бюджетной сфере меняется крайне динамично, особенно с учетом внедрения новых федеральных стандартов. Для главного бухгалтера и руководителей отделов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (6, 7 и 8 квалификационные уровни согласно Профессиональному стандарту «Бухгалтер» Приказа Минтруда от 21.02.2019 № 103н) установлено требование о прохождении повышения квалификации в объеме не менее 120 часов за три последовательных календарных года, но не менее 20 часов в каждый год. Для остальных сотрудников бухгалтерской службы периодичность повышения квалификации определяется работодателем самостоятельно в локальных нормативных актах, что гарантирует поддержание высокого уровня компетенций.
• Обеспечение прозрачности и открытости учета: Предоставление полной и достоверной бухгалтерской информации о наличии и движении денежных средств заинтересованным сторонам (учредителю, контролирующим органам, общественности) в рамках действующего законодательства.
• Регулярный анализ и оценка качества управления финансами: Проведение самооценки и внешних аудитов для выявления слабых мест и разработки мер по их устранению, что способствует непрерывному улучшению финансовых процессов.

Реализация этих рекомендаций позволит ГУК ДК «Березка» не только устранить выявленные недостатки, но и значительно повысить эффективность своей финансовой деятельности, обеспечив прозрачность, целевое и рациональное использование бюджетных и внебюджетных средств. Это позволит учреждению не просто выживать в условиях меняющегося законодательства, но и активно развиваться, достигая своих культурно-просветительских целей с максимальной отдачей.

Заключение

Проведенное исследование позволило всесторонне рассмотреть вопросы учета поступления и расходования денежных средств в бюджетных учреждениях, фокусируясь на теоретических основах, актуальной нормативно-правовой базе и практических аспектах, иллюстрированных на примере Государственного учреждения культуры Дом культуры «Березка». Цель работы — разработка комплекса предложений по совершенствованию системы учета денежных средств — была успешно достигнута.

В ходе исследования были выполнены следующие ключевые задачи:

• Изучены теоретические и нормативно-правовые основы бюджетного учета. Детально определены понятия «бюджетное учреждение», «смета доходов и расходов», «доходы», «расходы», «бюджетный учет» и «финансовый контроль». Проанализирована актуальная нормативно-правовая база, включая БК РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете», приказы Минфина России (№ 157н, 162н, 174н, 258н), Указание Банка России № 3210-У и ФЗ «О применении ККТ». Особое внимание уделено грядущим изменениям, связанным с новыми федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов, вступающими в силу с 2026 года, что подчеркивает динамичность и требовательность данной сферы.
• Рассмотрены экономические особенности и принципы формирования сметы. Подчеркнуто юридическое значение сметы как основного планового документа, определены принципы её формирования, структура доходной и расходной частей, а также роль государственного (муниципального) задания. Детально проанализированы нормы расходов с приведением примеров актуальных постановлений Правительства РФ, что позволило заполнить «слепые зоны», часто упускаемые в аналогичных исследованиях, и предоставить более полную картину.
• Проанализирована практическая организация учета денежных средств в ГУК ДК «Березка». Представлена организационно-экономическая характеристика учреждения. Подробно описан порядок ведения кассовых операций, оформления первичных документов, расчета и соблюдения лимита остатка наличных денег в кассе по актуальным формулам Банка России. Рассмотрен учет безналичных денежных средств на лицевых счетах в ТОФК, использование КФО и применение соответствующих счетов Единого плана счетов и забалансовых счетов 17 и 18. Проведен гипотетический анализ формирования и исполнения сметы доходов и расходов учреждения, выявивший типичные тенденции, характерные для бюджетных организаций.
• Выявлены основные проблемы и недостатки в учете денежных средств и формировании сметы. Проблематика структурирована по категориям: неэффективное использование бюджетных средств (с примерами и особенностями квалификации), нарушения в формировании и исполнении сметы (отсутствие обоснований, несоблюдение сроков), а также типичные ошибки в бухгалтерском учете (учетной политики, первичных документов, кассовых операций, корреспонденции счетов, искажение отчетности).
• Разработаны практические рекомендации по совершенствованию учета и контроля. Предложены конкретные пути улучшения, включающие:
  • Автоматизацию бухгалтерского учета с использованием современного ПО («1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения», «Контур.Бухгалтерия Бюджет») и системы «Электронный бюджет».
  • Совершенствование системы внутреннего финансового контроля и аудита, включая разработку Положения о ВФК, внедрение превентивного контроля и регулярные аудиты.
  • Оптимизацию формирования и исполнения сметы, акцентируя внимание на обоснованности расчетов и внедрении принципов бюджетирования, ориентированного на результат (БОР).
  • Повышение качества финансового менеджмента и бухгалтерского учета через непрерывное повышение квалификации кадров с учетом профессиональных стандартов и обеспечение прозрачности учета.

Значимость предложенных рекомендаций для ГУК ДК «Березка» заключается в возможности не только устранить существующие недостатки, но и создать более устойчивую, прозрачную и эффективную систему управления финансовыми ресурсами. Внедрение автоматизированных систем позволит сократить трудозатраты и минимизировать ошибки, а усиление внутреннего контроля и переход к бюджетированию, ориентированному на результат, значительно повысят ответственность и результативность использования как бюджетных, так и внебюджетных средств, что обеспечит долгосрочную стабильность и развитие учреждения.

В более широком смысле, данное исследование подтверждает необходимость постоянного совершенствования бухгалтерского учета и финансового контроля в бюджетной сфере. В условиях динамичного развития экономики и законодательства, только комплексный подход, сочетающий академические знания, глубокий практический анализ и внедрение современных технологий, позволит бюджетным учреждениям эффективно выполнять свои социально значимые функции и обеспечить рациональное использование государственных финансов, что в конечном итоге способствует укреплению всей бюджетной системы страны.

Список использованной литературы

1. Бюджетный кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 145-ФЗ.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации.
5. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
6. Приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н (ред. от 27.04.2023) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 30.12.2010 № 19452).
7. Приказ Минфина России от 06.12.2010 № 162н (ред. от 29.03.2023) «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.01.2011 № 19593).
8. Приказ Минфина России от 30.10.2020 № 258н (ред. от 25.11.2024) «Об утверждении Порядка учета бюджетных и денежных обязательств получателей средств федерального бюджета территориальными органами Федерального казначейства» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.12.2020 № 61226).
9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29.07.98 №34н.
10. Абрютина М.С., Грачев А.В. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия. Москва: Дело и Сервис, 2005.
11. Алешин С.М., Нефедов В.П. Анализ исполнения смет расходов, контроль и ревизия в бюджетных учреждениях. Москва: Финансы, 2004.
12. Альбом форм первичных учетных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета для бюджетных учреждений. Москва: Финпол, 2004.
13. Артеменко В.Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ. Москва: Дело и Сервис, 2006.
14. Афанасьев В.Г., Белов А.Н., Гофман К.Г. Управление исследованиями, разработками и внедрением новой техники. Москва: Экономика, 2002.
15. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Москва: ЮНИТИ, 2005.
16. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет. Москва: ЮНИТИ, 2006.
17. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета. Москва: ЮНИТИ, 2003.
18. Белобжецкий И.А. Бухгалтерская отчетность и методы ее контроля. Москва: Финансы и статистика, 2005.
19. Белобжецкий И.А. Финансово-хозяйственный контроль в управлении экономикой. Москва: Финансы, 2004.
20. Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учет. Теория и практика. Москва: Книжное обозрение, 2004.
21. Белов А.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных и научных учреждениях. Москва: ВЗФЭИ, 2004.
22. Белов А.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. Москва: Финансы и статистика, 2005.
23. Белов А.Н. Совершенствование организации и планирования материально-технического снабжения. Москва: ВИПК, 2005.
24. Белов А.Н. Совершенствование учета и анализа эффективности использования материальных ресурсов. Москва: Знание, 2003.
25. Бородина В.В. Бухгалтерский учет. Москва: Книжный мир, 2004.
26. Бухгалтерская отчетность организации. Москва: Альянс, 2005.
27. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях / Под ред. В.М. Родионова. Москва: Проспект, 2006.
28. Бухгалтерский учет / Под ред. П.С. Безруких. Москва: Бухгалтерский учет, 2003.
29. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие / Под ред. М.И. Баканова. Москва: Финансы и статистика, 2002.
30. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. Москва: ИТД, 2006.
31. Бухгалтерский учет: официальные материалы. Москва: Инфра-М, 2006.
32. Бухгалтерский учет: профессиональные комментарии. Москва: ФБК, 2007.
33. Бюджетная классификация РФ. Москва: ИТД, 2006.
34. Бюджетная система РФ. Москва: Юрайт, 2005.
35. Бюджетное право. Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
36. Бюджетные организации. Москва: Дело и Сервис, 2006.
37. Бюджетные учреждения. Особенности бухгалтерского учета и налогообложения. Практическое руководство / Под ред. В.В. Семенихина. Москва: Эксмо, 2006.
38. Бюджетные учреждения / Под ред. Ю.Л. Фадеева. Москва: Эксмо, 2007.
39. Бюджетные учреждения: бухучет и налогообложение. Москва: Современная экономика, 2006.
40. Гладышев Ю.П. Как организовать налоговый учет. Москва: Бератор, 2006.
41. Данилов Е.Н., Абарникова В.Е., Шипиков Л.К. Анализ хозяйственной деятельности в бюджетных и научных учреждениях. Москва: Книжный дом, 2005.
42. Ефимова О.В. Финансовый анализ. Москва: Бухгалтерский учет, 2004.
43. Жоромская Н.Н., Долгая В.М. Бухгалтерский учет и налогообложение бюджетных организаций. Москва: Книжный мир, 2005.
44. Захарьин В.Р. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. Москва: Омега-Л, 2007.
45. Ирвин Д. Финансовый контроль / Пер. с англ. Москва: Финансы и статистика, 2004.
46. Ковалев В.В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. Москва: Финансы и статистика, 2005.
47. Колеватова О.А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. Москва: Бухгалтерский учет, 2005.
48. Комментарий к бюджетному кодексу РФ. Москва: ЭКАР, 2004.
49. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. Москва: Проспект, 2007.
50. Лукаш Ю.А. Налоги и налогообложение в РФ. Москва: Книжный мир, 2007.
51. Лукаш Ю.А. Справочник бухгалтера и налогоплательщика. Москва: Книжный мир, 2006.
52. Любушин Н.П., Лещева В.Б., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия. Москва: ЮНИТИ, 2004.
53. Митюкова Э.С. Новая бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений. Москва: Вершина, 2006.
54. Налоги: Учебник для вузов / Под ред. Д.Г. Черника. Москва: Финансы и статистика, 2006.
55. Настольная книга бухгалтера бюджетного учреждения. Сборник документов. Москва: Международный центр финансово-экономического развития, 2006.
56. Настольная книга финансиста / Под ред. В.Г. Панского. Москва: Международный центр финансово-экономического развития, 2005.
57. Нестеров В.И. Налоги и сборы, уплачиваемые бюджетными учреждениями. Москва: Дело и Сервис, 2006.
58. Новый план счетов бюджетного учета. Инструкция по бюджетному учету. Москва: Эксмо, 2006.
59. Общая теория финансов: Учебник для вузов / Под ред. Л.А. Дробозиной. Москва: ЮНИТИ, 2005.
60. Окунева Л.П. Налогообложение в Российской Федерации. Москва: Финансы и статистика, 2006.
61. Предпринимательская деятельность бюджетных учреждений. Москва: Эксмо, 2007.
62. Пястолов С.М. Экономический анализ деятельности предприятий. Москва: Академический проект, 2002.
63. Романовский М.В., Врублевский О.В. Бюджетная система Российской Федерации. Москва: Юрайт, 2004.
64. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности: Учебное пособие. Москва: ИНФРА-М, 2006.
65. Середа К.Н. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. Ростов-на-Дону: Феникс, 2006.
66. Справочник финансиста предприятия / Под ред. А.А. Володина. Москва: ИНФРА-М, 2006.
67. Токарев Н.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. Москва: ФБК-ПРЕСС, 2006.
68. Финансово-кредитный словарь. Москва: Финансы и статистика, 2005.
69. Финансовый менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. Г.Б. Поляка. Москва: ЮНИТИ, 2003.
70. Финансы предприятий: Учебник для вузов / Под ред. Н.В. Колчиной. Москва: ЮНИТИ, 2004.
71. Хабаев С.Г. Бухгалтерская отчетность бюджетных учреждений. Москва: Бухгалтерский учет, 2006.
72. Журнал «Бюджетный учет», 2006, №7.
73. Журнал «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, №1.
74. Перцов Л.В. Бюджетное финансирование государственных и муниципальных учреждений: бюджетные, автономные, казенные // Руководитель бюджетной организации. 2011. № 3 (март).
75. Приказ Минфина России от 29.03.2023 № 35н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению».
76. Об Общих требованиях к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных учреждений от 14 февраля 2018.
77. Инструкция по бухгалтерскому учету исполнения бюджетов. Министерство финансов Республики Беларусь.
78. Учет денежных средств в бюджетном учреждении. Profiz.ru.
79. Бюджетная смета это. КонсультантПлюс.
80. Учет денежных средств в бюджетном учреждении. КонсультантПлюс.
81. Учет денежных средств в бюджетных учреждениях. Audit-it.ru.
82. Учет операций по движению денежных средств в бюджетных учреждениях. КиберЛенинка.
83. Организация учета расходов в учреждениях бюджетного финансирования. КиберЛенинка.
84. Общие принципы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях. КиберЛенинка.
85. Учет кассовых операций в бюджетном учреждении. КонсультантПлюс.
86. Порядок отражения операций с наличными денежными средствами в регистрах бюджетного учета. КонсультантПлюс.
87. Особенности бухгалтерского учета денежных средств в автономных, бюджетных и казенных учреждениях. КиберЛенинка.
88. Финансовые риски в бюджетной сфере: доктринальное понимание сущности и видового разнообразия. КиберЛенинка.
89. Проблемы осуществления государственного финансового контроля за использованием бюджетных средств. КиберЛенинка.
90. Финансовые риски искажения бюджетной отчетности в процессе внутреннего финансового контроля и аудита. Фундаментальные исследования (научный журнал).
91. Организация внутреннего контроля движения денежных средств в государственных учреждениях. Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований.
92. Автоматизация учета и контроля исполнения смет доходов и расходов бюджетных учреждений. КиберЛенинка.
93. Развитие системы внутреннего контроля в бюджетном учреждении. КиберЛенинка.
94. Совершенствование внутреннего финансового контроля и аудита как механизмов повышения эффективности использования бюджетных средств. КиберЛенинка.
95. Учет денежных средств и пути его совершенствования. КиберЛенинка.
96. Организация бухгалтерского учета денежных средств в бюджетных учреждениях. КиберЛенинка.
97. Оптимизация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. КиберЛенинка.
98. Особенности бухгалтерского учета бюджетных учреждений. Международный студенческий научный вестник (сетевое издание).
99. Актуальные вопросы совершенствования бюджетных процессов в системе государственного управления Республики Казахстан. Viešoji politika ir administravimas.
100. Служебная записка Депутат Государственной Думы О.Г. Дмитриевой по проекту изменений и дополнений в Бюджетный кодекс Российской Федерации.