Введение
Расчеты с подотчетными лицами представляют собой один из наиболее трудоемких и требующих пристального контроля участков бухгалтерского учета в любой организации. Этот процесс, связанный с выдачей наличных денежных средств сотрудникам на хозяйственные, командировочные и иные нужды, сопряжен со значительными рисками. Любые нарушения в документальном оформлении, несоблюдение сроков отчетности или нецелевое использование средств могут привести не только к искажению данных финансовой отчетности, но и к серьезным налоговым последствиям, в частности, к доначислению налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и штрафам.
Актуальность данного исследования обусловлена именно этими рисками и необходимостью выстраивания четкой, прозрачной и эффективной системы учета и контроля за подотчетными суммами. Правильная организация этого участка напрямую влияет на финансовую дисциплину и экономическую безопасность предприятия.
Целью настоящей дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами на основе глубокого изучения теоретических, методологических аспектов и всестороннего анализа практической деятельности конкретной организации.
Для достижения поставленной цели были определены следующие ключевые элементы исследования:
- Объект исследования: финансово-хозяйственная деятельность Общества с ограниченной ответственностью «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс».
- Предмет исследования: совокупность теоретических, методических и практических вопросов, связанных с организацией, ведением учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Структура работы соответствует классическим требованиям, предъявляемым к научным исследованиям, и состоит из введения, трех последовательных глав, заключения, списка использованной литературы и приложений, содержащих подтверждающие документы. Во введении обосновывается актуальность выбранной темы и формируется научный аппарат. В первой главе раскрываются теоретические и нормативные основы учета. Во второй главе проводится детальный анализ существующей практики на примере ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс». В третьей главе на основе проведенного анализа разрабатываются конкретные рекомендации по совершенствованию учетной системы. В заключении подводятся итоги всего исследования.
Глава 1. Теоретические и нормативные основы учета расчетов с подотчетными лицами
1.1. Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами и их задачи
В хозяйственной деятельности любого предприятия регулярно возникает необходимость в осуществлении мелких платежей наличными. Для этих целей из кассы выдаются денежные средства определенным сотрудникам. Такие сотрудники называются подотчетными лицами, а выданные им суммы — подотчетными суммами.
Подотчетные суммы могут выдаваться на строго определенные цели, основными из которых являются:
- Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточных и прочих затрат, связанных со служебной поездкой работника.
- Административно-хозяйственные и операционные расходы: закупка канцелярских товаров, оплата услуг связи, почты, мелкий ремонт оргтехники и другие подобные нужды.
- Представительские расходы: организация официальных приемов, встреч с деловыми партнерами.
- Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ), основных средств или нематериальных активов, если расчет с поставщиком по тем или иным причинам производится наличными.
- Оплата работ и услуг, выполняемых сторонними организациями или физическими лицами по договорам гражданско-правового характера.
Исходя из этого, перед бухгалтерской службой ставятся следующие ключевые задачи в области учета расчетов с подотчетными лицами:
- Обеспечение строгого контроля за соблюдением установленных правил выдачи денежных авансов.
- Контроль за целевым использованием полученных сотрудниками средств.
- Обеспечение своевременного представления авансовых отчетов и подтверждающих документов.
- Правильное и своевременное отражение произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.
- Контроль за своевременным возвратом в кассу неиспользованных остатков подотчетных сумм.
1.2. Обзор нормативно-правового регулирования учета
Порядок ведения расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации строго регламентирован целым комплексом нормативно-правовых актов разного уровня. Основополагающие принципы заложены в кодексах, а детализируются специальными положениями и указаниями.
Ключевыми документами в этой сфере являются:
- Трудовой кодекс РФ: Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебными командировками.
- Гражданский кодекс РФ: Регулирует общие принципы возникновения обязательств, в том числе из договоров поручения или агентских договоров, которые могут лежать в основе расчетов с подотчетными лицами.
- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У: Это основной документ, который устанавливает порядок ведения кассовых операций. Именно он регламентирует процедуру выдачи наличных денег под отчет, требования к заявлению сотрудника и сроки предоставления отчета.
- Налоговый кодекс РФ: Определяет правила налогообложения операций с подотчетными суммами. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» устанавливает порядок признания командировочных и других расходов для уменьшения налогооблагаемой базы. Глава 23 «НДФЛ» содержит нормы, согласно которым суммы, по которым сотрудник не отчитался в срок, могут быть признаны его доходом и обложены налогом.
Кроме того, важную роль играют различные письма и разъяснения Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые толкуют спорные моменты законодательства. Стоит отметить, что каждая организация имеет право и должна разработать собственные локальные нормативные акты, например, Положение о расчетах с подотчетными лицами или Положение о служебных командировках, где с учетом специфики своей деятельности прописывается точный порядок действий, утверждается список подотчетных лиц и конкретизируются требования к оформлению документов.
1.3. Документальное оформление и методика синтетического и аналитического учета
Для обобщения информации о расчетах с работниками по подотчетным суммам в Плане счетов бухгалтерского учета предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Его структура позволяет отражать как задолженность работников перед организацией (дебетовое сальдо), так и задолженность организации перед работниками (кредитовое сальдо), например, в случае перерасхода по авансовому отчету.
Весь цикл учета строится на строгом документальном оформлении и выглядит следующим образом:
- Получение аванса: Сотрудник пишет на имя руководителя письменное заявление с указанием назначения аванса, суммы и срока. На основании этого заявления оформляется Расходный кассовый ордер (РКО), и деньги выдаются из кассы.
- Отражение выдачи в учете: Бухгалтер делает проводку, дебетуя счет 71 и кредитуя счета учета денежных средств.
Дт 71 Кт 50 «Касса» — выданы денежные средства под отчет.
- Составление отчета: По возвращении из командировки или после выполнения поручения сотрудник обязан составить авансовый отчет, приложив к нему все оригиналы подтверждающих документов (чеки, квитанции, билеты, счета).
- Утверждение отчета и списание расходов: Проверенный и утвержденный руководителем авансовый отчет является основанием для списания сумм. Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат или приобретенных ценностей.
Типовые проводки:
- Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») Кт 71 — списаны командировочные или представительские расходы.
- Дт 10 «Материалы» Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом канцтовары или другие МПЗ.
- Окончательный расчет: Если был остаток средств, сотрудник сдает его в кассу по Приходному кассовому ордеру (Дт 50 Кт 71). Если был перерасход, утвержденная сумма возмещается сотруднику (Дт 71 Кт 50).
Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе каждого подотчетного лица, что позволяет в любой момент времени контролировать состояние расчетов с каждым конкретным сотрудником.
Глава 2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс»
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия
Объектом практического исследования в данной работе выступает Общество с ограниченной ответственностью «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс». Предприятие занимается производством и установкой пластиковых оконных и дверных конструкций, занимая определенную нишу на региональном рынке строительных материалов и услуг.
Организационная структура компании является типичной для производственного предприятия среднего размера и включает производственный отдел, отдел продаж, отдел логистики, административно-хозяйственный отдел (АХО) и бухгалтерию. Бухгалтерская служба централизована и отвечает за ведение всех участков учета, включая расчеты с подотчетными лицами.
Анализ ключевых экономических показателей (таких как выручка, себестоимость, чистая прибыль и рентабельность) за последние несколько лет позволяет оценить масштаб деятельности и финансовую устойчивость компании, что является важным контекстом для понимания объема и характера подотчетных операций. Основными получателями подотчетных сумм выступают менеджеры отдела продаж (командировки в другие города), сотрудники отдела снабжения (закупка комплектующих) и начальник АХО (хозяйственные нужды).
Ключевые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами закреплены в учетной политике организации. В ней определен рабочий план счетов, формы применяемых первичных документов и, что особенно важно для нашего исследования, утвержден перечень лиц, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет, а также предельные сроки, на которые эти средства могут выдаваться.
2.2. Анализ практики документального оформления и учета расчетов
Практический анализ в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» показывает, что учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с основными требованиями законодательства. Рассмотрим типовые процедуры на конкретных примерах.
Процедура 1: Учет командировочных расходов.
Менеджер отдела продаж направляется в командировку для заключения договора с новым клиентом. Весь процесс выглядит так:
- На основании служебной записки издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку.
- На основании приказа и заявления сотрудника рассчитывается сумма аванса на командировочные расходы (проезд, проживание, суточные) и выдается из кассы (Дт 71 Кт 50).
- По возвращении менеджер в течение трех рабочих дней составляет авансовый отчет, прилагая к нему проездные билеты, счет из гостиницы и кассовые чеки.
- Бухгалтер проверяет отчет, руководитель его утверждает, после чего расходы списываются на затраты (Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 71), так как деятельность связана со сбытом продукции.
Процедура 2: Учет хозяйственных расходов.
Начальник АХО получает денежные средства на закупку канцелярских товаров для офиса.
- На основании заявления ему выдается аванс (Дт 71 Кт 50).
- После закупки он предоставляет авансовый отчет с приложенными товарными и кассовыми чеками.
- На основании отчета бухгалтер приходует канцтовары на склад (Дт 10 «Материалы» Кт 71).
Анализ регистров бухгалтерского учета, в частности оборотно-сальдовой ведомости и карточки счета 71, показывает общую картину расчетов. Однако при более глубоком погружении выявляется ряд проблемных зон. В частности, наблюдаются случаи несвоевременного предоставления авансовых отчетов некоторыми сотрудниками, что приводит к образованию «зависшей» дебиторской задолженности на счете 71. Также встречаются ошибки в оформлении приложенных документов (отсутствие кассового чека при наличии только товарного), что создает потенциальные налоговые риски при проверках.
Глава 3. Направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
3.1. Выявление недостатков и областей для улучшения
Проведенный во второй главе анализ учетной практики в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» позволил систематизировать ряд недостатков, которые снижают эффективность системы и создают риски для компании. Действенный контроль возможен только при своевременном выявлении таких нарушений.
Ключевые проблемные области можно сгруппировать следующим образом:
- Недостаточный внутренний контроль за сроками. Несмотря на установленные в учетной политике сроки, отсутствует жесткий механизм контроля за их соблюдением. Это приводит к накоплению просроченной задолженности за сотрудниками и требует от бухгалтерии дополнительных трудозатрат на напоминания.
- Ошибки в оформлении первичных документов. Подотчетные лица не всегда предоставляют полный и корректный комплект документов, что создает прямые налоговые риски. Расходы, не подтвержденные должным образом, не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли, а выданные суммы могут быть признаны доходом сотрудника с доначислением НДФЛ и страховых взносов.
- Отсутствие автоматизации. Проверка авансовых отчетов, особенно по командировкам с большим количеством документов, производится вручную. Это значительно увеличивает трудоемкость учетного процесса и повышает вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
- Неоптимальный локальный нормативный акт. Существующее «Положение о расчетах» носит слишком общий характер и не описывает детально порядок действий в спорных ситуациях (например, при утере документа или при использовании корпоративной карты).
3.2. Разработка рекомендаций по совершенствованию учета и контроля
На основе выявленных недостатков можно предложить комплекс конкретных и реализуемых мероприятий, направленных на совершенствование системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.
Предложение 1: Совершенствование системы внутреннего контроля.
Рекомендуется разработать и внедрить четкий регламент работы с просроченной задолженностью. Например, можно ввести практику автоматической рассылки уведомлений сотрудникам и их руководителям о приближении срока сдачи отчета. Также следует ввести меру ответственности, например, удержание суммы задолженности из заработной платы (в рамках законодательства) в случае злостного нарушения сроков.
Предложение 2: Автоматизация обработки авансовых отчетов.
Для снижения трудоемкости и рисков ошибок целесообразно рассмотреть внедрение специализированных IT-решений. Это может быть как модуль в используемой бухгалтерской программе (например, «1С:Бухгалтерия»), так и облачные сервисы, позволяющие сотрудникам формировать отчет онлайн, фотографируя чеки на смартфон. Экономический эффект достигается за счет прямого сокращения времени бухгалтера на ручную обработку документов.
Предложение 3: Обновление локальной нормативной базы.
Необходимо разработать и утвердить новое, подробное «Положение о служебных командировках и расчетах с подотчетными лицами». В документе следует детально прописать:
- Порядок действий при использовании корпоративных банковских карт.
- Процедуру подтверждения расходов в случае утери или отсутствия документов.
- Четкие требования к оформлению каждого вида подтверждающих документов.
- Размеры суточных и лимиты на проживание для разных категорий сотрудников и городов.
Предложение 4: Обучение сотрудников.
Целесообразно провести краткий, но обязательный инструктаж для всех сотрудников, входящих в список подотчетных лиц. На обучении следует наглядно, на примерах, показать, как правильно оформлять документы, как заполнять авансовый отчет и какие последствия влекут за собой ошибки.
Заключение
В ходе выполнения дипломной работы была достигнута поставленная цель: на основе изучения теории и анализа практики были разработаны конкретные рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.
Исследование подтвердило, что данный участок учета является комплексной и важной задачей, требующей от бухгалтера не только знания методологии, но и глубокого понимания актуального законодательства. В первой главе были систематизированы теоретические и нормативные основы, определена экономическая сущность подотчетных сумм и описана методика их учета на счете 71.
Анализ практической деятельности в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс», проведенный во второй главе, показал, что, несмотря на соответствие учета базовым требованиям, существует ряд системных недостатков. Основными проблемами были определены недостаточный контроль за сроками отчетности, ошибки в первичных документах и высокая трудоемкость процесса из-за отсутствия автоматизации.
На основе этого анализа в третьей главе был предложен комплексный план мероприятий, включающий:
- Усиление механизмов внутреннего контроля.
- Внедрение средств автоматизации для обработки авансовых отчетов.
- Разработку нового, детализированного локального нормативного акта.
- Проведение обучения для ��одотчетных лиц.
Таким образом, можно сделать вывод, что предложенные рекомендации являются практически значимыми и позволят ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» повысить прозрачность и эффективность учета, а также существенно снизить финансовые и налоговые риски, связанные с расчетами с подотчетными лицами.
Список литературы
В данном разделе приводится полный перечень использованных при написании работы источников, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ. Список включает:
- Нормативно-правовые акты (кодексы РФ, федеральные законы, указания Банка России).
- Научные монографии и статьи по теме бухгалтерского учета и контроля.
- Учебники и учебные пособия для высших учебных заведений.
- Электронные ресурсы и публикации на специализированных порталах.
Приложения
В приложениях содержатся наглядные материалы, которые иллюстрируют и подтверждают выводы, сделанные в основной части работы. В состав приложений включены:
- Образцы заполненных первичных документов, используемых в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» (Приказ о направлении в командировку, служебное задание, авансовый отчет).
- Копии регистров бухгалтерского учета (например, оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 за анализируемый период).
- Проект «Положения о служебных командировках и расчетах с подотчетными лицами», разработанный в рамках третьей главы дипломной работы.