Дипломная работа на тему «Анализ учета расчетов с подотчетными лицами и пути его совершенствования»

Введение

Расчеты с подотчетными лицами представляют собой один из наиболее трудоемких и требующих пристального контроля участков бухгалтерского учета в любой организации. Этот процесс, связанный с выдачей наличных денежных средств сотрудникам на хозяйственные, командировочные и иные нужды, сопряжен со значительными рисками. Любые нарушения в документальном оформлении, несоблюдение сроков отчетности или нецелевое использование средств могут привести не только к искажению данных финансовой отчетности, но и к серьезным налоговым последствиям, в частности, к доначислению налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и штрафам.

Актуальность данного исследования обусловлена именно этими рисками и необходимостью выстраивания четкой, прозрачной и эффективной системы учета и контроля за подотчетными суммами. Правильная организация этого участка напрямую влияет на финансовую дисциплину и экономическую безопасность предприятия.

Целью настоящей дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами на основе глубокого изучения теоретических, методологических аспектов и всестороннего анализа практической деятельности конкретной организации.

Для достижения поставленной цели были определены следующие ключевые элементы исследования:

• Объект исследования: финансово-хозяйственная деятельность Общества с ограниченной ответственностью «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс».
• Предмет исследования: совокупность теоретических, методических и практических вопросов, связанных с организацией, ведением учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Структура работы соответствует классическим требованиям, предъявляемым к научным исследованиям, и состоит из введения, трех последовательных глав, заключения, списка использованной литературы и приложений, содержащих подтверждающие документы. Во введении обосновывается актуальность выбранной темы и формируется научный аппарат. В первой главе раскрываются теоретические и нормативные основы учета. Во второй главе проводится детальный анализ существующей практики на примере ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс». В третьей главе на основе проведенного анализа разрабатываются конкретные рекомендации по совершенствованию учетной системы. В заключении подводятся итоги всего исследования.

Глава 1. Теоретические и нормативные основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами и их задачи

В хозяйственной деятельности любого предприятия регулярно возникает необходимость в осуществлении мелких платежей наличными. Для этих целей из кассы выдаются денежные средства определенным сотрудникам. Такие сотрудники называются подотчетными лицами, а выданные им суммы — подотчетными суммами.

Подотчетные суммы могут выдаваться на строго определенные цели, основными из которых являются:

• Командировочные расходы: оплата проезда, проживания, суточных и прочих затрат, связанных со служебной поездкой работника.
• Административно-хозяйственные и операционные расходы: закупка канцелярских товаров, оплата услуг связи, почты, мелкий ремонт оргтехники и другие подобные нужды.
• Представительские расходы: организация официальных приемов, встреч с деловыми партнерами.
• Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ), основных средств или нематериальных активов, если расчет с поставщиком по тем или иным причинам производится наличными.
• Оплата работ и услуг, выполняемых сторонними организациями или физическими лицами по договорам гражданско-правового характера.

Исходя из этого, перед бухгалтерской службой ставятся следующие ключевые задачи в области учета расчетов с подотчетными лицами:

1. Обеспечение строгого контроля за соблюдением установленных правил выдачи денежных авансов.
2. Контроль за целевым использованием полученных сотрудниками средств.
3. Обеспечение своевременного представления авансовых отчетов и подтверждающих документов.
4. Правильное и своевременное отражение произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.
5. Контроль за своевременным возвратом в кассу неиспользованных остатков подотчетных сумм.

1.2. Обзор нормативно-правового регулирования учета

Порядок ведения расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации строго регламентирован целым комплексом нормативно-правовых актов разного уровня. Основополагающие принципы заложены в кодексах, а детализируются специальными положениями и указаниями.

Ключевыми документами в этой сфере являются:

• Трудовой кодекс РФ: Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебными командировками.
• Гражданский кодекс РФ: Регулирует общие принципы возникновения обязательств, в том числе из договоров поручения или агентских договоров, которые могут лежать в основе расчетов с подотчетными лицами.
• Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У: Это основной документ, который устанавливает порядок ведения кассовых операций. Именно он регламентирует процедуру выдачи наличных денег под отчет, требования к заявлению сотрудника и сроки предоставления отчета.
• Налоговый кодекс РФ: Определяет правила налогообложения операций с подотчетными суммами. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» устанавливает порядок признания командировочных и других расходов для уменьшения налогооблагаемой базы. Глава 23 «НДФЛ» содержит нормы, согласно которым суммы, по которым сотрудник не отчитался в срок, могут быть признаны его доходом и обложены налогом.

Кроме того, важную роль играют различные письма и разъяснения Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые толкуют спорные моменты законодательства. Стоит отметить, что каждая организация имеет право и должна разработать собственные локальные нормативные акты, например, Положение о расчетах с подотчетными лицами или Положение о служебных командировках, где с учетом специфики своей деятельности прописывается точный порядок действий, утверждается список подотчетных лиц и конкретизируются требования к оформлению документов.

1.3. Документальное оформление и методика синтетического и аналитического учета

Для обобщения информации о расчетах с работниками по подотчетным суммам в Плане счетов бухгалтерского учета предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Его структура позволяет отражать как задолженность работников перед организацией (дебетовое сальдо), так и задолженность организации перед работниками (кредитовое сальдо), например, в случае перерасхода по авансовому отчету.

Весь цикл учета строится на строгом документальном оформлении и выглядит следующим образом:

1. Получение аванса: Сотрудник пишет на имя руководителя письменное заявление с указанием назначения аванса, суммы и срока. На основании этого заявления оформляется Расходный кассовый ордер (РКО), и деньги выдаются из кассы.
2. Отражение выдачи в учете: Бухгалтер делает проводку, дебетуя счет 71 и кредитуя счета учета денежных средств.
   

   Дт 71 Кт 50 «Касса» — выданы денежные средства под отчет.

3. Составление отчета: По возвращении из командировки или после выполнения поручения сотрудник обязан составить авансовый отчет, приложив к нему все оригиналы подтверждающих документов (чеки, квитанции, билеты, счета).
4. Утверждение отчета и списание расходов: Проверенный и утвержденный руководителем авансовый отчет является основанием для списания сумм. Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат или приобретенных ценностей.

   Типовые проводки:

   • Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») Кт 71 — списаны командировочные или представительские расходы.
   • Дт 10 «Материалы» Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом канцтовары или другие МПЗ.
5. Окончательный расчет: Если был остаток средств, сотрудник сдает его в кассу по Приходному кассовому ордеру (Дт 50 Кт 71). Если был перерасход, утвержденная сумма возмещается сотруднику (Дт 71 Кт 50).

Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе каждого подотчетного лица, что позволяет в любой момент времени контролировать состояние расчетов с каждым конкретным сотрудником.

Глава 2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Объектом практического исследования в данной работе выступает Общество с ограниченной ответственностью «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс». Предприятие занимается производством и установкой пластиковых оконных и дверных конструкций, занимая определенную нишу на региональном рынке строительных материалов и услуг.

Организационная структура компании является типичной для производственного предприятия среднего размера и включает производственный отдел, отдел продаж, отдел логистики, административно-хозяйственный отдел (АХО) и бухгалтерию. Бухгалтерская служба централизована и отвечает за ведение всех участков учета, включая расчеты с подотчетными лицами.

Анализ ключевых экономических показателей (таких как выручка, себестоимость, чистая прибыль и рентабельность) за последние несколько лет позволяет оценить масштаб деятельности и финансовую устойчивость компании, что является важным контекстом для понимания объема и характера подотчетных операций. Основными получателями подотчетных сумм выступают менеджеры отдела продаж (командировки в другие города), сотрудники отдела снабжения (закупка комплектующих) и начальник АХО (хозяйственные нужды).

Ключевые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами закреплены в учетной политике организации. В ней определен рабочий план счетов, формы применяемых первичных документов и, что особенно важно для нашего исследования, утвержден перечень лиц, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет, а также предельные сроки, на которые эти средства могут выдаваться.

2.2. Анализ практики документального оформления и учета расчетов

Практический анализ в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» показывает, что учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с основными требованиями законодательства. Рассмотрим типовые процедуры на конкретных примерах.

Процедура 1: Учет командировочных расходов.
Менеджер отдела продаж направляется в командировку для заключения договора с новым клиентом. Весь процесс выглядит так:

1. На основании служебной записки издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку.
2. На основании приказа и заявления сотрудника рассчитывается сумма аванса на командировочные расходы (проезд, проживание, суточные) и выдается из кассы (Дт 71 Кт 50).
3. По возвращении менеджер в течение трех рабочих дней составляет авансовый отчет, прилагая к нему проездные билеты, счет из гостиницы и кассовые чеки.
4. Бухгалтер проверяет отчет, руководитель его утверждает, после чего расходы списываются на затраты (Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 71), так как деятельность связана со сбытом продукции.

Процедура 2: Учет хозяйственных расходов.
Начальник АХО получает денежные средства на закупку канцелярских товаров для офиса.

1. На основании заявления ему выдается аванс (Дт 71 Кт 50).
2. После закупки он предоставляет авансовый отчет с приложенными товарными и кассовыми чеками.
3. На основании отчета бухгалтер приходует канцтовары на склад (Дт 10 «Материалы» Кт 71).

Анализ регистров бухгалтерского учета, в частности оборотно-сальдовой ведомости и карточки счета 71, показывает общую картину расчетов. Однако при более глубоком погружении выявляется ряд проблемных зон. В частности, наблюдаются случаи несвоевременного предоставления авансовых отчетов некоторыми сотрудниками, что приводит к образованию «зависшей» дебиторской задолженности на счете 71. Также встречаются ошибки в оформлении приложенных документов (отсутствие кассового чека при наличии только товарного), что создает потенциальные налоговые риски при проверках.

Глава 3. Направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

3.1. Выявление недостатков и областей для улучшения

Проведенный во второй главе анализ учетной практики в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» позволил систематизировать ряд недостатков, которые снижают эффективность системы и создают риски для компании. Действенный контроль возможен только при своевременном выявлении таких нарушений.

Ключевые проблемные области можно сгруппировать следующим образом:

• Недостаточный внутренний контроль за сроками. Несмотря на установленные в учетной политике сроки, отсутствует жесткий механизм контроля за их соблюдением. Это приводит к накоплению просроченной задолженности за сотрудниками и требует от бухгалтерии дополнительных трудозатрат на напоминания.
• Ошибки в оформлении первичных документов. Подотчетные лица не всегда предоставляют полный и корректный комплект документов, что создает прямые налоговые риски. Расходы, не подтвержденные должным образом, не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли, а выданные суммы могут быть признаны доходом сотрудника с доначислением НДФЛ и страховых взносов.
• Отсутствие автоматизации. Проверка авансовых отчетов, особенно по командировкам с большим количеством документов, производится вручную. Это значительно увеличивает трудоемкость учетного процесса и повышает вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
• Неоптимальный локальный нормативный акт. Существующее «Положение о расчетах» носит слишком общий характер и не описывает детально порядок действий в спорных ситуациях (например, при утере документа или при использовании корпоративной карты).

3.2. Разработка рекомендаций по совершенствованию учета и контроля

На основе выявленных недостатков можно предложить комплекс конкретных и реализуемых мероприятий, направленных на совершенствование системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Предложение 1: Совершенствование системы внутреннего контроля.
Рекомендуется разработать и внедрить четкий регламент работы с просроченной задолженностью. Например, можно ввести практику автоматической рассылки уведомлений сотрудникам и их руководителям о приближении срока сдачи отчета. Также следует ввести меру ответственности, например, удержание суммы задолженности из заработной платы (в рамках законодательства) в случае злостного нарушения сроков.

Предложение 2: Автоматизация обработки авансовых отчетов.
Для снижения трудоемкости и рисков ошибок целесообразно рассмотреть внедрение специализированных IT-решений. Это может быть как модуль в используемой бухгалтерской программе (например, «1С:Бухгалтерия»), так и облачные сервисы, позволяющие сотрудникам формировать отчет онлайн, фотографируя чеки на смартфон. Экономический эффект достигается за счет прямого сокращения времени бухгалтера на ручную обработку документов.

Предложение 3: Обновление локальной нормативной базы.
Необходимо разработать и утвердить новое, подробное «Положение о служебных командировках и расчетах с подотчетными лицами». В документе следует детально прописать:

• Порядок действий при использовании корпоративных банковских карт.
• Процедуру подтверждения расходов в случае утери или отсутствия документов.
• Четкие требования к оформлению каждого вида подтверждающих документов.
• Размеры суточных и лимиты на проживание для разных категорий сотрудников и городов.

Предложение 4: Обучение сотрудников.
Целесообразно провести краткий, но обязательный инструктаж для всех сотрудников, входящих в список подотчетных лиц. На обучении следует наглядно, на примерах, показать, как правильно оформлять документы, как заполнять авансовый отчет и какие последствия влекут за собой ошибки.

Заключение

В ходе выполнения дипломной работы была достигнута поставленная цель: на основе изучения теории и анализа практики были разработаны конкретные рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

Исследование подтвердило, что данный участок учета является комплексной и важной задачей, требующей от бухгалтера не только знания методологии, но и глубокого понимания актуального законодательства. В первой главе были систематизированы теоретические и нормативные основы, определена экономическая сущность подотчетных сумм и описана методика их учета на счете 71.

Анализ практической деятельности в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс», проведенный во второй главе, показал, что, несмотря на соответствие учета базовым требованиям, существует ряд системных недостатков. Основными проблемами были определены недостаточный контроль за сроками отчетности, ошибки в первичных документах и высокая трудоемкость процесса из-за отсутствия автоматизации.

На основе этого анализа в третьей главе был предложен комплексный план мероприятий, включающий:

• Усиление механизмов внутреннего контроля.
• Внедрение средств автоматизации для обработки авансовых отчетов.
• Разработку нового, детализированного локального нормативного акта.
• Проведение обучения для ��одотчетных лиц.

Таким образом, можно сделать вывод, что предложенные рекомендации являются практически значимыми и позволят ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» повысить прозрачность и эффективность учета, а также существенно снизить финансовые и налоговые риски, связанные с расчетами с подотчетными лицами.

Список литературы

В данном разделе приводится полный перечень использованных при написании работы источников, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ. Список включает:

• Нормативно-правовые акты (кодексы РФ, федеральные законы, указания Банка России).
• Научные монографии и статьи по теме бухгалтерского учета и контроля.
• Учебники и учебные пособия для высших учебных заведений.
• Электронные ресурсы и публикации на специализированных порталах.

Приложения

В приложениях содержатся наглядные материалы, которые иллюстрируют и подтверждают выводы, сделанные в основной части работы. В состав приложений включены:

• Образцы заполненных первичных документов, используемых в ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс» (Приказ о направлении в командировку, служебное задание, авансовый отчет).
• Копии регистров бухгалтерского учета (например, оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 за анализируемый период).
• Проект «Положения о служебных командировках и расчетах с подотчетными лицами», разработанный в рамках третьей главы дипломной работы.