Организация и методика учета расчетов с подотчетными лицами в дипломном проекте

Расчеты с подотчетными лицами — неотъемлемая часть финансово-хозяйственной деятельности любой организации, без которой невозможно представить командировки, закупку материалов или представительские мероприятия. Несмотря на кажущуюся рутинность, этот участок учета сопряжен со значительными рисками и требует строгого контроля, поскольку он напрямую затрагивает движение денежных средств, формирование затрат и корректность налоговых расчетов. Целью данного исследования является систематизация теоретических и практических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами и разработка на этой основе рекомендаций по его совершенствованию. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи: изучить сущность и нормативную базу расчетов, проанализировать документальное оформление и порядок отражения операций в учете, а также выявить типовые проблемы и предложить эффективные пути их решения.

Раздел 1. Сущность и нормативное поле расчетов с подотчетными лицами

В системе бухгалтерского учета под подотчетными лицами понимают работников организации, которые получили денежные средства (аванс) для выполнения конкретных служебных поручений, связанных с административно-хозяйственными, операционными или командировочными расходами. Ключевой особенностью таких расчетов является обязанность сотрудника предоставить отчет об использовании полученных сумм.

Экономическое содержание этих операций заключается в целевом финансировании текущих нужд предприятия через его сотрудников. Для обобщения информации о таких расчетах используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предусмотренный Планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

Регулирование данного участка учета носит комплексный характер и опирается на несколько ключевых нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), который устанавливает общие принципы служебных командировок и возмещения расходов работникам.
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ), определяющий порядок учета расходов для целей налогообложения прибыли и НДФЛ.
• Указания Центрального банка РФ, регламентирующие порядок ведения кассовых операций и правила наличных расчетов.
• План счетов бухгалтерского учета и положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые формируют методологическую основу отражения операций на счетах.

Именно эта законодательная база формирует те рамки, в которых организация должна выстраивать свою систему учета и контроля за подотчетными суммами.

Раздел 2. Ключевые этапы и их документальное сопровождение

Жизненный цикл подотчетной суммы представляет собой четкую последовательность действий, каждое из которых требует строгого документального оформления. Отсутствие или неверное составление первичных документов на любом из этапов создает риски как для бухгалтерии, так и для самой организации в виде налоговых доначислений и штрафов.

Процедура расчетов с подотчетными лицами включает в себя следующие ключевые этапы:

1. Инициация и разрешение. Основанием для выдачи денег является письменное заявление работника с визой руководителя или приказ по организации. В документе должны быть указаны сумма, назначение аванса и срок, на который он выдается.
2. Выдача денежных средств. Деньги могут быть выданы из кассы наличными (оформляется расходным кассовым ордером) либо перечислены на банковскую карту сотрудника (корпоративную или личную).
3. Использование средств. Сотрудник производит расходы в строгом соответствии с целью, на которую был выдан аванс. Он обязан собрать все подтверждающие документы (кассовые и товарные чеки, квитанции, билеты, счета).
4. Отчет об использовании. По возвращении из командировки или после выполнения поручения сотрудник обязан в установленный срок (обычно 3 рабочих дня) представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма АО-1). Это центральный документ, к которому прилагаются все оригиналы подтверждающих документов. После проверки и утверждения руководителем авансовый отчет служит основанием для списания расходов.

Именно авансовый отчет замыкает операционный цикл, позволяя признать расходы в учете и урегулировать окончательные расчеты с работником (возврат остатка или возмещение перерасхода).

Раздел 3. Синтетический учет на счете 71 в зеркале типовых корреспонденций

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 71. Его структура логично отражает движение денежных средств и обязательств:

• По дебету счета отражается возникновение задолженности работника перед организацией, то есть факт выдачи ему денежного аванса.
• По кредиту счета отражается погашение этой задолженности: либо через списание утвержденных расходов, либо через возврат неизрасходованных средств в кассу или на расчетный счет.

Рассмотрим базовые бухгалтерские проводки, которые формируют учетный процесс:

Выдача аванса сотруднику:

Дт 71 — Кт 50 «Касса» (при выдаче наличными)
Дт 71 — Кт 51 «Расчетные счета» (при перечислении на карту)

Эта проводка показывает, что у работника появился долг перед компанией.

Утверждение расходов по авансовому отчету:

Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» — Кт 71

Этой записью расходы, понесенные сотрудником, относятся на затратные счета предприятия, а его задолженность уменьшается.

Возврат неиспользованного остатка аванса:

Дт 50 — Кт 71 (возврат в кассу)

Сотрудник полностью погасил свою задолженность.

Удержание невозвращенной суммы из заработной платы (при наличии согласия работника):

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кт 71

Задолженность подотчетного лица погашается за счет начисленной ему зарплаты.

Эти корреспонденции счетов составляют основу синтетического учета и позволяют формировать обобщенные данные о состоянии расчетов со всеми подотчетными лицами.

Раздел 4. Аналитический учет как инструмент персонального контроля

Если синтетический учет на счете 71 дает общую картину задолженности, то для эффективного управления и контроля этой информации недостаточно. Критически важную роль здесь играет аналитический учет, который детализирует обобщенные данные.

Основной принцип заключается в том, что аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе каждого подотчетного лица. Более того, для строгого контроля он часто организуется в разрезе каждой отдельной суммы, выданной под отчет. Такой подход позволяет в любой момент времени получить точные ответы на ключевые управленческие вопросы:

• Кто из сотрудников и сколько должен организации на текущую дату?
• По каким суммам просрочена дата предоставления авансового отчета?
• Есть ли у работника непогашенная задолженность на момент выдачи нового аванса?

Именно данные аналитического учета служат основой для контроля за соблюдением сроков возврата средств, своевременного выявления задолженности и предотвращения возможных злоупотреблений. Без него бухгалтерский учет превратился бы из инструмента контроля в простую регистрацию фактов, не позволяя оперативно влиять на финансовую дисциплину.

Раздел 5. Урегулирование сложных ситуаций, включая невозвращенные авансы и валютные операции

Помимо стандартных операций, в практике учета расчетов с подотчетными лицами встречаются и более сложные кейсы, требующие особого внимания.

Невозврат подотчетной суммы в срок. Если сотрудник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги в установленный срок, его задолженность перестает быть нормальной дебиторской задолженностью и классифицируется как недостача. В этом случае бухгалтерия выполняет следующую запись:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 71

Дальнейшая судьба этой суммы зависит от решения руководства. Она может быть удержана из заработной платы работника (с его согласия или по решению суда) либо, в редких случаях, списана на прочие расходы, если взыскание невозможно:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - Кт 94

Расходы в иностранной валюте. При заграничных командировках возникает специфика, связанная с валютными операциями. Расходы, произведенные сотрудником в валюте, должны быть пересчитаны в рубли на дату утверждения авансового отчета. Поскольку курс валюты на дату выдачи аванса и на дату утверждения отчета может отличаться, в учете возникают курсовые разницы, которые подлежат отражению в составе прочих доходов или расходов. Это требует от бухгалтера дополнительного внимания и точного соблюдения методологии валютного учета.

Раздел 6. Методика проведения внутреннего аудита и выявление типовых ошибок

Внутренний аудит или контроль расчетов с подотчетными лицами — важная процедура, направленная на проверку законности, целесообразности и правильности отражения хозяйственных операций. Проверка этого участка обычно строится по нескольким ключевым направлениям.

Чек-лист для внутреннего аудитора:

1. Проверка оснований для выдачи средств: наличие приказов на командировку или заявлений с разрешительной визой руководителя на хозяйственные нужды.
2. Соблюдение кассовой дисциплины: проверка соблюдения лимита остатка кассы и ограничений на максимальные суммы расчетов наличными между юридическими лицами через подотчетное лицо.
3. Контроль целевого использования: соответствуют ли расходы, указанные в авансовом отчете, цели, на которую выдавался аванс?
4. Правильность оформления первичных документов: наличие всех обязательных реквизитов на чеках, квитанциях и других документах, приложенных к авансовому отчету. Отсутствие исправлений и подчисток.
5. Соблюдение сроков: своевременно ли сотрудники предоставляют авансовые отчеты и возвращают неиспользованные остатки?

В ходе таких проверок чаще всего выявляются следующие типовые ошибки:

• Отсутствие оправдательных документов или их ненадлежащее оформление.
• Нецелевое расходование полученных средств.
• Нарушение сроков отчетности и возврата остатков.
• Выдача нового аванса сотруднику, имеющему задолженность по предыдущему.
• Ошибки в бухгалтерских проводках при списании расходов.

Своевременное выявление и устранение этих ошибок позволяет минимизировать финансовые и налоговые риски компании.

Раздел 7. Пути совершенствования внутреннего контроля и документооборота

Анализ типовых ошибок показывает, что большинство проблем в учете расчетов с подотчетными лицами связано с организационными недочетами и несовершенством внутреннего контроля. Следовательно, ключевые пути совершенствования лежат в плоскости стандартизации и автоматизации процессов.

Первым и наиболее важным шагом является разработка и утверждение единого внутреннего нормативного документа — «Положения о расчетах с подотчетными лицами». Такой документ, утвержденный приказом руководителя, должен четко регламентировать:

• Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.
• Предельные размеры сумм, выдаваемых под отчет.
• Сроки предоставления авансовых отчетов.
• Исчерпывающий перечень подтверждающих документов для разных видов расходов.
• Порядок действий в нестандартных ситуациях (утеря документов, невозврат в срок и т.д.).

Вторым направлением является оптимизация документооборота. Переход от бумажных заявлений и авансовых отчетов к электронным формам позволяет значительно ускорить процесс согласования, проверки и утверждения. Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) сокращает ручной труд бухгалтера, минимизирует риск потери документов и обеспечивает прозрачность на всех этапах движения подотчетной суммы.

Раздел 8. Внедрение корпоративных карт как современный метод оптимизации расчетов

Одним из самых эффективных инструментов модернизации расчетов с подотчетными лицами является использование корпоративных банковских карт. Этот механизм предполагает открытие специального карточного счета для организации, к которому выпускаются карты для сотрудников, уполномоченных совершать представительские или хозяйственные расходы.

Внедрение корпоративных карт предоставляет компании ряд неоспоримых преимуществ:

• Повышение контроля и прозрачности. Все транзакции по карте отслеживаются в режиме реального времени через банковскую выписку. Руководство и бухгалтерия видят, где, когда и какая сумма была потрачена.
• Сокращение оборота наличных. Это снижает риски, связанные с хранением, транспортировкой и выдачей наличных денег, и упрощает соблюдение кассовой дисциплины.
• Упрощение отчетности для сотрудника. Работнику не нужно использовать личные средства. Отчетность сводится к сбору чеков и составлению авансового отчета о целевом расходовании средств с карты.
• Экономия времени бухгалтерии. Автоматическая выгрузка банковских выписок упрощает отражение операций в учете и сокращает время на обработку авансовых отчетов.
• Безопасность. Карту можно оперативно заблокировать в случае утери, а также установить лимиты на снятие наличных и проведение операций.

Таким образом, корпоративная карта превращается из простого платежного средства в мощный инструмент финансового контроля и оптимизации бизнес-процессов.

В заключение, грамотная организация учета расчетов с подотчетными лицами строится на трех китах: строгом документальном оформлении, детальном аналитическом контроле и эффективной системе внутреннего аудита. Как показало исследование, большинство проблем на этом участке возникает из-за отсутствия четких внутренних регламентов и использования устаревших, бумажных технологий. Внедрение таких мер, как разработка локального «Положения о расчетах» и переход на использование корпоративных карт, способно не только устранить существующие недостатки, но и значительно повысить общую эффективность, прозрачность и контролируемость финансово-хозяйственной деятельности организации.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ;
3. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. № 34н;
4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 №94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
5. Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 № 94н (в редакции от 18.09.2006 №115н)
6. ПБУ 10/99 «Расходы организации» Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.1999 N 33н;
7. Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (в ред. от 26.02.96 № 247) “Об утверждении “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” с приложениями;
8. Замотаева О.А. «Бухгалтерский финансовый учет: учебно-наглядное пособие для студентов факультета экономики и управления очного и заочного обучения экономических специальностей» – Н. Новгород: Издательство ВГОУ ВПО ВГАВТ, 2006. – 279с.