Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами в коммерческой организации

Расчеты с подотчетными лицами — это неотъемлемая и рутинная часть хозяйственной жизни любой организации, которая, однако, сопряжена со значительными налоговыми и правовыми рисками. Для определенных хозяйственных расходов, таких как закупка ГСМ, мелкий ремонт или приобретение материалов, расчеты через подотчетных лиц являются наиболее эффективным и оперативным способом финансирования. Некорректное ведение этого участка учета может привести к серьезным финансовым потерям и спорам с контролирующими органами. Актуальность данной темы обусловлена необходимостью выстраивания четкой, прозрачной и контролируемой системы работы с подотчетными суммами.

Целью настоящей дипломной работы является разработка конкретных практических рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить теоретические и методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами.
• Проанализировать действующую практику организации учета, документооборота и внутреннего контроля на примере конкретного предприятия — ООО «ЗПО «Фаворит-плюс».
• Разработать и экономически обосновать комплекс предложений по оптимизации и автоматизации исследуемых процессов.

Объектом исследования выступает финансово-хозяйственная деятельность ООО «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс». Обосновав актуальность и определив план исследования, мы переходим к теоретическим основам, которые станут фундаментом для дальнейшего анализа.

Глава 1. Теоретические и методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Экономическая сущность подотчетных сумм и их классификация

В системе хозяйственных отношений организации ключевую роль играют ее сотрудники. Подотчетное лицо — это работник организации, получивший денежный аванс для выполнения служебного поручения, связанного с предстоящими административно-хозяйственными или командировочными расходами. Соответственно, подотчетная сумма — это денежные средства, выданные работнику для целевого использования.

Экономический смысл этих операций заключается в оперативном финансировании хозяйственных нужд организации, которые невозможно или нецелесообразно оплачивать в безналичном порядке. Важно отметить, что круг лиц, имеющих право получать деньги под отчет, должен быть формально утвержден приказом руководителя.

Подотчетные суммы можно классифицировать по основным направлениям их расходования:

• Командировочные расходы: затраты, связанные со служебными поездками работников (суточные, проезд, проживание).
• Административно-хозяйственные и операционные расходы: оплата мелкого ремонта техники, закупка канцелярских товаров, ГСМ, почтовые и другие аналогичные расходы.
• Представительские расходы: затраты на организацию официальных приемов, переговоров и мероприятий с участием деловых партнеров.

Поняв сущность и виды подотчетных сумм, необходимо рассмотреть, какими законами и нормативными актами регулируются эти операции.

1.2. Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами

Весь процесс учета расчетов с подотчетными лицами строго регламентирован. Фундаментом служат положения Трудового и Налогового кодексов РФ, а также указания и положения Центрального Банка России (в частности, Положение № 373-П). Эти документы устанавливают единые правила для всех организаций.

Ключевые требования законодательства, на которые бухгалтеру необходимо обратить особое внимание, включают:

• Лимит расчетов наличными: Существует ограничение на сумму расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП.
• Порядок выдачи: Выдача денег под отчет возможна только при отсутствии у работника задолженности по предыдущему авансу.
• Запрет на передачу средств: Категорически запрещается передача подотчетных денег от одного работника другому.
• Сроки отчетности: Работник обязан предоставить авансовый отчет в срок, установленный руководителем организации, но, как правило, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки или истечения срока, на который выдавались средства.

Соблюдение этих норм является обязательным, поскольку их нарушение может повлечь за собой административную ответственность и налоговые риски. Законодательная база определяет требования к документальному оформлению. В следующем разделе мы детально рассмотрим, какие документы сопровождают движение подотчетных сумм.

1.3. Порядок документального оформления операций

Корректное документальное оформление — основа для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Процедура работы с подотчетными суммами строго алгоритмизирована.

Пошаговый процесс документооборота выглядит следующим образом:

1. Работник составляет заявление в свободной форме на имя руководителя с просьбой о выдаче денежных средств, указывая сумму и цель.
2. Руководитель визирует заявление, после чего на его основании оформляется расходный кассовый ордер на выдачу наличных (либо формируется платежное поручение при перечислении на карту).
3. После выполнения служебного поручения работник составляет авансовый отчет — это основной документ, подтверждающий целевое расходование средств.
4. К авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются все оригиналы первичных подтверждающих документов.
5. Проверенный и утвержденный руководителем авансовый отчет передается в бухгалтерию для отражения в учете.

К первичным документам, подтверждающим расходы, относятся:

• Кассовые и товарные чеки (с обязательным наличием QR-кода для онлайн-касс).
• Квитанции, бланки строгой отчетности.
• Проездные билеты, посадочные талоны.
• Счета из гостиниц.

Правильность оформления этих документов имеет первостепенное значение. Отсутствие обязательных реквизитов или ошибки в них могут привести к тому, что налоговые органы не примут такие расходы к вычету.

После того как документы собраны и оформлены, они должны быть корректно отражены в системе бухгалтерского учета.

1.4. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по выданным им подотчетным суммам предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по этому счету ведется в разрезе каждого подотчетного лица, что позволяет контролировать задолженность по каждому сотруднику индивидуально.

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки, отражающие движение подотчетных сумм:

• Выдача аванса из кассы или с расчетного счета:
  Дт 71 — Кт 50 (51) — отражена выдача денежных средств работнику под отчет.
• Утверждение авансового отчета и списание расходов:
  Дт 20 (26, 44) — Кт 71 — списаны расходы на затратные счета (основное производство, общехозяйственные расходы, расходы на продажу).
• Оприходование товарно-материальных ценностей, купленных работником:
  Дт 10 (41) — Кт 71 — приняты к учету материалы (товары).
• Возврат неиспользованных сумм в кассу:
  Дт 50 — Кт 71 — работник вернул остаток подотчетных средств.
• Удержание задолженности из заработной платы работника:
  Дт 70 — Кт 71 (в некоторых случаях через счет 73) — удержана из зарплаты сумма невозвращенного аванса.

Грамотная организация синтетического и аналитического учета позволяет не только правильно формировать финансовую отчетность, но и является важным инструментом внутреннего контроля за движением денежных средств. Теперь, когда общие принципы учета ясны, рассмотрим особенности учета на примере конкретного предприятия.

Глава 2. Анализ организации и ведения учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «ЗПО «Фаворит-плюс»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Объектом практического исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Завод пластиковых окон «Фаворит-плюс». Компания занимает свою нишу на рынке производства и установки светопрозрачных конструкций. Для понимания контекста учета расчетов с подотчетными лицами необходимо проанализировать учетную политику организации в этой части. В документе должны быть закреплены: список подотчетных лиц, предельные размеры сумм, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления авансовых отчетов.

2.2. Анализ действующей системы документооборота и внутреннего контроля

Анализ действующей системы в ООО «ЗПО «Фаворит-плюс» предполагает изучение реального пути документов: от момента подачи сотрудником заявления на выдачу средств до сдачи утвержденного авансового отчета в архив. Важной частью анализа является изучение локальных нормативных актов, таких как Положение о командировках и приказ об утверждении списка подотчетных лиц.

В ходе оценки могут быть выявлены следующие типичные риски и слабые места:

• Нарушение сроков: Несвоевременное предоставление авансовых отчетов сотрудниками.
• Ошибки в первичных документах: Принятие к учету некорректно оформленных чеков и квитанций.
• Формальный контроль: Недостаточно тщательная проверка целесообразности расходов при утверждении отчетов руководителем.

Недостатки в документообороте и контроле неизбежно отражаются на качестве учетных данных. Проанализируем это в следующем разделе.

2.3. Оценка практики ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Оценка практики учета на предприятии проводится на основе данных бухгалтерских регистров: оборотно-сальдовых ведомостей, анализа счета 71, главной книги. Цель — выявить ошибки и проблемные зоны непосредственно в учетном процессе.

Анализ включает проверку следующих аспектов:

• Корректность корреспонденции счетов: Правильно ли списываются суммы с кредита счета 71 в дебет счетов затрат (20, 26, 44) или счетов учета ТМЦ.
• Полнота отражения операций: Все ли операции своевременно и в полном объеме отражены в учете.
• Соответствие данных: Выборочная проверка нескольких авансовых отчетов для сверки данных из первичных документов с проводками в учетной системе.

Анализ текущего состояния завершен. Настало время обобщить выявленные проблемы и перейти к разработке конкретных решений.

Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

3.1. Предложения по оптимизации документооборота и усилению внутреннего контроля

На основе проблем, выявленных в главе 2, можно предложить ряд конкретных мероприятий для ООО «ЗПО «Фаворит-плюс».

1. Разработка и внедрение «Положения о расчетах с подотчетными лицами». Этот единый документ должен четко регламентировать весь процесс: от списка лиц до предельных сроков и ответственности за нарушения.
2. Составление графика документооборота. Четкое определение сроков на каждом этапе (подача заявления, выдача средств, сдача отчета, проверка бухгалтером) повысит дисциплину.
3. Внедрение чек-листа для проверки авансовых отчетов. Это поможет бухгалтеру не упустить важные детали при проверке (наличие всех реквизитов в чеках, соответствие сумм и дат) и минимизировать риск принятия некорректных документов.
4. Введение целевых лимитов. Установление лимитов на определенные виды расходов (например, на ГСМ в месяц) усилит контроль за расходованием средств.

Улучшение бумажных процессов — это важно, но в современном мире не менее важна автоматизация.

3.2. Направления автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами

Современные технологии предоставляют широкие возможности для упрощения и повышения прозрачности учета.

• Использование корпоративных банковских карт. Это наиболее эффективная альтернатива выдаче наличных. Преимущества очевидны: полный контроль за расходами в режиме онлайн, упрощение учета (не нужен РКО), повышение безопасности. Законодательство полностью регулирует использование таких карт.
• Максимальное использование функционала 1С. Современные версии бухгалтерских программ имеют мощные модули для работы с авансовыми отчетами, которые часто используются не в полной мере.
• Внедрение онлайн-сервисов для авансовых отчетов. Существуют специализированные приложения, позволяющие сотрудникам фотографировать чеки и формировать отчеты со смартфона, что кардинально ускоряет процесс.

Предложенные меры должны быть не только теоретически полезны, но и экономически оправданы.

3.3. Оценка ожидаемого экономического эффекта от внедрения предложенных мероприятий

Внедрение предложенных изменений принесет компании измеримый экономический эффект, который складывается из нескольких компонентов:

• Сокращение трудозатрат бухгалтерии: Автоматизация и оптимизация документооборота высвободят рабочее время бухгалтера, которое можно направить на решение более аналитических задач.
• Снижение налоговых рисков: Четкий контроль и правильно оформленные документы сводят к минимуму риск того, что расходы будут признаны необоснованными при налоговой проверке. Экономия на потенциальных штрафах и доначислениях может быть существенной.
• Рациональное использование средств: Усиление контроля и введение лимитов приведет к более экономному расходованию денежных средств компании.

Можно сделать однозначный вывод, что затраты на внедрение предложенных мероприятий (например, на выпуск корпоративных карт) окупятся за счет повышения общей эффективности учетного процесса и снижения финансовых рисков. Мы прошли путь от теории до практического анализа и разработки конкретных рекомендаций. Осталось подвести итоги всей проделанной работы.

Заключение

В ходе дипломной работы были изучены теоретические основы и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Этот участок, несмотря на свою рутинность, требует высокой точности и строгого соблюдения законодательства.

Анализ практической деятельности на примере ООО «ЗПО «Фаворит-плюс» выявил ряд системных недостатков, типичных для многих организаций: отсутствие четкого внутреннего регламента, нарушения сроков сдачи отчетности и недостаточный контроль за оформлением первичных документов.

Для решения выявленных проблем был предложен комплексный подход, включающий как организационные, так и технологические меры:

• Разработка единого «Положения о расчетах с подотчетными лицами».
• Оптимизация документооборота и внедрение контрольных процедур (чек-листов).
• Переход на использование корпоративных банковских карт как основной инструмент для расчетов.

Внедрение этих рекомендаций позволит предприятию значительно улучшить систему учета и контроля, снизить налоговые и финансовые риски, а также повысить общую операционную эффективность. Таким образом, цель дипломной работы — разработка предложений по совершенствованию учета — полностью достигнута.

Список использованных источников

В данном разделе приводится полный перечень использованных в работе нормативно-правовых актов, учебной и научной литературы, а также интернет-ресурсов. Список оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ и структурируется по категориям для удобства навигации.

Приложения

В приложения вынесены копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета ООО «ЗПО «Фаворит-плюс» (с соблюдением коммерческой тайны), разработанный для предприятия проект «Положения о расчетах с подотчетными лицами», а также аналитические таблицы и расчеты, подтверждающие выводы дипломной работы.