Методология и структура написания дипломной работы по теме «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Написание дипломной работы по теме учета расчетов с подотчетными лицами требует глубокого погружения как в теорию, так и в практику. Несмотря на кажущуюся простоту, этот участок учета критически важен для контроля над денежными потоками компании и связан с существенными налоговыми рисками. Актуальность темы обусловлена широким применением подотчетных средств — от закупки канцтоваров и ГСМ до оплаты командировочных и представительских расходов. Цель данной работы — не просто описать существующий порядок, а разработать конкретные рекомендации по совершенствованию учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на примере конкретного предприятия. Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач: изучить теоретические и нормативные основы, проанализировать практическую организацию учета и на основе этого анализа предложить обоснованные улучшения. Структура исследования будет классической и состоять из трех глав: теоретической, аналитической и рекомендательной. Заложив этот фундамент, мы можем перейти к построению его первой несущей конструкции — теоретической главы.

Глава 1, в которой мы закладываем теоретический фундамент

Первая глава дипломной работы — это не просто пересказ учебников, а аналитический обзор, демонстрирующий глубину понимания предмета исследования. Ее задача — создать прочную теоретическую базу, на которую будет опираться практический анализ. Структура этой главы должна быть логичной и последовательно раскрывать ключевые аспекты темы.

Обычно она включает в себя следующие разделы:

• Понятие и сущность расчетов с подотчетными лицами: здесь раскрывается экономическое содержание операций, определяются цели и задачи учета.
• Нормативно-правовое регулирование: в этом разделе проводится анализ основных законодательных актов, которые формируют правила игры.
• Документальное оформление: описывается порядок движения документов, от заявления на выдачу средств до утверждения авансового отчета.
• Синтетический и аналитический учет: объясняется роль и структура счета 71, а также принципы ведения аналитики по каждому подотчетному лицу.

Для написания качественной теоретической главы необходимо опираться на широкий круг источников — не менее 15-20. Особое внимание следует уделить первоисточникам — нормативным актам, которые являются основой для всей системы учета. Ключевыми из них являются:

1. Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…».
3. Трудовой кодекс РФ (в части регулирования командировок).
4. Налоговый кодекс РФ (в части признания расходов).
5. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (План счетов).

Теперь, когда общая структура первой главы ясна, давайте углубимся в ее ключевые элементы.

Раскрываем ключевые понятия и нормативную базу

В основе всего исследования лежат четкие определения. Важно сразу дать исчерпывающую трактовку ключевого понятия:

Подотчетные лица — это работники организации, получившие денежный аванс на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы.

Средства могут выдаваться на самые разные цели: командировочные расходы, закупку материалов, ГСМ, канцтоваров, оплату мелких ремонтных работ или представительские расходы. Процесс выдачи и отчетности строго регламентирован и включает несколько этапов:

1. Инициация: Сотрудник пишет заявление или руководитель издает приказ о выдаче денежных средств. В документе указывается сумма, цель и срок, на который выдается аванс.
2. Выдача средств: Деньги выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются на банковскую карту сотрудника.
3. Отчетность: По возвращении из командировки или по истечении срока, на который были выданы средства, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением всех подтверждающих документов (чеков, квитанций, актов).

Центральное место в системе бухгалтерского учета этих операций занимает счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача денежных авансов сотрудникам. По кредиту — списание израсходованных сумм на основании утвержденного авансового отчета, а также возврат неиспользованного остатка в кассу. Важно отметить, что с 2017 года для выдачи нового аванса не обязательно требовать от сотрудника полного отчета по предыдущему, что несколько упростило процедуру.

Теоретическая база — это важно, но реальная ценность дипломной работы раскрывается в анализе живой практики конкретного предприятия.

Глава 2, где теория встречается с практикой

Вторая глава — это ядро дипломной работы, где теоретические знания применяются для анализа реальной хозяйственной деятельности. Цель этого раздела — детально исследовать, как организован учет расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии, выявить сильные стороны и проблемные зоны. Структура аналитической главы должна быть логичной и последовательной.

Она обычно состоит из следующих частей:

• Краткая организационно-экономическая характеристика предприятия: Здесь необходимо описать вид деятельности компании, ее масштабы и организационную структуру, так как это напрямую влияет на объем и характер подотчетных операций.
• Анализ учетной политики и внутреннего документооборота: Исследуется, как именно в учетной политике предприятия закреплен порядок расчетов с подотчетными лицами. Анализируются реальные приказы на выдачу средств и авансовые отчеты.
• Исследование синтетического и аналитического учета: На основе данных предприятия (например, журнала-ордера № 7 или оборотно-сальдовой ведомости по счету 71) проводится анализ оборотов за 1-2 года.
• Описание типовых бухгалтерских проводок, используемых на предприятии для отражения операций по счету 71.

Главный источник информации для второй главы — это первичные документы и учетные регистры исследуемого предприятия. Именно работа с реальными данными позволяет сделать глубокий и содержательный анализ, а не ограничиваться общими фразами. Чтобы анализ не был поверхностным, необходимо понимать, на какие конкретно аспекты деятельности компании и ее учета следует обратить внимание.

Методика анализа учета на примере предприятия

Для проведения качественного практического анализа во второй главе дипломной работы следует придерживаться четкого алгоритма. Это позволит систематизировать исследование и не упустить важные детали.

Вот пошаговый план действий:

1. Изучите локальные нормативные акты. Первым делом запросите и проанализируйте Положение о расчетах с подотчетными лицами или соответствующий раздел учетной политики. Есть ли четкий перечень лиц, имеющих право получать деньги? Установлены ли сроки отчетности и лимиты?
2. Проанализируйте документооборот. Возьмите выборку приказов или заявлений на выдачу средств. Обратите внимание на частоту выдач, средние суммы и цели. Это даст представление об интенсивности операций.
3. Проверьте авансовые отчеты. Это ключевой этап. Необходимо изучить массив авансовых отчетов за определенный период. Проверьте: соблюдаются ли сроки сдачи отчетов, все ли подтверждающие документы приложены, корректно ли они оформлены (наличие всех реквизитов на чеках и т.д.), соответствует ли расход целевому назначению.
4. Проанализируйте обороты по счету 71. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 за год или два. Есть ли «зависшее» дебетовое сальдо (долги сотрудников, по которым долго не отчитываются)? Возникает ли кредитовое сальдо (перерасходы, вовремя не компенсированные сотрудникам)? Какова общая динамика расчетов?
5. Опишите типовые проводки. На основе изученных документов опишите, какие корреспонденции счетов использует бухгалтерия предприятия при отражении выдачи, расходования, возврата остатка и компенсации перерасхода.

Такой детальный аудит позволит выявить не только формальные нарушения, но и системные проблемы в организации внутреннего контроля. Качественный анализ неизбежно выявляет не только сильные стороны, но и проблемные зоны. Логичным продолжением такого анализа является разработка конкретных предложений по улучшению.

Глава 3, где мы предлагаем пути совершенствования

Третья глава — это кульминация всей дипломной работы. Именно здесь студент из аналитика превращается в консультанта, демонстрируя свою квалификацию. Задача этого раздела — не просто перечислить проблемы, выявленные во второй главе, а предложить конкретные, обоснованные и реализуемые решения по их устранению.

Направления для рекомендаций могут быть самыми разными, в зависимости от найденных недостатков:

• Совершенствование нормативной базы: Если на предприятии отсутствует или устарел внутренний документ, регламентирующий расчеты, можно предложить разработать и внедрить новое «Положение о расчетах с подотчетными лицами».
• Автоматизация и оптимизация документооборота: Предложить внедрение системы электронного документооборота для авансовых отчетов, что ускорит их обработку и снизит риск потери документов.
• Усиление внутреннего контроля: Рекомендовать ужесточение контроля за сроками сдачи отчетности, например, путем введения системы напоминаний или привязки к системе мотивации.
• Оптимизация процесса выдачи средств: Предложить более широкое использование корпоративных банковских карт. Это повышает прозрачность расчетов и упрощает учет, так как отпадает необходимость в работе с наличными.

Ключевое требование к третьей главе — каждое предложение должно быть обосновано. Необходимо четко показать, какую именно проблему оно решает и какой эффект (экономический или организационный) принесет предприятию. Например, внедрение электронного документооборота сократит трудозатраты бухгалтерии на N часов в месяц, что эквивалентно экономии X рублей. После того как все основные части исследования готовы, их необходимо грамотно «упаковать», сведя воедино в заключении.

Искусство написания убедительного заключения

Заключение — это не формальный раздел для галочки, а мощный инструмент, который подводит итог всей проделанной работе и «продает» ее ценность аттестационной комиссии. Его главная задача — не пересказать содержание, а синтезировать ключевые выводы и результаты. Чтобы заключение было убедительным, его следует структурировать по четкому плану.

1. Подтверждение достижения цели. Начните с фразы, которая логически связывает заключение с введением. Например: «В ходе выполнения дипломной работы была достигнута поставленная цель, заключавшаяся в разработке рекомендаций по совершенствованию учета…».
2. Ключевые выводы по теории. Кратко, в 1-2 предложениях, обобщите итоги первой главы. Например: «Проведенный анализ теоретических основ показал, что существующая нормативная база в полной мере регулирует порядок расчетов с подотчетными лицами, однако ее эффективность зависит от строгости соблюдения на практике».
3. Главные выводы по анализу. Сформулируйте основные результаты исследования практической части. Например: «Анализ деятельности ООО «N» выявил, что учет в целом ведется в соответствии с законодательством, однако были обнаружены системные недостатки в области контроля за своевременностью предоставления авансовых отчетов и наличием «зависшей» дебиторской задолженности».
4. Перечисление рекомендаций и их значимости. Четко перечислите предложенные вами в третьей главе мероприятия (внедрение Положения, автоматизация, усиление контроля) и подчеркните их практическую ценность для предприятия.

Правильно написанное заключение оставляет цельное впечатление о работе, демонстрируя, что вы не просто изучили тему, а смогли прийти к конкретным, практически применимым результатам. Работа почти готова, но дьявол кроется в деталях. Финальные штрихи не менее важны, чем основной текст.

Оформление списка литературы и приложений

Справочный аппарат дипломной работы — это показатель академической добросовестности и аккуратности автора. Он состоит из двух основных частей: списка использованных источников и приложений. Их правильное оформление — залог успешной защиты.

Список литературы должен быть оформлен строго в соответствии с требованиями ГОСТа, принятого в вашем вузе. Он должен включать все источники, на которые есть ссылки в тексте. Для удобства навигации его принято разделять на несколько разделов:

• Нормативно-правовые акты (Конституция, кодексы, федеральные законы, указания ЦБ).
• Научная и учебная литература (монографии, учебники, пособия).
• Статьи из периодических изданий и интернет-источники.

В приложения выносятся материалы, которые являются слишком объемными для основного текста, но важны для подтверждения ваших аналитических выводов. Это могут быть копии (обезличенные) реальных документов предприятия, такие как приказ об учетной политике, формы авансовых отчетов, а также разработанные вами схемы документооборота или большие аналитические таблицы. Каждое приложение должно быть пронумеровано, иметь заголовок и на него обязательно должна быть ссылка в тексте работы. Когда каждый раздел написан и оформлен, остается последний шаг перед финишной прямой.

Финальная проверка перед защитой

Когда текст дипломной работы полностью готов, наступает важный этап — его «полировка» и подготовка к защите. Не стоит пренебрегать этим шагом, так как даже блестящее исследование может быть оценено ниже из-за досадных формальных ошибок.

Вот краткий чек-лист для финальной самопроверки:

1. Проверка на уникальность. Убедитесь, что текст соответствует требованиям вашего вуза по оригинальности. Это критически важный параметр.
2. Вычитка и корректура. Внимательно перечитайте всю работу на предмет орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Лучше, если это сделает еще кто-то со свежим взглядом.
3. Соответствие требованиям оформления. Проверьте все формальные моменты: правильность шрифтов, междустрочных интервалов, отступов, нумерации страниц, заголовков и оформления таблиц.
4. Проверка логической целостности. Еще раз просмотрите введение и заключение. Убедитесь, что все задачи, поставленные в начале, были решены в основной части, а выводы в заключении напрямую вытекают из проведенного анализа.
5. Подготовка к защите. На основе введения и заключения подготовьте краткую речь для защиты на 5-7 минут и сопроводительную презентацию. Вы должны четко и уверенно представить актуальность, цель, задачи, основные результаты и практическую значимость вашего исследования.

Тщательная финальная проверка придаст вам уверенности и поможет представить свою работу в самом выгодном свете.

Краткий словарь терминов для вашей дипломной работы

Для удобства и быстрого ориентирования в ключевых понятиях темы, ниже приведен краткий глоссарий.

• Подотчетное лицо — сотрудник организации, которому выдаются денежные средства компании для выполнения конкретных задач (например, командировочных или хозяйственных расходов).
• Авансовый отчет — первичный документ (форма № АО-1), которым сотрудник подтверждает целевое расходование полученных под отчет денежных средств.
• Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активный-пассивный счет бухгалтерского учета, предназначенный для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.
• Целевое расходование средств — использование подотчетных сумм строго на те цели, которые были указаны в заявлении или приказе на выдачу аванса.
• Журнал-ордер №7 — учетный регистр, предназначенный для ведения синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами при журнально-ордерной форме учета.

Список использованных источников

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 19.07.2011)
2. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) «О бухгалтерском учете»
3. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
4. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47)
5. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П)
6. «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47)
7. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н (ред. от 08.11.2010)
8. Алиев Б.Х. Налоги и налогообложение. — М.:Вектор. – 2011. – с. 264
9. Андреев, В.А. Внутренний аудит /В.А.Андреев – 3-е изд. — М: Финансы и статистика – 2011- 462с.
10. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. Для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/5-е изд., доп. И перераб. – М: Омега-Л, 2009. – 576 с.
11. Газарян А.В. Основы аудита:. – 6-е изд. доп. и перераб. — М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2011.
12. Документальное оформление кассовых операций — М.: Бератор, 2007. – 80 с.
13. Елгина Е.Б. Первичные документы – М.: «Статус-Кво 97», 2008. – 148 с.
14. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. пособие. – 3-е изд. доп. и перераб. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 552 с., с. 519
15. Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – 3-е изд. — Ростов н/Д: ФЕНИКС 2011. – 244 с.