Методика и организация учета расчетов с подотчетными лицами в дипломной работе

Введение, которое определяет вектор всей дипломной работы

Корректная организация учета расчетов с подотчетными лицами — это не просто формальное требование законодательства, а важнейший элемент финансовой дисциплины и управления рисками в любой компании. Ошибки в этом процессе могут привести к искажению отчетности, налоговым доначислениям и прямому финансовому ущербу. Именно поэтому глубокое исследование данной темы является чрезвычайно актуальным.

Цель дипломной работы — разработать и обосновать комплекс рекомендаций по совершенствованию методики и организации учета расчетов с подотчетными лицами на примере конкретного предприятия. Для достижения этой цели были поставлены следующие ключевые задачи:

• Изучить теоретические и нормативно-правовые основы учета расчетов с подотчетными лицами.
• Проанализировать действующую практику организации учета на примере условного предприятия.
• Выявить существующие недостатки в системе документооборота и внутреннего контроля.
• Предложить конкретные организационные и технологические решения для оптимизации процесса.

Глава 1. Теоретические основы, формирующие фундамент исследования

1.1. Как законодательство и стандарты регулируют расчеты с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами строго регламентирован и опирается на иерархическую систему нормативно-правовых актов. Понимание этой системы — фундамент для построения грамотного учета. Ключевую роль играют следующие документы:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ устанавливает общие правила ведения кассовых операций, включая порядок выдачи наличных денежных средств под отчет, лимиты расчетов наличными и требования к оформлению кассовых документов.
2. Налоговый кодекс РФ. В частности, статьи 217 и 264 НК РФ определяют размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и учитываются в составе расходов при расчете налога на прибыль. Превышение этих лимитов (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для заграничных) влечет за собой налоговые обязательства.
3. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ). Хотя прямого ПБУ, посвященного только подотчетным лицам, нет, на этот участок распространяются общие принципы, заложенные в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации», которые определяют, как и на основании чего затраты, понесенные сотрудником, признаются расходами компании.

Эти документы формируют правовое поле, в котором бухгалтер должен принимать решения. Их требования являются обязательными для исполнения и служат основой для разработки внутренних локальных актов предприятия, таких как Положение о командировках или Учетная политика.

1.2. Какие документы и счета лежат в основе всего учетного процесса

В основе операционного учета лежит четкий и последовательный документооборот, а также правильное использование счетов бухгалтерского учета. Весь процесс можно разбить на несколько логических этапов, каждый из которых сопровождается своими документами и проводками.

Центральным элементом системы является счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет является активно-пассивным, что отражает двойственную природу расчетов:

• Дебетовое сальдо означает задолженность работника перед организацией (ему выдали деньги, но он еще не отчитался).
• Кредитовое сальдо означает задолженность организации перед работником (он потратил собственные средства в интересах компании, а ему еще не возместили).

Типовой цикл операций и соответствующих бухгалтерских проводок выглядит следующим образом:

1. Выдача средств. На основании письменного заявления работника из кассы или с расчетного счета выдается аванс.

   Дт 71 - Кт 50 (Касса) / 51 (Расчетные счета)

2. Утверждение авансового отчета. Работник предоставляет авансовый отчет с подтверждающими документами (чеки, квитанции, билеты). После проверки и утверждения руководителем расходы списываются.

   Дт 20, 26, 44 (Счета затрат) - Кт 71

3. Возврат остатка. Если работник потратил не всю сумму, он возвращает остаток в кассу.

   Дт 50 - Кт 71

4. Возмещение перерасхода. Если работник потратил больше, чем получил (или использовал свои средства), предприятие возмещает ему разницу.

   Дт 71 - Кт 50 / 51

Именно авансовый отчет является главным первичным документом, который подтверждает целевое использование средств и служит основанием для списания расходов.

Глава 2. Анализ практики, где теория встречается с реальностью

2.1. Что представляет собой исследуемое предприятие

В качестве объекта исследования выступает условное предприятие ООО «Пример» — торговая компания среднего размера, занимающаяся оптовыми поставками офисной техники. Организационно-правовая форма — общество с ограниченной ответственностью. Система налогообложения — общая.

Анализ учетной политики ООО «Пример» в части расчетов с подотчетными лицами показал следующие ключевые аспекты:

• Выдача денежных средств под отчет производится как наличными из кассы, так и перечислением на зарплатную карту сотрудника.
• Установлен внутренний лимит единовременной выдачи наличных под отчет в размере 50 000 рублей.
• Срок, на который выдаются средства, не должен превышать 30 календарных дней.
• Список подотчетных лиц утверждается ежегодно приказом генерального директора.

Эти положения в целом соответствуют требованиям законодательства, однако их практическая реализация требует более детального анализа для выявления возможных «узких мест».

2.2. Как на практике организован учет на примере условного ООО «Пример»

Детальный анализ хозяйственной деятельности ООО «Пример» выявил, что наиболее частыми операциями с подотчетными лицами являются командировки менеджеров по продажам и закупка малоценных товарно-материальных ценностей (ТМЦ) для офисных нужд.

Документооборот организован следующим образом: сотрудник пишет заявление, на его основе формируется расходный кассовый ордер, и выдаются деньги. По возвращении из командировки или после совершения закупки работник обязан в течение трех рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов: кассовых чеков, счетов-фактур, билетов, счетов за проживание. Бухгалтер проверяет отчет и передает на утверждение руководителю.

В ходе анализа были выявлены следующие системные проблемы:

• Нарушение сроков. Около 30% авансовых отчетов сдаются с опозданием, что приводит к возникновению «зависшей» дебиторской задолженности на счете 71 и искажению финансовой картины.
• Ошибки в оформлении документов. Часто сотрудники предоставляют некорректно оформленные первичные документы (например, товарные чеки без кассовых), что создает риски при налоговых проверках.
• Отсутствие эффективного контроля. Проверка авансовых отчетов носит формальный характер. Отсутствует системный контроль за целесообразностью и экономической обоснованностью некоторых расходов.
• Высокая доля наличных расчетов. Преобладание выдачи наличных увеличивает трудозатраты бухгалтерии на кассовые операции и повышает риски ошибок и злоупотреблений.

Эти проблемы свидетельствуют о том, что существующая система внутреннего контроля на предприятии недостаточно эффективна и требует серьезной доработки.

Глава 3. Разработка рекомендаций, превращающих анализ в пользу

3.1. Каким образом можно усилить внутренний контроль за подотчетными средствами

На основе выявленных в Главе 2 проблем предлагается комплекс мер, направленных на укрепление финансовой дисциплины и минимизацию рисков. Ключевым элементом должно стать внедрение детального «Положения о расчетах с подотчетными лицами». Этот внутренний документ должен четко регламентировать все аспекты процесса:

• Исчерпывающий перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.
• Предельные суммы и сроки выдачи авансов в зависимости от цели (командировка, хоз. нужды).
• Строгие требования к оформлению подтверждающих документов.
• Четкий порядок и сроки сдачи авансовых отчетов.
• Меры ответственности за нарушение установленного порядка (например, удержание задолженности из заработной платы в рамках закона или применение дисциплинарных взысканий).

Для повышения качества проверки отчетов рекомендуется разработать и внедрить чек-лист для бухгалтера. Он должен включать проверку наличия всех обязательных реквизитов на первичных документах, соответствие дат, сумм и целевого назначения расходов. Это позволит формализовать процесс и снизить влияние человеческого фактора.

Наконец, необходимо повысить персональную ответственность сотрудников. Этого можно добиться через автоматизированную систему напоминаний о приближающихся сроках сдачи отчета и введение в практику регулярных внутренних аудитов самых крупных или сомнительных авансовых отчетов.

3.2. Какие шаги предпринять для автоматизации и повышения эффективности учета

Усиление контроля должно идти рука об руку с технологической модернизацией, которая позволит снизить трудозатраты и повысить прозрачность операций. Первоочередной мерой является максимальный отказ от выдачи наличных в пользу использования корпоративных банковских карт.

Преимущества этого подхода очевидны: полная прозрачность всех транзакций, упрощение контроля за расходами, сокращение кассовых операций и связанных с ними рисков. Карты можно выпускать с установленными лимитами на определенные категории трат.

Вторым важным шагом является внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для авансовых отчетов. Современные учетные системы (например, 1С:Бухгалтерия) и специализированные сервисы позволяют сотрудникам формировать отчеты в электронном виде, прикрепляя сканы или фотографии чеков. Такой подход дает несколько преимуществ:

• Ускорение процесса. Сокращается время на физическую передачу и подписание документов.
• Снижение риска потери документов. Все чеки и квитанции хранятся в цифровом архиве.
• Автоматизация контроля. Система может автоматически проверять отчет на соответствие внутренним лимитам и политикам, а также отправлять напоминания о сроках сдачи.

Эти технологические решения позволят не только повысить эффективность работы бухгалтерии, но и сделать всю систему расчетов с подотчетными лицами более управляемой и прозрачной.

Заключение, которое подводит итоги и доказывает ценность работы

В ходе выполнения дипломной работы были достигнуты все поставленные цели. В теоретической главе были систематизированы нормативно-правовые основы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами. В аналитической части на примере условного ООО «Пример» была исследована практическая организация учета и выявлен ряд существенных недостатков, среди которых — нарушение сроков сдачи отчетности, ошибки в документах и неэффективный внутренний контроль.

На основе проведенного анализа был предложен комплексный набор рекомендаций, направленных на устранение этих проблем. Ключевыми предложениями являются:

1. Разработка и внедрение детального внутреннего «Положения о расчетах с подотчетными лицами» для формализации всех процедур.
2. Переход от наличных расчетов к использованию корпоративных банковских карт для повышения прозрачности и контроля.
3. Внедрение системы электронного документооборота для автоматизации и ускорения процесса обработки авансовых отчетов.

Ожидаемый эффект от внедрения данных рекомендаций заключается в повышении финансовой дисциплины, снижении налоговых рисков, сокращении трудозатрат бухгалтерии и усилении общего контроля над расходованием денежных средств предприятия. Таким образом, цель дипломной работы по разработке предложений для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно считать полностью достигнутой.

Оформление списка литературы и приложений как финальный штрих

Завершающими, но не менее важными частями дипломной работы являются список использованных источников и приложения. Список литературы должен быть оформлен в строгом соответствии с требованиями ГОСТ или методическими указаниями вашего вуза. В него включаются все нормативно-правовые акты, учебники, научные статьи и интернет-ресурсы, на которые вы ссылались в тексте.

В приложения целесообразно вынести материалы, которые иллюстрируют и подтверждают практическую часть вашего исследования. Это могут быть:

• Образцы заполненных первичных документов (заявление на выдачу аванса, авансовый отчет).
• Выдержки из учетной политики предприятия.
• Разработанный вами проект «Положения о расчетах с подотчетными лицами».
• Схемы, иллюстрирующие текущий и предлагаемый документооборот.

Грамотно оформленные и содержательные приложения не только демонстрируют глубину вашей проработки темы, но и значительно повышают практическую значимость всей дипломной работы.

Список использованной литературы

1. Денежные средства: учет, анализ, аудит: [учеб. пособие по специ-альности «Бухгалт. учет, анализ и аудит» /В. А. Пипко и др.].-М.: Финансы и статистика, 2007
2. Камышанов, П. И. Бухгалтерский учет и аудит /П.И. Камышанов, А.П. Камышанов, Л.И. Камышанова.-М.: Приор, 1998
3. Керимов, В Э. Бухгалтерский учет на производственных предпри-ятиях: Учебник : [Для вузов по экон. специальностям] /Керимов Вагиф Эльдар оглы; В. Э. Керимов.-М.: Изд. Дом «Дашков и К’», 2002
4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. — М: ИН-ФРА-М, 2002
5. Правовые основы бухгалтерского учета и аудиторской деятельно-сти: Учебник.-М.: Юристъ, 1999
6. Суглобов, А. Е. Бухгалтерский учет и аудит: [учеб. пособие для вузов] /А. Е. Суглобов, Б. Т. Жарылгасова.-М.: КНОРУС, 2007
7. Учет расчетов.-М.: Бератор-пресс, 2003
8. Шишкин А. К., Микрутов В. А., Дышкант И. Д. Учет, анализ, аудит на предприятии: Учебное пособие для вузов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007
9. Яровский Е.А. Бухгалтерский учет и аудит. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2001