Написание дипломной работы — сложный процесс, и выбор правильной темы является залогом успеха. Учет расчетов с подотчетными лицами, на первый взгляд, кажется узкой и рутинной задачей, но именно в этом его ценность. Эта тема важна для любого предприятия, поскольку напрямую влияет на финансовую дисциплину, налоговый учет и общий контроль за расходованием средств. Проблема заключается в том, что за кажущейся простотой скрывается множество нюансов, регуляторных требований и рисков, которые часто недооцениваются. Цель данной дипломной работы — не просто описать существующий порядок, а провести глубокий анализ и разработать конкретные предложения по совершенствованию системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо решить ряд задач: изучить теоретические основы и нормативную базу, проанализировать практическую организацию учета на примере конкретного предприятия, выявить существующие проблемы и, наконец, предложить пути их решения.
Глава 1. Теоретические основы, которые формируют ядро вашей работы
Прежде чем погружаться в практический анализ, необходимо заложить прочный теоретический фундамент. Ключевыми понятиями в нашем исследовании являются «подотчетное лицо» и «подотчетные суммы». Подотчетное лицо — это, как правило, сотрудник организации, получивший денежные средства на определенные корпоративные нужды с обязательством предоставить отчет об их использовании. Экономическое содержание этих расчетов заключается в оперативном финансировании мелких административно-хозяйственных и коммерческих расходов компании.
Средства могут выдаваться на строго определенные цели:
- Расходы, связанные со служебными командировками (проезд, проживание, суточные).
- Закупка товаров, работ или услуг для хозяйственных нужд предприятия (например, канцтовары, оплата мелкого ремонта, ГСМ).
- Представительские расходы, связанные с проведением официальных приемов и встреч.
Весь процесс строится на четком документообороте. Основанием для выдачи денег служит заявление от сотрудника, после чего оформляется расходный кассовый ордер (РКО). По факту расходования средств сотрудник обязан составить авансовый отчет, который является первичным учетным документом, и приложить к нему все подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные). Для синтетического учета всех этих операций в бухгалтерском учете предназначен активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражается выдача средств, а по кредиту — списание израсходованных сумм и возврат остатка.
Какие законы и акты регулируют учет расчетов с подотчетными лицами
Теория и практика учета с подотчетными лицами жестко регламентированы законодательством. Несоблюдение этих норм влечет за собой серьезные финансовые и налоговые риски. Основой для написания работы должен стать анализ следующих нормативно-правовых актов:
- Указания Центрального Банка РФ, которые устанавливают порядок ведения кассовых операций, включая правила выдачи наличных денег под отчет.
- Налоговый кодекс РФ (НК РФ), определяющий, при каких условиях выданные суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
- Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, которые закрепляют общие принципы документирования и отражения операций на счетах.
Одним из самых критичных моментов является соблюдение сроков. Согласно указаниям ЦБ РФ, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу. При нарушении этих сроков или отсутствии подтверждающих документов выданные суммы могут быть признаны доходом сотрудника, что влечет за собой необходимость удержания НДФЛ и начисления страховых взносов. Кроме того, руководитель организации имеет право устанавливать внутренние лимиты на суммы, выдаваемые под отчет, для усиления контроля за расходованием наличных средств.
Глава 2. Как провести анализ учета на примере конкретного предприятия
Практическая часть — это сердце дипломной работы, где теория встречается с реальностью. Методология анализа должна быть системной и логичной. За основу часто берется учет в конкретной организации, например, в ООО «ТК-Сервис», что позволяет продемонстрировать применение теоретических знаний на практике. Анализ рекомендуется строить по следующему плану:
- Краткая характеристика предприятия. Описание вида деятельности, масштаба и организационной структуры, что поможет понять специфику его хозяйственных расходов.
- Анализ учетной политики. Изучение положений учетной политики компании, касающихся порядка выдачи средств, сроков отчетности и утвержденных форм документов. Здесь важно сравнить внутренние правила с требованиями законодательства.
- Оценка документооборота. Практический анализ реальных авансовых отчетов. Проверяется полнота и правильность их заполнения, наличие всех обязательных реквизитов и подтверждающих документов.
- Анализ синтетического и аналитического учета. Изучение оборотов по счету 71 для оценки общей картины расчетов. Важно проверить, как ведется аналитический учет в разрезе каждого подотчетного лица.
- Оценка своевременности. Сравнение фактических дат сдачи отчетов и возврата остатков с нормативными сроками.
Для проведения такого исследования используются различные методы, включая сравнительный анализ (сопоставление практики с нормативами), структурный анализ (изучение элементов системы) и синтез для формирования общих выводов о состоянии учета на предприятии. Именно на этом этапе выявляются слабые места, которые станут основой для ваших рекомендаций.
Глава 3. Разработка предложений, которая покажет вашу экспертность
Эта глава — ваша возможность продемонстрировать не просто знание теории, а способность решать практические задачи. На основе проблем, выявленных в ходе анализа (например, частые ошибки в оформлении, срыв сроков), необходимо разработать конкретные и обоснованные предложения по оптимизации. Их следует четко структурировать.
Хорошо структурированные рекомендации — это признак глубокого понимания проблемы и профессионального подхода.
Предложения можно сгруппировать по следующим направлениям:
- Совершенствование документооборота. Если унифицированная форма АО-1 неудобна, можно предложить внедрение самостоятельно разработанной формы авансового отчета с добавлением нужных полей. Очень эффективным инструментом может стать разработка простого чек-листа для сотрудников и бухгалтеров, который поможет избежать распространенных ошибок, таких как отсутствие подписей или неполный комплект документов.
- Автоматизация учетных процессов. Анализ возможностей используемой бухгалтерской программы (например, 1С) для автоматизации проверки лимитов, контроля сроков и формирования отчетов. Это снижает риск человеческой ошибки и экономит время.
- Улучшение системы внутреннего контроля. Предложение разработать и утвердить единое «Положение о расчетах с подотчетными лицами». Этот документ должен четко регламентировать все аспекты: лимиты выдачи средств, исчерпывающий перечень разрешенных расходов, строгие сроки и ответственность за их нарушение.
Каждое предложение должно быть обосновано: какая проблема решается и какой ожидается эффект (например, снижение налоговых рисков, повышение финансовой дисциплины, ускорение обработки документов).
Подводя итоги, мы можем утверждать, что тема учета расчетов с подотчетными лицами сохраняет свою актуальность для любого бизнеса. В ходе работы были решены все поставленные задачи: изучены теоретические и законодательные основы, проведен детальный анализ практической организации учета. В результате анализа были выявлены типичные недостатки, а ключевым итогом стала разработка конкретных предложений по совершенствованию. Внедрение предложенных мер, таких как разработка внутреннего положения и автоматизация контроля, позволит исследуемому предприятию повысить финансовую дисциплину, оптимизировать документооборот и, что самое важное, существенно снизить налоговые риски, связанные с неверным учетом подотчетных сумм.
Частые ошибки и финальные штрихи перед защитой
Даже идеально написанная работа может потерять баллы из-за досадных ошибок. Перед тем как сдать диплом, обязательно проведите финальную проверку. Вот чек-лист самых распространенных проблем в работах по этой теме:
- Неполный комплект документов: к авансовому отчету приложены не все чеки и квитанции.
- Арифметические ошибки: неверно подсчитана итоговая сумма в отчете.
- Отсутствие обязательных подписей: нет подписи сотрудника, бухгалтера или руководителя.
- Нарушение сроков сдачи: даты в документах показывают, что отчет сдан позже установленного 3-дневного срока.
Уделите внимание и формальным требованиям: убедитесь, что список литературы и приложения оформлены строго по ГОСТу, а нумерация страниц и ссылок корректна. Не забудьте проверить работу в системе «Антиплагиат», чтобы гарантировать ее уникальность. Успешная защита — это результат не только глубокого исследования, но и тщательной подготовки. Удачи!
Список источников информации
- Налоговый кодекс РФ (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998)(ред. от 26.11.2008) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2009);
- Налоговый кодекс РФ (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ(принят ГД ФС РФ 19.07.2000)(ред. от 30.12.2008)(с изм. и доп., вступающими в силу с 01.03.2009);
- Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 30.12.2008);
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006);
- Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. № 34н;
- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 №94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
- Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31.10.2000 № 94н (в редакции от 18.09.2006 №115н)
- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ-1/2008), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. . №106н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ-4/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. №43н (в редакции от 12.09.2006 №115н);
- Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. №32н
- ПБУ 10/99 «Расходы организации» Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.1999 N 33н;
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденное ЦБ РФ от 5 января 1998г. № 14-П
- «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утверждены приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.95 №49.
- Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (в ред. от 26.02.96 № 247) “Об утверждении “Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации” с приложениями;
- Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности» с приложениями и указаниями;
- Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
- Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55 « Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»»
- Указания Центрального Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
- Бухгалтерский учет: Учебник./Под ред. Гришенко М.Н. -М.: ИНФРА-М, 2006 – 592 стр. – (Высшее образование).
- Горицкая Н.Г. Особенности бухгалтерского учета в современных условиях. – К.: Редакция газеты «Бухгалтерия. Налоги. Бизнес», 2004. -352 c.
- Замотаева О.А. «Бухгалтерский финансовый учет: учебно-наглядное пособие для студентов факультета экономики и управления очного и заочного обучения экономических специальностей» – Н. Новгород: Издательство ВГОУ ВПО ВГАВТ, 2006. – 279с.
- Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях, М.,ФС, 2005., 752 с.;
- Ковалев В.В. Как читать баланс./ В.В. Ковалев, В.В. Патров, В.А. Быков – 5-е изд., пер., и доп. – М.: Финансы и статистика, 2006 г. -672с.
- Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2005. – 592 с.
- Пучкова С.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие. – М.: ИД «ФБК – Пресс», 2001. – 336 с.
- Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш. «Современный экономический словарь» 5-е изд., перераб. и доп.-М., 2007 — http://slovari.yandex.ru/
- Середа К.Н. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: Феникс, 2004. — 416 с.
- http://www.consultant.ru/online/base/ — Информационно-правовая справочная система
- http://saldo.ru/article.ru.html?pub_id=6195 – Информационный портал;
- http://www.rosec.ru/glavbuh/articles/19122005555/index2.wbp — Информационный сайт для главного бухгалтера