Совершенствование системы электронного документооборота ФНС России в контексте цифровой трансформации: от юридической значимости к практической оптимизации на основе RPA-технологий

Современный рынок труда претерпевает глубокие трансформации, и в государственном управлении, в условиях непрерывного роста объемов информации и усложнения административных процессов, цифровая трансформация перестала быть просто трендом, превратившись в стратегический императив. (И, по моему опыту, именно эти трансформации создают уникальные возможности, которые мы и рассмотрим).

Федеральная налоговая служба России, как один из ключевых государственных регуляторов, стоит на передовой этого процесса, реализуя амбициозные программы по модернизации своей деятельности. Суть этих преобразований заключается не только в переводе бумажных документов в электронный формат, но и в кардинальном переосмыслении всего цикла документооборота, его интеграции в единую цифровую экосистему и насыщении интеллектуальными технологиями.

Актуальность темы совершенствования системы электронного документооборота (СЭД) в ФНС продиктована не только постоянно меняющимся законодательством, но и стремлением к достижению беспрецедентной эффективности: стратегическая цель по снижению издержек администрирования на 30% к 2025 году является наглядным подтверждением этих устремлений.

Настоящая работа призвана не просто описать текущее состояние СЭД в ФНС, но и провести глубокий, критический анализ ее функционирования, выявить «узкие места» и предложить конкретные, практически применимые рекомендации по ее оптимизации. Она строится на синтезе теоретических основ документоведения и государственного управления, актуального нормативно-правового анализа и прикладных аспектов внедрения передовых информационных технологий. Особое внимание уделяется выявлению и анализу проблем на территориальном уровне, в частности, в межрайонных инспекциях ФНС, с учетом специфики крупных городов, таких как Санкт-Петербург. Такая локализация позволяет не только выявить системные недостатки, но и предложить адресные решения.

Структура работы разработана таким образом, чтобы обеспечить всестороннее покрытие темы: от фундаментальных юридических аспектов до конкретных технологических решений. Мы начнем с изучения нормативно-правовых основ, которые обеспечивают юридическую значимость электронных документов, перейдем к анализу архитектуры централизованной информационной системы ФНС и оценим ключевые показатели ее эффективности. Центральное место в исследовании займет критический анализ проблем и рисков на территориальном уровне, где до сих пор сохраняется значительный потенциал для оптимизации. Кульминацией работы станет разработка прикладных рекомендаций по внедрению RPA-технологий (Robotic Process Automation) и элементов искусственного интеллекта, которые уже демонстрируют свою эффективность в ФНС. Завершит исследование оценка ожидаемого экономического и административного эффекта от предлагаемых мер, что подчеркнет практическую ценность наших выводов. Эта работа будет полезна студентам и аспирантам, специализирующимся на государственном управлении, юриспруденции и информационных системах, а также может служить основой для аналитического консалтингового отчета, предлагающего конкретный план действий для ФНС.

Нормативно-правовые и методологические основы юридически значимого ЭДО

Эволюция электронного документооборота в государственных органах, и в Федеральной налоговой службе в частности, неразрывно связана с формированием надежной нормативно-правовой базы, обеспечивающей не только скорость и удобство обмена информацией, но и ее неоспоримую юридическую значимость. Этот процесс не является статичным; он находится в постоянном движении, адаптируясь к новым технологическим возможностям и вызовам. В основе всех преобразований лежит принцип придания электронному документу той же правовой силы, что и его бумажному аналогу, при условии соблюдения строгих требований к его формированию, удостоверению и хранению. (Как эксперт, могу сказать, что именно этот принцип является краеугольным камнем для доверия к цифровым процессам в госсекторе).

Применение электронной подписи и машиночитаемой доверенности (МЧД)

Стержнем юридически значимого электронного документооборота в России является Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон не просто легитимизировал существование электронных подписей, но и четко разграничил их виды: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Для взаимодействия с государственными органами, включая ФНС, именно УКЭП является стандартом де-факто, обеспечивая наивысший уровень доверия и юридической чистоты. УКЭП, выдаваемая аккредитованными удостоверяющими центрами, обладает всеми атрибутами рукописной подписи, включая подтверждение авторства и целостности документа.

Однако ландшафт применения электронной подписи претерпел фундаментальные изменения с 1 сентября 2024 года, что стало водоразделом в истории корпоративного ЭДО. До этой даты сотрудники организаций могли использовать сертификаты электронной подписи, выданные на юридическое лицо, для подписания документов. Теперь же этот подход упразднен. Благодаря Федеральному закону от 19.12.2022 № 536-ФЗ, внесшему коррективы в 63-ФЗ, стало обязательным применение УКЭП физического лица в паре с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Это означает, что каждый сотрудник, подписывающий документы от имени компании, должен иметь личную УКЭП, а его полномочия подтверждаются не внутренним приказом, а внешней, формализованной МЧД. (Для бизнеса это означает необходимость перестройки внутренних процессов выдачи доверенностей, но в долгосрочной перспективе это существенно повысит безопасность и прозрачность взаимодействия с госорганами).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это не просто электронный аналог бумажной доверенности; это принципиально новый инструмент, призванный обеспечить полную автоматизацию проверки полномочий представителя. МЧД должна быть заверена УКЭП руководителя организации и содержать исчерпывающий перечень полномочий доверенного лица, причем эти полномочия должны соответствовать единому классификатору. ФНС России играет центральную роль в этом процессе, активно работая над созданием единого реестра полномочий на основе МЧД. Этот реестр является краеугольным камнем «Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности» (Протокол от 25.12.2021 № 34), главная цель которой — обеспечение автоматизированной (машиночитаемой) и полной юридической значимости документов во всех процессах хозяйственной деятельности. Переход на МЧД не только повышает прозрачность и безопасность документооборота, но и закладывает основу для более глубокой интеграции информационных систем, позволяя алгоритмам самостоятельно проверять правомочность действий пользователя. Это снижает риски ошибок, злоупотреблений и значительно ускоряет обработку документов, приближая нас к идеалу «налогового автомата».

Унификация форматов и отказ от неформализованного обмена

Помимо вопросов удостоверения, ключевым элементом эффективного электронного документооборота является унификация форматов. Если каждый участник будет генерировать документы в своем уникальном формате, то говорить о бесшовной интеграции и автоматизированной обработке невозможно. ФНС России, осознавая эту проблему, уделяет пристальное внимание разработке и внедрению стандартизированных форматов электронных документов. Эти стандарты не только облегчают обмен данными, но и обеспечивают их форматно-логический контроль, что критически важно для точности и целостности налоговой информации.

Одним из ярких примеров такой унификации является внедрение нового формата электронных универсальных передаточных документов (УПД) и счетов-фактур. С 9 февраля 2024 года вступил в силу новый формат, утвержденный Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Этот формат является обязательным для вновь создаваемых документов, хотя предусмотрен переходный период, позволяющий использовать старый формат до 1 апреля 2025 года. Цель такого перехода — не только актуализация данных, но и повышение степени детализации и машиночитаемости информации, что в конечном итоге упрощает автоматизированную обработку и снижает количество ошибок.

Еще одним важным шагом в сторону унификации и повышения эффективности является планируемый отказ от приема обращений в свободной форме от налогоплательщиков через операторов электронного документооборота (ОЭДО). С 1 ноября 2025 года ФНС России прекратит принимать такие обращения, переводя их исключительно в Личные кабинеты налогоплательщиков или на «Платформу обратной связи» (ПОС). Это решение направлено на сокращение неформализованного документооборота, который зачастую требует ручной обработки и интерпретации, что замедляет процессы и увеличивает трудозатраты. Переход на специализированные платформы обеспечит не только формализацию запросов, но и унификацию каналов коммуникации, что позволит ФНС более эффективно управлять потоком входящих обращений, применять автоматизированные методы обработки и предоставлять более быстрые и точные ответы. (Это напрямую снижает риски для налогоплательщиков, связанные с некорректной отправкой документов, и ускоряет получение ответов).

Таким образом, нормативно-правовая база ЭДО в ФНС непрерывно совершенствуется, двигаясь в направлении максимальной формализации, машиночитаемости и централизации. От обязательности УКЭП физлица в связке с МЧД до унификации форматов документов и отказа от «свободной формы» — все эти изменения являются частями единой стратегии, нацеленной на создание по-настоящему цифрового, безошибочного и высокоэффективного налогового администрирования. Эти меры не только обеспечивают юридическую чистоту процессов, но и закладывают фундамент для внедрения более сложных интеллектуальных систем, способных работать с данными без участия человека, что является одним из ключевых направлений развития налоговой службы.

Архитектура АИС «Налог-3» и стратегические показатели цифровизации

Для того чтобы понять глубину и масштаб цифровой трансформации в Федеральной налоговой службе, необходимо обратиться к ее фундаментальной основе – Автоматизированной информационной системе «Налог-3» (АС «Налог-3»). Эта система не просто набор программных модулей; это полноценная цифровая экосистема, ядро, вокруг которого строится вся современная деятельность ведомства. Ее архитектура, функционал и стратегические цели по развитию определяют не только внутренние процессы ФНС, но и качество взаимодействия с миллионами налогоплательщиков.

Функционал и технологическая платформа АИС «Налог-3»

История АС «Налог-3» – это история планомерной и амбициозной централизации, начавшейся задолго до повсеместного распространения термина «цифровая трансформация». Основой этой системы является единая, централизованная база данных, которая консолидирует всю налоговую информацию страны. Это позволяет создать единое рабочее пространство для всех территориально распределенных пользователей – от центрального аппарата ФНС до каждой межрайонной инспекции. Такая архитектура устраняет фрагментацию данных, типичную для децентрализованных систем, и обеспечивает оперативный доступ к актуальной информации из любой точки страны. (Для налогоплательщика это означает более быстрое и точное рассмотрение обращений, так как все данные находятся в едином доступе у сотрудников ФНС).

Одной из наиболее впечатляющих характеристик АС «Налог-3» является ее производительность и масштаб. Система способна обрабатывать от 40 до 50 миллиардов документов ежегодно, что является колоссальным объемом даже по мировым меркам. Этот показатель подчеркивает не только техническую мощь платформы, но и ее способность быть фундаментом для всех без исключения функций ведомства, от регистрации налогоплательщиков до проведения контрольных мероприятий и взаимодействия с судами. Важно отметить, что единое хранилище данных АС «Налог-3» построено на импортонезависимой технологической платформе. Это решение не только соответствует стратегическому курсу государства на технологический суверенитет, но и обеспечивает устойчивость и безопасность критически важной инфраструктуры в условиях меняющейся геополитической обстановки.

Функционал АС «Налог-3» выходит далеко за рамки простого внутреннего документооборота. Система аккумулирует и обрабатывает информацию не только из внутренних ресурсов ФНС, но и из множества внешних источников посредством налаженного межведомственного обмена. Примерами такого обмена могут служить данные от Министерства внутренних дел (например, сведения о транспортных средствах), Росреестра (информация об объектах недвижимости), Федеральной таможенной службы (сведения о внешнеэкономической деятельности) и Центрального банка РФ. В частности, от ЦБ РФ ФНС регулярно получает сведения об открытии/закрытии счетов организаций и индивидуальных предпринимателей, а также, в рамках контрольных мероприятий, информацию о движении денежных средств, что регламентируется статьей 86 Налогового кодекса РФ. Такой всеобъемлющий сбор данных позволяет ФНС формировать максимально полную картину финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщиков, что критически важно для эффективного налогового администрирования и борьбы с уклонением от уплаты налогов.

Ключевая задача АС «Налог-3» в части документооборота – это реализация технологии «Налоговый автомат». Эта концепция предполагает максимальную автоматизацию обработки формализованных документов, минимизируя человеческий фактор и сокращая время на принятие решений. «Налоговый автомат» — это не фантазия, а активно развиваемая реальность, которая позволяет системе самостоятельно проводить проверки, сопоставлять данные и даже формировать определенные виды документов. Одним из значимых достижений в этой области стало запуск в сентябре 2023 года интеграционной платформы «Налоговый мониторинг» в рамках АИС «Налог-3». Эта платформа обеспечивает двусторонний обмен данными с информационными системами компаний-участников налогового мониторинга, позволяя ФНС в режиме реального времени отслеживать их финансовую деятельность и значительно снижать административную нагрузку как для ведомства, так и для бизнеса.

Ключевые показатели эффективности (КПЭ) цифровой трансформации

Стратегия цифровой трансформации ФНС – это не просто набор благих пожеланий, а четко структурированный план с измеримыми показателями. Ключевая цель всех этих усилий – снижение текущих издержек администрирования, обеспечение открытости и упрощение процедур взаимодействия с налогоплательщиками через перевод максимального количества процессов в электронный вид. В рамках «Концепции цифровой трансформации ФНС России до 2025 года» установлен амбициозный, но достижимый целевой показатель: снижение трудозатрат на налоговое администрирование на 30%. Этот показатель является мощным стимулом для дальнейших инноваций и внедрения автоматизированных решений.

Перевод документооборота в электронный вид является одним из основных драйверов этой экономии. ФНС активно работает над увеличением доли электронных документов, стремясь к полному отказу от бумаги. К концу 2024 года ФНС планировала достичь 70% доли электронных первичных документов и 95% — по счетам-фактурам. Анализ фактических показателей демонстрирует значительный прогресс, хотя и не везде достигнут стопроцентный результат. По итогам 2023 года фактическая доля электронных первичных документов (не включая счета-фактуры) составляла 43%. В то же время, доля счетов-фактур в электронной форме от общего количества счетов-фактур по итогам 2024 года достигла 55%, что демонстрирует устойчивый рост по сравнению с 48,9% в 2023 году. Эти цифры показывают, что, несмотря на существенные успехи, остаются резервы для дальнейшего увеличения электронного документооборота, особенно в сегменте первичных документов.

Важнейшим КПЭ, напрямую влияющим на качество данных и эффективность администрирования, является обеспечение высоких показателей форматно-логического контроля (ФЛК) входящих сведений. ФЛК – это автоматизированная процедура проверки электронного документа на соответствие утвержденному формату и внутренним логическим связям. Он позволяет отсечь некачественные данные до их регистрации в АС «Налог-3», предотвращая возникновение ошибок и снижая потребность в последующих ручных корректировках. Цель ФНС на 2024 год по этому показателю – не менее 99,9% для III-IV кварталов, что свидетельствует о стремлении к почти абсолютной чистоте и достоверности входящей информации. (Это крайне важно для минимизации ошибок и сокращения времени на последующую обработку, что в конечном итоге экономит ресурсы как ФНС, так и налогоплательщиков).

Наконец, стратегические цели касаются и перспективных направлений. Например, с 1 октября 2025 года планируется внедрение нового порядка обмена электронными счетами-фактурами через универсальн��е сообщения, которые заменят извещения о получении и уведомления об уточнении. Этот новый порядок, который будет утвержден проектом приказа ФНС России «Об утверждении формы, формата и порядка заполнения универсального сообщения», призван еще более упростить и автоматизировать обмен, снижая количество транзакций и повышая скорость обработки. Все эти КПЭ и стратегические инициативы демонстрируют комплексный подход ФНС к цифровизации, где каждый шаг направлен на повышение эффективности, снижение издержек и улучшение качества обслуживания налогоплательщиков.

Анализ проблем и рисков функционирования СЭД на территориальном уровне ИФНС

Несмотря на впечатляющие достижения в области цифровизации и построения централизованной АИС «Налог-3», функционирование системы электронного документооборота (СЭД) на территориальном уровне, то есть в межрайонных инспекциях Федеральной налоговой службы (ИФНС), сталкивается с рядом специфических проблем и рисков. Эти «узкие места» зачастую скрыты за общими положительными показателями и требуют детального, локализованного анализа. Именно на этом уровне, где происходит непосредственное взаимодействие с налогоплательщиками и другими государственными органами, проявляются сложности, способные существенно замедлять процессы и снижать общую эффективность.

Низкая эффективность межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

Одной из наиболее острых и, к сожалению, хронических проблем, с которыми сталкиваются территориальные ИФНС, является низкая эффективность межведомственного электронного документооборота (МЭДО) с другими государственными структурами. Несмотря на наличие нормативной базы и технических возможностей для обмена данными, на практике возникают значительные временные издержки и сбои, которые нивелируют преимущества цифровизации. Это особенно заметно при взаимодействии с органами, которые обладают менее развитой ИТ-инфраструктурой или отличаются спецификой внутренних процессов.

Ярким примером является взаимодействие ФНС с мировыми судами. Научные исследования и практический опыт показывают, что до 30% запросов о предоставлении сведений о должниках, направляемых налоговыми органами в мировые суды, остаются неисполненными или исполняются со значительной задержкой – до 2-3 месяцев. Эта проблема имеет множество корней: от отсутствия единых стандартов обмена и низкой квалификации персонала судов в работе с электронными системами до банального отсутствия достаточных ресурсов для оперативной обработки запросов. Каждое неисполненное или задержанное обращение влечет за собой целый шлейф негативных последствий: увеличиваются сроки взыскания задолженности, снижается собираемость налогов, а сотрудникам ИФНС приходится тратить драгоценное время на повторные запросы, телефонные звонки и ручной контроль. Это создает эффект «бутылочного горлышка», который препятствует планомерной работе и снижает общую производительность. (По моему мнению, именно здесь кроется огромный потенциал для внедрения автоматизации, которая способна значительно ускорить процесс).

Подобные проблемы могут проявляться и при взаимодействии с другими ведомствами, хотя и в меньших масштабах. Несогласованность форматов, различия в интерпретации нормативных актов, технические сбои на стороне одного из участников МЭДО – все это приводит к тому, что электронный документооборот, призванный быть быстрым и бесшовным, на деле превращается в источник задержек и дополнительных трудозатрат. В итоге, сотрудники территориальных ИФНС вынуждены дублировать электронные запросы бумажными копиями, прибегать к личным контактам или перенаправлять запросы по другим каналам, что полностью противоречит идеологии цифровизации и сводит на нет усилия по унификации.

Дублирование данных и недостаточный уровень автоматизации неформализованных процедур

Другой существенной проблемой, которая до сих пор сохраняется на территориальном уровне, несмотря на масштабную модернизацию АИС «Налог-3», является дублирование информации в различных документах и системах. Хотя одной из ключевых целей развития АИС «Налог-3» было создание единой базы данных и устранение таких дублирований, на практике они все еще встречаются, особенно в процессах, требующих взаимодействия разных модулей или перехода от одной стадии обработки документа к другой. Это приводит не только к неэффективному использованию ресурсов и увеличению объемов хранения данных, но и к потенциальным ошибкам, когда информация в разных источниках может расходиться.

Причины дублирования могут быть разнообразны: от наследия старых информационных систем, которые не были полностью интегрированы в новую архитектуру, до специфики внутренних регламентов, требующих создания нескольких копий одного и того же документа для разных отделов или процедур. Кроме того, проблема усугубляется недостаточным уровнем автоматизации неформализованных процедур. Несмотря на то, что ФНС добилась значительных успехов в автоматизации обработки строго формализованных документов (например, налоговых деклараций или счетов-фактур), многие административные процессы, особенно те, что связаны с обработкой обращений граждан в свободной форме или с необходимостью анализа неструктурированных данных, до сих пор требуют значительного объема ручного труда.

Это противоречит концепции «Налогового автомата», которая предполагает максимальную минимизацию человеческого участия. Ручные операции, такие как ручной ввод данных из неформализованных документов, их классификация, перенос информации между разными системами или ручное формирование ответов на запросы, замедляют работу инспекций, увеличивают вероятность ошибок и создают дополнительную нагрузку на персонал. Примером может служить ручная обработка входящей корреспонденции, которая не соответствует утвержденным электронным форматам, или необходимость ручной сверки данных, полученных по МЭДО, если они поступают в нестандартном виде.

В конечном итоге, эти проблемы – низкая эффективность МЭДО и сохраняющееся дублирование данных с недостаточным уровнем автоматизации неформализованных процедур – являются серьезными барьерами на пути к достижению полной цифровой зрелости ФНС. Они не только снижают производительность и увеличивают операционные издержки, но и влияют на качество обслуживания налогоплательщиков, увеличивая сроки рассмотрения обращений и снижая общую удовлетворенность. Именно эти «узкие места» требуют целенаправленного внимания и внедрения инновационных решений, способных преодолеть эти вызовы и обеспечить по-настоящему бесшовный и эффективный электронный документооборот на всех уровнях. (Успешное решение этих задач напрямую повысит доверие граждан и бизнеса к государственным цифровым сервисам).

Прикладные рекомендации по оптимизации СЭД через внедрение RPA/ИИ-технологий

Осознавая наличие «узких мест» и стремясь к дальнейшему повышению эффективности, Федеральная налоговая служба активно ищет и внедряет передовые информационные технологии. Одним из наиболее перспективных направлений является использование роботизированной автоматизации процессов (RPA) и технологий искусственного интеллекта (ИИ). Эти инструменты способны не только решить текущие проблемы, но и открыть новые горизонты для полной автоматизации и оптимизации документооборота, особенно на территориальном уровне ИФНС.

Кейс внедрения отечественной RPA-платформы (Puzzle RPA/GPT)

ФНС России является одним из флагманов внедрения RPA-технологий в государственном секторе страны. Это подтверждается не только множеством реализованных проектов, но и заключением масштабного государственного контракта с ФКУ «Налог Сервис» на поставку отечественной платформы Puzzle RPA. Этот контракт, заключенный в 2024 году на сумму около 1,1 млрд рублей сроком на 3 года, демонстрирует серьезность намерений ведомства и стремление к импортозамещению в критически важных ИТ-решениях. Выбор отечественной платформы Puzzle RPA не случаен: она обеспечивает не только соответствие требованиям информационной безопасности, но и гибкость в адаптации под специфические нужды ФНС.

Внедрение в ФНС осуществляется по гибридному подходу, который сочетает в себе классическую роботизированную автоматизацию (RPA) с компонентами генеративного искусственного интеллекта (Puzzle GPT). Классические RPA-роботы идеально подходят для выполнения рутинных, повторяющихся задач, которые основаны на четких правилах и алгоритмах – например, сбор данных из различных источников, ввод информации в системы, сравнение данных, формирование стандартных отчетов. Они имитируют действия человека в графическом интерфейсе, но делают это значительно быстрее, точнее и без устали. (Это напрямую снижает операционные издержки и высвобождает человеческие ресурсы для более комплексных задач).

Компонента Puzzle GPT, основанная на генеративном ИИ, существенно расширяет возможности автоматизации. Она позволяет роботам работать с неструктурированными данными, понимать текстовые запросы, анализировать контекст, извлекать необходимую информацию из свободных форм документов и даже автоматически формировать ответы или новые документы на основе заданных шаблонов и полученных данных. Это критически важно для процессов, которые ранее считались исключительно прерогативой человека, требующих интеллектуальной обработки информации, например, анализ текстовых обращений налогоплательщиков или выявление неочевидных связей в больших массивах данных.

Масштаб внедрения RPA в ФНС поистине впечатляет и является крупнейшим на данный момент кейсом вовлечения отечественных технологий роботизации в госсекторе. Планы амбициозны: масштабирование до 120 000 рабочих мест, что свидетельствует о намерении автоматизировать значительную часть операционной деятельности ведомства. Уже по состоянию на конец 2023 года, в ФНС было внедрено около 2000 программных роботов, которые обрабатывали приблизительно 600 тысяч операций ежемесячно, выполняя более 250 различных процессов. Эти цифры подтверждают не только техническую зрелость решения, но и значительный накопленный опыт.

RPA-системы способны решать «узкие места» в трудоемких процессах, требующих множества часов ручного труда. Они выступают в роли «цифровой клейкой ленты», обеспечивая бесшовное взаимодействие между различными ИТ-системами, которые изначально могли быть не предназначены для прямой интеграции. Это касается как внутренних систем ФНС, так и взаимодействия с внешними сервисами, такими как официальный сайт ФНС, различные порталы государственных услуг или информационные системы других ведомств. Внедрение RPA/ИИ-технологий – это не просто автоматизация, это переход к качественно новому уровню эффективности, где человеческий ресурс освобождается от рутины и может быть направлен на более сложные, аналитические и творческие задачи.

Разработка дорожной карты автоматизации МЭДО (на примере взаимодействия с судами)

Исходя из выявленных проблем, в частности, низкой эффективности межведомственного электронного документооборота (МЭДО) с мировыми судами (до 30% запросов остаются неисполненными или исполняются с задержкой до 2-3 месяцев), необходимо разработать конкретную дорожную карту по их автоматизации с использованием RPA-роботов. Эти роботы могут стать тем самым «цифровым клейким материалом», который свяжет разрозненные или неэффективно взаимодействующие системы.

Дорожная карта автоматизации МЭДО с мировыми судами:

1. Детальный аудит текущего процесса:
   • Цель: Точное картирование всех шагов процесса отправки запросов в мировые суды и получения ответов, включая ручные операции, точки задержек и «узкие места».
   • Действия: Проведение интервью с сотрудниками ИФНС, анализ журналов запросов и ответов, хронометраж операций. Выявление всех исключительных ситуаций и сценариев обработки.
   • Результат: Исчерпывающая схема текущего процесса с указанием всех проблемных точек и объемов ручной работы.
2. Выбор и настройка RPA-платформы:
   • Цель: Использование уже внедренной отечественной платформы Puzzle RPA для создания специализированных роботов.
   • Действия: Определение необходимого количества лицензий и ресурсов для развертывания роботов. Создание среды для разработки и тестирования.
   • Результат: Готовая инфраструктура для разработки и внедрения роботов.
3. Разработка и внедрение RPA-роботов для отправки запросов:
   • Цель: Автоматизация формирования и отправки запросов о должниках в информационные системы мировых судов.
   • Действия:
     • Робот-формирователь запросов: Автоматически извлекает необходимые данные о должниках из АИС «Налог-3» (например, ИНН, ФИО/наименование, сумма задолженности).
     • Робот-навигатор/интерфейс: Входит в личные кабинеты на порталах мировых судов (при наличии таковых) или в другие системы обмена, заполняет формы запросов, прикрепляет документы (если требуется) и осуществляет отправку.
     • Робот-регистратор: Фиксирует факт отправки запроса в внутренней системе ИФНС, присваивает уникальный идентификатор и устанавливает срок для контроля.
   • Результат: Сокращение ручных операций по формированию и отправке запросов на 80-90%, стандартизация процедуры, минимизация ошибок.
4. Разработка и внедрение RPA-роботов для контроля и обработки ответов:
   • Цель: Автоматизация мониторинга статуса запросов и обработки поступающих ответов.
   • Действия:
     • Робот-монитор: Регулярно (ежедневно, еженедельно) проверяет статусы отправленных запросов в системах мировых судов или в специализированных каналах МЭДО.
     • Робот-парсер ответов: При получении ответа (в электронном виде) автоматически извлекает ключевую информацию (например, решение суда, сумма взыскания, дата решения, причины неисполнения). Для неструктурированных ответов может быть использована компонента Puzzle GPT для анализа текста.
     • Робот-обновитель данных: Вносит полученную информацию в АИС «Налог-3», обновляя статус задолженности и автоматически формируя следующие шаги (например, передача дела в ФССП).
     • Робот-уведомитель: При выявлении задержек или неисполненных запросов автоматически формирует уведомления для ответственных сотрудников ИФНС или даже направляет повторные запросы/напоминания (с использованием GPT для формулировки текста).
   • Результат: Существенное сокращение времени на контроль исполнения запросов (с 2-3 месяцев до нескольких дней), автоматическое выявление проблемных запросов, повышение качества и оперативности обработки ответов.
5. Внедрение ИИ для анализа причин задержек и оптимизации взаимодействия:
   • Цель: Использование возможностей GPT для выявления системных проблем и предложения решений.
   • Действия: Анализ больших данных по задержкам и неисполненным запросам с помощью Puzzle GPT для выявления корреляций, типичных причин отказов или задержек. На основе анализа – формирование отчетов и рекомендаций для улучшения МЭДО на системном уровне.
   • Результат: Получение ценных инсайтов для стратегического планирования и повышения качества межведомственного взаимодействия.

Такая дорожная карта, опирающаяся на уже доказанную эффективность RPA-технологий в ФНС, позволит не только значительно сократить временные издержки и ручной труд на уровне территориальных ИФНС, но и повысит общую собираемость налогов за счет ускорения процессов взыскания задолженности. RPA-роботы станут незаменимыми помощниками, превращая «цифровую клейкую ленту» в прочный и надежный мост между различными государственными системами.

Оценка экономического и административного эффекта

Внедрение и совершенствование системы электронного документооборота, а также последующая роботизация процессов, представляют собой не просто технологические новшества, но и мощный драйвер для достижения значимых экономических и административных эффектов. Эти изменения касаются не только внутренней эффективности Федеральной налоговой службы, но и оказывают прямое влияние на качество жизни граждан, условия ведения бизнеса и общий уровень государственного управления. Оценка этих эффектов позволяет количественно подтвердить целесообразность инвестиций в цифровизацию.

Административный и социальный эффект

Одним из наиболее важных административных эффектов цифровизации является повышение уровня удовлетворенности граждан качеством предоставления государственных услуг ФНС. Это не абстрактный показатель, а конкретная метрика, которую ведомство тщательно отслеживает. Плановый показатель на период 2024–2029 годов установлен на уровне не менее 90%. Примечательно, что ФНС уже демонстрирует высокие результаты в этом направлении: фактический уровень удовлетворенности качеством государственных услуг по итогам 2023 года составил 93,2%, что уже превышает плановое значение. Этот успех обусловлен целым комплексом мер: от упрощения процедур и сокращения сроков обработки документов до повышения прозрачности и доступности информации через цифровые каналы, такие как Личный кабинет налогоплательщика. Каждый успешно обработанный электронный документ, каждый быстро полученный ответ способствует формированию позитивного опыта взаимодействия с государством.

Помимо удовлетворенности граждан, значимый административный эффект проявляется в снижении трудозатрат налоговых органов на сбор, ввод, обработку и контроль форм отчетности. Автоматизация рутинных операций, внедрение форматно-логического контроля и «Налогового автомата» позволяют сотрудникам ФНС переориентироваться с монотонных задач на более сложные и аналитические функции. Это не только повышает производительность труда, но и способствует профессиональному росту персонала. Более того, повышение качества контрольной работы является прямым следствием автоматизации. Системы, анализирующие большие объемы данных, способны выявлять налоговые риски и аномалии, которые ранее могли быть упущены из-за человеческого фактора или ограниченности ресурсов. Целевой КПЭ для территориальных налоговых органов на 2024 год по администрированию налогообложения имущества – обеспечение 100% своевременного рассмотрения формализованных документов – является ярким примером стремления к безупречной исполнительской дисциплине и качеству.

Наконец, социальный эффект проявляется в повышении прозрачности и открытости государственного управления. Возможность отслеживать статус документов онлайн, получать уведомления и взаимодействовать с ФНС без личного посещения инспекций значительно упрощает жизнь гражданам и бизнесу, сокращая коррупционные риски и бюрократические барьеры.

Экономическое обоснование для налогоплательщика и ФНС

Экономические выгоды от внедрения и совершенствования СЭД ощущают обе стороны процесса: как ФНС, так и налогоплательщики. Для бизнеса переход на электронный документооборот – это не просто модная тенденция, а источник реальной экономии. ФНС оценивает потенциальную экономию для налогоплательщиков до 65 часов в месяц на обработку и хранение бумажной документации. Эта цифра рассчитана на основе трудозатрат, связанных с печатью, подписанием, доставкой и физическим хранением около 500 комплектов бумажных документов для среднего бизнеса. В эти 65 часов входят расходы на бумагу, картриджи, почтовые услуги, курьерскую доставку, а также косвенные затраты на аренду площадей для архивов и рабочее время сотрудников, занятых рутинными операциями. Переход на электронный формат устраняет эти издержки, позволяя компаниям перераспределить ресурсы на развитие бизнеса. (Могу добавить, что эта экономия носит накопительный характер и позволяет бизнесу значительно повысить свою операционную эффективность).

Для самой ФНС экономический эффект выражается в значительной экономии операционных расходов. Централизация данных в АС «Налог-3» и автоматизация процессов снижают потребность в физических архивах, расходных материалах, почтовых услугах. Кроме того, повышается собираемость налогов за счет более эффективного контроля и ускорения процессов взыскания задолженности. Снижение трудозатрат на налоговое администрирование на 30%, как это предусмотрено «Концепцией цифровой трансформации ФНС России до 2025 года», является прямым экономическим показателем эффективности инвестиций в цифровизацию.

Показатели роста количества документов, находящихся на хранении в ФНС, несмотря на стремление к безбумажному обороту, на первый взгляд могут показаться парадоксальными, но они отражают динамику развития цифрового пространства. Рост с 650 тыс. документов в 2022 году до 1,9 млн к концу 2024 года преимущественно обусловлен регистрацией машиночитаемых доверенностей (МЧД). К концу 2024 года количество зарегистрированных МЧД в распределенном реестре ФНС превысило 2 миллиона. Это не просто рост объема данных, а индикатор активного перехода на юридически значимый электронный документооборот с применением новых стандартов. Каждая зарегистрированная МЧД означает снижение риска ошибок, повышение прозрачности и готовность системы к полной автоматизации проверки полномочий.

Таким образом, совершенствование СЭД в ФНС приносит многогранные выгоды. Административный эффект проявляется в повышении качества госуслуг и оптимизации внутренних процессов. Социальный эффект выражается в улучшении взаимодействия граждан с государством. А экономический эффект выражается в ощутимой экономии средств как для бизнеса, так и для самой ФНС, подтверждая, что инвестиции в цифровую трансформацию являются стратегически обоснованными и высокорентабельными.

Заключение

Путь Федеральной налоговой службы России к полноценной цифровой трансформации – это масштабный, многоэтапный процесс, который на наших глазах переводит государственное управление на качественно новый уровень. От фундаментального законодательного обеспечения юридической значимости электронных документов до внедрения передовых технологий искусственного интеллекта и роботизированной автоматизации, каждый шаг ФНС направлен на достижение беспрецедентной эффективности, прозрачности и удобства взаимодействия.

Мы увидели, как нормативно-правовая база, в первую очередь Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ключевые изменения 2024 года, связанные с обязательным переходом на УКЭП физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД), заложили прочный фундамент для юридически значимого электронного документооборота. «Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности» и активная работа ФНС по унификации форматов, а также планируемый отказ от неформализованных обращений, подтверждают стратегический курс на полную машиночитаемость и автоматизацию.

Централизованная архитектура АИС «Налог-3», способная обрабатывать миллиарды документов на импортонезависимой платформе, является технологическим сердцем этой трансформации. При этом, несмотря на впечатляющие успехи – достижение 93,2% удовлетворенности граждан качеством услуг и постоянный рост доли электронных документов – мы не обошли вниманием и «слепые зоны». Проблемы на территориальном уровне, такие как низкая эффективность межведомственного электронного документооборота (МЭДО) с другими госорганами (в частности, до 30% задержек при взаимодействии с мировыми судами), а также сохраняющееся дублирование данных и недостаточный уровень автоматизации неформализованных процедур, остаются вызовами, требующими адресных решений.

Именно здесь на первый план выходят прикладные рекомендации по внедрению RPA/ИИ-технологий. Масштабный кейс ФНС с отечественной платформой Puzzle RPA и компонентой Puzzle GPT, включающий развертывание 2000 роботов, обрабатывающих 600 тысяч операций ежемесячно, демонстрирует огромный потенциал этих инструментов. Мы предложили конкретную дорожную карту по автоматизации МЭДО с мировыми судами, где роботы выступают в роли «цифровой клейкой ленты», способной преодолеть разрозненность систем и сократить временные издержки с месяцев до дней.

Экономический и административный эффект от этих преобразований очевиден. Для налогоплательщиков – это потенциальная экономия до 65 часов в месяц на обработку бумажных документов. Для ФНС – это снижение трудозатрат на администрирование на 30%, повышение качества контрольной работы, рост собираемости налогов и, как следствие, повышение уровня удовлетворенности граждан. Рост числа зарегистрированных МЧД до более чем 2 миллионов – это не просто цифра, а символ перехода от простого «электронного документа» к «машиночитаемой автоматизации» и интеллектуальному управлению.

В заключение хочется подчеркнуть, что совершенствование СЭД в ФНС России – это не конечная точка, а непрерывный процесс. Дальнейшие научные исследования могут быть сосредоточены на более глубоком анализе эффективности внедренных RPA/ИИ-решений на микроуровне, разработке методик оценки скрытых издержек от неформализованных процессов и создании адаптивных моделей управления электронными потоками данных в условиях постоянно меняющегося законодательства. Будущее налогового администрирования, несомненно, за полным переходом к интеллектуальным, самообучающимся системам, где человек будет выполнять функции контроля, стратегического планирования и принятия неординарных решений, а рутина будет полностью отдана «цифровым коллегам».

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 г.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.1) от 31.07.1998 г. №146-ФЗ (ред. от 08.03.2015 г.)
3. Федеральный закон от 2.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
4. Федеральный закон от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. и доп.)
5. Федеральный закон РФ от 4.11.2014 г. № 348-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса РФ»
6. Постановление Правительства РФ от 30.09.2004 г. №506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе»
7. Постановление Правительства РФ от 25.08.2012 г. № 851 «О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения»
8. Постановление Правительства РФ от 6.09.2012 г. №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
9. Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности
10. Приказ МНС РФ от 2.04.2002 г. № БГ -3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»
11. Приказ МНС РФ от 10.12.2002 г. № БГ -3-06/705 «Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
12. Приказ ФНС России от 20.04.2012 г. № ММВ-7-6/253@ «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота»
13. Приказ ФНС России от 31.07.2014 г. № ММВ-7-6/398@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи»
14. Письмо Минфина РФ от 11.01.2009г. № 03-02-07/1-1 «О разъяснениях Минфином России норм налогового законодательства, о взаимодействии налоговых органов и налогоплательщиков во время проведения камеральной налоговой проверки, в том числе по НДС, в части работы с первичными документами и их подлинниками, а также о форме сообщения налоговым органом налогоплательщику о выявленных в ходе камеральной проверки ошибках»
15. Письмо Минфина РФ от 12.01. 2011 г. №03-02-07/1-2 «О порядке предоставления организации рассрочки по уплате НДС, НДФЛ на срок более одного года»
16. Ахмадулина А.Т. Документационное обеспечение деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России по Промышленному району г. Оренбурга//Делопроизводство. – 2011. – №2.
17. Басаков М.И. Делопроизводство. – Ростов на/Д.: Феникс, 2015. – С.10-11.
18. Бортащенок Т.М. Система юридически значимого документооборота Федеральной налоговой службы при работе с налогоплательщиками//Интернет-ресурс http://www.gdm.ru/
19. Володин Д.В. Проблемы организации межведомственного электронного документооборота//Вестник архивиста. – 2014. – №1.
20. ГНИВЦ ФНС России. Официальный сайт//Интернет-ресурс http://www.gnivc.ru/
21. Гончаренко Л.И. Налоги и налоговая система РФ. – М.: Юрайт, 2014. – 541 с.
22. ГОСТ Р 53898-2010. Национальный стандарт РФ Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению
23. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
24. Григорьев В.А. Электронный документооборот в кадровом производстве//Промышленно-торговое право. – 2011. – №07. – С.18-20.
25. Документ. Большая советская энциклопедия. Официальный сайт//Интернет-ресурс http://enc-dic.com/
26. Документ. Толковой словарь русского языка Ожегова С.И.//Интернет-ресурс http://www. ozhegov. org/
27. Звонарева О. Новые рекомендации ФНС по организации электронного взаимодействия вступили в силу//Интернет-ресурс http://www.pcweek.ru/
28. Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – ноябрь. – С.11-12.
29. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. – М.: Логос, 2011. – 452 с.
30. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010. – 232 с.
31. Кузнецова Е.В. Актуальные проблемы электронного документооборота в органах власти//Вопросы управления. – 2013. – №4.
32. Кузнецова Е.В. Электронный документооборот как инструмент повышения эффективности государственного управления//Материалы науч.конф. Социокультурные факторы инновационного развития региона, Екатеринбург, 27-28 октября 2011 г. – С. 139-143.
33. Ларин М.В. Актуальные проблемы современного документоведения//Вестник РГГУ. – 2014. – № 2. – С.139-148.
34. Ларин М.В. Мониторинг объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти//Делопроизводство. – 2014. – № 2. – С.11.
35. Ларин М.В. Нам давно пора «выйти из делопроизводственной шинели»//Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2014. – №4. – С.8-18.
36. Ларин М.В. Научно-методическое обеспечение управления электронными документами в РФ//IT-технологии в архивном деле и делопроизводстве: Материалы Междунар.конф., Мн., БелНИИДАД, 2014, С.20-26.
37. Майор И. Вопросы организации юридически значимого документооборота. Официальный сайт «Корпоративный менеджмент»//Интернет-ресурс http://www.cfin.ru/
38. Маршавина Л.Я. Налоги и налогообложение. – М.: Юрайт, 2014. – 503 с.
39. Налогообложение РФ//Интернет-ресурс http://www.nalog.ru/
40. Полякова М. Неэффективный бумажный документооборот стал сегодня проблемой и для…//Директор информационной службы. – 2010. – №9. – С.7-8.
41. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: А-Приор, 2010. – 176 с.
42. Стратегия развития информационного общества в РФ: утверждена Президентом РФ от 7.02.2008 г. № Пр-212.
43. Федеральная налоговая служба. Официальный сайт//Интернет-ресурс http://www.nalog.ru/rn78/
44. ФНС РФ опубликовала реестр операторов электронного документооборота//Интернет-ресурс http://www.klerk.ru/
45. Храмцовская Н.К. Электронным счетам-фактурам быть!// Юридический справочник руководителя. – 2011. – №9.
46. Что тормозит развитие электронного документооборота в России?//Интернет-ресурс http://habrahabr.ru/
47. Энциклопедия делопроизводства. Официальный сайт//Интернет-ресурс http://www.edou.ru/
48. Puzzle RPA и GPT в ФНС: новый уровень доверия к российским RPA решениям (ict-online.ru)
49. ФНС внедряет ИИ для анализа отчетности: контроль за бизнесом — в реальном времени (Клерк.Ру)
50. Новые форматы электронных документов в 2024 году | Изменения в ЭДО — Диадок
51. Электронная подпись: новые правила получения в 2024 году — Контур.Школа
52. ПРОБЛЕМЫ И РАЗВИТИЕ «АИС НАЛОГ» — Студенческий научный форум
53. Новые правила ЭДО с 1 сентября 2024 года в Санкт-Петербурге АБТ
54. Отчет ФНС за 2024 Год: рекордные показатели в ЭДО и цифровизации (ЕМЧД)
55. Проблемы электронного документооборота между мировыми судами и налоговыми органами, а также пути их решения (АПНИ, научная статья, 2024)
56. Автоматизированная информационная система «Налог-3» | ФНС России
57. Что такое АИС Налог-3 и какие решаются задачи с помощью этого комплекса? (nalogexpert-kazan.ru, 2023)
58. Машиночитаемые доверенности в 2024 году: последние изменения в законодательстве, форматы, правила использования (ComNews)
59. Какие изменения произойдут в СЭД в 2024 году | Блог А2Б
60. Показатели деятельности ФНС России на 2024 год и плановый период 2025 — 2029 годов (КонсультантПлюс, утв. Минфином 18.01.2024)
61. О КПЭ администрирования налогообложения имущества на 2024 г. (Письмо ФНС России от 24 ноября 2023)
62. Обзор тенденций развития современных систем электронного документооборота (Вестник университета, Гулькова Е. Л., 2024)
63. ФНС России оптимизирует процесс обмена электронными счетами-фактурами | Новости: ГАРАНТ.РУ (2025)
64. ФНС переходит на новые цифровые стандарты приема обращений от налогоплательщиков | ФНС России (2025)
65. ФНС подготовила проект изменений в порядок обмена электронными счетами-фактурами (nalog.gov.ru, 2025)
66. Отмена обмена ЭДО с налоговиками с 1 ноября 2025 года (Главбух)