Получив задание на контрольную работу по теме «Расчеты с подотчетными лицами», многие студенты чувствуют себя неуверенно. Нагромождение документов, проводки, строгие правила — все это кажется сложным. Но на самом деле, эта тема подчиняется четкой и понятной логике. Сложность заключается не в самих операциях, а в их последовательности и документальном оформлении. Эта статья — ваш пошаговый навигатор. Мы системно разберем весь процесс от выдачи денег до финального отчета, что позволит вам не просто выполнить задание, а глубоко понять материал и получить высокий балл.
Фундамент темы, или что такое расчеты с подотчетными лицами
Прежде чем погружаться в проводки и документы, давайте определимся с ключевыми понятиями. Подотчетное лицо — это сотрудник организации, получивший денежный аванс на выполнение конкретных служебных поручений. Эти поручения, как правило, связаны с операционными нуждами компании.
Чаще всего такие расчеты возникают в следующих ситуациях:
- Командировочные расходы: оплата проезда, проживания и суточных во время служебных поездок.
- Представительские расходы: организация деловых встреч, приемов.
- Хозяйственные нужды: закупка канцтоваров, малоценных материалов, оплата мелких услуг (например, курьерской доставки).
Суть механизма проста и состоит из трех этапов: организация выдает сотруднику аванс, сотрудник расходует его на определенные цели и затем предоставляет отчет с подтверждающими документами. Важно отметить, что список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, всегда утверждается приказом руководителя организации.
Документальная база как основа вашей контрольной работы
В бухгалтерском учете любая операция начинается с документа. В теме расчетов с подотчетными лицами правильное оформление «первички» — это половина успеха вашей контрольной работы. Весь документооборот можно условно разделить на три логические группы.
- Документы для выдачи средств. Это основание для того, чтобы кассир или бухгалтер выдал деньги. Сюда относятся заявление от сотрудника в свободной форме и, что важнее, приказ руководителя о направлении в командировку или выполнении иного поручения.
- Центральный документ — авансовый отчет. Это главный документ, в котором сотрудник отчитывается о потраченных суммах. Он связывает выданный аванс с фактическими расходами.
- Подтверждающие документы. Это доказательства, которые сотрудник прилагает к авансовому отчету. Без них отчет недействителен. К ним относятся кассовые и товарные чеки, квитанции, проездные билеты, счета из гостиниц и другие документы, подтверждающие целевое использование средств.
Именно на анализе этих документов строится практическая часть любой контрольной работы по данной теме.
Шаг первый — корректная выдача денег подотчетному лицу
Итак, приказ подписан, заявление написано. Следующий этап — выдача денежных средств. Деньги могут быть выданы из кассы организации наличными или перечислены на зарплатную карту сотрудника. В бухгалтерском учете эта операция отражается одной и той же проводкой, которая показывает, что у сотрудника возник долг перед компанией.
Каноническая проводка выглядит так:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кредит 50 «Касса» (или 51 «Расчетные счета»)
Давайте расшифруем ее экономический смысл. Увеличение по дебету активного счета 71 означает рост задолженности (в данном случае, задолженности сотрудника перед организацией). Уменьшение по кредиту счетов 50 или 51 показывает, откуда ушли деньги — из кассы или с банковского счета. Эта проводка — отправная точка всего цикла расчетов.
Авансовый отчет — центральный элемент вашего задания
После выполнения служебного поручения (возвращения из командировки или закупки материалов) сотрудник обязан отчитаться. Для этого и служит авансовый отчет — документ, который подтверждает, куда, когда и в каком объеме были потрачены выданные средства. По закону, сотрудник обязан представить его в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после окончания срока, на который выдавался аванс.
Структура отчета имеет две ключевые части:
- Лицевая сторона: здесь указываются данные о подотчетном лице, назначении аванса, полученной и израсходованной суммах, а также остатке или перерасходе.
- Оборотная сторона: это перечень всех расходов. Сотрудник последовательно вписывает каждый подтверждающий документ (чек, билет), его номер, дату и сумму расхода.
Задача бухгалтера (и ваша в контрольной работе) — тщательно проверить не только правильность заполнения самого отчета, но и наличие и корректность всех приложенных документов. Любой чек или квитанция должны содержать все необходимые реквизиты. Именно на этом этапе отсеиваются необоснованные расходы.
Как грамотно отразить расходы в бухгалтерском учете
После того как авансовый отчет проверен бухгалтером и утвержден руководителем, задолженность сотрудника перед организацией «закрывается». Теперь эти расходы нужно правильно списать на затраты компании. Для этого используется обратная проводка по счету 71 — он теперь ставится в кредит, что показывает погашение долга сотрудника.
Проводка по списанию расходов выглядит так:
Дебет 20, 26, 44 и др. — Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Выбор счета по дебету зависит от характера расходов. Например, если материалы закупались для основного производства, используется счет 20 «Основное производство». Если это были командировочные расходы управленческого персонала — счет 26 «Общехозяйственные расходы». А если расходы связаны с продажей товаров — счет 44 «Расходы на продажу». Отдельно стоит отметить, что принять к вычету НДС по приобретенным товарам или услугам можно только при наличии правильно оформленного счета-фактуры на имя организации.
Что делать с остатком или перерасходом средств
Не всегда выданная сумма совпадает с потраченной. Возможны две ситуации, которые важно уметь правильно отражать в учете.
- Сотрудник потратил меньше (остаток). Если у подотчетного лица остались неизрасходованные деньги, он обязан вернуть их в кассу организации одновременно со сдачей авансового отчета. Эта операция отражается проводкой:
Дебет 50 «Касса» — Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами». - Сотрудник потратил больше (перерасход). Если сотрудник для выполнения поручения потратил собственные средства сверх выданного аванса, организация обязана возместить ему эту разницу. Перерасход возмещается из кассы после утверждения авансового отчета. Проводка будет такой:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кредит 50 «Касса».
Умение работать с этими двумя сценариями показывает глубокое понимание темы.
Разбор частых ошибок, чтобы ваша работа была безупречной
Чтобы получить максимальный балл, важно не только знать, как делать правильно, но и избегать распространенных ошибок. Вот несколько «подводных камней», на которые часто натыкаются студенты.
- Проблема: Отсутствие или неверное оформление подтверждающих документов.
Последствие: Такие расходы нельзя принять к учету, они могут быть расценены как доход сотрудника и обложены налогами.
Решение: В своей работе всегда делайте акцент на том, что каждый расход подтвержден правильно оформленным документом (чек, квитанция, билет). - Проблема: Нарушение сроков сдачи авансового отчета.
Последствие: Это является нарушением кассовой дисциплины. Организация не может своевременно списать расходы, а налоговая инспекция может посчитать несвоевременно возвращенные суммы доходом сотрудника.
Решение: Всегда указывайте, что отчет сдан в установленный 3-дневный срок. - Проблема: Некорректное отнесение расходов.
Последствие: Например, личные траты сотрудника в командировке (поход в кино) списаны на затраты производства. Это искажает себестоимость продукции и финансовый результат.
Решение: Четко обосновывайте, почему расход относится к тому или иному затратному счету (20, 26, 44), исходя из его экономического смысла.
Зная эти типичные промахи, вы сможете избежать их и продемонстрировать высокий уровень подготовки.
Теперь, когда мы прошли весь путь, давайте соберем его в единую логическую цепочку. Весь цикл расчетов с подотчетными лицами укладывается в простую схему: приказ и заявление → выдача аванса (Дт 71) → предоставление авансового отчета с документами → списание расходов на затраты (Кт 71) → урегулирование остатка или перерасхода. Уверенное владение каждым из этих этапов — это и есть ключ к успешному выполнению контрольной работы и высокой оценке. Вы полностью готовы к заданию!