Содержание
Введение ……………………………………………………………………………………. 3
1. Виды автоматизированных систем хранения документов ……………. 5
2. Преимущества автоматизированных систем хранения документов 13
Заключение …………………………………………………………………………………. 22
Список использованных источников …………………………………………….. 25
Выдержка из текста
Любое учреждение рано или поздно сталкивается с тем, что значительный массив постоянно накапливаемой документации, как в бумажном, так и в электронном виде, необходимо систематизировать и автоматизировать в виду ряда следующих причин:
• усложняется процесс поиска необходимых информационных материалов и документов;
• процедура поиска представляет собой пустую трату времени и непозволительную в настоящее время роскошь;
• потеря приказов, служебных писем неминуемо влечет за собой неприятности вплоть до увольнения;
• потеря корреспонденции оказывает негативное влияние на имидж компании.
Стоит отметить, что это далеко не полный список факторов, непосредственно оказывающих влияние на расширение новых горизонтов сотрудничества, эффективность бизнес-процессов, проблемы управленческого характера и деловую репутацию компании.
Автоматизация хранения документов организации представляет собой кропотливое занятие, где существует необходимость в богатом мастерстве своего дела. Одновременно с этим, это также одна из первостепенных проблем организации, которую необходимо решить.
Цель данной работы — это анализ особенностей автоматизации систем хранения документов, выявление возможных проблем в данной области и представления вероятных путей их решения.
Задачи работы предопределены вышеназванной целью и заключаются в следующем:
1. Рассмотреть исторические этапы автоматизации хранения документов.
2. Изучить цели и функции автоматизации хранения документов.
3. Провести классификацию автоматизированных систем хранения документов.
4. Рассмотреть этапы создания электронного архива.
5. Выявить проблемы внедрения систем автоматизации хранения документов и представить возможные пути их решения.
Объектом исследования данной работы выступают общественные отношения в области автоматизации систем документооборота.
Предмет исследования — это автоматизированные системы хранения документов.
При написании данной работы, прежде всего, были использованы такие методы исследования научной проблемы как системно-структурный, сравнительный, анализа и синтеза, диалектический.
Теоретическую основу составили результаты изучения интернет-источников, статей, справочной литературы. При подготовке работы также были изучены нормативно-правовые акты и результаты исследований, ранее проведенных иными авторами.
В работе содержатся характеризующиеся научной новизной выводы, которые, вероятно, смогут найти применение и получить последующее развитие в дальнейших теоретических изысканиях.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.
Список использованной литературы
1. Об архивном деле : федеральный закон от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ : [принят Гос. Думой 1 окт. 2004 г. : одобр. Советом Федерации 13 окт. 2004 г.] // Рос. газ. – 2004. – 27 окт. (№ 237).
2. Архивное законодательство : Законы и иные нормативные правовые акты // Архивы России / Федерал. архив. Агентство. – М., 2013.
3. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: правовое регулирование деятельности архивов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова и др. // Секретарское дело. – 2014. — № 1. – С. 63-67.
4. Андропова И. Ю., Андропова Н. Л., Макарова Н. В. Кадровое делопроизводство. Документация; Академия — Москва, 2009. — 469 c.
5. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2009. – 173 с.
6. Асфандиярова И.Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. – Уфа: БАГСУ, 2009. – 91 с.
7. Басаков М. И. Делопроизводство. 100 экзаменационных ответов; МарТ, Феникс — Москва, 2010. — 288 c.
8. Басаков, М. И. Делопроизводство: документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 : учеб. пособие / М. И. Басаков. – М. : Дашков и К°, 2010. – 347 с.
9. Басаков М. И. Современное делопроизводство; Феникс — Москва, 2009. — 480 c.
10. Брагина Е.М. Современные проблемы нормативного правового регулирования в сфере архивного дела в РФ // Вестн. Югор. гос. ун-та. – 2009. — № 4. – С. 9-12.
11. Бурова Е.М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. – М. : МЭИ, 2012. — 482 с.
12. Гиляревский, Р. С. Информационный менеджмент: управление информацией, знанием, технологией : учебное пособие / Р. С. Гиляревский. – СПб. : Профессия, 2009. – 303 с.
13. Даль Е.П. Административная ответственность за правонарушения в области архивного дела // Актуал. вопр. правовой политики в соврем. условиях – Хабаровск, 2009. – С. 185-193.
14. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / Ассоц. бухгалтеров, аудиторов и консультан-тов ; под ред. Г. Ю. Касьяновой. – М.: АБАК, 2011. – 267 с.
15. Документоведение и документационное обеспечение управления: некоторые вопросы теории и прак-тики : сб. ст. / Гос. образоват. учреждение высш. проф. образования "Алт. гос. ун-т", Фак. полит. наук, Каф. документоведения ; отв. ред. А. Р. Ивонин. – Барнаул : Изд-во АГУ, 2010. – 112 с.
16. Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука — Москва, 2009. — 294 c.
17. Корнеев, И. К. Управление документами : учебник / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. – М. : ИНФРА-М, 2010. – 298 с.
18. Кристальный, Б. В. Актуальная законодательная поддержка развития информационного общества и создания и функционирования "электронного правительства" в Российской Федерации / Б. В. Кри-стальный // Информационные ресурсы России. – 2011. – № 1. – C. 16–20.
19. Кузина И.Л. Архивное право : учеб. пособие — Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. — 136 с.
20. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт — Москва, 2010. — 576 c.
21. Лапина М.А. Информационное право : учеб. пособие для студ. вузов / М.А. Лапина, Ревин А.Г., Лапин В.И. ; под ред. И.Ш. Килясханова. – М. : Юнити : Закон и право, 2011. – 335 с.
22. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / А. А. Раздо-рожный. – М. : ИНФРА-М, 2009. – 302 с.
23. Рабочая тетрадь; Академия — Москва, 2010. — 396c.
24. Рубайло, Э. А. Современные стандарты и приемы локального документооборота / Э. А. Рубайло // Журнал российского права. – 2011. – № 5. – C. 98–105.
25. Найденова Н. С. Банковская и финансовая документация; Высшая школа — Москва, 2010. — 184 c.
26. Некраха А. В., Шевцова Г. А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации; Академический Проект, 2011. — 224c.
27. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство); Питер — Москва, 2010. — 256 c.
28. Хохлова, М. М. Значение информационных технологий в функционировании и развитии социальной сферы региона / М. М. Хохлова, Р. С. Квитунов // Сотис. – 2009. – № 2. – С. 69–71