Делопроизводство — это не просто рутинная работа с бумагами, а кровеносная система любой современной организации, обеспечивающая её стабильное функционирование. Контрольная работа по этой дисциплине проверяет не столько знание определений, сколько умение ориентироваться в нормативной базе, понимать логику документационных процессов и применять эти знания на практике. Главная цель такой работы — продемонстрировать глубокое понимание того, как документы обеспечивают управление. Поэтому качественная контрольная работа — это всегда результат системного подхода, а не простая компиляция разрозненных фактов из интернета. Мы покажем, как выстроить этот подход.
С чего начинается управление документами, или ключевые понятия дисциплины
Чтобы говорить о делопроизводстве на профессиональном языке, необходимо освоить базовую терминологию. Фундаментом здесь выступает ГОСТ Р 7.0.8-2013, который стандартизирует основные понятия. Центральным объектом является, безусловно, документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В современном мире он может быть как бумажным, так и электронным.
Каждый документ состоит из отдельных элементов оформления, которые называются реквизитами (например, дата, подпись, наименование организации). Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, образует формуляр документа. А лист бумаги с заранее напечатанными реквизитами автора — это бланк документа.
Сами процессы работы с документами описываются следующими терминами:
- Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает документирование, обработку, использование и хранение документов.
- Документационное обеспечение управления (ДОУ) — по сути, синоним делопроизводства в современном контексте, подчеркивающий его управленческую функцию.
- Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Понимание этих основ является первым шагом к успешному выполнению контрольной работы.
Какие законы и стандарты регулируют работу с документами в России
Любая система держится на правилах, и делопроизводство — не исключение. Вся работа с документами в Российской Федерации строго регламентирована и опирается на иерархическую нормативную базу. На верхнем уровне находятся федеральные законы, а на уровне практического применения — государственные стандарты (ГОСТы), которые унифицируют процессы и требования к документам по всей стране.
Для студента, выполняющего контрольную работу, ключевыми являются два стандарта:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это ваш словарь. Именно на него нужно ссылаться при определении базовых понятий в теоретической части работы.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Это ваша инструкция по сборке. Данный стандарт регламентирует состав реквизитов, их расположение на бланке и общие требования к оформлению управленческих документов. На него вы будете опираться в практической части.
Именно эти два ГОСТа должны стать вашими настольными книгами при написании работы, так как ссылки на них демонстрируют глубину понимания предмета.
Как организационная функция управления воплощается в документах
Делопроизводство неотделимо от теории менеджмента. Любое управленческое решение должно быть задокументировано. В классической теории управления выделяют несколько основных функций: планирование, организация, мотивация и контроль. В рамках контрольной работы чаще всего рассматривается организационная функция, так как она наиболее наглядно отражается в документах.
Что включает в себя эта функция? Это целый комплекс действий:
- Создание или реорганизация структуры компании.
- Определение штатной численности и перечня должностей.
- Регламентация деятельности подразделений и конкретных работников.
- Формирование различных коллегиальных органов.
Каждое из этих действий находит свое отражение в конкретных организационно-правовых документах. Например, когда руководство определяет структуру компании и количество сотрудников, появляется такой документ, как штатное расписание.
Таким образом, штатное расписание — это не просто таблица с должностями и окладами, а материальное воплощение организационной функции управления. Оно документально закрепляет структуру, штатный состав и численность организации, являясь основой для кадрового учета и планирования.
Понимание этой связи между абстрактной функцией управления и конкретным документом — ключ к выполнению практической части контрольной работы.
Проектируем скелет контрольной работы, или как выглядит ее структура
Чтобы работа получилась логичной и целостной, ей необходим четкий каркас. Классическая структура контрольной работы по делопроизводству полностью соответствует академическим стандартам и выглядит следующим образом:
- Титульный лист. Это «лицо» вашей работы, оформляется по требованиям вашего учебного заведения.
- Содержание. План работы с указанием страниц, который позволяет быстро ориентироваться в ее разделах.
- Введение. Краткий раздел, где вы обосновываете актуальность темы, ставите цель и задачи исследования.
- Основная часть. Как правило, состоит из двух глав:
- Теоретическая глава: здесь вы раскрываете ключевые понятия, описываете нормативную базу и функции управления.
- Практическая глава: здесь вы применяете полученные теоретические знания для анализа конкретного документа (например, штатного расписания).
- Заключение. Здесь вы подводите итоги проделанной работы, формулируете выводы и отвечаете на вопрос, была ли достигнута цель, поставленная во введении.
- Список использованных источников. Перечень всей литературы, стандартов и других материалов, на которые вы ссылались в работе.
Такая структура позволяет последовательно провести читателя от постановки проблемы к ее решению и выводам, демонстрируя логику вашего исследования.
Как написать введение и теоретическую главу, чтобы они работали на общую цель
Фундамент всей работы закладывается во введении и первой, теоретической, главе. От их качества зависит общее впечатление и логическая стройность всего текста.
Введение пишется по строгой формуле. Вам необходимо последовательно изложить:
- Актуальность темы: объясните, почему эффективное делопроизводство важно сегодня.
- Цель работы: например, «проанализировать штатное расписание как инструмент реализации организационной функции управления».
- Задачи: конкретные шаги для достижения цели (изучить терминологию, рассмотреть нормативную базу, проанализировать структуру документа, составить проект документа).
- Объект и предмет исследования: объектом является документационное обеспечение управления, а предметом — конкретный документ или процесс.
Теоретическая глава должна напрямую подводить к практическому анализу. Не нужно переписывать в нее весь учебник. Постройте ее логику на основе уже рассмотренных нами блоков. Например:
- Параграф 1.1. Основные понятия делопроизводства. Здесь вы даете определения документу, документообороту, ДОУ, ссылаясь на ГОСТ Р 7.0.8-2013.
- Параграф 1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства. Здесь вы описываете роль ГОСТов, в первую очередь ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Параграф 1.3. Организационная функция в системе управления. Здесь вы раскрываете содержание этой функции, подготавливая почву для анализа конкретного организационного документа.
Такая структура теоретической части не просто набор фактов, а логичный мост, ведущий прямо к теме вашего практического исследования.
Анализируем документы на практике и формулируем выводы
Практическая часть и заключение — это кульминация вашей работы, где вы демонстрируете умение применять знания.
Практическая глава обычно посвящена анализу конкретного документа. Например, если вы анализируете штатное расписание, ваш алгоритм действий будет таким:
- Общая характеристика документа. Укажите, к какому типу документов он относится (организационно-правовой), каково его назначение.
- Анализ структуры и реквизитов. Опишите, из каких частей состоит документ (например, шапка, содержательная часть в виде таблицы, подписи). Перечислите его ключевые реквизиты (наименование организации, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи) и проверьте их соответствие требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Анализ реализации функции управления. Это главный пункт. Здесь вы должны объяснить, как именно штатное расписание реализует организационную функцию: как оно фиксирует структуру, определяет численность, служит основой для кадровых приказов.
Заключение — это не пересказ всей работы, а краткая выжимка результатов. Его структура проста:
- Начните с фразы вроде: «В ходе выполнения контрольной работы были решены следующие задачи…». Кратко перечислите их.
- Сформулируйте главный вывод. Например: «Проведенный анализ показал, что штатное расписание является ключевым инструментом реализации организационной функции управления, формализующим структуру и численный состав организации в соответствии с нормативными требованиями».
- Обозначьте практическую значимость: правильное составление этого документа позволяет избежать трудовых споров и оптимизировать управление персоналом.
Финальный этап, где аккуратность решает всё
Даже блестящая по содержанию работа может получить низкую оценку, если она небрежно оформлена. В делопроизводстве форма имеет огромное значение, и ваша контрольная — лучшее место, чтобы это продемонстрировать. Перед сдачей обязательно проверьте работу по следующему чек-листу:
- Титульный лист: оформлен строго по методическим указаниям вашего вуза.
- Нумерация страниц: сквозная, арабскими цифрами, обычно с правого нижнего края. На титульном листе номер не ставится.
- Поля, шрифт, интервал: соответствуют стандартным требованиям (например, Times New Roman, 14 кегль, полуторный интервал).
- Список литературы: оформлен в алфавитном порядке и в строгом соответствии с библиографическим ГОСТом. Это один из самых частых источников ошибок.
- Вычитка текста: в тексте не должно быть орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Прочитайте работу вслух — это помогает заметить опечатки и корявые фразы.
Помните, что аккуратное оформление — это не придирка преподавателя, а демонстрация вашей профессиональной культуры и уважения к читателю.
Список использованной литературы
- Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ — М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.
- Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2004.
- Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления./Новосибирск.: Сибирское согласие, 2000. – 296 с.
- Кирсанов М.В. Современное делопроизводство / Новосибирск.: Сибирское согласие, 2000. – 288 с.
- Правила составления и оформления служебных документов. – М.: «Москнига», 2003.